TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM. BAHAGIAN PENGURUSAN HARTA BENDA PEJABAT BENDAHARI UiTM SHAH ALAM

Transkripsi

1 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM BAHAGIAN PENGURUSAN HARTA BENDA PEJABAT BENDAHARI UiTM SHAH ALAM 1

2 KLASIFIKASI DAN JENIS ASET ASET ASET SEMASA ASET BUKAN SEMASA PELABURAN TUNAI ASET FIZIKAL ASET BUKAN FIZIKAL ASET TAK ALIH ASET ALIH ASET HIDUP ASET TANAH ASET INFRA ASET BANGUNAN HARTA MODAL INVENTORI HAIWAN IKAN TUMBUHAN 2

3 4 FASA UTAMA HAYAT ASET PERANCANGAN PEWUJUDAN KITARAN ASET PELUPUSAN PENGGUNAAN 3

4 Kenal pasti Keperluan Sedia Pelan Perolehan / Pengurusan Peruntukan PERANCANGAN PEROLEHAN Penentuan Spesifikasi / Dokumen Perolehan Laksana Perolehan Penilaian Penawaran Pembekalan Kelulusan Pelupusan / Hapuskira Laksana Pelupusan / Hapuskira PELUPUSAN / HAPUSKIRA PENGGUNAAN Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Penyelenggaraan

5 DEFINISI PENGURUSAN ASET Proses menjaga, mengawal, memelihara, mengendali dan menyelenggara aset yang mempunyai nilai dan diperolehi sama ada untuk digunakan terus atau bagi masa akan datang dalam pengeluaran barang siap atau perkhidmatan Proses pengendalian tersebut bermula sejak aset diperolehi sehingga ianya dilupuskan atau dihapuskira. 5

6 PEKELILING PERBENDAHARAAN YANG BERKUATKUASA BIL PERKARA RUJUKAN PEKELILING 1 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) 2 TATACARA PENGURUSAN ASET HIDUP KERAJAAN 3 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL.5 TAHUN 2007 PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 6 TAHUN 2008 PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN

7 PEKELILING BENDAHARI YANG BERKUATKUASA BIL PERKARA RUJUKAN PEKELILING 1 MANUAL PENGURUSAN ASET MENYELURUH ( MPAM ) 2 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM - PENERIMAAN 3 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM - KEHILANGAN PEKELILING BENDAHARI BIL.1 TAHUN 2010/ PEKELILING AM BIL.1 TAHUN 2009 PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 TAHUN 2010 PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 TAHUN

8 PEKELILING BENDAHARI YANG BERKUATKUASA BIL PERKARA RUJUKAN PEKELILING 4 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM - PENDAFTARAN 5 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM - PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN 6 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UiTM - PENYELENGGARAAN PEKELILING BENDAHARI BIL.3 TAHUN 2011 PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2011 PEKELILING BENDAHARI BIL. 5 TAHUN

9 PENDAHULUAN Pekeliling Perbendaharaan Bil. adalah tatacara / panduan bagi menguruskan HARTA MODAL dan INVENTORI meliputi: BAB A PENERIMAAN BAB B PENDAFTARAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN BAB D PENYELENGGARAAN BAB E PELUPUSAN BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA 9

10 DEFINISI TERMINILOGI TERMINOLOGI Aset Harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalan UiTM yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 10

11 DEFINISI TERMINOLOGI Aset Alih Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. 11

12 KATEGORI ASET ALIH HARTA MODAL Harga Perolehan asal bernilai RM 3,000 dan ke atas setiap satu DAN Memerlukan penyelenggaraan berjadual sepertimana yang telah disyaratkan dalam manual/buku panduan pengguna Loji/Jentera Berat Kenderaan Peralatan / Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran / Perubatan / Makmal / Bengkel / Dapur / Sukan

