PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA RESTORAN PECEL LELE LELA

Transkripsi

1 PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA RESTORAN PECEL LELE LELA Ranny Yulianti Pembimbing : Dr. Sri Supadmini., SE., MM Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan dan merancang sistem informasi akuntansi kegiatan penerimaan kas pada Restoran Pecel Lele Lela dengan menggunakan data primer yang berupa prosedur penerimaan kas yang digunakan saat ini dan diperoleh dari pihak restoran. Penelitian ini menggunakan metode analisis dekriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pelayanan Restoran Pecel Lele Lela masih ditangani secara manual, adanya kerangkapan tugas yang dilakukan manajer, pengendalian pada dokumen nota pesanan tidak adanya kolom tanggal transaksi dan nomor urut dokumen. Tahap perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas meliputi pembuatan desain konseptual menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan normalisasi atas data yang terkait pada sistem informasi penerimaan kas yang diolah menggunakan Microsoft Office Visio Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas. ABSTRACT The purpose of this study is to understand the implementation and designing an accounting information system activities of the cash receipts on Restaurant Pecel Lele Lela with the use of primary data in the form of cash receipts procedures which being used today and obtained from the restaurant. This study is using descriptive qualitative analysis method. The results showed that the application of the accounting information system of cash receipts service in Restaurant Pecel Lele Lela is still handled manually, there is a duplicate of task performed by the managers, documents control in a memorandum order where there is no transaction date column and serial number of the document. Accounting information system design phase includes creating a conceptual design of cash receipt using Data Flow Diagrams (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) and the normalization of the data which related to the information system of cash receipts are processed using Microsoft Office Visio Keywords : Accounting Information System, Cash Receipt

2 PENDAHULUAN Informasi merupakan salah satu kebutuhan yang cukup penting bagi perusahaan untuk membantu merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan secara relevan, cepat, tepat waktu, dan akurat. Perkembangan perusahaan dengan berbagai jenis usaha semakin pesat sehingga mendorong banyak jenis usaha untuk semakin memperluas usahanya dengan meraih pangsa pasar dan menjadikan informasi menjadi sumber daya yang berharga bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi ini dibutuhkan semua lapisan usaha tidak terkecuali usaha restoran, dimana usaha restoran menerapakan sistem penerimaan kas penjualan tunai dalam melakukan transaksi penerimaan kasnya dan salah satu transaksi yang penting dan rutin terjadi dalam perusahaan adalah transaksi penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi kegiatan penerimaan kas yang diterapkan Restoran Pecel Lele Lela 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Restoran Pecel Lele Lela Kerangka Pemikiran Pembuatan sistem infomasi akuntansi dimulai dari analisis dan pengamatan terhadap sistem perusahaan. Kemudian dari data yang ada, dilakukan perancangan sistem informasi akuntansi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan (Handojo, 2004), maka penulis mencoba menerapkan tahapan pengembangan penerapan sistem melalui kerangka pemikiran pada Gambar 1 sebagai berikut : Gambar 1 Kerangka Pemikiran LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur dan teknologi informasi yang saling berelasi dan bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data. Sistem Penerimaan Kas Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segara digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan. Sistem penerimaan kas berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.

3 Flowchart Bagan alir (flowchart) dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer atau keduanya. Bagan alir sistem menggambarkan relasi antara data input (sumber), file transaksi, program komputer, file utama, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Data Flow Diagram Data flow diagram digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat umum ke yang sangat terperinci. Catatan akuntansi yang digunakan dalam setiap proses disajikan sebagai sumber data, dan arus data antara berbagai proses diwakili oleh tanda panah. Entity Relation Diagram Entity Relation Diagram merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objekobjek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi yang dilambangkan saling berelasinya antara satu entitas dengan entitas lainnya. Normalisasi Normalisasi merupakan proses untuk menghilangkan kerangkapan data (redundant data) di tabel relasional dengan pemisahan (splitting) menjadi tabel-tabel rasional yang lebih kecil (Wahyudi, 2008). Analisis Sistem Analisis sistem (systems analysis) merupakan penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Adapun langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Perancangan Sistem Perancangan sistem terbagi dalam dua bagian, yaitu perancangan sistem secara umum yang disebut juga perancangan konseptual dan perancangan sistem secara terinci yang disebut perancangan sistem secara fisik. Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahliahli teknik lainnya yang terlibat Restoran Restoran adalah salah satu jenis usaha komersial dibidang jasa pangan yang bertempat disebagian atau seluruh bangunan permanen yang dikelola secara professional. Jenis restoran menurut Darmaatmadja (2011) berdasarkan pengelolaan menjadi dua, yaitu : 1. Formal Restaurant (Restoran Formal) 2. Informal Restaurant (Restoran Informal)

