MANUAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN PEMELIHARAAN ASET

Transkripsi

1 DAN PEMELIHARAAN UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 UNIT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : Revisi : 0 Diajukan oleh : Management Representative R. Arief Setyawan, ST., MT. Dikendalikan oleh : Management Representative Disetujui oleh : Kepala Unit TIK DR. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc.

3 DAFTAR ISI 1. Tujuan : Ruang Lingkup : Definisi : Referensi : Garis Besar Prosedur : Pengadaan Barang Pemeliharaan Barang Diagram Alir Pengadaan Barang Pemeliharaan Barang Lampiran Daftar Spesifikasi Barang ( ) Usulan Pengadaan Barang ( ) Daftar Barang dan Pemeliharaan ( ) Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) iii

4 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi personil Unit TIK dalam melakukan usulan pengadaan barang dan pemeliharaan aset. 2. Ruang Lingkup : Berlaku untuk lingkup kerja Unit TIK UB sebelum dilakukan proses pengadaan oleh Tim Pengadaan Barang dan Jasa Universitas. 3. Definisi : 1. Unit TIK UB adalah unit kerja yang dibentuk oleh Rektor UB dan diberi tugas dalam melakukan pengkajian, pengembangan, penerapan dan pelayanan teknologi informasi dan komunikasi. 2. Barang yang dimaksud adalah barang tidak habis pakai yang meliputi barang elektronik, barang non elektronik, perangkat lunak dan mebelair. Halaman 1 dari 11

5 4. Referensi : 1. Manual Mutu Unit TIK UB ( ) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional. 5. Garis Besar Prosedur : 5.1 Pengadaan Barang 1. Kepala Sub Unit menganalisis kebutuhan barang melalui rapat pleno Sub Unit 2. Kepala Sub Unit melakukan klasifikasi dan penentuan prioritas pengadaan barang. 3. Divisi yang bersangkutan menetapkan spesifikasi barang. 4. Kepala Sub Unit mengajukan usulan pengadaan barang kepada Kepala Unit TIK UB. 5. Usulan pengadaan barang dari masing-masing Sub Unit dibahas dalam Rapat Pimpinan Unit TIK. 6. Kepala Unit TIK mengajukan usulan pengadaan barang kepada Pembantu Rektor II. Halaman 2 dari 11

6 7. Proses pengadaan barang dilakukan oleh Tim Pengadaan Barang dan Jasa di tingkat universitas. 8. Bagian Administrasi dan Keuangan menerima barang hasil proses pengadaan dari Tim Pengadaan Barang dan Jasa di tingkat universitas. 9. Bagian Administrasi dan Keuangan melakukan proses inventarisasi barang dan kemudian mendistribusikan barang kepada Kepala Sub Unit yang mengajukan usulan. 10. Kepala Sub Unit menerima barang yang telah diinventarisasi oleh Unit TIK. 5.2 Pemeliharaan Barang 1. Kepala Sub Unit mengindentifikasi kebutuhan persyaratan pemeliharaan barang berdasarkan usulan dari masing-masing divisi. 2. Bagian Administrasi di tingkat Sub Unit menyusun daftar aset dan perawatan. Halaman 3 dari 11

7 3. Bagian Administrasi di tingkat Sub Unit menyerahkan daftar aset dan pemeliharaan kepada Kepala Sub Unit. 4. Kepala Sub Unit menyerahkan daftar aset dan pemeliharaan kepada Bagian Administrasi dan Keuangan Unit TIK. 5. Bagian Administrasi dan Keuangan Unit TIK menyusun daftar aset dan pemeliharaan dari seluruh Sub Unit dan Unit TIK. 6. Bagian Administrasi dan Keuangan Unit TIK meminta pihak ketiga untuk melakukan proses pemeliharaan dan memutakhirkan agenda rekaman pemeliharaan aset. Halaman 4 dari 11

8 6. Diagram Alir 6.1 Pengadaan Barang Halaman 5 dari 11

9 6.2 Pemeliharaan Barang Halaman 6 dari 11

10 7. Lampiran 7.1 Daftar Spesifikasi Barang ( ) No. Jenis Barang Merk Tipe Spesifikasi Teknis Keterangan Halaman 7 dari 11

11 7.2 Usulan Pengadaan Barang ( ) Usulan Pengadaan Barang Unit Kerja : Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi UB Kegiatan : Tahun Anggaran : Jenis Spesifikasi Harga No. Merk Tipe Volume Barang Teknis Satuan Jumlah Total Sub Total Halaman 8 dari 11

12 PENGADAAN BARANG 7.3 Daftar Barang dan Pemeliharaan ( ) No. Jenis Barang Merk Spesifikasi Jumlah Tahun Pengadaan Posisi/ Letak/ Pengguna Barang Keterangan Kondisi Tanggal Service Terakhir Tanggal Service Berikutnya Halaman 9 dari 11

13 7.4 Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan Halaman 10 dari 11

14 7.5 Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke Tanggal Keterangan Halaman 11 dari 11