BAB III PEMBAHASAN. Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad + ministrare

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Administrasi Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad + ministrare yang berarti melayani, membantu dan memenuhi. Menurut Liang Gie dalam Ali Mufiz (2004:14) menyebutkan bahwa Administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dengan demikian Ilmu Administrasi dapat diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari proses, kegiatan dan dinamika kerjasama manusia. Secara terminology menurut Ali (2011:19) apa yang disebut Administrasi adalah mengurus, mengatur, mengelola. Jika dibubuhi oleh awalan pe dan akhiran an pada setiap arti, maka semuanya mengandung maksud adanya keteraturan dan pengaturan sebab yang menjadi sasaran dari penguasaan, pengelolaan dan apalagi pengaturan adalah terciptanya keteraturan dalam susunan dan pengaturan dinamikannya. Administrasi dalam aplikasinya akan tampak pada bentuk kerja sama manusia yang disebut organisasi dan dalam hasil kerjanya akan tampak pada manajemen tata kerjanya, sehingga sejauh mana tujuan organisasi dan manajemen tercapai adalah tergantung pada bekerjanya akal (rasio) manusia dalam kerja sama sehingga melahirkan pengetahuan yang membentuk pengalaman yang teratur dan terpadu dan dapat diperlakukan secara umum. 8

2 9 B. Pengertian Tentang Kearsipan a. Pengertian Arsip Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan archief dalam bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan archieve. Dalam bahasa latin, arsip disebut dengan archivum atau archium. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan Arche yang berarti permulaan. Kata arche dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata archia yang berarti catatan, yang kemudian berkembanng lagi menjadi kata arsipcheton yang berarti gedung pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalm computer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas (ISO/DISI5489). The Gorgia Archeves (2004:157) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang. Choiriyah (2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsi terkadang disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan yang ditulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterarang-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.

3 10 Sedangkan menurut Undang undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan, Bab I Pasal I menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), pengertian arsip adalah : Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedurprosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. b. Nilai Guna Arsip Telah diketahui bahwa kegunaan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sebagai bahan pengingat. Oleh karena itu warkat-warkat yang mempunyai kegunaan atau nilai tertentu bagi organisasi harus disimpan agar setiap saat diperlukan dapat dengan segera ditemukan kembali.

4 11 Nilai kegunaan dari arsip menurut Sutarto (2005:202) adalah sebagai berikut : 1) Nilai kegunaan administrasi Arsip yang digunakan untuk proses penyelenggaraan atau penyelesaian suatu pekerjaan guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. 2) Nilai kegunaan keuangan Arsip yang digunakan untuk mengatasi masalah dalam bidang keuangan. 3) Nilai kegunaan hukum Arsip yang digunakan untuk bahanbahan pembuktian atas suatu peristiwa atau kejadian yang telah berlangsung sehingga mempunyai kekuatan hukum. 4) Nilai kegunaan pendidikan Arsip yang digunakan untuk pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan. 5) Nilai kegunaan sejarah Arsip yang dapat m,enggambarkan suatu peristiwa di masa lampau, atau bisa dikatakan arsip sebagai bahan pengingat atas kejadian di masa lampau. 6) Nilai kegunaan ilmiah Arsip yang digunakan untuk perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan ilmiah bagi manusia saat ini dan masa yang akan datang. Nilai guna suatu warkat tersebut tidak selamanya, namun ada batas pemakaian tertentu.

5 12 c. Fungsi Arsip Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut UU No. 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut ( diakses pada tanggal 18 Agustus 2016 : 1) Arsip Dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. 2) Arsip Statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip aktif, semi aktif dan arsip inaktif. Menurut A.W Widjaja (2003:101) pengertian arsip aktif, semi aktif dan in aktif adalah sebagai berikut: a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu organisasi/kantor. b) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. c) Arsip in-aktif, yaitui arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagi referensi saja.

6 13 C. Pengertian Kearsipan Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan arsip atau administrasi arsip. Suatu organisasi atau kantor pastilah melaksanakan pekerjaan kantor (office work). Salah satunya adalah kegiatan menyimpan warkat. Berikut ini diberikan batasan-batasan mengenai kearsipan atau sering juga disebut dengan filling, yaitu sebagai berikut : a. Menurut Sedarmayanti (2003:55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. b. Menurut Komarudin (2000:158) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau copynya (salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan. D. Pengertian Administrasi Kearsipan Menurut A.W Widjaja (2003:92) Administrasi kearsipan diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2003:30) sebagai berkut :

7 14 a. Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. b. Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. c. Murah/ekonomis Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah / ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan. d. Tidak memakan tempat Pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. e. Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. f. Cocok bagi organisasi Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup organisasi.

