BAB III PEMBAHASAN. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian arsip Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corka apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan. Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut : 1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. 2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Jadi, arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan administrasi lainnya, sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip dinamis dari berbagai kantor.

2 Dalam bahasa Inggris arsip statis disebut archieves, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering disebut dengan istilah arsip yang dalam bahasa Belanda disebut Archief sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan. Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang merekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan,rekaman disket) kertas foto kopi dan lain-lain. Salah satu bagian organisasi yang ada di Fakultas Ekonomi adalah bagian kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi, dimana bagian ini harus semaksimal mungkin melakukan pengarsipan yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas. Untuk menjalankan di bagian kemahasiswaan dibutuhkan susunan personalia sebagai tergambar pada struktur organisasi seperti pada gambar 2.2 berikut ini:

3 Drs. Ami Dilham, M.Si Pembantu Dekan III Nina Zailiana, S.Sos Kepala Bag. Kemahasiswaan Mahadi Irianto, SE, Emma deliana S.sos Chairunisa, SE Mulyadi, A.Md M.Si Pegawai Pegawai Pegawai Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian kemahasiswaan Sumber: Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

4 B. Pengorganisasian Arsip Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi. Menurut Drs. Hadi Abubakar (1990 : 20) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti, yaitu sebagai berikut : 1. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. 2. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan. Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masingmasing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 1997 : 2001) yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan Documentary value (nilai dokumentasi). Dari uraian diatas menunjukkan bahwa sistem pengorganisasian yang digunakan oleh bagian Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara yaitu sitem sentralisasi untuk inaktif dan desentralisasi arsip aktif (pada masing-masing central file).

5 C. Jenis Arsip Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: 1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi : a. Arsip aktif adalah Arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi. b. Arsip semi aktif adalah Arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif. c. Arsip inaktif atau semi statis adalah Arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat

6 dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. D. Peranan dan Tujuan Kearsipan 1. Peranan Kearsipan Peranan kearsipan sebagai sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisai untuk membuat dan mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan peranan arsip menurut Serdamayanti (2000 : 18) adalah sebagai berikut : a. Alat utama ingatan organisasi. b. Bahan atau alat pembuktian(bukti otentik). c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya. e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Pada bagian Kemahasiswaan arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan-keputusan perumusan kebijakan. Jadi dapat kita simpulkan bahwa peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi.

7 2.Tujuan Kearsipan Menurut Serdamayanti (2000 : 18), tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan adalah: a. Agar Mudah dan cepat ditemukan kembali jika dibutuhkan lagi b. Terawat dengan baik c. Terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu d. Tersimpan rapi E. Alat-Alat Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa penyimpanan alat-alat arsip adalah kegiatan menyususn warkat-warkat secara sistematis dengan menggunakan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Adapun alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi yaitu : 1. Map Map adalah Lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannnya, map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu:

8 a. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio. Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melindungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan. b. Stopmap tali adalah Stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Stopmap tali disebut juga partapel yang terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. c. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih dikenal dengan nama snelhecter. d. Map tebal. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut dengan briefordner. 2. Folder Folder merupakan Lipatan kertas tebal /karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip didalam file/filling cabinet. Bentuk folder seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup atau seperti map jepitan (snelhecter) tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. 3. Guide Guide merupakan Petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran: panjang cm dan tinggi cm.

9 4. Filling Cabinet (Lemari Arsip) Filing cabinet dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskahnaskah/dokumen bersama dengan guide-guidenya. Umumnya filling cabinet ini berlaci empat tetapi ada juga yang berlaci lima bahkan berlaci enam. 5. Meja dan Kursi Meja merupakan Salah satu perabot kantor yang dipergunakan untuk keperluan menulis atau untuk mengetik. Kursi merupakan Salah satu perabot kantor, merupakan perlengkapan meja yang dipergunakan sebagai tempat duduk oleh para pegawai pada waktu membaca, menulis, atau mengetik. 6. Berkas Kotak (Box File) Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip. 7. Rak Arsip Rak arsip adalah Sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian di beri tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. 8. Rotary Filling Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu). 9. Cardex (Card Index) Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar

