PENGENDALIAN REKAMAN

Transkripsi

1 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 1 / 8 Disiapkan Diperiksa Disahkan TIM ISO 9001;2008 Hadi Suwarno, A.Pi Drs. Hi. Rusdi HS., M.T. SMK N 6 BANDAR LAMPUNG WMM Kepala Sekolah PENGENDALIAN REKAMAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN(SMK) NEGERI 6 BANDAR LAMPUNG Peringatan :

2 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 2 / 8 Dokumen ini tidak boleh disalin / dicopy atau digunakan untuk keperluan Komersial atau tujuan lain, baik sebagian maupun seluruhnya tanpa seijin dari Kepala SMK Negeri 6 Bandar Lampung. STATUS REVISI No. Revisi No. Halaman Bagian/Sub Bagian yang Direvisi Disetujui Oleh Tanggal Mengetahui Wakil Manajemen Mutu Petugas Pengendali Rekaman Hadi Suwarno, A.Pi (.. ) NIP

3 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 3 / 8 DAFTAR ISI Halaman Judul 1 Status revisi Daftar Isi Diagram Alur Tujuan Ruang Lingkup Referensi Definisi Prosedur Dokumentasi. 7 Lampiran.... 9

4 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 4 / 8

5 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 5 / 8 DIAGRAM ALUR PENGENDALIAN REKAMAN Daftar Rekaman Identifikasi Rekaman Rekaman Hasil Unjuk Kerja Pengelompokan Rekaman WMM Memastikan Rekaman dipelihara Rekaman Keefektifan Sistem WMM dan Ketua Unit Kerja Bertanggung Jawab atas Daftar Pengendalian Rekaman Masa Simpan Rekaman Ditetapkan Simpanan Rekaman/ Dokumen Penanggung Jawab Rekaman Harus Mampu Menunjukkan

6 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 6 / 8 1. Tujuan Tujuan prosedur ini adalah untuk menjelaskan cara-cara mengidentifikasi, menyimpan dan memelihara dan menyusutkan rekaman-rekaman yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu. 2. Ruang Lingkup Mencakup semua rekaman yang dapat memberikan bukti kesesuaian aktivitas dan hasilnya pada persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di SMK Negeri 6 Bandar Lampung. 3. Referensi Pedoman Mutu Bab tentang Pengendalian Rekaman 4. Definisi Prosedur tertulis yang memuat tentang identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pemusnahan untuk mengendalikan rekaman agar mudah tetap dibaca, siap ditunjukkan dan diambil bila dibutuhkan.. 5. Prosedur 5.1 Pengendalian rekaman secara umum Rekaman harus selalu dapat dibaca dengan mudah, siap ditunjukkan, dan diambil. Untuk itu staf dari WKS, KK, KTU mengelola Daftar Rekaman (F/424/WMM/02) dari rekaman yang dihasilkannya. 5.2 Identifikasi Rekaman Identifikasi rekaman menggunakan tinta selain berwarna hitam di halaman pertama, Identifikasi rekaman terdiri dari : a. unit kerja penyimpan, b. identitas rekaman yang terdiri dari : nomor dokumen terkait tempat simpan rekaman WKS c. batas tanggal masa simpan Contoh : PM/2 Odner 1 Unit kerja penyimpan Identitas rekaman Batas tanggal masa simpan Perlindungan rekaman Setiap rekaman harus dilindungi agar tidak rusak atau hilang sampai masa simpannya habis.

7 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 7 / WKS, KK, KTU menetapkan cara melindungi rekaman.

8 PENGENDALIAN REKAMAN Halaman : 8 / 8 F/424/WMM/ Berita Acara Pemusnahan Rekaman Nomor : Tanggal : Berita Acara Pemusnahan Rekaman Pada hari ini Tanggal. bulan.. tahun..bertempat Di..... oleh telah dimusnahkan Rekaman-Rekaman sebagai berikut : No Nama Arsip/Dokumen/Formulir Nomor Rekaman Demikian Berita Acara pemusnahan dokumen ini dibuat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Mengetahui Wakil Manajemen Mutu Petugas pengendali rekaman Hadi Suwarno, A.Pi (.. ) NIP