Sumasni Sulaiman. PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI / LEMBAGA PEROLEHAN TENDER

Transkripsi

1 PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI / LEMBAGA PEROLEHAN TENDER Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam UPSH 2015

2 PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UiTM /LEMBAGA PEROLEHAN TENDER 1 Memproses dan mengurus selia Sebut Harga Rasmi BEKALAN & PERKHIDMATAN AM, dan KERJA & PERKHIDMATAN FIZIKAL / PENYELENGARAAN (PPF/BPEMB) 2 Memproses dan mengurus selia lain-lain permohonan di bawah kuasa melulus JKSH Cth: Pelanjutan Tempoh Serahan, Muktamad Hasil Rundingan Harga bagi Perolehan secara Rundingan Terus mengikut had nilai, Meluluskan Pelantikan Perunding mengikut had nilai

3 PERANAN URUSETIA MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI UiTM/LEMBAGA PEROLEHAN TENDER A. SEBELUM Mesyuarat B. SEMASA Mesyuarat bersidang C. SELEPAS Mesyuarat

4 (A) Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat

5 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat 1. SUSULAN DOKUMEN ANALISA 1. Pantau Tarikh Tamat Sah Laku & keluarkan Surat Peringatan kepada JK Analisa berkenaan (jika perlu) 2. Pelanjutan tempoh sah laku (tender sahaja) jika perlu hendaklah dibuat dalam tempoh sah laku asal dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan 2. PENERIMAAN DOKUMEN ANALISA SEMAK bilangan Dokumen (Teknikal/Harga) yang diterima PASTIKAN dokumen analisa lengkap disertakan dan ditandatangani / disahkan Jawatankuasa Penilaian berkenaan. DOKUMEN ANALISA TEKNIKAL: Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat Jadual Ringkasan Analisa Jadual Analisa Terperinci Integriti Pact DOKUMEN ANALISA HARGA: Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat Jadual Ringkasan Analisa Lap. Keupayaan Kewangan Laporan senarai pengalaman penyebut harga Integriti Pact

6 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat SEMAK = Analisa Penilaian Teknikal & Harga ) SEMAK = Dokumen Tawaran Teknikal dan Harga Penyebutharga 3. PENYEDIAAN ANALISA DISATUKAN SEDIAKAN LAPORAN ANALISA DISATUKAN berdasarkan laporan analisa Teknikal dan Harga ANALISA DISATUKAN = Proses Padanan/ Matching Antara Syor J.Kuasa Penilaian Harga Dgn Syor J.Kuasa Penilaian Teknikal (Bekalan) Satukan catatan Kod Analisa Teknikal & Kod Analisa Harga bermula dari harga terendah hingga tertinggi. Padanan tawaran harga terendah yang memenuhi keperluan spesifikasi dan syarat-syarat Sebut Harga Rasmi disyorkan (kod catatan 32) Bagaimana urus setia menyemak laporan analisa? Contoh analisa yg telah disatukan

7 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat 4.PENYEDIAAN KERTAS KERJA 5.PENYEDIAAN FAIL MESYUARAT Kertas kerja disediakan mengikut format ditetapkan. Menyediakan Agenda Mesyuarat Minit Mesyuarat JKSH yang terdahulu Laporan Tindakan Kertas Kerja Susunan file dan tabbing kertas kerja Highlight maklumat syor Maklumat nama syarikat ditutup dalam setiap dokumen lampiran kertas kerja kepada ahli JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan 6.FAIL & JEMPUTAN MESYUARAT Fail mesyuarat dihantar kepada ahli JKSH selewatlewatnya 7 hari sebelum tarikh mesyuarat Jemputan dikeluarkan melalui Surat dan pemakluman emel.

