BAB 4 USULAN SISTEM 4.1 Tahap Inovasi Inovasi

Transkripsi

1 BAB 4 USULAN SISTEM 4.1 Tahap Inovasi Pada hasil analisis yang ada pada tahap sebelumnya telah dilihat bahwa masalah-masalah tersebut perlu diselesaikan dengan melakukan perubahan pada sistem yang berjalan. Diperlukan inovasi-inovasi pada proses bisnis yang berjalan agar sistem dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien Inovasi Inovasi dilakukan berdasarkan masalah-masalah yang timbul pada bisnis proses. Adapula inovasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Melakukan outsourcing yang ditujukan untuk melakukan perubahan terhadap sistem yang sudah ada. Perubahan tersebut yaitu: Implementasi Production Capability Application yang dapat diakses oleh bagian penjualan. Aplikasi tersebut adalah data kesiapan produksi akan menunjukan data kesiapan produksi yang dapat dilakukan perusahaan. Pembuatan aplikasi Route Planning System yang digunakan sebagai pembantu bagian gudang dalam menyiapkan rute perjalanan kurir sehingga pengiriman bisa lebih efisien 2. Menentukan supplier utama berdasarkan tingkat kualitas bahan baku dan harga terbaik yang nantinya akan dilakukan pengimplementasikan Electronic Data Intercharge untuk mempercepat proses pemesanan bahan baku dan mengurangi kebutuhan sumber daya manusia. Dalam penentuan supplier utama akan dilakukan melalui proses tendering. Tendering ini akan dilakukan untuk mencari supplier yang siap untuk melakukan kontrak dengan perusahaan untuk diimplementasikan system EDI. 3. Pemindahan sumber daya manusia yang ada pada bagian staff pembelian ke bagian produksi. Pemindahan ini dilakukan karena akan digunakannya Electronic Data Interchange (EDI) pada proses pemesanan bahan baku maka dari itu sumber daya manusia pada bagian staff pembelian dapat dialihkan ke bagian lain. Sumber daya manusia ini nantinya akan ditugaskan pada bagian produksi dan staff 65

2 66 production planning & inventory control yang bertugas untuk mengatur kemampuan produksi dan perencanaan produksi tiap harinya Proses Bisnis Baru Proses bisnis yang diubah terdiri dari 2 bagian yaitu proses pemeriksaan stok barang dan proses pemesanan bahan baku Proses Pemeriksaan Stok Produk Pada bisnis proses yang baru, proses pemeriksaan stok produk saat pembuatan sales order akan dibantu dengan Production Capability Aplication yang dapat menampilkan data kesiapan produksi berdasarkan bahan baku yang tersisa. Data ini akan didapat dari input yang dilakukan oleh bagian PPIC. Data ini meliputi sisa stok bahan baku dan kapabilitas produksi yang bisa dilakukan dengan sisa bahan baku yang tersedia. Dengan data ini diharapkan bagian penjualan dapat mengetahui kapan produk jadi selesai diproduksi dan saat penjadwalan pengiriman pada sales order dapat dibuat dengan lebih akurat sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya keterlambatan pengiriman dari gudang ke customer yang disebabkan oleh tidak akuratnya penjadwalan pada sales order yang dibuat. Flowchart pemeriksaan stok produk: Gambar 4.1 Diagram pemeriksaan stok produk

3 Proses Pemesanan Bahan Baku Pada proses pemesanan bahan baku yang diusulkan hanya akan memiliki beberapa supplier utama. Pemilihan supplier akan ditentukan oleh tingkat pelayanan, tingkat keterlambatan dan harga yang ditawarkan. Perusahaan nantinya akan menggunakan software berbasis Electronic Data Interchange (EDI) yang telah diimplementasikan pada sistem perusahaan dan sistem supplier. Sistem berbasis EDI ini akan bekerja secara otomatis berdasarkan data bahan baku perusahaan yang diinput oleh bagian gudang bahan baku. Jika bahan baku telah mencapai batas minimum yang telah ditentukan, sistem akan secara otomatis membuatkan surat permintaan pesanan ke supplier. Sistem ini diharapkan dapat mengurangi lamanya proses pemesanan bahan baku secara signifikan. Saat penggunaanya bagian pembelian hanya perlu memastikan bahwa sistem telah membuat surat pemesanan bahan baku secara benar dan sistem supplier telah memberikan konfirmasi pesanan. Flowchart pemesanan bahan baku: Gambar 4.2 Diagram pemesanan bahan baku 4.2 Tahap Sumber Daya Manusia Tugas dan Tanggung Jawab Dengan adanya perubahan pada sistem maka tugas dan tanggung jawab pada beberapa staff tentu saja akan berubah. 1. Admin Pembelian: Memastikan sistem EDI berjalan dengan baik Menentukan periode pemesanan barang. Merencanakan pemesanan bahan baku Mengetahui jumlah barang yang akan diproduksi.

