PEMBUATAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 7 WONOGIRI SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PEMBUATAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 7 WONOGIRI SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI NASKAH PUBLIKASI Diajukan oleh Alief Yulianto kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2 i

3 MANUFACTURE AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS IN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 7 WONOGIRI FOR MEDIA INFORMATION AND PROMOTION PEMBUATAN DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 7 WONOGIRI SEBAGAI MEDIA INFORMASI DAN PROMOSI Alief Yulianto Ema Utami, Dr., S.Si, M.Kom Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT At the times when the web-based information systems have often encountered. This development has now spread to the world of education. Improving the quality of education should be as the development of technology today. SMP N 7 Winton is one of the institutions engaged in the field of education and academic. SMP N 7 Winton is in dire need of adequate software to manage and execute all activities of the school. One is the academic information system on SMP N 7 Winton is now computerized and not well integrated, so it still has a lot of shortcomings in meeting the needs of the school or institution, particularly to deal with academic problems. With this system expected, the school will get the ease and speed in handling and processing of data so that the school administration will also yield information about the school data that will help the process of programming and decision-making in schools. With the implementation of the design of academic information system is expected to ease in accessing academic information systems in SMP N 7 Winton Keywords : Openness school information, SMP Negeri 7 Winton, PHP, DFD, ERD. ii

4 1. Pendahuluan Ilmu pengetahuan dan teknologi informasi saat ini berkembang dengan pesat.sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi informasi dapat membantu manusia memasuki peradaban yang baru di era globalisasi dan teknologi yang diciptakan untuk membantu pekerjaan sehari-hari. Kebutuhan akan kecepatan dan keakuratan informasi mutlak diperlukan oleh siapa saja dan dimana saja. Hal ini menyebabkan banyak perusahaan beralih menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengembangkan atau meningkatkan kwalitas perusahaan tersebut ditengah-tengah persaingan ketat. Perkembangan teknologi yang begitu cepat dan pesat dapat menarik perhatian dan rasa ingin tau seseorang ketika ingin memanfaatkan teknologi tersebut. Dengan teknologi seseorang dapat melihat gambar, teks, animasi dan mendengar audio sekaligus, sehingga menjadi sesuatu yang menarik. Salah satu teknologi yang digunakan sekarang adalah internet. Dengan adanya internet alangkah terbuka luas media sebagai sarana informasi yang cepat dan akurat. Untuk itulah maka sangat penting sekali membangun sebuah sarana informasi seperti website yang berguna sebagai media informasi dan promosi sebuah perusahaan dan lembaga. Maka dari itu ada beberapa alasan sehingga dilakukan perancangan dan pembuatan website pada SMP Negeri 7 Wonogiri dengan menggunakan bahasa pemrograman maka diharapkan akan dapat mempermudah dalam pengolahan dan penyampaian informasi yang memiliki aspek sosial yang baik dan dapat bersaing dengan smp-smp yang lainya Berdasarkan uraian di atas maka sangat penting dilakukan penelitian dan pembuatan website dengan judul Pembuatan dan Perancangan Sistem Informasi Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 7 Wonogiri Sebagai Media Informasi dan Promosi Sebagai sarana informasi dan promosi untuk SMP Negeri 7 Wonogiri. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu kesatuan prosedur sesuai dengan aturan yang diterapkan sehingga membentuk suatu tujuan yang sama. Dimana dalam sebuah sistem bila terjadi satu bagian saja yang tidak bekerja atau rusak maka suatu tujuan bisa terjadi kesalahan dan outputnya Pengertian Sistem Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1933) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu 1

5 tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster s Unbriged adalah elemen-elemen yang berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna dan bermanfaan dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan biaya untuk mendapatkannya. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi menerimanya Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Menurut Kristanto (2008:11), sistem informasi didefinisikan sebagai berikut: 3 1. Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Tinjauan Umum Harapan dan keinginan masyarakat, perangkat desa, dan putra-putri Manjung untuk memiliki SMP Negeri di Desanya mendorong semua pihak terutama tokoh masyarakat dan perangkat desa manjung,serta pengelolaan sekolah semakin bekerja keras,bersemangat dan bersungguh-sungguh demi mengupayakan perubahan status sekolahnya menjadi 1 Al Fatta, Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (2007), Andi Yogyakarta. Hal. 3 2 Jogiyanto, H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, (2005), Andi Yoyakarta. Hal. 8 3 Kristanto, Andri, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, (2008), Gava Media Yogyakarta. Hal. 11 2

