BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan Administrasi Kearsipan mengandung tiga unsur pengertian dasar di dalamnya, yakni: Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan. Untuk selanjutnya diuraikan lebih rinci mengenai pengertian kata masing-masing. 1. Administrasi a. Pengertian Administrasi Administrasi didefinisikan oleh beberapa ahli antara lain; Menurut Sondang P. Siagian (1992 : 267) Administrasi berarti keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu pula. The Liang Gie (1986 : 18) Administrasi adalah segenap rangkaian pembuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan, menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus, atau dengan singkat kegiatan- kegiatan menata. Prajudi Admosudirdjo (1982 : 43) memberi pernyataan bahwa Administrasi adalah fungsi utama yang harus dijalankan administrator. Sedangkan pengertian administrator menurut Ninik Widiyanti (1988 : 3) adalah setiap kepala organisasi, yang harus membuat orang yang dipimpinnya itu hidup, tumbuh bergerak. Dari pengertian administrasi diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan dua orang atau lebih guna mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut tentunya mengunakan sarana prasarana tertentu agar kegiatan tersebut berjalan secara efektif dan efisien. 5

2 6 b. Unsur-Unsur Administrasi Untuk membangun suatu administrasi sebagai sistem diperlukan berbagai unsur (elements, elementen), baik berupa faktor-faktor situasionil dan kondisionil maupun sumberdaya sumberdaya (resources) tertentu (Prajudi Admosudirdjo, 1982 : 44-46) : 1) Organisasi Organisasi ini dicipta secara konstitusionil oleh Pimpinan Tertinggi daripada badan-usaha, dan akan menjadi wahana (wadah), struktur, dan rangka dasar (framework) daripada Administrasi. 2) Lingkungan Lingkungan yang mengelilingi administrasi yang berada di dalam organisasi terdiri atas berbagai lapis: geografis fysik, biologis (flora, fauna), Sosial, budaya, ekonomis, psikilogis, politik, teknologis. Administrasi (Organisasi) akan bergerak sambil berpindah-pindah lapis setiap kali berganti persoalan atau urusan. Sebagian (besar) daripada lingkungan tersebut akan merupakan lingkungan ekologis. 3) Situasi Situasi berada di dalam Lingkungan dan berada dalam keadaan bergerak serta berubah secara terus-menerus. Situasi adalah seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung maupun tidak langsung mempunyai pengaruh terhadap peri keadaan, peri kehidupan, dan gerak-gerik Administrasi (organisasi). 4) Lokasi Lokasi adalah bagian daripada lingkungan terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan Administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi. 5) Wilayah Operasi atau Yuridiksi Wilayah operasi atau wilayah yuridiksi adalah bagian dari pada lingkungan yang dijadikan atau merupakan sasaran kegiatan atau tindakan daripada

3 7 Administrasi (Organisasi). Terdiri tiga unsur, yakni : a) Wilayah personil, terdiri atas semua orang-orang dan badan-badan yang mempunyai kepentingan dengan Administrasi (Organisasi). b) Wilayah materiil, terdiri atas semua urusan-urusan dan persoalanpersoalan yang menjadi tugas atau kewajiban Administrasi (Organisasi). c) Wilayah territorial, yakni wilayah geografis dengan batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui. 6) Persil (Site) Persil terdiri atas tanah halaman dan gedung dimana kegiatankegiatan utama dan Pimpinan Administrasi (Organisasi) berada. 7) Mesin dan Peralatan (equipment) Terdiri atas semua barang modal yang merupakan hardware dari pada Administrasi (Organisasi). 8) Program-Usaha (Software) dan Mission Terdiri atas peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur konstitusionil, dirakit dengan suatu Filosofi Bisnis dan Filosofi Administrasi yang merupakan kerangka dan rangka dasar berfikir dan berusaha. 9) Legitimitas Kekuatan sosial-politik-yuridis yang berasal dari undang-undang atau konsessi, lisensi, patent, dan sebagainya. 10) Pimpinan Pimpinan itu terdiri atas semua Manager dan Staffer yang ditanamkan oleh para pemilik badan-usaha untuk bertindak sebagai kader. 11) Personil Personil terdiri atas semua orang warga Organisasi (Administrasi) yang secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi daripada Administrasi (Organisasi). Masalah pokok daripada Administrasi adalah bagaimana secara terus-menerus mengendalikan, merakit, dan memanfaatkan unsur-unsur Administrasi tersebut di atas secara seefektif-efektifnya dan seefisienefisiennya.

