BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Sejarah Perusahaan CV. Maplesonic Indonesia adalah anak perusahaan dari CV. Eagle Machinery yang bergerak dibidang proses pembuatan mesin mesin packaging, mesin filling makanan dan minuman dalam bentuk cair maupun pasta, dan spesialis dalam pembuatan peralatan dengan material stainless steel. CV. Maplesonic Indonesia berdiri sejak akhir tahun 2009 yang bergerak dibidang distributor mesin inkjet printer resolusi tinggi ( Xaar Nozzle ) yang berpusat di Kanada dan banyak dipakai untuk mencetak gambar digital. Lokasi CV. Maplesonic Indonesia ini terletak di Cengkareng Jakarta Barat. CV. Maplesonic Indonesia yang baru dirintis ini dan masih dalam tahap berkembang memiliki jumlah customer tidak sedikit, yang meliputi berbagai perusahaan diberbagai kota di pulau Jawa beserta cabang di Surabaya, Bandung, Jakarta dan kedepannya akan difokuskan ke Bogor, Batam, Medan dan Makasar. Dengan kata lain, CV. Maplesonic Indonesia semakin berkembang pesat dan semakin bertambah jumlah customer dan cabang cabang baru ke depannya dimana penawaran produk yang sering dilakukan diberbagai daerah yang bisa dikatakan hampir setiap hari. 82

2 Visi, Misi, dan Tujuan Adapun visi dan misi yang dimiliki CV. Maplesonic Indonesia adalah: 1. Visi Menjadikan CV. Maplesonic Indonesia salah satu distributor mesin pengkodean pada produk kemasan dan memenuhi kebutuhan para pelanggan dengan konsep simpel, efisiensi, user friendly dan cost setting. 2. Misi Menjadi terdepan dalam pemilihan mesin alat cetak/ kode produksi dengan teknologi yang modern, tepat guna dan menjadi unggul di dunia mesin printer inkjet. 3. Tujuan CV. Maplesonic Indonesia memiliki tujuan yaitu menjadi solusi terbaik bagi pelanggan dan pilihan untuk perindustrian printer inkjet sebagai leader innovation Kegiatan Utama Bisnis Kegiatan utama bisnis CV. Maplesonic Indonesia adalah memasarkan mesin printer dengan merk Maplejet Prodigit Series sebagai distributor di Indonesia dan berpusat di Kanada dengan berbagai cabang yang ada di Surabaya, Bandung, Jakarta dan kedepannya akan difokuskan ke Bogor, Batam, Medan dan Makasar.

3 Struktur Organisasi Berikut adalah gambar struktur organisasi pada CV. Maplesonic Indonesia, yang tugas dan tanggung jawabnya akan dijelaskan pada subbab berikutnya. Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Maplesonic Indonesia Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada CV. Maplesonic Indonesia, sebagai berikut: 1. Komisaris Sebagai penanam saham dan hanya menerima laporan kegiatan perusahaan dari managing direktur pada saat rapat komisaris. 2. Managing Direktur Mengatur pelaksanaan kegiatan perusahaan dan menerima laporan langsung dari direktur.

4 85 3. Direktur Mengatur pelaksanaan kegiatan perusahaan dan semua karyawan bertanggungjawab secara langsung kepada direktur sebelum sampai kepada managing direktur. 4. Sekretaris Mengatur semua kegiatan direktur dan bertanggungjawab atas semua jadwal direktur. 5. Admin Mengerjakan semua yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. Contohnya membuat penawaran/ quotation, mengurus purchase order, pembelian, penjualan, persediaan (gudang) dan data customer. 6. Teknisi Bertanggungjawab atas semua urusan mesin dari pemasangan, pemeliharaan sampai dengan perbaikan mesin dan bertugas mengirim mesin ke customer. 7. Accounting Mengurus semua yang berhubungan dengan faktur dan keuangan perusahaan, contohnya seperti perbankan, kas kantor, perpajakan. 8. Marketing Membuat orang atau perusahaan tertarik untuk membeli mesin atau produk yang ditawarkan dan juga bertugas menemani teknisi mengirimkan mesin.

