THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK) Fifth Edition

Transkripsi

1 RESUME BUKU THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK) Fifth Edition oleh Marsha Chumaira, Muhammad Ardan M. Corny, CHAPTER 4: PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT (MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK) Project Integration Management meliputi proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi, menjelaskan, menggabungkan, menyatukan serta mengkoordinasikan berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek dalam Project Management Process Groups. Dalam konteks manajemen proyek, integrasi meliputi karakteristik unifikasi, konsolidasi, komunikasi, dan integratif tindakan yang sangat penting untuk pengendalian pelaksanaan proyek melalui penyelesaian, keberhasilan mengatur harapan para stakeholder, dan memenuhi persyaratannya. Project Integration Management juga termasuk membuat pilihan mengenai alokasi sumber daya, membuat trade-off di antara tujuan bersaing dan alternatif-alternatifnya, serta mengelola hal-hal bersamaan di antara Knowledge Area manajemen proyek. Proses manajemen proyek biasanya ditunjukkan sebagai proses-proses yang berlainan dengan sementara didefinisikan pada antarmuka. Pada prakteknya, mereka dapat terjadi dalam bersamaan waktu dan berinteraksi dengan cara yang tidak dapat terperinci sepenuhnya dalam PMBOK Guide. Berikut adalah gambaran mengenai proses Project Integration Management, diantaranya: 1 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

2 4.1 Develop Project Charter Proses pengembangan sebuah dokumen yang secara resmi mengesahkan adanya sebuah proyek dan memberikan hak kepada manajer proyek untuk mempergunakan organisasi sumber daya bagi sebuah kegiatan proyek. Project Charter menentukan hubungan antara siapa yang menjalankan dan mengajukan. Dalam kasus proyek eksternal, kontrak formal biasanya merupakan cara yang lebih disukai untuk membuat perjanjian. Sebuah project charter masih digunakan dalam membuat kesepakatan internal dalam suatu organisasi untuk menjamin penyampaian yang tepat di bawah kontrak. Project charter yang disetujui secara resmi menginisiasi proyek. 4.2 Develop Project Management Plan Proses penjelasan, persiapan, dan pengoordinasian semua rencana tambahan dan mengintegrasikan mereka ke dalam sebuah rencana manajemen proyek yang komprehensif. Proyek dengan dasar yang terintegrasi dan rencana tambahan dapat dimasukkan dalam rencana manajemen proyek. 2 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

3 Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek dijalankan, diamati, dikendalikan, dan diselesaikan. Lalu juga bergantung pada penerapan serta kerumitan dari proyek. Ini dikembangkan melalui serangkaian proses yang terintegrasi. Proses ini menghasilkan rencana manajemen proyek yang semakin diuraikan oleh pembaharuan dan dikendalikan serta disetujui melalui proses Perform Integrated Change Control (bagian 4.5). 4.3 Direct and Manage Project Work Proses terpenting dengan melaksanakan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dan menerapkan perubahan yang diterima untuk mencapai tujuan proyek. Aktivitas Direct and Manage Project Work dapat meliputi dibawah ini namun tidak terbatas pada: Melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan proyek; Membuat proyek yang mampu disediakan untuk memenuhi pekerjaan proyek yang direncanakan; Menyediakan, melatih, dan mengatur anggota tim yang ditugaskan dalam proyek; Memperoleh, mengatur, dan menggunakan sumber daya meliputi material, peralatan, perlengkapan, dan fasilitas; menerapkan metode dan standar yang direncanakan; Membangun dan mengelola komunikasi dalam proyek, baik secara eksternal dan internal dalam tim proyek; Menghasilkan data kinerja, seperti biaya, jadwal, teknis, progress kualitas, dan keadaan untuk memudahkan prediksi; Mengeluarkan permintaan perubahan dan melaksanakan perubahan-perubahaan yang diterima ke dalam ruang lingkup proyek, perencanaan, dan lingkungan sekitarnya; Mengatur resiko dan melaksanakan kegiatan respon resiko; Mengatur penjual dan pemasok; Mengatur stakeholders dan keterlibatan mereka, serta Mengumpulkan dan mempelajari dokumen serta melaksanakan kegiatan perbaikan yang disetujui. 3 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

4 4.4 Monitor and Control Project Work Proses pelacakan, peninjauan, dan pelaporan progres proyek terhadap tujuan pelaksanaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek. Monitoring merupakan sebuah aspek manajemen proyek yang dilakukan sepanjang proyek. Monitoring meliputi pengumpulan, pengukuran, dan pendistribusian informasi kinerja serta penilaian pengukuran dan tren untuk proses perbaikan. Pemantauan terus menerus memberikan tim manajemen proyek wawasan mengenai keadaan proyek dan mengidentifikasi daerah-daerah yang memerlukan perhatian khusus. Kontrol meliputi penentuan tindakan perbaikan atau pencegahan serta penindaklanjutan rencana untuk menentukan tindakan apa yang diambil dalam menyelesaikan masalah. Proses Monitor and Control Project Work berhubungan dengan: Membandingkan kinerja proyek aktual terhadap rencana manajemen proyek; Menilai kinerja untuk menentukan tindakan koreksi apa atau pencegahan kemudian merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan; Mengidentifikasi resiko baru dan menganalisis, melacak, dan memantau resiko proyek yang ada untuk memastika resiko yang diidentifikasi, lalu statusnya dilaporkan, dan bahwa rencana respon resiko yang tepat sedang dieksekusi; Menjaga keakuratan, ketepatan waktu serta terkait dokumentasi penyelesaian proyek; Memberikan informasi untuk membantu melaporkan keadaan, pengukuran progres, dan perkiraan; Memberikan perkiraan untuk informasi biaya dan jadwal saat ini; Memantau pelaksaan dari perubahan yang diterima; Memberikan laporan yang sesuai dengan progres dan keadaan untuk program manajemen sebagimana proyek merupakan bagian dari keseluruhan program. 4.5 Perform Integrated Change Control Proses peninjauan semua permintaan perubahan; penerimaan perubahan dan mengatur perubahan untuk mampu disediakan, aset proses organisasi, dokumen-dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek serta berkomunikasi penempatan mereka. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu memungkinkan untuk perubahan dalam proyek yang akan dipertimbangkan secara terpadu sambil mengurangi risiko proyek, yang sering muncul dari perubahan yang dibuat tanpa pertimbangan untuk tujuan atau rencana proyek secara keseluruhan. 4 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

5 Proses Perform Integrated Change Control dilakukan dari awal proyek sampai selesai dan tanggung jawab utama dari manajer proyek. Rencana manajemen proyek, pernyataan ruang lingkup proyek, dan hal lainnya dipelihara dengan hati-hati dan terus mengatur perubahan, baik dengan menolak atau menyetujui perubahan. Perubahan dapat diminta oleh stakeholders yang terlibat dengan proyek. Meskipun perubahan dapat berawal secara lisan, hal ini harus dicatat dalam bentuk tertulis dan dimasukkan ke dalam manajemen dan atau konfigurasi perubahan sistem manajemen. Proses-proses permintaan perubahan mungkin memerlukan informasi mengenai perkiraan dampak waktu dan dampak biaya. Beberapa kegiatan yang termasuk dalam proses Perform Integrated Change Control adalah sebagai berikut: Configuration Identification; Configuration Status Accounting; Configuration Verification and Audit. 4.6 Close Project or Phase Proses finalisasi seluruh kegiatan di semua proses manajemen proyek yang secara resmi menyelesaikan fase atau proyek. Ketika mengakhiri proyek, manajer proyek meninjau semua informasi terlebih dahulu dari fase penyelesaian sebelumnya untuk memastikan bahwa semua pekerjaan proyek selasai dan bahwa proyek tersebut telah memenuhi tujuannya. Karena ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana manajemen proyek, manajer proyek meninjau dasar lingkup untuk memastikan penyelesaian sebelum pertimbangan proyek diselesaikan. Proses Close Project or Phase juga menetapkan prosedur untuk menyelidiki dan mendokumentasikan alasan untuk tindakan yang diambil jika proyek dihientikan sebelum selesai. Agar berhasil mencapai hal ini, manajer proyek perlu melibatkan semua stakeholders dalam prosesnya. Ini mencakup semua kegiatan yang direncanakan untuk penutupan administrasi proyek atau fase, termasuk metodologi langkah demi langkah seperti: Tindakan dan kegiatan untuk memenuhi penyelesaian atau kriteria untuk fase atau proyek; Tindakan dan kegiatan yang diperlukan untuk mentransfer produk proyek, jasa, atau hasil tahap berikutnya atau untuk memproduksi daan atau mengoperasikan; dan 5 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

6 Kegiatan yang dibutuhkan untuk mengumpulkan catatan proyek atau fase, keberhasilan atau kegagalan proyek audit, menggabungkan pelajaran serta informasi arsip proyek untuk penggunaan masa depan oleh organisasi yang berwenang. 6 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

