TECHNICAL TESTING DAN FUNCTIONAL TESTING UNTUK IMPLEMENTASI E- PROCUREMENT OLEH PT. INTEGRASI SOLUTIONS

Transkripsi

1 TECHNICAL TESTING DAN FUNCTIONAL TESTING UNTUK IMPLEMENTASI E- PROCUREMENT OLEH PT. INTEGRASI SOLUTIONS Hendy Salim, Mishael Ledwinardi, Sylvia Alverina, Johan Bina Nusantara University, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, , Abstract Technical testing and functional testing of ERP-based information system implementation by PT. Integrasi Solutions conducted to determine the existing deficiencies in the application of EAM (Enterprise Asset Management) module of e-procurement and assess whether the application is feasible to implement. Then give the results and recommendations of the tests performed on the e-procurement system used. In the test, the test design methods are applied including business process analysis with the activity diagram, and analysis of priority sub-module to be tested with FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). For the test case and the test is done by gradually testing aspects, namely technical and functional testing. For reporting test results used approach report bugs, open-closed charts, and summary findings bugs based sub systems and quality risks. The test results generated by business processes, in order of priority sub-module testing obtained from FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) as well as the design of technical test cases as much as 71, while the design of functional test cases as much as 2. In the application of EAM (Enterprise Asset Management) module of e-procurement bugs found as many as 24 of the 44 sub-modules are tested. At the end of the test, all the bugs have been repaired or closed status. It can be concluded that the EAM (Enterprise Asset Management) module of e-procurement feasible to implement. Keywords: e-procurement, functional testing, technical testing

2 Abstrak Pengujian secara technical dan functional dari implementasi sistem informasi berbasis ERP oleh PT. Integrasi Solutions dilakukan guna mengetahui kekurangan yang ada pada aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement serta menilai apakah aplikasi tersebut layak untuk diimplementasikan. Kemudian memberikan hasil dan rekomendasi dari pengujian yang dilakukan terhadap sistem e-procurement yang digunakan. Dalam pengujian, metode perancangan pengujian yang dilakukan mencakup analisis proses bisnis dengan activity diagram, analisis requirement, serta analisis prioritas sub modul yang akan diuji dengan FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Untuk pembuatan test case dan pengujian dilakukan berdasarkan aspek pengujian secara bertahap yaitu technical dan functional testing. Pelaporan hasil pengujian digunakan pendekatan bugs report, open-closed chart, serta rekapitulasi temuan bugs berdasarkan sub sistem dan resiko kualitas. Hasil pengujian dihasilkan berdasarkan proses bisnis, prioritas pengujian sub modul yang didapat dari FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) serta rancangan technical test case sebanyak 71, sedangkan rancangan functional test case sebanyak 2. Pada aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement ditemukan sebanyak 24 bugs dari 44 sub modul yang diuji. Di akhir pengujian semua bugs yang ditemukan telah berstatus closed atau telah diperbaiki. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement layak untuk diimplementasikan. Kata kunci: e-procurement, Pengujian Fungsional, Pengujian Integrasi PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, perusahaan menyadari bahwa teknologi dapat berperan dalam mencapai tujuan pada bagian yang kritis seperti keunggulan kompetitif, pertumbuhan bisnis dan keberhasilan perusahaan. Survey oleh Nanney dan Goverman (24) menyatakan 41% dari responden mengatakan kepemimpinana mereka memandang teknologi sebagai Critical differentiator dan key to growth, sedangkan 38% lainnya memandang sebagai Strategic Investment. Menurut Nanney dan Goverman (24), hal ini juga mendorong para eksekutif membuat investasi waktu dan sumber daya di bidang teknologi untuk mendorong perubahan dalam organisasi. Suatu organisasi harus mengerahkan sumber daya manusianya untuk berinovasi pada teknologi yang dimiliki, memperbaiki proses bisnis yang ada, serta memilih model bisnis yang sesuai dengan memanfaatkan teknologi yang telah dimilikinya. Proses bisnis dituntut untuk dapat menghubungkan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan untuk dapat mengefisienkan waktu yang dibutuhkan dalam proses bisnis dan menghasilkan informasi dan nilai tambah yang berguna bagi suatu organisasi. Perkembangan teknologi informasi dapat digunakan untuk membantu suatu organisasi dalam menjalankan proses bisnis dan mengolah data menjadi informasi yang berguna untuk organisasi. Kombinasi antara teknologi informasi dan proses bisnis menghasilkan sistem informasi yang mendukung organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Sistem informasi dirancang untuk mengumpulkan, mengolah dan menghasilkan informasi yang berguna bagi suatu organisasi, tetapi seiring dengan meningkatknya kompleksitas proses dan kebutuhan operasional organisasi, sistem informasi dituntut untuk menjadi sistem yang terintegrasi yang dapat mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi, serta membantu aktivitas bisnis yang kompleks dengan mengandalkan informasi dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi berkembang dengan tujuan tersebut dan akhirnya terbentuklah konsep Enterprise Resource Planning (ERP). Salah satu modul ERP, e-procurement menurut Wijaya, Indryani, & Putri (21:1) merupakan proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya dilakukan berbasis web. E-Procurement hadir sebagai perkembangan teknologi informasi dalam proses pengadaan barang/jasa serta untuk mewujudkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, adil dan transparan. E- Procurement telah banyak diterapkan pada pemerintahan dan perusahaan sebagai sistem pengadaan barang dan jasa yang terintegrasi. Sistem e-procurement memiliki banyak manfaat dan salah satu manfaat terbesar bagi perusahaan dan pemerintahan adalah untuk menghindari terjadinya tindakan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa. PT. Integrasi Solutions adalah perusahaan konsultan yang bergerak dalam bidang Information Technology Services, perusahaan ini menyediakan solusi teknologi informasi untuk mendukung

