BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip Istilah arsip yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan Arsip Nasional menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya. Istilah arsip diatas berasal dari bahasa Belanda Archief yang ucapannya sesuai bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi menjadi Arsip. Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama Pertinggal. Pengertian arsip kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena kepentingan informasi yang terkandung didalamnya. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut The Liang Gie ( 2007 : 118 ) Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. 4

2 Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip dibedakan menjadi dua : a. Arsip Dinamis Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang undang, peraturan peraturan dan sebagainya. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi : 1) Arsip aktif, yaitu yang masih dipergunakan secara terus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor. 2) Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi. Contoh : Record ( permanent file ) ARSIP DINAMIS STATIS AKTIF IN AKTIF Gambar 2.1 Pembagian Arsip b. Arsip Statis Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi Negara dan ini 5

3 merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang Wujud Arsip Wujud arsip dibedakan menjadi dua yaitu : a. Dokumen adalah semua benda yang dapat member informasi, sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi. b. Warkat adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai pengingat. 2.2 Pengertian Kearsipan Ig Wursanto dalam bukunya Kearsipan (1998 : 2) mengatakan bahwa kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen dokumen inilah yang di sebut kearsipan. Dengan demikian kearsipan merupakan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan proses pengelolaan arsip, sedangkan arsip sendiri adalah dokumen penting yang harus disimpan untuk keperluan mendatang Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Pada pasal 3 Undang undang No. 7 tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. 6

4 Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingat manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsiapan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur. Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 19 ) peranan arsip adalah sebagai berikut : 1. Alat utama ingatan organisasi. 2. Bahan atau alat pembuktian ( bukti otentik ). 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Mengingat pengertian dan peranan kearsiapan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan bertepat guna Sistem Penyimpanan Arsip 1. Sentralisasi Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi atau unit kerjatersendiri,yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri. Perlu kita ketahui asas ini mempungai beberapa keuntungan ayau kelebihan dalam penggunaannya antala lain yaitu : 1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip 2. Pengembaangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan kearsipan 3. Penyelengarakan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat 4. Menghilangkan kekembaran salinan 5. Menjamin bahwa surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama disimpan menjadi satu 7

5 6. Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai. Adapun kelemahan pula yakni : 1. Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing. 2. Pegawai arsip tidak memliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh. 3. Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat. 2. Desentralisasi Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri. Adapun keuntungannya : 1. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan 2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian 3. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing. Adapun kelemahannya : 1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan 2. Pemborosan biaya dan perlengkapan 3. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut 4. Kemungkinan terdaspat kekembaran arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri sendiri. 3. Gabungan / Kombinasi Gabungan atau kombinasi ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya unit sentral bertanggung jawab atas arsip inakfti seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor sedang unit pengolah bertanggung jawab atyas arsip aktif dari masingmasing unit kerja. 8

6 2.3 Pengertian Manajemen Arsip Manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Menurut Amsyah ( 2003 : 9 ) pengertian manajemen adalah para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah. Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut diatas, tetapi bisa juga mempunyai pengertian yang lebih. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ( 1989 : 553 ), istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian yaitu : - Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi - Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dua pengertian diatas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi : memisah-misahkan ( segregating), meneliti ( examinating ), memadukan ( assembling ), mengklasifikasi ( classification ), mengindeks ( indexing ), mempersiapkan tunjuk silang ( cross reference ), menyusun dan memfile. Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu di kelola dengan baik. Menurut Suraja ( 2006 : 62 ) pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsure yang di gunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan. 9

7 Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan. 2.4 Daur Hidup Kearsipan Disamping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap proses kehidupan arsip. Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipan merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan warkat menurut system tertentu agar suatu saat di butuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus di musnahkan. 2.5 Tahap Terciptanya Arsip Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk selanjutnya di letakkan dalam bentuk isi naskah atau surat, yang selanjutnya disusun menajdi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah di jelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi 10

