PEROLEHAN PERALATAN MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Transkripsi

1 HUSM/LCD/QP-14 MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA : : Dr. Zaidun Kamari Tarikh efektif:

2 Muka surat 1 drp 15 Tajuk: ISI KANDUNGAN Versi 1 MUKASURAT PERKARA 1 Isi Kandungan 2 Rekod Pindaan 4 Definisi 5 Singkatan 6 Tujuan dan Skop 7 Prosedur Perolehan Peralatan Kurang RM 50,000 8 Perolehan Peralatan Antara RM 50,000 Hingga RM 100,000 9 Perolehan Peralatan Melebihi RM 100,000 Hingga RM 200, Perolehan Peralatan Melebihi RM 200,000 Hingga RM 500, Perolehan Peralatan Melebihi RM 500, Rujukan dan Rekod 15 Carta Alir

3 Tajuk: REKOD PINDAAN Muka surat 2 drp 15 Versi 1 Pindaan 1 REKOD PINDAAN NO VERSI TARIKH VERSI BUTIRAN PINDAAN Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada Versi MS ISO 15189:2007 TANDATANGAN PENGESAHAN Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007 kepada dokumen elektronik di alamat: ISO 15189:2007 NO VERSI TARIKH PINDAAN BUTIRAN PINDAAN Semakan dibuat pada TANDATANGAN PENGESAHAN Pindaan 1 : Mukasurat 2 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan Tambahan jadual rekod semakan Pindaan 2 : Mukasurat 7 - Prosedur Perolehan Peralatan Kurang RM 10,000 kepada RM50,000 Pindaan 3 : Mukasurat 8 - Prosedur Perolehan Peralatan antara RM10,000 hingga RM50,000 kepada RM50,000 hingga RM100,000 Pindaan 4 : Mukasurat 9 - Prosedur Perolehan Peralatan antara RM 50,000 hingga RM200,000 kepada RM 100,000 hingga RM200,000

4 PEROLEHAN PERALATAN Tajuk: REKOD SEMAKAN Muka 3 drp 15 surat Versi 1 Pindaan 1 TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN 14 Jul.2010 En. Abd Razak Ahmad En. Mohd Zaki Zainon

5 Muka surat 4 drp 15 Tajuk: DEFINISI Versi 1 DEFINISI 1. Pengguna : Adalah staf yang bertanggungjawab dalam perolehan peralatan disetiap makmal perubatan HUSM. 2. Pembekal : Syarikat-syarikat yang boleh menawarkan peralatan / item sebagaimana spesifikasi yang dikehendaki oleh pengguna. 3. Ujilari : Peralatan yang baru diterima akan di pasang dan diuji oleh juruteknik/jurutera syarikat pembekal sebelum diserahkan sepenuhnya kepada pengguna. 4. Seksyen Perolehan : satu unit di bawah Unit Kewangan HUSM dalam urusan pembelian peralatan. 5. Pendaftaran Harta : Setiap alatan baru akan didaftar di Bahagian Harta Jabatan Bendahari.

6 Muka surat 5 drp 15 Tajuk: SINGKATAN Versi 1 3. SINGKATAN PHUSM KPP UK KPP UKP PP UK KJ PS PF JTMP PT PTJ Pengarah Hospital Universiti Sains Malaysia Ketua Penolong Pengarah Unit Kewangan Ketua Penolong Pengarah Unit Kejuruteraan & Penyelenggaraan Penolong Pengarah Unit Kewangan Ketua Jabatan/Unit Pegawai Sains Pegawai Farmasi Juruteknologis Makmal Perubatan Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab

7 Muka surat 6 drp 15 Tajuk: TUJUAN DAN SKOP Versi 1 1. TUJUAN Prosedur ini digunapakai bagi memastikan peralatan yang dibeli memenuhi speksifikasi yang ditetapkan oleh pengguna dan dengan harga yang kompetatif. Juga memastikan pembekalpembekal yang dipilih memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh kerajaan dan berupaya membuat pembekalan mengikut pesanan 2. SKOP Prosedur ini melibatkan perolehan peralatan/harta kekal melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja di bawah vot Ia melibatkan Ketua Penolong Pengarah (Kewangan), Penolong Pengarah (Kewangan), Ketua Jabatan dan semua staf lain yang terbabit dengan urusan perolehan serta penerimaan item-item yang dipesan daripada pihak pembekal.

8 Tajuk: PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN KURANG RM 50, PROSEDUR KURANG RM 50,000 Muka surat 7 drp 15 Versi 1 Pindaan 2 i. Pengguna akan diminta supaya mendapatkan tawaran harga daripada sekurangkurangnya daripada 3 pembekal. ii. Unit Kewangan HUSM akan mengeluarkan pesanan kepada pembekal yang menawarkan harga yang paling murah. iii. Satu salinan pesanan akan diberi kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan oleh pembekal. iv. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM untuk ujilari dan pendaftaran harta.

