Word to PDF Converter v5.0 Unregistered I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan bagian

Transkripsi

1 Word to PDF Converter v5.0 Unregistered I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan bagian penting dalam dunia bisnis, pada umumnya setiap perusahaan melakukan berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan, aktivitas itu tentu saja tidak terlepas dari hubungan dengan pihak lain baik pihak intern maupun eksteren. Hubungan ini berguna untuk mendapatkan informasi yang nantinya digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam berhubungan dengan pihak lain, setiap individu ataupun organisasi harus mengadakan komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung karena komunikasi merupakan kunci penting dalam kegiatan perusahaan. Menurut Sedarmayanti (2009) komunikasi adalah proses kegiatan penyampaian warta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat), kepada pihak (seseorang atau tempat) lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian. Bentuk komunikasi yang sering digunakan sebuah perusahaan dalam menyampaikan pesan-pesannya kepada pihak lain, yaitu melalui komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi tertulis menurut The (2009) merupakan salah satu sistem komunikasi perkantoran yang biasanya berwujud surat atau watkat lainnya. Komunikasi tertulis berupa surat banyak digunakan karena surat merupakan alat pengingat yang memegang peranan penting. Hal ini disebabkan surat dapat berfungsi sebagai tanda bukti yang otentik yaitu berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh komunikasi lisan. Salain itu, surat dianggap sebagai wakil dari sebuah perusahaan dan juga akan mencerminkan citra perusahaan. Perusahaan perlu menetapkan dan memiliki prosedur penanganan surat yang baik, hal ini bertujuan untuk menangani kegiatan surat menyurat yang semakin banyak, baik untuk surat masuk meupun surat keluar. Menurut Sedarmayanti (2009) prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap, serta

2 jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Oleh karena itu penanganan prosedur surat harus dilakukan agar informasi yang disampaikan dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang dituju. PT POS INDONESIA (PERSERO) yang bergerak dalam bidang jasa yaitu dalam pengiriman suatu dokumen maupun barang, tentunya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat untuk menjalankan tugas dan mencapai tujuan perusahaan. Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (PERSERO) yang melakukan kegiatan pengembangan agen pos, pengaduan dan solusi pelanggan, pengelolaan properti serta bisnis properti dengan pihak lain baik itu pelanggan maupun yang bekerja sama. Dalam melakukan kegiatan kerja, Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (PERSERO) khususnya pada bagian administrasi Sub. Direktorat Ritel tidak terlepas dari aktivitas surat-menyurat, baik itu surat masuk maupun surat keluar baik itu yang bersifat rahasia, penting dan biasa. Dalam kegiatan penanganan dokumen disertai dengan prosedur yang baik dan benar, supaya pekerja dan hasil dari pekerjaan itu bisa efektif dan efisien. Penanganan surat di Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (Persero) Bandung Sub. Direktorat Ritel belum ada suatu prosedur penaganan surat yang menjadi acuan, sehingga masih ada beberapa kegiatan surat-menyurat yang belum optimal seperti dalam penyortiran surat masuk dan keluar, pencatatan surat masuk dan keluar, dan pendistribusian surat. Maka dari itu dapat mengganggu kinerja perusahaan. Permasalahan yang terjadi seperti yang telah di uraikan di paragraf sebelumnya yaitu dalam penyortiran surat adalah kurang telitinya agendaris dalam menyortir surat untuk memisahkan antara surat yang bersifat rahasia dan surat yang bersifat umum, serta tidak adanya standar khusus untuk pemisahan sifat surat tersebut. Adapun dalam penerimaan surat masuk, sering terjadi pada pengirim surat lupa atau tidak membawa buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa surat tersebut telah diterima, maka diperlukan lembar formulir yang disediakan unit penerima surat sebagai pengganti buku ekspedisi untuk di serahkan kepada pengirim surat.

3 Dalam pencatatan di buku agenda surat, seringkali agendaris menyisakan beberapa nomor surat yang kosong di setiap harinya. Hal ini dimaksudkan agar surat yang terlambat bisa dicatat pada hari dimana surat tersebut dikirim. Cara ini justru memunculkan masalah baru, yaitu banyaknya nomor surat yang kosong di setiap harinya. Masalah yang lain adalah banyak surat yang tidak secara langsung diserahkan kepada pihak yang dituju, dikarenakan datangnya surat yang terlambat atau lambatnya agendaris dalam menangani surat karena tidak adanya prosedur yang pasti sehingga ada kegandaan dalam bekerja dalam waktu yang bersamaan. Misalnya dalam pengiriman surat dan pengolahan sruat untuk di simpan di lakukan oleh bagian agendaris, sehingga kegiatan dalam mengagendakan surat yang lainnya jadi terhambat, padahal volume surat sangat tinggi. Sub. Direktorat Ritel dalam pekerjaannya dibutuhkan kecepatan dari setiap karyawannya, terutama dalam mengirim maupun menanggapi surat dari instansi atau unit lain. Dalam hal ini seorang agendaris memegang peranan penting mengurus seluruh kegiatan administrasi, dan salah satunya adalah menangani surat masuk dan keluar dengan baik. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik dalam menyelesaikan tugas akhir ini untuk mengambil judul Perancangan Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Keluar di Bagian Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (PERSERO) Bandung Subdirektorat Ritel. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi awal prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (Persero) Bandung Sub. Direktorat Ritel?

4 2. Bagaimana perancangan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien bagi bagian Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (Persero) Bandung Sub. Direktorat Ritel? 1.3 Tujuan Dan Manfaat Penulisan Tujuan Tujuan yang hendak dicapai penulis dari proyek Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui kondisi awal prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (Persero) Bandung Sub. Direktorat Ritel. 2. Menghasilkan rancangan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar efektif dan efisien bagi bagian Direktorat Ritel dan Properti PT POS INDONESIA (Persero) Bandung Sub. Direktorat Ritel Manfaat Adapun manfaat yang dapat diambil dari proyek Tugas Akhir ini adalah: 1. Bagi penulis a. Hasil proyek ini digunakan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan Diploma III, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. b. Hasil proyek ini dapat menambah wawasan penulis mengenai prosedur penanganan surat di organisasi. 2. Bagi perusahaan Sebagai bukti kepedulian perusahaan terhadap dunia pendidikan dan juga sebagai bahan masukan dari dunia pendidikan sebagai referensi. 3. Bagi umum

5 Sebagai sumber referensi tentang prosedur penanganan surat bagi para pembaca yang memerlukannnya, serta dapat dijadikan sebagai acuan bagi mahasiswa yang sedang menyusun Tugas Akhir khusunya mengenai prosedur penanganan surat.