BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Setiap perusahaan dalam melakukan kegiatan operasionalnya, tentunya berpedoman pada prosedur kerja yang dibuat saat perusahaan tersebut berdiri. Prosedur kerja berguna untuk mengarahkan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan sehingga hasil kerja sesuai dengan standar atau patokan yang diharapkan atau yang telah ditentukan. Sebagaimana dikemukakan oleh Moekijat (2008), bahwa prosedur kerja adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaanpelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Dalam suatu perusahaan, diperlukan prosedur kerja tertulis yang dapat dilihat dan dimengerti oleh pelaksana prosedur tersebut sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Namun pada kenyataannya, beberapa kantor hanya membuat prosedur kerja secara lisan saja. Misalnya mengenai tata cara menangani penerimaan manfaat pensiun, dimulai dari menyapa peserta pensiun, menanyakan identitas dan keperluan peserta pensiun, kemudian memberikan pelayanan dan informasi yang diperlukan oleh peserta sampai pada memberikan hak peserta yaitu berupa sisa uang diterimakan atau jumlah manfaat pensiun yang telah dipotong dengan jumlah pinjaman. Apabila tata cara menangani penerimaan manfaat pensiun tidak memiliki prosedur secara tertulis yang baik, maka tata cara tersebut kemungkinan dilakukan secara tidak konsisten karena lupa dan sebagainya. Bisa jadi prosedur penerimaan manfaat pensiun menjadi berbeda karena setiap orang yang menangani prosedur tersebut, melakukannya sesuai keinginan sendiri atau tidak berpatokan pada prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi, dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga 1

2 mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional kantor. Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, artinya selalu up to date dengan perkembangan perusahaan. Selain itu bagi seorang atasan, dalam merancang prosedur kerja yang akan dilaksanakan harus mengetahui bahwa individu-individu yang bekerjasama dalam suatu kelompok memahami akan tujuan yang hendak dicapai serta mengerti bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur kerja maka bawahan akan semakin mengerti apa yang seharusnya dikerjakan. Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) atau lebih dikenal dengan nama DAPENBUN merupakan unit cabang dari PTPN VIII. DAPENBUN ini bertugas mengelola iuran dana pensiun bagi setiap pegawai peserta pensiunan yang berhak dan memenuhi syarat-syarat untuk menerima dana pensiun tersebut, dimana peserta pensiun tersebut berasal dari 41 unit kebun yang berada dibawah pengawasan PTPN VIII yang tersebar di Jawa Barat dan Banten. Selain mengelola dana pensiunan, DAPENBUN juga membantu proses pengajuan dan pembayaran pinjaman dana yang diajukan oleh peserta pensiunan kepada bank-bank bersangkutan yang telah ditunjuk oleh PTPN VIII. Sebagian besar kegiatan yang dilakukan DAPENBUN adalah mengelola dana manfaat pensiun, mulai dari pengumpulan data peserta pensiun dan ahli warisnya yang dikolektifkan oleh masing-masing unit kebun, penentuan jumlah manfaat pensiun yang diterima setiap bulan, transfer melalui bank hingga santunan kepada ahli waris yatim piatu. Jumlah nominal manfaat pensiun yang diterima oleh setiap peserta berbeda-beda, disesuaikan dengan golongan atau jabatan peserta pensiun selama masih bekerja. Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai di DAPENBUN, kegiatan penerimaan manfaat pensiun yang ada saat ini kurang efektif dan efisien. Beberapa diantara kegiatan yang dilakukan tidak mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga menyebabkan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai menjadi terhambat. Jika kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan prosedur yang jelas, tentu hasilnya dapat memuaskan berbagai pihak. Namun, berdasarkan observasi awal di kantor DAPENBUN PTPN VIII terdapat kegiatan yang kurang menyenangkan pelanggan seperti: 2