7 CHAPTER 5: PROJECT SCOPE MANAGEMENT (MANAJEMEN LINGKUP PROYEK) Di dalam manajemen lingkup proyek ini meliputi proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek telah mencakup semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Berikut adalah gambaran mengenai proses Project Scope Management, diantaranya: 5.1 Plan Scope Management - Proses membuat manajemen lingkup dengan mendokumentasikan bagaimana project scope akan didefinisikan, divalidasi, dan dikontrol. Kunci keberhasilan proses ini adalah menyediakan petunjuk dan arahan bagaimana scope akan diatur selama proyek. Inputs Project Management Plan Project Charter - menyediakan informasi tentang deskripsi proyek dan karakteristik produk. 7 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

8 Enterprise Environmental Factors meliputi kultur organisasi, infrastruktur, tenaga administrasi personalia, dan kondisi pasar. Organizational Process Assets meliputi kebijakan, prosedur, informasi historis, lesson learned. Outputs Scope Management Plan Proses untuk mempersiapkan pernyataan project scope yang rinci; Proses pembuatan WBS dari pernyataan project scope; Proses yang menentukan bagaimana WBS akan dijaga; Proses yang menentukan bagaimana penerimaan dari deliverables proyek yang telah selesai akan diperoleh; Proses yang mengatur bagaimana pemrosesan permintaan perubahan pekerjaan. Requirements Management Plan Bagian dari project management plan yang mendeskripsikan bagaimana requirements dianalisis, didokumentasi, dan dikelola. 5.2 Collect Requirements - Proses menentukan, mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan stakeholders dan persyaratan-persyaratan agar mencapai objektif dari proyek. Kunci keberhasilan proses ini adalah mampu menyediakan dasar untuk mendeskripsikan dan mengelola project scope. Requirements Classification Business requirements; Stakeholder requirements - kebutuhan stakeholders; Solution requirements - functional requirements (proses, data, interaksi dengan produk) dan nonfucntional requirements (ketahanan, keamanan, performance, dll); Transition requirements; Project requirements - tindakan, proses, atau kondisi lainnya dari proyek yang diperlukan. Quality requirements - kondisi atau kriteria yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek yang sukses atau deliverable proyek atau pemenuhan requirements lainnya. Inputs Scope Management Plan 8 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

9 Requirements Management Plan - menyediakan proses yang akan digunakan dalam proses collect requirements untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder Stakeholder Management Plan Project Charter - menyediakan deskripsi proyek sehingga dapat mengembangkan requirements Stakeholder Register - mengidentifikasi stakeholders yang dapat menyediakan informasi pada requirements. Tools & Techniques Interviews - wawancara untuk mendapatkan informasi dari stakeholders Focus Groups - focus groups discussion berisikan para stakeholders untuk mempelajari ekpekstasi dan sikap mereka terhadap sebuah produk Facilitated Workshops - diskusi bersama stakeholders untuk menentukan product requirements. Group Creativity Techniques - meliputi brainstorming, nominal group technique, idea/mind mapping, affinity diagram, multicriteria decision analysis Group Decision-Making Techniques - meliputi unanimity, majority, plurarity, dan dicatorship. Questionnaire & Surveys Observations Prototypes - mendapatkan informasi/umpan balik dari suatu model dari produk sebelum produk tersebut benar-benar dibuat. Benchmarking - membandingkan proses yang dilakukan dengan organisasi lain untuk mendapatkan ide untuk perbaikan, dsb. Context Diagrams - menggambarkan product scope dengan menunjukkan sistem (proses, peralatan, dsb.) dan bagaimana orang dan sistem lainnya berinteraksi dengan sistem tersebut. Document Analysis - menganalisis dokumen-dokumen proyek seperti business plans, agreements, dsb. untuk mendapatkan requirements. Outputs Requirements Documentation business requirements stakeholders requirements solution requirements 9 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

10 project requirements transition requirements requirements assumption, dependencies, and constraints Requirements Traceability Matrix business needs, opportunities, goals, and objectives project objectives project scope / WBS deliverables product design product development test strategy and test scenarios high level requirements 5.3 Define Scope - Proses mengembangkan deskripsi proyek yang detail. Kunci keberhasilan proses ini adalah mampu menyediakan batasan proyek dengan mendfinisikan requirements yang mana saja yang akan dimasukkan ke dalam project scope. Inputs Scope Management Plan: menyediakan aktivitas untuk mengembangkan, mengawasi, dan mengontrol project scope. Project Charter: menyediakan deskripsi proyek. Requirements Documentation: digunakan untuk menentukan requirements yang mana yang akan dimasukkan ke dalam proyek. Organizational Process Assets: kebijakan, prosedur, dokumen proyek sebelumnya, lesson learned. Outputs Project Scope Statement Deskripsi lingkup pekerjaan, deliverables, asumsi, dan batasan proyek. product scope description acceptance criteria deliverable project exclusion constraints assumptions Project Documents Updates 10 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

11 Beberapa dokumen yang dapat diperbaharui: stakeholder register requirements documentation requirements traceability matrix 5.4 Create WBS - Proses membagi deliverables dan pekerjaan proyek ke komponen yang lebih kecil dan mudah dikelola. Inputs Scope Management Plan - menentukan bagaimana membuat WBS dari pernyataan lingkup proyek dan bagaimana WBS akan dipelihara. Project Scope Statement - deskripsi pekerjaan yang akan dilakukan dan batasanbatasan proyek. Requirements Documentation - untuk memahami kebutuhan apa yang harus diselesaikan. Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets - kebijakan, prosedur, WBS template, dokumen dan lesson learned proyek-proyek sebelumnya. Tools & Techniques Decomposition - teknik yang digunakan untuk membagi lingkup dan deliverables proyek ke komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Expert Judgment - untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan deliverable proyek ke komponen yang lebih kecil. Outputs Scope Baseline Project scope statement - deskripsi lingkup proyek, deliverables, asumsi, dan batasan. WBS WBS dictionary - dokumen yang menyediakan informasi deliverables, aktivitas, dan penjadwalan. Project Documents Updates requirements documentation 5.5 Validate Scope - Proses menyusun penerimaan deliverables proyek yang telah selesai. Inputs 11 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

12 Project Management Plan - scope management plan & scope baseline Requirements Documentation Requirements Traceability Matrix Verified Deliverables - deliverables proyek yang telah selesai dan diperiksa dalam proses kontrol kualitas. Work Performance Data Outputs Accepted Deliverables - deliverables yang telah memenuhi kriteria ditandatangani dan disetujui oleh customer/sponsor. Persetujuan ini didokumentasikan lalu dokumennya dilanjutkan untuk digunakan dalam tahap penutupan proyek Change Requests - deliverables yang belum disetujui mungkin perlu dilakukan beberapa perubahan untuk memperbaiki kekurangan. Work Performance Information - perkembangan proyek seperti deliverables mana yang telah dimulai, perkembangannya, yang telah selesai, atau yang telah disetujui. Project Documents Updates - dokumen yang melaporkan perkembangan penyelesaian pekerjaan. 5.6 Control Scope - Proses pemantauan status proyek dan pengelolaan perubahan untuk scope baseline. Kunci keberhasilan proses ini adalah dapat memelihara scope baseline sepanjang proyek. Proses ini menjamin semua perubahan yang diminta dan tindakan preventif/korektif yang direkomendasikan terlaksana melalui proses perform integrated change control. Inputs Project Management Plan: scope baseline, scope management plan, change management plan, configuration management plan, requirements management plan. Requirements Documentation: requirements yang terdokumentasi dengan baik membuat lebih mudah untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari lingkup proyek yang telah disetujui. Requirements Traceability Matrix: membantu untuk mendeteksi akibat dari perubahan scope baseline pada objektif proyek. Work Performance Data: dapat berupa jumlah permintaan perubahan yang diterima, jumlah deliverables yang telah selesai, dll. Organizational Process Assets: scope, kebijakan, prosedur, petunjuk, metode pemantauan dan pelaporan, dll. 12 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

13 Tools & Techniques Variance Analysis Teknik untuk menentukan penyebab dan derajat perbedaan antara baseline dan performance aktual. Hal penting lainnya dari proses scope control (selain menentukan penyebab dan derajat perbedaan) adalah menentukan tindakan preventif atau korektif yang dibutuhkan. Outputs Work Performance Information - informasi bagaimana project scope dilaksanakan dibandingkan dengan scope baseline. Change Requests - dapat berupa tindakan preventif/korektif, perbaikan kerusakan, atau permintaan perbaikan. Project Management Plan Updates - scope baseline updates, other baseline updates. Project Document Updates - requirements documentation, requirements traceablity matrix. Organizational Process Assets Updates - penyebab perbedaan yang terjadi, tindakan korektif yang dipilih beserta alasannya, lesson learned lainnya (dari project scope control). 13 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