3 proses bisnis suatu organisasi. Perusahaan ini didirikan sejak tahun Melihat akan kebutuhan informasi yang saling terintegrasi dan real-time sangat diperlukan dalam suatu perusahaan. PT. Integrasi Solutions mendapat suatu proyek untuk melakukan penerapan suatu sub-sistem ERP, yaitu pengimplementasian e-procurement yang di lakukan pada pertengahan tahun 24 di perusahaan XYZ ini diharapkan meningkatkan proses bisnis yang saling terintegrasi dan informasi yang berkualitas sehingga membantu pengambilan keputusan oleh pihak manager perusahaan terkait. Sebelum proses implementasi sistem e-procurement pada perusahaan XYZ, system testing menjadi salah satu tahapan yang penting untuk kesuksesan implementasi sistem e-procurement pada perusahaan XYZ. Karena itu, perusahaan XYZ memerlukan sebuah proses testing sistem yang menggunakan suatu proses pengujian yang melalui suatu pendekatan yang terstruktur dan terstandarisasi untuk memastikan bahwa sistem e-procurement yang akan diimplementasikan tersebut dapat berfungsi dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan XYZ. Oleh karena itu diperlukan technical testing dan functional testing untuk implementasi e-procurement oleh PT. Integrasi Solutions. METODOLOGI Dalam penulisan, kami memilih dua metode yang digunakan dalam proses penelitian di PT. Integrasi Solutions. 1. Metode Pengumpulan Data a. Interview Melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi para head office, dan user yang menggunakan sistem sehingga dapat menganalisa dan mengidentifikasi manfaat dari dashboard yang telah dirancang. b. Studi Kepustakaan Melakukan tinjauan pada buku-buku yang berkaitan dengan topik skripsi untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan. Dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran informasi dari berbagai buku literatur, jurnal, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek penelitian sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori. 2. Metode Testing Metodologi yang kami digunakan untuk persiapan pengujian mencakup pendekatan analisis proses bisnis dan requirement aplikasi Enterprise Asset Management (EAM) modul e-procurement dengan menggunakan functional system design. Metodologi yang kami digunakan dalam pelaporan hasil pengujian mencakup pendekatan bug tracking database untuk pendataan bug-bug yang ditemukan selama pengujian dan juga untuk pelaporan bug kepada tim proyek yang dibuat dalam bentuk bug report, test tracking spreadsheet dan open-closed chart. Metode yang kami digunakan dalam melakukan testing adalah metode Structural (White-box) testing dan Behavioral (black-box) testing yang mengacu pada buku karangan Rex Black dengan judul Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Software and Hardware Testing HASIL DAN PEMBAHASAN A. Terdapat hasil perencanaan testing dengan memahami proses bisnis aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement, kemudian merancang FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) untuk menentukan sub modul-sub modul yang akan masuk ke dalam proses testing berdasarkan Risk Priority Number (RPN) yang ada di dalam FMEA tersebut. Sub modul yang masuk dalam proses testing adalah sub modul yang memiliki range RPN dari 1 sampai 18 yang dinilai memiliki high risk. Berdasarkan jumlah sub modul yang masuk dalam RPN, dibuat pemetaan proses bisnis. Hasil pemetaan dibuat dalam bentuk tabel, hasil pemetaan antara proses bisnis dan test case dibuat dalam tiga kolom. Kolom pertama menjelaskan tentang proses bisnis secara umum yang akan didukung oleh sistem e-procurement, kolom kedua berisi tentang skenario pengujian sesuai dengan sub modul yang didapat dari hasil analisis FMEA terkait dengan proses bisnisnya, dan kolom ketiga akan menjelaskan tentang kasus-kasus pengujian atau test case yang akan dilaksanakan terhadap sub modul yang telah dihasilkan dari FMEA sesuai dengan skenario pengujian yang ada pada kolom kedua. Pemetaan dilakukan untuk technical testing serta functional testing pada aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement.

