PEKELILING BENDAHARI BIL : 3/2008 PEJABAT BENDAHARI

Transkripsi

1 PEKELILING BENDAHARI BIL : 3/2008 PEJABAT BENDAHARI No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Februari 2008 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA SEBUT HARGA RASMI 1.0 TUJUAN Pekeliling ini disediakan bertujuan untuk memberi garis panduan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan proses panggilan Sebut Harga Rasmi dan penyediaan analisa Sebut Harga Rasmi. 1

2 2.0 TAKRIFAN 2.1 Pusat Tanggungjawab (PTJ) meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan. 2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. 2.3 Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan. 2.4 Perolehan adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 2.5 Bekalan adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. 2.6 Perkhidmatan adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:- (a) Perkhidmatan Bukan Perunding: Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan, 2

3 pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan. (b) Perkhidmatan Perunding: Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini. 2.7 Kerja adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 Perolehan melalui Tender adalah perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200, Panggilan Tender adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan Analisa Tender adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut: a. Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal. 3

4 b. Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai tawaran dari sudut harga yang ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman petender dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender Lembaga Perolehan UiTM adalah lembaga yang membuat keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti berikut: a. Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak melebihi RM5 juta bagi setiap projek. b. Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbang dan meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta. c. Lembaga Perolehan B2 (Pembangunan Dan Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200, Panggilan Sebut Harga Rasmi adalah proses mempelawa syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi: 4

5 a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera. b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan subkepala yang berkaitan Pembelian Terus bermaksud perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM50, setahun bagi setiap jenis item FAIS adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat Bendahari Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja adalah dokumen yang mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerjakerja kepada pembekal / kontraktor Katalog adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenisjenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks. 5

6 2.18 Jenis Item Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau sama ada berstatus Bumiputera atau bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut: a. Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza. Contoh ialah kasut, meja dan kerusi. b. Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika: Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir sama misalannya mikroskop pelajar ( low-end ), mikroskop penyelidikan ( high-end ) atau Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1, paku 1.5 atau Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau Item tersebut merupakan satu set yang merangkumi beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara bersama misalannya settee, set komputer MITI adalah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri Harga FOB atau Harga Free On Board bermaksud harga barangan import tidak termasuk kos pengangkutan dan insuran. Urusan pengangkutan dan insuran diurus sendiri oleh pembeli. 6

7 2.21 Harga CIF atau Harga Cost, Insurance and Freight bermaksud harga barangan adalah termasuk kos pengangkutan dan insuran. Urusan pengangkutan dan insuran diurus oleh penjual / pembekal. 3.0 LATARBELAKANG 3.1. Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi meliputi perolehan Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan melibatkan proses seperti berikut :- (a) Perancangan Perolehan (b) Penyediaan spesifikasi Bekalan/ Perkhidmatan / Kerja dan penentuan anggaran harga. (c) Kelulusan permohonan peruntukan oleh Ketua PTJ. (d) Pengesahan dan penyekatan (komitmen) peruntukan perolehan Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan dalam FAIS. (e) Arahan dari PTJ untuk membuat panggilan Sebut Harga Rasmi. (f) Panggilan Sebut Harga Rasmi. (g) Penyediaan analisa Sebut Harga Rasmi (h) Pembentangan syor kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM. (i) Pengeluaran surat tawaran kepada pembekal. (j) Tandatangan kontrak bagi tawaran bernilai RM20,000 ke atas. (k) Pengeluaran pesanan jabatan / pesanan kerja (l) Penguatkuasaan kontrak Urusan perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah diuruskan seperti berikut: UiTM Malaysia Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga Bahagian Pengurusan Perolehan 7

8 Pejabat Bendahari UiTM Malaysia UiTM Negeri Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri 4.0 PROSES PELAKSANAAN 4.1 PEROLEHAN BEKALAN TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) (a) Perancangan Perolehan Merancang perolehan bekalan mengikut jumlah peruntukan yang telah diagihkan. Bagi pembelian peralatan keutamaan pemilihan pembelian peralatan mestilah dibuat mengikut beberapa kriteria seperti berikut: Untuk melaksanakan program baru Untuk tujuan mendapat pengiktirafan daripada badan akreditasi Untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran serta penyelidikan Untuk menampung pertambahan bilangan pelajar Untuk menggantikan peralatan yang telah dilupus Untuk mengadakan peralatan yang diperlukan tetapi tidak ada di sesuatu Pusat Tanggungjawab Untuk mengadakan peralatan yang tidak boleh dikongsi bersama dengan Pusat Tanggungjawab lain disebabkan oleh perbezaan spesifikasi 8

