PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BACK OFFICE PADA BINUS CENTER

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BACK OFFICE PADA BINUS CENTER FREDDY GUNAWAN HARRIS PRAJOGO DARWIN WIRAWAN Natalia Chandra, S.Kom, M.Sc. BINUS UNIVERSITY JL. K. H. SYAHDAN NO.9, KEMANGGISAN PALMERAH, JAKARTA BARAT

2 ABSTRAK Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi Back Office Binus Center dengan mengikuti standarisasi code dan framework IT Division dan mengubah desain tampilan antar muka. Metodologi penelitian yang digunakan adalah dengan melakukan studi literatur, analisa pada sistem yang sedang berjalan dan wawancara terhadap user back office. Sedangkan aplikasi dikembangkan dengan menggunakan metode pengembangan scrum yang terdiri dari product backlog, sprint backlog, dan sprint. Hasil dari penulisan ini adalah perubahan struktur code, penambahan menu, dan user interface berdasarkan delapan aturan emas dan lima faktor manusia terukur. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi Back Office Binus Center telah memenuhi standarisasi code dan framework IT Division. Kata Kunci sistem informasi, back office, standarisasi code, scrum, framework. ABSTRACT The purpose of this thesis is to develop a Back Office Binus Center information system by following IT Division standardized code and framework, and change the user interface. Research methodology that used is conducted by doing literature study, an analysys of the current system, and interview with back office user. The application is developed according to scrum development method that consists of product backlog, sprint backlog, and sprint. The results of this paper are changes of the code structure, menu addition, and the user interface is based on eight golden rule and five human factors measured. It can be concluded that the Back Office Binus Center information system has fulfilled IT Division standardized code and framework. Keywords

3 information system, back office, standardized code, scrum, framework. PENDAHULUAN Perkembangan bisnis saat ini dipengaruhi oleh sistem informasi yang digunakan organisasi tersebut.penggunaan sistem informasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi berperan penting dalam meningkatkan daya saing dan memfasilitasi pertumbuhan serta kesuksesan bisnis. Sistem informasi yang digunakan dalam organisasi merupakan hasil dari Standard Operating Procedures (SOP), kerangka kerja, politik, budaya kerja dan struktur (Olugbode, Elbeltagi, Simmons, & Biss, 2008, p. 11). Bina Nusantara sebagai lembaga yang bergerak di bidang edukasi terus berusaha dalam menyediakan dan meningkatkan pendidikan di Indonesia. Bina Nusantara berkarya melalui universitas Bina Nusantara, sekolah Bina Nusantara, dan business unit.binus Center merupakan salah satu business unit yang dimiliki Bina Nusantara.Tujuan didirikannya Binus Center adalah untuk memberikan pembelajaran berkelanjutan bagi setiap orang dengan menyediakan pelatihan bersertifikasi.binus Center menyadari kebutuhan tenaga kerja tidak hanya dilihat dari kemampuan akademis saja, melainkan diperlukan juga kemampuan non akademis. Hingga saat ini Binus Center berkembang dengan cepat dan telah mendirikan berbagai outlet sehingga kebutuhan akan sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting sebagai prosedur kegiatan operasional dan menjaga agar setiap outlet tetap menjalankan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Pengembangan sistem informasi pada Binus Center yaitu sistem informasi back officebinus Center berada di bawah tanggung jawab IT Division. IT Division merupakan divisi yang berfungsi untuk meningkatkan dan memenuhi layanan sistem informasi pada universitas Bina Nusantara.Terdapat dua subdivisi Information System Development (IS Dev) di dalam IT Division yaitu IS Dev for Higher Education dan IS Dev Function and School. Berdasarkan tugasnya IS Dev University bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan oleh universitas Bina Nusantara, IS Dev Function and School bertanggung jawab atas sistem informasi pada Binus School dan business unit yang dimiliki Bina Nusantara. Sistem informasi back officebinus Center di bawah naungan IS Dev Function and School.

