BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang Proyek

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proyek Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mempunyai pengaruh yang besar terhadap kemajuan organisasi atau perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap organisasi memiliki tujuan untuk menjadi yang terbaik di bidangnya masing-masing. Untuk menjadi yang terbaik, organisasi diharapkan mampu menyediakan informasi berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi dalam rangka mengatur dan mengendalikan perusahaan atau organisasi. Informasi berdasarkan fakta tersebut dapat diperoleh dari rekaman perusahaan. Rekaman tersebut terdapat pada arsip, dimana arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis menurut aturan tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat (The Liang Gie, 2007). Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan suatu organisasi. Arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan sampai kepada kegiatan pengambilan keputusan (Amsyah, 2005). Arsip diperlukan karena berisi seluruh informasi vital dari kegiatan organisasi. Tanpa adanya arsip, kegiatan operasional organisasi tersebut akan terhambat kelangsungannya. Sebagai sumber informasi dalam organisasi, arsip merupakan alat pembuktian untuk perencanaan dan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan merupakan Badan Usaha Milik Daerah yang mengelola dan melayani kebutuhan air bersih di wilayah Garut. Dari tahun ke tahun permintaan pemasangan baru di wilayah ini semakin meningkat, hal tersebut disebabkan oleh pertumbuhan penduduk Garut yang terus meningkat, dan kesadaran tentang penggunaan air bersih bagi mereka sudah menjadi prioritas. Unit IKK Cibunar sebagai salah satu cabang dari Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Garut mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam bentuk pengawasan, pelayanan dan perbaikan saluran air. Kegiatan yang 1

2 dilakukan oleh Unit IKK Cibunar meliputi pelayanan penerimaan pemasangan baru, pemeliharaan distribusi air, pengaduan, penggantian nama, perbaikan serta pengaktifan kembali. Dalam melakukan proses tersebut, tidak lepas dari kegiatan surat menyurat dan penerbitan berbagai dokumen. Hasil wawancara yang penulis lakukan ketika melakukan pengamatan di Unit IKK Cibunar dengan Bapak Dendi Kuswadi, dalam satu hari Unit IKK Cibunar menghasilkan rata-rata 10 dokumen yang terdiri dari penerbitan dokumen order maupun surat. Melihat frekuensi dan jumlah yang cukup banyak, maka diperlukan suatu penanganan dokumen yang efektif, khususnya dalam mengarsipkan dan menemukan surat ataupun dokumen yang diperlukan. Hal ini diperkuat dengan banyaknya permintaan dari konsumen untuk melakukan pemasangan baru, pencabutan, penggantian nama serta pengaktifan kembali. Salah satu jenis arsip yang ada di PDAM Unit IKK Cibunar adalah dokumen order yang terdiri dari dokumen pemasangan baru, dokumen ganti nama, dokumen penutupan dan pengaktifan kembali. Semua dokumen ini harus diarsipkan karena dokumen ini termasuk dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dokumen-dokumen tersebut dibutuhkan untuk melihat jumlah permintaan pelayanan air di wilayah Cibunar agar dapat diawasi dengan baik. Hasil pengamatan penulis, penyimpanan arsip PDAM Unit IKK Cibunar menggunakan sistem kronologis, namun dalam praktiknya pelaksanaan penyimpanan arsip dengan hanya menggunakan sistem kronologis belum cukup baik dalam penemuan kembali dokumen yang diperlukan. Hal ini diindikasikan dengan susunan dokumen dalam Ordner yang tercampur dengan semua jenis dokumen, sehingga menyebabkan penemuan kembali arsip memerlukan waktu lebih dari 15 menit seperti uji coba yang penulis lakukan, karena harus memperhatikan jenis dan nomor permintaan secara acak. Contoh kasus yang penulis temukan yaitu ketika penulis diminta untuk mengambil dokumen order pemasangan baru dan setelah melihat isi dari ordner ternyata di dalam ordner tersebut terdapat berbagai macam jenis dokumen order yang tercampur diantaranya dokumen pemasangan baru, pencabutan, penggantian nama, pengaduan dan pengaktifan kembali. Padahal menurut teori yang penulis temukan 2

3 bahwa penggunaan sistem kearsipan dapat dikatakan baik apabila dalam proses penemuan kembali arsipnya mudah dilakukan dan hanya membutuhkan waktu yang singkat, misalnya waktu penemuan kembali arsip kurang dari satu menit (Amsyah, 2005). Disamping itu, PDAM Unit IKK Cibunar belum melaksanakan tahapantahapan prosedur penyimpanan arsip dengan baik. Hal ini ditandai dengan prosedur penyimpanan arsip yang melewati tahapan pemeriksaan, penentuan kata tangkap dan pemberian kode. Sehingga tahapan yang dilakukan langsung mengambil dokumen yang ada kemudian disimpan dalam ordner dengan hanya melihat urutan bulan dan tahun yang tertera pada ordner yang sudah tersedia dalam lemari arsip. Hal ini menyebabkan dokumen yang diarsipkan bisa tidak sesuai karena tidak diperiksa terlebih dahulu dan dokumen tersebut tidak terdapat tanda untuk kata tangkapnya sehingga terjadi kesulitan dalam pencarian. Menurut Amsyah (2005) terdapat prosedur penyimpanan yang terdiri dari pemeriksaan (Inspecting), penentuan kata tangkap (Indexing), pemeberian kode (Coding), penyortiran (Sorting), dan penyimpanan (Placing). Hal lain yang penulis temukan adalah prosedur peminjaman arsip secara lisan yang menjadi kendala dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan di Unit IKK Cibunar, hal tersebut karena keluarnya dokumen dari tempat penyimpanan arsip tanpa adanya tanda yang mengidentifikasikan bahwa arsip tertentu sedang dipinjam dan tidak diketahui data peminjam. Teori yang penulis temukan, menurut Sedarmayanti (2005) dalam tata cara meminjam arsip, semua arsip yang dipinjam harus dicatat pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga dengan fungsi sebagai bukti peminjaman, pengganti arsip yang dipinjam dan catatan untuk mengingatkan peminjam. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik dalam menyelesaikan tugas akhir ini dengan mengambil judul Perancangan Penanganan Arsip Di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Unit IKK Cibunar Garut. 3

4 1.2 Identifikasi Proyek Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengidentifikasi masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi awal penanganan arsip yang telah dilaksanakan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Unit IKK Cibunar? 2. Bagaimana perancangan penanganan arsip yang sesuai dan bermanfaat bagi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Unit IKK Cibunar? 1.3 Tujuan Dan Manfaat Proyek Tujuan Tujuan yang hendak dicapai penulis dari proyek Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui kondisi awal penanganan arsip Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Unit IKK Cibunar. 2. Menghasilkan rancangan penanganan arsip yang bermanfaat bagi Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Intan Unit IKK Cibunar Manfaat Adapun manfaat yang dapat diambil dari proyek Tugas Akhir ini adalah: 1. Bagi penulis a. Hasil proyek ini digunakan untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan Diploma III, Program Studi Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung. b. Hasil proyek ini dapat menambah wawasan penulis mengenai perancangan penanganan arsip disuatu organisasi. 2. Bagi perusahaan Proyek ini diharapkan dapat dijadikan masukan dan bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam menentukan pengelolaan arsip yang baik 4

5 3. Bagi pihak lain Hasil proyek ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan informasi yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perancangan lain yang berkaitan dengan kearsipan. 5