10 memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas dari kartu-kartu diberi tanda atau kode agar lebih mudah dilihat. 10. File Yang Dapat Dilihat File yang dapat dilihat (visible reference record file) adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangan, nama-nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papan/buku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera. 11. Mesin-Mesin Kantor Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah Semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya mesin ketik, mesin fotocopy, mesin pengganda, mesin film kecil, mesin cetak film kecil, mesin baca film kecil, mesin baca cetak film kecil, komputer, mesin penghancur kertas, penjepret kertas dan pelubang kertas. 12. Alat-Alat Tulis Yang dimaksud dengan alat-alat tulis adalah Alat-alat yang berhubungan dengan tulis menulis. Yang termasuk alat tulis misalnya : kertas, buku tulis, potlot atau pensil (merah biru, tinta berwarna), asahan pensil, baki surat, cap, bantalan cap, bolpen, karbon, garisan, karton, penghapus, tinta, pulpen, lem atau perekat, tancapan surat, pengungkit kawat jepret, pembuka surat, sandaran buku dan sit stensil. Dari uraian ini dapat dinyatakan bahwa bagian kemahasiswaan telah menggunakan beberapa peralatan yang mendukung pencapaian kegiatan, sehingga dapat dilihat pada peralatan yang relatif sudah baik.

11 F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Menurut Boedi Martono (2001:34) sistem, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu : a. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak. b. Penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip Penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya. Keselamatannya disini baik menyangkut kondisi arsip fisik maupun informasinya. Dimana bagian Kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi USU memiliki peran sangat penting. Secara struktural bagian kemahasiswaan dikelola oleh Subag Kemahasiswaan dipimpin oleh seorang Kepala. Sub bagian Kemahasiswaan ini mempunyai beberapa tugas seperti mengumpulkan dan mengelola data dibidang kemahasiswaan, mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi, melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, melakukan administarsi kemahasiswaan, melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni, melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa. Karena kompleksitas cakupan kerja bagian kemahasiswaan ini, maka perlu dilakukan penataan bidang kearsipan yang baik termasuk penyimpanan dan pengamanan. Sebab jika dalam penanganan tersebut salah, dipastikan akan

12 menimbulkan masalah. Misalnya dalam pencarian kearsipan dan pengamanan arsiparsip yang penting. Upaya penyimpanan serta pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya menyangkut dua aspek penting, yaitu: 1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Sistem Penyimpanan arsip pada bagian kemahasiswaan hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan : a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Dengan cara demikian arsip tidak cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh masing-masing organisasi penciptaan arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini dikarenakan: a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengakibatkan perbedaan jenis kegiatan. b. Volume pekerjaan tidak sama. c. Jenis peralatan yang dipergunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing organisasi. e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi adalah sistem berdasarkan masalah (subjek). Dalam sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau

13 keterangan. Hal ini berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat. Dari uraian dapat dikatakan sistem penyimpanan kearsipan pada bagian kemahasiswaan relatif sudah baik 2. Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Pengamanan arsip pada bagian kemahasiswaan dapat dilihat dari beberapa segi yaitu: a. Pengamanan arsip dari segi informasinya. Pengamanan arsip dari segi informasinya telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam Undang- Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut: 1). Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. 2). Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a. Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah Pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal (dari

14 dalam) dan faktor eksternal (dari luar). Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu,jamur dan sejenisnya, rayap, gegat, dan beberapa jenis serangga perusak/pemakan kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain: 1). Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. 2). Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara (lembab,kering), dan serangan serangga perusak/pemakan arsip. 3). Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil. Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat dan tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin. 3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada bagian Kemahasiswaan Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsiparsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa

15 melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yangs sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a. Pengaturan Ruangan Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut: 1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga tetap kering. 2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. 3) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya. 4) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran. 5) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. 6) Dalam hal-hal tertentu seperti banjir, periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. 7) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip. 8) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempattempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. 9) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.

16 10) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya. b. Kebersihan Kebersihan arsip meliputi: 1) Kebersihan ruangan Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip. 2) Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat. c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah: 1) Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak, jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. 2) Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya. Untuk

17 menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Sistem pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup tetapi seharusnya menggunakan pendingin ruangan (AC) agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis, walaupun ada bebrapa peralatan yang relatif kecil tidak digunakan. G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Penyusutan Arsip Menurut Atmosudirjo (2000:23) penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek pelaksanaannya didasarkan. Karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya sujektif dan berbeda-beda pada setiap organisasi (Lembaga Negara, Badan Pemerintahan) maka Peraturan Pemerintah tersebut dibuat untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan. Dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi.