4 Kemudian dibuat sejumlah test case yang berguna saat melaksanakan pengujian. Test case disesuaikan dengan pemetaan proses bisnis dan dibuat dalam bentuk tabel yang terdiri dari test data yang digunakan untuk test case terkait serta test steps yang akan diikuti saat pelaksanaan pengujian, termasuk dengan hasil yang diharapkan dalam tiap pengujian yang dilakukan. Selama tahap technical testing dan functional testing, test steps yang tertera dalam test case digunakan untuk beberapa kali pengujian, yang membedakannya hanya test data yang digunakan. B. Lalu terdapat hasil testing preparation berupa rancangan sumber daya testing dan test suite. Rancangan sumber daya testing mencakup sumber daya manusia atau test team untuk melaksanakan pengujian. Untuk keperluan testing yang dilakukan maka akan dijabarkan pembagian tugas pengujian mulai dari persiapan pengujian hingga pelaksanaan pengujian yang dikelompokkan berdasarkan test suite yang dibuat. Test suite juga dibuat untuk mengelompokkan test case yang berhubungan dan membantu memudahkan test team untuk membagi pembagian tugas dalam pelaksanaan testing yang akan dilakukan. Test suite yang digunakan selama technical dan functional testing aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement dibuat dalam bentuk tabel dengan lima kolom yang terdiri dari ID dari test suite, tanggal pembuatan test suite, judul test suite, deskripsi test suite, dan jumlah test case yang ada di dalam test suite tersebut. Test suite yang dibuat terdiri dari dua bagian yaitu test suite untuk technical testing dan test suite untuk functional testing berdasarkan kumpulan-kumpulan test case yang dirancang untuk pengujian aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement yang saling berhubungan. C. Lalu dibuat hasil pengujian yang dilakukan pada aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement yang dilaksanakan lewat test case yang telah dibuat beserta actual result dari proses pengujian yang telah dilakukan dan status yang menyatakan apakah test case yang diuji berhasil (pass) atau gagal (fail). Tabel 1 Salah Satu Contoh Hasil Testing Tabel Testing Menambahkan Application parameter baru Case ID : AP Object : Application Parameter Description : Menambahkan Application parameter baru Expected Result : Applicaion parameter baru tersimpan / terbentuk NO Data Object Value 1 Param group name Working unit 2 Param group description Daftar working unit 3 Param group add new flag Aktif :True NO PROCESS STEPS 1 Masuk dalam menu application parameter 2 Menekan tombol tambah untuk menampilkan form application parameter group detail 3 Menginput param group name, param group description dan param group add new flag 4 Menekan tombol simpan Actual Result : Application parameter baru terbentuk / tersimpan Status Test : Pass D. Setelah itu terdapat hasil pengujian berupa temuan bugs dan testing summary yang mencakup test tracking spreadsheet, open-closed chart diagram, rekapitulasi temuan bugs berdasarkan quality risks dan rekapitulasi temuan bugs berdasarkan subsystem dalam bentuk breakdown chart. Tabel 2 Salah Satu Contoh Temuan Bugs Bug ID Project Name Tester Date Opened

