SISTEM PENYIMPANAN ARSIP (FILLING SISTEM)

Transkripsi

1 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP (FILLING SISTEM) Dalam penyimpanan arsip diperlukan sebuah agar arsip yang telah disimpan, apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat. Sistem penyimpanan biasa dikenal dengan sebutan filling atau filling system. Menurut Barthos, Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Menurut Tambe (2008), sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan untuk menyimpan arsip agar kemudahan kerja dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat bilaman arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Berdasarkan pengertian tersebut, sistem penyimpanan arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan kearsipan karena dengan penggunaan filling yang disusun sempurna akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip-arsip yang sudah disimpan. Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di kantorkantor baik pemerintah maupun swasta, yaitu : 1) Sistem Abjad (Alphabetical filling sistem) menurut Sedarmayanti (2008: 95), sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama orang dan atau nama badan/instansi.

2 Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah : a) Memeriksa surat/berkas, Tahap awal dalam penyimpanan surat/arsip yaitu memeriksa surat/berkas. Sebelum disimpan, surat terlebih dahulu diperiksa apakah surat masih perlu harus proses atau sudah selesai penggunaannya. Jika surat tersebut sudah bisa disimpan, maka surat tersebut telah diberi tanda-tanda penyimpanan. Seperti terdapat kata File, atau Simpan di dalam surat tersebut. b) Mengindeks surat/berkas Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya yaitu menetapkan indeks terhadap surat yang akan disimpan. Jika surat masuk, bagian yang diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar, bagian yang diindeks adalah nama tujuan. Contoh surat masuk: Berdasarkan contoh surat masuk diatas, cara mengideksnya yaitu dengan melihat nama pengirim surat. Nama pengirim surat tersebut yaitu PT.

3 Wijaya Utama. Untuk menentukan kata yang akan ditempatkan dalam unit 1 atau unit 2, perlu ditentukan dahulu teknik penulisan indeks yang digunakan. Apabila contoh tersebut penulisan indeksnya menggunakan teknik indexing order, yang menjadi unit 1 (utama) adalah Utama, yang menjadi unit 2 adalah Wijaya. Jadi indeksnya surat tersebut adalah: Filling Segment Indexing Order of Unit No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 1 Wijaya Utama Utama Wijaya - c) Mengkode surat/berkas Kode surat didapat setelah mengetahui indeksnya. Kode diambil dari 2 huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis di pojok kanan bawah. Jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Surat pada contoh diatas, ditetapkan kodenya yaitu Ut. d) Menyortir surat Yaitu mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat masuk yang disimpan pada saat bersamaan dalam jumlah surat yang banyak. Contohnya, kelompok surat yang berkode Ut dikumpulkan menjadi satu sehingga memudahkan dalampenyimpanan surat-surat tersebut. e) Menempatkan surat/berkas Yaitu menempatkan/meletakkan arsip pada tempatnya sesuai dengan dengan kode yang telah ditetapkan. 2) Sistem Subjek (Subjectical Filing Sistem) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Isi surat sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,

4 pokok surat atau subjek. Sebelum melakukan penyimpanan denga menggunakan sistem subjek, seoran arsiparis harus menentukan masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya. Masalah tersebut dikelompokkan ke dalam satu subjek. Kepegawaian Cuti Cuti Melahirkan Cuti Sakit Cuti Tahunan Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek adalah : a) Memeriksa berkas Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah simpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut. Mardiana akan menyimpan surat dari Wijaya Utama tentang Pengiriman Pembayaran. Berarti surat tersebut subjeknya adalah pengiriman pembayaran. b) Mengindeks Yaitu menentukan permasalahan surat untuk dijadikan kode penyimpanan dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Mardian akan menyimpan surat dengan perihal Cuti Melahirkan. Surat teserbut diindeks dengan melihat masalah surat pada daftar klasifikasi. Masalah surat Cuti melahirkan, sedangkan daftar klasifikasi subjek yang sudah dibuat adalah: Kepegawaian Cuti Cuti Melahirkan Cuti Sakit Cuti Tahunan c) Mengkode Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar

5 klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka, kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Akan tetapi, jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek adalah nama/nomor subjek yang tingkatannya paling kecil pada daftar klasifikasi. d) Menyortir Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama dikumpulkan menjadi satu. e) Menempatkan Yaitu surat-surat ditempatkan atau diletakkan sesuai dengan kode arsip dan kode tempat penyimpanan. 3) Sistem Tanggal (Chronological Filing Sistem) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini dipergunakan untuk surat-surat yang disusun berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat tersebut. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perisal surat atau bahan. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan apabila kegiatan surat-menyurat dalam organisasi masih belum berjumlah banyak, sehigga dapat disatukan dalam satu file dari berbagai persoalan atau masalah surat. Tetapi apabila kegiatan surat menyurat sudah menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya arsiparis mengalihkan sistem penyimpanan tanggal ke sistem lain yang lebih sesuai. Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal adalah : a) Memeriksa berkas Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh, Mardian akan menyimpan arsip dari Wijaya Utama tertanggal 18 oktober Berarti identitas surat tersebut adalah 18 oktober 2017.