9 Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur bagi menempatkan bekalan yang hendak diperolehi telah disediakan. Jika ruang perlu kerja ubah suai atau naik taraf kemudahan infrastruktur, menyemak dan menyelaras dengan Jabatan dan Unit Kewangan yang berkaitan supaya tarikh serahan pada pesanan jabatan dapat dibuat berdasarkan kepada tarikh siap ruang. Mengenalpasti terdapat staf yang akan mengendalikan peralatan tersebut setelah bekalan tersebut telah diujilari. (b) Perancangan Kaedah Perolehan Ketua PTJ perlu membuat perancangan tahunan supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang sesuai. Semua urusan perolehan hendaklah dilaksanakan dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu: 1 Akauntabiliti Awam 2 Diuruskan Secara Telus Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah 9

10 3 Nilai Faedah Yang Terbaik 4 Saingan Terbuka 5 Adil dan Saksama jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang dftetapkan. Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. Kaedah perolehan sama ada secara Tender, Sebut Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan. Jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi o boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau 10

11 o akan digunakan secara bersama-sama, (bukan set), pembelian hendaklah dibuat bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan berdasarkan nilai keseluruhannya. Perancangan pembelian perlu dibuat bagi perolehan berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat secara berasingan melalui kaedah Pembelian Terus yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian misalannya bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis, kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya. Pembelian seumpama hendaklah dikumpulkan bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan mengikut nilai keseluruhannya. Nilai keseluruhannya boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun sebelumnya. Dalam keadaan ini, perolehan secara Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga kurang kompetitif. Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi perolehan kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM 200,

12 (c) Penyediaan Spesifikasi Bekalan Dan Penentuan Anggaran Harga. Sebagai penyediaan Anggaran Harga dan Spesifikasi, buat tinjauan pasaran ( market survey ) daripada: beberapa syarikat, beberapa jenama / model terkini, mana-mana jabatan yang mempunyai bekalan yang seumpama, jika tiada maklumat di atas, daripada pembelian terdahulu. Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi berhak menolak atau membatalkan mana-mana syor item pembelian yang dibentangkan jika nilai tawaran penyebutharga melebihi 20% daripada Anggaran Harga dan justifikasi perbezaan tidak kukuh. Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak menjurus kepada sesuatu jenama atau model. Bagi spesifikasi fizikal bekalan misalannya berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran misalannya jarak gelombang (Hertz), kuasa (Watt) yang boleh diukur, keperluan tersebut hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam bentuk julat ( range ) atau dalam bentuk paling maksima atau paling minima. Spesifikasi keperluan latihan bagi peralatan yang hendak dibeli mestilah dimasukkan dan 12

13 dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item peralatan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah menyatakan bilangan hari dan bilangan staf yang perlu dilatih dan tahap kompeten yang diperlukan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah menyatakan latihan akan dilaksanakan di dalam negara dan seboleh-bolehnya di premis UiTM ( on site ) dan ianya adalah sebahagian harga item peralatan berkenaan. Spesifikasi keperluan latihan di luar negara bagi peralatan yang hendak dibeli adalah tidak dibenarkan. Semua perbelanjaan latihan di luar negara adalah di atas tanggungan peruntukan UiTM setelah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan. Bagi pembelian perkakasan dan perisian komputer, perlu mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan Komputer. Bagi pembelian kenderaan, perlu mendapat kelulusan Pejabat Pendaftar. Kemukakan dokumen spesifikasi kepada Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkaitan seperti berikut: - Peralatan Pandang Dengar - Jawatankuasa Alat Pandang Dengar 13

14 - Peralatan Komputer - Jawatankuasa JPPICT. - Peralatan Elektronik - Jawatankuasa Alat Elektronik. - Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi - Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Malaysia, mengikut Fakulti masingmasing. Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal di peringkat UiTM Negeri, pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan mampu. Pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai habis (consumables) dan perkhidmatan penyelenggaraan peralatan. Pengecualian daripada mendapat kelulusan JPPICT diberikan jika komponen ICT yang diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain. 14

