School of Communication Inspiring Creative Innovation. Keduabelas Ringkasan Materi Kuliah Pengembangan SDM Perusahaan

Transkripsi

1 Penempatan School of Communication Pegawai & Business Keduabelas Ringkasan Materi Kuliah Pengembangan SDM Perusahaan

2 Training & Development

3 Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan spesifik karyawan untuk membantu mencapai tujuan organisasi Pengembangan adalah usaha-usaha untuk meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghadapi berbagai penugasan di masa yang akan datang

4 Pelatihan dan Pengembangan Pelatihan dan pengembangan adalah usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai. Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang spesifik pada saat ini. Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan di masa yang akan datang.

5 Pelatihan dan Pengembangan No Pembeda Pelatihan Pengembangan 1 Fokus Aspek kemampuan spesifik yg relatif sempit 2 Jangka waktu Pendek 3 Tujuan dapat menunaikan pekerjaan saat ini Aspek kapasitas dalam setiap penugasan panjang Dapat menangani berbagai penugasan dimasa yad 4 Hasilnya Langsung dan cepat Tidak langsung 5 Pengukuran efektivitas Penilaian kinerja, analisis biaya, tes kelulusan, sertifikasi SDM yang siap di tugaskan, promosi Keunggulan kompetitif

6 Rank ASK by difficulty to develop in people Attitude Skills Knowledge Easy Moderately difficult Most difficult

7 Melakukan Pengembangan Karyawan Kebutuhan Karir Karyawan Match? Kebutuhan Kinerja Organisasi Development Programs and Interventions Off The Job Training On The Job Training dll Penugasan Khusus (Special Assignment) Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk Menangani suatu tugas/proyek khusus dengan maksud untuk meningkatkan pengalaman yang bersangkutan

8 Proses Pelatihan Yang Kreatif Setiap organisasi atau perusahaan pada saat melaksanakan pelatihan akan dihadapkan pada pertanyaan pertanyaan sebagai berikut : 1. Pelatihan apa yang dibutuhkan? 5. Bagaimana cara mengetahui efektivitas pelatihan? 2. Siapa yang harus dilatih? 4. Bagaiman cara pemberian pelatihan? 3. Dimana tempat pelatihan?

9 Analisis Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan. Kegiatan ini sangat rumit dan sulit, karena perlu mendiagnosis kompetensi organisasi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan perubahan lingkungan dan masa yang akan datang. Analisis kebutuhan dilakukan melalui langkah-langkah : a. Analisis kebutuhan organisasi. b. Analisis kebutuhan tugas. c. Analisis kebutuhan pegawai.

10 Analisis Kebutuhan Organisasi Analisis kebutuhan organisasi yaitu mengidentifikasi strategi organisasi, lingkungan organisasi pada saat ini dan masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. Tantangan lingkungan menghendaki kompetensi pegawai, ditandai dengan : a. Lingkungan persaingan yang semakin ketat sebagai akibat globalisasi. b. Kecendrungan peningkatan outsourcing. c. Perubahan-perubahan teknologi. d. Keanekaragaman/diversifikasi pegawai. e. Ketertinggalan pegawai f. Peraturan perundang-undangan hak sipil, dll

11 Analisis Kebutuhan Organisasi Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki : 1. Inisiatif, mampu bekerja sama. 2. Kemampuan bekerja dalam kelompok. 3. Kemampuan evaluasi kinerja. 4. Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan. 5. Kemampuan menganalisis masalah. 6. Kemampuan mengambil keputusan. 7. Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi. 8. Kemampuan untuk melakukan rencana. 9. Kemampuan multikultural

12 Analisis kebutuhan Tugas Analisis tugas yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan, yang dapat dipelajari dari perilaku peran tersebut, dan informasi analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan tugas dan standar unjuk kerja yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia organisasi.

13 Analisis kebutuhan pegawai Analisis kebutuhan pegawai adalah menganalisis mengenai apakah ada pegawai yang kurang dalam kesiapan tugas-tugas atau kurangnya kemampuan, keterampilan dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, kuesioner.