5 Gambaran Sistem DFD (Data Flow Diagram) Transaksi yang terjadi pada CV. Maplesonic Indonesia akan digambarkan dalam bentuk DFD context dan DFD level 0. Gambar 3.2 DFD Context pada Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan Gambar 3.2 di atas menggambarkan transaksi umum yang terjadi pada CV.Maplesonic Indonesia. Transaksi yang lebih terperinci akan di gambarkan di dalam Diagram Aliran Data Level 0 berikut ini:

6 87 Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Level 0 pada Sistem Pembelian, Penjualan dan Persediaan Transaksi yang terjadi pada CV. Maplesonic Indonesia adalah Pembelian, Penjualan dan Persediaan. Penjualan terjadi ketika pihak CV ini membuat dan mengirim Quotation (surat penawaran) kepada customer ataupun yang ingin membeli barang dan penawaran barang

7 88 ini dilakukan oleh bagian marketing atau pemasaran melalui proses penjualan barang. Kemudian customer membuat PO kepada CV ini untuk melakukan transaksi pembelian mesin sesuai yang di tawarkan atau yang di inginkan oleh kostumer. Kemudian Pembayaran awal dilakukan oleh Pelanggan ke CV melalui Proses Penjualan setelah itu pelanggan mendapatkan Faktur Penjualan. Ketika PO pelanggan telah diterima oleh Karyawan CV, maka Karyawan mengecek persediaan barang. Jika Ready Stock maka Barang tersebut di kirim melalui proses pengiriman barang dengan di sertai delivery order ke pelanggan. Dari transaksi ini berkas yang di simpan adalah faktur penjualan, PO Pelanggan, dan Quotation. Jika Permintaan barang dari pelanggan tidak tersedia di dalam stock barang maka PO Pelanggan di In-hold dan kemudian dilanjutkan dengan proses pembelian barang ke supplier, dimana Proses ini terjadi jika CV ingin membeli barang dari Supplier, Namun sebelumnya CV telah menerima Quotation dari Supplier. Berdasarkan Quotation dan barang yang dibutuhkan oleh CV maka CV mengirimkan PO kepada Supplier, kemudian CV melakukan Pembayaran awal ke supplier dan supplier memberikan faktur pembelian kepada CV dan mengirimkan barang melalui proses Penerimaan Barang dengan disertai Delivery Order Pembelian ke proses persediaan untuk di update stock nya. kemudian dari Proses penerimaan barang, memberikan receive ke bagian gudang dan kemudian bagian gudang memberikan data stock ke proses persediaan.berkas yang di simpan dari proses ini adalah PO supplier, Faktur Pembelian dan Persediaan Kemudian semua berkas yang telah di simpan dari setiap proses yang ada di laporkan kepada direktur melalui Laporan Penjualan, Persediaan, dan Pembelian.

8 Prosedur pada Sistem Prosedur Penjualan Berikut ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada gambar 3.4. MARKETING PELANGGAN ADMIN ACCOUNTING DIREKTUR Mulai Menawarkan produk Quotation 1 2 Laporan Penjualan 1 Beli produk Membuat quotation Membuat Faktur penjualan Selesai PO Quotation Faktur penjualan Surat pengantar Pengiriman produk Faktur penjualan PO Membuat laporan penjualan 2 Cek stok inhold Laporan penjualan Surat pengantar A.1 Keterangan: A.1 = Arsip penjualan

9 90 Gambar 3.4 Diagram aliran dokumen penjualan pada CV. Maplesonic Indonesia Marketing memberi presentasi dan menawarkan produk kepada pelanggan. Kemudian admin membuatkan surat penawaran atau quotation yang diberikan kepada pelanggan. Bila pelanggan tertarik untuk membeli produk, maka ia akan mengirimkan purchase order atau PO ke perusahaan. PO ini ditindaklanjuti oleh admin lalu dicek persediaan produknya. Jika ada maka akan dilakukan pengiriman barang dan accounting membuat faktur penjualannya yang nanti akan dikirim ke pelanggan, jika produk belum ada stok, maka akan dibuat inhold dari PO tersebut. Accounting membuat laporan penjualan untuk periode waktu tertentu. Laporan ini akan diberikan kepada direktur dan dimasukkan dalam arsip penjualan Prosedur Persediaan Berikut ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Gambar 3.5.