14 CHAPTER 6: PROJECT TIME MANAGEMENT (MANAJEMEN WAKTU PROYEK) Manajemen waktu proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek secara tepat waktu. Di beberapa proyek, khususnya yang memiliki lingkup lebih kecil, mendefinisikan kegiatan-kegiatan, mengurutkan kegiatan, memperkirakan sumber daya, memperkirakan durasi, dan mengembangkan jadwal merupakan kegiatan yang sangat erat berkaitan. Mereka semua merupakan sebagai sebuah kesatuan proes yang dapat dilakukan oleh seseorang selama jangka waktu yang relatif singkat. Berikut adalah gambaran mengenai proses Project Time Management, diantaranya: 6.1 Plan Schedule Management Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek. Inputs Project Management Plan - terdiri dari Scope Baseline (terdiri dari project scope statement dan detil WBS yang digunakan untuk mendefinisikan kegiatan-kegiatan, estimasi durasi, 14 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

15 dan manajemen waktu) serta informasi lainnya yang berhubungan mengenai biaya, risiko, dan keputusan komunikasi dari rencana manajamen proyek yang digunakan untuk mengembangkan jadwal. Project Charter berisi tentang ringkasan milestone schedule dan persetujuan persyaratan proyek yang akan mempengaruhi manajemen perihal jadwal proyek. Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Tools and Techniques Expert Judgment ditunjukkan oleh informasi historis, memberikan pengetahuan yang dalam dan berharga mengenai lingkungan dan informasi dari proyek yang serupa. Mereka juga dapat memberikan saran mengenai penggabungan cara dan metode untuk mencocokkan dari perbedaan yang ditemukan untuk kegiatan yang dilakukan dan harus digunakan dalam mengembangkan rencana pengelolaan jadwal. Analytical Techniques Meetings Outputs Schedule Management Plan sebagai contohnya rencana manajemen jadwal dapat membantu dalam menentukan dibawah ini: Model contoh pengembangan jadwal proyek metode jadwal dan alat penjadwalan yang akan digunakan dalam pengembangan proyek ditentukan. Tingkat keakuratan rentang yang diterima digunakan dalam menentukan estimasi durasi kegiatan yang realistis adalah ditentukan dan mungkin termasuk kemungkinan yang ada. Satuan ukuran (units of measure) setiap satuan yang digunakan dalam pengukuran seperti staff hour, staff days atau mingguan untuk satuan waktu atau meter, liter, ton, kilometer, serta kubik untuk satuan jumlah/kuantitas didefinisikan untuk masing-masing sumber daya. Organizational procedures link memberikam kerangka kerja untuk rencana manajemen jadwal, memungkinkan untuk konsistensi dengan estimasi dan jadwal yang dihasilkan. Project schedule model maintenance proses digunakan untuk memperbarui status dan rekam progress dari jadwal proyek selama pelaksanaan proyek. Control thresholds Rules of performance measurement 15 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

16 Reporting formats Process description 6.2 Define Activities Proses identifikasi dan dokumentasi tindakan khusus yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverables proyek. Inputs Schedule Management Plan input utama dari rencana manajemen jadwal adalah detil dari tingkat yang ditentukan untuk mengelola pekerjaan. Scope Baseline Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Tools and Techniques Decomposition cara yang digunakan untuk membagi project scope dan deliverables proyek ke lingkup yang lebih kecil untuk lebih mudah diatur. Kegiatan ini merupakann upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan paket pekerjaan. Proses define activities menentukan output akhir sebagai kegiatan daripada deliverables, seperti yang dilakukan dalam proses pembuatan WBS. Daftar kegiatan, WBS, dan WBS dictionary dapat dikembangkan baik secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan WBS dictionary sebagai dasar untuk pengembangan daftar kegiatan akhir. Tiap paket pekerjaan dalam WBS diuraikan ke dalam kegiatan yang diperlukan untuk menghasilkan deliverables paket pekerjaan. Keterlibatan anggota tim dalam menguraikan pekerjaan dapat menyebabkan hasil yang lebih baik dan akurat. Roliing Wave Planning Expert Judgment Outputs Activity List merupakan daftar lengkap yang mencakup semua jadwal kegiatan yang diperlukan pada proyek. Daftar kegiatan juga termasuk deskripsi dari lingkup pekerjaan untuk setiap kegiatan secara cukup rinci untuk memastikan bahwa anggota tim proyek memahami pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan. Setiap kegiatan harus memililiki nama yang jelas untuk menunjukka jadwalnya, bahkan jika nama kegiatan ditampilkan di luar konteks dari jadwal proyek. 16 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

17 Activity Attributes Milestone List merupakan titik significant dari kegiatan proyek dimana terdiri dari daftar identifikasi seluruh proyek yang menunjukkan milestone adalah wajib seperti yang disyaratkan oleh kontrak atau berdasrkan informasi historis. Milestones mirip dengan jadwal kegiatan rutin, dengan struktur yang sama tetapi mereka memiliki durasi nol karena merupakan momen dalam waktu. 6.3 Sequence Activities Proses identifikasi dan mendokumenrasi hubungan diantara kegiatan-kegiatan proyek. Inputs Schedule Management Plan mengidentifikasi metode penjadwalan dan alat yang digunakan unutk proyek, dimana akan menunjukan bagaimana kegiatan akan diurutkan. Activity List berisikan seluruh jadwal kegiatan yang dibutuhkan proyek, dimana akan diurutkan. Ketergantungan dan kendala untuk kegiatan ini dapat mempengaruhi urutan dari kegiatan. Activity Attributes menggambarkan urutan peristiwa yang diperlukan atau dari pendahulunya atau penggantinya. Milestone List tanggal penjadwalan untuk milestones yang spesifik, dimana dapat mempengaruhi bagaimana kegiatan diurutkan. Project Scope Statement berisi deskripsi project scope, yang terdiri dari karakteristik produk yang dapat mempengaruhi pengurutan kegiatan, seperti tata letak dari sesuatu yang akan dibangun. Enterprise Environmental Factors Standar pemerintah atau industry Projecr Management Information System (PMIS) Alat penjadwalan Sistem autorisasi perusahaan kerja Organizational Process Assets terdiri dari dokumen-dokumen korporat sebagai pengetahuan dasar yang digunakan untuk metode penjadwalan, kebijakan formal dan informal kegitan yang ada berhubungan dengan prosedur, pedoman, seperti metode penjadwalan yang dipertimbangkan dalam pengembangan hubungan logika, dan contoh yang dapat digunakan untuk mempercepat persiapan kegiatan proyek. Informasi kegiatan 17 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

18 terkait yang menjadi contoh juga dapat berisikan informasi tambahan yang berguna dalam pengurutan kegiatan. Tools and Techniques Precedence Diagramming Method (PDM) merupakan cara yang digunakan untuk membangun sebuah model penjadwalan dimana kegiatan-kegiatan ini digambarkan dengan nodes dan secara grafis dihubungkan oleh satu atau lebih hubungan logika untuk menunjukkan urutan kegiatan yang akan dilakukan. Salah satu metode dari PDM ini adalah activity-on-node (AON), ini merupakan metode yang digunakan di paket perangkat lunak manajemen proyek. PDM terdiri dari 4 (empat) tipe ketergantungan atau hubungan logika. Kegiatan pendahulunya merupakan kegiatan logika yang muncul sebelum kegiatan yang bergantung dengan jadwal. Kegiatan penggantinya adalah kegiatan logika bergantung yang muncul setelah kegiatan lain dalam jadwal. Hubungan ini dapat diilustrasikan dibawah ini: Finish-to-start (FS): kegiatan A selesai kegiatan B mulai (yang paling umum digunakan) Finish-to-finish (FF): kegiatan A selesai kegiatan B juga harus selesai Start-to-start (SS): kegiatan A mulai kegiatan B juga harus mulai Start-to-finish (SF): kegiatan A mulai apabila kegiatan B (yang paling jarang digunakan) Dependency Determination Mandatory dependencies Discretionary dependencies External dependencies Internal dependencies Leads and Lags 18 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

19 Leads adalah waktu tunggu Lags adalah waktu mendahului Outputs Project Schedule Network Diagrams Gambar diatas merupakan ilustrasi project schedule network diagrams yang dibuat secara manual atau dengan menggunakan software manajemen proyek. Hal ini dapat mencakup detil lengkap proyek, atau memiliki satu atau lebih ringkasan kegiatan. Ringkasan dapat disertai diagram dan menjelaskan pendekatan dasar yang digunakan dalam mengurutkan kegiata. Setiap kegiatan yang tidak biasa diurutkan dalam jaringan harus sepenuhnya dijelaskan dalam ringkasan. Project Document Updates Activity lists, Activity attributes, Milestones list, Risk register. 6.4 Estimate Activity Resources Proses memperkirakan jenis dan jumlah material, sumber daya, peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap kegiatan. 19 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