8 15 g. Fleksibel atau luwes Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. h. Dapat mencegah kerusakan Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara. i. Mempermudah pengawasan. Dalam mempermudah pengawasan, sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya: kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang dan sebagainya. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (2005:29) dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktuwaktu dapat diperlukan. 2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan penanganan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktu lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 3. Bertambahnya terus menerus arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.

9 16 4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 5. Peralatan kearsipan yang kurang memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia serta karena pegawai kearsipan yang tidak cakap. 6. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai administrasi kearsipan, penulis akan menjelaskan secara terperinci mengenai pokok - pokok persoalan yang terdapat di dalam administrasi kearsipan antara lain : a. Prosedur Kerja Kearsipan Kegiatan kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda benda. 1. Penerimaan Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Langkah-langkah yang dilakukan petugas kearsipan dalam penerimaan adalah : a) Menerima surat b) Memeriksa jumlah dan alamat surat c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat

10 17 d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta ke sahan surat. e) Meneruskan surat kepada penyortir 2. Pencatatan Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Selain dicatat pada buku agenda, surat yang masuk biasa dicatat pada kartu kendali. Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Kegiatan ini dilakukan oleh seorang pencatat yang bertugas : a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti. b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia. c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar, dan kartu kendali pada pengarah. 3. Sistem Kearsipan Sistem kearsipan merupakan cara atau metode tertentu yang digunakan baik perorangan maupun organisasi dalam melaksanakan dan mengerjakan tugas hingga pencapaian tahap penyelesaian atau tujuan yang baik. Dalam sistem kearsipan diperlukan jalinan hubungan antara unit-unit dalam suatu organisasi, sehingga para anggota dalam unit dapat melangkah dengan tepat serta menjamin diperolehnya arsip sesuai kebutuhan. Menurut Priansa (2013:165) ada 5 (lima) macam penyimpanan arsip yaitu : a) Sistem Abjad

11 18 Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti semua arsip/dokumen diatur berdasarkan abjad (mulai dari A sampai dengan Z). Sistem abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, organisasi, lokasi, benda, masalah/subyek. b) Sistem Pokok Soal Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Disebut juga sistem masalah merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat. c) Sistem Nomor/Angka Pada sistem ini yang dijadikan kode adalah menggunakan urutan angka angka sebagai pedoman untuk mengaturnya dan nomernya ditentukan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Sistem penataan arsip berdasarkan nomornomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip. d) Sistem Wilayah/Daerah Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah. e) Sistem Tanggal Sistem penyimpanan surat yang didasrkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Pada sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Bentuk penulisannya harus berupa angka angka.

12 19 Menurut Soedarmayanti (2003:21), Tata kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi modern, dalam penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) azas pengorganisasian yaitu : a. Azas Sentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di astu unit khusus,yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melakukan pengurusan dan penyimpanan arsip. b. Azas Desentralisasi Adalah azas pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. c. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada masingmasing azas, Misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit) disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan dimasing-masing unit. Karena arsip arsip merupakan sumber informasi yang dapat melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat mengenai permasalahan yang dihadapi, maka arsip perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat. Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Zulkifli amsyah (2005:57) sarana yang digunakan antara lain : 1. Kartu kendali

13 20 Kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang berisikan datadata suatu surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode, dan catatan. 2. Lembar disposisi Lembar disposisi adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan bawahan. 3. Folder Folder yang lipatan kertas atau karton manila yang berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip didalam file atau cabinet. 4. Map Map yaitu lipatan kertas atau kanrton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. 5. Filling cabinet Filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan arsip. 6. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip. 7. Buku agenda

14 21 Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat (surat yang diterima atau surat masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi. 4. Penyusutan Sistem penyusutan dookumen atau arsip. Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi. Dokumen atau arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang baik terhadap dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna. Menurut Widjaja (2000:114) berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : a. Memindahkan arsip aktif inaktif dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip ssesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Tujuan penyusutan dokumen atau arsip : a. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpan dokumen atau arsip. b. Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan. c. Menekan biaya serendah mungkin dalam penggelolaan dokumen atau arsip. d. Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen atau arsip jika sewaktuwaktu diperlukan.

