BAB 3 DATA DAN ANALISIS

Transkripsi

1 39 BAB 3 DATA DAN ANALISIS 3.1 Riwayat Perusahaan Pada sub bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum perusahaan, seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan, tugas dan tanggungjawab yang ada pada AJB Bumiputera 191 dan sistem yang sedang berjalan Sejarah Perusahaan AJB Bumiputera 191 berdiri atas prakarsa seorang guru sederhana bernama M. Ng. Dwidjosewojo Sekretaris Persatuan Guru-guru Hindia Belanda (PGHB) sekaligus Sekretaris I Pengurus Besar Budi Utomo dan kemudian terealisasi menjadi badan usaha. Hal ini juga merupakan salah satu keputusan Kongres pertama PGHB di Magelang, pada tanggal 1 Februari 191. Sedangkan dalam pengurusan ijin usahanya pihak perusahaan menunjuk Drs. H.I.K. Suprakto dan Mohamad S. Hasyim, MA., untuk mengurus ijin usahanya dan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Nomor: Kep- 904/IV/-1/1969 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak perusahaan ini dapat menjalankan kegiatan usahanya. Kantor Pusat AJB Bumiputera 191 berdomisili di Jakarta tepatnya di Jalan Jenderal Sudirman Kav. 75 Jakarta Selatan dan

2 40 memiliki sekitar.900 karyawan, agen dan 610 kantor cabang, serta melayani lebih dari 9 juta pemegang polis. Salah satu kekuatan AJB Bumiputera 191 adalah pada kepemilikan dan bentuk perusahaannya yang unik, dimana AJB Bumiputera 191 adalah satu-satunya perusahaan asuransi di Indonesia yang berbentuk mutual atau usaha bersama, artinya pemilik perusahaan adalah para pemegang polis, bukan pemegang saham. Jadi, perusahaan tidak berbentuk Perseroan Terbatas atau koperasi. Hal ini disebabkan karena premi yang diberikan kepada perusahaan sekaligus dianggap sebagai modal. Badan Perwakilan Anggota yang merupakan perwakilan para pemegang polis ikut serta menentukan garis-garis besar haluan perusahaan, memilih dan mengangkat Direksi dan ikut serta mengawasi jalannya perusahaan. AJB Bumiputera 191 menerima penghargaan ICSA (Indonesian Customer Satisfaction Award) untuk kategori asuransi jiwa. Penghargaan ICSA kepada AJB Bumiputera 191 yang diterima oleh Direktur Utamanya yaitu Drs. H. Suparwanto, MBA. dan diserahkan oleh Pemimpin Redaksi SWA Kemal E. Gani pada malam Penganugerahan ICSA di Hotel Sangrila Jakarta 6 September 00. Sebelumnya, di tempat yang sama, pada 11 Juli 00 lalu, AJB Bumiputera 191 juga menerima penghargaan sebagai Best Brand (Merek Terbaik) 00 untuk kategori Asuransi Jiwa. Pemberian penghargan ICSA sendiri, didasarkan pada hasil survei ICSI

3 41 (Indonesian Customer Satisfaction Index) di enam kota besar: Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Medan dan Makasar yang diselenggarakan oleh majalah SWA bekerjasama dengan Frontier Marketing Research. Berikut ini adalah perbedaan antara mutualisme dengan Perseroan Terbatas : Tabel 3.1 : Perbedaan Mutualisme dan Perseroan Terbatas MUTUALISME PERSEROAN TERBATAS Pemilik perusahaan adalah para pemegang polis (Polis Holder) Keuntungan dibagikan kepada pemegang polis Pemegang polis selain sebagai konsumen juga pemilik perusahaan Kepentingan pemegang polis dijamin oleh syarat-syarat umum polis dan anggaran dasar Jabatan penting diduduki oleh karyawan yang berprestasi Kekuasaan tinggi berada pada Badan Perwakilan Anggota yang mewakili unsur-unsur pemegang polis, pengurus dan karyawan yang menentukan keputusan atas azas musyawarah-mufakat Pemilik perusahaan adalah para pemegang saham (Stock Holder) Keuntungan dinikmati oleh pemegang saham Pemegang polis semata-mata hanya sebagai konsumen Kepentingan pemegang polis hanya dijamin oleh syarat-syarat umum polis Jabatan penting biasanya ditentukan oleh pemegang saham terbesar Kekuasaan tertinggi terletak pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang biasanya didominasi oleh pemegang saham terbesar 3.1. Visi dan Misi AJB Bumiputera 191 Visi AJB Bumiputera 191 : sebagai asuransinya bangsa Indonesia. Misi AJB Bumiputera 191 : Menjadikan senantiasa AJB Bumiputera 191 berada di benak dan di hati masyarakat Indonesia, dengan: 1. Memelihara keberadaan AJB Bumiputera 191 sebagai perusahaan perjuangan bangsa Indonesia.

4 4. Mengembangkan korporasi dan koperasi yang menerapkan prinsip dasar gotong-royong. 3. Menciptakan berbagai modul dan layanan yang memberikan manfaat optimal bagi komunitas AJB Bumiputera Mewujudkan perusahaan yang berhasil secara ekonomi dan sosial Struktur Organisasi Struktur organisasi dan pembagian pekerjaan dengan pembatasan tugas-tugas, tanggungjawab dan kewajiban serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi memungkinkan organisasi dapat bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Melalui struktur organisasi dapat ditunjukkan fungsifungsi yang ada dalam perusahaan, hubungan dari masing-masing fungsi tersebut dan tanggungjawab yang dilimpahkan serta uraian tugas pekerjaan setiap fungsi yang ada. Berdasarkan definisi di atas, dapat dijelaskan bahwa struktur organisasi suatu perusahaan harus menunjukkan koordinasi tugas serta fungsi dalam pencapaian tujuan perusahaan, bukan sekedar kerangka pembagian tugas, melainkan keseluruhan perangkat, beserta fungsifungsinya yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya

5 Gambar 3.1 : Struktur Organisasi AJB Bumiputera Uraian Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang AJB Bumiputera Badan Perwakilan Anggota (BPA) BPA merupakan lembaga tertinggi dalam struktur organisasi AJB Bumiputera 191 dan merupakan wadah para anggota yang dipilih dari dan oleh anggota.