3 1. Serah terima manfaat pensiun dilakukan setiap akhir bulan, namun tanggalnya tidak menentu karena setiap bulan tidak memiliki tanggal sama yang jatuh pada hari kerja. Jadwal penerimaan manfaat pensiun biasanya dibayar maju, namun peserta pensiun sering datang lebih awal dari jadwal tanggal penerimaan dan pulang tanpa hasil. 2. Peserta pensiun sering terombang-ambing karena saat jumlah peserta pensiun membludak, pegawai menyuruh peserta untuk menghadap bagian lain terlebih dahulu. Seperti misalnya, Silakan Bapak/Ibu menghadap bagian Kepesertaan terlebih dahulu, namun saat dikonfirmasi ke bagian Kepesertaan, peserta pensiun ternyata harus menghadap ke bagian Keuangan sebelum ke bagian Kepesertaan. 3. Seringkali peserta pensiun mengeluhkan kurangnya jumlah uang yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang tertera di amplop. Namun keluhan tersebut disampaikan setelah peserta meninggalkan kasir atau bagian Keuangan, sehingga petugas tidak dapat memproses lebih jauh keluhan tersebut. Hal tersebut terjadi karena petugas kurang teliti mengecek kewajiban peserta. 4. Peserta pensiun meminta tolong kepada petugas atau karyawan untuk mewakili menuliskan nama peserta atau diwakilkan untuk tanda tangan. Pada bukti penerimaan uang, secara akuntansi hal tersebut tidak dapat dipertanggungjawabkan karena karyawan bukan merupakan ahli waris peserta pensiun. 5. Bagian Administrasi dan pramubakti ikut membantu pekerjaan bagian Keuangan apabila jumlah peserta pensiun yang datang melebihi kapasitas ruangan. Jumlah peserta pensiun yang biasanya datang pada saat penerimaan manfaat pensiun kurang lebih sekitar 80 hingga 100 orang per hari dan jumlah peserta pensiun yang mengambil manfaat pensiun secara tunai di kantor cabang DAPENBUN total kurang lebih mencapai sekitar orang. Hal tersebut mengakibatkan pekerjaan yang sedang dilakukan oleh bagian Administrasi menjadi tertunda karena harus membantu pekerjaan bagian Keuangan. 3

4 Berdasarkan paparan diatas, terlihat ketidakjelasan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh bagian Keuangan dan bagian Kepesertaan dalam melayani penerimaan manfaat pensiun. Oleh karena itu penulis tertarik untuk membuat proyek Tugas Akhir dengan judul PERANCANGAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENERIMAAN MANFAAT PENSIUN DI DANA PENSIUN PT PERKEBUNAN NUSANTARA VIII (PERSERO) 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana langkah-langkah penerimaan manfaat pensiun yang ada di Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero)? 2. Apa kendala yang dihadapi oleh Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero)? 3. Bagaimana membuat prosedur kerja penerimaan manfaat pensiun yang efektif dan efisien untuk Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero)? 1.3 Tujuan Pada proyek perancangan prosedur penerimaan manfaat pensiun ini, tujuan yang penulis ingin capai adalah: 1. Mengetahui langkah-langkah penerimaan manfaat pensiun di Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero). 2. Mengetahui kendala yang dihadapi oleh Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero). 3. Membuat prosedur kerja penerimaan manfaat pensiun yang efektif dan efisien untuk Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero). 4

5 1.4 Manfaat Dari proyek yang dilakukan, diperoleh berbagai manfaat yang diharapkan berguna bagi semua orang, terutama yang diharapkan adalah: 1. Manfaat bagi penulis: a. Mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan dari kampus dengan keadaan yang nyata khususnya dalam bidang perkantoran. b. Memberikan wawasan yang lebih luas dari penerapan ilmu-ilmu yang telah diperoleh dalam perkuliahan khususnya dalam bidang administrasi perkantoran. 2. Manfaat bagi Perusahaan: Mendapatkan masukan tentang Standard Operating Procedure (SOP) yang bersifat membangun bagi Dana Pensiun Perkebunan PT Perkebunan Nusantara VIII (Persero) mengenai prosedur penerimaan manfaat pensiun yang efektif dan efisien. 3. Manfaat bagi Pembaca: Proyek ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi untuk menambah ilmu pengetahuan mengenai prosedur penerimaan manfaat pensiun. 5