20 Inputs Schedule Management Plan Activity List Activity Attributes Resource Calendars Risk Register Activity Cost Estimates Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Tools and Techniques Expert Judgment sering diperlukan untuk menilai masukan terkait sumber daya untuk proses ini. Setiap kelompok atau orang dengan pengetahuan khusus dalam perencanaan dan perkiraan sumber daya dapat memberikan keahliannya. Alternative Analysis banyak jadwal kegiatan memiliki metode alternatif pencapaian, termasuk menggunakan berbagai tingkat kemampuan sumber daya atau keterampilan, ukuran yang berbeda atau jenis mesin, alat yang berbeda (hand vs automatic), dan keputusan membeli atau menyewa akan sumber daya ini. Published Estimating Data seperti memperbarui rates dan unit costs dari sumber daya untuk aturan buruh kerja, material, dan peralatan untuk setiap negara-negara dan letak geografi negara-negara. Bottom-Up Estimating metode estimasi ini memperkirakan durasi proyek atau biaya dengan menggabungkan perkiraan dari tingkat terendah komponen-komponen WBS. Ketika suatu kegiatan tidak dapat diperkirakan dengan tingkat kepercayaan yang memadai, pekerjaan diuraikan menjadi lebih detil. Kebutuhan sunber daya diperkirakan, perkiraan ini kemudian dikumpulkan kedalam jumlah total untuk masing-masing kegiatan. Kegiatan mungkin tidak memiliki ketergantungan diantara mereka yang dapat mempengaruhi penerapan dan penggunaan sumber daya. Jika terdapat ada ketergantungan, pola penggunaan sumber daya ini mencerminkan dan didokumentasikan didalam perkiraan kebutuhan kegiatan. Project Management Software seperti software penjadwalan, memiliki kemampuan untuk membantu perencanaan, pengaturan, dan pengelolaan sumber daya dan pengembangan perkiraan sumber daya. Tergantung pada kecanggihan software, struktur sumber daya, 20 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

21 ketersediaan sumber daya, tingkat sumber daya, dan berbagai calendar sumber daya dapat dijelaskan untuk membantu mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya. Outputs Activity Resource Requirements Resource Breakdown Structure Project Document Updates Activity list. Activity attributes, dan Resource calendars 6.5 Estimate Activity Durations Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan dengan perkiraan sumber daya. Inputs Schedule Management Plan Activity List Activity Attributes Activity Resource Requirements Resource Calendars Risk Register Resource Breakdown Structure Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Tools and Techniques Expert Judgment Analogous Estimating Parametric Estimating Three-Point Estimating Group Decision-Making Techniques Reserve Analysis Outputs Activity Duration Estimates perkiraan durasi kegiatan merupakan penilaian secara kuantitatif jumlah kemungkinan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu 21 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

22 kegiatan. Perkiraan ini tidak termasuk lags yang dijelaskan sebelumnya dan dapat termasuk beberapa indikasi kemungkinan kisaran hasil. Project Document Updates Activity attributes, dan Asumsi yang dibuat dalam pengembangan perkiraan durasi kegiatan, seperti tingkat kemampuan dan ketersediaan, sebaik dasar dari perkiraan durasi. 6.6 Develop Schedule Proses menganalisis urutan kegiatan, durasi, kebutuhan sumber daya, dan kendala jadwal untuk membuat jadwal proyek. Inputs Schedule Management Plan Activity List Activity Attributes Project Schedule Network Diagrams Activity Resource Requirements Resource Calendars Activity Duration Estimates Project Scope Statement Risk Register Project Staff Assignments Resource Breakdown Structure Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Tools and Techniques Schedule Network Analysis Critical Path Method (CPM) Critical Chain Method (CCM) Resource Optimization Techniques Resource leveling, Resource smoothing Modelling Techniques What-if scenario analysis Simulation 22 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

23 Leads and Lags Schedule Compression Crashing digunakan untuk mempersingkat durasi jadwal untuk biaya tambahan paling dengan menambahkan sumber daya. Contohnya seperti menyetujui overtime, membawa sumber daya tambahan atau membayar untuk mempercepat pengiriman ke kegiatan pada critical path. Crashing ini hanya untuk kegiatan pada critical path dimana sumber daya tambahan akan mempersingkat durasi aktivitas tersebut, dan tidak selalu menghasilkan alternative yang layak dan dapat menyebabkan peningkatan risiko dan atau biaya. Fast tracking kegiatan atau tahapan biasanya dilakukan secara berurutan secara parallel untuk setidaknya sebagian dari durasi mereka. Contohnya adalah membuat pondasi bangunan sebelum menyelesaikan semua gambar arsitektur. Fast tracking dapat menyebabkan pengerjaan ulang dan peningkatan risiko. Metode ini hanya bekerja jika kegiatan dapat menjadi tumpang tindih untuk mempersingkat durasi proyek. Scheduling Tool Outputs Schedule Baseline Project Schedule Bar charts Milestone charts Project schedule network diagrams Schedule data Project Calendars Project Management Plan Updates Project Document Updates Activity resource requirements Activity attributes Calendars Risk register 6.7 Control Schedule Proses memantau status kegiatan proyek untuk memperbarui progress proyek dan mengelola perubahan baseline jadwal untuk mencapai rencana yang ditetapkan. Tahap ini memperhatikan beberapa hal diantaranya: 23 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

24 Menjelaskan status sementara dari jadwal proyek Mempengaruhi faktor-faktor yang membuat jadwal berubah Menjelaskan apabila jadwal proyek berubah, dan Mengatur perubahan actual yang terjadi Inputs Project Management Plan Project Schedule Work Performance Data Project Calendars Schedule Data Organizational Process Assets Tools and Techniques Performance Reviews Project Management Software Resource Optimization Techniques Modelling Techniques Leads and Lags Schedule Compression Schedule Tool Outputs Work Performance Information perhitungan SV dan SPI untuk WBS, khususnya paket pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholders. Schedule Forecasts Change Requests Project Management Plan Updates Schedule Baseline Schedule Management Plan Cost Baseline Project Documents Updates Schedule Data Project Schedule Risk Register 24 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

25 Organizational Process Assets Updates 25 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

26 CHAPTER 7: PROJECT QUALITY MANAGEMENT (MANAJEMEN KUALITAS PROYEK) Manajemen biaya proyek terdiri dari proses-proses yang terlibat dalam perencanaan, perkiraan, penganggaran belanja, pembiayaan, pendanaan, pengaturan dan pengontrolan biaya agar proyek tersebut dapat diselesaikan dalam anggaran yang disepakati. Pada beberapa proyek, terutama yang lingkupnya lebih kecil, estimasi biaya dan anggaran terkait erat dan dapat dilihat sebagai satu proses yang dapat dilkakukan oleh seseorang selama waktu yang relative singkat. Kemampuan untuk mempengaruhi biaya sangat besar di tahap awal proyek, membuat definisi lingkup awal kritis. Manajemen biaya proyek harus mempertimbangkan kebutuhan stakeholder untuk mengatur biaya. Stakeholders yang berbeda akan mengukur biaya proyek dengan berbeda-beda cara dan pada waktu yang berbeda. Kemudian, yang perlu diperhatikan adalah biaya dari sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelsaikan kegiatan proyek, juga harus mempertimbangkan efek dari keputusan proyek pada penggunaan biaya, perawatan, produk dan layanan pendukung atau hasil proyek. 26 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

27 Upaya perencanaan manajemen biaya terjadi pada awal proyek dan menetapkan kerangka kerja untuk masing-masing proses manajemen biaya sehingga kinerja proses akan efisien dan terkoordinasi 7.1 Plan Cost Management proses yang menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengaturan, pengeluaran dan pengendalian biaya proyek. Input Project Management Plan berisikan informasi yang digunakan untuk mengembangkan rencana manajemen biaya, seperti diantaranya: Scope baseline: terdiri dari project scope statement dan detil WBS untuk estimasi biaya. Schedule baseline: menjelaskan kapan biaya proyek akan jadi. Other information: seperti cost-related scheduling, risiko, dan keputusan komunikasi dari rencana manajemen proyek. Project Charter memberikan ringkasan dana dari pengembangan rincian biaya proyek, juga menjelaskan persyaratan persetujuan proyek yang akan mempengaruhi manajemen biaya proyek. Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets Tools and Techniques Expert Judgment Analytical Techniques Meetings Outputs Cost Management Plan Units of measure Level of precision Level of accuracy Organizatonal procedures links Control thresholds Rules of performance measurement Reporting formats Process descriptions Additional details 27 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

