"Shuttle Express From Manual to Computer Based IS

Transkripsi

1 Mata Kuliah :Sistem Informasi Manajemen Dosen : Arif Imam Suroso, Ir, Msc, CS, DR " Oleh: Ahmad Fariz Viali P Anggarie Dika P Eka Nindya Prameswary P Fabi Yuristra Pamara Putra P Marsela Dwi Tamisari P Marza Riyandika Nugraha P MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 DAFTAR GAMBAR... 3 BAB I Latar Belakang Tujuan... 6 BAB Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Sistem Informasi BAB Studi Kasus Shuttle Express Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express Aktivitas Sistem Informasi di Shuttle Express Matriks Komponen Sistem Informasi di Shuttle Express Sistem Informasi yang digunakan Shuttle Express Saat ini Online Reservations and Booking GPS Tracking Komunikasi Radio ALERT System Online Payment Data Backup System Hweb Mobile Data Terminal Matriks Komponen Sistem Informasi Saat Ini BAB Kesimpulan DAFTAR PUSTAKA

3 DAFTAR GAMBAR No Gambar Judul Gambar Halaman Gambar 1 Komponen Sistem Informasi 8 Gambar 2 Tiga Peran Utama Sistem Informasi 8 Gambar 3 Sistem Informasi 9 Gambar 4 Website Shuttle Express 21 Gambar 5 Online Reservation 22 Gambar 6 Payment Information 24 3

4 DAFTAR TABEL Tabel 1 Matriks Komponen Sistem Informasi 9 Tabel 2 Matriks Komponen Sistem Informasi

5 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi adalah suatu system yang terintegrasi secara professional untuk menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, serta membantu kegiatan operasional perusahaan. Didalam system informasi tersebut, terdapat orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisir secara baik. Dewasa ini, banyak perusahaan yang telah mengandalkan sistem informasi yang semakin maju, karena dituntut juga oleh persaingan di pasar global. SI telah menjadi suatu kebutuhan dalam persiapan menghadapi competitor yang semakin menjamur, apalagi jika berada di lini bisnis yang sama. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan tidak memadai, maka yang akan terjadi adalah ketidakmampuan pengambilan keputusan yang tepat. Perkembangan komputerisasi yang semakin pesat dengan SI didalamnya telah merambah perusahaan pelayanan jasa antar jemput seperti perusahaan Shuttle Express, perusahaan privat terbesar di Washington yang bergerak dalam bidang layanan transportasi berhasil memanfaatkan teknologi dalam mengembangkan bisnisnya, yang dapat terlihat dari cara pemesanan jasa pelayanannya yang sudah tersedia melalui website. Shuttle Ekspres didirikan pada awal 1979 oleh San Juan Airlines. Pada saat itu, San Juan Airlines merupakan maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini menghubungkan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria menuju ke Seattle-Tacoma, bandara Portland dan negara lainnya. Layanan penerbangan ini melahirkan ideuntuk menggunakan van daripada pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah dan bisnis mereka dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett ke SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi darat di seluruh Amerika Serikat, perusahaan ini memulai untuk membagi layanan tumpangan. Dalam kegiatan operasionalnya, Shuttle Express mengubah sistem dari yang sebelumnya hanya penggunaan internal kantor, menjadi penggunaan untuk semua kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh seorang konsumen maupun banyak konsumen dalam suatu waktu yang bersamaan. Sebelum adanya sistem informasi tersebut, pencatatan pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis biasa, namun dengan adanya sistem informasi proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi dari konsumen ke perusahaan secara online. Sehingga kegiatan operasional perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien. 5

6 1.2. Tujuan Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis system informasi yang terdapat dalam perusahaan Shuttle Express pada tahun 1995 pada saat Studi Kasus Shuttle Express: From Manual to Computer-Base IS ditulis oleh Stuart Johnston dan membandingkannya dengan sistem informasi yang digunakan sekarang. 6

7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Sistem sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan karena sangat menunjang terhadap kinerja perusahaan, baik yang berskala kecil maupun besar.supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005:1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkanm suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu.dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.informasi juga berarti kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Andri Kristanto, 2007:7). Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen (Wikipedia, 2013). Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah kmpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sedangkan Hall (2001) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O Brien (2004) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam pengertian ini, istilah sistem informasi ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O brien (2004) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi 7

