PROSEDUR MUTU. No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 1/4. Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative (MR)

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "PROSEDUR MUTU. No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 1/4. Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative (MR)"

Hendra Makmur
7 tahun lalu
Tontonan:

1 No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 1/4 Nama/Jabatan Tanda Tangan Dibuat oleh Tim ISO Diperiksa oleh Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative (MR) Disetujui oleh Prof. Dr. Moch.Asmawi,M.Pd Direktur PPs UNJ

2 No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 2/4 1.0 Tujuan: Menetapkan sistem dan tanggung jawab dalam pengelolaan dan penyimpanan rekaman untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan yang telah ditetapkan dan efektivitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh rekaman yang mempengaruhi mutu dan menggambarkan Sistem Manajemen Mutu di Program Pascasarjana (PPs) Universitas Negeri Jakarta. 3.0 Definisi: Rekaman adalah bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. 4.0 Acuan: Pasal ISO 9001:2008 Buku Panduan Akademik PPS 5.0 Uraian Prosedur: 5.1 Seluruh rekaman yang menunjukkan pencapaian atas mutu yang dipersyaratkan dan jaminan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu di Universitas Negeri Jakarta Tanggung jawab MR. 5.2 Seluruh personil harus membantu MR dalam menerapkan prosedur ini secara efektif. 5.3 Personil yang telah ditunjuk di setiap unit kerja bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan (termasuk pengawetan) dan pengendalian lama penyimpanan rekaman yang menjadi tanggung jawabnya. 5.4 Rekaman harus disimpan di tempat yang kering, bersih, dan mudah terjangkau dan tetap terbaca serta terlindung dari pengaruh lingkungan untuk menghindarkan kerusakan atau kehilangan.

3 No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 3/4 5.5 Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian kembali, rekaman disimpan dengan cara diklasifikasikan/dikelompokkan sesuai dengan subjek/judulnya atau memakai indeks yang diatur oleh masing-masing unit kerja misalnya indeks diatur berdasarkan pada tanggal, nomor urut, nomor kelas, atau dengan subjek yang disusun secara alfabetis. 5.6 Daftar Induk Rekaman dengan lokasi dan lama penyimpanan harus dipelihara oleh MR. 5.7 Jika terdapat jenis rekaman yang baru diterbitkan atau modifikasi atas rekaman yang lama sehubungan dengan perubahan atau perbaikan dalam Sistem Manajemen Mutu, maka personil terkait harus segera memberitahukan kepada MR untuk memperbaharui Daftar Induk Rekaman. 5.8 Lama penyimpanan rekaman adalah seperti yang tercantum dalam Daftar Induk Rekaman. Mungkin ada beberapa rekaman yang harus ditinjau oleh MR atau personil terkait untuk menentukan lama penyimpanan. Hasil dari tinjauan ini dapat berupa penyimpanan yang lebih lama terhadap beberapa rekaman atau rekaman tersebut harus dimusnahkan. 5.9 Untuk rekaman keuangan akan disimpan selama 10 tahun danrekaman administasi PPs disimpan selama 5 tahun.

4 No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 4/4 DAFTAR INDUK CATATAN No Nomor Judul No. Rev Lama Simpan Metode Simpan Lokasi Penanggung Jawab Jakarta, September 2015 Mengetahui Management Representative, Prof. Dr. Nadiroh, M.Pd.

5 No. Dok.: OT PM-PPs.02 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 5/4

dokumen-dokumen yang mirip

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI PROGRAM PASCASARJANA PROSEDUR MUTU AUDIT INTERNAL

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI PROGRAM PASCASARJANA PROSEDUR MUTU AUDIT INTERNAL No. Dok.: OT.01.00.PM-PPs.06 No. Rev.: 00 Tgl. Berlaku: 4 September 2015 Hal: 1/9 Nama/Jabatan Tanda Tangan Dibuat oleh Tim ISO Diperiksa oleh Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative Disetujui oleh