28 7.2 Estimate Costs proses pengembangan pendekatan sumber daya moneter yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Perkiraan biaya adalah sebagai prediksi yang berdasarkan informasi yang diketahui pada titik yang diberikan saat itu, terdiri dari identifikasi dan pertimbangan dari alternatif pembiayaan untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Selain itu, cost trade-off dan risiko harus dipertimbangkan, seperti membeli apa menyewa, dan membagi sumber daya sehingga dapat mencapai biaya optimal dari proyek. Input Cost Management Plan menjelaskan bagaimana biaya proyek akan dikendalikan dan dikontrol, terdiri dari metode yang digunakan dan tingkat keakuratan yang dibutuhkan untuk mengestimasi biaya aktivitas. Human Resource Management Plan bagian ini menjelaskan kelengkapan susunan staf proyek, personnel rates, dan imbalan terkait dimana dibutuhkan komponen untuk mengembangkan estimasi biaya proyek. Scope Baseline meliputi dibawah ini: Project scope statement Work Breakdown Structure WBS dictionary Project Schedule Risk Register Enterprise Environmental Factors Market conditions Published commercial information Organizational Process Assets Cost estimating policies Cost estimating templates Historical information Lesson learned Tools and Techniques Expert Judgment Analogous Estimating metode ini menggunakan nilai dari sebuah parameter, seperti lingkup, biaya, anggaran, dan waktu maupun menggunakan skala perbandingan terhadap ukuran, kompleksitas proyek sebelumnya yang dijadikan dasar untuk menyusun estimasi biaya proyek yang serupa. 28 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

29 Parametric Estimating metode ini digunakan sebagai statistic dari hubungan antara data historikal dengan variable lainnya seperti luas area untuk menghitung estimasi beberapa parameter seperti biaya, anggaran, dan masa pelaksanaan. Bottom-Up Estimating merupakan metode dalam mengestimasi komponen pekerjaan. Biaya dan akurasi dari tipe ini dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas dari aktivitas individual maupun paket pekerjaan. Three-Point Estimating keakuratan dalam sebuah estimasi dapat ditingkatan dengan mempertimbangkan aspek ketidaktentuan dan risiko. Dalam PERT (Program Evaluation and Review Technique) digunakan 3 estimasi untuk memperkirakan biaya dari sebuah aktivitas, yaitu: Most likely (CM): biaya aktivitas berdasarkan penilaian usaha yang realistis terhadap suatu pekerjaan. Optimistic (CO) biaya aktivitas berdasarkan pertimbangan yang optimis untuk aktivitas tersebut. Pessimistic (CP) biaya aktivitas berdasarkan pertimbangan pesimis terhadap suatu aktivitas. Untuk metode ini biasanya digunakan untuk perkiraan biaya yang mengandung unsur ketidakpastian seperti estimasi biaya penelitian karena menggunakan pertimbangan optimis dan pesimis. Reserve Analysis estimasi biaya yang termasuk biaya tak terduga. Biaya tak terdiga tersebut dapat berupa persentasi dari nilai estimasi, nilai yang tetap, atau dapat dikembangkan dari metode analisis kuantitatif. Cost of Quality menyangkut perhitungan seluruh biaya yang dipersiapkan untuk mencegah adanya ketidakpuasan terhadap kualitas produk yang akan mengakibatkan rework. Project Management Software beberapa program computer dapat digunakan sebagai alat untuk membantu dalam mengestimasi biaya. Vendor Bid Analysis metode estimasi biaya, termasuk analisis biaya dari sebuah proyek yang dimenangkan tanpa melalui proses persaingan karena memperoleh informasi dari rekanan, tentunya akan diperlukan tambahan biaya. Group Decision-Making Techniques Outputs Activity Cost Estimates hal ini adalah penilaian kuantitatif biaya yang mungkin dipelrukan untuk menyelesaikan pekerjaan proyek, dapat disajikan dalam bentuk ringkasan atau secara 29 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

30 detil. Biaya diperkirakan untuk semua sumber daya yang digunakan pada estimasi biaya kegiatan, termasuk buruh kerja, material, peralatan, pelayanan, fasilitas, informasi teknologi, dan kategori khusus seperti pembiayaan (termasuk biaya bunga), inflasi, nilai tukar, atau biaya cadang. Untuk biaya tidak langsung, jika mereka termasuk dalam estimasi proyek, dapat dimasukkan pada tingkat kegiatan yang lebih tinggi. Basis of Estimates jumlah dan jenis rincian tambahan yang mendukung variasi perkiraan biaya berdasarkan wilayah penggunaan. Bagaimanapun tingkat detilnya, dokumen pendukung harus memberikan pemahaman yang jelas dan lengkap mengenai bagaimana perkiraan biaya itu berasal, diantaranya: Documentation of the basis of the estimate Documentation of all assumptions made Documentation of any known constraints Indication of the range of possible estimates Indication of the confidence level of the final estimate Project Documents Updates 7.3 Determine Budget proses menggabungkan perkiraan biaya masing-masing kegiatan atau paket pekerjaan untuk menetapkan biaya awal yang disahkan. Input Cost Management Plan Scope Baseline Activity Cost Estimates Basic of Estimates Project Schedule Resource Calendars Risk Register Agreements Organizational Process Assets Tools and Techniques Cost Aggregation dikumpulkan oleh paket pekerjaan sesuai dengan WBS. Perkiraan biaya paket pekerjaan kemudian dikumpulkan untuk tingkat komponen yang lebih tinggi dari WBS dan akhirnya untuk seluruh proyek. 30 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

31 Reserve Analysis dapat membangun cadanga kontingensi dan cadangan manajemen untuk proyek Expert Judgment Historical Relationships Funding Limit Reconciliation pengeluaran dana harus sesuai dengan batas pendanaan yang disetujui untuk proyek tersebut. Sebuah varian antara batas pendanaan dan pengeluaran yang direncanakan terkadang akan membutuhkan penjadwalan kerja ulang untuk meratakan tingkat pengeluaran. Hal ini dicapai dengan menempatkan kendala tanggal bersangkutan untuk jadwal pekerjaan proyek. Outputs Cost Baseline Project Funding Requirements Project Documents Updates 7.4 Control Costs proses pengontrolan status proyek untuk memperbarui biaya proyek dan mengatur perubahan biaya awal. Input Project Management Plan terdiri dari Cost Baseline dan Cost Management Plan. Project Funding Requirements terdiri dari pengeluaran ditambah antisipasi pengeluaran wajib. Work Performance Data mencakup informasi tentang progress proyek, seperti kegiatan yang sudah mulai dan progresnya, dan deliverables yang sudah selesai. Informasi juga termasuk biaya yang telah disetujui dan dikeluarkan. Organizational Process Assets Tools and Techniques Earned Value Management (EVM) alat untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu, dan data biaya. Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus appoved changes). Dengan baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodeik informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM dapat optimal. Berikut istilah-istilah umum dalam EVM: Planned Value (PV): rencana total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama periode tertentu. 31 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

32 Earned Value (EV): estimasi nilai pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance, yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu. Actual Cost (AC): biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama periode tertentu. Selain diatas, istilah lainnya diantaranya: Schedule Variance (SV): variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lembih lambat dari yang direncanakan. Cost Variance (CV): variable yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan. Schedule Performance Index (SPI): variabel yang dapat digunakan untuk mengestimasi waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu. Cost Performance Index (CPI): variabel yang dapat digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu. Berikut rumus-rumus perhitungan yang digunakan dalam Earned Value: 32 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

33 Forecasting To-Complete Performance Index (TCPI) Performance Reviews Project Management Software Reserve Analysis Outputs Work Performance Information Cost Forecasts Change Requests Project Management Plan Updates Project Documents Updates Organizational Process Assets Updates 33 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

34 CHAPTER 8: PROJECT QUALITY MANAGEMENT (MANAJEMEN MUTU PROYEK) Proyek Manajemen Mutu mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. Ini mencakup semua aktivitas dari fungsi manajemen keseluruhan yang menentukan kebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab dan menerapkan mereka dengan cara seperti perencanaan mutu, jaminan mutu, pengendalian mutu, dan peningkatan mutu, dalam sistem mutu. Berikut gambaran tentang proses manajemen mutu proyek: Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang pengetahuan lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau kelompok individu. Berdasarkan kebutuhan proyek, setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka. Dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara yang tidak rinci di sini. Pendekatan dasar untuk manajemen mutu yang dijelaskan dalam bagian ini dimaksudkan agar kompatibel dengan Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO), sebagaimana tercantum dalam ISO 9000 dan serangkaian standar dan pedoman. Pendekatan umum juga harus kompatibel dengan a) pendekatan eksklusif untuk manajemen mutu seperti yang direkomendasikan oleh Deming, Juran, Crosby, dan lain-lain, dan b) pendekatan Nonproprietary seperti Total Quality Management (TQM), Continuous Improvement, dan lain-lain. Rendahnya mutu selalu masalah, kadar rendah mungkin tidak. Sebagai contoh, sebuah produk perangkat lunak mungkin akan bermutu tinggi (tidak ada bug yang jelas, manual dibaca) dan 34 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