8 PENYEDIAAN KERTAS KERJA UNTUK MESYUARAT PEROLEHAN Perlu mempunyai maklumat/dokumen berikut: jadual harga / jadual buka senarai syarikat yang dijemput dan syarikat yang menjawab/tidak menjawab (sebut harga sahaja) Laporan penilaian dan syor Maklumat-maklumat lain yang berkaitan yang dirasakan perlu untuk JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender membuat pertimbangan dan keputusan. PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 8

9 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat i) BAGAIMANA MENYEMAK Laporan Analisa TeknikaL? - BEKALAN / PERKHIDMATAN AM Semak Maklumat dalam Jadual Ringkasan Analisa Teknikal, (kod 0 11 ) MESTILAH SELARI dgn: (1) ANALISA TEKNIKAL TERPERINCI - kod 1 jika disahkan tawaran memenuhi kesemua keperluan spesifikasi (semua bertanda ) - kod 0 jika disahkan terdapat keperluan spesifikasi yang tidak dipenuhi/ tidak ditawarkan. (bertanda X ) (2) MINIT MESYUARAT (3) DOKUMEN TAWARAN SYARIKAT

10 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat ii) BAGAIMANA MENYEMAK Laporan Analisa HARGA?: - BEKALAN / PERKHIDMATAN AM Semak Maklumat dalam Jadual Ringkasan Analisa Harga kod ) MESTILAH SELARI dgn: (1) MINIT MESYUARAT (2) DOKUMEN TAWARAN SYARIKAT PASTIKAN DISEMAK!! Semak Laporan Kedudukan kewangan dengan maklumat baki penyata bank dalam Dokumen Tawaran syarikat

11 ii) BAGAIMANA MENYEMAK Laporan Analisa HARGA?sambungan - BEKALAN / PERKHIDMATAN AM Urus Setia perlu menyemak DOKUMEN TAWARAN syarikat terutamanya dokumen syarikat penyebut harga yang i. Disyorkan (bagi memastikan dokumen penyertaan benar-benar lengkap dan layak disyorkan) ii. Tidak disyorkan, tetapi menawarkan harga yg lebih rendah dari syarikat disyorkan (bagi memastikan benar2 terdapat alasan penolakan yang tidak melayakkan syarikat disyorkan) PASTIKAN DISEMAK!!

12 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat iii) APA YANG PERLU DISEMAK DALAM DOKUMEN TAWARAN PENYEBUTHARGA? - BEKALAN / PERKHIDMATAN AM KECUKUPAN DOKUMEN Kelengkapan Borang Rasmi Sebut Harga Rasmi Salinan Sijil Pendaftaran masih dalam tempoh sah laku - cth: Sijil Pendaftaran MOF, SSM Penyata Bank (3 bulan terkini) dan Dokumen2 sokongan lain yg. Berkaitan. (cth:authorised Letter dari Prinsipal)

13 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat iii) APA YANG PERLU DISEMAK DALAM DOKUMEN TAWARAN PENYEBUTHARGA? sambungan - BEKALAN / PERKHIDMATAN AM ALASAN PENGESYORAN / PENOLAKAN Semak bukti/sumber yg ada yang menyokong alasan pengesyoran / penolakan KETEPATAN PENGIRAAN HARGA TAWARAN Semak harga tawaran per item syarikat dengan jumlah keseluruhan

14 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat iv) APA Y A N G P E R L U D I S E M A K D A L A M L A P O R A N A N A L I S A T E K N I K A L P E R K H I D M A T A N / K E R J A P P F / P E M B A N G U N A N? sambungan KECUKUPAN DOKUMEN Kelengkapan Borang Rasmi Sebut Harga Rasmi Salinan Sijil Pendaftaran masih dalam tempoh sah laku - cth: Sijil Pendaftaran MOF, PKK, CIDB Penyata Bank (3 bulan terkini) dan Dokumen2 sokongan lain yg. Berkaitan. (cth:authorised Letter dari Prinsipal)

15 A. Proses Kerja SEBELUM Mesyuarat iv) A P A Y A N G P E R L U D I S E M A K D A L A M L A P O R A N A N A L I S A T E K N I K A L P E R K H I D M A T A N / K E R J A P P F / P E M B A N G U N A N? ALASAN PENGESYORAN / PENOLAKAN KETEPATAN PENGIRAAN HARGA TAWARAN Semak bukti/sumber/dokumen lampiran yg ada yang menyokong alasan pengesyoran / penolakan. (cth:laporan Prestasi, Pengalaman,dll) Semak harga tawaran syarikat

