DIGITALISASI SKRIPSI MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLIMS) DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

Transkripsi

1 DIGITALISASI SKRIPSI MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLIMS) DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Oleh: RIZA ALFIAN D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2013 to user

2 ii

3 SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini, NAMA : Riza Alfian NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : DIGITALISASI SKRIPSI MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLIMS) DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA PEMBIMBING : Daryono, S.Sos TANGGAL DIUJI : 14 Juni 2013 Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, 14 Juni 2013 Riza Alfian NIM. D iii

4 PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA NIM Program Studi Fakultas Jenis Karya : Riza Alfian : D : Perpustakaan : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: DIGITALISASI SKRIPSI MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLIMS) DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 14 Juni 2013 Yang membuat pernyataan, Riza Alfian NIM. D iv

5 v

6 MOTTO Tuhanku, tambahkanlah kepadaku ilmu pengetahuan. (QS. Thaahaa: 114) Barang siapa menempuh jalan untuk mencari ilmu, maka Allah akan mudahkan baginya jalan ke surga (HR. Muslim) Bermimpilah dan jadikan mimpimu menjadi kenyataan. (Penulis) Jangan pernah merasa cukup dengan ilmu yang kamu miliki. (Penulis) vi

7 PERSEMBAHAN Saya persembahkan Tugas Akhir ini untuk : 1. Allah SWT yang telah memberikan kemudahan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Rasulullah SAW sebagai penyemangat dan penyegar dalam kehidupan saya. 3. Ayah dan Ibuku tersayang yang selalu memberikan dukungan serta senantiasa mendo akan setiap waktu. 4. Dik Lindha tercinta yang selalu memberikan semangat dan dukungannya. 5. Kakak-kakakku yang telah mendukung dan menyayangiku. 6. Bapak dan Ibu dosen D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan Sahabatku-sahabatku dimanapun kalian berada. 9. Almamaterku. 10. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu. vii

8 ABSTRAK Riza Alfian. D DIGITALISASI SKRIPSI MENGGUNAKAN SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLIMS) DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Untuk menghadapi perkembangan Tehnologi Informasi (TI) yang pesat maka perpustakaan juga termotivasi dalam pengadaannya. Salah satunya adalah dengan adanya perpustakaan digital. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah; untuk mengetahui proses digitalisasi skripsi, mengetahui masalah dan cara yang dilakukan untuk mengatasi masalah dalam digitalisasi skripsi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode dokumentasi, wawancara dan observasi. Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa; digitalisasi skripsi menggunakan senayan library management system (SLIMS) di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta adalah UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta menggunakan software Senayan dalam proses digitalisasi, proses digitalisasi dimulai dari penerimaan file, penyimpanan, upload, pengisian form bibliografy, melampirkan file, dan pemanfaatan digital library belum maksimal. Masalah yang dialami dalam digitalisasi skripsi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta antara lain; bila terdapat file yang di password maka tidak bisa di upload, proses upload terbatas pada space hardisk, melampirkan data pada senayan terbatas ukuran file yang ditentukan. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam digitalisasi skripsi di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta antara lain; menggunakan software PDF Unlocker untuk membuka file yang di password, menambah kapasitas hardisk pada komputer serta file yang melebihi ukuran dibagi menjadi beberapa bagian agar dapat di upload. Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi kemajuan perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta, diantaranya adalah; memberikan pengertian kepada mahasiswa agar tidak memberi password pada skripsi yang dikumpulkan, memberikan sosalisasi tentang pemanfaatan digital library kepada mahasiswa, meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM), memperluas jaringan supaya bisa diakses di internet. Kata kunci : digitalisasi, skripsi, perpustakaan, automasi viii

9 ABSTRACK Riza Alfian. D DIGITIZING THESES BY UTILIZING SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (SLIMS) AT STATE UNIVERSITY OF YOGYAKARTA'S CENTRAL LIBRARY. Final Project. Faculty of Social and Political Science. University of Sebelas Maret, Surakarta. To cope with the rapid development of Information Technology (TI), libraries are motivated to grow. One of the signs is the existence of digital libraries. The objectives of this final project were: to reveal the process of digitizing theses, find out the problems in it and the resolutions to those problems as well in the Central Library of State University of Yogyakarta. In the writing of this final project, the writer used several methods, namely: documentation, interview, and observation. The conclusion drawn from the project on digitizing theses by utilizing Senayan Library Management System (SLIMS) at the Central Library of Yogyakarta State University was that the library had not optimally made use of Senayan software and digital library in its process of digitizing, beginning from receiving files, storing them, uploading them, filling in bibliography form, and attaching them. The problems found in digitizing theses in the library were such as: it was unable to upload password-locked files, the uploading process was confiend to the harddisk space, and the file attachment was confined to the required size of the files. To overcome these problems, the Central Library of Yogyakarta State University had done some resolutions, such as: using DF unlocker softwares to open the password-locked files, enhancing the capacity of its computers' harddisks, and dividing oversized files into parts to make them easier to upload. The writer suggest that the Central Library of Yogyakarta State University: informing the students not to lock their theses, socializing the utilization of digital library to the students, improving human resources, and expanding internet network in order to be more accesible. Key words : digitizingi, theses, library, automating ix