6 44 Tugas dan Wewenang : Menentukan pokok-pokok kebijakan perusahaan.. Dewan Komisaris Bertanggungjawab kepada : Badan Perwakilan Anggota Tugas dan Wewenang : a. Melakukan pengawasan umum terhadap jalannya perusahaan yang dikelola oleh Direktur Utama agar perusahaan dapat berjalan dengan baik. b. Ikut serta dalam menentukan berbagai kebijakan perusahaan. 3. Direktur Utama Bertanggungjawab kepada : Dewan Komisaris Tugas dan Wewenang : a. Melaksanakan pokok-pokok kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan oleh BPA. b. Merencanakan, menjalankan dan mengawasi jalannya operasi bisnis perusahaan. c. Mewakili perusahaan baik di dalam maupun terhadap pihak luar perusahaan. 4. Pemimpin Cabang Bertanggungjawab kepada : Direktur Utama Tugas dan Wewenang :

7 45 a. Mengawasi pengelolaan operasional kantor cabang guna tercapainya efektivitas dan efisiensi yang dilakukan oleh seluruh unit kerja kantor cabang. b. Mengidentifikasi, menganalisis, mengawasi dan menyediakan laporan secara efektif yang akan diberikan kepada Direktur Utama. 5. Pemimpin Operasional Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Cabang Tugas dan Wewenang : a. Membina dan mengawasi kegiatan operasional yang dilakukan bagian operasional dalam mencapai hasil operasional yang optimal, termasuk di dalamnya pembinaan dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) pemasaran. b. Merancang dan menyusun strategi pemasaran serta mengelola kegiatan operasional pemasaran asuransi jiwa serta melakukan evaluasi atas implementasinya. c. Mengelola kegiatan operasional pemasaran asuransi dan pelayanan kepada pemegang polis. d. Bertanggungjawab atas peningkatan pangsa pasar asuransi jiwa. e. Bertanggungjawab terhadap pencapaian surplus operasional. 6. Supervisor Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Operasional

8 46 Tugas dan Wewenang : a. Menjalankan dan mengawasi kegiatan operasional pemasaran polis asuransi. b. Bertanggungjawab terhadap peningkatan penjualan polis. 7. Kepala Teknologi Informasi (TI) Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Operasional Tugas dan Wewenang : a. Merencanakan, mengevaluasi dan mengembangkan sistem informasi perusahaan dan pengelolaan aplikasi teknologi informasi perusahaan. b. Memelihara dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi perusahaan. 8. Penata Usaha Bertanggungjawab kepada : Pemimpin Operasional Tugas dan Wewenang : a. Membina dan mengawasi kegiatan administrasi, keuangan, seleksi resiko, penyediaan sarana dan prasaran serta dukungan pelayanan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi operasional. b. Melaksanakan kegiatan kebendaharaan, pengendalian sirkulasi dan pengendalian anggaran. c. Mengelola data keuangan. d. Menyusun dan menyiapkan laporan keuangan perusahaan.

9 47 9. Agen Bertanggungjawab kepada : Supervisor Tugas dan Wewenang : a. Melakukan penjualan polis asuransi jiwa kepada calon pemegang polis. b. Membantu Supervisor dalam meningkatkan penjualan polis. 10. Kasir Bertanggungjawab kepada : Penata Usaha Tugas dan Wewenang : a. Bertanggungjawab terhadap penerimaan setoran premi. b. Melakukan pengawasan terhadap keamanan kas perusahaan. c. Membuat laporan penerimaan premi yang akan diberikan kepada Penata Usaha. 11. Administrasi Produksi Bertanggungjawab kepada : Penata Usaha Tugas dan Wewenang : a. Bertanggungjawab terhadap pendataan calon pemegang polis. b. Melakukan pencatatan dalam buku produksi. 3. Sistem Penjualan Polis pada AJB Bumiputera Unit Organisasi atau Fungsi Yang Terkait 1. Agen

10 48 a. Melakukan seleksi awal terhadap permintaan asuransi calon pemegang polis atau tertanggung. b. Memastikan bahwa data yang ditulis dalam Surat Permintaan (SP) asuransi jiwa sesuai fakta yang ada dan tidak ada moral hazard dari calon pemegang polis. c. Membantu calon pemegang polis dalam pengisian SP. d. Melengkapi SP dengan persayaratan sebagai berikut : - Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau Surat Izin Mengemudi (SIM) atau Passport. - Kuitansi Titipan Premi (KTP). - Surat Laporan Re-check. e. Menyerahkan SP beserta kelengkapannya kepada Supervisor untuk dilakukan re-check. f. Menyetorkan uang titipan premi kepada Kasir.. Supervisor a. Memeriksa kebenaran pengisian SP dan kelengkapan berkasnya. b. Melakukan re-check produksi ke lapangan sesuai dengan batas kewenangannya. c. Memastikan bahwa tidak ada moral hazard baik dari calon pemegang polis maupun Agen.

11 49 3. Pemimpin Operasional a. Melakukan re-check produksi ke lapangan sesuai dengan batas kewenangannya. b. Bertanggungjawab terhadap kebenaran pengisian SP dan kelengkapan berkasnya. c. Memastikan bahwa tidak ada moral hazard baik dari calon pemegang polis, Agen maupun Supervisor. 4. Pegawai Administrasi Produksi a. Memeriksa kebenaran pengisian SP dan kelengkapan berkasnya. b. Meng-entry SP yang sudah memenuhi syarat transaksi dan telah diperiksa kebenarannya dalam aplikasi Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ). c. Memeriksa dan membetulkan kesalahan sesuai dengan data yang tercantum pada dokumen pendukung SP. d. Mengirim disket rekaman data SP dan SP secara harian ke : - Pemimpin Cabang bagi SP yang telah memenuhi syarat editing untuk SP Non Medical. - Direktur Utama bagi SP Medical yang telah lengkap berkasnya. e. Melakukan administrasi atau dokumentasi terutama bagi SP-SP yang masih bermasalah. f. Melakukan pencatatan dalam buku produksi.