4 METODE PENELITIAN Tabel 1 Metode Penelitian HASIL DAN PEMBAHASAN Dari penelitian yang telah dilakukan penulis mandapatkan hasil bahwa : 1. Sistem informasi akuntansi pada restoran pecel lele lela masih manual sehingga dapat memungkinkan keterlambatan informasi antara fungsi dan prosedur yang ada. 2. Ada kerangkapan tugas yang dilakukan manajer akan tetapi tidak menyebabkan penyimpangan karena fungsi yang terkait telah dipisahkan. 3. Nota pesanan tidak ada kolom tanggal transaksi dan nomor urut dokumen yang bertujuan untuk memudahkan pengarsipan tiap dokumen yang ada. Rancangan Dari kelemahan sistem informasi akuntansi yang diterapkan, penulis membuat rancangan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: 1. Diagram Konteks Gambar 2 Diagram Konteks Pada Gambar 2 dijelaskan bahwa, sistem penerimaan kas Restoran Pecel Lele Lela diawali dari pembeli yang datang ke restoran, melakukan pemesanan, diproses kedalam suatu sistem sehingga pelanggan mendapatkan struk pembayaran dari transaksi yang dilakukan dan sistem menghasilkan laporan penerimaan kas yang akan dilaporakan kepada pihak manajemen. 2. Diagarm Zero Gambar 3 Diagram Zero Pada Gambar 3 dijelaskan bahwa, sistem penerimaan kas restoran diawali dari aktivitas pembeli melakukan pemesanan kemudian sistem mengalami tiga proses sistem sebelum menghasilkan laporan penerimaan kas yang akan disampaikan ke pihak manajemen yaitu, proses pembuatan nota pesanan, proses struk pembayaran, dan proses penjurnalan. Proses pertama yaitu proses pembuatan nota pesanan yang membutuhkan file menu dan menghasilkan keluaran file pesanan yang berupa nota pesanan. Proses kedua yaitu proses pembuatan struk pembayaran yang membutuhkan file

5 pesanan yang membawa nota pesanan dan menghasilkan keluaran file penjualan dan file transaksi yang berupa struk pembayaran. Proses ketiga yaitu proses penjurnalan yang membutuhkan file penjualan, file transaksi, dan file rekening yang membawa struk pembayaran sehingga menghasilkan keluaran file jurnal yang berupa laporan penerimaan kas yang akan dilaporkan ke pihak manajemen. 3. Diagram Level 1) Level Satu Proses Satu Gambar 4 Level Satu Proses Satu Pada Gambar 4 dijelaskan bahwa, proses pembuatan nota pesanan terdapat proses lanjutan yaitu proses pemilihan dan pengecakan serta proses pembuatan nota pesanan. Diawali dari pembeli yang datang ke restoran melakukan pemesanan, kemudian dilakukan proses pemilihan dan pengecakan menu yang membutuhkan file menu, lalu dari hasil proses 1.1 membawa data menu yang akan diproses dalam pembutan nota pesanan, sehingga menghasilkan keluaran file pesanan berupa nota pesanan yang akan dilanjutkan ke proses dua. 2) Level Satu Proses Dua Gambar 5 Level Satu Proses Dua Pada Gambar 5 dijelaskann bahwa, proses pembuatan struk pembayaran dalam diagram ini merupakan lanjutan dari diagram level satu proses satu yang membawa nota pesanan. Dalam proses ini terdapat proses lanjutan yaitu proses pengecekan, proses pembayaran, dan proses pembuatan struk pembayaran. Dalam proses pengecakan membutuhkan file pesanan, lalu dari hasil proses 2.1 membawa data pesanan yang akan diproses dalam proses pembayaran sehingga menghasilkan keluaran file pembayaran yang membawa data transaksi yang akan diproses dalam proses pembuatan struk pembayaran yang menghasilkan keluaran file transaksi dan file penjualan berupa struk pembayaran yang akan dilanjutkan pada proses tiga.

6 3) Level Satu Proses Tiga Gambar 6 Level Satu Proses Tiga Pada Gambar 6 dijelaskan bahwa, proses penjurnalan dalam diagram ini merupakan lanjutan dari diagram level satu proses dua yang membawa struk pembayaran. Dalam proses ini terdapat proses lanjutan yaitu proses validasi dan proses penjurnalan. Dalam proses validasi data yang bertujuan untuk pembuktian data yang ada memerlukan file penjualan dan file transaksi, lalu dari hasil proses 3.1 membawa data transaksi yang akan diproses dalam proses penjurnalan, lalu dalam proses penjurnalan membutuhkan file rekening dan file transaksi yang menghasilkan keluaran file jurnal berupa laporan penerimaan kas yang akan dilaporkan kepada pihak manajemen. Entity Relation Diagram Pada Gambar 7 dijelaskan bahwa, entitas menu berelasi dengan pesanan dan relasi ini diberi nama beli, penjelasan relasi ini adalah banyak menu dapat dibeli untuk beberapa kali pesanan, begitu pula sebaliknya banyak pesanan dapat membeli beberapa menu, sedangkan hubungan relasinya adalah many-to-many. Entitas pesanan melakukan relasi kepada entitas transaksi, relasi ini diberi nama bayar, penjelasan relasi ini adalah banyak pesanan dapat dibayar dalam satu kali transaksi, dan sebaliknya satu kali transaksi dapat membayar banyak pesanan, hubungan relasinya adalah one-to-many. Entitas transaksi juga berelasi dengan entitas rekening, relasi ini diberi nama catat, penjelasan relasi ini adalah banyak transaksi dapat dicatat dalam banyak rekening, begitu pula sebaliknya banyak rekening dapat mencatat banyak transaksi, hubungan relasinya adalah many-to-many. Normalisasi 1. Normalisasi 1NF Tabel 2 Normalisasi 1NF Gambar 7 Entity Relation Diagram Pada Tabel 2 dijelaskan bahwa First Normal Form (1NF) merupakan