14 Training Needs Analysis (TNA)

15 The Gap Concept Expected Curve Performance/ Results Gap 1,000 Cars 200 Cars Actual Curve 800 Cars Time In training terms this means we need to develop programs to fill the Gap 15

16 Training Needs The reasons for not making the 1,000 cars: Not enough resources Poor machines Poor staff skills As training experts we must analyze the situation to determine if: Expected result too high Target achievable Is training the only way to make it happen Are there other factors. 16

17 Training Needs Analysis (TNA) Training to helps to bridge the gap TNA is the tool to identify the gap Organitation s Performance Existing Knowledge,Skills, Attidus Existing Performance Challenges Employees Performance Employees Skill Knowl Attitudes Required Knowledge,Skills, Attidus Future Performance Challenges Employees Education Employees Experience Employees Training

18 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Identifikasi pelatihan dan pengembangan dilakukan antara lain dengan (lanjutan): 1. Membandingkan uraian pekerjaan/jabatan dengan pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki karyawan atau calon karyawan. 2. Menganalisis penilaian prestasi karyawan dengan melihat penyimpangan atau kekurangan yang terjadi. 3. Menganalisis data/cv karyawan 4. Menganalisis laporan perusahaan (keluhan pelanggan/karyawan, kerusakan mesin, kegagalan kerja/produksi, absensi, produktivitas, efisiensi dll,) 5. Menganalisis Masalah yang dihadapi perusahaan (Sistem dan SDMnya). 6. Rencana Jangka Panjang Perusahaan. 7. Menganalisis hasil assessment center

19 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Misalnya Hasil Assessment Center Pegawai X, sbb: 1. Meet Requirement a. Business Awareness b. Conceptual Thinking c. Legal Awareness d. Organizational Awareness 2. Weakness a. Analytical Thinking b. Decision Making c. Leadership of Change Perlu Pelatihan d. Managing People & Change e. Strategic Orientation

20 Informasi Kebutuhan Pelatihan Informasi Kebutuhan Pelatihan dapat diperoleh antara lain melalui: 1. Observasi di lapangan 2. Mengumpulkan permintaan pelatihan dari para manajer 3. Mengadakan wawancara dengan target peserta atasan karyawan yang bersangkutan bawahannya atau temannya. 4. Diskusi kelompok 5. Kuesioner 6. Permintaan karyawan karena kebutuhan pekerjaan 7. Tes Tertulis 8. Komentar Pelanggan 9. Komentar Pesaing 10. Hasil temuan satuan pemeriksan (BPK. IA. Akuntan Publik)

21 Proses HR Development

22 Curricullum Corporate Annual Message Fakultas Komunikasi dan Bisnis A Framework for the HRD Process Rencana Strategis PKB Kebijakan Pengembangan dan Pelatihan

23 Curriculum Fakultas Komunikasi dan Bisnis Proses Pelatihan dan Pengembangan PKB Corporate Annual Message Rencana Strategis Kebijakan Pengembangan dan Pelatihan Assesment Analysis training needs Identify training objective and creteria Design Pretest Trainees Select Training Methods Plan Training Content Delivery/Implement. - Schedule training - Conduct training - Monitor Training Evaluation Measure training outcomes Compare outcomes to objective (Mathis and Jackson)

24 Curriculum Fakultas Komunikasi dan Bisnis Langkah2 Pelaksanaan Pelatihan dan Pengembangan PKB Corporate Annual Message Rencana Strategis Kebijakan Pengembangan dan Pelatihan

25 Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan (Contoh 2) Agar Pelatihan dan Pengembangan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan mencapai tujuan yang dinginkan langkah2 yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: Penilaian Kebutuhan Tujuan Pelatihan & Pengembangan Materi Program Prinsip Pembelajaran Program Aktual - Keahlian - Pengetahuan - Kemampuan Pekerja Kriteria Evaluasi Evaluasi dan Umpan Balik Gambar : Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan

26 Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan 1. Penilaian Kebutuhan Penilaian Kebutuhan adalah suatu diagnose untuk menentukan masalah yang dihadapi saat ini dan tantangan dimasa mendatang yang harus dipenuhi oleh program pelatihan dan pengembangan. Ada 6 langkah sistematis untuk mengetahui kebutuhan pelatihan(tna), yaitu: 1. Mengumpulkan data untuk menentukan lingkup kerja TNA 2. Menyusun Uraian tugas menjadi sasaran pekerjaan atau kegiatan dari sasaran yang telah ditentukan. 3. Mengukur instrument untuk mengukur kemampuan kerja. 4. Melaksanakan pengukuran peringkat kemampuan kerja. 5. Mengelola data hasil pengukuran dan menafsirkan data hasil pengolahan. 6. Menetapkan peringkat kebutuhan pelatihan.