13 KATEGORI ASET ALIH INVENTORI Aset yang memerlukan penyelenggaraan berjadual yang berharga RM setiap satu unit dan kurang daripada RM 3,000 contohnya : Peralatan / Kelengkapan ICT / Telekomunikasi / Penyiaran / Perubatan / Makmal / Bengkel / Dapur / Peralatan Sukan Aset yang TIDAK memerlukan penyelenggaraan berjadual, tidak mengira nilai adalah dikategorikan sebagai Inventori contohnya : Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira nilai perolehan asal

14 PELUPUSAN DEFINISI : Pelupusan adalah satu proses dimana sesuatu aset / barang awam yang secara fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diperlukan dan perlu dikeluarkan dari senarai simpanan dan rekod. 14

15 PELUPUSAN OBJEKTIF: - Memastikan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna / diperlukan - Menjimatkan ruang simpanan / pejabat - Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik - Membolehkan aset milik Jabatan dipindahkan ke Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu 15

16 PELUPUSAN BORANG-BORANG YANG TERLIBAT : BIL NAMA BORANG 1 LAPORAN TEKNIKAL PELUPUSAN ASET ALIH 2 PERMOHONAN PELUPUSAN PELUPUSAN ASET ALIH 3 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH 4 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH 5 BORANG KEBENARAN MEMBAWA KELUAR BARANG-BARANG / PERALATAN UiTM 16

17 BAB E- PELUPUSAN JUSTIFIKASI PELUPUSAN : TIDAK EKONOMI DIBAIKI USANG ROSAK (TIDAK BOLEH GUNA) LUPUT TEMPOH PENGGUNAAN KEUPAYAAN ASET TIDAK LAGI DI PERINGKAT OPTIMUM TIADA ALAT GANTI DISYOR SELEPAS PEMERIKSAAN ASET MELEBIHI KEPERLUAN TIDAK LAGI DIPERLUKAN OLEH JABATAN TEKNOLOGI BERUBAH KHIDMAT SOKONGAN TIDAK LAGI DIBERIKAN OLEH PEMBEKAL 17

18 PELUPUSAN KUASA MELULUS (UiTM) TIMBALAN REKTOR / PENOLONG REKTOR (PEKELILING) Kampus Negeri / Cawangan Negeri DAN Nilai perolehan asal aset TIDAK MELEBIHI RM20, atau jumlah keseluruhan TIDAK MELEBIHI RM300, JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET ALIH (MESYUARAT) Kampus Negeri / Cawangan Negeri DAN Nilai perolehan asal aset MELEBIHI RM20, atau jumlah keseluruhan MELEBIHI RM300, *Keputusan Mesyuarat JKP 198 bertarikh 29 Mac

19 KORUM MESYUARAT Sekurang-kurangnya TIGA (3) orang ahli termasuk Pengerusi. PELANTIKAN JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET ALIH Keahlian Jawatankuasa Pelupusan Aset Alih UiTM Negeri dilantik adalah berdasarkan jawatan yang disandang kecuali bagi Pensyarah Kanan Fakulti dan Pegawai Pemeriksa Pelupusan. Pensyarah Kanan Fakulti dan Pegawai Pemeriksa Pelupusan dilantik oleh Rektor UiTM Negeri. 19

20 Pengerusi Timbalan Pengerusi Ahli JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET ALIH UiTM SHAH ALAM : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) : Bendahari : Wakil Pejabat Pendaftar : Wakil Pejabat Pengurusan Fasiliti : Wakil Pejabat Pembangunan : Wakil Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) : Pensyarah Kanan (2 orang) Turut Hadir Setiausaha Urusetia : Pegawai Pemeriksa Pelupusan (mengikut bidang kepakaran) : Ketua Bahagian Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari Kampus Shah Alam : Bahagian Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari Kampus Shah Alam 20