8 permasalahan, menguasai bahan tertulis, dan memiliki pengetahuan suratmenyurat. Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi : a. Menurut wujudnya, yaitu : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar. b. Menurut tujuannya, yaitu : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain. c. Menurut sifat isi dan alasannya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya mengenai masalah sosial. d. Menurut jumlah penerima, yaitu : surat biasa yang untuk orang ( pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat pengumuman untuk sekolompok masyarakat. e. Menurut keamanan isinya, yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa. f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu : surat masuk keluar. g. Menurut jangkauannya, yaitu : surat intern dan surat ekstern. Seperti di jelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis menurut Sedarmayati ( 2001 : 165 ), yaitu menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut dan kata yang di pergunakan yaitu sederhana, umum, bukan bahasa daerah atau bahasa asing. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat. 11

9 2.6 Pengendalian Arsip Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda. A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan. Tabel 2.1 Kartu Kendali Indeks Subyek Kode Tanggal No. Urut M/K Perihal: Isi Ringkas: Lampiran: Dari Tanggal, No. Surat Pengolahan Catatan: Kepada Paraf Sumber : Sedarmayanti (2001:219) Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip. a. Penerimaan Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan : 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk. 12

10 2. Meneliti ketetapan alam. 3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis ( buku, laporan, neraca ), dan dokumen perkantoran lainnya. 4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa warkat telah di terima. b. Penyortiran Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk : 1. Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas 2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai lainnya. 3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan rahasia. 4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pencatatan Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system pencatatan surat terdiri dari: Kartu surat rutin penting Kartu pengantar untuk surat rutin biasa Kartu pengantar untuk surat rahasia d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi ( routing slip ) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada 13

11 bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat. e. Penyimpanan berkas atau arsip surat Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut. Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan 2. Mengindeks 3. Member kode-kode dan sortir 4. Menyimpan kepada folder tertentu 5. Menata arsip Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut : 1. File atau Dep/simpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan. 2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan. 3. Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda tanganan, pengiriman dan penyimpanan. 1. Mempersiapkan konsep surat keluar Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan. 14

12 Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk format tertentu. 2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak adalah sebagai berikut : a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk di tandatangani b. Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar c. Memasukkan untuk perhatian pimpinan d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar 3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya. 4. Pengiriman surat keluar Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru, menggunakan lembar pengantar. Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat ( bentuk, nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran ) dan tanda bahwa surat diterima oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kart pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut : 15

13 a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu. c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus bertuliskan khusus pimpinan. d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi. B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern. 2.7 Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi : 1. Nilai guna primer, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hokum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi. 2. Nilai guna sekunder 3. Nilai guna informasional 4. Nilai guna kebuktian Jadi dengan demikian, yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip menurut Sedarmayati ( 2003 : 104 ) adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya Penentuan Nilai Guna Arsip Berdasarkan surat edarankepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk 16

14 memisahkan arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu : arsip yang benilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau kemudian hari. Keberhasilan penilain tersebut tergantung kepada : a. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaanya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional. b. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dan arsip-arsipnya Angka Pemakaian Arsip Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting unutuk menentukan jadwal penyimpanan arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya. Bernilai tidaknya arsip disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian yaitu angka presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip. Rumus : Jumlah permintaan Arsip Angka pemakaian = X 100 % Jumlah seluruh arsip Atau : Pemakai = X 100 % = < 5 % Arsip ( lebih kecil dari 5% ) 17

15 Contoh : 1. Di dalam lemari arsip terdapat 2000 surat, dalam jangka waktu tertentu diminta kembali 200 surat, maka angka pemakainnya : 200 x 100% = 20 % 2000 Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Sebab hal tersebut berarti makin banyak arsip yang digunakan secara langsung untuk pelaksanaan tugas sehari-hari. 2.8 Penyimpanan Arsip Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara teratur belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system penataan dan penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Maka dari itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan system penataan dan penyimpanan. Arsip yang sudah menurun nilai gunanya di daftar. kemudian di pindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing, dengan memperhatikan perlindungan, pemeliharaan, dan pencegahan kerusakan arsip pada penyimpanan arsip. A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan, untuk penyesuaian berikutnya. Jika diperlukan dapat menggabungkan antara system yang satu dengan system yang lainnya. Beberapa factor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah : 18