12 50 5. Kasir a. Menerima uang setoran premi dari Agen. b. Menandatangani bukti setoran premi. c. Membubuhkan tanggal, nomor kas dan paraf pada copy Kuitansi Titipan Premi (KTP) dan SP. d. Melakukan distribusi dokumen SP beserta kelengkapannya yaitu sebagai berikut : - Copy Kuitansi Titipan Premi ke Agen. - SP beserta kelengkapannya yang meliputi copy KTP calon pemegang polis, copy Kuitansi Titipan Premi, bukti setoran premi dan formulir re-check kepada pegawai administrasi produksi. - Kuitansi Titipan Premi asli diberikan ke Pemimpin Cabang bersama dengan bukti kas yang lain. 6. Penata Usaha a. Memeriksa dan bertanggungjawab atas kebenaran pengisian SP dan kelengkapan berkasnya. b. Mengesahkan bukti setoran premi. c. Bertanggungjawab terhadap ketertiban pengiriman SP dan disket data SP. d. Melakukan pengawasan penerbitan polis. 7. Pemimpin Cabang

13 51 a. Menggabungkan disket SP yang diterima dari Pegawai Administrasi Produksi. b. Memeriksa hasil editing SP dan melakukan perbaikan sesuai dengan data pendukung serta melakukan pemberitahuan ke Pemimpin Operasional bila diperlukan. c. Melakukan pengiriman data SP bersih ke Direktur Utama secara harian dan mengarsip SP fisik. d. Menerbitkan daftar akseptasi polis untuk diberikan ke Pemimpin Operasional secara harian. e. Melaksanakan pencetakan polis. f. Menggabungkan copy polis dengan masing-masing SP yang bersangkutan untuk di arsip. g. Menyelenggarakan administrasi bagi SP yang tertunda yang bermasalah. 8. Direktur Utama a. Menerima pengiriman data SP bersih dari Pemimpin Cabang dan memberikan perintah pencetakan polis ke Pemimpin Cabang. b. Menerima disket SP Medical dari Pegawai Administrasi Produksi.

14 5 3.. Input Data Yang Dilakukan Data input yang dimasukkan ke dalam aplikasi sistem informasi penjualan polis pada AJB Bumiputera 191 yang menggunakan program FoxPro Versi 5.1 adalah : a. Surat Permintaan (SP) Asuransi Jiwa SP harus diisi oleh calon pemegang polis sesuai dengan KTP atau SIM atau Passport untuk di-entry datanya ke dalam aplikasi SPAJ. b. Bukti Setoran Premi Bukti setoran premi yang berisi nama pemegang polis, jumlah premi yang harus dibayar dan nama Agen untuk di-entry ke dalam aplikasi Data Setoran Premi (DSP) Laporan (Output) yang Dihasilkan Laporan yang dihasilkan dari hasil input di atas adalah : a. Kuitansi Titipan Premi (KTP). b. Lembaran Bukti Harian Penerimaan Premi (LBHPP). 3.3 Kondisi SI / TI pada AJB Bumiputera 191 Pada tahun 1974, untuk pertama kalinya AJB Bumiputera 191 memperkenalkan penggunaan komputer untuk mendukung proses bisnisnya. Tahun selanjutnya teknologi ini dikembangkan secara moderat, mengikuti tuntutan dan perubahan jaman. Hingga saat ini sistem informasi yang diimplementasikan oleh perusahaan masih menggunakan aplikasi FoxPro 5.1 dan digunakan untuk kepentingan internal pada kantor pusat dan cabang yaitu

15 53 administrasi, pendataan pemegang polis, perpindahan dan penerimaan data, perhitungan keuangan dan general ledger. Untuk memindahkan data antar komputer, perusahaan masih menggunakan media penyimpanan sementara seperti disket, compact disc dan USB flash disk. Sedangkan untuk menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang tersebar di sejumlah daerah, perusahaan menggunakan telepon, fax dan . Untuk menjaga hubungan dengan pemegang polis sekaligus memberikan informasi tentang AJB Bumiputera 191, telah dibangun website resmi AJB Bumiputera 191 yang beralamat di Website ini berisi penjelasan singkat tentang sejarah, produk-produk asuransi dan informasi lain seperti pencapaian prestasi dan warta terbaru AJB Bumiputera 191. Pemegang polis juga dapat mengajukan kritik dan saran yang akan ditampung dan dijawab oleh AJB Bumiputera 191. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan semakin meningkatnya kebutuhan untuk melakukan perpindahan dan sinkronisasi data secara cepat dan akurat, maka telah dilakukan pengembangan sistem dengan membangun jaringan lokal komputer LAN yang didukung oleh buah server dan 4 buah client. AJB Bumiputera 191 juga dilengkapi dengan perangkat komunikasi yang menggunakan ADSL untuk memudahkan pengiriman dan penerimaan data dan informasi, serta mengakses informasi yang dibutuhkan. Perencanaan strategi perusahaan kedepan adalah membangun sistem yang terintegrasi ke semua bidang, baik di kantor pusat maupun kantor cabang dan operasional. Untuk kedepannya, sistem ini direncanakan akan

16 54 menggantikan aplikasi Bumiputera FoxPro yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dikarenakan aplikasi Bumiputera 191 FoxPro yang sedang berjalan di perusahaan saat ini memiliki beberapa kelemahan yaitu : 1. Tidak bisa mengirim laporan keuangan secara langsung ke pusat, sehingga ada penumpukan data.. Merupakan aplikasi yang berdiri sendiri sendiri pada setiap kantor operasional sehingga timbul kesulitan dalam pemindahan data. Sistem yang akan diimplementasikan bertujuan memperbaiki sistem administrasi serta mendukung pengelolaan perusahaan secara lebih profesional dan modern. Sistem yang akan dibangun adalah AJB Bumiputera 191 adalah InLine (Integrated Life Insurance System) yang berbasiskan web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan dapat di akses oleh bagian internal AJB Bumiputera 191 di 40 kantor cabang dan 400 kantor operasional di seluruh Indonesia. 3.4 Arahan Strategi (Strategic Intentions) Dari hasil wawancara terhadap beberapa unit bisnis yang berkaitan dengan faktor-faktor operasional sehingga dapat disimpulkan strategic intention seperti di bawah ini :

17 55 Tabel 3. : Strategic Intention Strategic Intention Goals Key Metrics Weight Meningkatkan kualitas agen Mencegah kerugian pada perusahaan Meningkatkan efisiensi kerja Menjadikan AJB Bumiputera 191 sebagai market leader - Meningkatkan penjualan polis dengan memotivasi agen - Memberikan pelayanan yang profesional kepada pemegang polis - Mengecek latar belakang keadaan calon pemegang polis - Pemeriksaan detail informasi untuk mencegah data fiktif - Mengurangi biaya operasional dan pemindahan data secara manual - Membuat proses bisnis berjalan secara sistematis - Mendirikan kantorkantor cabang di daerah strategis - Memberikan nilai tambah yang berbeda dari kompetitor - Membangun kepercayaan pemegang polis - Produktivitas karyawan - Loyalitas pemegang polis 30 - data yang akurat 5 - Biaya yang dihabiskan - Waktu pemrosesan yang cepat - Jumlah kantor cabang. - Kepuasan pemegang polis - Jumlah pemegang polis 5 0

