BAB II TINJAUAN TEORITIS

Transkripsi

1 2.1 Pengertian Arsip BAB II TINJAUAN TEORITIS Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2000, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu: 1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Sedangkan pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 10

2 10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Menurut The Liang Gie (2002, 118) menyatakan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali. Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembagalembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan kumpulan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali. 11

3 2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003, 19). Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991, 18-19), yaitu : 1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu, a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu: 1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebgai sumber komunikasi 6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian. ( Mulyono, Sularso. 1985, 11-14) Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi, sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian. Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai hal baik itu surat, berkas-berkas sehingga dapat dijadikan petunjuk apabila ada 12

4 yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah. Peranan arsip menurut Sedarmayanti (2003, 19) adalah : 1. Alat utama ingatan organisasi 2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) 3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. 2.3 Jenis-jenis Arsip Arsip menurut Wursanto (1991, 29) dapat ditinjau atau dibedakan berdasarkan jenis-jenisnya seperti berikut: 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut. 2. Arsip Statis Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas, tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Adapun jenis arsip menurut Wursanto (1991, 21-28) berdasarkan dari subjek atau isinya antara lain: 1. Arsip Keuangan Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji. 2. Arsip Kepegawaian Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai. 3. Arsip Pemasaran Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang. 4. Arsip Pendidikan Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah masalah pendidikan seperti Garis Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis-jenis arsip terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan 13

5 secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian Penggolongan Arsip Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya. Menurut Wursanto (1991, 22) juga menyatakan bahwa: Penggolongan arsip berdasarkan sifat kepentingannya yaitu arsip nonesensial merupakan arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan, arsip penting yaitu arsip mempunyai nilai hukum, arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Pendapat lain tentang penggolongan arsip menurut Wursanto (1991, 21) berdasarkan subjek atau isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara lain: Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya ada beberapa macam misalnya, surat dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Berdasarkan pernyataan di atas bahwa penggolongan arsip dilihat dari sisi isinya, bentuk, nilai dan fungsinya yang mana terdapat beberapa arsip-arsip menurut dari penggolongan arsipnya berdasarkan masing-masing jenisnya Siklus Arsip Siklus hidup Arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan 14

6 data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan. Martono (1990, 10) mengemukakan bahwa pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement). Gambar 1: Siklus Arsip Sumber: Sedarmayanti (1992, 17) Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu: 1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip. 5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. 15

7 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti 1992, 17). 2.4 Sistem Pengelolaan Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip Dalam pengelolaan arsip, pelu adanya pedoman yang merupakan rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan, dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan arsiparsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun pemerintah: 1. Map a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas. b. Stopmap tali (Portapel), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri. 16

8 c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas. d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan. 2. Folder Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet. 3. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip. 4. Filing Cabinet (File Cabinet) Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkasberkas atau arsip. 5. Almari arsip Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip. 6. Meja Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara. 7. Kursi Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File) Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak arsip Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun. 10. Mesin-mesin kantor Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas (Perforator). 17

9 11. Alat-alat tulis Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya. Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis Pola Klasifikasi Kearsipan Dalam upaya merealisasikan konsep pengelolaan arsip serta dapat mengaplikasikan pada tatanan pelaksanaan, maka dalam kesempatan ini saya mencoba menawarkan sebuah konsep klasifikasi arsip yang sederhana mendasar namun untuk keperluan nyata dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang memadai. Menurut Supardi (2015, 4) Pola Penataan kearsipan ini dilaksanakan melalui empat tahapan yang meliputi : 1. Pencarian dan pelengkapan arsip-arsip yang pernah dibuat 2. Pengelompokan Arsip 3. Penciptaan Klasifikasi dan Indeksasi 4. Penataan Akhir dan sebaiknya Dalam rangka penertiban masalah administrasi ini maka perlu dibuat suatu pola klasifikasi yang akan memudahkan penataan arsip dan memudahkan pencarian arsip oleh pembuat arsip Prinsip Dasar dan Pola Penyusunan Klasifikasi Klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada petugas/pengelola arsip agar dapat mengelola arsip dengan baik. 18

10 Klasifikasi atau penggolongan menurut Widjaja (1986, 133) merupakan pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok. Klasifikasi menurut Sedarmayanti (2003, 37) adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya. Prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah proses penyimpanan dan dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan. Menurut Supardi (2015, 5) menyatakan bahwa bentuk penyusunan arsip adalah: a) Klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kota disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua unit serta institusi atau relasi yang mendukung keberadaan lembaga dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR utama yang dilengkapi dengan kode pembantu. b) Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum pemerintahan, didahului oleh tiga perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga, sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola. c) Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota ( ) sepuluh kelompok pokok masalah tersebut adalah sebagai berikut: 000 UMUM 100 PEMERINTAH 200 POLITIK 300 KEAMANAN/KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT 500 PEREKONOMIAN 600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 700 PENGAWASAN 800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum pemerintahan Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota ( ). 19