7 penggabungan dari semua atribut yang berada pada Gambar 7 dimana belum menggambarkan tabel relasional antar tabel yang saling bersangkutan sehingga harus dilakukan ke tahap normalisasi selanjutnya. 2. Normalisasi 2NF Tabel 3 Normalisasi 2NF Pada Tabel 3 dijelaskan bahwa Second Normal Form (2NF) sudah menggambarkan pemisahan tabel yang berhubungan dengan prosedur penerimaan kas akan tetapi masih terdapat kerangkapan data (redundant data) sehingga masih harus dilakukan tahap normalisasi selanjutnya untuk menghilangkan kerangkapan data. 3. Normalisasi 3NF Tabel 4 Normalisasi 3NF Pada Tabel 4 dijelaskan bahwa Third Normal Form (3NF) sudah menggambarkan pemisahan tabel yang memadai untuk menghasilkan tabel berkualitas baik karena antara tabel satu ke tabel yang lain sudah saling berelasi sehingga menghasilkan satu primary key didalam sebuah tabel yang dapat berperan sebagai functional dependency (ketergantungan fungsional). KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Restoran Pecel Lele Lela, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pelayanan Restoran Pecel Lele Lela masih ditangani secara manual, adanya kerangkapan tugas yang dilakukan manajer, dan pengendalian dokumen pada nota pesanan tidak adanya kolom tanggal transaksi dan nomor urut dokumen. 2. Perancangan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relation Diagram (ERD) serta normalisasinya dari bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas restoran. Saran 1. Sistem informasi akuntansi penerimaan kas pelayanan Restoran Pecel Lele Lela masih ditangani secara manual, adanya kerangkapan tugas yang dilakukan manajer, dan pengendalian dokumen pada nota pesanan tidak adanya kolom

8 tanggal transaksi dan nomor urut dokumen. 2. Perancangan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relation Diagram (ERD) serta normalisasinya dari bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas restoran. DAFTAR PUSTAKA Ariantini, Desi Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Semarang : Universitas Negeri Semarang. Baridwan, Zaki Intermediate Accounting. Edisi Kedelapan. Yogyakarta : BPFE UGM.. Binaukm, Definisi Restoran. diakses 16 Juni Darmaatmadja, Stiya Rahasia Sukses Bisnis Restoran. Yogyakarta : MedPress. Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : Andi. Hall, J. A Sistem Informasi Akuntansi 1. Jakarta : Salemba Empat. Handojo, Sri Maharai, dkk Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pembelian Dan Penjualan Pada Cv. X. Jurnal Informatika Vol. 5, No. 2. Universitas Kristen Petra. Iftfishing Sejarah Pecel Lele Lela. diakses 22 Juni Visi dan Misi Pecel Lele Lela. diakses 22 Juni Iriwati, Ika Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai (Studi Kasus Pada UD. Karya Baru Surakarta). Surakarta: Universitas Sebelas Maret. Jefry Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Pasien Rawat Inap Pada Rumah Sakit Fatmawat. Jakarta : Universitas Gunadarma. Jogiyanto, H. M Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul Dasar Perancangan dan Implementasi. Yogyakarta : Andi. La Midjan dan Azhar Susanto Sistem Informasi Akuntansi I, Edisi 6. Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi. Mulyadi Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Nugroho, Adi Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi. Romney, M. B. dan Paul. J. Steinbart Accounting Information System. Prentic Hall. New Jersey. Sudana, A.A. K. Oka Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Pada Perusahaan Layanan Jasaboga Pesawat Udara Studi Kasus Di Pt. Jasapura Angkasa Boga. Vol. 6 No. 3. Universitas Udayana. Supriyati Peranan Teknologi Informasi Dalam Audit Sistem Informasi Komputerisasi Akuntansi.

9 Majalah Ilmiah Unikom. Vol 6. No Universitas Komputer Indonesia. Tabloidnova Kisah Sukses Si Lele Lela 2. diakses 22 Juni Wahyudi, Bambang Konsep Sistem Informasi Dari Bit Sampai ke Database. Yogyakarta: CV. Andi Offset.