MANUAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI Kode Dokumen : UN21.1.SPMI.0006.SAR.006 Revisi : 0 Tanggal : 22 Juli 2015 Kepala Sub Bagian Umum Barang Milik Negara Diajukan Oleh : Dikendalikan Oleh : Moh. Hafip, S.E., M.M Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan, dan Keuangan Drs. Akhyaruddin, M.Hum Dekan Disetujui Oleh : Prof. Dr.M. Rusdi, M.Sc 1

2 Tujuan 1. Memberikan panduan bagi pejabat terkait melaksanakan proses pengadaan barang jasa. 2. Memberikan panduan bagi Panitia pengadaan barang dan jasa untuk mengetahui dan melaksanakan tugas-tugas terkait dengan proses pengadaan barang dan jasa. Ruang Lingkup Berlaku hanya untuk lingkup kerja di FKIP Universitas Jambi. Definisi 1. Pengguna barang yang dimaksud adalah Unit kerja dan Jurusan di lingkungan FKIP Universitas Jambi. 2. KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) yang dimaksud adalah Wakil Dekan II selaku pengelola anggaran. 3. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yang dimaksud adalah Pejabat yang bertanggungjawab seluruh proses pengadaan di FKIP Universitas Jambi, (Dekan dan KTU) 4. Panitia Pengadaan Barang dan Jasa adalah Staf pegawai Negeri Sipil yang sudah memiliki Sertifikat yang diangkat oleh SK Rektor dan di tempatkan di FKIP Universitas Jambi. Dokumen terkait: 1. Surat permintaan dan pengadaan barang dan jasa (UN21.1.SPMI.0006.SAR.006.1) 2. Lembar disposisi (UN21.1.SPMI.0006.SAR.006.2) 3. RUHP (UN21.1.SPMI.0006.SAR.006.3) 4. HPS (UN21.1.SPMI.0006.SAR.006.4) 5. Berita acara kewajaran harga (UN21.1.SPMI.0006.SAR.006.5) Rujukan: 1. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standarisasi Nasional 2. Manual Mutu FKIP Universitas Jambi 3. Perpres 70 Tahun Perpres 54 Tahun Kepres 80 Tahun 2008 Garis Besar Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 1. Pengguna barang menyusun rencana anggaran barang dan jasa dan membuat surat permintaan pengadaan barang dan jasa di tujukan ke KPA Fakultas (WADEK UPK) 2. Dekan menerima, meneliti dan menyesuaikan permintaan pengadaan barang dan jasa dengan pertimbangan peraturan anggaran yang berlaku kemudian memberi disposisi ke PPK Fakultas ( 3 hari) 3. PPK Fakultas merangkum semua permintaan dari pengguna barang untuk menyusun 2

3 garis besar Rencana Umum Pengadaan (RUP), menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) sesuai dengan harga pasar di Kota Jambi atau internet, dan diajukan kepada Dekan untuk mendapat persetujuan. 4. Dekan mengajukan surat usulan ke Kuasa Pengguna Anggaran Universitas Jambi dan ditembuskan kepada panitia pengadaan yang telah ditunjuk berdasarkan SK Rektor Universitas Jambi. 5. KPA Universitas menerima, meneliti dan menyesuaikan permintaan pengadaan barang dan jasa dengan pertimbangan peraturan anggaran yang berlaku kemudian memberi disposisi ke PPK Universitas ( 3 hari) 6. PPK Universitas merangkum semua permintaan dari pengguna barang untuk menyusun garis besar Rencana Umum Pengadaan (RUP) Universitas, menyusun jadwal pengadaan kemudian menugaskan ke Panitia pengadaan barang dan jasa untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan 7. Panitia pengadaan barang dan jasa memproses pengadaan dan menentukan calon penyedia (5 hari) dan melaporkan ke PPK Universitas tentang calon penyedia beserta kelengkapannya 8. PPK Universitas membuat Surat Perintah Kerja (SPK) dan Surat Pesanan (SP) yang di tanda tangani oleh penyedia yang ditunjuk dan ditanda tangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Universitas 9. Penyedia barang dan jasa melaksanakan kontrak sesuai dengan jadwal dalam surat perintah kerja (SPK) dan hasilnya diserahkan ke tim pemeriksa barang dan jasa (Unit Pelayanan Pengadaan) 10. UPP memeriksa kesesuaian hasil pekerjaan dengan kontrak pekerjaan dan spesifikasi barang dan jasa dan hasilnya di serahkan ke PPK Universitas (1 hari) dan mengirimkan banrang dan jasa ke Fakultas sesuai dengan permintaan. 11. PPK Universitas membuat perintah pembayaran penyelesaian pekerjaan 12. KPA Universitas melakukan pembayaran pelaksanaan 13. Kasubag Umum Barang Milik Negara memeriksa kesesuaian barang dan jasa dengan permintaan dan spesifikasi barang dan jasa dan hasilnya di serahkan ke PPK Fakultas (1 hari) 14. Wadek UPK membuat surat pendistribusian barang dan jasa ke pengguna masingmasing 3