10 91 ADMIN DIREKTUR Mulai Mendata inhold produk Mendata stok produk yang ada Data stok produk Laporan Persediaan Membuat laporan Persediaan Selesai Laporan Persediaan A.2 Keterangan: A.2 = Arsip Persediaan Gambar 3.5 Diagram aliran prosedur persediaan pada CV. Maplesonic Indonesia Admin mendata stok produk dan inhold dari PO yang belum dikirim karena tidak ada stok. Kemudian admin membuat laporan persedian dari data

11 92 stok produk yang ada dan memberikannya kepada direktur dan dimasukkan dalam arsip persediaan Prosedur Pembelian Dibawah ini adalah diagram aliran dokumen penjualan yang sedang berjalan, dapat dilihat pada Gambar 3.6. ADMIN SUPPLIER ACCOUNTING DIREKTUR Mulai Membuat surat permintaan barang surat permintaan barang surat permintaan barang surat penawaran Faktur pembelian Laporan Pembelian surat penawaran Membuat laporan pembelian Selesai Membuat PO PO Laporan pembelian PO Faktur pembelian A.3 Keterangan: A.3 = Arsip pembelian Gambar 3.6 Diagram aliran prosedur pembelian pada CV. Maplesonic Indonesia

12 93 Admin membuat surat permintaan barang untuk dikirim ke supplier. Supplier mengirim penawaran harga produknya, dan bila diterima, maka admin membuatkan PO kepada supplier tadi. Dari faktur pembelian yang diberi supplier, accounting membuat laporan pembelian dan menyerahkannya kepada direktur dan diarsipkan. 3.3 Analisis Sistem yang sedang Berjalan Metode pengumpulan data dipergunakan adalah wawancara dengan ibu Lely selaku admin dari CV. Maplesonic Indonesia dan observasi secara langsung ke lapangan. Berikut adalah daftar pertanyaan dan jawaban pada saat wawancara. 1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan ini? Cv. Maplesonic merupakan distributor mesin cetak asal kanada. Pelanggan dari perusahaan ini biasanya adalah semua pabrik yang memerlukan barcode atau pencetak expire date untuk produk mereka. Sistem dimulai dari cv melakukan presentasi kepada client, jika client berminat membeli produk maka client mengirimkan purchase order melalui atau fax. Purchase order ini kemudian diterima dan dicek ketersediaan produknya. Jika belum ada stoknya maka pesanan di inhold dahulu, sementara perusahaan ini memesan dari pabrik di kanada. Jika produk ready stok maka kan dilakukan proses pengiriman barang dan mencetak invoice. Proses samapi dengan pengiriman produk ini biasa memakan waktu 14 hari setelah pelanggan membayar dp dari produk tersebut. Dan dalam 16 hari setelah produk terkirim, pelanggan harus segera melunasi sisa pembayaran

13 94 2. Perusahaan ini bergerak di bidang apa? Perusahaan ini merupakan distributor mesin injekt printer dan aksesoris yang pusat produksinya berada di Kanada. Produk yang ditawarkan oleh perusahaan ini adalah a. Mesin injet printer untuk mencetak barcode, expire date, dan logo. b. Aksesoris mesin seperti print head. c. Tinta printer. 3. Bagaimana proses pembelian dalam perusahaan ini? Admin membuat surat permintaan barang kepada supplier, kemudian supplier mengirimkan surat penawaran, yang setelah diproses dan disetujui oleh direktur lalu admin membuat po kepada supplier. 4. Bagaimana proses persediaan di perusahaan ini? Admin mendata stok produk yang ada dan membuat laporan persediaan. Kemudian laporan ini diberikan kepada managing director. 5. Bagaimana proses penjualan di perusahaan ini? Setelah pemesanan produk dan konfirmasi dari perusahaan bahwa produk ready stok dan siap dikirim, pelanggan membayar Dp sebesar 40 %. Setalah pelunasan, perusahaan mengeluarkan faktur pajak yang terdiri dari lembar untuk pembeli, instansi perpajakan dan arsip perusahaan.