16 a. Dalam menciptakan suatu system penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan beberapa factor penunjang antara lain : 1. Kesederhanaan System penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti orang lain 2. Menjamin keamanan Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian, dan harus aman dari bahaya air, api, gangguan binatang, udara yang lembab, sehingga penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan. 3. Penempatan arsip Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit yang memerlukan arsip tersebut tanpamembuang banyak waktu dan tenaga. 4. Ketepatan penyimpanan arsip Berdasarkan system yang digunakan harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. 5. Memenuhi persyaratan ekonomis Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia. 6. Petugas arsip Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan. 7. System yang digunakan harus flekisbel Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja. b. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan, memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku. c. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan jika perlu 19

17 d. Untuk arsip perlu menyelenggarakan pengadaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. e. Mencatat dan menyimpan pidato peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. 2.9 Penataan Arsip Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaanya. Dalam penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka, penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara menyimpanannya, prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, dan sebagainya). Dalam contoh berikut ini dikemukakan penataan arsip mulai dari surat masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip. Demikian pula, surat keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat dikirm keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini. 20

18 Tabel 2.2 BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN LEMBAR PENGANTAR (Surat masuk biasa atau rutin) Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Tatausaha Pengolah Pimpinan Pengolah Pelaksana Pengolah Surat masuk 1 2 Disposisi lembar pengantar Keterangan : Surat masuk yang bersifat rutin diproses dengan langkah-langkah seperti berikut ini : 1. Surat datang diterima oleh bagian penerima. Dibagian ini surat disortir dan dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kepentingan untuk diteruskan ke bagian yang mengurusi masing-masing jenis (surat, surat kabar, majalah, surat pribadi, dan sebagainya). Untuk surat organisasi (surat dinas) diteruskan ke bagian pencatat (agendaris). 2. Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda (kalau masih menggunakan agenda) atau mencatat di lembar pengantar (gambar 1), atau mencatat di Kartu kendali (gambar 2). Pencatatan dengan menggunakan lembar pengantar atau kartu kendali apabila penataan arsipnya menggunakan pola baru 21ystem kearsipan. Lembar pengantar dibuat oleh bagain pencatat rangkap dua (2) dan apabila menggunakan Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3). 3. Pengarah akan memeriksa apakah sudah sesuai dengan apa yang dicatat pada 21

19 lembar pengantar atau kartu kendali. Selanjutnya meneruskan ke bagian pengolah untuk penyelesaian, yaitu dengan memberikan disposisi. Lembar asli setelah diparaf oleh petugas bagian pengolah disimpan di bagian pengarah, sedangkan duplikatnya disimpan di bagian pengolah. 4. Bagian pengolah, yaitu tata usaha pengolah meneruskan surat ke pimpinan pengolah dan lembar duplikat pengantar sebagai bukti bahwa surat sudah diteruskan ke pimpinan. 5. Pimpinan pengolah melalui pelaksana pengolah dapat memberikan disposisi untuk diproses atau disimpan karena tidak memerlukan tindakan selanjutnya. Dapat pula arsip itu dimusnahkan kalau memang tidak diperlukan lagi (sudah tidak memiliki nilai guna). Tabel 2.3 BAGAN PENATAAN SURAT MASUK DENGAN KARTU KENDALI ( Surat Masuk Penting ) Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Kartu Kendali Surat Disposisi Tatausaha Pengolah Pimpinan Pengolah Pelaksana Pengolah Keterangan : 1. Semua surat masuk diterima di bagian penerima, selanjutnya disortir, dikelompokkan dan didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk surat-surat organisasi (surat dinas) diserahkan ke bagian pencatat untuk diagendakan. Petugas 22