5 1 EPROC Hendy 11/8 Quality Risk Subsystem Sev Pri RPN Data Quality: Storage and e-procurement : Cost retrieval center Summary Saat ingin mengubah unit price group bagian bussiness unit kosong dan saat mencoba ingin menyimpan hasil perubahan layar freeze. Adanya kesalahan fungsi select business unit pada tabel unit price group dan kesalahan pada fungsi alter tabel unit price group. Steps to Reproduce 1. Buka menu daftar unit price 2. Klik icon edit 3. Coba memilih business unit dan klik simpan Isolation Mencoba mengubah unit price group bagian bussiness unit kosong dan layar freeze saat mencoba ingin menyimpan hasil perubahan. Log 11/08: Reviewed by Hendy and opened this issue. 11/08: Assigned to Rizma 12/08: Test and closed. State Owner Estimated Fix Date Closed Haryanto 12/08 Root Phase Injected Phase Detected Phase Removed Closed Date Cause Source Code Development Functional Testing Functional Testing 12/08 Test tracking spreadsheet dibuat sebagai cara mempermudah melihat status hasil pengujian terhadap tiap test case yang telah dilaksanakan dan menunjukkan keseluruhan hasil dari pengujian. Test tracking spreadsheet yang dibuat dikelompokkan pada technical testing dan functional testing. Tabel 3 Test Tracking Spreadsheet ID Test case Test Suite/Case DUP - Mengubah detail unit price CG - 02 Menambahkan branch baru PC - Menambah product Category IN Melakukan approval pada permintaan IN - 02 Melakukan reject pada permintaan PV - Membuat pengajuan vendor VB - Membuat vendor baru (produk) SV Membuat Scoring Vendor Baru RFQJ- Membuat RFQ jasa dengan type regular Status Functional Test Bug ID Bug RPN By Com ment Roll Up Columns T F P 0 Fail 1 1 Hendy Fail 2 1 Hendy Fail 3 dan 2,20 Sylvia Pass 5 20 Sylvia Pass 6 20 Sylvia Fail 7 6 Mishael Fail 8 15 Mishael Fail 9, 10 dan 11 12,13 Fail dan 14 1, 6 dan 11 1,12, dan 1 Sylvia Hendy

6 RFQP - MemoJ Membuat Request for Quotation produk dengan type regular Membuat Memo jasa dari sumber RFQ Fail 15 dan 16 1 dan 1 Hendy Fail 17 1 Sylvia PRJ Membuat Purchase request jasa same currency Fail 18, 19 dan 20 1,1 dan 6 Hendy PRP PO DO - Membuat Purchase request produk same currency Membuat Purchase order delivery to cargo Membuat Delivery order (DO) partial quantity pengiriman Membuat Vendor ke Kargo Fail 21 1 Hendy Pass Sylvia Fail 23 1 Hendy VtC Fail 24 1 Sylvia Suite Summary Open-closed chart dibuat untuk menunjukan hasil penemuan bugs yang menunjukan trend dari setiap temuan bugs kumulatif, apakah bugs yang ditemukan semakin banyak atau semakin sedikit. Open-closed chart diagram juga menggambarkan status dari setiap bugs yang ditemukan, apakah status bugs tersebut telah closed atau masih opened. Tabel 4 Open-Closed Chart Diagram Date Daily Opened Daily closed Cumulative Opened Cumulatif Closed 11/08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/ Total

7 Gambar 1 Open-Closed Chart Diagram Aplikasi EAM modul e-procurement Tabel 5 Jumlah Bugs Berdasarkan Quality Risks Quality Risk Bug Count % Total Cum % Cum Functionality: Create documents 6 25 % 6 25 % Data Quality: Errors 3 12 % 9 37 % Data Quality: Storage and retrieval 5 21 % % Interface: Display/ Preview 6 25 % % Functionality: Calculating document 4 17 % % Total % % Gambar 2 Quality Risks Breakdown Tabel 6 Jumlah Bugs Yang Ditemukan Per-Subsystem Subsystem Bug Count % Total Cum Count % Cum Cost center 1 4 % 1 4 % Cargo 1 4 % 2 8 % Product Category 2 8 % 4 16 % Inbox 2 8 % 6 24 % Pengajuan vendor 1 4 % 7 28 % Vendor baru 1 4 % 8 32 % Scoring vendor 3 13 % % Request for quotation jasa 3 13 % % Request for quotation produk 2 8 % % Memo jasa 1 4 % % Purchase request jasa 3 13 % %