18 Value Chain Perencanaan Strategi Bisnis Taksiran Portfolio (Penyelarasan layanan / kualitas teknologi) Perencanaan Strategi TI Agenda Strategis TI Rencana Strategis TI Kegiatan bisnis : bidang usaha, departemen Kebutuhan Strategis TI Perencanaan Bisnis Proyek Korporasi TI : Kelompok aset 4 biaya operasi Matrik Pengukuran Kinerja Gambar 3. : Value Chain Perencanaan Tahunan TI Perenca naan Proyek Perencanaan TI Anggaran Lights On Anggaran Proyek Tindakan Value Chain yang digunakan hanya sebatas perencanaan strategi bisnis, taksiran portfolio, agenda strategis TI, perencanaan strategis TI, kebutuhan strategis TI, proyek. Penjelasannya adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Strategi Bisnis Perencanaan Strategi Bisnis AJB Bumiputera 191 berisi misi perusahaan dan arahan strategi.. Taksiran Portfolio Dilakukan penaksiran untuk penyelarasan, layanan, kualitas, teknis dan intensitas penggunaan untuk portfolio sistem yang sedang berjalan yaitu apllikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen.

19 57 3. Agenda Strategis TI Dalam agenda strategis TI berisi arahan strategi manajemen untuk penggunaan TI, tujuan strategi untuk penggunaan TI dan inisiatif strategi dengan TI untuk mencapai arahan strategis bisnis perusahaan. 4. Perencanaan Strategis TI Perencanaan strategis TI berisi arahan strategi TI untuk menghubungkan TI dengan kebutuhan bisnis yang telah didefinisikan. 5. Kebutuhan strategis TI Kebutuhan strategis TI berisi program dan inisiatif untuk 3 sampai 5 tahun ke depan yang telah diprioritisasikan untuk memenuhi kebutuhan dalam agenda strategis TI dan arahan strategi bisnis. 6. Proyek Bumiputera InLine yang akan digunakan oleh setiap departemen pada kantor pusat, operasional dan cabang AJB Bumiputera 191. Proyek ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang terintegrasi dengan menggunakan database Oracle. Proyek ini mulai dibangun sejak tiga tahun lalu. Lamanya pembangunan sistem ini disebabkan karena AJB Bumiputera 191 InLine sepenuhnya merupakan hasil analisa kebutuhan internal Bumiputera yang dibangun dari nol dan disesuaikan dengan karakteristik organisasi dan proses bisnis di AJB Bumiputera 191 yang sangat khas. Adapun proyek yang akan

20 58 diimplementasikan tersebut adalah program outsource yang dikembangkan oleh IT Center PT Dirgantara Indonesia di Bandung. 3.6 Pembagian Sumber Daya TI pada AJB Bumiputera 191 Pada sub bab ini akan menjelaskan mengenai aplikasi TI yang digunakan perusahaan mencakup sistem yang sedang berjalan dan proyek yang sedang dikembangkan dan akan dijalankan pada waktu yang akan datang. Pembagian Biaya Lights On % % 47% 49% Aplikasi Infrastruktur Manajemen Layanan Gambar 3.3 : Pembagian Biaya Lights On Penjelasan gambar di atas adalah : - Pada diagram yang berwarna biru menggambarkan persentase dari portfolio aplikasi yaitu sebesar 47% dari total biaya Rp ,- dengan nilai nominal Rp ,-

21 59 - Pada diagram yang berwarna merah menggambarkan persentase dari portfolio infrastruktur yaitu sebesar 49% dari total biaya Rp ,- dengan nilai nominal Rp ,- - Pada diagram yang berwarna kuning menggambarkan persentase dari portfolio manajemen yaitu sebesar % dari total biaya Rp ,- dengan nilai nominal Rp ,- - Pada diagram yang berwarna hijau menggambarkan persentase dari portfolio layanan yaitu sebesar % dari total biaya Rp ,- dengan nilai nominal Rp , Sistem yang Sedang Berjalan (Lights On) Aplikasi teknologi informasi yang digunakan perusahaan saat ini adalah : 1. Bumiputera FoxPro yang dikembangkan oleh PT. Informatics OASE yang merupakan anak perusahaan dari AJB Bumiputera 191. Adapun aplikasi ini terdiri dari sepuluh modul, dimana lima modul di antaranya adalah modul utama yang berkaitan langsung dengan proses bisnis perusahaan. Kelima modul tersebut adalah sebagai berikut : a. SPAJ (Surat Permohonan Asuransi Jiwa), yang berfungsi sebagai form pengisian aplikasi untuk calon pemegang polis di mana berisi data-data pemegang polis. b. DSP (Data Setoran Premi), yang mendukung proses penjualan polis yang berkaitan dengan pembayaran premi, seperti

22 60 pencatatan data transaksi pembayaran premi dari para pemegang polis dan pencetakan data pemegang polis. c. Klaim, yang berfungsi untuk pencatatan dan pencetakan laporan saat terjadi klaim dari pemegang polis. Laporan klaim tersebut juga akan diserahkan pada bagian keuangan. d. PJPOL (Pinjaman Polis), yang berfungsi untuk memproses pinjaman dari para pemegang polis. e. LBK (Lembaran Buku Kas) yang berfungsi untuk mendukung proses keuangan dalam perusahaan, seperti pencatatan data pembayaran, pencatatan data keuangan dan pencetakan data per transaksi. Selain kelima modul tersebut di atas, terdapat lima modul tambahan yang berkaitan dengan produk dan produktivitas agen. Kelima modul tersebut adalah sebagai berikut : a. PERMATA, yang berfungsi untuk pencatatan data transaksi tarik tunai dari polis asuransi oleh pemegang polis. b. MTSUP (Mutasi Utang Piutang), yang berfungsi untuk pencatatan dan pencetakan transaksi utang-piutang. c. PROVISI, yang berfungsi untuk perhitungan bonus bagi para agen asuransi untuk prestasi prestasi tertentu d. REPULIH, yang berfungsi untuk pencatatan pemulihan pembayaran bagi para pemegang polis jika terjadi keterlambatan pembayaran polis.