35 kadar rendah (sejumlah fitur yang terbatas), atau bermutu rendah (banyak bug, kurang terorganisir dokumentasi pengguna) dan tinggi grade (fitur yang banyak). Menentukan dan memberikan tingkat yang dibutuhkan baik mutu dan kelas merupakan tanggung jawab dari,anajer proyek dan tim manajemen proyek. Tim manajemen proyek juga harus menyadari bahwa manajemen mutu modern melengkapi manajemen proyek. Sebagai contoh, kedua disiplin menyadari pentingnya: Kepuasan pelanggan-pengertian, mengelola, dan mempengaruhi kebutuhan sehingga harapan pelanggan terpenuhi. Hal ini membutuhkan kombinasi dari kesesuaian dengan persyaratan (proyek harus menghasilkan apa yang dikatakan itu akan menghasilkan) dan kesesuaian untuk digunakan (produk atau jasa yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan nyata). Pencegahan atau inspeksi atas biaya mencegah kesalahan yang terlalu jauh lebih sedikit daripada biaya mengoreksi mereka, seperti diungkapkan oleh inspeksi. Tanggung jawab manajemen-keberhasilan membutuhkan partisipasi dari semua anggota tim, tetapi tetap tanggung jawab manajemen untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk sukses. 8.1 Plan Quality Management mengidentifikasi standar mutu yang relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memuaskan mereka. Inputs Project Management Plan Scope Baseline Schedule Baseline Cost Baseline Other Management Plans Stakeholder Register Risk Register Requirements Documentation Enterprise Environmental Factors Regulasi pemerintah Peraturan, standar, dan pedoman untuk daerah penggunaan Kondisi pekerjaan atau operasi proyek yang dapat mempengaruhi mutu proyek Persepsi yang mempengaruhi ekspektasi tentang mutu 35 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

36 Organizational Process Assets Tools and Techniques Cost-benefit Analysis manfaat utama dari memenuhi persyaratan mutu meliputi rework, produktivitas yang lebih tinggi, biaya yang lebih rendah, meningkatkan kepuasan stakeholders, dan peningkatan profitabilitas. Analis ini untuk setiap kegiatan yang bermutu untuk membandingkan biaya mutu untuk kepentingan yang diharapkan. Cost of Quality (COQ) mengacu pada biaya total dari semua upaya untuk mencapai produk/mutu layanan, dan mencakup semua pekerjaan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan, serta semua karya yang dihasilkan dari ketidaksesuaian dengan kebutuhan. Ada 3 (tiga) jenis biaya yang terjadi: biaya pencegahan, biaya penilaian, dan biaya kegagalan, di mana yang terakhir ini dapat dipecah menjadi biaya internal dan eksternal. Seven Basic Quality Tools Cause-and-effect diagrams Flowcharts sebuah diagram alir yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari suatu sistem berkaitan. Flowchart yang umum digunakan dalam manajemen mutu meliputi: a. Diagram penyebab-akibat, juga diagram Ishikawa atau diagram tulang ikan, yang menggambarkan bagimana berbagai faktor yang mungkin terkait dengan potensi masalah atau efek. b. Sistem atau proses flowchart, yang menunjukkan bagaimana berbagai elemen dari suatu sistem saling berhubungan. c. Flowchart dapat membantu tim proyek mengantisipasi apa dan dimana masalah mutu mungkin terjadi, dan dengan demikian dapat membantu mengembangkan pendekatan untuk memperbaiki masalah tersebut. 36 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

37 Checksheets Pareto diagrams sebagai bentuk khusus dari vertical bar chart dan digunakan untuk mengidentifikasi beberapa sumber penting yang bertanggung jawab untuk menyebabkan sebagian besar efek dari masalah itu. Informasu yang ditampilkan pada horizontal axis ada sebagai distribusi probabilitas yang valid menyumbang 100% dari pengamataan. Biasanya, diagram Pareto akan disusun dalam kategori yang mengukur baik frekuensi atau konsekuensi. Histograms Control charts Scatter diagrams Benchmarking Design of Experiments metode statistik yang membantu mengidentifikasi faktor yang mungkin mempengaruhi variabel tertentu. Teknik ini paling sering diterapkan pada produk dari proyek. Namun, juga dapat diterapkan untuk proyek masalah manajemen, seperti pengorbanan biaya dan jadwal. Statistical Sampling Additional Quality Planning Tool Brainstorming Force field analysis Nominal group technique Quality management and control tools Meetings Outputs Quality Management Plan harus menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek akan menerapkan kebijakan mutunya. Dalam istilah ISO 9000, harus menjelaskan sistem mutu proyek: struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menerapkan manajemen mutu. Rencana manajemen mutu memberikan masukan terhadap rencana proyek secara keseluruhan dan harus ditujukan pada pengendalian mutu, penjaminan mutu, dan peningkatan mutu proyek. Rencana manajemen mutu dapat formal maupun informal, sangat rinci, atau luas berdasarkan persyaratan proyek. Process Improvement Plan Process boundaries Process configuration 37 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

38 Process metrics Targets for improved performance Quality Metrics Quality Checklists Project Documents Updates 8.2 Perform Quality Assurance mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan secara teratur untuk memberikan keyakinan bahwa proyek akan memenuhi standar mutu yang relevan. Inputs Quality Management Plan Process Improvement Plan Quality Metrics Quality Control Measurements Project Documents Tools and Techniques Quality Management and Control Tools Quality Audits review kegiatan lainnya manajemen mutu. Tujuan dari audit kualitas adalah untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat memperbaiki kinerja proye ini atau proyek lain dalam organisasi. Mutu audit dapat dijadwalkan secara acak, dan mereka dapat dilakukan dengan benar terlatih oleh pihak ketiga, seperti lembaga sistem mutu yang terdaftar. 38 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

39 Process Analysis langkah-langkah yang digariskan dalam rencana proses perbaikan untuk mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan. Analisis ini juga membahas masalah yang dialami, dan kegiatan non value added diidentifikasi selama proses operasi. Analisis proses digunakan untuk mengidentifikasi masalah, menemukan penyebab yang mengarah ke sana, dan mengembangkan tindakan pencegahan. Outputs Change Requests Project Management Plan Updates Project Documents Updates Organizational Process Assets Updates 8.3 Control Quality pemantauan proyek tertentu untuk menentukan apakah mereka sesuai dengan standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan. Inputs Project Management Plan Quality Metrics Quality Checklists Work Performance Data Planned vs actual technical performance, Planned vs actual schedule performance, Planned vs actual cost performance Approved Change Requests Deliverables Project Documents Organizational Process Assets Tools and Techniques Seven Basic Quality Tools Statistical Sampling Inspection Approved Change Request Review Outputs Quality Control Measurements 39 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

40 Validated Changes Verified Deliverables Work Performance Information Change Requests Project Management Plan Updates Project Documents Updates Organizational Process Assets Updates 40 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

41 CHAPTER 9: PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA/SDM PROYEK) Manajemen SDM proyek mencakup proses yang mengatur tim proyek. Tim proyek terdiri dari orang yang telah memiliki posisi dan kewajiban tertentu untuk menyelesaikan proyek. Anggota tim proyek dapat memiliki berbagai kemampuan, dapat diatur bekerja penuh waktu atau paruh waktu, dan dapat ditambahkan atau dikurangi selama proyek berjalan. Meskipun peranan dan kewajiban yang spesifik para anggota tim proyek telah ditentukan, partisipasi dari seluruh anggota tim proyek dalam perencanaan dan pengambilan keputusan proyek akan sangat bermanfaat. Partisipasi anggota tim proyek selama perencanaan akan meningkatkan keahlian dan meningkatkan komitmen mereka terhadap proyek. 9.1 Merencanakan Manajemen SDM Proses mengidentifikasi dan mendokumentasi jabatan, kewajiban, keahlian yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan membuat perencanaan manajemen staf. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan posisi apa saja yang ada dalam proyek beserta tanggung jawabnya, struktur organisasi, dan perencanaan manajemen staf termasuk jadwal penggunaan SDM. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Perencanaan SDM digunakan untuk menentukan dan mengidentifikasi SDM dengan keahlian yang diperlukan demi kesuksesan proyek. Perencanaan SDM yang efektif harus mempertimbangkan dan merencanakan kemungkinan kelangkaan SDM. 9.2 Memperoleh Tim Proyek Memperoleh tim proyek adalah proses untuk mengonfirmasi ketersediaan sumber daya manusia dan memperoleh anggota tim proyek yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan kepada tim seleksi anggota proyek untuk mendapatkan sebuah tim proyek yang sukses. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. 41 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