8 seperti pada Gambar 2. Berikut penjelasan komponen-komponen Sistem Informasi yang terdapat pada Gambar 2: Perangkat keras komputer : CPU, storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data. 1. Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dan lain-lain). 2. Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 3. Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistem. 4. Personil : yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem. Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sumber:(O Brien, 2004). Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu Mendukung proses bisnis dan operasional Mendukung pengambilan keputusan Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: (O Brien, 2004). Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O Brien (2005) adalah: 8

9 a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yangmembentuk jaringan Menurut Obrien (2009) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management Support Sistem (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing Sistem), PCS (Process Control Sistem), ECS (Enterprise Collaboration Sistem). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information Sistem), DSS (Decision Support Sistem) dan EIS (Executive Information Sistem). Menurut O Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 1.Berdasarkan Gambar 1, dapat dilihat bahwa O Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : Gambar 3. Information Sytem 1. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi 9

10 semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu: Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Sistem. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja. Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) Sistem kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail ( ), pesan suara (voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alat-alat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja.software ini meliputi alat pembuatan kalender dan jadwal, manajemen tugas dan proyek, sistem aliran kerja, serta manajemen pengetahuan. Organisasi-organisasi saat ini telahbertransformasi menjadi internetworked interprises yang menggunakan intranet, ekstranet dan internet untuk mendukung e- business operasional dan kolaborasi di dalam perusahaan, antar perusahaan dengan konsumen, supplier dan business partners lainnya (O Brian, 2005). 2. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan 10

11 keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu: - Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems) Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan - Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. - Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems) Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. - Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Sistems. Menurut O Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1. Sistem Pakar Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis. 2. Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan system pemecah masalah pelanggan. 3. Sistem Informasi Strategis Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. 11

12 Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4. Sistem Bisnis Fungsional Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia Komponen Sistem Informasi Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu: 1. Sumber Daya Input Data (Input) Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam data tentang transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer. Hal ini biasanya termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalammachine readable media, seperti disket atau tape hingga saat pemrosesan. 2. Pemrosesan Data kedalam Informasi (Processing) Data biasanya dimanipulasi dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating) secara terus-menerus. 3. Output Produk Informasi (Output) Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi yang umum adalah tampilan video, dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir, laporan, daftar, tampilan grafik, dll. 4. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage) Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya data dan informasi disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang 12

13 penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk berikut : Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pengguna akhir. Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis. Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai bentuk seperti fakta atau peraturan. 5. Kontrol Kinerja Sistem (Control) Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan balik mengenai kegiatan input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu aktivitas sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna akhir Sumber Daya Sistem Informasi Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu : 1. Sumber Daya Manusia Pengguna akhir ( Pengguna atau klien ) Pengguna adalah orang yang menggunakan produk sistem informasi atau informasi. Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur, pramuniaga, akuntan, atau manajer dan ditemukan pada semua level organisasi. Pada kenyataannya, sebagian besar dari kita adalah pengguna akhir sistem informasi. Banyak dari pengguna akhir dibisnis adalah knowledge workersyang merupakan orang yang menghabiskan banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan ditim atau kelompok kerja untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi. Spesialis sistem informasi Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software, operator sistem, teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi berdasarkan permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program komputer berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar. 2. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer berdasarkan sistem informasi adalah : Sistem komputer Perangkat komputer 3. Sumber Daya Software 13

14 Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program, yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software : Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung operasi sistem komputer. Microsoft Windows adalah contoh dari sistem operasi komputer yang terkenal. Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses penggunaan komputer oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata. Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi. 4. Sumber Daya Data Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi. Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep data sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi softwarecanggih yang mengaitkan hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan pasar.data bisa berbagai bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari kalimat dan paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar seperti grafik, fotografi, dan gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan suara lainnya.sumber daya data pada sistem informasi biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi manajemen sumber daya data kedalam : Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses. 5. Sumber Daya Jaringan Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial dari seluruh jenis organisasi dan komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk : Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi wireless satelite. Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan 14