4 8 c. Proses-Proses Administrasi Administrasi sebagai proses menurut Prajudi Admosudirdjo (1982 : 178) ialah keseluruhan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan, pemikiranpemikiran, pengaturan-pengaturan, mulai dari penentuan tujuan sampai dengan penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan tersebut. Dalam bentuk ikhtisar, proses administrasi sebagai persiapan dan pelaksanaan kebijaksanaan politik meliputi kegiatan; 1) Merencanakan (mempersiapkan) a) Merencanakan (dalam arti memikirkan) b) Merumuskan 2) Mengorganisasikan (menyusun organisasi) a) Menetapkan tujuan b) Menetapkan jangka-waktu c) Menetapkan metode bekerja d) Menghimpun alat-alat (tenaga perlengkapan) e) Menyusun alat-alat ( arrangement ) f) Menggerakkan g) Mengadakan pemeriksaan ( controle ) h) Mengadakan perbaikan 3) Memimpin (memimpin organisasi) a) Memelihara secara struktural b) Memelihara secara fungsional c) Memajukan secara struktural d) Memajukan secara fungsional 2. Kearsipan a. Pengertian Kearsipan Pengertian Kearsipan di definisikan oleh beberapa ahli. Pengertian Kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995:19-20) adalah

5 9 suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan pengertian Kearsipan menurut MC Maryati (2008:114) adalah suatu kegiatan (replacing) dokumen-dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu sehingga setiap diperlukan dapat menemukan kembali (finding) kembali dengan mudah dan cepat. Jadi penulis memberi kesimpulan bahwa kearsipan adalah suatu proses pengelolaan arsip yang baik dan sesuai aturan tertentu sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat apabila diperlukan. b. Tujuan Arsip dan Kearsipan Arsip mempunyai tujuan yang dikemukakan oleh beberapa Ahli. Mc Maryati (2008:115) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perkantoran Efektif mengemukakan bahwa tujuan arsip: 1) Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan. 2) Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. 3) Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu. Menurut Bank Dunia (dalam Badri Munir Sukoco, 2007:82) tujuan arsip adalah: 1) Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai gunanya. 2) Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat. Pendapat lain mengatakan tujuan arsip ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

6 10 penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. (Basir Barthos, 1990:12) Dari berbagai pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan arsip adalah untuk menjaga dokumen dan arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai gunanya, mengetahui informasi arsip organisasi di masa lalu, dan sebagai bahan pertanggungjawaban. Fungsi Kearsipan Menurut Undang-Undang Dasar Pasal 3 No. 7 tahun 1971 adalah: 1) Untuk menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan; 2) Menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah; 3) Menyediakan bahan bukti untuk keperluan ilmiah yaitu untuk penelitian dan pengembangan teknologi. Jadi penulis memberi kesimpulan bahwa kearsipan mempunyai tujuan yang sangat berperan penting dalam setiap instansi. Baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Arsip-arsip tersebut nantinya dapat dijadikan pedoman utama dalam pengengambilan keputusan maupun bukti legalitas apabila diperlukan. Selain itu karena arsip mempunyai nilai historis, arsip nantinya dapat dijadikan bahan untuk keperluan ilmiah yaiut untuk penelitian dan pengembangan tehnologi. c. Jenis Arsip Arsip mempunyai berbagai jenis arsip. Ig. Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya : 1) Menurut subjek atau isinya : a) Arsip Keuangan

7 11 Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji. b) Arsip Kepegawaian Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. c) Arsip Pemasaran Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang. d) Arsip Pendidikan Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru. 2) Arsip menurut bentuk dan wujudnya a) Surat Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan. b) Pita rekaman Setiap kotak pita rekaman yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi. c) Piringan hitam Setiap Piringan hitam yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi. d) Mikro film Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut hard copy.

8 12 3) Arsip menurut sifat kepentingannya a) Arsip non essensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lainlain. b) Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadangkadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain : surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat telegram, dan lain-lain. c) Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilainhukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain : surat keputusan (penangkatan, pemindahan, pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. d) Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain : akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain. 4) Arsip menurut fungsinya a) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu : Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah

9 13 mulai menurun. Arsip In-aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaansehari-hari. b) Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dari penjelasan diatas penulis memberikan kesimpulan bahwa menurut I.g Wursanto arsip memiliki berbagai jenis yang dilihat dari beberapa segi. Mulai dari arsip menurut subjek atau isinya, arsip menurut bentuk dan wujudnya, arsip menurut sifat kepentinganya, sampai arsip menurut fungsinya. Tentunya dari jenis-jenis arsip tersebut dapat membantu dalam kegiatan administrasi kearsipan. d. Fasilitas Kearsipan Agar dapat melaksanakan kegiatan kearsipan tentunya memerlukan berbagai alayt-alat fasilitas penunjang untuk kelancaran kegiatan kearsipan tersebut. Menurut Ig. Wursanto (1991:32) Alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya map, folder, guide, filing cabinet, almari, rak, dan rotary filing: 1) Map Menurut Ig. Wursanto (1991:32), Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya, map dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu map biasa, map tali, map jepitan, map tebal dengan memakai jepitan. a) Map biasa disebut juga stopmap atau stofmap atau lebih lengkap disebut stopmap folio. Disebut stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran folio (21 X 34 cm). Gunanya untuk menyimpan sementara arsip. Gambar 2. 1 Stopmap