9 Tajuk: ANTARA RM 50,000 HINGGA RM 100,000 Muka surat 8 drp 15 Versi 1 Pindaan 3 4. ANTARA RM 50,000 HINGGA RM 100,000 i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM. ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di dalam Jawatankuasa Spesifikasi B. iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga kecil. iv. Pelawaan hendaklah dibuat kepada 3 pembekal yang dicadangkan oleh pengguna dan 2 lagi yang akan diambil daripada senarai pembekal Seksyen Perolehan. v. Tempoh sah laku tawaran harga adalah 90 hari. vi. Tempoh pelawaan adalah selama 7 hari bekerja. vii. Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut tarikh tutup yang ditetapkan. viii. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pengguna untuk penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. ix. Deraf penilain akan untuk mesyuarat hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan. x. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal B akan dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal. xi. Seksyen Perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada laporan penilain teknikal yang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal B. xii. Satu salinan pesanan hendaklah diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan. xiii. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari dan pendaftaran harta.

10 Tajuk: Muka surat 9 drp 15 MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM Versi 1 200,000 Pindaan 4 5. MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM 200,000 i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM. ii. iii. iv. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga. Pelawaan hendaklah diberikan kepada 10 pembekal secara bergilir-gilir melalaui senarai pembekal Seksyen Perolehan. Tempoh pelawaan adalah selama 21 hari. Tempoh sah laku adalah 90 hari. v. Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut tarikh tutup yang ditetapkan. vi. vii. viii. ix. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukan kepada pengguna untuk penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal. Sesksyen Perolehan akan menyediakan Kertas Kerja untuk dibentangkan ke Jawatankuasa Sebutharga Kampus. Jabatan Bendahari akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan setelah sebutharga tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga Kampus. x. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan Jabatan Bendahari. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan. xi. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak Seksyen Perolehan untuk penyediaan kontrak. xii. xiii. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM untuk ujilari dan pendaftaran harta. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.

11 Tajuk: MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000 Muka surat 10 drp 15 Versi 1 6. MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000 i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM. ii. iii. iv. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 40 salinan berbentuk cetakan A3. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan untuk pelawaan tender. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tan pembukaan tender tersebut. v. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan akan dikemukakan kepada Seksyen Perolehan. Dokumen tender tersebut hendaklah dimajukan kepada pengguna untuk tujuan penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan. vi. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat laporan penilaian teknikal. vii. viii. Laporan penilaian teknikal berserta dokumen tender hendaklah dimajukan kepada Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan untuk tindakan selanjutnya (dimajukan ke Jab. Bendahari Induk). Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu. ix. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa perolehan B, Jabatan Bendahari Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI bagi tujuan barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama kali digunakan di Hopsital USM.

12 Tajuk: MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000 Muka surat 11 drp 15 Versi 1 x. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk dilengkapkan oleh pembekal. xi. xii. xiii. xiv. xv. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada pembekal. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan Jabatan Bendahari Kampus Kesihatan untuk penyediaan kontrak. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari dan pendaftaran harta. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.

13 Tajuk: Muka surat 121 drp 15 MELEBIHI RM 500,000 Versi 1 7. MELEBIHI RM 500,000 i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan kepada Unit Kewangan HUSM. ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa Spesifikasi. iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 10 salinan A3. iv. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari Induk untuk dibincangkan di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pra-Tender. v. Jawatankuasa Pra-Tender melalui Jabatan Bendahari Induk, menjemput Hospital USM untuk mempertahan spesifikasi yang telah disediakan. Hospital USM kebiasaannnya akan mewakilkan Jurutera Biomedikal dan pengguna. vi. Sekiranya terdapat pembetulan wakil HUSM akan memaklumkan kepada Perolehan untuk tindakkan pembetulan. Seksyen vii. Spesifikasi yang telah dibaiki akan dihantar semula kepada Jabatan Bendahari Induk sebanyak 40 salinan berbentuk A3 untuk pelawaan tender. viii. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tender dan pembukaan tender tersebut. ix. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari akan dikemukakan kepada Seksyen Perolehan. Dokumen tender tersebut akan dimajukan pula kepada pengguna untuk tujuan penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.

14 Tajuk: Muka surat 13 drp 15 MELEBIHI RM 500,000 Versi 1 x. Deraf penilain akan disediakan oleh Seksyen Perolehan. xi. Satu mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal. xii. Laporan penilaian teknikal bersama minit mesyuarat akan dimajukan kepada Jabatan Bendahari Induk untuk tindakan selanjutnya. xiii. Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu. xiv. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Perolehan, Jabatan Bendahari Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI bagi tujuan barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama kali digunakan di Hopsital USM. xv. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk dilengkapkan oleh pembekal. xvi. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada pembekal. xvii. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan. xviii. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan Jabatan Bendahari Induk untuk penyediaan kontrak. xix. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari dan pendaftaran harta. xx. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.

15 Tajuk RUJUKAN Muka surat 14 drp 15 Versi 1 8. RUJUKAN i. PANDUAN KERJA SEKSYEN PEROLEHAN, UNIT KEWANGAN, HOSPITAL USM ii. HUSM/LCD/QP-15

16 Tajuk CARTA ALIRAN Muka surat 15 drp 15 Versi 1 CARTA ALIRAN Sediakan Speksifikasi Peralatan Mesyuarat Jawatankuasa Speksifikasi Sebutharga dibuka Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal B Salinan pesanan dikeluarkan Peralatan diterima dan diujilari