4 Sistem informasi back office Binus Center pertama kali dikembangkan pada tahun 2002 dengan Visual Studio.Net Sistem informasi back office Binus Center dikembangkan untuk mendukung aktifitas back office yang dilaksanakan pada setiap outlet Binus Center. Penggunaan sistem informasi back officebinus Center memungkinkan aktifitas operasional back officesetiap outlet dapat berjalan sesuai aturan yang ditetapkan oleh Head Office, dan memberikan kemudahan bagi Head Office untuk membuat keputusan atas outlet Binus Center yang tersebar di seluruh Indonesia. Sejak tahun 2002 hingga tahun 2014, teknologi dan standarisasi code pada IT Division telah mengalami banyak perubahan. Tujuan penulisan skripsi ini adalah melakukan code refactoring pada sistem informasi back officebinus Center menggunakan teknologi Visual Studio 2010,.Net 4.0 dan Duwamish framework untuk mengikuti standarisasi pada IT Division saat ini. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan meliputi dua bagian, yaitu metode pengumpulan data dan metode perancangan. Metode Pengumpulan Data Metode ini dibagi menjadi 3 tahapan, yaitu: a. Studi Literatur Dalam tahapan ini, kegiatan yang dilakukan adalah mencari dan membaca dari berbagai buku dan jurnal yang ada untuk memperoleh teori dan data yang berguna dalam penyusunan skripsi ini. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan pihak Binus Center sebagai product owner, dan System Analyst IT Division IS Dev Function sebagai scrum master.tujuan wawancara ini adalah untuk menganalisa kebutuhan perusahaan terhadap aplikasi yang dibuat. c. Analisa Sistem Berjalan Melakukan analisa pada sistem yang sedang berjalan untuk mempelajari alur proses bisnis. Analisa dilakukan hanya pada menu-menu yang termasuk dalam ruang lingkup pengembangan.

5 Metode Perancangan Agile development adalah metodologi pengembangan perangkat lunak yang memiliki fokus utama mengembangkan sistem informasi secepatnya agar dapat menunjukan hasil dengan cepat.pengguna dapat melihat fitur yang telah selesai dibuat kemudian memberikan masukan atau perubahan yang diperlukan. Pada umumnya, pengguna mengalami kesulitan untuk memahami cara kerja sistem bila hanya melihat rancangan sistem. Diperlukan interaksi pengguna dengan sistem secara langsung agar pengguna benar-benar mengetahui hal yang dibutuhkan. (Schwaber & Sutherland, 2013, p. 3) Dalam pembuatan skripsi ini kami menggunakan salah satu metode pengembangan Agile, yaitu scrum. Metode scrum adalah sebuah kerangka kerja agar sebuahtimdapat bekerja sama untuk mengembangkan produk. Scrum dikembangkan pada tahun 1995 oleh Sutherland and Schwaber. Pengembangan produk dengan scrum dilakukan dengan memecah setiap pekerjaan menjadi tugas-tugas sederhana. Setiap tugas sederhana yang ada merupakan lanjutan tugas-tugas lain yang telah selesai dikerjakan. Dengan mengembangkan produk secara perlahan maka tim pengembang lebih berani melakukan inovasi, dan pemilik produk (product owner) dapat segera memberikan umpan balik untuk segera diubah dan diperbaiki. Terdapat 3 peran utama dalam kerangka kerja Scrum, yaitu: product owner, scrum master, dan tim pengembang (developer team). Product ownerakan memberikan arahan pembangunan produk yang akan dilakukan untuk 7-30 hari ke depan. Setelah proses pembangunan selama 7 30 hari selesai maka product ownerakan melakukan evaluasi untuk menentukan langkah pembangunan selanjutnya. Scrum master bertugas untuk menjaga kelancaran proses pengembangan dan meningkatkan efektifitas kerja. Saat tim pengembang menemukan hambatan dalam proses pengerjaan proyek, maka scrum master bertugas mencari solusi atas masalah tersebut. Tim pengembang merupakan sebuah tim yang aktif melakukan pengembangan produk secara langsung. HASIL DAN BAHASAN Sistem informasi Binus Center Back Office dibangun berdasarkan 8 aturan emas dan 5 faktor manusia terukur.

6 Evaluasi Delapan Aturan Emas 1. Mempertahankan Konsistensi Sistem Backoffice Binus Center mempertahankan konsistensi urutan aksi, warna pada menu hingga font. Hal ini dapat dilihat pada gambar yang membandingkan form pembuatan course dengan form pembuatan package. Keduanya menggunakan tab untuk mengelompokanfield. Tombolsubmit pada kedua form sama-sama diletakkan diluar tab sehingga bisa diakses dari tab manapun. 2. Memenuhi kebutuhan secara universal Tampilan antar muka pada sistem Backoffice Binus Center menggunakan ikon-ikon yang secara universal dimengerti oleh mayoritas user. Misalnya penggunaan ikon kalender untuk menampilkan datepicker. 3. Memberikan umpan balik yang informative Sistem Backoffice Binus Center dikembangkan agar responsif terhadap input yang diberikan oleh user. Salah satu contohnya pesan validasi pada formbinus center establishment. Pesan validasi ditampilkan terpisah pada tiap tab dan akan muncul tanda bintang (*) disamping nama tab. 4. Merancang dialog untuk hasil akhir Setiap proses pengolahan data pada sistem Backoffice Binus Center akan diakhiri pesan yang menginformasikan hasil dari proses tersebut. 5. Memberikan pencegahan dan penanganan kesalahan Salah satu contoh pencegahan dan pengangganan kesalahan pada Sistem Backoffice Binus Center dapat dilihat pada form create course. Textbox pada beberapa field di halaman form create course disertai kata required yang menandakan field tersebut harus diisi. 6. Memperbolehkan pengembalian aksi Penggunaan tab pada form pendataan memungkinkan pengisian field tanpa berpindah halaman. Contohnya seperti pada proses Binus Center establishment,

