KURSUS INDUKSI UMUM BIL. 2/2009. KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL Oktober 2009

Transkripsi

1 KURSUS INDUKSI UMUM BIL. 2/2009 KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL Oktober

2 TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN & BAYARAN OLEH: KHALIJAH HJ. BAKAR JABATAN BENDAHARI 2

3 Kandungan Pengenalan Prinsip Perolehan Objektif Perolehan Kategori Perolehan Kaedah perolehan Masalah/Isu Prosedur Bayaran Pendahuluan 3

4 Pengenalan Perolehan adalah satu proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau pun kerja dengan tatacara yang telah ditetapkan 4

5 Prinsip Perolehan Akauntabliti awam Diurus secara telus Nilai terbaik Saingan Terbuka Adil dan Saksama 5

6 Objektif Perolehan Memastikan semua perolehan kerajaan diuruskan secara terbaik dan paling menguntungkan 6

7 Kategori Perolehan Bekalan Perkhidmatan Kerja 7

8 Kaedah Perolehan Panjar Wang Runcit Kontrak Pusat Pembelian Terus Requisition(untuk kerja) Sebut Harga Tender Perolehan Darurat 8

9 Sambungan Melalui kontrak jabatan/agensi lain E-Bidding Rundingan Terus Perolehan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian 9

10 Perolehan Melalui PWR(SPP 2/2002) Kegunaan segera Tidak lebih RM Tiada dokumen pembelian kecuali resit Barang-barang pakai habis 10

11 Kontrak Pusat (AP 178.1) Barang gunasama Perlu rujuk Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Perlu ada Pesanan Rasmi Pembelian di luar kontrak pusat adalah DILARANG 11

12 Pembelian Terus (SPP 12/2007) Bekalan/Perkhidmatan - Sehingga RM50,000 setahun bagi setiap jenis item pembelian terus dari mana2 pembekal - Kajian pasaran utk pastikan harga berpatutan - Perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu 12

13 Sambungan. Pembelian Terus <RM10,000 3 S/H >RM10,000 RM50,000-5 S/H - jika 5 S/H dipanggil tetapi yg beri respon kurang dari 5 boleh terus buat pemilihan selepas tamat tempoh yg diberi 13

14 Pembelian Terus.. Perolehan Kerja - tidak melebihi RM20,000 kontraktor kelas F tempatan yg berdaftar dg Pusat Khidmat Kontraktor - Pesanan Rasmi diperlukan 14

15 Requisition Kerja kecil dan pembaikan yg tidak mengubah struktur asal Nilai kerja melebihi RM20,000 hingga RM100,000 Menggunakan kadar kejuruteraan awam dan bangunan Kontraktor kelas F secara undian, pusingan atau s/h Perlu Pesanan Rasmi 15

16 PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA Bekalan/Perkhidmatan - >RM50,000 RM500,000 setahun (SPP 5/2009) - >RM50,000 RM100,000 dipelawa di kalangan pembekal Bumiputra yg berdaftar dg Kem. Kewangan 16

17 Sambungan.. Perolehan Melalui Sebut Harga - >RM100,000 RM500,000 terbuka kpd pembekal Bumiputra/ bukan Bumiputra yg berdaftar dg Kem.Kewangan - Menggunakan borang yg telah ditetapkan - Perkhidmatan Perunding tidak boleh diurus secara S/H 17

18 Sambungan.. Perolehan Melalui Sebut Harga Perolehan Kerja - >RM20,000 RM500,000 setahun yg tidak menggunakan Jadual Kadar Kejuruteraan Awam dan Bangunan - Kerja yg tidak mengubah struktur bangunan 18

19 Sambungan.. Perolehan Kerja Melalui Sebut Harga - Dipelawa kpd sekurang- kurangnya 5 kontraktor tempatan - Menggunakan borang yang ditetapkan - Berdaftar dg PKK dan CIDB(Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan M sia) dlm kelas F bagi kerja bernilai RM20,000 RM200,000 19

20 Sambungan.. Perolehan Kerja Melalui Sebut Harga Kerja bernilai >RM200,000 RM500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurangkurangnya 5 kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar dengan PKK 20

21 Sambungan.. Perolehan Melalui Sebut Harga Proses Sebutharga: i. Hantar pelawaan/notis S/H kepada pembekal ii. Terima S/H dari pembekal iii. Buka peti S/H iv. Sedia Laporan Pembukaan S/H v. Buat Penilaian vi. Buat Pemilihan vii.sediakan Pesanan Rasmi 21

22 Sambungan.. Perolehan Melalui Sebut Harga Penilaian Sebutharga - Dinilai oleh 2 J/K i. J/K Teknikal ii. J/K Kewangan Ahli kedua-dua J/K di atas org yg berbeza mestilah 22

23 PEROLEHAN MELALUI TENDER Bekalan/Perkhidmatan/Kerja - >RM500,000 setahun - Diiklankan dlm sekurang-kurangnya satu akhbar utama berbahasa Melayu bagi tender tempatan, satu akhbar BM dan satu akhbar BI bagi tender antarabangsa 23

24 Sambunangan. Perolehan Melalui Tender Dasar-dasar Khusus - Penggunaan bahan/barang/perkhidmatan tempatan - Keutamaan kpd syarikat Bumiputra 24

25 Sambungan. Perolehan Melalui Tender dasar-dasar khusus - Perolehan secara FOB(Free on board) bagi barangan yg perlu diimpot dan harga bersih bagi barangan tempatan - Pemindahan teknologi dan pengembangan industri tempatan 25

26 Sambungan. Perolehan Melalui Tender Dasar-dasar khusus - Item yg ditetapkan secara kontrak panel dlm Pekeliling Kontrak Perbendaharaan tender hendaklah dipanggil di kalangan kontraktor panel shj. 26