8 Purchase request produk 1 4 % % Purchase order 1 4 % % Delivery order 1 4 % % Vendor ke kargo 1 4 % % Total % Gambar 3 Subsystem Breakdown Aplikasi EAM Modul e-procurement E. Kemudian memberikan rekomendasi berdasarkan hasil pengujian yang dilakukan dan bugs yang ditemukan pada aplikasi EAM (Enterprise Asset Management) modul e-procurement dalam sebuah tabel yang berisi bugs dan rekomendasi yang diberikan. Tabel 4 Beberapa Contoh Hasil Rekomendasi Testing No Bugs / Error Rekomendasi 1 Saat ingin mengubah unit price group bagian bussiness unit kosong dan saat mencoba ingin menyimpan hasil perubahan layar freeze. Adanya kesalahan fungsi select business unit pada tabel unit price group dan kesalahan pada fungsi alter tabel unit price group. Cost center (daftar unit price) 2 Tidak dapat menyimpan / membuat branch detail dan ada pesan kesalahan (error). Adanya kesalahan pada fungsi insert untuk tabel branch detail (Cargo) Memperbaiki fungsi select business unit dan alter tabel unit price group. Memperbaiki fungsi insert pada tabel branch detail yang ada pada cargo. 3 Tidak dapat menggunakan tombol pada parent category Menambahkan fungsi untuk menampilka parent category 4 Tidak dapat menggunakan fitur pencarian Menambahkan validasi fitur pencarian 5 Menampilkan pesan window setelah Memperbaiki codingan terkait dengan melakukan approval permintaan fungsi approval permintaan.

9 6 Menampilkan pesan window setelah Memperbaiki codingan terkait dengan melakukan reject permintaan fungsi reject permintaan. 7 Tidak menampilkan pesan kesalahan Memperbaiki fitur cari pada daftar pencarian list category. category di pengajuan vendor, ketika sedang mengisi vendor detail. Kemudian menambahkan validasi terhadap kesalahan pencarian list category. 8 Tidak dapat menambahkan listed vendor Memperbaiki fitur add listed pada vendor baru. 9 Vendor yang mendapatkan nilai lebih dari 3 dinyatakan TIDAK (lulus) Memperbaiki validasi pada perhitungan nilai LULUS dan TIDAK 10 Tidak dapat menghitung % pertumbuhan Memperbaiki validasi perhitungan persentase SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil pengujian terhadap sistem yang ingin diimplementasikan pada perusahaan XYZ, yaitu EAM modul e-procurement, dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan terhadap aplikasi tersebut, dinyatakan bahwa aplikasi tersebut memenuhi requirement yang tertera dalam proses bisnis, karena tidak terdapat bugs yang berstatus open atau semua bugs telah berstatus closed. 2. Dari 76 sub modul pada aplikasi EAM modul e-procurement yang menjadi prioritas pengujian ada sebanyak 44 sub modul dengan skala RPN dari 1 sampai 18. Aplikasi EAM modul e-procurement dinyatakan layak untuk diimplementasikan saat ini karena dari hasil pengujian didapatkan semua bugs yang ditemukan telah berstatus closed. Saran Agar sistem yang diimplementasikan berikutnya oleh perusahaan XYZ dapat berjalan lebih baik dan mendukung tercapainya tujuan strategis perusahaan yang diimplementasikan (client), beberapa saran berikut dapat dipertimbangkan: 1. Setelah seluruh bug yang ada telah diperbaiki, diperlukan proses pengujian ulang sebagai pengujian konfirmasi, khususnya dilakukan pengujian ulang pada technical dan functional minimal 1 test cycle lagi dengan tidak ditemukan bug dan tidak adanya aktivitas penyelesaian bug untuk memasikan bahwa sistem layak untuk implementasi/go-live. 2. Apabila ditemukan bug kembali maka diperlukan perbaikan segera pada bug sesuai dengan bugs report yang ada dan diperlukan perbaikan yang didasarkan oleh prioritas penanganan bug yang sebelumnya telah ditetapkan di dalam bugs report. 3. Melakukan Integration testing pada aplikasi EAM untuk mengetest pada integrasi data antara modul Financial, Asset Management, Human Resource dan e-procurement. 4. Menambahkan fitur Retur untuk produk yang rusak atau tidak sesuai dengan permintaan untuk dikembalikan ke vendor atau ditukarkan dengan produk yang lain. REFERENSI Black, R. (2009). Managing the Testing Process: Practical Tools and Techniques for Managing Software and Hardware Testing, Third Edition. Indianapolis: Wiley Publishing, Inc. Nanney, R., & Goverman, I. (24, October 8). Mid-market Companies See Technology as Key to Growth: Survey. Retrieved from Deloitte - WJS: Wijaya, W. H., Indryani, R., & Putri, Y. E. (21). Studi Penerapan e-procurement pada Proses Pengadaan di Pemerintah Kota Surabaya RIWAYAT PENULIS Hendy Salim lahir di Bandar Lampung pada tanggal 04 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 25.

10 Mishael Ledwinardi lahir di Sukabumi pada tanggal 04 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 25. Sylvia Alverina lahir di Tanjungpinang pada tanggal 20 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 25.