15 mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing internet. 15

16 BAB 3 PEMBAHASAN 3.1. Studi Kasus Shuttle Express Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan antar di Amerika Serikat. Shuttle express didirikan pada tahun 1987 hingga sekarang. Shuttle express menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan sesuai dengan keinginan pelanggan dan menyediakan akses pemesanan antar jemput secara online melalui websitenya atau mengubungi nomor kontak yang telah disediakan. Awal terbentuknya shuttle express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan dari para konsumennya. Sistem manual yang dipergunakan adalah menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan untuk setiap rutenya serta informasi berupa dokumen. Shuttle express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan van dispatch. Dalam perkembangannya, shuttle express menggunakan sistem manual pada komputer yang digunakannya. Dengan Microsoft Access Database Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle express juga menggunakan Windows NT sebagai sistem operasi komputernya. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Lebih jauh, kita dapat melihat sistem reservasi yang menggunakan computer sebanyak 12 NEC 48, yang terhubung dalam setiap jaringan komputer ke dalam server peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki RAM sebesar 128MB dan empat buah hard disk masingmasing sebesar 1,2 GB. Untuk membackup sistem jaringan, khususnya apabila terjadi sistem reservasi yang sibuk, disediakan pula empat buah komputer jenis NEC 486 Dengan melakukan sistem komputerisasi pada sistem jaringan perusahaannya, sistem revervasi dan penentuan van dispatch dapat berjalan lebih lancar hanya dalam waktu enam bulan. Adanya sistem komputerisasi dan dukungan dari seluruh pengguna dan pihak stakeholder menjadikan shuttle express semakin berkembang. Prosedur pemesanan dimulai dari input data yang masuk dari permintaan pelanggan yang menghubungi alamat atau nomor reservasi yang telah disediakan, lalu operator akan memasukkan semua informasi pelanggan yang berhubungan dengan database pelanggan yang relevan, seperti tujuan pelanggan, nomor telepon yang dapat dihubungi, maupun keinginan pelanggan tertentu yang berbeda dari setiap pelanggan, misalnya jam penjemputan dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan. Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan pelangan akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke pools trip yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan. 16

17 Bagian reservasi menghitung tarif berdasarkan lokasi yang dituju dan mengeluarkan nomor konfirmasi pemesanan. Pick-up point sudah diprogram terlebih dahulu bersama dengan petunjuk arah bagi pengemudi. Data reservasi kemudian diambil dan dikirim ke trips yang terdiri atas satu set pickups untuk particular van selama periode waktu spesifik. Pada saat trips sudah dijadwalkan maka dikirim kesetiap van. Program akses database akan diatur secara otomatis terhubung dengan pager alphanumeric setiap supir pengemudi van. Lalu informasi lengkap atas setiap pelanggan akan diberikan kepada supir pengemudi. Sejak sistem ini digunakan dalam operasional perusahaan, shuttle express dapat menangani lebih dari pemesanan. Dengan rata-rata penumpang yang melakukan travel dari dan ke bandara setiap hari dengan menggunakan shuttle express van yang berjumlah sekitar 75 unit. Jika pada awalnya rute bandara menghabiskan waktu 8 jam, maka sekarang rute dapat ditempuh dengan dalam waktu 3 jam. Sekarang setiap shift hanya memerlukan 1 orang dispatcher, dibandingkan dahulu memerlukan 3 orang dispatcher pada setiap shift 3.2. Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express Sistem informasi pada perusahaan jasa transportasi shuttle express digambarkan dalam matrix komponen sistem informasi. 1. Hardware Untuk hardware mesin digunakan AXP Server, 12 PC workstation 486 PC NEC untuk network dan 4 PC NEC 486 untuk reservasi, magnetic disc drive, pager, telepon, harddisk dan RAM. dan printer. Netware yang digunakan adalah jaringan LAN, PTSN, kertas bill, dan dokumen. Input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator/agen reservasi, supervisor (specialist), sopir, pegawai dan manajer. 2. Software Software yang digunakan adalah program windows NT operating system, program calculate fares, program reservasi, program dispatch, dan DBMS Access. Prosedurnya pertama adalah pemasukan data, transaksi reservasi (fare/bill, jadwal trip, confirmation number dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi output, prosedur backup, dan prosedur koreksi 3. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah sesorang yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi dan terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua yang menggunakan sistem informasi tersebut yaitu pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang ya ng mempun yai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Untuk input, pemrosesan dan output dilakukan oleh pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Pada aktivitas penyimpanan dan kendali maka spesialis terlibat. 17