15 22 e. Terjadinya penyelamatan dokumen atau arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan. E. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara Pelaksanaan administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya. Kegiatan kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda benda. 1. Prosedur Kearsipan Surat masuk merupakan segala surat atau dokumen-dokumen yang diterima oleh perusahaan dari instansi lain. Untuk memperlancar hubungan dan kegiatan instansi tersebut maka salah satu sarana penghubungnya adalah surat. Surat merupakan faktor terciptanya arsip, arsip tercipta melalui beberapa prosedur, antara lain : a. Penerimaan Penerimaaan merupakan hal yang pertama kali dilakukan dalam proses penciptaa arsip. Setiap surat yang masuk pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara terlebih dahulu diterima dan dicatat oleh bagian sekretariat, kemudian didisposisikan dan disampaikan kepada Sub Bagian Umum. Dalam

16 23 menangani surat masuk, penulis mencatatnya ke dalam buku agenda surat masuk dan mengisi buku ekspedisi intern apabila surat tersebut didistribusikan ke bagian lain pada Dinas Bina Marga. Pengisian buku agenda surat masuk terdiri dari nomor urut pada buku agenda, tanggal penerimaan, pengirim, tanggal surat, nomor surat, isi ringkas/perihal, dan keterangan. NO. Urut Tanggal Penerimaan Pengirim Tanggal Surat No. Surat Isi Ringkas Keterangan Tabel 3.1 Tabel Buku agenda Pengisian buku ekspedisi intern terdiri dari nomor urut, disampaikan tanggal, kepada, pengirim, tanggal dan nomor surat, isi ringkas atau perihal dan paraf penerima. Contoh format buku ekspedisi intern dapat dilihat seperti gambar di bawah ini : NO. Urut Disampaikan Tanggal Kepada Pegirim Tanggal & No.Surat Isi Ringkas Paraf Penerima Tabel 3.2 Tabel Buku Ekspedisi Secara teoritis, dalam penerimaan surat, langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penerimaan surat adalah sebagai berikut :

17 24 1. Menerima surat 2. Memeriksa jumlah dan alamt surat 3. Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar pengantar surat. 4. Meneliti tanda-tanda kerahasian surat, kesesuaian isi surat serta kesahan surat. 5. Meneruskan surat kepada penyortir. Berdasrkan uraian tersebut di atas, maka dapat dilihat adanya kesesuaian antara teori tentang penerimaan arsip dengan praktek pelaksanaan penerimaan arsip di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yaitu : 1. Penerimaan surat yang masuk diterima oleh bidang Sekretariat. 2. Surat yang diterima diteliti kebenarannya. 3. Penandatanganan pada lembar pengantar surat oleh penerima surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima. b. Pencatatan Kegiatan pencatatan di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Surat yang diagendakan diberi lembar disposisi untuk dimintakan disposisi pada atasan yaitu Sekretaris dan Kepala Dinas. Dalam teori disebutkan bahwa dalam pencatatan surat, surat yang diterima diberi lembar disposisi dan dicatat dalam kartu kendali atau buku agenda. Pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pelaksanaan pencatatan surat dilakukan pada buku agenda. Hal tersebut sudah sesuai dengan teori mengingat buku agenda adalah sebagai pengganti kartu kendali atau kartu ekspedisi.

18 25 Jadi kesimpulannya, langkah-langkah pencatatan surat masuk si kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Surat yang diterima diberilembar disposisi. 2. Surat dicatat dalam buku agenda surat masuk. 3. Surat diserahkan ke Kepala Sub bagian Umum untuk dimintakan disposisi pada sekretaris atau Kepala Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara. 4. Surat yang diberi disposisi dicatat disposisinya. c. Sitem Kearsipan Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, sistem penyimpanan yang digunakan adalah system pokok soal. Penyimpanan ini dilaksanakan di filiing cabinet dan lemari arsip. Arsip tersebut diletakkan dalam folder dan setiap folder diberi satu kode klasifikasi. Kemudian folder tersebut dimasukkan kedalam filling cabinet atau lemeri arsip. Sedangkan untuk azas penyimpanannya adalah dengan menggunakan azas gabungan sentralisasi dengan desentralisasi. Hal ini terlihat pada penyimpanan yang dilakukan pada masinng-masing bagian dari penyimpanan file PNS secara terpisah. Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan penyimpanan yang digunakan di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : 1. Penyimpanan arsip mengggunakan sistem pokok soal yang dipadukan dengan sistem abjad dan tahun. Misalnya, folder tahun 2012 dengan pokok soal rekap jumlah PNS dengan urutan nama mulai dari huruf a sampai z. 2. Azas yang digunakan adalah azas gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Misalnya, jika sub bagian program membutuhkan arsip kegiatan lapangan