10 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir. 2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Daryono, S.Sos, selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 5. Bapak Drs. H. Sakur, S.U, selaku penguji Tugas Akhir. 6. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M.Si, selaku Pembimbing Akademik. x

11 7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah menyalurkan ilmu dan pengetahuan kepada penulis. 8. Bapak Sukarjono, S.Sos selaku Kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. 9. Seluruh staff di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis menyelesaikan tugas akhir ini. Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir ini akan saya terima dengan senang hati. Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan Wassalamualaikum Wr. Wb. Surakarta, 14 Juni 2013 Penulis xi

12 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PERNYATAAN... HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... HALAMAN PENGESAHAN MOTTO... PERSEMBAHAN... ABSTRAK... ABSTRACK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR BAGAN.... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i ii iii iv v vi vii viii ix x xii xv xv xvi DAFTAR LAMPIRAN... xvii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penulisan Pelaksanaan Metode Penelitian... 5 xii

13 1.6 Sistematika Penulisan... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka Pengertian Perpustakaan Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Landasan Teori Pengertian Perpustakaan Digital Unsur-Unsur yang Mendukung Perpustakaan Digital Koleksi Perpustakaan Digital Pengertian Digitalisasi Proses Digitalisasi Pengertian Skripsi Pengertian Senayan Library Management System (SLIMS) BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA 3.1 Sejarah Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) Visi dan Misi Anggota Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN) Anggota Jogja Library for All Letak dan Tata Ruang UPT Perpustakaan UNY Estafet Kepemimpinan xiii

14 3.7 Koleksi UPT Perpustakaan UNY Jenis Koleksi Penempatan Koleksi Daftar Nama Pustakawan UPT Perpustakaan UNY Organisasi dan Tata Kerja UPT Perpustakaan UNY Hari dan Jam Layanan UPT Perpustakaan UNY Tata Tertib Pengunjung UPT Perpustakaan UNY Anggota UPT Perpustakaan UNY Syarat Keanggotaan Peminjaman Pustaka Bebas Pinjam Pustaka UPT Perpustakaan UNY Layanan Sirkulasi UPT Perpustakaan UNY Layanan Referensi UPT Perpustakaan UNY Layanan Disertasi, Thesis dan Skripsi UPT Perpustakaan UNY Layanan Jurnal atau Terbitan Berkala UPT Perpustakaan UNY Sanksi Bagi Pengunjung UPT Perpustakaan UNY Kontak UPT Perpustakaan UNY BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Proses Digitalisasi Skripsi Menggunakan Senayan Library Management System (SLIMS) di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta xiv

15 4.2 Masalah yang Ditemukan Dalam Digitalisasi Skripsi Menggunakan Senayan Library Management System (SLIMS) di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta Cara Mengatasi Masalah Dalam Digitalisasi Skripsi Menggunakan Senayan Library Management System (SLIMS) di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv

16 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Nama Pegawai Perpustakaan Tabel 3.2 Jenis-Jenis Buku Referensi xvi

17 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1. Tampilan awal komputer Gambar 2. Tampilan Windows Explorer Gambar 3. Skripsi format PDF Gambar 4. Halaman Publik Gambar 5. Form untuk Login Gambar 6. Halaman admin Gambar 7. Daftar bibliografi Gambar 8. Form bibliografi baru Gambar 9. Form bibliografi dan Skripsi format PDF Gambar 10. Form tambah pengarang Gambar 11. Form bibliografi setelah ditambahkan pengarang Gambar 12. Form tambah subyek bibliografi Gambar 13. Form bibliografi setelah ditambahkan subyek Gambar 14. Form lampiran bibliografi Gambar 15. Directory Skripsi yang akan di upload Gambar 16. Form tambah lampiran bibliografi Gambar 17. Keterangan lampiran PDF berhasil diunggah Gambar 18. Form bibliografi setelah lampiran ditambahkan Gambar 19. Keterangan bibliografi berhasil disimpan Gambar 20. Tampilan Form bibliografi setelah berhasil disimpan xvii

18 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan Presensi Kuliah Kerja Perpustakaan Lampiran 3 Laporan Periodik 1 Lampiran 4 Laporan Periodik 2 Lampiran 5 Laporan Periodik 3 Lampiran 6 Laporan Periodik 4 Lampiran 7 Laporan Periodik 5 Lampiran 8 Laporan Periodik 6 Lampiran 9 Lampiran 10 Sertifikat Foto Digital Library UPT Perpustakan UNY xviii