18 4. Sumberdaya data Data yang digunakan adalah data pelanggan, data reservasi (lokasi trip, tujuan,special instruksi), data rute, harga/tariff, data van, data karyawan ( supir, agen, dispatcher, manajer) 5. Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan berupa data nomor reservasi, jadwal, data entry display, status display, bill/tagihan, informasi di layar serta audio signal Aktivitas Sistem Informasi di Shuttle Express 1. Input Mesin yang digunakan untuk input adalah PC NEC 486 dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi dan data pelanggan, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display. 2. Proses Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server dan LAN, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah teknisisoftware dan programmer. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display. 3. Output Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC NEC 486, pager, printer, telepon, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap output adalah agen reservasi/dispatcher, konsumen, supir, dan supervisor. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display. 4. Penyimpanan Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah harddisk dengan mesin berupa magnetic disk, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah agen reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui. 18

19 5. Pengendalian Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, pager, dan laporan pengendalian, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalahsupervisor, konsumen, dan agen reservasi/dispatcher. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah SOP informasi yang terkenda 19

20 3.3. Matriks Komponen Sistem Informasi di Shuttle Express 20

21 3.4. Sistem Informasi yang digunakan Shuttle Express Saat ini Online Reservations and Booking Untuk meningkatkan performa dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan dan menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang jasa pengangkutan, perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express mulai menerapkan sistem informasi yang mengikuti perkembangan zaman. Kebutuhan akan teknologi informasi seperti perangkat keras (hardware) dan teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu teknologi perangkat lunak yang digunakan adalah website yang berguna sebagai media komunikasi antara perusahaan Shuttle Express dengan para pelanggannya. Di bawah ini tampilan utama pada website Gambar 5. Website Shuttle Express Untuk memberikan kemudahan bagi calon penumpang, perusahaan Shuttle Express menerapkan teknologi pemesanan secara online (online registarion). Dalam website utama terdapat menu untuk pemesanan, terdapat informasi tujuan dan jenis mobil yang akan digunaka nserta waktu keberangkatan. Setelah melakukan pendaftaran penumpang akan mendapatkan tanda terima pemesanan secara elektronik dengan mendapatkan berupa kata kunci. Kata kunci ini akan menjadi id pelanggan yang dapat digunakan pada proses pembayaran secara online maupun proses pemesanan kendaraan berikutnya. 21

22 Gambar 6. Online Reservations GPS Tracking Perusahaan Shuttle Express mencoba menerapkan sistem GPS (Global Positioning System) Tracker untuk memecahkan permasalahan mengenai lokasi pasti penumpang yang akan dijemput terkait dengan banyaknya kota besar serta keragaman lokasi di negara Amerika Serikat. Teknologi GPS Tracker ini sangat membantu perusahaan Shuttle Express yang menjual jasa transportasi (taksi, bus antar kota, kendaraan travel, dan armada transportasi lainnya), rental kendaraan, dan lain-lain. Penggunaan teknologi GPS Tracker ini menggunakan teknologi GPRS sebagai saluran pengiriman data, sehingga biaya operasional khususnya biaya komunikasi menjadi sangat murah dan efisien. Ada beberapa perangkat lunak yang dapat digunakan dalam teknologi GPS Tracker seperti : ArcView, MapInfo, ER Mapper, dan lain-lain, dimana kesemua perangkat tersebut bisa diupdate untuk mendapatkan gambar peta yang terbaru. Cara kerja layanan GPS Tracker : 1. Satelit mengirimkan sinyal ke peralatan GPS Tracking yang dipasang mobil. 2. Sinyal dari satelit tersebut dipergunakan untuk menentukan posisi, arah, kecepatan dan rute mobil. 3. GPS Tracking mengirimkan data posisi, arah, kecepatan dan rute mobil ke WirelessNetwork (GSM, GPRS). 4. Wireless Network terhubung ke Data Server yang bisa diakses oleh user/pelanggan melalui internet dengan PC ataupun Smart Phone. Sehingga, secara real time user bisa memantau posisi, arah, kecepatan dan rute mobil/armada kendaraan miliknya. 22