19 26 maka, sub bagian program ini tidak perlu mencari arsip tersebut ke bidang pembangunan atau peningkatan. d. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan suatu usaha untuk menjaga arsip agar terhindar dari segala sesuatu yang dapat merusak arsip tersebut. Sehingga arsip dapat awet dan tahan lama. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan meletakkan atau menyimpan arsip ditempat yang aman seperti tempat yang terbuat dari besi, tidak terkena sinar matahari langsung, air dan lain-lain. Dalam teori dijelaskan bahwa dalam pemeliharaan arsip, yaitu dengan menghindarkan arsi-arsip dari hal-hal yang dapat menyebabkan rusaknya arsip seperti udara yang lembab, udara yang kering, sinar matahari secara langsung, debu, jamur dan lain sebagainya. Dalam pemeliharaan arsip pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara sudah sesuai dengan teori yaitu : 1. Dengan meletakkan arsip di filling cabinet, lemari arsip, ordner, box file yang dapat menghindarkan arsip dari serangan hama serta menjauhkan arsip dari sinar matahari secara langsung. 2. Memberikan kapur barus agar arsip tidak bau apek. e. Penyusutan Penyusutan merupakan salah satu sarana untu mengatasi penumpukan arsip. Arsip arsip yang sudah jarang dan tidak digunakan lagi diadakan pengurangan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memindahkan arsip aktif ke dalam arsip in aktif. Dalam teori telah dijelaskan bahwa penyusutan dilakukan karena memiliki tujuan. Adapun tujuannya adalah :

20 27 a. Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpan dokumen atau arsip. b. Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan. c. Menekan biaya serendah mungkin dalam penggelolaan dokumen atau arsip. d. Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen atau arsip jika sewaktuwaktu diperlukan. e. Terjadinya penyelamatan dokumen atau arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan. Begitupula dengan kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pemyusutan dilakukan dengan tujuan untuk menghemat peralatan, menghindarkan pencampuradukan antara arsip aktif dan inaktif, untuk memudahkan mencapai arsip dan untuk memudahkan pengiriman arsip ke kantor Arsip Daerah. Hal tersebut sesuai dengan teori. Dalam pelkasanaan penyusutan, kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara dilakukan setelah arsip berumur 5 tahun. Dan dalam pelaksanaan penyusutan tersebut, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah. Jadi kesimpilannya : 1. Penyusutan arsip dikantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara dilakukan setelah arsip berumur 5 Tahun. 2. Dalam pelaksanaan penyusutan arsip, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara melakukan koordinasi dengan Kantor Arsip Daerah Sumatera Utara. f. Pemusnahan Pemusnahan arsip merupakan kelanjutan dari proses penyusutan. Arsip-arsip yang sudah tidak ada nilai gunanya dan telah melampaui jangka waktu

21 28 penyimpanan harus dimusnahkan. Sebelum dilakukan pemusnahan, arsip-arsip diseleksi mana yang masih perlu disimpan dan mana yang harus dimusnahkan. Secara teoritis, langkah-langkah prosedur pemusnahan adalah sebagi berikut : 1. Seleksi 2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan 3. Pembuatan berita acara pemusnahan 4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pemusnahan dilakukan di kantor Arsip Daerah. Meskipun demikian dikantor Arsip Daerah, dalam pelaksanaan pemusnahan dibentuk kepanitian yang terdiri dari Badan Pengawas dan Badan Hukum. Selain itu, instansi pencipta arsip bertindak sebagai saksi dalam pemusnahan arsip, Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara tidak melaksanakan pemusnahan. Akan tetapi pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah tersebut pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai dengan teori. a. Fasilitas Kearsipan Fasilitas kearsipan merupakan sarana yang dapat mempengaruhi keberhasilan dalam pengelolaan arsip. Dalam teori telah dijelaskan bahwa untuk menjamin keawetan atau daya tahan serta keamanan arsip dari bahaya penurian dan kebakaran, maka arsip harus diletakkan di tempat penyimpanan arsip yang dapat menghindarkan arsip dari hal-hal tersebut diatas. Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, fasilitas kearsipan terdiri dari :