10 14 Sumber: Wursanto (1991:33) b) Stopmap tali adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Stopmap tali disebut juga portapel. Stopmap tali atau portapel terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Pada bagian belakang diberi catatan dengan huruf yang jelas dan teratur sehingga dari jauh dapat diketahui isinya. Gambar 2. 2 Stopmap tali Sumber: Wursanto (1991:34) c) Map jepitan adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang arsip dengan kuat sehingga arsip di dalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepitan lebih dikenal dengan nama Snelhechter. Seperti halnya dengan stopmap folio, map jepitan atau Snelhechter terbuat dari kertas tebal atau karton (karton manila) dengan ukuran yang sama dengan stopmap folio. Warna mapjepitan bermacam-macam. Warna ini sangat penting untuk membedakan tiap persoalan. Gambar 2. 3 Map jepitan

11 15 atau Snelhechter Sumber: Wursanto (1991:35) d) Map tebal atau map besar dengan jepitan adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut Briefordner atau dalam praktek perkantoran lebih dikenal dengan nama ordner saja. Gambar 2. 4 Map tebal atau Briefordner Sumber: Wursanto (1991:36) 2) Folder Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filing cabinet. Folder juga dapat merupakan bentuk wadah dari file atau berkas apabila di dalamnya berisikan satu himpunan arsip dari suatu persoalan yang tunggal. Dapat

12 16 terjadi bahwa satu file persoalan tertentu terdiri dari beberapa folder karena banyaknya arsip, sehingga diperlukan beberapa folder untuk menempatkannya. Bentuk folder seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau seperti map jepitan tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder. Lengkapnya disebut tab folder atau folder tab. Fungsi tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. (Ig. Wursanto 1991:36) Gambar 2.5 Folder Sumber: Wursanto (1991:37) 3) Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu: bagian yang menonjol yang disebut tab atau tab guide. Tab guide berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tandatanda atau indeks-indeks klasifikasi; dan badan guide. Satu guide hanya mempunyai satu tab. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi (main subjek, sub subjek dan sub-sub subjek). Guide pertama dinamakan main guide untuk menempatkan main subjek; guide kedua untuk mencantumkan sub subjek atau sub heading yang disebut sub guide; dan guide ketiga disebut sub-sub guide untuk

13 17 menempatkan sub-sub heading atau sub-sub main subjek. (Ig. Wursanto 1991:38) Gambar 2. 6 Guide Sumber: Wursanto (1991:41) 4) Filing Cabinet Filing cabinet, ada juga yang menyebut file cabinet, adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet terdiri dari 4 laci, tetapi ada pula yang terdiri dari 5 atau 6 laci tersusun ke bawah. Setiap laci dapat memuat warkat atau arsip sebanyak lembar, yang dihimpun di dalam folder-folder. Filing cabinet dapat dibuat dari kayu, logam atau ada pula yang dibuat dari metal (stell filing cabinet). (Ig. Wursanto 1991:41) Gambar 2. 7 Filing cabinet Sumber: Wursanto (1991:41) 5) Almari Arsip

14 18 Dinamakan almari arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkasberkas atau arsip. Almari arsip ada yang terdiri dari satu pintu, dan ada pula yang terdiri dari dua pintu. Berkas-berkas atau arsip di dalam almari arsip sebaiknya disusun atau ditata secara vertical lateral (vertikal berderet ke samping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun atau ditata didalam rak arsip. Almari ada yang dibuat dari kayu, dan ada pula yang dibuat dari besi atau baja. Almari yang dibuat dari baja lebih aman dalam menghadapi tindak kejahatan dan kebakaran. (Ig. Wursanto 1991:47) Gambar 2.8 Almari Arsip Sumber: Wursanto (1991:48) 6) Rak Arsip Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip-arsip disusun secara vertical lateral (vertikal berderet ke samping). Arsip-arsip ditempatkan di rak, selalu dimulai dari kiri paling atas ke kanan, dan seterusnya; seterusnya ke bawah dimulai dari paling kiri seterusnya ke kanan dan seterusnya. Demikian seterusnya sampai dengan rak yang paling bawah. (Ig. Wursanto 1991:54) Gambar 2. 9 Rak Arsip