4 68 2. PPIC Menerima order dari marketing. Membuat rangkuman detail order yang akan dijalankan produksi. Mengatur penanganan produk. Mengatur dan membuat rencana dan kesiapan produksi dengan Production Capability Application. 4.3 Tahap Pengembangan Pengembangan System Pengembangan sistem untuk bisnis proses yang diusulkan nantinya akan akan tetap menggunakan sistem lama (MySoft ERP M200) namun nantinya akan ada penambahan aplikasi pada bagian penjualan yang berguna untuk mengecek kesiapan produksi perusahaan dan juga akan ada pembuatan aplikasi menejemen rute untuk melancarkan pengiriman barang. Perancangan aplikasi ini akan dilakukan oleh pihak outsourcing.

5 69 Berikut adalah Entity Relationship Diagram dari perusahaan : Gambar 4.3 ERD sistem yang berjalan

6 70 Sales_order Entity Tabel 4.1 keterangan ERD Keterangan Berisikan data-data pemesanan yang akan diproses seperti nama customer dan nama produk. Surat_permintaan_bb Bahan_baku Purchase_order Customer Berisikan nama bahan baku yang diminta oleh bagian produksi Berisikan daftar nama bahan baku beserta jumlah sisa dan harganya. Berisikan nama item yang akan dibeli dan juga suppliernya. Berisikan nama-nama customer dengan alamat, dan nomer teleponnya Product Supplier Faktur_pembelian Surat_jalan Route_plan Purchasing_staff Sales_staff Gbj_staff Berisikan daftar produk beserta data-datanya Berisikan nama-nama supplier dan data-datanya Berisikan data pembelian yang dilakukan customer Berisikan alamat dan data pengiriman. Berisikan daftar prioritas pengiriman Berisikan identitas staff produksi Berisikan identitas staff sales Berisikan identitas staff gudang barang jadi Production_capability_report Berisikan laporan kesiapan produksi Surat permintaan produksi Driver Berisikan permintaan untuk melakukan produksi Berisikan nama dari kurir yang melakukan pengiriman

7 71 Vehicle Berisikan kendaraan yang digunakan dalam pengiriman Production_staff Berisikan identitas staff produksi Aplikasi yang diusulkan ini akan memiliki tampilan sebagai berikut: Production Capability Application Gambar 4.4 User Interface Production Capability Application

8 72 Gambar 4.5 Sequence Diagram Production Capability Application Penjelasan Production Capability Application Pada aplikasi ini user cukup melakukan pemilihan kode produk pada kolom Product Name, setelah itu sistem akan secara otomatis menampilkan daftar bahan baku produk yang dibutuhkan dan juga sisa persediaannya. Selain itu juga akan ditampilkan jumlah kemampuan

9 73 produk yang bisa diproduksi dengan total bahan baku yang tersedia. Output yang dihasilkan oleh aplikasi ini adalah layar tampilan seperti berikut: Gambar 4.6 User Interface output Production Capability Application Route Planning Application Gambar 4.7 User Interface Route Planning Application

10 74 :Route_Planning Handler :Route_Planning Boundary :Vehicle :Vehicle DA :Surat Jalan :Surat Jalan DA :Faktur Pembelian :Faktur Pembelian :Customer :Customer DA User Start_Route _Planning() Start_Route _Planning() Initialize() Get_Surat_Jalan_ID() Read() Surat_Jalan_ID Initialize() Get_Faktur_Pembelian_ID() Faktur_Pembelian_ID Read() Get_Quantity() Quantity Initialize() Get_Customer_ID() Customer_ID Read() Get_Customer_Name() Customer_Name Get_Custommer_add() Customer Name, Customer Add, Quantity Customer Name, Customer Add Customer_Add Choose _Vehicle() :Choose _Vehicle() Initialize() Get_Vehicle_ID() Read() Vehicle_ID Get_Vehicle_Capacity() Select _Surat_Jalan() Select _Surat_Jalan() Vehicle_Capacity Print() Print() Calculate Total Checked() Sort by address() Gambar 4.8 Sequence Diagram Route Planning Application Penjelasan Route Planning Application Saat user sudah memasuki UI Route Planning Application, seluruh data dari surat jalan yang sudah di buat secara otomatis tampil. Kemudian user melakukan pemilihan kendaraan. Setelah itu, user dapat memilih customer dan banyaknya customer juga disesuaikan