16 (B) Proses Kerja SEMASA Mesyuarat JKSH / LEMBAGA PEROLEHAN Bersidang

17 B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat 7. Menyediakan borang kehadiran untuk Pembentang K.Kerja 6. Menyediakan Borang Integrity Pact untuk ditandatangani ahli selepas selesai mesyuarat 1.Pastikan Keadaan Bilik Mesyuarat Kemas Dan teratur PERSIAPAN PRA- MESYUARAT 2.Pastikan semua fail/dokumen berkaitan serta contoh barang/item=ada di bilik mesyuarat & disusun dgn kemas & teratur 3. salinan kertas kerja untuk pembentang telah disediakan 5. Menyediakan Pengisytiharan Integrity Pact untuk dibaca oleh Pengerusi sebelum mesyuarat 4. Sediakan deraf keputusan (mengikut syor)

18 B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat 1.Membentangkan minit mesyuarat dan Laporan Tindakan Mesyuarat Lepas 7.Mencatat keputusan mesyuarat 6. Melaporkan kepada JKSH / Lembaga Perolehan sebarang maklumat atau penemuan maklumat urus setia untuk memastikan mereka mempunyai maklumat yang kukuh dan lengkap untuk membuat pertimbangan dan keputusan 2. Mengatur susunan agenda dan giliran pembentangan kertas kerja SEMASA MESYUARAT BERSIDANG 3.Menjemput pembentang masuk (sekiranya diminta oleh mesyuarat) 4.Mendapatkan dokumen / sampel item jika diminta oleh mesyuarat 5.Pengisytiharan jika ahli mempunyai kepentingan semasa pembentangan tender / Sebut Harga tertentu. Cth: Terdapat syarikat milik ahli keluarga yang menyertai sebut harga atau terlibat sebagai JK Penilaian Teknikal

19 B. Proses Kerja SEMASA Mesyuarat 1.Menyerahkan mesyuarat ditandatangani dan Ahli minit untuk Pengerusi 4. Mengemas bilik mesyuarat dan menyimpan dokumen2 dan sampel item SELEPAS MESYUARAT 2. Menyerahkan Borang Integriti Pact untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli 3. Menyerahkan Keputusan untuk ditandatangani Pengerusi dan Ahli (Mesyuarat Lembaga Perolehan)

20 PERTIMBANGAN SEBUT HARGA / TENDER (1) Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah menimbang dan memilih sebut harga / tender yang paling menguntungkan Kerajaan. Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah berpuas hati semua penyebut harga / penender telah diberi peluang yang saksama. (2) Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah bersidang/ bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga / tender. Pertimbangan secara edaran tidak dibenarkan. (3) Keputusan ]awatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Tender hendaklah sebulat suara. (4) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga yang tidak sebulat suara dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan tender yang berkenaan untuk keputusan. (5) Keputusan tidak sebulat suara/melebihi had nilai kuasa Lembaga Perolehan Tender dirujuk kepada Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

21 (C) Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat JKSH / LEMBAGA PEROLEHAN

22 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat SURAT NIAT Mengeluarkan Surat Niat kepada syarikat, sekiranya JKSH / Lembaga Perolehan memutuskan syarikat perlu mematuhi syarat tertentu sebelum UiTM menerima tawaran. SURAT SETUJU TERIMA BEKALAN /PERKHIDMATAN AM Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada syarikat berjaya secepat mungkin selepas keputusan Mesyuarat JKSH / Lembaga Perolehan. 14 hari diberikan kepada syarikat untuk menjawab Setuju Terima. Apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setuju Terima hendaklah lengkap dengan maklumat tawaran GST sama ada Setuju Terima dengan GST, Setuju Terima dengan pelepasan GST, Setuju Terima item bercukai, tetapi syarikat tidak berdaftar GST.