15 19 Sumber: Wursanto (1991:56) 7) Rotary Filing Menurut Ig. Wursanto (1991:58), Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu). Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008:76), Rotary filing adalah sistem file bertingkat (vertikal) yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong). Memakai sistem retracting door (pintu bergeser ke dalam), sehingga tidak menyita tempat. Gambar 2.10 Rotary Filing

16 20 Sumber: Sedarmayanti (2008:76) 8) Meja Arsip Menurut Sedarmayanti (2008:76) meja arsip digunakan untuk menaruh arsiparsip yang besrifat sementara. Arsip-arsip yang ditaruh diatas meja biasanya menunggu diproses ditindak lanjuti. Baik itu proses penandatanganan, proses pengagendaan, maupun proses yang lainnya. Gambar 2.11 Meja arsip Sumber: Sedarmayanti (2008:76) 9) Alat tulis kantor

17 21 Menurut Sedarmayanti (2008:76) alat tulis disini adalah sebagai penunjang keberlangsungan kearsipan yang masih bersifat manual. Alat tulis dapat berupa bulpoint, pensil, penghapus, pengaris, solatip, perekat kertas, stapler, stabilo. Gambar 2.12 Alat tulis kantor Sumber: Sedarmayanti (2008:76) Penyelenggaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh peralatan untuk menata/menyimpan arsip. Dalam pengadaan peralatan arsip, peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Perusahaan yang baik selalu memperhatikan kerapian arsip, sebagai asset perusahaan. Arsip tersebut disimpan dengan baik dan menggunakan peralatan arsip yang jumlahnya cukup dan berkualitas. Di setiap kantor peralatan yang digunakan harus sesuai dengan ruang lingkup perusahaan, sesuai dengan luas ruang yang tersedia dan sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip. Semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang digunakan. Peralatan arsip penting agar arsip-arsip terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian dan sebagainya. e. Ruang Kearsipan Ruang untuk menyimpan arsip hendaknya diatur sedemikian rupa sesuai teori ilmu kearsipan. Hal ini untuk menghindari arsip cepat rusak sebelum masa

18 22 gunanya habis. Menurut Ig. Wursanto (1991 : ) ruang kearsipan hendaknya diatur sebagai berikut: 1) Ruang penyimpanan arsip dijaga tetap kering dan tidak terlalu lembab. Oleh karena itu, kelembaban udara diatur sekitar 50% dan 65%. Apabila kelembaban udara melebihi 65%, dalam waktu yang relatif singkat arsiparsipuserakan rusak/lapuk. Untuk mengatur kelembaban udara dapat dipasang Air Conditioner (AC), yang dihidupkan 24 jam terus menerus. 2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerengan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membantu membasmi musuh-musuh kertas arsip. 3) Ruangan harus diberi ventilasi cukup. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab. 4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. 5) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir). 6) Dalam hal-hal tertentu (semisal hujan) ruangan diperiksa untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air, atau atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera diperbaiki pada saat itu juga. 7) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan perusak/pemakan kertas arsip. 8) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempattempat industri, sebab polusi udara sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk mengatasi hal semacam itu sebaiknya ruang kearsipan dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara. 9) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan- ruangan kantor yang lain. 10) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya.

19 23 f. Pegawai Kearsipan Meskipun sistem penyimpanan arsip tepat, fasilitas dan ruangan memadai dan memenuhi syarat tetapi pelaksanaan administrasi kearsipan tidak dapat berjalan baik jika tidak didukung oleh pegawai kearsipan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainnya yang harus dipenuhi oleh petugas (A.W. Widjaja, 1993 : 104) : 1) Memiliki pengetahuan dibidang : Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut pengurusan surat menyurat dan arsip. Pengetahuan tentang seluk beluk instansi tempat bekerja, yakni struktur organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat- pejabatnya. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. 2) Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan 3) Berkepribadian baik, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi. Pegawai kearsipan merupakan aspek penting dalam berjalannya kegiatan administrasi kearsipan. Pegawai kearsipan perlu kemampuan umum maupun khusus dalam bidang kearsipan. Pegawai kearsipan juga perlu diberi kemapuan atau keahlian khusus agar pelaksanaan kearsipan dapat berjalan secara efisien dan efektif. Berjalannya kearsipan yang efektif dan efisien disini dapat dilihat apabila arsip dapat ditemukan kembali dalam waktu secepat-cepatnya. 3. Administrasi Kearsipan a. Pengertian Administrasi kearsipan Menurut The Liang Gie (1986 : 28), Administrasi Kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak saat dimulainya