6 Negeri. Akhirnya berdasarkan keputusan mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No / O /1994, Tanggal 5 Oktober 1994 tentang Pembukuan dan Penegrian Sekolah Tahun Pelajaran 1993/1994, SMP PGRI 5 Manjung beralih status menjadi SMP Negeri 7 Wonogiri.Sebagai rasa syukur atas karunia Tuhan Yang Maha Esa digelarlah Pagelaran Wayang Kulit dengan dalang Ki Mantep Sudarsono Visi Berprestasi, Terampil, dan Berbudaya serta berwawasan lingkungan berlandaskan Iman dan Taqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa Misi Untuk mencapai Visi tersebut sekolah menetapkan indikator sebagai berikut: 1. Melaksanakan pendidikan dan bimbingan secara efektif sehingga siswa berkembang dan berprestasi secara optimal sesuai potensi akademik yang dimiliki. 2. Melaksanakan pendidikan dan bimbingan secara efektif sehingga siswa berkembang dan berprestasi secara optimal sesuai potensi non akademik yang dimiliki. 3. Meningkatkan prestasi siswa dan mutu sekolah. 4. Melaksanakan pendidikan dan bimbingan bagi seluruh siswa yang menunjang penguasaan keterampilan yang menunjang kehidupan. 5. Melaksanakan pendidikan dan bimbingan dalam membekali seluruh warga sekolah dengan nilai-nilai luhur budaya bangsa, sehingga menjadi sumber kearifan dalam bertindak. 6. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan warga sekolah terhadap Tuhan Yang Maha Esa. 7. Meningkatkan lingkungan sekolah yang sejuk, hijau, dan nyaman. 3.2 Analisis Sistem Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian atau komponennya dengan maksud untuk mengindentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang dihadapkan sehingga dapat 3

7 diusulkan perbaikan-perbaikannya Analisis PIECES Untuk mengindentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisien dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bias mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat menemukan masalah utamanya Analisis Kinerja (Performance Analysis) Tabel Analisis Kinerja No Parameter Hasil Analisis 1. Throughput Dengan menggunakan brosur dan spanduk sehingga menghasilkan jumlah informasinya sedikit, sehingga informasi yang diberikan kepada masyarakat akan sedikit pula. 2. Response time Penyampaian informasi memerlukan waktu lama dan kurang merata. 2. Analisis Informasi (Information Analisis) Tabel Analisis Informasi No Parameter Hasil Analisis 1. Akurat Informasi yang dihasilkan tentang data siswa dan guru dapat menjadi kurang akurat karena kemungkinan terjadi kesalah pahaman dalam penulisan, seperti nomor induk pada siswa dan guru. 2. Relevan Informasi yang dihasilkan kurang sesuai dengan apa yang diinginkan. Misalnya informasi data yang disajikan tidak tersusun dengan jelas karena pencarian data masih secara manual. 3. Tepat Waktu Informasi yang disajikan kurang tepat waktu karena 4 Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (Yogyakarta: ANDI, 1989), h M Suyanto, Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran (Yogyakarta: ANDI, 2004),h

8 pemprosesan data yang lama, untuk mencari data harus membuka arsip, sehingga pada waktu pemilik karyawan atau TU(Tata Usaha) membutuhkan laporan, informasi yang diterima menjadi terlambat. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Analisis Ekonomi No Parameter Hasil Analisis 1. Biaya Banyak biaya yang dibutuhkan untuk penggunaan kertas dan alat-alat tulis karena pengolah data secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan biaya opersional. Selain itu memerlukan biaya yang besar karena setiap membuat selebaran biaya yang dikeluarkan banyak dan kemungkinan kenaikan biaya per tahun sengat besar. 4. Analisis Pengendalian (Control) Analisis Pengendalian No. Parameter Hasil Analisis 1. Hak Akses Pengendalian dari sistem lama belum cukup baik, karena data bisa diakses oleh siapa saja, dan dapat dilakukan manipulasi data oleh pihak-pihak tertentu yang tidak bertanggung jawab. 2. Penyebaran Brosur Promosi dalam penyebaran brosur sulit dikontrol, karena informasi sudah tersebar pada brosur yang di edarkan. 5. Analisis Efisiensi Analisis Efisiensi No. Parameter Hasil Analisis 1. Sumber daya yang digunakan Dokumen dokumen ditulis pada arsip yang akan dilaporkan kepada pihak sekolah sangat banyak, sehingga memerlukan sumber daya dan beban kerja yang ditimbulkan menjadi lebih banyak. 5

9 2. Pencetakan dan pembagian brosur Efisiensi karyawan kurang. Seperti bagian penyebaran brosur. Pendayagunaan waktu tidak efisien. Untuk menghasilkan informasi harus menunggu pencetakan dan mengedarkan brosur. 6. Analisis Pelayanan Analisis Pelayanan No. Parameter Hasil Analisis 1. Pelayanan Terjadi keterlambatan pelayanan infomasi. Karena siswa harus datang langsung ke sekolah, sedangkan pegawai terbatas sehingga harus antri 3.3 Perancangan Sistem Setelah tahap analisis selesai, maka susunan kebutuhan system harus diterjemahkan menjadi system informasi berbasis computer.. 6

10 3.3.1 Perancangan Flowchart Gambar Perancangan Flowchart. 7

11 3.3.2 Perancangan Diagram Konteks Gambar Diagram Konteks 8

12 3.3.3 Perancangan DFD Gambar Data Flow Diagram 9

13 3.3.4 Perancangan ERD Gambar Perancangan ERD 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Uji Coba Sistem dan Program Uji coba sistem merupakan suatu tahapan yang masih termasuk dalam siklus hidup sistem itu sendiri yang melibatkan verifikasi antara kebutuhan yang dikeluhkan dengan kemampuan sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Dengan pengujian ini diharapkan dapat meminimalkan resiko terjadinya kesalahan pada sistem baru. Sehingga 10