27 PEROLEHAN DARURAT Keperluan segera dan semasa shj Dikecualikan drp prosedur biasa perolehan Laporan terperinci perlu dikemukakan kpd Pegawai Pengawal dlm tempoh satu bulan bagi tujuan audit 27

28 RUNDINGAN TERUS Bukan kaedah perolehan tetapi satu keistimewaan iaitu pengecualian dari kaedah perolehan biasa Dibenarkan dalam keadaan berikut: - Keperluan mendesak - bagi maksud penyeragaman - Satu punca bekalan(sole agent) 28

29 Sambungan. RUNDINGAN TERUS - Melibatkan keselamatan/ strategik - Kontrak dg syarikat pembuat Bumiputra 29

30 Prosedur Rundingan Terus Sediakan kertas kerja Bawa untuk kelulusan J/K Perolehan Universiti Mohon kelulusan Kem. Kewangan Sediakan SPT, kontrak dan PR 30

31 PEROLEHAN PANGKALAN DATA, JURNAL DAN MAKLUMAT SECARA ATAS TALIAN SPP 4/2009 kuatkuasa mulai 23 Februari 2009 Sebelum ini tiada peraturan khusus utk perolehan pengkalan data on-line SPP 4/2009 membenarkan agensi membuat perolehan secara rundingan terus 31

32 Syarat Rundingan Terus. Peruntukan kewangan mencukupi Pembekal tunggal Pembekal mempunyai surat lantikan yang sah dari pemilik Tempoh langganan tidak lebih dari 3 tahun 32

33 Syarat Rundingan Terus. Jumlah yuran langganan bagi setiap pangkalan data, jurnal dan maklumat atas talian tidak lebih RM500,000 setahun atau tempoh maksima 3 tahun dengan syarat jumlah yuran tidak lebih RM500,000 33

34 Syarat Rundingan Terus. Jumlah yuran langganan yang tidak > RM200,000 hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal/Ketua Agensi(Bendahari) Yuran langganan >RM200,000 hingga RM500,000 hendaklah diperakukan dan diluluskan oleh J/K Perolehan B 34

35 PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN Agensi kerajaan mesti mematuhi semua peraturan yg ditetapkan oleh Kem. Kew. termasuk: - Arahan Perbendaharaan - Pekeliling Perbendaharaan - Surat Pekeliling Perbendaharaan - Pekeliling Kontrak Perbendaharaan 35

36 Masalah/Isu Berkaitan Perolehan Jabatan membuat pembelian tanpa Pesanan Rasmi bagi pembelian >RM1, Bagi kerja-kerja ubahsuai, jabatan sering minta pihak Jabatan Pengurusan Pembangunan menukar spesifikasi semasa kerja-kerja ubahsuai sedang berjalan tanpa kebenaran Jabatan Bendahari 36

37 Masalah/Isu Berkaitan Perolehan Penyediaan spesifikasi bagi pembelian alat oleh jabatan menjurus kepada jenama tertentu J/K Teknikal di jabatan pengguna sering menolak sesuatu tawaran berdasarkan perkara-perkara yang tidak dinyatakan dalam spesifikasi dokumen tender Memecahkecil perolehan bekalan/perkhidmatan 37

38 JAWATANKUASA PEROLEHAN J/K Perolehan B Menimbangkan dan meluluskan tender dg had nilai RM500k RM20j J/K Perolehan A Menimbangkan dan meluluskan tender dg had nilai RM20j RM100j 38

39 PROSEDUR BAYARAN Proses bayaran kepada pembekal dibuat selepas bekalan/perkhidmatan di terima, dipasang, diujicuba(jika berkaitan) manakala bagi perolehan kerja setelah siap dan diserah kepada jabatan 39

40 Carta Alir Proses Bayaran Terima dokumen dari pembekal Dokumen disahkan oleh jabatan pengguna Dokumen disemak oleh jabatan Bendahari Baucar dan cek disediakan Jika tidak lengkap dokumen dikembalikan 40

41 Dokumen Yang diperlukan Salinan asal Pesanan Rasmi yang telah diaku terima dan disahkan oleh K/Jabatan Salinan asal Invois/bil Salinan asal Nota Hantaran(DO) Salinan asal sijil pentauliahan(jika berkaitan) 41

42 Bayaran Kepada Pembekal Bayaran mesti diuruskan dalam tempoh 14 hari selepas menerima dokumen yg lengkap 42

43 Masalah Berkaitan Proses Bayaran Jabatan tidak t/t di belakang Pesanan Rasmi(Pengesahan) Nota Hantaran tidak disertakan Pembekal tidak tepati tempohmasa penghantaran Invois dari pembekal disimpan oleh jabatan pengguna 43

44 PENDAHULUAN (tidak termasuk pendahuluan diri Surat permohonan hendaklah dihantar dalam masa 2 minggu sebelum tarikh diperlukan Perlu pengesahan K/jabatan Tidak boleh bertindih Penyata perbelanjaan hendaklah dihantar dalam masa 2 minggu selepas selesai aktiviti 44

45 MASAALAH BERKAITAN PENDAHULUAN Jumlah dipohon terlalu banyak Pendahuluan bertindih kerana aktiviti bertindih Resit dikemukakan tidak lengkap Lambat hantar penyata 45

46 Sekian Q & A 46

47 Soalan utk perbincangan kes 1 JPP telah memanggil satu S/H untuk membaik pulih tandas di PUSANIKA - Anggaran kos RM 290,000 - S/H diterima 8-2 penyebutharga tidak sertakan salinan sijil pendaftaran dg Kem. Kew. - 1 penyebutharga tidak sertakan sample jubin yang diminta 47