23 61 e. SPAP (Surat Permohonan Anggota Pindah) yang berfungsi untuk pencatatan dan pencetakan pemindahan data serta penerimaan data dari pemegang polis. Selain aplikasi FoxPro yang telah disebutkan di atas, AJB Bumiputera 191 juga telah mengimplementasikan website resminya yang yang berfungsi untuk memperkenalkan company profile beserta data produk-produk yang tersedia. Website ini beralamat di Proyek yang Sedang Dikembangkan (Project) Sistem baru AJB Bumiputera 191 yaitu BIL (Bumiputera InLine) yang sedang dikembangkan pada AJB Bumiputera 191 adalah sebuah sistem internal berbasiskan web dengan centralized database menggunakan Oracle 9i dimana aplikasi ini berfungsi untuk menggabungkan seluruh aktivitas perusahaan menjadi terintegrasi secara menyeluruh. Akses terhadap database tersebut dapat dilakukan oleh semua departemen perusahaan berdasarkan tingkat autorisasinya. Adapun modul modul yang ada merupakan penyempurnaan dari modul modul dari aplikasi FoxPro sebelumnya. Modul yang merupakan perbaikan dari modul yang ada sebelumnya antara lain adalah Modul BIL New Business yang merupakan penyempurnaan Modul SPAJ

24 6 Modul BIL Premi yang merupakan penyempurnaan dari Modul DSP Modul BIL Pinjaman yang merupakan penyempurnaan dari Modul PJPOL Modul BIL Klaim yang merupakan penyempurnaan dari Modul Klaim Selain itu, terdapat pula modul tambahan yang tidak ada di aplikasi sebelumnya yaitu Modul BIL Dokumen yang berfungsi untuk mengarsipkan seluruh data yang ada di perusahaan. Data yang tersimpan adalah seluruh data polis dan klaim yang ada, data para agen asuransi, serta laporan keuangan dari seluruh kantor pusat, cabang dan operasional. Bumiputera InLine sendiri merupakan program outsource yang dikembangkan oleh IT Center dari PT. Dirgantara Indonesia di Bandung. Kesepakatan antara AJB Bumiputera 191 dan IT Center ditandai dengan kontrak "Joint Application Development in Information System" di Bandung. Melalui kerjasama ini IT Center membantu pengembangan sistem informasi AJB Bumiputera 191 dalam rangka meningkatkan upaya pelayanan AJB Bumiputera 191 kepada para peserta asuransinya. Dipilihnya IT Center PT Dirgantara karena mereka mempunyai sumberdaya manusia yang berpengalaman dalam pengembangan sistem informasi dan dalam menggunakan

25 63 konsep pengembangan bersama Joint Application Development, yaitu mengembangkan secara bersama-sama suatu sistem asuransi dimana pihak AJB Bumiputera 191 selaku nara sumber dengan IT Center selaku pengembang. 3.7 Portfolio Lights On Portfolio yang ada terbagi menjadi dua yaitu portfolio sistem yang sudah ada (Lights On) dan portfolio proyek. Adapun portfolio aplikasi ini terdiri dari empat portfolio yaitu portfolio aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen Portfolio Aplikasi (Application Portfolio) Portfolio Aplikasi menggambarkan aplikasi aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Tabel 3.3 Penyelarasan Data Aplikasi Wgt Weight Menjadikan AJB Bumipu -tera 191 sebagai market leader Meningkat kan efisiensi kerja Mencegah kerugian pada perusahaan Meningkat kan kualitas agen Unweight Total Weight Total SPAJ DSP

26 64 Klaim PJPOL Website Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro SPAJ : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Skor Tingkat Kualitas modul FoxPro SPAJ adalah : = 4.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Skor Tingkat Layanan modul FoxPro SPAJ adalah : = 4 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro SPAJ adalah : = 4

27 65 d. Biaya Biaya operasional per tahun modul FoxPro SPAJ adalah : Tabel 3.4 : Biaya Operasional Modul FoxPro SPAJ Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi e. Nawal Modul FoxPro SPAJ Rp ,- Biaya Maintenance i Modul FoxPro SPAJ per tahun Rp ,- (dihitung 0% dari biaya awal) Biaya Gaji l dua orang user modul FoxPro SPAJ per Rp ,- tahun (Gaji per orang a = Rp ,- * * 1 bulan) Total Rp ,- i e. Nilai Penyelarasan = = 4.4 * 0.47 =.0. Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro DSP : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas modul FoxPro DSP adalah : = 4.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan modul FoxPro DSP = = 4

28 66 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro DSP = d. Biaya = 5 Biaya operasional per tahun modul FoxPro DSP adalah : Tabel 3.5 : Biaya Operasional Modul FoxPro DSP Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Modul FoxPro DSP Rp ,- Biaya Maintenance Modul FoxPro DSP per tahun Rp ,- (Dihitung 0% dari biaya awal) Biaya Gaji satu orang user modul FoxPro DSP per Rp ,- tahun (Gaji per orang = Rp ,- * 1) Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : = 3.31 * 0.47 = Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro PJPOL : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas modul FoxPro PJPOL = = 4.5

29 67 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan modul FoxPro PJPOL adalah : = 4 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = Jadi skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro PJPOL : d. Biaya 5 + = 3.5 Biaya operasional per tahun modul FoxPro PJPOL adalah : Tabel 3.6 : Biaya Operasional Modul FoxPro PJPOL Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Modul FoxPro PJPOL Rp ,- Biaya Maintenance Modul FoxPro PJPOL *0%* Rp ,- Biaya Gaji satu orang user modul FoxPro PJPOL per Rp ,- tahun (Gaji per orang Rp ,- * 1 bulan) Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : = 1.5 * 0.47=0.7

30 68 4. Skor portfolio aplikasi untuk modul FoxPro Klaim : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 5 Skor Tingkat Kualitas modul FoxPro Klaim adalah : = 4.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 4 Skor Tingkat Layanan modul FoxPro Klaim adalah : = 4 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 4 Skor Intensitas Penggunaan modul FoxPro Klaim adalah : = 4.5

31 69 d. Biaya Biaya operasional per tahun modul FoxPro Klaim adalah : Tabel 3.7 : Biaya Operasional Modul FoxPro Klaim Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Modul FoxPro Klaim Rp ,- Biaya Maintenance Modul FoxPro Klaim per tahun Rp ,- (Dihitung 0% dari biaya awal) Biaya Gaji dua orang user modul FoxPro Klaim per Rp ,- tahun (Gaji per orang Rp ,- * * 1 bulan) Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : = 3.6 * 0.47 = Skor portfolio aplikasi untuk Bumiputera Website : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 4 Skor Tingkat Kualitas Bumiputera Website adalah : = 4 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 3