27 Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan 2. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan Tujuan Pelatihan dan Pengembangan harus dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan serta dapat membentuk tingkah laku yg diharapkan serta kondisi-kondisi bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Tujuan pelatihan harus dirumuskan secara spesifik, apakah perubahan perilaku atau perubahan pengetahuan yang ingin dicapai setelah pelatihan dilakukan. Berdasarkan tujuan tersebut maka ditentukan materi untuk pelatihan untuk mencapai tujuan.

28 Penjelasan Langkah-Langkah Pelatihan dan Pengembangan. 3. Materi Program Materi program disusun dari estimasi kebutuhan dan tujuan pelatihan. Kebutuhan di sini mungkin dalam bentuk pengajaran keahlian khusus, menyajikan pengetahuan yang diperlukan atau berusaha untuk mempengaruhi sikap. 4. Prinsip Pembelajaran Prinsip pembelajaran merupakan suatu guideline dimana proses belajar akan berjalan lebih efektif. (Prinsip mengandung unsur: partisipasi, pengulangan, relevansi, pengalihan dan umpan balik).

29 Faktor Efektivitas Pelatihan dan Pengembangan (Prinsip Pembelajaran) 1. Participation atau partisipasi merupakan keterlibatan seorang peserta dalam kegiatan secara aktif dan secara langsung. 2. Repetition adalah melakukan atau mengatakan secara berulang-ulang dalam usaha menanamkan ide dalam ingatan seseorang. 3. Relevance, pelatihan mempunyai arti atau manfaat yang sangat penting pada seseorang. 4. Transference artinya adanya kesesuaian antara pelatihan dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari oleh pegawai. 5. Feedback merupakan pemberian informasi atas perkembangan kemajuan yang telah dicapai oleh peserta pelatihan, mana yang perlu diperbaiki atau dipertahankan.

30 Langkah2 Pelatihan dan Pengembangan 5. Evaluation dan Follow Up (lanjutan) a. Reaksi : Catat reaksi spontan dari trainee terhadap program. b. Belajar : Gunakan alat feedback atau pretest dan post-test untuk mengukur apa yang sebenarnya telah dipahami oleh trainee. c. Perilaku : Beri catatan mengenai reaksi trainee kepada suvervisor setelah latihan berakhir untuk mengetahui sampai seberapa jauh trainee dapat menerapkan keterampilan dan pengetahuan barunya dalam pekerjaan mereka. d. Hasil : Menentukan tingkat perbaikan performance, Lihat Detail Utk Evaluasi Pelatihan

31 Training Evaluation

32 Kirkpatrick s Four-Level Framework of Evaluation Criteria 32

33 Evaluation dan Follow up Dalam model evaluasi Kirkpatrick, terdapat empat level evaluasi yang menggambarkan urutan sebuh alur evaluasi program diklat. Setiap level dalam model evaluasi ini sangat penting dan mempengaruhi level berikutnya. Keempat level evaluasi itu adalah: 1. Level 1 Reaction 2. Level 2 Learning 3. Level 3 Behavior 4. Level 4 Results

34 Empat Level Evaluasi Pelatihan (Donald L. Kirkpatrick, 1988:10) Level I : Evaluasi Reaksi Mengevaluasi kepuasan peserta dalam mengikuti proses belajar mengajar yang nencakup kepuasan peserta, kualitas instruktur, kualitas materi pelatihan dan pelayanan (akomodasi dan lain-lain). Dilaksanakan pada akhir pembelajaran dalam bentuk kuesioner umpan balik peserta pelatihan. Level II : Evaluasi Peningkatan Pembelajaran Mengevaluasi peningkatan kemampuan peserta setelah mengikuti proses belajar mengajar. Evaluasi ini dilaksanakan dalam bentuk pengerjaan soal-soal sebelum pembelajaran dimulai (Pre-test) dan sesudah pelajaran selesai (Post-test).