15 (d) Permohonan Peruntukan Isi borang peruntukan PB 3/80 ( Pindaan 1/2002) dengan lengkap. Jika melibatkan peralatan import yang bernilai melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item, kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri Malaysia ( MITI ) adalah diperlukan sebelum urusan Panggilan Sebut Harga Rasmi dibuat ( Sila rujuk Surat Pekeliling 7 Tahun 2002 dan Pekeliling Bendahari Bil. 1/2007). Sediakan maklumat seperti di Lampiran 1 berserta dengan gambar / brosur / katalog. (e) Panggilan Sebut Harga Rasmi Bagi tujuan panggilan Sebut Harga Rasmi, kemukakan: Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002), Borang permohonan kelulusan MITI berserta brosur /gambar /katalog bagi peralatan berkenaan, Dokumen spesifikasi (yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan) Sertakan salinan surat kelulusan lain yang berkenaan misalannya JPPK. Surat arahan untuk dibuat panggilan Sebut Harga Rasmi kepada Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Sila rujuk Lampiran 2A, 2B dan contoh di Lampiran 2C, 2D dan 2E). Setiap satu surat 15

16 arahan yang dikeluarkan adalah untuk panggilan satu Sebut Harga Rasmi yang akan dikeluarkan. Berdasarkan kepada teguran Audit Luar, format dan kandungan surat arahan adalah terperinci untuk PTJ menyemak dan mempastikan: Terdapat perancangan perolehan Terdapat justifikasi pembelian dan penggunaan Kajian pasaran untuk harga dan spesifikasi telah dibuat. Perolehan mempunyai peruntukan yang telah dikemaskinikan dalam FAIS Penempatan barangan dan pegawai yang bertanggungjawab dikenalpasti Dokumen sokongan lengkap (f) Penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi Setelah Sebut Harga Rasmi ditutup, Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen Sebut Harga Rasmi kepada Pusat Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:. Menyediakan Jadual Analisa Teknikal Sebut Harga Rasmi Terperinci (Lampiran 3 A, Contoh di Lampiran 3B) bagi setiap item yang ditawarkan oleh syarikat serta menyemak semua katalog (sama ada asal / fotostat / faks) 16

17 / contoh yang dikemukakan oleh penyebutharga pada hari tutup Sebut Harga Rasmi. Jika Sebut Harga Rasmi mensyaratkan katalog / contoh disertakan, catatan O iaitu tidak memenuhi spesifikasi hendaklah diberi jika tiada katalog / contoh disertakan walaupun syarikat menanda ( comply ) pada semua dokumen spesifikasi. Menyediakan Jadual Ringkasan Analisa Sebut Harga Rasmi (Lampiran 3B) mengikut setiap jenis item dan secara pakej. Bagi peralatan teknikal, analisa teknikal mesti disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkaitan.(sila rujuk perenggan 4.1.1(c) pekeliling ini) Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan Penguatkuasaan Sebut Harga Rasmi UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri untuk dibawa ke mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM. Jadual Analisa Teknikal Sebut Harga Rasmi Terpeinci, Jadual Ringkasan Analisa Sebut Harga Rasmi. Kesemua dokumen sebut harga rasmi. Prestasi kewangan penyebutharga dikira memuaskan jika purata baki tiga bulan terakhir penyata bank 17

18 melebihi 5% daripada setiap nilai item yang ditawarkan dan / atau mempunyai salinan surat kemudahan kredit yang masih sahlaku dari mana-mana institusi kewangan yang diiktiraf oleh Kerajaan. Maklumat analisa adalah rahsia dan pegawai yang terlibat di dalam penyediaan dan perakuan Analisa Sebut Harga Rasmi tidak dibenarkan untuk berhubung dengan mana-mana pihak yang mempunyai kepentingan. (g) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Ketua Pusat Tanggungjawab dan Pengerusi Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang mengesahkan analisa teknikal perlu hadir untuk membuat pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Malaysia / UiTM Negeri yang berkenaan. Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap item bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga yang lebih rendah TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI (a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Peruntukan Dalam FAIS. 18

19 i. Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam FAIS. Satu nombor permohonan bagi satu Sebut Harga Rasmi dengan berbagai kod item. ii. Bagi Sebut Harga Rasmi yang akan dipelawa di UiTM Malaysia, menghantar dokumen berikut kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia; a. Surat Arahan panggilan Sebut Harga Rasmi b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan, c. Borang asal MITI (berserta gambar / brosur /katalog) dan d. Salinan surat arahan PTJ yang telah disemak oleh Ketua Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia. iii. Bagi Sebut Harga Rasmi yang akan dipelawa di UiTM Negeri, menghantar dokumen berikut kepada Unit Perolehan UiTM Negeri; a. Surat Arahan panggilan Sebut Harga Rasmi b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkaitan, c. Borang asal MITI (berserta gambar / brosur /katalog) dan 19