32 70 Skor Tingkat Layanan Bumiputera Website = c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : = Ketergantungan Aplikasi = 4 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Skor Intensitas Penggunaan Bumiputera Website adalah : = 3.5 d. Biaya Biaya operasional per tahun Bumiputera Website adalah : Tabel 3.8 : Biaya Operasional Website Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Bumiputera Website Rp ,- Biaya Maintenance Bumiputera Website per tahun Rp ,- (Dihitung 0% dari biaya awal) Gaji satu orang web administrator per tahun (Gaji per Rp ,- orang Rp ,-* 1bulan) Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan = = 1.65 * 0.47 = 0. 7

33 71 Hasil keseluruhan dari Portfolio Aplikasi yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.9 : Portfolio Aplikasi Application 1 FoxPro SPAJ FoxPro DSP 3 FoxPro Klaim 4 FoxPro PJPOL Unit of Work Cost Metric Operasional 90 Jumlah permintaan polis per hari Operasional 44.4 Jumlah setoran premi per hari Operasional 84 Jumlah klaim yang diajukan per bulan Operasional 51.6 Jumlah peminjaman polis per bulan 5 Website IT 65 Jumlah pengunjung website per hari Alignment Value Service Level Quality Intensity of Use = Portfolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur menggambarkan infrastruktur yang membangun sistem perusahaan yang mencakup penggunaan software, hardware dan jaringan internet. a. Perangkat Lunak (Software) yang digunakan sebagai pendukung sistem di AJB Bumiputera 191 yaitu : a. Platform

34 7 Platform yang digunakan perusahaan pada keseluruhan komputer yang dipakai menggunakan Windows XP. Biaya investasi TI yang dikeluarkan untuk melakukan pembelian lisensi sistem operasi yang digunakan untuk 30 komputer adalah : Rp ,- b. Software pendukung Untuk mendukung seluruh tugas dari unit bisnis lain yang tidak berkepentingan dengan aplikasi under Dos, maka dibutuhkan paket aplikasi seperti Office XP. Biaya investasi TI yang dibutuhkan perusahaan untuk membeli paket pendukung aplikasi adalah : Rp ,-. Perangkat keras (Hardware) yang digunakan oleh perusahaan adalah : a. Server : Server yang digunakan adalah IBM xseries 6m LBA. Biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan pengadaan server adalah Rp ,- b. Desktop Client : Jumlah komputer client yang digunakan berjumlah 30 unit dengan brand IBM. Biaya investasi TI yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli komputer tersebut sebesar Rp ,- dimana harga per unitnya adalah Rp ,- c. Printer : AJB Bumiputera 191 menggunakan empat buah printer laser jet bermerek HP tipe 130. Harga per unitnya

35 73 adalah Rp ,- dan dua buah printer dot matrix bermerek Epson tipe LX-300 seharga Rp ,- per unitnya. Sehingga biaya investasi teknologi informasi yang dibutuhkan untuk membeli sebuah printer adalah seharga Rp ,- d. Hub : Ada empat buah hub yang digunakan perusahaan dengan biaya pengadaan hub adalah Rp ,- e. Switch : Switch yang digunakan perusahaan sebanyak dua buah dimana masing-masing harga per unitnya adalah Rp ,- sehingga biaya investasi teknologi informasi yang dibutuhkan adalah Rp ,- f. LAN Card : LAN Card yang digunakan oleh perusahaan sebanyak tiga puluh buah yaitu sesuai dengan jumlah unit komputer yang ada dimana biaya yang dikeluarkan adalah sebesar Rp ,- g. LAN Cable : LAN Cable sepanjang 50 meter dimana biaya yang dikeluarkan adalah sebesar Rp ,- b. Internet : menggunakan layanan ADSL dengan kecepatan 64 / 384 kbps dengan biaya registrasi adalah sejumlah Rp ,- dan biaya bulanan sebesar Rp ,-

36 74 Tabel 3.10 : Penyelarasan Data Infrastruktur Wgt Weight Menjadikan AJB Bumiputera 191 sebagai market leader Meningkat kan efisiensi kerja Mencegah kerugian pada perusahaan Meningkat kan kualitas agen Unweight Total Weight Total Software Hardware Internet Skor portfolio infrastruktur untuk software : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas software adalah : = 5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5

37 75 - Kecepatan Merespon = 5 Jadi skor Tingkat Layanan software = = 5 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan software adalah : = 5 d. Biaya Tabel 3.11 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Software Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Software (Lisensi Software) Rp ,- Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : = 6.65 * 0.49 = Skor portfolio infra struktur untuk hardware : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas hardware adalah : = 5

38 76 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan hardware adalah : = 4.5 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan hardware adalah : d. Biaya = 5 Biaya operasional per tahun untuk hardware adalah : Tabel 3.1 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Hardware Asset Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Hardware Rp ,- Biaya Maintenance Hardware per tahun Rp ,- (Dihitung 0%* ) Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : * 0.49 = Skor portfolio infrastruktur untuk internet : a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5

39 77 - Keakuratan = 5 Jadi skor Tingkat Kualitas internet adalah = 5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 3 Jadi skor Tingkat Layanan internet adalah : = 4 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Jadi skor Intensitas Penggunaan internet adalah : = 3 d. Biaya Biaya operasional per tahun untuk internet adalah : Tabel 3.13 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Internet Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal internet Rp ,- Biaya Maintenance internet per bulan Rp ,- (Dihitung 1 bulan *Rp ,-) Total Rp ,-

40 78 e. Nilai Penyelarasan : =.9 * 0.49 = 1.4 Hasil keseluruhan dari Portfolio Infrastruktur yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.14 : Portfolio Infrastruktur Application Unit of Work Cost Metric 1 Software TI 30 Jumlah software yang diinstalasi Hardware TI Jenis dan jumlah hardware yang diintegrasikan 3 Internet TI 63.4 Kecepatan transfer data dan jumlah informasi yang masuk Alignment Value Service Level Quality Intensity of Use Portfolio Layanan (Service Portfolio) Portfolio layanan adalah portfolio yang menggambarkan berbagai layanan yang digunakan oleh perusahaan.

