PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

Transkripsi

1 digilib.uns.ac.id PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : SHINTIA WIDIANINGTYAS D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010

2 digilib.uns.ac.id

3 digilib.uns.ac.id PERNYATAAN NAMA NIM : SHINTIA WIDIANINGTYAS : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Juni 2010 Yang membuat pernyataan, Shintia Widianingtyas iv

4 digilib.uns.ac.id MOTTO Seseorang yang sukses adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan kemudian mengerjakannya. Seseorang yang gagal adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan kemudian mengharapkannya. (William A. Ward) Saat Anda menjalani proses hidup tanpa motivasi dan semangat, maka Anda hanya akan merasakan bosan dan hilangnya rasa percaya diri Anda. Oleh sebab itu, siapa pun Anda dan sehebat apa pun diri Anda, adalah wajib untuk memiliki fondasi sifat pantang menyerah di dalam dasar diri terdalam. (Djajendra) Tidaklah berlebihan kalau dikatakan bahwa citra diri positif yang kuat adalah persiapan sukses terbaik dalam kehidupan seseorang. (Dr. Joyce Brothers) v

5 digilib.uns.ac.id PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini akan penulis persembahkan kepada : Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendampingi, memberikan masukan, semangat, dorongan, doa dan segala cintanya yang tak pernah terganti oleh apa pun dan siapa pun. Adik-adikku yang selalu menyemangatiku. Keluarga yang tentunya selalu mendukungku. Teman-temanku D3 MA 07, terima kasih atas dukungan dan perhatiannya selama ini. He always gave me love and kept giving spirit in my life Almamaterku Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta vi

6 digilib.uns.ac.id KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan penyusunan Tugas Akhir dengan judul Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sebagai salah satu syarat untuk mencapai derajat kesarjanaan Program Studi Diploma III pada Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari berbagai pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada kesempatan ini pula dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan penyusunan Tugas Akhir ini. 3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini. 4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku penguji Tugas Akhir yang telah membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini. 5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing akademik yang tidak bosanbosannya memberikan dorongan dalam pelaksanaan kuliah. Serta dengan sabar memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis. vii

7 digilib.uns.ac.id 6. Bapak Drs. Joko Pangarso, MM. selaku Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan Kuliah Kerja Magang (KKM) dalam rangka penyusunan Tugas Akhir. 7. Ibu Dra. Sis Ismiyati, MM. selaku Sekretaris Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin dan bimbingan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM). 8. Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM). 9. Segenap staf dan karyawan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya selama penulis melakukan pengamatan dalam rangka penyusunan Tugas Akhir. 10. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dukungan dan dorongan untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini. 11. Sahabat-sahabatku terima kasih atas segala bantuan dan dukungan yang diberikan kepada penulis selama ini. 12. Semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu hingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Surakarta, Juni 2010 Penulis viii

8 digilib.uns.ac.id DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSETUJUAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii HALAMAN PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL... xii ABSTRAK... xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 5 C. Tujuan Pengamatan... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Tentang Adninistrasi Pengertian Administrasi Proses-proses Administrasi Fungsi-fungsi Administrasi... 9 B. Pengertian Arsip... 9 C. Administrasi Kearsipan Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Penyusutan Arsip Fasilitas Kearsipan Pegawai Kearsipan ix

9 digilib.uns.ac.id D. Metode Pengamatan Jenis Pengamatan Lokasi Pengamatan Jenis dan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta F. Struktur Organisasi BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x

10 digilib.uns.ac.id DAFTAR GAMBAR Halaman GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta xi

11 digilib.uns.ac.id DAFTAR TABEL Halaman TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 Maret TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 Maret TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk TABEL 2.4 Contoh Buku Agenda Surat Keluar xii

12 digilib.uns.ac.id ABSTRAK SHINTIA WIDIANINGTYAS, D PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan. Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif Dari hasil pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip-arsip yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi surat dinas, kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan. Arsip-arsip yang berisi surat-surat dinas diolah dan disimpan oleh bagian Sekretariat khususnya pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, sedangkan arsip-arsip yang berhubungan dengan kegiatan industri, usaha-usaha kecil, menengah maupun besar dan kegiatan perdagangan diolah dan disimpan oleh masing-masing sub bidang. Pelaksanaan administrasi kearsipan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, fasilitas kearsipan yang meliputi alat-alat kearsipan dan sudah mempunyai ruang khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yaitu gudang dengan luas ruangan 5x4 m 2 yang terpisah dengan ruang kerja. Untuk penyusutan arsip belum pernah dilaksanakan dan untuk pegawai kearsipan juga belum ada commit yang to ditunjuk user khusus untuk menangani arsip saja. xiii