42 Berikut adalah faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan selama proses memperoleh anggota tim proyek: PM atau tim manajemen proyek harus bernegoisasi dan memengaruhi orang lain dengan efektif agar dapat menyediakan kebutuhan SDM yang dibutuhkan. Kegagalan untuk memperoleh SDM yang dibutuhkan untuk proyek dapat berpengaruh terhadap penjadwalan proyek, pembiayaan proyek, kepuasan konsumen, kualitas, dan risiko. Kekurangan SDM dapat mengurangi kemungkinan kesuksesan proyek dan bahkan dapat menyebabkan pembatalan proyek. Apabila karena hambatan-hambatan tertentu tetap terjadi kekurangan SDM, PM atau tim manajemen proyek mungkin diperlukan untuk mengambil SDM alternatif, seperti SDM dengan kompetensi yang lebih rendah asalkan tidak melanggar peraturan, hukum, dan kriteria lainnya. 9.3 Mengembangkan Tim Proyek Proses meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek untuk meningkatkan performa proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat memperbaiki kerja tim proyek, meningkatkan keterampilan dan kompetensi tim proyek, memotivasi para pekerja, mengurangi laju pergantian staf, dan memperbaiki keseluruhan performa proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Seorang PM harus memiliki keterampilan untuk mengidentifikasi, membangun, memelihara, memotivasi, memipin, dan menginspirasi tim proyek untuk mencapai performa 42 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

43 tim proyek yang tinggi dan untuk memenuhi objektif proyek. Kerja sama tim merupakan faktor kritis untuk kesuksesan proyek. Performa tim yang tinggi dapat dicapai degan menggunakan komunikasi yang terbuka dan efektif, menciptakan kesempatan team bulding antarsesama anggota tim, membangun kepercayaan antar sesama anggota tim, mengelola konflik dengan cara yang tepat, dan mendorong penyelesaian masalah yang kolaboratif. Objektif dari proses pengembangan tim proyek adalah, tetapi tidak terbatas pada: meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggota tim proyek untuk meningkatkan kemampuan untuk menyelesaikan deliverable proyek; meningkatkan perasaan kepercayaan dan persetujuan di antara anggota tim proyek untuk meningkatkan moral anggota tim proyek, meredakan konflik, dan meningkatkan kerja sama kelompok; menciptakan kultur tim proyek yang dinamis, kohesif, dan kolaboratif untuk (1) meningkatkan produktivitas individu dan tim, semangat kerja tim, dan kooperasi, dan (2) memungkinkan adanya pembagian pengetahuan dan keahlian dari tim proyek. 9.4 Mengelola Tim Proyek Proses menelusuri performa anggota tim proyek, memberikan feedback, menyelesaikan masalah, dam mengelola perubahan yang terjadi untuk meningkatkan performa proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat memengaruhi perilaku tim proyek, mengelola konflik, menyelesaikan masalah, dan mengapresiasi performa tim proyek. Mengelola tim proyek membutuhkan berbagai keterampilan manajemen untuk membina kerja sama tim dan menyatukan seluruh usaha anggota tim proyek. Manajemen tim mencakup kombinasi keterampilan dengan penekanan pada komunikasi, manajemen konflik, negosiasi, dan kepemimpinan. 43 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

44 CHAPTER 10: PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT (MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK) Manajemen komunikasi proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, pendistribusian, penyimpanan, pengontrolan, dan disposisi informasi yang sesuai dan tepat waktu. PM menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dengan anggota tim proyek dan stakeholders lainnya. Komunikasi yang efektif membangun jembatan penghubung antara stakeholders yang berbedabeda yang memiliki pengaruh terhadap pelaksanaan atau keluaran proyek Merencanakan Manajemen Komunikasi Merencanakan manajemen komunikasi adalah proses mengembangkan pendekatan yang sesuai dan merencanakan komunikasi di dalam proyek berdasarkan informasi kebutuhan stakeholders dan aset organisasi yang tersedia. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat mengidentifikasi dan mendokumentasikan pendekatan komunikasi kepada stakeholders yang paling efektif dan efisien yang akan digunakan. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Merencanakan komunikasi di dalam proyek sangat penting demi kesuksesan suatu proyek. Perencanaan komunikasi yang tidak cukup dapat menimbulkan masalah seperti keterlambatan penyampaian pesan, mengomunikasian ke orang yang salah, atau kesalahpahaman dari pesan yang dikomunikasikan. Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam proses komunikasi ini adalah, tetapi tidak terbatas pada: siapa yang membutuhkan informasi dan siapa yang memiliki otoritas untuk mengakses informasi; kapan mereka akan membutuhkan informasi; di mana informasi tersebut harus disimpan; dalam bentuk apa informasi disimpan; 44 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

45 bagaimana informasi dapat diketahui; apakah pertimbangan zona waktu, keterbatasan bahasa, dan perbedaan budaya perlu perlu dipertimbangkan dalam proses komunikasi Mengelola Komunikasi Mengelola komunikasi adalah proses membuat, mengumpulkan, menyimpan, mendapatkan, dan disposisi informasi proyek yang berkenaan dengan rencana manajemen komunikasi. Manfaat dari proses ini adalah dapat menyediakan alur komunikasi yang efisien dan efektif antara stakeholders proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Proses ini mencakup distribusi informasi yang relevan dan meyakinkan bahwa informasi kepada stakeholders proyek telah disampaika dengan cara yang tepat dan dapat dimengerti. Proses ini juga menyediakan kesempatan bagi stakeholders untuk meminta informasi lanjutan, klarifikasi, dan diskusi. Beberapa teknik dan pertimbangan dalam manajemen komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut, tetapi tidak terbatas pada: sender-receiver models pemilihan media gaya penulisan teknik manajemen rapat teknik presentasi teknik fasilitasi teknik mendengarkan 10.3 Mengontrol Komunikasi Mengontrol komunikasi adalah proses pengawasan dan pengontrolan komunikasi selama proyek berjalan untuk meyakinkan kebutuhan stakeholders telah dipenuhi. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat meyakinkan informasi yang optimal tersampaikan kepada 45 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

46 orang yang terlibat di dalam proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. 46 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

47 CHAPTER 11: PROJECT RISK MANAGEMENT (MANAJEMEN RISIKO PROYEK) Risiko pada proyek adalah kejadian atau kondisi yang jika terjadi dapat memiliki efek postif maupun negatif pada satu atau banyak objektif proyek. Manajemen risiko mencakup proses melaksanakan perencaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respon risiko, dan mengontrol risiko yang ada pada proyek. Objektif dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan kejadian di proyek yang postif dan mengurangi kemungkinan kejadian proyek yang negatif Merencanakan Manajemen Risiko Merencanakan manajemen risiko adalah proses mendefinisikan bagaimana cara membuat aktivitas manajemen risiko pada proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah meyakinkan bahwa derajat, jenis, dan kemungkinan dari manajemen risiko sepadan dengan risiko dan kepentingan proyek. Manajemen risiko sangat penting untuk berkomunikasi dan mendapatkan perjanjian dan dukungan dari semua stakeholders untuk meyakinkan bahwa proses manajemen risiko didukung dan dilaksanakan secara efektif selama proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Perencanaan yang tegas dan teliti meningkatkan kemungkinan sukses pada proses manajemen risiko lainnya. Perencanaan manajemen risiko juga penting untuk menyediakan sumber daya yang cukup dan waktu untuk aktivitas manajemen risiko. 47 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

48 11.2 Mengidentifikasi Risiko Mengidentifikasi risiko adalah proses menentukan risiko mana yang dapat memengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya. Manfaat utama dari proses ini adalah dokumentasi dari risiko yang telah ada dan pengetahuan dan kemampuan yang menyediakan para anggota tim proyek untuk mengantisipasi kemungkinan kejadian risiko proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Pihak yang berpartisipasi dalam mengidentifikasi risiko dapat termasuk: PM, anggota tim proyek, tim manajemen risiko (jika ada), pelanggan, pengguna, stakeholders, dll. Mengidentifikasi risiko merupakan proses yang berulang, karen risiko baru dapat berevolusi atau muncul selama pelaksanaan proyek Melakukan Analisis Risiko Kualitatif Melakukan analisis risiko kualitatif adalah proses memprioritaskan risiko untuk analisis yang lebih jauh atau tindakan yang dilakukan dengan menilai dan menggabungkan kemungkinan terjadinya risiko. Manfaat utama dari proses ini adalah membuat PM dapat mengurangi tingkat ketidakpastian dan untuk fokus pada risiko dengan prioritas tinggi. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. 48 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

49 Melakukan analisis risiko kualitatif menilai prioritas dari risiko yang telah diidentifikasi menggunakan probabilitas relatif atau kemungkinan terjadinya risiko, akibat terhadap objektif proyek jika risiko terjadi. Proses ini biasanya merupakan proses yang cepat dan murah yang berarti dapat menyediakan prioritas untuk perencanaan respon risiko Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif Melakukan analisis risiko kuantitatif adalah proses analisis numerik untuk menganalisis akibat dari risiko yang telah diidentifikasi pada keseluruhan objektif proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan informasi risiko kuantitatif untuk mendukung pengambilan keputusan dalam rangka mengurangi ketidakpastian proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Analisis risiko kuantitatif dilakuan pada risiko yang telah diprioritaskan pada proses analisis risiko kualitatif. Analisis risiko kuantitatif menganalisis akibat dari risiko yang ada terhadap objektif proyek. Analisis ini umumnya mengikuti analisis kualitatif. Pada beberapa kasus, ada kondisi tidak mungkin untuk 49 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