22 29 1. Alat penerimaan surat antara lain meja, buku agenda surat masuk dan keluar, disposisi. 2. Alat penyimpan antara lain lemari arsip, filling cabinet, box file, dan ordener. 3. Alat korespondensi antara lain komputer, kertas, bolpoin, mesin ketik, dan printer. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara telah memiliki peralatan sesuai dengan teori. b. Penemuan Arsip Kembali Penemuan arsip kembali mereupakan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan kembali dalam waktu yang cepat dan tepat. Dalam teori dijelaskan mengenai langkah-langkah penemuan arsip yaitu : 1. Menentukan pokok masalah 2. Menentukan Kode Arsip Dalam pelaksanaanya, di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara system penemuan kembali arsip dilakukan dengan menentukan pokok masalahnya dan menentukan kodenya. Barulah arsip ditemukan. Penemuan arsip tentu saja berkaitan dengan arsip yang dipinjam. Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara peminjaman dilakukan dengan cara berbicara langsung pada pengelola arsip. Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa : 1. Penemuan arsip didasarkan pada waktu permintaan arsip, apakah digunakan sekarang atau dipinjam dalam waktu lama. Namun penemuan arsip memerlukan waktu sekitar 1 menit.

23 30 2. Prosedur peminjaman arsip dilakukan dengan cara berbicara langsung pada pengurus arsip. c. Ruang Kearsipan Salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan atau aktivitas dalam suatu instansi adalah penyusunan tempat kerja dan alat-alat serta peralatan kantor dengan sebaik-baiknya. Penataan ruang kearsipan di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara memperhatikan cahaya, warna dan udara. d. Pegawai Kearsipan Untuk melaksanakan tugas pekerjaan secara baik, diperlukan Sumber Daya Manusia yang berkualitas. Demikian halnya dalam bidang kearsipan juga memerlukan pegawai yang cukup berkualitas dan harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam teori dijelaskan bahwa seorang petugas arsip harus memiliki syarat sebagai berikut : 1. Ketelitian 2. Kecerdasan 3. Kecekatan 4. Kerapian Pada kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pegawai kearsipan tidak mempunyai latar belakang bidang kearsipan maupun pendidikan khusus, tetapi semuanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan saja.

24 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka dapat disimpulkan bahwa Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara sebagai berikut : 1. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara terdiri dari penerimaan surat masuk oleh bidang sekretariat, selanjutnya surat diteliti kebenarannya, kemmudian dilakukan penandatanganan pada lembar pengantar surat oleh penerima surat sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Surat yang diterima dicatat dilembar disposisi dan di buku agenda surat masuk kemudian diserahkan ke Kepala Sub bagian Umum untuk dimintakan disposisi pada sekretaris atau Kepala Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara. 2. Sistem kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara mengggunakan sistem pokok soal yang dipadukan dengan sistem abjad dan tahun. Azas yang digunakan adalah azas gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Di kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara peminjaman arsip dilakukan dengan berbicara langsung pada pengelola arsip. Pegawai kearsipan tidak mempunyai latar belakang bidang kearsipan maupun pendidikan khusus, tetapi semuanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan saja. Penyusutan arsip dilakukan setelah umur arsip 5 (lima) tahun, pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar dan pelaksanaan pemusnahan 8

25 9 arsip dilakukan di kantor Arsip Daerah dimana di kantor Arsip Daerah tersebut pelaksanaan pemusnahan arsip. 3. Pemeliharaan arsip Dinas Bina Marga dilakukan dengan meletakkan arsip di filling cabinet, lemari arsip, ordener, box file dan pemberian kapur barus pada lemari arsip agar tidak bau apek dan ruangan sangat memperhatikan warna, cahaya dan udara. B. Saran Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Kantor Dinas Bina Marga Provsu sebagai berikut : 1. Melengkapi fasilitas yang kurang seperti : a. Komputer, agar pada saat melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan komputer dapat diselesaikan dengan cepat tanpa harus menunggu orang yang sedang memakai computer tersebut menyelesaikan tugasnya. b. Mesin fotocopy, agar pada saat penggandaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih efisien tanpa harus membuang-buang waktu pergi ke tempat fotocopy yang letaknya agak jauh dari kantor. 2. Dalam meningkatkan pengetahuan pegawai dalam pengarsipan, penulis berharap agar Kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara mengirimkan pegawai ke seminar atau Diklat tentang kearsipan agar meningkatkan pengetahuan yang sudah dimiliki semakin meningkat. 3. Pemeliharaan arsip yang dilaksanakan agar dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi agar terjaminnya kelancaran pekerjaan kantor pada saat sekarang dan masa yang akan datang.