4 BAGAN ALIR PENGADAAN BARANG DAN JASA MULAI Subbag Umum Barang Milik Negara Membuat Rencana Pengadaan Barang dan Jasa (2 hari) Surat permintaan pengadaan barang dan jasa DEKAN Memberi disposisi untuk pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa (10 menit) Disposisi persetujuan pengadaan PPK FAKULTAS Menyusun RUP fakultas, HPS, kewajaran harga (1 minggu) RUP, HPS, dan berita acara kewajaran harga DEKAN Mengesahkan RUP dan mengajukan ke KPA Universitas (15 menit) Surat permintaan pengadaan barang dan jasa KPA dan PPK UNIVERSITAS Menetapkan rekaman pelaksanaan (1 minggu) Disposisi persetujuan pengadaan ULP Universitas Memproses Usulan (1 bulan) Rancangan Pengadaan sesuai ULP Universitas Pengadaan barang dan jasa dan mendistribusikan ke Fakultas (1 minggu) Surat SPK dan SP Subag Umum Barang Milik Negara Memeriksa kesesuaian barang dan jasa mendistribusikan ke pengguna (1 hari) Berita acara pemeriksaan dan penyerahan PENGGUNA Penggunaan barang dan jasa Berita acara pemeriksaan dan penyerahan SELESAI 4

5 INSTRUKSI KERJA PENGADAAN BARANG DAN JASA FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS JAMBI UN21.1.SPMI.0007.SAR.006 Revisi ke : 0 Tanggal : 22 Juli 2015 Dikaji ulang oleh : Wakil Dekan Bidang Umum, Perencanaan, dan Keuangan Disetujui Oleh : Dekan Universitas Jambi, 2015 All Rights Riserved UNIVERSITAS JAMBI Revisi ke Tanggal 0 22 juli 2015 INSTRUKSI KERJA Pengadaan Barang dan Jasa UN21.1.SPMI.0007.SAR.006 Disetujui oleh Prof. Dr. M. Rusdi., M.Sc. 5

6 INSTRUKSI KERJA PENGADAAN BARANG DAN JASA Tujuan, ruang lingkup, time frame, dan definisi mengacu pada Manual Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa (UN21.1.SPMI.0006.SAR.006) No Pihak Terkait Tindakan Alokasi Waktu 1 Subag UBMN Membuat Rencana Pengadaan Barang dan 2 hari Jasa 2 Dekan Memberi disposisi untuk pelaksanaan 10 menit pengadaan Barang dan Jasa 3 PPK Menyusun RUP fakultas, HPS, kewajaran 1 minggu harga 4 Dekan Mengesahkan RUP dan mengajukan ke 15 menit KPA Universitas 5 KPA dan PPK UNIVERSITAS Memberi disposisi & memproses sesuai dengan prosedur yang berlaku 1 bln 6 Unit Layanan dan Pengadaan barang dan jasa dan 1 minggu Pengadaan mendistribusikan ke Fakultas UNIVERSITAS 7 Subag UBMN Memeriksa kesesuaian barang dan jasa 1 hari mendistribusikan ke pengguna 8 PENGGUNA Penggunaan barang dan jasa 1 hari 6