21 JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET ALIH UiTM SG. BULOH &SELAYANG Pengerusi Timbalan Pengerusi Ahli : Penolong Naib Canselor : Timbalan Pengarah Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti & ICT : Ketua Pejabat Bendahari : Ketua Pejabat Pentadbiran : Wakil Pejabat Pengurusan Fasiliti : Ketua Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) : Pensyarah Kanan (2 orang) Turut Hadir : Pegawai Pemeriksa Pelupusan (mengikut bidang kepakaran) Setiausaha : Ketua Unit Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari Kampus Sg. Buloh dan Selayang Urusetia : Unit Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari Kampus Sg. Buloh dan Selayang 21

22 JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET ALIH NEGERI Pengerusi Timbalan Pengerusi Ahli Turut Hadir Setiausaha Urusetia : Rektor Kampus Negeri : Salah seorang Timbalan Rektor : Penolong Rektor Kampus Cawangan Negeri : Ketua Pejabat Bendahari Kampus Negeri : Ketua Pejabat Pentadbiran Kampus Negeri : Ketua Pejabat Pengurusan Fasiliti Kampus Negeri : Ketua Pejabat InfoTech Kampus Negeri : Pensyarah Kanan Fakulti (2 orang) : Pegawai Pemeriksa Pelupusan (mengikut bidang kepakaran Mekanikal, Elektrikal atau IT, mana yang berkenaan) : Ketua Unit Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari Kampus Negeri : Unit Pengurusan Harta Benda Pejabat Bendahari Kampus Negeri 22

23 TUGAS-TUGAS URUS SETIA PELUPUSAN 1. Menyemak Borang Permohonan Pelupusan Aset Alih KEW.PA.UiTM-17 dan memastikan dokumen sokongan seperti berikut disertakan:- (i) PEP bagi aset yang memerlukan PEP seperti kereta, lori dan bas; (ii) Justifikasi Pusat Tanggungjawab bagi kaedah tukar beli dan tukar barang; (iii) Laporan kemalangan bagi kenderaan yang terlibat dengan kemalangan mengikut peraturan yang berkuat kuasa; (iv) Gambar aset, jika perlu; (v) KEW.PA.UiTM-2 dan KEW.PA.UiTM-3 jika perlu; (vi) Surat permohonan daripada pemohon bagi kaedah hadiah; dan (vii) Laporan penyelenggaraan jika perlu. 23

24 TUGAS-TUGAS URUS SETIA PELUPUSAN (sambungan) 2. Memaklumkan tarikh pemeriksaan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan mengiringi Pengawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) semasa pemeriksaan pelupusan dijalankan. 3. Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus yang sedang berkuat kuasa. 4. Permohonan pelupusan untuk kelulusan Timbalan Rektor/Penolong Rektor (kelulusan secara pekeliling) atau Jawatankuasa Pelupusan Aset Alih UiTM Negeri (kelulusan secara mesyuarat) hendaklah dikemukakan melalui Unit Pengurusan Harta Benda UiTM Negeri/ Kampus Cawangan masing-masing. 24

25 LAPORAN TEKNIKAL PELUPUSAN KEW.PA.UiTM Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 (Lampiran A) hendaklah disediakan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan disyorkan oleh Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) bagi :- (a) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik, perabot dan peralatan komputer; (b) Bagi pelupusan kenderaan, Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah mendapatkan Perakuan Pelupusan daripada Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan yang mempunyai worksyop atau bengkel kejuruteraan sendiri atau pegawai-pegawai yang mempunyai kepakaran khusus dalam peralatan-peralatan tertentu sebelum Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai. PEP daripada pihak swasta hanya boleh didapatkan sekiranya tiada agensi yang berhampiran yang dapat mengeluarkan PEP. (c) PEP bagi aset keselamatan hendaklah mematuhi Akta/Peraturan Keselamatan pihak berkuasa berkenaan. 25