20 24 pengumpulan warkat-warkat sampai penyingkirannya. Saiman (2002 : 104) juga memberikan pendapatnya bahwa Administrasi Kearsipan adalah suatu pekerjaan menghasilkan arsip yang terdapat pada perencanaan, pelaksanaan, sampai pada pengawasan. Ig. Wursanto (1995 : 16), menjelaskan Administrasi Kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan. Menurut A. W. Widjaja (1986 : 7-8), Administrasi Kearsipan adalah Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen yang didalamnya terdapat kegiatan kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, penulis mengambil kesimpulkan bahwa pengertian Administrasi Kearsipan dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian Administrasi Kearsipan menurut A. W. Widjaja (1986: 7 8) adalah pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen yang didalamnya terdapat kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya. Hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kearsipan berdasarkan pengertian administrasi kearsipan yang telah dikemukakan sebelumnya, yakni : 1) Penerimaan dan Pencatatan arsip, 2) Penyimpanan arsip, 3) Pemeliharaan arsip, 4) Penyusutan dan Pemusnahan arsip. 1) Penerimaan dan Pencatatan arsip. Kegiatan penerimaan dan pencatatan berada pada jajaran awal dalam pengelolaan arsip, khususnya untuk pengurusan arsip berbentuk surat.

21 25 Dalam hal ini, penanganan surat terbagi menjadi dua macam, yakni surat masuk dan surat keluar. Untuk lebih jelasnya, diuraikan perihal prosedur pengurusan surat masuk terlebih dahulu, baru kemudian surat keluar. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai lembaga pemerintah non- Departemen yang merupakan lembaga tertinggi dalam pengurusan arsip Negara Republik Indonesia, dalam Buku Petunjuk Teknis Tata Kearsipan Dinamis Sutarto menguraikan tata aliran surat masuk sebagai berikut. Tata aliran surat masuk; a. Penerimaan surat masuk Surat-surat dinas masuk diterima oleh pegawai pengelola arsip (baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir). Kemudian suratsurat tersebut disortir untuk dikelompokkan surat mana yang boleh dibuka dan mana yang tidak boleh dibuka (surat rahasia), dan suratsurat pribadi. b. Membuka surat / menstempel Surat-surat rahasia diberi stempel jam dan tanggal terima surat pada amplop bagian belakang, sedangkan surat-surat yang dapat dibuka distempel pada bagian belakang surat. Selanjutnya petugas meneliti kesesuaian antara jumlah lampiran dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-lain. Apabila surat tidak tercantum alamat pengirim, amplop diklip menjadi satu dengan surat tersebut. c. Mengelompokkan surat. Surat-surat masuk dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat. Sedarmayanti (2008:100) mengemukakan, sistem kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman

22 26 termasuk diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas yang defile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulanbulan setiap tahunnya. d. Menilai surat Petugas pencatat surat menilai dan menentukan penggolongan suratsurat penting dan surat rutin/biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masing-masing dikelompokan menurut asal surat dan disusun secara kronologis. Perihal menilai surat ini, Siwi Kadarmo (1994 : 75) menyatakan bahwa sumber surat dapat dilihat dari nama pengirim, alamat, atau stempel pos. Dari tanda-tanda sumber surat tersebut, pegawai pengelola arsip dapat dengan segera menyimpulkan penting atau tidaknya suatu surat, baik yang bersifat dinas maupun pribadi. e. Mencatat surat 1) Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dibuku agenda, antara lain: Tanggal penerimaan surat masuk Nomor urut surat Mencoret huruf K (Keluar), karena yang sedang diproses surat masuk. Isi ringkas, diambil dari isi yang terkandung dalam surat masuk Memberi kode klasifikasi Memberi indeks/pengenal Asal surat masuk Alamat yang dituju surat masuk Tanggal dan nomor surat masuk Pengolahan surat masuk 2) Pencatatan pada Kartu Kendali sebanyak tiga lembar, meliputi :

23 27 Tanggal dan nomor urut Mencatat tanggal datangnya surat, dan mencatat nomor urut dari surat masuk tersebut. Karena merupakan surat masuk, maka kode K (Keluar) yang dicoret. Isi ringkas Menentukan isi surat secara ringkas, sedapat mungkin tidak lebih dari lima kata. Kode Penentuan kode harus disesuaikan dengan isi ringkasan surat. Setiap instansi tentu memiliki daftar klasifikasi arsip yang berisi kode dan masalah. Setiap surat masuk diberi kode sesuai dengan daftar klasifikasi tersebut. Indeks Penentuan indeks diambil dari keterangan dalam isi surat, yang dapat digunakan sebagai tanda pengenal surat. Antara indeks dan isi surat harus saling berkaitan. Indeks dapat berupa masalah, nama orang, nama organisasi, atau nama tempat. Lampiran Diisi sesuai jumlah berkas yang dilampirkan. Dari/Kepada Merupakan alamat surat dan alamat yang dituju dari surat yang bersangkutan. Pengolah Pihak yang nantinya akan menangani surat yang bersangkutan Tunjuk Silang Terkadang pada surat masuk terdapat obyek lebih dari satu masalah, lebih dari satu macam organisasi, lebih dari seorang nama, atau lebih dari satu tempat. Namun karena obyek yang satu telah dicatat pada indeks, maka obyek yang lain dicatat pada kolom Tunjuk Silang dan kemudian dibuatkan Lembar Tunjuk