7 User yang telah mengisi field pada tab , berpindah ke tab phone. Ketika useringin menambahkan data , user dapat memilih kembali tab . Contoh lainya seperti penggunaan popup konfirmasi pada setiap proses pendataan pada sistem Back Office Binus Center. User dapat melihat data yang akan disimpan atau diedit sebelum proses tersebut dilakukan. 7. Mendukung pengendalian internal locus User dapat mengakses seluruh halaman pada sistem Backoffice Binus Center melalui daftar menu yang terletak di sebelah kiri. User juga dapat mengatur submenu yang ditampilkan dengan menekan menu pada daftar menu. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Proses edit pada sistem Backoffice Binus Center mengisi form edit dengan data sebelum diubah sehingga user tidak perlu mengingat data tersebut. Evaluasi Lima Faktor Manusia Terukur Berdasarkan wawancara akhir yang kami lakukan dengan product owner maka kami mendapat hasil penilaian 5 faktor manusia terukur sebagai berikut: 1. Waktu belajar Pengguna tidak mendapatkan kesulitan dalam mengenal cara kerja sistem karena ikon yang digunakan merupakan ikon umum dan dengan adanya fungsi tooltip memberikan informasi tambahan. Penamaan dan pengelompokan menu yang menyerupai sistem lama membantu mengurangi waktu belajar. 2. Kecepatan kinerja Penggunaan fitur tab membantu pengguna melakukan navigasi dalam proses pendataan dengan cepat. 3. Tingkat kesalahan Penggunaan fitur tab memberikan gambaran proses yang harus dilakukan dengan jelas, dengan prosedur yang jelas maka tingkat kesalahan pengoperasian aplikasi dapat diminimalkan. Pengguna tidak mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem baru. 4. Daya ingat

8 Pada sistem baru, form pendataan disertai dengan informasi yang berhubungan dengan proses pendataan tersebut sehingga membantu pengguna untuk mengurangi penggunaan ingatan jangka pendek. 5. Kepuasan subjektif Pengguna merasa merasa puas dengan desain dan cara kerja sistem baru. SIMPULAN Berdasarkan analisa dan evaluasi yang telah dilakukan, diperoleh simpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, user interface Sistem Back Office Binus Center telah memenuhi syarat-syarat pada delapan aturan emas dan lima faktor manusia terukur. 2. Penggunaan role pada user management yang dikembangkan pada sistem saat ini mempermudah pendataan hak akses menu. 3. Pendataan course category dan package category yang pada awalnya dilakukan secara manual melalui database oleh pihak IT Division, pada saat ini telah dapat dilakukan oleh user melalui module course category management dan package category management pada sistem Back Office Binus Center. 4. Berdasarkan standarisasi code dan framework pada IT Division, sistem Backoffice Binus Center telah memenuhi standar penulisan code dan framework. Saran Saran-saran untuk pengembangan sistem informasi Back Office Binus Center di masa mendatang: 1. Halaman home dapat dimanfaatkan untuk menampilkan informasi-informasi seperti dashboard. 2. Untuk mempermudah user mempelajari sistem Back Office Binus Center, dapat ditambahkan fitur help atau tutorial. 3. Memberikan pelatihan kepada para user agar lebih mengerti sistem Back Office Binus Center.

9 4. Melakukan evaluasi secara berkala untuk mendapatkan perkembangan requirement di masa mendatang. REFERENSI Olugbode, M., Elbeltagi, I., Simmons, M., & Biss, T. (2008). The Effect of Information Systems on Firm Performance and Profitability Using a Case-Study Approach. The Effect of Information Systems on Firm Performance and Profitability Using a Case- Study Approach. Schwaber, K., & Sutherland, J. (2013). Scrum Guide.

10 RIWAYAT HIDUP

11

12

13

14

15