23 Komunikasi Radio Pada awalnya, perusahaan Shuttle Express menggunakan pager sebagai alat komunikasi antara agent ke pengemudi. Sayangnya, alat komunikasi tersebut hanya dapat melayani komunikasi secara satu arah. Kini perusahaan Shuttle Express berupaya menerapkan teknologi komunikasi baru berupa Sistem Komunikasi Radio dua arah. Penggunaan teknologi radio ini menggunakan gelombang FM (Frekuensi Modulo) serta frekuensi CDMA (Code Division Multiple Access), sehingga penggunaannya pun tidak terkendala atas jarak serta frekuensinya. Teknologi CDMA menggunakan frekuensi yang sama dalam waktu yang bersamaan dan menggunakan sandi yang unik, sehingga walaupun jumlah pengguna besar, tidak akan ada interferensi antar pengguna. Ilustrasinya adalah ketika sekelompok orang berkomunikasi secara bersamaan dan dengan bahasa yang berbeda pula, pembicaraan orang lain akan terdengar seperti kipas karena tidak tahu maknanya (kasus pembicaraan satu pasangan yang sama bahasa). Dan jika jumlah pengguna meningkat, ruangan akan menjadi bising dan tidak kondusif lagi untuk komunikasi. Penggunaan teknologi ini ditujukan jika terjadi kasus yakni: 1. Perubahan lokasi penjemputan penumpang yang tiba-tiba, dan 2. Terjadinya kasus dimana mobil jemputan yang mendadak rusak. Sehingga pihak perusahaan tidak akan membutuhkan waktu lama untuk memecahkan permasalahan ini ALERT System Sistem ALERT merupakan aplikasi yang digunakan oleh Shutle Express untuk mendukung proses reservasi, dispatching, penagihan dan pelaporan (reporting). Dengan adanya sistem ini Shuttle Express dapat beroperasi lebih cepat, akurat, handal dan nyaman bagi pelanggan dan karyawannya. 1. Sistem Reservasi Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan tepat. Data yang diinput selama proses reservasi akan disimpan di dalam data base. 2. Sistem Dispatching Sistem Dispaching merupakan kelanjutan dari proses reservasi. Data reservasi akan digunakan oleh sistem dispacher untuk mengalokasikan dan mendistribusikan pemesanan kepada unit armada dan pengemudi. Sistem akan menghitung secara otomatis dengan algoritma transportasi untuk mendapatkan jadwal dan pembagian rute yang paling effisien. Dengan adanya sistem ini proses pembagian rute dan penjadwalan menjadi lebih cepat dan akurat. Kesalahan-kesalahan yang kerapkali timbul karena menggunakan manual proses dapat diminimalkan Online Payment Pada penjelasan sebelumnya disebutkan bahwa sistem pembayaran dilakukan secara manual, yakni penumpang membayarkan biaya perjalanan ketika sudah sampai di tujuan melalui pihak pengemudi. Hal ini tidak efisien karena 23