11 Mekanisme Pengelolaan Arsip Mekanisme pengelolaan kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi, manajemen, dan administrasi. Sebab arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan kantor karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks terutama dalam pengelolaan administrasi dan organisasi, oleh sebab itu pengelolaan arsip selalu berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen yang lainnya, jadi demi kelancaran pengelolaan, baik pada kantor pemerintahan swasta, baik besar maupun kecil diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Arsip atau kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan lembaga-lembaga swasta dalam kelancaran kegiatannya. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 menjelaskan bahwa mekanisme dalam pengelolaan arsip adalah : 1. Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah memenuhi kriteria arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip masing-masing lembaga negara setiap akhir tahun; 2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip usul pindah dari unit pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul pindah tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan arsip; 4. Sesegera mungkin harus menata dan menyimpan arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat arsip; 5. Menata arsip berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli; 6. Menata arsip melalui kegiatan: a. Pengaturan fisik arsip; b. Pengolahan informasi arsip; dan c. Penyusunan daftar arsip inaktif. 7. Daftar arsip sekurang-kurangnya memuat: a. Pencipta arsip; b. Unit pengolah; c. Nomor arsip; d. Kode klasifikasi; e. Uraian informasi arsip; f. Kurun waktu; g. Jumlah; h. Keterangan (media simpan arsip dan kondisi fisik arsip); dan 20

12 i. Lokasi simpan. 8. Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip yang disimpan di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan dengan cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan perundang-undangan. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. 10. Mengkoordinasikan pelaksanaan alih media termasuk pemberian autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil alih media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang ditunjuk olehnya. 11. Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan yang sekurang-kurangnya memuat: a. Waktu pelaksanaan; b. Tempat pelaksanaan; c. Jenis media; d. Jumlah arsip; e. Keterangan proses alih media yang dilakukan; f. Pelaksana; dan g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan. 12. Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan, yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang: a. Unit pengolah; b. Nomor urut; c. Jenis arsip; d. Jumlah arsip; dan e. Kurun waktu Sistem Penyimpanan Arsip ( Filing System) Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan. Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan dari penataan itu adalah : 1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan atau proses pekerjaan. 21

13 2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali. 3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar dan hilang. (Widjaya, A.W.1990:141). Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70): 1. Sistem Abjad ( Alphabetical System) Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu: a) Indeks nama orang. b) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta. c) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya. d) Indeks nama tempat atau wilayah. Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah: i. lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya. ii. Folder. Ada dua macam folder yaitu: a) Folder campuran atau umum. Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima masalah atau perihal/subjek. b) Folder individu atau folder khusus. 22

14 Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja. Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara kronologis berdasarkan urutan tanggal. b) Kartu Tunjuk Silang. Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau namanama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan. Gambar: Sistem Abjad 2. Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System) Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan Daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek ini adalah: 23

15 1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama. 2. Menetapkan hal secara rinci. 3. Mengindeks sesuai dengan daftar indeks. 4. Memberi kode sesuai dengan daftar indeks. 5. Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks. 6. Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat Gambar: Sistem Pokok Soal 3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System) Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam penataan arsip terdiri dari: 1) Sistem Dewey. Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem desimal atau persepuluhan. 2) Sistem Terminal Digital. Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal, judul/caption nomor surat, tanggal surat yang difile / diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan. 3) Sistem Nomor Murni. 24

16 Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan surat. Gambar :Sistem Nomor Atau Angka 4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System) Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang bersangkutan. Gambar: Sistem Wilayah atau Daerah 25

17 5. Sistem Tanggal (Choronological Filing System) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks. Gambar : Sistem Tanggal 2.5 Temu Kembali Arsip Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat, Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74). Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren (1996 :75): Sistem Kartu Kendali menyatakan Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 26

18 4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas. 5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun. 2.6 Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak. Menurut Suparjati (2004, 30) mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik: 1. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya. 2. Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia. a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu b. Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus. c. Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan minuman dan sebagainya. Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan terhadap kerusakan.pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : ) : a) Pemeliharaan 1. Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. 2. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. 27

19 3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. 4. Kebersihan Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga. b) Tujuan Pemeliharaan Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : 1. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. 2. Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. c) Pencegahan Kerusakan Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain : 1. Penggunaan Air Conditioner (AC) Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik. 2. Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri. 3. Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : i. Tradisional Yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. ii. Laminasi Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii. Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 2.7 Penyusutan Arsip Tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian arsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan cara memindahkan sebagian arsip ke tempat lain, memusnahkannya maupun menyerahkannya ke kantor arsip daerah. Menurut Barthos (2009, 101) penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari Unit 28

20 Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah : (a) metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terus-menerus, merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu. Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat penting di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan. 2.8 Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103). Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan : 1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip; 2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional. Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA : a) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif b) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif c) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya d) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen e) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional 29