50 melaksanakan analisis kuantitatif karena kekurangan data untuk mengembangkan model yang sesuai sesuai kebutuhan Merencanakan Respon Risiko Merencanakan respon risiko adalah proses mengembangkan pilihan dan tindakan untuk meningkatkan kemungkinan dan mengurangi ancaman terhadap objektif proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah membahas risiko dari prioritasnya, sumber daya, dan aktivitas terhadap biaya, jadwal, dan rencana manajemen proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Proses merencanakan respon risiko mengikuti proses analisis risiko kualitatif (jika digunakan). Setiap respon risiko membutuhkan pemahaman mekanisme yang akan membahas risiko. Mekanisme ini digunakan untuk menganalisis apakah rencana respon risiko memiliki akibat yang diinginkan Mengontrol Risiko Mengontrol risiko adalah proses mengimplementasikan rencana respon risiko, menelusuri risiko yang ada, memantau risiko yang tersisa, mengidentifikasi risiko baru. dan mengevaluasi keefektifan proses risiko selama proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat memperbaiki efisiendi dari pendekatan risiko selama proyek untuk mengoptimalkan respon risiko secara kontinu. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. 50 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

51 Proses kontrol risiko mengaplikasikan beberapa teknik, seperti analisis tren dan varians, yang membutuhkan penggunaan informasi performa pekerjaan yang dibuat saat pelaksanaan proyek. Tujuan lain dari proses kontrol risiko adalah untuk menentukan apakah: asumsi yang digunakan di proyek masih valid; analisis yang menilai risiko telah berubah atau sudah tidak terjadi; kebijakan manajemen risiko dan prosedur yang ada telah dipatuhi; dan rencana kontingensi untuk biaya atau jadwal harus diperbaiki sejalan dengan risiko yang ada. Proses kontrol risiko dapat melibatkan pemilihan berbagai alternatif strategi, melaksanakan rencana kontingensi, mengambil tindakan korektif, dan memodifikasi rencana manajemen proyek. 51 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

52 CHAPTER 12: PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT (MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK) Manajemen pengadaan adalah proses yang diperlukan untuk membeli atau mendapatkan produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Proses ini mencakup perjanjian, seperti kontrak, yang merupakan dokumen resmi antara pembeli dan penjual. Suatu kontrak merepresentasikan ikatan yang menunjukkan bahwa penjual akan menyediakan sesuatu untuk pembeli dan pembeli menyediakan uang atau kompensasi lainnya Merencanakan Manajemen Pengadaan Merencanakan keputusan pengadaan dan mengidentifikasi tempat-tempat (supllier) yang potensial untuk melakukan pengadaan. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menentukan apa yang harus diadakan, bagaimana caranya, berapa banyak yang dibutuhkan, dan kapan melakukan pengadaan. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Proses merencanakan manajemen pengadaan juga termasuk mengevaluasi penjual yang potensial khususnya apabila pembeli berharap dapat memiliki pengaruh lebih dalam proses pengambilan keputusan dalam proses pengadaan. Selain itu, proses ini juga mencakup risiko yang mungkin timbul dari analisis makeor-buy. 52 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

53 12.2 Melakukan Pengadaan Melakukan pengadaan adalah proses untuk memilih supllier mana yang akan digunakan, membuat kontrak dengan supplier, dan melakukan transaksi pembelian. Manfaat utama dari proses ini adalah memenuhi ekspektasi stakeholders terhadap perjanjian pengadaan yang telah ada. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Pada pengadaan barang/alat yang utama, keseluruhan proses dari menunggu renspon dari para penjual dan mengevaluasi respon yang ada dapat dilakukan berulang-ulang. Daftar kecil berisi para penjual yang memenuhi kualifikasi dapat disediakan. Evaluasi yang lebih mendetail dapat dilakukan berdasarkan dokumen persyaratan yang lebih spesifik dan komprehensif dari para penjual Mengontrol Pengadaan Mengontrol pengadaan adalah proses untuk menentukan hubungan pengadaan dengan supplier, memantau kontrak pengadaan yang telah disepakati, dan melakukan perubahan atau melakukan tindakan korektif terhadap masalah dalam proses pengadaan. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat meyakinkan bahwa performa penjual dan pembeli telah memenuhi persyaratan pengadaan yang diatur di dalam kesepakatan/kontrak pengadaan. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. 53 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

54 Proses kontrol pengadaan mencakup aplikasi dari berbagai proses manajemen yang sesuai dan penggabungan dari berbagai keluaran dari proses manajemen ini. Penggabungan ini akan terjadi dalam berbagai tingkatan ketika ada banyak penjual dan banyak produk, jasa, atau hasil yang dilibatkan Mengakhiri Pengadaan Mengakhiri pengadaan adalah proses menyelesaikan setiap proses manajemen pengadaan. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat mendokumentasikan kesepakatan dan dokumentasi terkait untuk referensi ke depannya. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Proses ini juga mencakup beberapa aktivitas administrasi seperti menyelesaikan klaim yang timbul, memperbaharui rekaman pengadaan, dan mengarsipkan beberapa informasi yang berguna untuk referensi di masa depan. 54 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

55 CHAPTER 13: PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT (MANAJEMEN STAKEHOLDER PROYEK) Manajemen stakeholders proyek mencakup proses yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi individu, grup, atau organisasi yang dapat memengaruhi proyek, menganalisis ekpektasi stakeholders yang dapat berpengaruh di dalam proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk proses pengikutsertaan stakeholders. Manajemen ini juga fokus pada komunikasi yang kontinu dengan stakeholder untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi mereka, menyelesaikan masalah yang terjadi, mengelola konflik kepentingan, dan membantu perkembangan keikutsertaan stakeholders dalam pengambilan keputusan. Kenyamanan stakeholders juga harus dikelola sebagai objektif kunci proyek Identifikasi Stakeholders Identifikasi stakeholders adalah proses mengidentifikasi individu, grup, atau organisasi yang dapat memengaruhi, dipengaruhi, atau merasa dirinya dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, atau keluaran proyek. Proses identifikasi stakeholders yang dilakukan di awal tahapan proyek, menganalisis tingkat kepentingannya, ekpektasi individu, menjadi kritis di dalam proses ini. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Kebanyakan proyek akan memiliki jumlah stakeholders yang bervariasi tergantung dari ukuran, jenis, dan kompleksitas proyek. Ketika waktu bagi PM sangat terbatas sehingga waktu harus digunakan seefisien mungkin, stakeholders yang ada harus diklasifikasikan berdasarkan kepentingan, pengaruh, dan keterlibatan dalam proyek. 55 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

56 13.2 Merencanakan Manajemen Stakeholders Merencanakan manajemen stakeholders adalah proses untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk mengikutsertakan stakeholders selama tahapan proyek, berdasarkan analisis terhadap kebutuhan, kepentingan, dan akibat potensial terhadap kesuksesan proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan rencana yang jelas dan dapat dilaksanakan untuk berinteraksi dengan stakeholders proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. Proses ini juga mengidentifikasi bagaimana suatu proyek dapat memengaruhi stakeholders, yang mengizinkan PM untuk mengembangkan berbagai cara untuk melibatkan stakeholders secara efektif, untuk mengelola ekspektasi stakeholders, dan untuk mencapai objektif proyek Mengelola Keterlibatan Stakeholders Mengelola keterlibatan stakeholders adalah proses mengomunikasikan dan bekerja dengan stakeholders untuk mencapai kebutuhan/ekspektasi stakeholders, menyelesaikan masalah yang ada, dan membantu perkembangan keterlibatan stakeholders di dalam proyek. Manfaat utama dalam proses ini adalah dapat mengizinkan PM untuk meningkatkan dukungan dan mengurangi perlawanan dari stakeholders. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut. 56 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k

57 Beberapa aktivitas di dalam proses ini yaitu: melibatkan stakeholders dalam tahapan proyek yang tepat untuk mengonfirmasikan bahwa mereka masih berkomitmen untuk menyukseskan proyek; mengelola ekspektasi stakeholders melalui negosiasi dan komunikasi, memastikan tujuan proyek tercapai; memperhatikan beberapa isu yang belum menjadi masalah dan mengantisipasi masalah akibat stakeholders yang mungkin terjadi ke depannya; mengklarifikasi dan menyelesaikan masalah yang telah diidentifikasi Mengontrol Keterlibatan Stakeholders Mengontrol keterlibatan stakeholders adalah proses pemantauan keseluruhan hubungan yang ada di dalam proyek dan menyesuaikan strategi dan rencana untuk mengontrol keterlibatan ini. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menjaga peningkatan aktivitas pengelolaan keterlibatan stakeholders secara efisien dan efektif. 57 M a n a j e m e n P r o y e k T e k n i k