41 79 Tabel 3.15 : Penyelarasan Data Layanan Wgt Weight Menjadikan AJB Bumiputera 191 sebagai market leader Meningkat kan efisiensi kerja Mencegah kerugian pada perusahaan Meningkat kan kualitas agen Unweight Total Weight Total Helpdesk Online Sales Kit Skor portfolio layanan untuk Helpdesk Online a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 4 Jadi skor Tingkat Kualitas Helpdesk Online = = 4.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan Helpdesk Online adalah : = 4.5

42 80 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = Jadi skor Intensitas Penggunaan Helpdesk Online : d. Biaya 3 + =.5 Biaya operasional per tahun untuk Helpdesk Online adalah Tabel 3.16 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Helpdesk Online Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Helpdesk Online Rp ,- Biaya Maintenance Helpdesk Online Rp ,- Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : = 6.65 * 0.0 = Skor portfolio layanan untuk Sales Kit a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 4 - Keakuratan = 3

43 81 Jadi skor Tingkat Kualitas Sales Kit : = 3.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 5 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan Sales Kit : = 4.5 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 3 Jadi skor Intensitas Penggunaan Sales Kit adalah : d. Biaya = 3 Biaya operasional per tahun untuk Sales Kit adalah : Tabel 3.17 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Sales Kit Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya Investasi awal Sales Kit Rp ,- Biaya Maintenance Sales Kit Rp ,- Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan : = 3.6 * 0.0 = 0.07

44 8 Hasil keseluruhan dari Portfolio Layanan yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.18 : Portfolio Layanan Application 1 Helpdesk Online Unit of Work Cost Metric TI 9.6 Kemampuan menangani masalah teknis Sales Kit Operasional 3.6 Ketersediaan informasi Alignment Value Service Level Quality Intensity of Use Portfolio Manajemen (Management Portfolio) 1. Planning : Dalam proses pembuatan aplikasi perusahaan melakukan perencanaan aplikasi yang ingin dibuatnya. Dalam proses perencanaan, perusahaan akan melakukan rapat dengan segala pihak yang terkait seperti dengan divisi IT sebagai developer dengan divisi yang terkait dan calon user baik yang ada di pusat maupun yang ada di anak perusahaan. Biaya yang di keluarkan pada program ini adalah sebesar Rp ,- untuk biaya konsultasi dan riset yang dilakukan dengan konsultan IT dan pihak developer dari aplikasi tersebut. Training : Program ini di tujukan untuk para karyawan dan calon karyawan yang akan berkaitan langsung dengan aplikasi baik yang

45 83 memperdalam maupun yang baru belajar agar dapat menjalankan aplikasi tersebut. Biaya total training sebesar Rp ,- untuk staf-staf IT yang akan terlibat secara langsung. Tabel 3.19 : Penyelarasan Data Manajemen Wgt Weight Menjadikan AJB Bumiputera 191 sebagai market leader Meningkat kan efisiensi kerja Mencegah kerugian pada perusahaan Meningkat kan kualitas agen Unweight Total Weight Total Planning Training Skor portfolio manajemen untuk Planning a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 3 - Keakuratan = 4 Jadi skor Tingkat Kualitas Planning adalah : = 3.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4

46 84 - Kecepatan Merespon = 4 Jadi skor Tingkat Layanan Planning adalah : = 4 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 3 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = Jadi skor Intensitas Penggunaan Planning adalah : 3 + =.5 e. Biaya Biaya operasional per tahun untuk Planning adalah : Tabel 3.0 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Planning Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya perencanaan Rp ,- Total Rp ,- f. Nilai Penyelarasan : Skor portfolio manajemen untuk Training a. Tingkat Kualitas terbagi atas : - Fungsionalitas = 5 - Keakuratan = 4 = 5.5 * 0.0 = 0.11

47 85 Jadi skor Tingkat Kualitas Training adalah : = 4.5 b. Tingkat Layanan terbagi atas : - Ketersediaan = 4 - Kecepatan Merespon = 3 Jadi skor Tingkat Layanan Training adalah : = 3.5 c. Intensitas Penggunaan terbagi atas : - Ketergantungan pada Aplikasi = 5 - Penggunaan Aplikasi pada Perusahaan = 5 Jadi skor Intensitas Penggunaan Training adalah : = 5 d. Biaya Biaya Operasional per Tahun Untuk Training adalah : Tabel 3.1 : Biaya Operasional per Tahun Untuk Training Asset / Cost Portfolio Resources Consumed Biaya pelatihan karyawan Rp ,- Total Rp ,- e. Nilai Penyelarasan adalah : 800 = 8 * 0.0 =

48 86 Hasil keseluruhan dari Portfolio Manajemen yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3. : Portfolio Manajemen Application Unit of Work Cost Metric 1 Planning Manajemen 1 Keputusan yang sesuai bagi perusahaan Training TI 7.5 Kompetensi karyawan Alignment Value Service Level Quality Intensity of Use Dari keseluruhan perhitungan portfolio di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Portfolio Lights On pada AJB Bumiputera 191 adalah sebagai berikut : Tabel 3.3 : Portfolio Lights On Informasi Dasar Tingkat Layanan dan Kualitas Nilai Aplikasi, infrastruktur, layanan, atau aktifitas manajemen Proses bisnis atau kerja yang didukung Biaya Fungsionalitas Keakuratan Ketersediaan Kecepatan merespon Penyelarasan Bisnis FoxPro SPAJ Pencatatan permintaan pengajuan polis asuransi FoxPro DSP Pencatatan data setoran premi yang masuk

49 87 FoxPro Pencatatan pengajuan Klaim klaim dari pemegang polis FoxPro Penghitungan pinjaman PJPOL dari pemegang polis kepada penanggung Website Pengelolaan informasi dan menjaga hubungan dengan pemegang polis Software Pendukung kinerja operasional perusahaan Hardware Pendukung kinerja operasional perusahaan Internet Transfer informasi dan komunikasi Helpdesk Perbaikan teknis pada Online hardware dan software Sales Kit Pengenalan produk dan proses asuransi Planning Perencanaan kegiatan dan anggaran operasional Training Pelatihan untuk meningkatkan kompetensi SDM Analisis Kebutuhan atau Pasokan Strategis TI akan dinilai bermanfaat bila TI dapat mendukung rencana bisnis dari perusahan dan sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan. Strategi TI yang dikemukakan dari departemen TI merupakan suatu solusi untuk menyanggupi tuntuan perusahaan dalam mencapai strategic intentionnya, karena strategic intention merupakan input dari tahap perencanaa untuk TI.

50 88 Dalam bagian ini akan digambarkan perencanaan TI perusahaan berdasar pada strategic intention perusahaan. Sehingga perencanaan tersebut dapat sesuai dengan keinginan (demand) dari pihak manajemen Strategic Intention to IT Strategic Plan Konsep dari NIE menyatakan bahwa dalam membangun suatu perencanaan strategi TI yang baik adalah dengan mendasarkan perencanaan tersebut terhadap strategic intention perusahaan. Konsep demand/supply pada NIE menyatakan bahwa keinginan dari pihak manajemen (demand) dalam strategic intention akan membentuk dasar strategi TI perusahaan dimana strategi TI tersebut (supply) yang akan memenuhi strategic intention perusahan dari segi TI. Berikut adalah perincian setiap perencanaan TI pada setiap strategic intention yang ada pada AJB Bumiputera 191.