6 b) Mengindeks Yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama (tahun), sub tanggal (bulan) dan sub-sub tanggal (tanggal). surat tertanggal 18 oktober 2017 terdiri dari tanggal utama (2017), sub tanggal (oktober), Sub-sub tanggal (18). c) Mengkode Yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal. d) Menyortir Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (tanggal surat yang sama) dikumpulkan menjadi satu. e) Menempatkan Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya. Arsip tetanggal 18 oktober 2017 disimpan pada laci berkode 2017, di belakang guide berkode Oktober, di dalam hanging folder berkode 18. 4) Sistem Wilayah (Geographical Filing Sistem) Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama wilayah atau nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya. Sistem ini biasanya dipergunakan jika organisasi memiliki banyak cabang-cabang dari berbagai wilayah dan kegiatan-kegiatannya meliputi daerah-daerah yang lebih dari satu tempat. Prosedur penyimpanan arsip sistem wilayah adalah : a) Memeriksa berkas Yaitu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses atau digunakan. Jika surat masuk lihat dari daerah mana surat itu berasal, jika surat keluar dilihat untuk daerah mana surat tersebut ditujukan. Mardian akan menyimpan arsip tentang data tentang Wijaya Utama cabang Surabaya. Berarti kata tangkap surat itu adalah Surabaya b) Mengindeks Yaitu mencocokkan judul/kata tangkap/identitas surat dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat sebelumnya Surat yang mempunyai kata tangkap Surabaya dicocokkan dengan daftar klasifikasi yang ada.

7 Wilayah 1 Sumatra Banda Aceh Medan Padang Palembang Jawa-Bali Bandung Denpasar Semarang Surabaya c) Mengkode Yaitu memberi kode wilayah pada surat. Jika surat masuk maka yang menjadi kode adalah daerah asal surat tersebut dan jika surat keluar maka yang menjadi kode adalah daerah tujuan dari surat keluar d) Menyortir Yaitu surat-surat yang memiliki kode arsip yang sama (berasal dari daerah yang sama) dikumpulkan menjadi satu. e) Menempatkan Yaitu menempatkan atau meletakkan arsip pada tempat penyimpanannya berdasarkan kode wilayah pada arsip. Arsip pada contoh tersebut, disimpan pada laci filling cabinet berkode Wilayah 1, di belakang guide berkode Jawa- Bali, di dalam hanging folder berkode Surabaya. 5) Sistem Nomor (Numerical Filing Sistem) Sistem nomor dalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan kode angka/nomor sebagai pengganti dari nama arsip atau nama suatu organisasi. Dalam menentukan nomor-nomor yang diperlukan, sebelum arsiparsi terlebih dahulul membuat daftar kelompok masalah-masalah dan kelompok-kelompok pokok permasalahan Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari : a) Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Dewey

8 Untuk membuat Daftar Klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah Utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu pengelompokkan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi. Contoh klasifikasi nomor Dewey : 000 Organisasi 100 Kepegawaian 100 Bonus 200 Keuangan berikut: 110 Cuti 200 Kredit 210 Pajak Prosedur 110 Cuti Besar 111 Cuti Hamil 112 Cuti Sakit 113 Cuti Tahunan 210 Pajak Motor 211 Pajak Mobil 212 PBB 213 PPh 214 PPn (1) Memeriksa berkas penyimpanan arsip sistem nomor Dewey adalah sebagai Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan. (2) Mengindeks Lihat masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey. Arsip tentang cuti melahirkan atas nama Rosalinda akan disimpan dengan sistem nomor Dewey. Berdasarkan klasifikasi nomor Dewey surat tersebut berada pada kelompok Cuti melahirkan (111) Cuti (110) Kepegawaian (100).

9 (3) Mengkode Yaitu memberi kode sesuai dengan nomor klasifikasi Dewey. Masalah cuti melahirkan berkode Saat memasukkan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang ke berapa. Jika di folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke-7. Sehingga kode surat menjadi (Surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan ke-1). (4) Menyortir Dilakukan jika surat jumlahnya banyak. (5) Menempatkan Yaitu menempatkan/meletakkan arsip sesuai dengan kode arsipnya. Tempatkan surat di dalam laci berkode 100, di belakang guide berkode 110, didalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke-7 dari belakang. Susunan surat dalam folder, surat yang berada paling depan adalah surat yang diempatkan terakhir. b) Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut) Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar sampai arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berada pada buku nomor. Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat diberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5, maka belum ditulis pada buku nomor. Surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file (Campuran). Contoh klasifikasi nomor seri :

10 Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey adalah sebagai berikut: (1) Memeriksa berkas Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan. (2) Mengindeks Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. (3) Mengkode Beri kode pada surat sesuai dengan nomor pada buku nomor atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5. (4) Menyortir Dilakukan jika surat jumlahnya banyak. (5) Menempatkan Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode, jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci yang berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat. c) Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Terminal Digit Adalah sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip di mulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 3 nomor. Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey adalah sebagai berikut: (1) Memeriksa berkas Periksa tanda-tanda perintah penyimpanan. (2) Mengindeks Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi, arsip yang akan disimpan

11 terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. (3) Mengkode Menentukan kode surat berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang simpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut adalah (4) Menyortir Dilakukan jika surat jumlahnya banyak. (5) Menempatkan Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit. Arsip yang ditujukan untuk PT Alam Subur, tentang penawaran barang akan disimpan menggunakan sistem terminal digit, pada buku arsip nomor urut terakhir adalah Prosedur penyimpanan sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit adalah sebagai berikut: (a) Memeriksa surat tersebut apakah sudah boleh disimpan apa belum (b) Mengindeks surat tersebut dengan terlebih dahulu mencatat pada buku arsip, dengan nomor urut Indeks dari 1001 adalah: Unit I :01 Unit II :0 Unit III :1 Jadi surat yang berkode 1001 akan disimpan pada: Laci berkode Guide berkode 01 Hanging folder berkode 01/0 Surat urutan ke-2