PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2013 TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2013 TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ"

Susanto Kurniawan
5 tahun lalu
Tontonan:

1 Rujukan kami : UMT/BEND/100 4/ 8 (24) Tarikh : 1 Januari 2013 Bersamaan : 18 Safar 1434H Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Terengganu Y. Bhg. Dato / Prof. / Tuan / Puan, PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2013 TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ TUJUAN 1.0 Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan tatacara perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej. LATAR BELAKANG 2.0 Tatacara ini telah digubal berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun Tatacara Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej dan telah diluluskan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan kali ke-20 pada 4 Disember 2012.

2 PELAKSANAAN 3.0 Kandungan penuh tatacara perolehan perkhidmatan pengendalian kursus dan latihan serta carta alir adalah sepertimana di LAMPIRAN A. RUJUKAN 4.0 Sebarang pertanyaan dan kemusykilan berkaitan perkara ini, boleh berhubung terus dengan Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari di talian / / PEMBATALAN 5.0 Dengan ini, Pekeliling Bendahari Bilangan 4 Tahun 2011 Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan adalah dibatalkan. TARIKH KUAT KUASA 6.0 Pekeliling ini berkuat kuasa serta merta mulai tarikh ianya dikeluarkan. Saya yang menjalankan tugas, (NOR AZIZAH BINTI KASIM) Bendahari Universiti Malaysia Terengganu s.k: 1. Naib Canselor Pejabat Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Pejabat Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni 3. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Pejabat Naib Canselor Akademik dan Antarabangsa

3 SEPERTI SENARAI EDARAN 1. YBhg. Penolong Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi 2. Pendaftar 3. Dekan, Fakulti Sains dan Teknologi 4. Dekan, Fakulti Pengurusan dan Ekonomi 5. Dekan, Fakulti Agroteknologi dan Sains Makanan 6. Dekan, Fakulti Pengajian Maritim dan Sains Marin 7. Dekan, Fakulti Pembangunan Sosial 8. Dekan, Fakulti Perikanan dan Akua-Industri 9. Pengarah, Institut Oseanografi dan Sekitaran 10. Pengarah, Institut Akuakultur Tropika 11. Pengarah, Institut Bioteknologi Marin 12. Pengarah, Pusat Pembangunan Sosioekonomi 13. Pengarah, Pusat Perancangan dan Pembangunan Akademik 14. Pengarah, Pusat Pembangunan Bakat Akademik 15. Pengarah, Pusat Pembelajaran Digital Sultanah Nur Zahirah 16. Pengarah, Pusat Pengurusan Penyelidikan 17. Pengarah, Pusat Inovasi dan Pemindahan Ilmu 18. Pengarah, Pusat Jaringan dan Penyelidikan ECER 19. Pengarah, Makmal Berpusat 20. Pengarah, Pusat Pembangunan Holistik Pelajar 21. Pengarah, Pusat Kesihatan Pelajar 22. Pengarah, Pusat Pembangunan Alumni & Keusahawanan (CADE) 23. Pengarah, Pusat Pengurusan Teknologi Maklumat 24. Pengarah, Pusat Pembangunan dan Harta 25. Ketua, Bahagian Pembangunan Imej dan Komunikasi Korporat 26. Ketua, Bahagian Komunikasi Strategik dan Antarabangsa 27. Penerbit UMT 28. Prof. Emeritus Dr. Faizah Mohd Sharoum, Institut Akuakultur Tropika

4 LAMPIRAN A

5 PEKELILING BENDAHARI BILANGAN 1 TAHUN 2013 TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ 1.0 Tafsiran 1.1 Bagi maksud pemakaian tatacara ini, (i) Latihan bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal(lab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/ sambil belajar, klinik kaunseling dan lain-lain program yang memenuhi definisi latihan. (ii) Pakej bermaksud perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan Tempatan merangkumi kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan berkemampuan. 2.0 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan 2.1 PTJ adalah dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus kemudahan latihan secara pakej mengikut

6 had nilai dan kuasa melulus yang ditetapkan seperti berikut: Bil Had Nilai (RM) (Bagi Setiap Pakej) Kuasa Melulus Tanggungjawab (i) Sehingga 50,000 (ii) Melebihi 50,000 sehingga 500,0000 Naib Canselor / Pegawai yang diturunkan kuasa oleh NC JK Sebutharga UMT (iii) Melebihi 500,000 JK Perolehan B UMT Memastikan semua urusan berkaitan pelantikan penyedia kemudahan latihan mematuhi dasar dan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan serta amalan tadbir urus baik 3.0 Syarat-Syarat Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej 3.1 PTJ hendaklah memastikan perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej mematuhi syarat-syarat berikut: (i) peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi; (ii) kajian pasaran dilaksanakan secara terperinci merangkumi kos sewaan dewan/bilik latihan dan peralatan yang berkaitan latihan untuk mendapatkan harga tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan sebelum perkhidmatan diperoleh; (iii) perolehan tidak hanya tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan sahaja dalam satu-satu tahun kewangan semasa; (iv) keutamaan kepada institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya. Institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak

7 syarikatnya adalah dikecualikan daripada berdaftar dengan Kementerian Kewangan; (v) keutamaan kepada penyedia kemudahan latihan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang Perhotelan (Menyediakan pakej dan kemudahan untuk kursus, seminar dan lain-lain yang berkaitan) bagi perolehan yang bernilai melebihi RM50,000; (vi) kadar kelayakan bagi penginapan, makan dan minum peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. PTJ hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan, Kementerian Kewangan sekiranya kadar penginapan, makan dan minum bagi peserta latihan melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa; dan (vii) Bagi perolehan melebihi RM50, hendaklah melalui Jawatankuasa Penilai Perkhidmatan Kemudahan Pakej Latihan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus. 4.0 Jawatankuasa Penilaian 4.1 Satu Jawatankuasa Penilaian dengan keahlian terdiri daripada tiga (3) orang: i) seorang pengerusi dan ii) dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Pelantikan hendaklah dibuat secara bertulis oleh Naib

8 Canselor. 4.2 Tanggungjawab Jawatankuasa adalah seperti berikut: (i) memastikan syarat-syarat yang dinyatakan di perenggan 4.0 dipatuhi; (ii) menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan latihan dan lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh Agensi. Perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); dan (iii) memperakukan kepada pihak berkuasa melulus (JAwatankuasa Sebutharga / Jawatankuasa Perolehan), penyedia kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi. 5.0 Bon Pelaksanaan 5.1 Perolehan kemudahan latihan secara pakej adalah dikecualikan daripada dikenakan Bon Pelaksanaan. UMT hendaklah memastikan semua obligasi kontrak telah disempurnakan sebelum pembayaran dibuat. 6.0 Kontrak Formal

9 6.1 Agensi hendaklah mengeluarkan Pesanan Tempatan dengan menyatakan terma - terma dan syarat-syarat perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej yang dilaksanakan secara one off dengan jelas tanpa perlu mewujudkan satu kontrak formal. 6.2 Bagi perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara bersiri dengan penyedia kemudahan latihan yang sama, satu kontrak formal hendaklah diwujudkan. 7.0 Tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab/Pengerusi Setiap Program Latihan 7.1 Ketua PTJ/Pengerusi setiap Program Latihan adalah bertanggungjawab untuk memastikan harga bagi perkhidmatan yang diperoleh adalah munasabah dan mematuhi kadar yang ditetapkan, paling menguntungkan, berkualiti serta bersesuaian dengan keperluan UMT. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah mengamalkan perbelanjaan berhemat bagi memastikan program latihan dihadkan kepada yang benar-benar perlu sahaja dan dibuat pada tahap yang sederhana dan tidak melibatkan perbelanjaan yang besar serta membazir. 7.2 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan perkhidmatan penyedia kemudahan latihan secara pakej dilaksanakan selaras dengan AP 176.1(d) atau (e) atau selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) minggu selepas atas ditetapkan. perkhidmatan diterima. Tindakan akan diambil ke pegawai-pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang CARTA ALIR TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ

KETERANGAN TANGGUNGJAWAB Kertas Permohonan dari PTJ PTJ

Penilaian Jawatankuasa Penilaian Kelulusan jawatankuasa

Keputusan mesyuarat di serahkan kepada PTJ Seksyen

10 KETERANGAN TANGGUNGJAWAB Kertas Permohonan dari PTJ PTJ Semak permohonan Seksyen Perolehan Perakuan mesyuarat JK Penilaian Jawatankuasa Penilaian Kelulusan jawatankuasa melulus Jawatankuasa Sebut Harga/ JK Perolehan B UMT Keputusan mesyuarat di serahkan kepada PTJ Seksyen Perolehan Proses pengeluaran Pesanan Belian (bagi permohonan yang lulus) PTJ Tamat

dokumen-dokumen yang mirip

PEKELILING BENDAHARI BIL. 3 TAHUN 2013 TATACARA PERMOHONAN DAN PELARASAN WANG PENDAHULUAN

PEKELILING BENDAHARI BIL. 3 TAHUN 2013 TATACARA PERMOHONAN DAN PELARASAN WANG PENDAHULUAN Rujukan kami : UMT/BEND/100 4/8 (26) Tarikh : 1 Januari 2013 Bersamaan : 18 Safar 1434H Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Terengganu Y. Bhg. Dato / Prof. / Tuan / Puan, PEKELILING BENDAHARI