24 28 Silang. Berikut ini contoh format Kartu Kendali dan Lembar Tunjuk Silang: Gambar 2.13 Kartu Kendali INDEKS: DARI: TANGGAL: (Sutarto, 1992 :234) TGL: NO.URUT ISI RINGKAS: LAMPIRAN: PENGOLAH: TUNJUK SILANG: M/K KEPADA: NO. SURAT: KODE: PARAF: Gambar 2.14 Lembar Tunjuk Silang INDEKS: KODE: TGL: NO: ISI RINGKAS: DARI: KEPADA: INDEKS: (Sutarto, 1992 : 235) Lihat Berkas TGL: NO: f. Mengarahkan surat Setelah surat masuk dicatat pada Kartu Kendali rangkap tiga, kemudian surat diserahkan kepada Unit Pengolah, bersama Kartu Kendali II berwarna hijau dan Kartu Kendali III berwarna merah. Kartu Kendali I berwarna putih ditinggal di petugas pengarah (pengendali). Apabila Kartu Kendali II dan III telah diparaf oleh Unit Pengolah, maka selanjutnya : 1) Kartu Kendali II disampaikan ke petugas pengarah untuk dicek, lalu disimpan oleh pinata arsip. Kartu Kendali II ini berfungsi

25 29 No Urut sebagai arsip pengganti selama surat tersebut masih aktif digunakan oleh Unit Pengolah. 2) Kartu Kendali III diklip menjadi satu dengan suratnya. Tgl. Surat Pada waktu mendistribusikan surat-surat masuk, perlu menggunakan Buku Ekspedisi sebagai bukti tertulis atau tanda terima surat-surat yang disampaikan kepada pejabat maupun Unit kerja yang dituju. Selain menggunakan Kartu Kendali, pencatatan dan pengendalian surat dapat mempergunakan fasilitas lain semacam Buku Agenda dan Tata Naskah. Pencatatan dengan Buku Agenda biasanya dilakukan oleh organisasi atau kantor yang belum menerapkan Kartu Kendali, tetapi dapat juga dilakukan pada lembaga yang sudah besar, karena adanya Buku Agenda memberikan manfaat yang besar dalam pengendalian catatan kantor. Berikut ini contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Ekspedisi Internal : Gambar 2.15 Buku Agenda Surat Masuk Terima dari Tgl. Nomor Perihal Lampiran Ket. Surat Surat (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (Sutarto, 1992 : 236) Gambar 2.16 Buku Ekspedisi Internal No. Urut Tgl. Surat No. Surat Banyak -Nya Lamp Bagian Penerima Paraf Penerima Catatan (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (Sutarto, 1992 : 236) Berbeda dengan pengurusan surat masuk yang harus melalui beberapa prosedur yang cukup panjang, pada pengelolaan surat keluar prosedurnya

26 30 lebih sederhana dan ringkas. Berikut ini tata aliran surat keluar menurut Sutarto dalam Buku Petunjuk Teknis Tata Kearsipan Dinamis. Tata aliran surat keluar; a) Mencatat surat keluar Surat keluar yang akan dikirim dicatat terlebih dahulu oleh petugas pengolah pada Kartu Kendali rangkap tiga, setelah ditangda tangani oleh Pimpinan pengelola. Cara-cara pencatatan dalam Kartu Kendali surat keluar tidak berbeda dengan pencatatan pada Kartu Kendali surat masuk. Seperti pada pencatatan surat masuk, ada pula prosedur selain penggunaan Kartu Kendali, yaitu dengan fasilitas Buku Agenda. Berikut ini contoh Buku Gambar Buku Agenda Surat Keluar No. Tgl. No. Perihal Hubungan Lampiran Paraf Urut Surat Surat dengan nomor surat Penerima (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (Sutarto, 1992 : 238) b) Penyampaian Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap tiga, maka arsip surat keluar serta Kartu Kendali I dan II disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk distempel, sedangkan surat aslinya untuk dikirim. Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada pengarah /pengendali. Arsip surat diberi cap jam dan tanggal pengirimannya, dibagian belakang arsip surat. Arsip surat dan Kartu Kendali II berwarna hijau kemudian disampaikan kepada Unit Pengolah. Oleh Unit Pengolah, Kartu Kendali II diparaf dan dikembalikan kepengarah dan selanjutnya diserahkan kepada pinata arsip untuk