20 yang melaksanakan pencatatan surat masuk disebut Agendaris. 2. Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu kendali, karena penataan surat tidak menggunakan buku agenda. Kartu kendali dibuat rangkap tiga (3) dan diteruskan ke bagian pengarah. Bagian ini didistribusikan surat-surat ke unit yang dituju. 3. Surat dengan kartu kendali diserahkan ke bagian pengolah (Tata Usaha Pengolah). Kartu kendali asli (warna putih) setelah diparaf bagian pengolah dikirim ke bagian pengarah sebagai tanda penyerahan arsip. Pengolah meneruskan ke pimpinan pengolah untuk diproses lebih lanjut (didisposisi). Lembar duplikat kartu kendali disimpan oleh Tata Usaha Pengolah. 4. Pimpinan pengolah memberikan disposisi (=catatan atau petunjuk penyelesaian selanjutnya). Dengan disposisi, bagian pelaksana dapat meneruskan untuk disimpan ke penata arsip melalui tatausaha pengolah apabila surat tidak memerlukan tindakan selanjutnya. 5. Pimpinan pengolah dapat memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti dan setelah selesai baru dikirim ke bagian penata arsip melalui tatausaha pengolah. Selanjutnya bagian pengolah mengirim surat yang sudah diproses ke penata arsip dengan disertai triplikat (lembar ketiga) kartu kendali. Kartu kendali biasanya menggunakan tiga macam warna untuk memudahkan tangung jawab tiap bagian. Warna putih (asli) akan disimpan di bagian pencatat (disimpan di kardeks), warna jambon (duplikat) disimpan di bagian pengolah dan warna hijau muda atau biru muda (triplikat) disimpan di bagian penata arsip. Tabel 2.4 BAGAN PENATAAN SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI Penerima Pencatat Pengarah Penata Tatausaha Arsip Pengolah kartu kendali Pimpinan Pengolah Disposisi Pelaksana Pengolah Surat Dikirim 23

21 Keterangan : Surat-surat keluar tidak jauh berbeda dengan surat masuk, diproses dengan langkah-langkah seperti berikut ini. 1. Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya menyerahkan ke pelaksana untuk dikirim ke tatausaha pelaksana. Kalau surat keluar didasarkan atas arsip sebelumnya, maka pimpinan pengolah membuat disposisi dan diserahkan ke pelaksana pengolah. 2. Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari pimpinan pelaksana dan diteruskan ke tatausaha. 3. Tatausaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi, selanjutnya, diserahkan ke pimpinan. 4. Surat yang sudah siap (sudah ditandatangani) melalui tatausaha pengolah diserahkan ke bagian pencatat untuk diproses selanjutnya. 5. Bagian pencatat menerima surat dari tatausaha pengolah yang rangkapnya sesuai kebutuhan (dapat 2 atau tiga bahkan dapat lebih) mencatat dengan menggunakan kartu kendali (rangkap 3) atau dengan lembar pengantar (rangkap 2). 6. Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan ke alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau triplikat untuk dilaporkan kepada unit lain, maka duplikat atau triplikat itu diteruskan ke bagian pengirim bersama surat aslinya untuk disampaikan. Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui tatausaha pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat disampaikan ke penata arsip, dan triplikat ditinggal di bagian tatausaha sebagai bukti pengolahan surat yang bersangkutan sudah diselesaikan. Pengurusan surat masuk maupun keluar memerlukan suatu prosedur yang jelas, danharus ditaati sehingga tidak terjadi kemacetan atau kesimpangsiuran. Surat-surat masuk setelah selesai diproses disimpan di bagian penata arsip. Jangka waktu pengiriman ke bagian penata arsip sangat tergantung keperluan di bagian pengolah. Untuk surat keluar yang aslinya sudah dikirim, pertinggalnya (lembar arsip) dikirim ke bagian penata arsip. Tidak semua arsip yang selesai diproses langsung dikirim ke bagian penata arsip. Bagian pengolah dapat menahan arsip sampai arsip ini dianggap tidak diperlukan lagi sebagai bahan informasi. 24

22 Semua arsip aktif (dinamis aktif) tertutup untuk umum, artinya tidak diperkenankan orang untuk melihat atau membaca isi arsip selain petugas. Arsip yang menurut jangka waktu tertentu sudah tidak aktif lagi segera dikirim ke unit kearsipan. Arsip yang sudah tidak aktif (dinamis inaktif) segera diseleksi untuk disusut dan arsip yang bemilai guna sangat penting (vital) harus segera dikirim ke ANRI. Arsip statis ini terbuka untuk umum, artinya orang dapat melihat, membaca, dan mempelajari untuk keperluan pengetahuan, sejarah, dan atau untuk keperluan lain. Penyimpanan arsip di bagian pengolah maupun di bagian penata arsip bersifat sementara, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus dapat disajikan dengan cepat. 25