51 89 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Tabel 3.4 : Strategic Intention to IT Plan (Fokus Pada Peningkatan Kualitas Agen) Demand Supply Context Perencanaan Penggunaan TI Supply dari TI Meningkatkan Perusahaan dapat Menyediakan kualitas agen mengetahui aplikasi yang dapat prestasi agen dan memantau kinerja mengawasi kinerja agen. agen - Meningkatkan penjualan polis dengan memotivasi agen - Memberikan pelayanan yang profesional kepada pemegang polis - Memberikan reward kepada agen sesuai dengan prestasi yang dicapai - Memberikan training intensif secara berkala kepada para agen - Pemberian reward kepada agen sesuai dengan prestasi yang dicapai - - Pengintegrasian seluruh data kinerja agen untuk memudahkan pemberian reward dan sanksi. - Penyusunan program pelatihan yang tidak dibatasi lokasi geografis - Merancang sistem untuk menentukan jenjang karir agen sesuai dengan keahlian dan prestasi. - Memberikan training TI kepada agen untuk mempercepat kinerja - Membangun aplikasi khusus untuk divisi HRD yang berfungsi memantau keseluruhan kinerja agen. - Membangun teleconference dan videoconference yang mendukung komunikasi dan pelatihan jarak jauh.

52 90 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Tabel 3.5 : Strategic Intention to IT Plan (Fokus pada Pengendalian Kerugian pada Perusahaan) Demand Supply Context Perencanaan Penggunaan TI Supply dari TI Mencegah kerugian pada perusahaan - Mengecek latar belakang keadaan calon pemegang polis - Pemeriksaan detail informasi untuk mencegah data fiktif Mengumpulkan data dan informasi lengkap mengenai calon pemegang polis Perusahaan dapat mengecek kebenaran informasi calon pemegang polis - Perusahaan memiliki data lengkap kesehatan dan financial pemegang polis - Memeriksa validitas polis dan klaim yang diajukan untuk mengecek kebenaran tuntutan ganti rugi tertanggung Penambahan modul yang berfungsi mengarsipkan dan mencari data di setiap bagian. Membangun sistem pencarian data di tiap bagian. - Mengumpulkan informasi mengenai pemegang polis dari setiap bagian kedalam satu modul dokumen - Pengotorisasian data tertentu untuk mencegah penyalahgunaa n data Membangun modul BIL Dokumen yang dapat diakses pihak-pihak yang memiliki autorisasi

53 91 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Tabel 3.6 : Strategic to IT Plan (Fokus pada Peningkatan Efisiensi Kerja) Demand Supply Context Perencanaan Penggunaan TI Supply dari TI Peningkatan Semua aktivitas Mengotomatisasikan efisiensi kerja perusahaan dapat aktivitas-aktivitas diproses dan perusahaan dalam dihasilkan sebuah aplikasi. outputnya secara langsung. (just in time) - Mengurangi - Pekerjaan yang Merancang sistem biaya ada dapat aplikasi yang operasional dan ditangani dengan mengintegrasikan pemindahan data cepat dan seluruh proses bisnis secara manual mengurangi perusahaan dan - Membuat proses kesalahan membangun bisnis berjalan - Pengontrolan infrastruktur secara sistematis aktivitas jaringan yang perusahaan. mendukung komunikasi antar Merancang sistem yang mendukung transfer data dengan cepat serta mengatur dan mengorganisasikan proses bisnis. - Menghubungkan data dan informasi kepada pihak yang membutuhkan - Membuat sistem yang mengintegrasikan seluruh aktivitas perusahaan. pusat dan cabang - Membuat centralized database - Membangun sistem Bumiputera InLine dengan jaringan intranet yang menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang

54 9 Strategic Intention Strategic Objectives Strategic Initiatives Tabel 3. 7 : Strategic Intention to IT Plan (Fokus untuk menjadikan AJB Bumiputera 191 sebagai Market Leader) Demand Supply Context Perencanaan Penggunaan TI Supply dari TI Menjadikan AJB Pengumpulan Membuat aplikasi Bumiputera 191 informasi yang yang mampu sebagai Market dibutuhkan untuk menganalisa pasar Leader mengetahui daerah dan kompetitor. strategis untuk pendirian kantor cabang. - Mendirikan - Mengumpulkan - Menyediakan kantor-kantor informasi infrastruktur cabang di daerah mengenai pasar yang dibutuhkan strategis dan kompetitor untuk masingmasing - Memberikan - Kebutuhan cabang nilai tambah informasi dan - Membuat yang berbeda permintaan aplikasi yang dari kompetitor pemegang polis mampu - Membangun dapat ditangani memelihara data kepercayaan dengan cepat pemegang polis pemegang polis - Melakukan inovasi produk asuransi sesuai kebutuhan pemegang polis. - Pemegang polis dapat memberikan masukan dan kritik melalui aplikasi layanan konsumen Mengumpulkan dan memelihara informasi mengenai interaksi dengan pemegang polis - Mengembangkan aplikasi Business Intelligence - Mengembangkan aplikasi CRM

55 Projects Sub bab ini akan menjelaskan mengenai aplikasi teknologi informasi yang sedang dikembangkan AJB Bumiputera 191, strategic portfolio, mandatory portfolio, new strategic portfolio dan factory portfolio. Portfolio Proyek terdiri dari empat bagian yaitu sebagai berikut : Portfolio Strategi Aplikasi yang bersifat strategic adalah aplikasi yang secara langsung mempengaruhi kinerja kompetitif perusahaan. Dalam aplikasi AJB Bumiputera 191 InLine modul modul yang bersifat strategic pada AJB Bumiputera 191 In Line antara lain adalah : 1. Modul BIL New Business yang berfungsi untuk memproses SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa), mencetak SPAJ, administrasi keuangan dan mencetak surat permintaan cetak ulang polis. Modul ini dikembangkan selama enam bulan.dengan perincian biaya sebagai berikut : - Pelatihan - Karyawan AJB Bumiputera 191 yang menjadi user untuk aplikasi ini diberikan pelatihan yang memadai agar mereka mampu mengoperasikannya dengan baik. Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan pelatihan penggunaan tiga orang karyawan pada modul ini sebesar Rp ,- - Sumber daya pendukung