26 LAPORAN TEKNIKAL PELUPUSAN KEW.PA.UiTM-16 (sambungan) 2. Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) yang berkelayakan untuk memeriksa dan mengesyorkan kaedah pelupusan adalah seperti berikut:- (a) Pegawai-pegawai yang dilantik oleh Rektor UiTM Negeri yang mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik, Elektronik, Komputer, Perubatan, Pergigian, Penyiaran dan seumpamanya; (b) Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 dan PEP (bagi kenderaan sahaja) hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja dari tarikh dikeluarkan. Sekiranya tempoh Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 / PEP telah tamat dan proses pelupusan belum bermula, Pusat Tangungjawab hendaklah mendapatkan Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 / PEP yang baharu. Sekiranya proses pelupusan telah bermula dan tempoh Laporan Teknikal Pelupusan KEW.PA.UiTM-16 dan PEP telah tamat dalam masa proses pelupusan maka tidak perlu mendapatkan PEP yang baharu. 26

27 PERMOHONAN PELUPUSAN ASET ALIH UITM Permohonan Pelupusan Aset Alih UiTM KEW.PA.UiTM-17 hendaklah disediakan seperti berikut:- 1. KEW.PA.UIiTM-17 hendaklah disediakan bagi melaksanakan pelupusan; 2. KEW.PA.UiTM-17 hendaklah disediakan oleh PTJ yang bercadang untuk melaksanakan pelupusan; 3. Semua aset yang dicadangkan untuk pelupusan hendaklah disenaraikan di KEW.PA.UiTM-17; 4. KEW.PA.UiTM-17 boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut kepada jenis aset atau nilai perolehan aset; 5. Maklumat-maklumat berkenaan aset yang dicadangkan untuk dilupuskan hendaklah merujuk kepada daftar aset atau dokumen-dokumen rujukan lain; dan 6. KEW.PA.UiTM-17 dan KEW.PA.UiTM-16 hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus melalui Urus Setia Pelupusan selepas Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) membuat pemeriksaan ke atas aset dan melengkapkan maklumat di KEW.PA.UiTM

28 PEGAWAI PEMERIKSA PELUPUSAN (PPP) 1. Pegawai Pemeriksa Pelupusan (PPP) hendaklah dilantik oleh Pengerusi Jawatankuasa Pelupusan Aset Alih UiTM (JPAA) peringkat kampus Negeri. 2. PPP dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan PPP hendaklah terdiri daripada:- (a) (b) (c) (d) Terdiri daripada seorang ahli yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset; Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) atau Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas atau yang setaraf; dan Pegawai daripada PTJ di bawah Pegawai Pengawal yang sama atau dari PTJ/Kampus lain boleh dilantik jika perlu. 28

29 TUGAS-TUGAS PEGAWAI PEMERIKSA PELUPUSAN (PPP) 1. Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Urus Setia Pelupusan; 2. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan; 3. Memastikan aset keselamatan dilupuskan mengikut Akta/Peraturan pihak berkuasa yang berkenaan; 4. Melengkapkan KEW.PA.UITM-16 di ruangan:- (i) Nyatakan keadaan aset dengan jelas; dan (ii) Syor kaedah pelupusan dan justifikasi. 5. Menandatangani KEW.PA.UiTM-16 dan mengemukakan kepada Urus Setia Pelupusan. 29

30 PELUPUSAN CARTA ALIR PROSES PELUPUSAN 30

31 PELUPUSAN KAEDAH PELUPUSAN UiTM - Jualan tender / sebutharga/ kadar harga - Jualan besi buruk / sisa - Tukar ganti (Cannibalize) - Tukar Ganti Beli (Trade-in) - Pindah Bahagian - Derma - Musnah (tanam / bakar / buang ) - Jual kertas rincih / terpakai 31

32 PELUPUSAN TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN - Label Hak UiTM pada aset perlu dipadamkan. - Jika pelupusan kenderaan, Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah dimaklumkan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan. - Kad Pendaftaran Kenderaan (geran kenderaan) diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa. 32

33 CADANGAN PELANTIKAN PEGAWAI BERTAULIAH PENSIJILAN PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) BAGI KENDERAAN MILIK UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA *Keputusan Mesyuarat JKP 198 bertarikh 29 Mac

34 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA DEFINISI KEHILANGAN Aset yang TIADA LAGI dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, penipuan atau kecuaian pegawai awam. HAPUS KIRA Satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. 34