18 Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masingmasing. b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan. Menurut R.S. Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip adalah: a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan. b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filling. c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya records baru yang deras datangnya, karena file aktif hanya berisikan records yang selalu diperlukan.

19 d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat ditempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat bekerja. e. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya, disimpan sebagai arsip, diawetkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan. 2. Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan- Badan Pemerintahan dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. Lembaga-Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam jadwal retensi arsip masing-masing. b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan Ketetapan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip serta Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional. c. Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemeritahan yang berbentuk Badan Usaha Negara atau Badan-Badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsip Nasional.

20 d. Pemusnahan arsip adalah Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. e. Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga- Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan. f. Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsiparsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip, contoh: Gambar 2.3 Berita acara pemusnahan arsip Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor: Pada hari ini. Tanggal.. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Menteri No. Tanggal. dan Surat Tugas No. Tanggal.. telah melakukan pemusnahan arsip-arsip tercantum dalam daftar terlampir secara *) = a. Penghancuran b. Pembakaran c. Peleburan Kimia 1. ( ) NIP= 2. (..) NIP= Dalam sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekomoni tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi, tetapi biasanya para pegawai melakukan keputusan dan

21 persetujuan secara bersama-sama dalam hal pemusnahan arsip. Para pegawai akan mencari arsip-arsip yang tidak terpakai lagi di almari arsip dan dikeluarkan, untuk selanjutnya dihancurkan atau dileburkan di mesin penghancur kertas, dibuang dan dibakar. Walaupun dalam pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip tidak menggunakan berita acara pemusnahan arsip secara resmi tidak akan menimbulkan kesalahpahaman antara para pegawai karena semuanya dilakukan atas persetujuan para pegawai. Pada bagian kemahasiswaan, penyusutan dan pemusnahan arsip dapat dilakukan dalam dua tahun sekali ataupun satu tahun sekali, tergantung jenis arsip yang dimusnahkan. Contoh arsip yang dimusnahkan dalam jangka waktu dua tahun sekali adalah surat permohonan beasiswa mahasiswa, biasanya dimusnahkan dua tahun sekali setelah diajukan. Contoh lain seperti, surat riset biasanya dimusnahkan satu tahun sekali. Bagian kemahasiswaan selalu melakukan update data, misalnya karena adanya mahasiswa yang mengundurkan diri ataupun tidak mengikuti perkuliahan lagi, serta dalam hal lainnya. Hal ini dilakukan agar data yang diolah dan diproses sesuai dengan kenyataannya. Akan tetapi pelaksanaan sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi belum dapat dikatakan relatif baik walaupun ada beberapa yang belum mengikuti prosedur.

22 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul tugas akhir yaitu : Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan Dekan Fakultas Ekonomi USU sebagai berikut: 1. Salah satu pekerjaan yang banyak dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU adalah pekerjaan menyimpan warkat, arsip, dokumen. Kegiatan ini sering dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan saja. 2. Kearsipan berperan penting terhadap administrasi untuk sebagai sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, perumusan, penganalisisan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. 3. Beberapa faktor yang menyebabkan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi tidak melakukan penataan arsip-arsipnya sebagaimana mestinya antara lain ialah karena kurangnya kesadaran para pegawai, akan pentingnya arsip dalam administrasi. 4. Tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan sebagai penataan yang kurang efektif.

23 B. Saran Berdasarkan kesimpulan dan melihat kenyataan yang tejadi pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran yang diharapkan berguna bagi beberapa pihak, yaitu : 1. Sebaiknya Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dapat mempertahankan dan meningkatkan dalam menyimpan dan memelihara arsip. 2. Diusahakan tetap melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas seperti komputer dan printer serta adanya penambahan fasilitas lain seperti mesin pengganda (fotocopy). 3. Arsip yang dipinjam sebaiknya dicatat dalam buku agenda peminjaman dan menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip. 4. Memberi pengawasan dan sanksi agar pegawai dapat menata kearsipan dengan lebih baik lagi. 5. Memberi pelatihan terhadap pegawai agar tercipta tenaga khusus dan ahli dalam menata kearsipan.