11 75 dengan kapasitas kendaraan yang telah dipilih. Setelah User menekan tombol print, sistem akan mencetak dan secara otomatis memilihkan daftar alamat yang akan di antar terlebih dahulu. Gambar 4.9 Output Route Planning Application Electronic Data Interchange Application Untuk sistem EDI, diusulkan untuk membeli produk jadi. Hal ini diusulkan berdasarkan keputusan General Manager yang lebih memilih untuk menggunakan system jadi. Selain itu pembelian software ini dilakukan untuk mempercepat proses implementasi. Untuk tampilan layar, spesifikasi hardware dan software system ini akan sepenuhnya diserahkan kepada vendor EDI Pelatihan Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang kompeten sangat dibutuhkan perusahaan untuk memaksimalkan kinerja sistem ERP yang sudah terimplementasi. Nantinya akan dilakukan kembali training untuk meningkatkan kualitas user SI/TI agar dapat bekerja lebih maksimal. Training ini akan dilakukan oleh bagian HRD dan pihak outsourcing sistem yang sedang berjalan. Training akan difokuskan pada kemampuan user dalam menggunakan SI/TI yang ada di perusahaan.

12 76 Selain itu pada pengimplementasian sistem EDI, dibutuhkan pelatihan khusus untuk user yang akan menggunakannya. 4.4 Tahap Implementasi Penanggung Jawab Implementasi Dalam memulai implementasi sistem yang baru dibutuhkan beberapa orang yang bertugas untuk memastikan sistem yang baru berjalan dengan baik. Orang-orang yang dibutuhkan sebagai berikut: General Manager sebagai Project Manager: akan bertugas sebagai penanggung jawab dan mengatur perkembangan proyek. Tim Outsourcing sebagai Project Staff: o Bertugas melakukan komunikasi dengan pihak programmer outsourcing, vendor EDI, supplier. o Melakukan pengujian pada sistem. o Mencari masalah pada sistem yang lama serta mencari masalah pada sistem baru yang sudah diimplementasikan. Hasil analisa akan digunakan sebagai landasan pengembangan lanjutan Strategi Implementasi Arsitektur Jaringan Pada nantinya aplikasi-aplikasi ini akan menggunakan struktur jaringan seperti berikut:

13 77 Gambar 4.10 Arsitektur Jaringan Strategi Implementasi Pada implementasinya, sistem akan menggunakan strategi Big Bang dikarenakan perubahan yang signifikan hanya terdapat pada bagian implementasi sistem EDI. Jika terjadi kesalahan atau sistem EDI tidak berjalan dengan seharusnya maka bagian pembelian akan kembali menggunakan telepon dan seperti sistem lama. Dalam kurun waktu satu bulan, nantinya user yang menggunakan sistem baru akan diminta untuk memberikan feedback secara berkala untuk memastikan sistem yang baru telah menyelesaikan masalah-masalah yang sebelumnya timbul

14 4.4.3 Gantt Chart pembuatan grup proyek menentukan system requirement meeting dengan tim outsourcing meeting dengan para supplier tendering supplier meeting dengan supplier terpilih meeting dengan vendor EDI persiapan implementasi EDI Instalasi EDI testing sistem EDI EDI go-live pembuatan applikasi oleh pihak outsourcing persiapan implementasi sistem instalasi applikasi usulan training testing aplikasi usulan aplikasi go-live Gambar 4.11 Gantt Chart 78

15 79 Tabel 4.2 Penjelasan Gantt Chart Minggu Lokasi Penjelasan 1 Ruang rapat PT.INDOSARI 2 Ruang rapat PT.INDOSARI 2-3 PT.INDOSARI 4 PT.INDOSARI 5 Ruang rapat PT.INDOSARI 6 Ruang Rapat PT.INDOSARI 7-8 PT.INDOSARI 8 PT.INDOSARI 9 PT.INDOSARI 10 PT.INDOSARI 3-12 PT.INDOSARI 13 PT. INDOSARI Pada minggu pertama akan dilakukan pembentukan tim proyek dan juga rapat membahas kebutuhan perusahaan. Akan dilakukan meeting dengan pihak outsourcing mengenai pembuatan aplikasi usulan. Dilakukan meeting dengan pihak supplierperihal diadakannya tendering. Melakukan tendering dengan pihak supplier. Meeting dengan supplier yang terpilih. Meeting dengan vendor EDI mengenai pembelian system EDI Persiapan instalasi system EDI oleh pihak vendor Instalasi EDI di perusahaan dan supplier Uji coba kelayakan system EDI System EDI go-live Pembuatan aplikasi usulan oleh pihak outsourcing Persiapan Hardware, Software dan instalasi aplikasi usulan.

16 80 13 PT.INDOSARI 14 PT.INDOSARI 14 PT.INDOSARI 15 PT.INDOSARI Instalasi aplikasi usulan pada perusahaan Traning karyawan dalam penggunaan aplikasi Uji coba kelayakan sistem yang sudah terinstal System go-live