35 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA OBJEKTIF HAPUSKIRA : - Mengawal kerugian yang ditanggung oleh kerajaan akibat kehilangan aset. - Menyelaraskan rekod aset. - Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan. - Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai. 35

36 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN (PEKELILING BENDAHARI BIL 2/2009) TINDAKAN 1 Melaporkan kehilangan kepada Ketua PTJ dengan serta merta 2 Laporan Polis dan/atau Laporan Keselamatan/Polis Bantuan dalam tempoh 24 jam kehilangan disedari TANGGUNGJAWAB Pegawai yang menyedari kehilangan/custodian Custodian / Pegawai berkenaan 3 Penyediaan Laporan Awal/ Lampiran J (KEW.PA.UiTM-28) dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan * Perlu dikemukakan kepada Pejabat Bendahari/Bhgn Pengurusan Harta bersama-sama Laporan Polis dan/atau Keselamatan Ketua Jabatan 36

37 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN (PEKELILING BENDAHARI BIL 2/2009) TINDAKAN 4 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan Format KEW.PA.UiTM-29 - Terdiri daripada 3 orang - Pelantikan di kalangan Pegawai berjawatan lebih kanan daripada Pegawai yang disiasat - Tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari unit yang sama 5 Menjalankan siasatan tidak melebihi tempoh 2 bulan dan mengemukakan penemuan siasatan menggunakan Laporan Akhir (KEW.PA.UiTM-30) kepada Ketua PTJ untuk Perakuan/Pengesahan TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ Jawatankuasa Penyiasat 37

38 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN (PEKELILING BENDAHARI BIL 2/2009) TINDAKAN 6 Perakuan hasil siasatan dan kemukakan pengesyoran tindakan pada Laporan Akhir (KEW.PA.UiTM-30) kepada Pejabat Bendahari/Bhgn Pengurusan Harta Sekiranya Ketua PTJ tidak berpuashati dengan Laporan Siasatan, Siasatan semula perlu dibuat. 7 Menerima dan menyemak Laporan Akhir * Laporan yang tidak lengkap akan dikembalikan kepada PTJ 8 Penyediaan Kertas Kerja untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) * 1 salinan akan dihantar kepada Penasihat Undangundang untuk pengesyoran tindakan TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ Urusetia Kehilangan (Bhgn Pengurusan Harta) Urusetia Kehilangan (Bhgn Pengurusan Harta) 38

39 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN (PEKELILING BENDAHARI BIL 2/2009) TINDAKAN 9 -Melulus/ Menolak syor sebagaimana dicadangkan. -Meluluskan hapuskira -mengemukakan tindakan yang sewajarnya kepada Penama berkaitan dan syor penentuan kadar surcaj kepada pihak Lembaga Pengarah Universiti(LPU) TANGGUNGJAWAB JKP -Kehilangan tidak melibatkan kecurian,penipuan atau kecuaian staf 10 -Meluluskan Hapuskira -Menetapkan tindakan yang akan dikenakan terhadap penama LPU -Kehilangan melibatkan kecurian,penipuan atau kecuaian staf 11 Memaklumkan keputusan LPU dan JKP kepada PTJ Sekretariat JKP 39

40 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA TINDAKAN Tindakan tatatertib dengan kenaan surcaj bayaran gantirugi atas kecuaian yang menyebabkan kehilangan dan amaran supaya tidak diulangi bagi kes kehilangan/kecurian yang berlaku kerana kurang mengambil langkah pencegahan/keselamatan atau gagal/lewat melaporkan kehilangan. Nilai kenaan surcaj bayaran gantirugi : 50% daripada harga belian harta atau nilai bersih harta ketika kehilangan berlaku, YANG MANA YANG LEBIH TINGGI 40

41 BAB F- KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA CARTA ALIR HAPUS KIRA ASET 41

42 Portal : 42

43 TERIMA KASIH Emel: Tel :