35 Level III: Evaluasi Behavior Mengevaluasi perubahan behavior peserta setelah mengikuti pelatihan minimal 3 bulan dari penyelenggaraan. Evaluasi dilakukan oleh alumni dan atasan peserta. Aspek yang dinilai termasuk aspek kesesuaian pelatihan dengan job task peserta (mengevaluasi tahapan analisis), peningkatan kemampuan bekerja (menganalisis tahapan design dan development).

36 Level IV: Evaluasi Manfaat Pelatihan Evaluasi terhadap manfaat pelatihan dalam meningkatkan kinerja perusahaan, evaluasi ini dilaksanakan dengan mengambil sampling melihat sejauh mana efektivitas (penghematan biaya, peningkatan output, customer satisfaction, employee satisfaction) dan pengaruh dari pelaksanaan pelatihan terhadap kinerja perusahaan.

37 Jack J. Philips (2002) level V : Evaluasi Return of Invesment Jack J. Philips (2002) menjelaskan satu konsep baru evaluasi pelatihan yang merupakan lanjutan dari teori yang dijelaskan oleh D. Kirkpatrick. Pada level ini, evaluasi diukur secara financial dengan melihat tingkat pengembalian investasi suatu pelatihan dengan rumus yang digunakan. ROI = ((Net Total Benefit-Total Cost)/Total Cost x 100%)

38 Menyususn Kebijakan Peraturan Perusahaan HRD.

39 Beberapa Pertimbangan dalam Menyususn kebijakan Peraturan Perusahaan. Beberapa hal yang perlu dipikirkan/dipertimbangkan pada saat membuat aturan bisnis untuk membuat peraturan yang sederhana, mudah dimengerti, menjaga peraturan diterima semua karyawan sehingga setiap orang dapat memiliki interpretasi yang sama. Aturan perusahaan harus dibuat secara tertulis dan terus up to date.

40 Lanjutan pertimbangan dalam menyusun kebijakan Perusahaan. Sumber daya manusia sebagai individu-individu didalam organisasi memiliki keunikan masing-masing yang tidak dapat disamaratakan sehingga kebijakan yang diterapkan dalam suatu organisasi selayaknya mampu mewadahi bahkan menjembatani beragam keunikan tersebut. Individu dalam organisasi adalah unik karena setiap individu memiliki: Tingkat kebutuhan yang berbeda, Karakteristik yang berbeda, Cara pandang atau perspektif yang berbeda terhadap suatu peristiwa atau permasalahan, Persepsi yang berbeda, dan kepribadian yang berbeda.

41 Lanjutan pertimbangan menyusun keijakan Hal yang dijelaskan dalam slide sebelumnya merupakan hal yang sifatnya intangible, tidak dengan mudah dapat dilihat, diraba, dan dipahami karena bukan sesuatu fisikal. Selain hal-hal intangible, individu juga berbeda dan unik secara fisikal, diantaranya bentuk tubuh secara fisik, ras/etnis, dan gender/seks yang tentunya akan melahirkan suatu kebutuhan yang berbeda. Keunikan-keunikan tersebut perlu diakomodir dengan baik dalam menyusun kebijakan/aturan sehingga tujuan dari organisasi dapat terpenuhi.

42 Lanjutan pertimbangan menyusun kebijakan Kebijakan yang ditetapkan dalam organisasi beserta praktiknya mempengaruhi perilaku kelompok maupun individu didalam tubuh organisasi. Setiap individu dan kelompok akan memiliki persepsi dan penilaian yang berbeda terhadap suatu bentuk kebijakan dan praktik MSDM. Kekecewaan maupun tekanan yang mungkin timbul akibat persepsi dan penilaian terhadap suatu bentuk kebijakan akan memunculkan bentuk-bentuk perilaku yang akan berpengaruh terhadap penurunan kinerja organisasi yang diantaranya tercermin dari meningkatnya ketidakhadiran, meningkatnya turnover, dan penurunan produktivitas individu atau kelompok.