20 d. Salinan surat arahan PTJ yang telah disemak oleh Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri. (Untuk menjimatkan masa, urusan panggilan perolehan secara Sebut Harga Rasmi atau Tender dan permohonan kelulusan MITI akan diuruskan secara serentak oleh Pejabat Bendahari yang menguruskan panggilan perolehan). (b) Penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi Membantu di dalam penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi, jika diminta oleh PTJ. Maklumat analisa adalah rahsia dan pegawai yang terlibat di dalam penyediaan Sebut Harga Rasmi tidak dibenarkan untuk berhubung dengan mana-mana pihak yang berkepentingan. (c) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Ketua Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia/Pejabat Bendahari UiTM Negeri akan turut hadir dalam mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM. 20

21 4.2 PEROLEHAN KERJA DAN PERKHIDMATAN TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (a) Perancangan Perolehan Merancang perolehan kerja dan perkhidmatan tahunan mengikut jumlah yang telah diperuntukkan. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi kerja / perkhidmatan yang sama jenis untuk mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan. (b) Penyediaan Spesifikasi dan Anggaran Harga bagi Kerja dan Perkhidmatan. Menyemak dan memastikan anggaran harga yang disediakan adalah menggunakan kaedah yang konsisten dan diselaraskan mengikut piawaian penilaian sebenar supaya ianya mencerminkan nilai kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi. Bagi Sebut Harga Rasmi yang melibatkan peralatan ICT atau Alat Pandang Dengar, kelulusan jawatankuasa berkaitan hendaklah diperolehi (Sila rujuk perenggan 4.1.1(c) pekeliling ini). 21

22 (c) Arahan Panggilan Sebut Harga Rasmi Mengemukakan surat arahan panggilan Sebut Harga Rasmi kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri bersama-sama dokumen berikut : Surat arahan seperti format di Lampiran 4. Dokumen Sebut Harga Rasmi. (d) Anggaran Harga Bagi setiap pelawaan tawaran Sebut Harga Rasmi, PTJ dikehendaki memasukkan anggaran harga dan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) mengikut nilai anggaran harga ke dalam sampul surat bergam dan memasukkan dokumen tersebut ke dalam peti Sebut Harga Rasmi pada hari dan waktu sebelum Sebut Harga Rasmi ditutup. Maklumat Anggaran Harga adalah sulit. (e) Penyediaan Analisa Setelah Sebut Harga Rasmi ditutup, Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen Sebut Harga Rasmi Kerja dan Perkhidmatan kepada Pusat Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:. Menyediakan Kertas Kerja dan Analisa Sebut Harga Rasmi terperinci bagi setiap tawaran syarikat mengikut kaedah cut off dan juga 22

23 bagi kesemua penyebutharga yang telah menawarkan harga di bawah 20% daripada anggaran harga sehingga nilai Cut Off. Sebagai perbandingan, menyatakan nilai kontrak penyelenggaraan dan perkhidmatan yang terdahulu berserta jumlah perbelanjaan sebenar di dalam analisa kertas kerja. Mendapatkan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah dikemaskini dalam FAIS daripada Pejabat Bendahari yang berkaitan. Kemukakan dokumen berikut kepada Unit Proses Dan Penguatkuasaan Sebut Harga Rasmi UiTM Malaysia / Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Negeri untuk dibawa ke mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM: Kertas Kerja Sebut Harga Rasmi Analisa Teknikal Sebut Harga Rasmi Terperinci Kesemua Dokumen Sebut Harga Rasmi Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) (e) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Ketua Pusat Tanggungjawab perlu hadir membuat pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM. 23

24 Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap tawaran penyebutharga bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga yang lebih rendah TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA / PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI (a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Bajet Dalam FAIS. Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam FAIS dan menyerahkan PB 3/80 (Pindaan1/2002) kepada Pengerusi Jawatankuasa Analisa Sebut Harga Rasmi Kerja dan Perkhidmatan. (b) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM Turut hadir dalam pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM. 5.0 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Bagi memastikan fail Mesyuarat Sebut Harga Rasmi dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, analisa Sebut Harga Rasmi berserta dokumen lain yang berkaitan mestilah diterima dengan lengkap oleh Unit Proses & Penguatkuasaan Sebut Harga Rasmi UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan. 24

25 Tarikh Mesyuarat Sebut Harga Rasmi UiTM masa ke semasa. akan diedarkan dari Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta. Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 25