13 digilib.uns.ac.id 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan penulisan buku-buku ilmiah lainnya. Arsip (record) yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya sebagai warkat, menurut Basir Barthos (1990 : 1) pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepatcepatnya. Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah 1

14 digilib.uns.ac.id 2 satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan. Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugastugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai faktor commit penentu to user dalam pengelolaan kearsipan yang

15 digilib.uns.ac.id 3 berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran. Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian; melakukan pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil dan pengendalian pencemaran; melakukan penyelenggaraan perlindungan

16 digilib.uns.ac.id 4 terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan pembinaan jabatan fungsional. Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya. Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan dan penataan yang tepat. Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar selama bulan Februari 2010 Maret TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 Maret 2010 No. Bulan Jumlah Ditujukan Kepada Kepala Dinas Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan & PK Februari Maret ,84% 6,36% 37,28% 30,15% 24,56% 38,09% 27,96% 19,04% 9,32% 6,36% Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 Maret 2010 No. Bulan Jumlah 1. Februari Maret 98 Sumber : Sub commit Bagian to Umum user dan Kepegawaian

17 digilib.uns.ac.id 5 Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian dan sebagainya. Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah : Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta?

18 digilib.uns.ac.id 6 C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Tujuan Operasional Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 2. Tujuan Fungsional Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihakpihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 3. Tujuan Individual Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat guna meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

19 digilib.uns.ac.id 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Tentang Administrasi 1. Pengertian Administrasi Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita sebut itu berasal dari bahasa Belanda, administratie, yang menurut Sondang P. Siagian (1973 : 2) yang berarti setiap penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keteranganketerangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Menurut The Liang Gie (1982 : 8) administrasi diartikan sebagai rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Sondang P. Siagian (1973 : 13) mengartikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja (1986 : 1) adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi (1970 : 14), unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak dari administrasi) dalam buku Moekijat (1992 : 16) adalah : 1. Dua orang manusia atau lebih. 2. Tujuan. 7

20 digilib.uns.ac.id 8 3. Tugas yang hendak dilaksanakan. 4. Peralatan dan perlengkapan. Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi mempunyai pengertian yang sempit yaitu merupakan proses penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Proses-proses Administrasi Menurut Moekijat (1992 : 18) proses-proses administrasi antara lain : a. Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan tujuantujuan, penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, pembuatan program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metodemetode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari. b. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuankesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuankesatuan demikian. c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan pegawaipegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan. d. Menjuruskan ialah, memberikan instruksi-instruksi. Ini mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya. e. Mengawasi ialah, berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana.

21 digilib.uns.ac.id 9 3. Fungsi-fungsi Administrasi Menurut Moekijat (1992 : 20) administrasi adalah kegiatan yang meliputi 3 fungsi pokok yaitu : a. Merencanakan apa yang harus dikerjakan. b. Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan. c. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai. B. Pengertian Arsip Pengertian arsip menurut M. N. Maulana (1974 : 16-17) adalah Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar. Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam Undangundang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud suratmenyurat, data-data dan dalam bentuk lainnya.

22 digilib.uns.ac.id 10 C. Administrasi Kearsipan Untuk pengertian administrasi kearsipan akan penulis jelaskan dengan memperhatikan pendapat dari beberapa ahli. Menurut A. W. Widjaja (1986 : 92) administrasi kearsipan diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai penyingkirannya. Menurut R. Soebroto (1980 : 23) yang dimaksud dengan administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat kita tarik kesimpulan bahwa administrasi kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan sampai pemusnahannya. Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses, cara mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi suatu siklus arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. Kegunaan arsip sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Dengan adanya hal tersebut maka setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik itu mempunyai ciri-ciri tertentu, oleh Ig. Wursanto (1995 : 30-32) disebutkan sebagai berikut : a. Mudah dilaksanakan. b. Mudah dimengerti. c. Murah atau ekonomis. d. Tidak memakan banyak tempat. e. Mudah dicapai. f. Cocok bagi organisasi.

23 digilib.uns.ac.id 11 g. Fleksibel atau luwes. h. Dapat mencegah kerusakan. i. Mempermudah pengawasan. Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti tata kerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan, menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah dalam bidang kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 29) dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit-unit kearsipan. 2. Bertambahnya terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. 3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 4. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 5. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah dipelajari, diatur dan dikembangkan pedoman-pedoman seperti yang disebutkan oleh The Liang Gie (1984 : 129) mengenai : 1. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. 2. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat. 3. Penyusutan arsip secara teratur. 4. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.