24 pihak pengemudi dibebankan tanggung jawab kembali selain mengantarkan penumpang oleh perusahaan juga dibebankan untuk membawa uang yang dibayarkan oleh si penumpang tersebut. Oleh karena itu, untuk memberikan kemudahan bagi penumpang dan meningkatkan efisiensi kerja dan keamanan bagi pengemudi, perusahaan Shuttle Express menerapkan teknologi pembayaran secara online (e- payment). Teknologi ini menerapkan konsep bahwa pembayaran tidak harus melalui cash/tunai dan berwujud, tetapi bisa melalui dunia virtual dalam hal ini adalah internet dan tidak berwujud. Dari sisi keamanan teknologi ini aman dari tindakan pencurian secara fisik (perampokan), namun kewaspadaan kita terhadap pencurian virtual juga harus ditingkatkan dengan tidak menyimpan kata kunci/memberi tahu kata kunci pada orang lain ketika kita melakukan aktivitas pembayaran secara online. Penerapan teknologi pembayaran secara online ini diterapkan oleh pihak perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express pada situs resmi mereka di dengan media pembayaran yang terintegrasi secara langsung melalui kartu kredit dari setiap penumpang Gambar 7. Payment Information Data Backup System Data Backup Up System bertujuan untuk menyimpan data-data yang penting dibutuhkan oleh Shuttle Express. Backup data akan digunakan jika data utama yang digunakan pada sistem mengalami kerusakan(corrupt). Kerusakan data dalam sistem yang sudah terkomputerisasi dapat melumpuhkan aktifitas bisnis dari perusaaan, dengan adanya back-up system tersebut Shuttle Express memiliki Business Continuity Plan (BCP), sehingga pada situasi apapun pelayanan kepada pelanggan tidak akan berhenti Hweb Mobile Data Terminal HWeb Mobile Data Terminal (MDT) digunakan oleh pengemudi untuk menerima pesan, memonitor jadwal dan reservasi, melakukan transaksi pembayaran dan rekonsiliasinya serta berbagai aktifitas lain yang dilakukan oleh pengemudi. Penerapan dari MDT memerlukan sosialisai yang sangat terstruktur dan efektif, agar para pengemudi dapat memanfaatkan fungsi-fungsi yang tersedia dengan baik dan berdaya guna. Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah: GPS Integration Reservation Detail Displ 2-Way Messaging 24

25 Quick Respond Capable Credit Card Capture Bar Code Scan Capable Driver Self-Reconciliation Thermal Printer 25

26 3.5. Matriks Komponen Sistem Informasi Saat Ini 26

27 BAB 4 KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan Sistem informasi menjadi hal yang wajib ada di setiap perusahaan dalam menghadapi tantangan bisnis di dunia global, apalagi jika mereka berada dalam ruang lingkup bisnis yang sama. Dengan kehadiran system informasi, bukan hanya membuat segala nya menjadi lebih mudah dikelola tetapi juga keakuratan dari hasil kerja teknologi bisa lebih diandalkan dibandingkan secara manual, serta kecepatan proses pelayanan kerja menjadi semakin baik. Jika bisa memaksimalkan system informasi yang ada secara sebaik-baiknya, dalam jangka panjang, pola tersebut dapat membuat segala hal operasional dalam dunia bisnis menjadi jauh lebih efektif, efisien, dan terstruktur. Shuttle Express, sebagai perusahaan layanan jasa antar jemput yang dianalisa dalam makalah ini, memaksimalkan system informasi pada perusahaannya, dan mengimplementasikan pada Top Management hingga sopir van. SI dalam linkungan bisnis nya sangat terpadu dan terintegrasi dalam berkomunikasi. Sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terus mengalami perkembangan seiring berkembangnya teknologi. Top management mengontrol data reservasi, ketepatan menjemput hingga biaya melalui sistem informasi yang terhubung dalam perusahaan. Konsumen yang ingin melakukan reservasi layanan antar jemput bisa langsung menghubungi Shuttle Express. Database pelanggan yang telah dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. Dengan pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar Shuttle Express semakin mudah. Inilah yang menjadi pendorong perubahan dalam perkembangan usaha Shuttle Express yang awalnya menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system), dan kemudian berkembang menajdi system informasi yang lebih berbasis computer, walaupun masih sangat sederhana. Namun, Shuttle Express terus mengalami perkembangan sehingga saat ini, perusahaan mampu menggunakan sistem informasi berbasis internet, yang seluruh informasi, pemesanan tiket, dan pembayaran telah dilakukan secara online. Dengan adanya peran manajemen perubahan system usaha yang tepat guna, khususnya dalam penerapan system informasi manajemennya, maka berdampak pula bagi kemajuan perusahaan dalam kegiatan operasional. Hal tersebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan usahanya sehingga dapat bersaing dengan kompetitor dalam bisnis yang sama terbukti dengan semakin eksis keberadaanya. 27

28 DAFTAR PUSTAKA Davis, B. Gorgon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Penerbit: PT. Gramedia Shuttle Express From: Diakses 10 November 2012 Pangestu DW Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM). O Brien, JA Introduction to Information Systems in Business Management. Sixth Edition. Irwin Homewood, II Boston O Brien, JA and George Marakas Introduction to Information Systems. Fifteenth Edition. McGraw-Hill International Edition. 28