14 95 6. Apa saja permasalahan yang muncul selama penggunaan dari sistem yang sedang berjalan ini? Penyimpanan data yang masih manual dan belum terorganisir dengan baik secara komputerisasi. Sehingga jika ingin mencari file data pelanggan masih kesulitan karena letaknya berantakan. 7. Sistem aplikasi apa yang anda butuhkan saat ini? Sistem aplikasi berbasisdata yang dapat mengolah data, menyimpan data dan mengorganisir data dengan baik. Aplikasi tersebut juga memiliki fasilitas pencarian data yang memudahkan untuk menemukan data yang dibutuhkan. Serta memiliki sistem keamanan bagi datanya. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil wawancara dengan CV.Maplesonic Indonesia, dapat disimpulkan bahwa terdapat masalah masalah sebagai berikut: 1. kesalahan memasukan data dari penjualan dan pembelian serta pelanggan, sehingga data menjadi tidak valid dan akurat. 2. kesulitan mencari data yang diinginkan, sehingga butuh waktu yang tidak sebentar untuk mencari data tertentu. 3. Kurangnya tingkat keamanan dari data. Karena ditulis manual, maka karyawan bisa saja mengganti isi data tersebut sehingga membuat keamanan dan integrasi data dalam dokumen menjadi rendah. Dan karena masih dibukukan secara hardcopy dan bukan secara digital, maka kemungkinan data rusak atau hilang jadi besar.

15 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel kebutuhan informasi Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi CV. Maplesonic Indonesia berupa tabel entitas dan deskripsinya, antara lain: Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pada CV.Maplesonic Indonesia Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi Pelanggan JenisPelanggan Supplier berisikan data lengkap dari organisasi / individu yang membeli barang dari CV. Maplesonic Indonesia berisikan data mengenai jenis pelanggan yang ada pada CV. Maplesonic Indonesia berisikan data lengkap dari organisasi / individu yang mensuplai barang dari CV. Maplesonic Indonesia Kode pelanggan, kode jenis pelanggan, nama, alamat, telp, fax, , NPWP Kode jenis pelanggan, nama jenis pelanggan Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat Supplier, Telp Supplier, Fax Supplier, Supplier

16 97 Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi Karyawan Produk Utang Piutang Penawaran Persediaan berisikan data lengkap dari karyawan CV. Maplesonic Indonesia berisikan data lengkap dari barang yang dijual pada CV. Maplesonic Indonesia berisikan data mengenai besar utang kepada supplier berisikan data mengenai daftar piutang pelanggan berisikan data mengenai penawaran produk kepada pelanggan berisikan data mengenai jumlah stok barang NIK, nama, jabatan, alamat, telp, dan karyawan kode Produk, kode Jenis Produk, nama Produk, deskripsi Produk, Stok, Harga kdutang, IdPembayaranPembelian, tgljatuhtempo, jumlahutang kdpiutang, IdPembayaranPenjualan, tgljatuhtempo, jumlahpiutang IdPenawaran, nopenawaran, kdpelanggan, NIK, kdproduk, Qty kdpersediaan, kdproduk, tglprodukmasuk, tglprodukkeluar, stok

17 98 Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi Garansi Gudang Pemesananan Penjualan Pembayaran Penjualan berisikan data mengenai pengukuhan garansi oleh pelanggan berisikan data mengenai gudang pada CV. Maplesonic Indonesia berisikan data mengenai pemesanan dari pelanggan berisikan transaksi penjualan yang terjadi pada CV. Maplesonic Indonesia berisikan bukti pembayaran awal dari produk oleh pelanggan kdgaransi, kdproduk, kdpelanggan, nopenjualan, t glpenukaran, tglservice, alasan KdGudang, NamaGudang, AlamatGudang, TelpGudang, FaxGudang, NamaKaryGdg IdPemesanan, nopemesanan, T glpemesanan, Kdpelanggan, Kdproduk, Qty, PPN, NIK, diskon, Kdtermpayment, kdtermdelivery, status IdPenjualan, NIK, KdPelanggan, KdProduk, PPN, KdTermPayment, NoPenjualan, NoPemesanan, Tglpenjualan, Qty IdPembayaranPenjualan, IdPemesanan,KdPelanggan NIK,NoPembayaranPenjualan tglpembayaranpenjualan,kdproduk, Qty