24 digilib.uns.ac.id 12 Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu : 1. Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. 2. Penyimpanan arsip. 3. Penyusutan arsip. 4. Fasilitas kearsipan. 5. Pegawai kearsipan. 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan receiving penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak lain. Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan. Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan. Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu dengan membaca sampul surat agar diketahui tujuan surat tersebut.

25 digilib.uns.ac.id 13 Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat. Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah untuk menata arsip-arsip secara sistematis dan efektif sehingga arsiparsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip biasa. Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan. Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas / peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu organisasi. Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah suratsurat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya. Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. 2. Penyimpanan arsip Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan bendabenda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Dengan demikian

26 digilib.uns.ac.id 14 maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan tersebut bertujuan untuk : a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan. b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali. c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang. a) Asas Penyimpanan Arsip Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 16-18) yaitu : Asas Sentralisasi Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan. Keuntungan : a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat. b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan arsip. c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat dimusnahkan. d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

27 digilib.uns.ac.id 15 Kelemahan : a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. Asas Desentralisasi Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendirisendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Asas Campuran Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas sebelumnya. Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu : 1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi. 2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi. b) Sistem Penyimpanan Arsip Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan : a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktuwaktu diperlukan. b. Pengambilan arsip commit dari to tempat user penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

28 digilib.uns.ac.id 16 c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto (1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh : a. Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. b. Volume pekerjaan tidak sama. c. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan. e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama. Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud agar : a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi. b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti. c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip. d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan. e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan. Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah

29 digilib.uns.ac.id 17 Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor). Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : ) antara lain : a. Sistem abjad (alphabetical filling system) Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. Sistem pokok soal (subject filling system) Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah. c. Sistem nomor (numerical filling system) Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. d. Sistem wilayah (geographical filling system) Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. e. Sistem tanggal (chronological filling system) Penyimpanan menurut sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan tanggal sebagai pedoman pengaturan dan penyusunannya. Dalam sistem ini penyusunan arsip dengan menggunakan tanggal yang tercantum dalam surat tersebut.

30 digilib.uns.ac.id 18 c) Prosedur Penyimpanan Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutanurutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos (1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolonggolongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Memisah-misahkan (segreting) arsip Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan. 2. Meneliti (examining) arsip Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3. Memadukan (assembling) arsip Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat. 4. Mengklasifikasikan (classification) arsip Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat. 5. Mengindeks (indexing) arsip Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat. c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat menjadi petunjuk commit (indeks) to user arsip yang bersangkutan.

31 digilib.uns.ac.id 19 d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub subjek) pada arsip yang bersangkutan. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang. 7. Menyusun arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan. 8. Memfile arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu. Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Oleh A. W. Widjaja (1986 : ) disebutkan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi : a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi. b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi pencipta arsip tetapi commit berada to di user Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

32 digilib.uns.ac.id Penyusutan arsip Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan biaya dalam perawatannya. Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 208) adalah : 1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. a) Pemindahan arsip Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2 (dua) kegiatan pokok commit yaitu to user pemindahan dan pemusnahan arsip.

33 digilib.uns.ac.id 21 Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan. Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212) adalah : 1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif. 2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip. Dengan demikian, petugas harus membuat : a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. b. Daftar jenis arsip yang diserahkan. b) Penyusutan arsip Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut : 1. Penghematan penggunaan ruangan kantor. 2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan. 3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip. Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh dalam melakukan penyusutan arsip adalah menentukan penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W. Widjaja (1986 : 181) adalah sebagai berikut :

34 digilib.uns.ac.id 22 a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam golongan warkat yaitu : 1. Vital Record (warkat sangat penting). 2. Important Record (warkat penting). 3. Useful Record (warkat berguna). 4. Nomessontial (warkat tidak penting). b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan, yaitu : 1. Nonessential (warkat tidak penting). 2. Helpful (warkat berguna). 3. Important (warkat penting). 4. Vital (warkat sangat penting). Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut. Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Sedangkan dalam pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu sebagai berikut : 1. Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi : a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan arsip. b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip. e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas. 2. Perumusan arsip baru disertai Berita Acara Pemusnahan Arsip.

35 digilib.uns.ac.id Fasilitas Kearsipan a) Peralatan Arsip Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986 : 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) macam yaitu : 1. Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya. 2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya. 3. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya. 4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya. Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : ) antara lain : 1. Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. 2. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri). 3. Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip. 4. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya. 5. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan. 6. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, commit hal, isi to ringkas, user unit yang menangani surat.