43 Lanjutan pertimbangan menyusun kebijakan Berdasarkan pertimbangan sebelumnya maka, kebijakan maupun praktek MSDM ini perlu mendapatkan perhatian secara khusus agar dapat berjalan dan berfungsi secara efektif. Untuk dapat menciptakan kebijakan/peraturan dan praktek yang efektif tentu perlu adanya suatu pemahaman tentang kebijakan dan praktek MSDM.

44 Beberapa manfaat membuat peraturan yang tepat/baik : 1. Memungkinkan perusahaan bisa berkembang lebih dinamis 2. Penciptaan dan pengelolaan kebijakan perusahaan yang efektif 3. Peningkatan kualitas dan efektivitas melalui aplikasi yang lebih konsisten, akurat dan tepat waktu kebijakan perusahaan di seluruh organisasi. 4. Peluang untuk menetapkan proses formal dan berkelanjutan atas kebijakan perusahaan dan perbaikan 5. Menciptakan suasana kerja yang lebih baik 6. Membangun hubungan baik perusahaan dengan karyawan dan juga karyawan satu dengan karyawan lainnya 7. Menciptakan keadilan dalam perusahaan 8. Membangun loyalitas karyawan

45 Corporate University

46 One of the organization s strategic engine that integrate all available learning resources, process, and people within the corporation to enable best in class performance by continously enhancing the knowledge, skill, and the attitude/belief of people within the business eco system

47 Definisi Corporate University Dari semua definisi yang ada, kita mencoba untuk menyimpulkan definisi dari corporate university: Corporate university adalah entitas pendidikan yang merupakan perangkat strategis yang didesain untuk membantu organisasi induknya dalam mencapai sasarannya, dengan menyelenggarakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pembelajaran, pengetahuan, dan kebijaksanaan, baik secara individual maupun organisasional. Mark Allen

48 Keterkaitan dengan Strategi Organisasi Corporate university yang baik adalah yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Banyak organisasi telah mengembangkan rencana strategis yang didesain untuk membantu organisasi dalam memenuhi misinya. Mempunyai corporate university bukanlah tujuan organisasi, tetapi untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuantujuannya.

49

50 Training & Learning Training is the giving of information and knowledge, through speech, the written word or other methods of demonstration in a manner that instructs the trainee. Learning is the process of absorbing that information in order to increase skills and abilities and make use of it under a variety of contexts. Retaining it with the goal of increasing skills and abilities in order to achieve goals

51 Characteristics Fakultas Komunikasi dan Bisnis LEARNING For Non Spesific & Unexpected Situation To face future challenges To Tackle today issues and tommorow issues TRAINING Focuses on the development new skill or skill set to operate day to day operation To know how departement works To know how job-specific tools operate in order to carry out their responsibilities To teach the employee or learner how things are done so that they can then carry out a process on their own.

52 Leadership Development

53 Succession Management Proses sistematis yang memastikan kesinambungan kepemimpinan pada posisi kunci perusahaan

54 Leadership Development Program Executive Development Program Management Development Program Kepemimpinan Dasar/Suslia/dll

55 Performance Fakultas Komunikasi dan Bisnis Klasifikasi individu berdasarkan performance dan potensial Future Potential High Low High STARS WORK HORSES Low QUESTION MARKS DEADWOOD

56 Leadership Competency Focus 2015 Leadership Competencies eksisting yang dipersyaratkan di setiap level sesuai PR 206 /2014 : Contoh Leadesrship Dev. Di Telkom No Competencies Level Basic Intermediat Advance 1 Visionary Thinking X X 2 Societal Need Orientation X 3 Spirit of Giving X 4 Developing Great Leader X 5 Spirit of Loving X X 6 Inspiring Leader X 7 Achievement Orientation X 8 Empowering X 9 Leadership of Endurance X X X 10 Action Management X X 11 Business Acumen X X 12 Building Partnership 13 Business Awareness X 14 Collaborative Innovation X X 15 Networking X **) Update 56

57 School of Communication & Business