18 99 Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi Pembelian Pembayaran Pembelian TermOfDelivery TermOfPayment DeliveryOrder berisikan transaksi pembelian yang terjadi pada CV. Maplesonic Indonesia berisikan data bukti pembayaran awal dari produk oleh CV. Maplesonic Indonesia berisikan data syarat pengiriman barang kepada pelanggan berisikan data syarat pembayaran pembelian dan penjualan berisikan data pengiriman barang yang dikirimkan kepada pelanggan sesuai faktur penjualan Idpembelian,NIK,Kdsupplier NoPOSupplier,KdGudang NoPembelian,t glpembelian, KdProduk,Qty, PreviousPayment, PaymentDetail IdPembayaranPembelian, NIK,Kdsupplier NoPemesanan,KdGudang NoPembayaranPembelian tglpembayaranpembelian KdProduk,Qty,DP kdtermdelivery TermOfDelivery kdtermpayment TermOfPayment IdDelivery, NoPemesanan nospb, tglkirim, NIK KdPelanggan, KdProduk Qty

19 100 Nama Entitas Deskripsi Kebutuhan Informasi User berisikan data pengguna yang mengakses program aplikasi database ini KdUser, NIK Username, password usertype User View Untuk Aplikasi Database Pada user view untuk aplikasi database terdiri dari query yang isinya insert = I; update = U; delete = D dan laporan yang isinya read = R; write = W. Keterangan lengkapnya seperti tabel dibawah ini: Tabel 3.2 User View Untuk Aplikasi Database Nama Entitas Tipe Akses Direktur Admin Marketing Akunting Pelanggan Query I, U Laporan R R, W R JenisPelanggan Query I, U Laporan R, W R Supplier Query I, U Laporan R R, W Karyawan Query I, U, D Laporan R R, W R

20 101 Nama Entitas Tipe Akses Direktur Admin Marketing Akunting Produk Query I, U Laporan R R, W Utang Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Piutang Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Penawaran Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Persediaan Query I, U Laporan R R, W Garansi Query I, U Laporan R R, W Gudang Query I, U Laporan R R, W Pemesananan Query I, U Laporan R R, W Penjualan Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Pembayaran Penjualan Query I, U I, U Laporan R R, W R, W

21 102 Nama Entitas Tipe Akses Direktur Admin Marketing Akunting Pembelian Query I, U I, U Laporan R R, W R, W Pembayaran Pembelian Query I, U I, U Laporan R R, W R, W TermOfDelivery Query I, U I, U Laporan R R, W R, W TermOfPayment Query I, U I, U Laporan R R, W R, W DeliveryOrder Query I, U I, U Laporan R R, W R, W User Query I, U Laporan R, W 3.6 Solusi Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah masalah tersebut maka dibutuhkan suatu aplikasi basisdata yang dapat mengelola data perusahaan terutama data data yang berhubungan dengan masalah pembelian, persediaan dan. Adapun sistem aplikasi basisdata yang dibuat adalah sebagai berikut:

22 Basisdata yang dapat mengurangi kesalahan dalam penginputan data maka setiap form akan memiliki validasi dan pesan error yang membantu dan mencegah user serta memberitahukan jika user melakukan kesalahan. 2. Basisdata yang memiliki fasilitas pencarian data, sehingga memudahkan user jika ingin mencari suatu data. 3. Basisdata yang memiliki fasilitas login untuk user sebelum masuk ke dalam sistem aplikasi sehingga user dapat mengakses data sesuai dengan wewenangnya dan keamanan data dapat ditingkatkan.