23 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat SURAT MAKLUMAN KEPUTUSAN PERKHIDMATAN /KERJA2 PPF / PEMBANGUNAN Mengeluarkan Surat makluman kepada Pejabat Pengurusan fasiliti (PPF) / Pejabat Pembangunan bagi Sebut Harga / tender Perkhidmatan /Kerja PPF / Pembangunan. Tindakan Setuju Terima dan Pentadbiran Kontrak diuruskan masingmasing di PPF dan Pejabat Pembangunan LAIN-LAIN SURAT MAKLUMAN Mengeluarkan Surat Makluman Sebut Harga Batal, dan Surat Makluman Keputusan bagi lain-lain permohonan yang diluluskan di Mesyuarat JKSH

24 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat PERJANJIAN KONTRAK Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang bernilai melebihi RM50,000 selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) Walau bagaimanapun, bagi kontrak bermasa kontrak formal hendaklah diadakan walaupun nilai perolehan kurang daripada RM50,000 Memastikan Kontrak ditandatangani kedua-dua pihak UiTM dan Kontraktor selewat-lewatnya 4 bulan dari tarikh keluar Surat Setuju Terima. Tandatangan hendaklah menggunakan dakwat hitam yang kekal. Dokumen penyertaan syarikat merupakan sebahagian kontrak. Salinan dokumen seperti Jadual Ringkasan Harga, Jadual spesifkasi tawaran syarikat, dan katalog yang disertakan bersama SST dan kontrak perlu ditandatangan oleh pegawai UiTM yang menandatangani SST dan kontrak.

25 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat BON PELAKSANAAN KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:- 2.5% untuk jumlah harga kontrak melebihi RM200, hingga RM500, % jumlah kontrak melebihi RM500, Bagi kontrak bermasa (periodiccontract) yang berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

26 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat BON PELAKSANAAN KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:- Bagi kontrak bermasa (periodiccontract) yang berkuatkuasa dalam tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa. CONTOH: Nilai Kontrak : RM800, Tempoh Kontrak : 2 tahun Kadar Bon : 2.5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400,000.00) Jumlah (RM400, X 2.5%) = RM10, (BUKAN RM800,000 X 5%=RM40,000 atau RM400,000 X 5% =RM20,000)

27 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat BON PELAKSANAAN KONTRAK BEKALAN / PERKHIDMATAN:- Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian. Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat. Bon perlaksanaan dalam bentuk :- Jaminan bank/syarikat kewangan Jaminan insuran / Jaminan Takaful Tunai / Bank deraf

28 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat BON PELAKSANAAN KONTRAK KERJA:- Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200, kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak. Bon perlaksanaan dalam bentuk :- Jaminan bank/syarikat kewangan Jaminan insuran / Jaminan Takaful Wang Jaminan Pelaksanaan

29 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat BON PELAKSANAAN KONTRAK KERJA:- Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan bon pelaksanaan pada tarikh milik tapak, secara automatik kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan diguna pakai. Kontraktor yang memilih/dikenakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan dikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada kemajuan pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan hendaklah dari tarikh kuat kuasa kontrak sehingga dua belas(12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.

30 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat PESANAN JABATAN Setelah syarikat menghantar kesemua dokumen denganlengkap, pesanan jabatan boleh dikeluarkan kepada syarikat PAMER KEPUTUSAN Keputusan Muktamad JK Sebut Harga / Lembaga Perolehan hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dan laman web secepat mungkin dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga tawaran dan tempoh siap secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima dikeluarkan, ditandatangani dan dikembalikan.

31 C. Proses Kerja SELEPAS Mesyuarat MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT & LAPORAN TINDAKAN Minit mesyuarat hendaklah disediakan lengkap dengan maklumat kehadiran, agenda dibincangkan, hasil perbincangan, pemilihan syarikat yang berjaya dan lain-lain perkara yang dibincangkan oleh mesyuarat. Alasan pemilihan syarikat berjaya dan alasan penolakan syarikat yang tidak berjaya hendaklah dicatatkan dengan jelas. Contoh minit mesyuarat JKSH

32