14 sistem baru dapat bekerja dengan optimal. 4.2 Cara Pengujian Program 1. Kesalahan Bahasa (language error) Kesalahan bahasa atau bisa disebut dengan kesalahan penulisan (syntax error). Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah ditentukan oleh aturan penulisan kode program. Kompiler akan memberitahukn letak kesalahan untuk kemudian diperbaiki setelah kita melakukan kompiler pada program. Dalam pengujian ini, Program sudah bisa dijalankan dengan baik. Tidak ada kesalahan pada program. 2. Kesalahan Sewaktu Proses (Run-Time-Error) Kesalahan ini biasanya terjadi saat menjalankan program dijalankan yang akan menyebabkan proses program berhenti sesaat sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi karena tidak dapat dikerjakan. Disini kita bisa langsung menemukan letak kesalahan yang ditunjukkan oleh compiler sehingga penanganan letak kesalahan bisa dilakukan dengan perbaikan pada listing program seperti pada penanganan kesalahan penulisan (Syntax Error). Dalam pengujian ini, Program sudah dapat dijalankan dengan baik. Tidak ada kesalahan pada program lagi. 3. Kesalahan Logika (Logical Eror) Kesalahan ini berasal dari logika program yang telah dibuat dan merupakan kesalahan yang cukup sulit diidentifikasi. Hal tersebut dikarenakan tidak ada peringatan (alert) saat menjalankan program. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan hasil yang sudah diketahui. Kesalahan ini disebabkan karena penggunaan fungsi query menyebabkan pemanggilan file tidak sesuai. Dalam pengujian ini, program sudah berjalan dengan Cara Pengujian Sistem Dalam proses pengujian sistem dilakukan dengan beberapa cara untuk mengetahui letak kekurangan sistem. Hal tersebut ditujukan agar menghasilkan sistem yang mendekati sempurna, dengan semakin penulis mengetahui letak kelemahan dari sistem ini maka penulis juga semakin dapat memperbaiki kelemahan dari sistem ini. Pada penulisan ini, penulis menggunakan cara unit testing yang meliputi: 1. White Box Testing Uji coba white box menggunakan struktur kontrol rancangan untuk memperolah tase case. Didasarkan pada pengamatan yang teliti terhadap tahap detail prosedur dan jalur logika yang melewati perangkat lunak diuji 11

15 dengan memberikan tase case yang menguji serangkaian kondisi atau loop tertentu. Uji white box yang dilakukan pada sistem pengolahan keseluruhan data. Jika salah memasukkan data, maka akan muncul pesan peringatan. 2. Black Box Testing Setelah melakukan white box testing langkah berikutnya adalah melakukan black box testing. black box testing adalah pengujian spesifikasi yaitu mengujji suatu fungsi apakah dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian pengujian black box memungkinkan perekayasaan perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input suatu program. Dan berikut ini hasil pengujian sistem dapat dilihat dalam tabel-tabel berikut: Tabel 4.1 Fungsional Testing Jenis User Halaman Fungsi Hasil Admin Data admin Data guru Data siswa Data prestasi Help Add Info dan berita 12

16 Data profil sekolah Data mading Data Materi Data Agenda Data kritik dan saran Data mata pelajaran Data kelas Data semester Data tahun ajaran Data guru ajar Data siswa kelas 13

17 Guru guru Upload Materi Siswa siswa Upload Mading 4.3 Tahap Implementasi Sistem Website ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu bagian halaman admin, halaman guru, dan halaman siswa. Berikut adalah beberapa halaman dari halaman admin halaman guru, halaman siswa dan halaman utama. 1. Halaman Admin 2. Halaman Guru Gambar Halaman Admin 14

18 Gambar Halaman Guru 3. Halaman Siswa Gambar Halaman Siswa 4.4 Pemeliharaan Untuk menajaga agar sistem yang telah dibuat lebih terjaga, berikut ini beberapa tips yang perlu dilakukan: 15

19 1. Lindungi komputer server dengan memasang antivirus dan firewall, 2. Update antivirus secara teratur, 3. Backup database minimal 1 minggu sekali untuk mengantisipasi ketika terjadi kerusakan terhadap komputer maka sistem sudah memiliki backup data. 5 Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya: 1. Sarana website dapat dijadikan alternatif baru menjadi media informasi dan promosi untuk sekolah. 2. Ketika melakukan implementasi dari perancangan yang telah dibuat, tidak lepas dari kemungkinan adanya penambahan diluar perancangan. 3. Untuk menjamin kualitas informasi yang disamapikan benar valid dibutuhkan sumber-sumber yang benar-benar terpecaya. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (2007), Andi Yogyakarta. Jogiyanto, H.M., Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, (2005), Andi Yoyakarta. Kristanto, Andri, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, (2008), Gava Media Yogyakarta. M Suyanto, Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran (Yogyakarta: ANDI, 2004). 16