27 31 disimpan sebagai pengganti arsip, karena arsip surat disimpan oleh Unit Pengolah. Surat tersebut selanjutnya diklip menjadi satu dengan Kartu Kendali III berwarna merah oleh pengolah. c) Penyimpanan arsip surat Arsip surat keluar disimpan bersama-sama dengan konsep surat dan Kartu Kendali III. Arsip surat jawaban disimpan menjadi satu map dengan surat masuk. Dari buku Petunjuk Teknis Tata Kearsipan Dinamis karangna Sutarto dapat disimpulkan bahwa aliran surat masuk meliputi; penerimaan surat, membuka surat dan menstampel, mengelompokan surat, menilai surat (apakah surat penting, biasa, atau rahasia), mencatat surat (mencatat dibuku agenda, mencatat di kartu kendali). Aliran surat ini harus berjalan berurutan karena didalam pencatatan nantinya data dan kode yang harus sama antara buku agenda dan kartu kendali. Sedangkan aliran surat keluar hanya melalui proses pencacatan (mencatat dibuku agenda dan kartu kendali), dan penyimpanan arsip. Pencatatan dan penyimpanan ini bertujuan agar nantinya diketahui apakah surat masuk sudah diberi balasan atau belum, dan juga bertujuan agar mengetahui berapa jumlah surat keluar yang telah dibuat oleh instansi selama periode yang ditentukan. 2) Penyimpanan arsip Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-benda arsip, karena arsip merupakan sumber informasi atau data yang membantu melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka arsip

28 32 tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Tujuan dari penataan arsip tersebut menurut A. W. Widjaja (1986 :104) adalah sebagai berikut : Menyimpan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : a. Asas Penyimpanan Arsip Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Ada tiga macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991:172), asas arsip adalah: 1) Asas Sentralisasi Asas Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Jadi, penyimpanan arsip dari setiap unit yang ada di dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu. 2) Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiaptiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan arsip sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masing-masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan yang bertugas menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan kerja masing-masing.

29 33 3) Asas Campuran Asas Campuran adalah asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri; sedangkan penyimpanan arsip untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri disentralisasikan. Tujuan penyimpanan arsip dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam perusahaan untuk menentukan asas yang akan dipakai, ada pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak,volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. b. Sistem Penyimpanan Arsip Surat, naskah, dokumen atau warkat lainnya yang diterima suatu organisasi setelah dilakukan pencatatan oleh suatu pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan penataan yang mengarah pada penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan. Hal ini sesuai pengertian filing dalam ilmu kearsipan. Menurut The Liang Gie (1986 : 18) filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan konsisten. Moekijat (1992 : 31) menguraikan filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebutto dapat dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Berdasarkan beberapa definisi filing ini, Penulis mengambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem atau prosedur penyimpanan arsip yang telah ditentukan suatu organisasi, menurut Ig.

30 34 Wursanto (1991:87-88) penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan : 1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan 2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah 3) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan tindakan selanjutnya. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ig. Wursanto (1991:215) pada pokoknya sistem penyimpanan warkat atau arsip ada lima macam, yaitu: 1) Sistem Abjad (alphaberical filing) Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau diterima oleh suatu instansi didalamnya termuat nama-nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah, nama pokok soal. Disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masingmasing nama. 2) Sistem pokok masalah (subject filing)

31 35 Dalam sistem ini arsip-arsip disimpan menurut pokok soal yang terdapat dalam arsip.oleh karena itu arsip-arsip dikelompokan menurut pokok soalnya, kemudian disusun menurut urut-urutan abjad pokok soal arsip tersebut.pokok soal ini sekaligus dapat digunakan sebagai kode dari arsip tersebut. Surat yang berisi atau berhubungan dengan kredit misalnya, diberi kode kredit. Jadi semua surat yang berhubungan dengan kredit dihimpun dalam suatu berkas yang diberi tanda berupa perkataan kredit. 3) Sistem Wilayah (geograpichal filing) Dalam sistem wilayah arsip-arsip disimpan menurut pembagian wilayah tertentu, misalnya: pulau, propinsi, kabupaten, kota, kecamatan, dan lain-lain. Setelah pembagian wilayah ditentukan, kemudian disusun menurut susunan abjad agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. 4) Sistem nomor (numerical filing) Penyimpanan arsip dengan sistem nomor, berarti arsip disimpan dengan mempergunakan kode nomor. Arsip disimpan menurut urut - urutan angka dari 1, 2, 3, terus meningkat sampai bilangan yang lebih besar. 5) Sistem tanggal (chronological filing) Dalam sistem tanggal disimpan menurut tanggal yang tercantum dalam surat. Sistem ini sebenarnya lebih tepat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang berhubungan dengan jangka waktu tertentu, misalnya, surat-surat perjanjian kontrak kerja, surat-surat tagihan, dan sebagainya. c. Proses Penyimpanan Arsip Setiap kegiatan tentunya mempunyai urutan - urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai.hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah

32 36 dilaksanakan. Tahapan - tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barhos (1990:49) meliputi kegiatan - kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong - golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995:16-18) yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut : 1) Memisah-misahkan (segregating) arsip Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek- subjek seperti yang dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek yang telah ditentukan. 2) Meneliti (examining) arsip Meneliti arsip-arsip yang disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di file) itu sudah ada tanda - tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3) Memadukan (assembling) arsip Arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat. 4) Mengklasifikasi (classification) arsip Mengklasifikasikan arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan- perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar persamaan- persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada ujung kanan bawah surat. 5) Mengindeks (indexing) arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat Menentukan judul atau caption arsip secara tepat

33 37 Memberikan tanda - tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan 6) Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) Tunjuk silang digunakan apabila terdapat dua caption.caption pertama digunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkam pada arsip yang bersangkutan. 7) Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan. 8) Memfile arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip - arsip sesuai pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip - arsip didalam file file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang digunakan dalam filing dan penenmpatannya dalam penyimpanan harus disiapkan lebih dahulu. d. Penemuan Kembali Arsip Informasi yang terkandung dalam arsip sering digunakan sebagai bahan pertimbangan atau pengingat untuk melakukan berbagai kegiatan operasional. Oleh karena itu penemuan kembali arsip atau sering disebut dengan istilah pencarian dokumen, perlu diperhatikan oleh personal kearsipan.penemuan kembali arsip secara tepat dan cepat, merupakan tujuan dari penyimpanan arsip. Menurut Ig. Wursanto (1991 : 187) pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menurut A.W Widjaja (1993 : 171) penemuan kembali dokumen atau arsip bukan sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat ditemukan, sehingga tindakan pengambilan keputusan

34 38 yang didasarkan dari sumber informasi dari arsip tersebut dapat dipenuhi. Pengelolaan arsip yang memperhatikan sistem atau prosedur kearsipan akan memudahkan dalam proses penemuan kembali. 3) Pemeliharaan arsip Menurut Ig. Wursanto (1991: ), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah Usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip- arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a. Pengaturan Ruangan Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip, yang harus diperhatikan dalam pengaturan ruangan yaitu : Suhu dalam ruangan Pencahayaan yang terdapat pada ruangan Ruangan harus memiliki ventilasi secukupnya Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api, banjir, hujan, dan perusak arsip lainya b. Kebersihan Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain rak arsip dan lemari arsip. 4) Penyusutan atau Pemusnahan arsip Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna

35 39 abadi. Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan khususnya, dan pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip tersebut membutuhkan tenaga, biaya, peralatan yang tidak sedikit bagi perawatannya. Untuk mangatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan penyusutan terhadap arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan. Penyusutan arsip dengan cara (Ig Wursanto, 1995:208) Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing - masing. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat dua kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip. Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun disebut dengan arsip inaktif tetapi dalam jenis ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak digunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedang arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan. Disini penulis jelaskan kembali apa itu arsip dinamis dan arsip statis menurut Ig. Wursanto (1991: 21-28) 1) Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu : Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip Inaktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaansehari-hari.

36 40 2) Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula-mula menentukan dan memilah-milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing - masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut. Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip menurut Basir Barthos (1990:103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.pemusnahan atau disposal arsip menurut (Ig Wursanto, 1995:207) adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah, dihancurkan dengan bahan commitpulping (dijadikan bubur), atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Sedangkan menurut Maryati (2008 : 129), metode pemusnahan arsip ada beberapa, antara lain : 1) Perajangan Dokumen yang akan dimusnahkan dirajang atau dicacah dengan menggunakan mesin perajang kertas. 2) Pembakaran Cara pembakaran memang paling mudah tanpa biaya, tetapi cara ini jarang dilakukan karena kurang bersahabat dengan lingkungan karena asapnya akan menjadi polusi udara. Selain itu jika ada kertas yang melesat dari api dan belum hangus maka dokumen rahasia masih bisa terbaca. 3) Pemusnahan kimiawi menggunakan bahan kimiawi untuk melenyapkan tulisan dan melunakkan kertas. 4) Pembuburan