informasi. Informasi memang sangat penting dan dibutuhkan oleh setiap orang. Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasinya, karena

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PINJAMAN PADA KOPERASI PEGAWAI KANTOR POS JAKARTA TIMUR Richa Safitri Faultas Ekonomi, Jurusan Auntansi, Universitas Gunadarma, 2012 ABSTRAKSI Penelitian ini dilakukan pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur yang masih menggunakan sistem manual atas transaksi pinjamannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah sistem pinjaman yang berjalan pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur dan untuk memberikan perancangan sistem informasi akuntansi pinjaman pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif kualitatif. Alat analisis yang digunakan yaitu meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap perancangan sistem dengan menggunakan flowchart, DFD, ERD dan Normalisasi. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa sistem pinjaman yang dijalankan koperasi masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal prosedur pinjaman yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pinjaman, serta laporan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi pinajaman yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output, desain input dan desain database. Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pinjaman, Koperasi. ABSTRACT The research was conducted at the Employees Cooperative East Jakarta Post Office are still using manual system loan transactions. The purpose of this study was to determine how the loan system that runs on Employees Cooperative East Jakarta Post Office and to provide the loan accounting information system design on the Employees Cooperative East Jakarta Post Office. The analysis technique used is descriptive qualitative analysis. The analysis tools that include systems analysis, which then proceed to the design stage of the system by using a flowchart, DFD, ERD and Normalization. Based on the results of the study authors found that the loans run cooperatives still have flaws and weaknesses in the loan procedure is done, the document is used, recording loan transactions, and reports generated. Furthermore, the authors designed pinajaman accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but keep the design output, design input and database design. Keywords : Design, Accounting Information Systems, Loan, Cooperative. PENDAHULUAN Perkembangan perekonomian yang begitu pesat itu tidak dapat dipisahkan oleh perkembangan teknologi yang begitu pesat pula. Perkembangan teknologi yang sangat penting pada saat ini telah mendorong masyarakat memasuki era globalisasi

2 informasi. Informasi memang sangat penting dan dibutuhkan oleh setiap orang. Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasinya, karena akuntansi merupakan bahasa bisnis. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan, perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan. Definisi pinjaman menurut Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 20/Per/K.KUKM/XI/2008 Pasal 1 Tentang Pedoman Penilaian Kesehatan Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Usaha Simpan Pinjam Koperasi, Pinjaman adalah Penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam meminjam antara KSP dan atau USP dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi hutangnya setelah jangka waktu tertentu disertai dengan pembayaran sejumlah imbalan. Transaksi pinjaman yang terjadi pada Koperasi Pegawai Kantor Pos merupakan transaksi material namun pengelolaan data yang dilakukan masih manual. Hal tersebut tentu akan menimbulkan lambannya kinerja koperasi yang mengakibatkan ketidakpuasan anggota terhadap koperasi tersebut, sehingga sering terjadi komplain yang dilakukan oleh anggota. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, dengan SIA dapat menunjang sistem pinjaman yang diterapkan pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur. Sistem Informasi Akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk persiapan informasi keuangan, dan yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi, membantu koperasi untuk melakukan pengumpulan data, pengolahan data, dan pelaporan informasi akuntansi, serta mendukung sistem pengendalian intern karena adanya validasi dalam sistem. LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Menurut James A. Hall (2009) sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memproses transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem Pinjaman Sistem pinjaman adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan pinjaman yang terjadi berulangulang berdasarkan persetujuan atau kesepakatan. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pinjaman Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pinjaman adalah suatu kegiatan merancang dan mendesain sistem baru yang berguna untuk menyajikan informasi mengenai pinjaman dan laporan keuangan secara lebih cepat,tepat, dan akurat. Pengembangan Sistem Pengembangan sistem menurut Jogiyanto (2005) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

3 Analisis Sistem Analisis sistem (systems analysis) menurut Jogiyanto (2005) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhamabatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapata diusulkan perbaikannya. Perancangan Sistem Perancangan sistem terbagi dalam dua bagian, yaitu perancangan sistem secara umum yang disebut juga perancangan konseptual dan perancangan sistem secara terinci yang disebut perancangan sistem secara fisik. Tujuan perancangan sistem yaitu untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemprogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. METODE PENELITIAN Objek Penelitian Penulis memilih Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur sebagai objek penelitian yang mendukung pembahasan mengenai perancangan sistem informasi akuntansi pinjaman. Data Yang Digunakan Dalam penelitian ada dua jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Data yang dibahas oleh penulis adalah data yang berhubungan dengan sistem pinjaman yang ada pada Koperasi Pegawai Kantor pos Jakarta Timur. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara 2. Observasi 3. Studi Pustaka Teknik Analisis Yang Digunakan Teknik analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif kualitatif. Alat Analisis Yang Digunakan Alat yang digunakan diantaranya Flowchart, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relation Diagram (ERD) dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan perancangan database, input dan output. HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Pinjaman pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur merupakan koperasi yang salah satu kegiatannya adalah pinjaman. Pinjaman pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur dilakukan oleh Unit Simpan Pinjam. Sampai saat ini sistem pinjaman yang ada masih ditangani secara manual.

4 Flowchart Yang Berjalan Gambar 1 Flowchart Sistem Pinjaman Yang Berjalan Analisis Sistem Prosedur pinjaman yang berjalan pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakrta Timur belum berjalan dengan efektif, masih terdapat kelemahan yaitu tidak dilakukannya pendataan pinjaman terlebih dahulu dan tidak adanya rangkapan laporan untuk ketua, serta pencatatan manual dan pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama. Perancangan Sistem Flowchart Dalam Sistem Yang Diusulkan

5 Model Logika Dari Sistem Yang Diusulkan Gambar 2 Flowchart Sistem Pinjaman Yang Diusulkan Gambar 3 Diagram Konteks

6 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 4 Diagram Nol Gambar 5 Entity Relationship Diagram

7 Normalisasi Gambar 9 Normalisasi 3NF Perancangan Input Sistem Yang Diusulkan Perancangan Output Sistem Yang Diusulkan Gambar 11 Laporan Daftar Piutang Gambar 10 Surat Permohonan Pinjam Uang Gambar 12 Laporan Data Anggota

8 Gambar 13 Laporan Data Pinjaman Gambar 14 Laporan Data Angsuran Perancangan Database Sistem Yang Diusulkan Tabel 1 File Database Yang Dibutuhkan Nama File Tipe File Media File Organisasi File Field Kunci Anggota Induk Hardisk Indeks No Anggota Pinjaman Transaksi Hardisk Indeks No Pinjaman Angsuran Transaksi Hardisk Indeks Tabel 2 Tabel Anggota No Field Name Type Size Keterangan 1 no_anggota Text 5 Primary Key 2 nama_depan Text 15 3 nama_tengah Text 15 4 nama_belakang Text 15 3 Nippos Text 15 4 tempat_kerja Text 30 5 Bagian Text 30 6 besar_gaji Number Long Integer no_anggota KPJT 0001 No Urut Anggota Nama Koperasi

9 Tabel 3 Tabel Pinjaman No Field Name Type Size Keterangan 1 no_pinjaman Text 15 Primary Key 2 no_anggota Text 5 Foreign Key 3 tgl_diberikan Date/Time 4 jumlah_pinjaman Number Long Integer 5 jumlah_angsuran Number Long Integer 6 lama_angsuran Number Byte no_pinjaman P No Urut Anggota Dua Digit Tanggal Empat Digit Tahun No Urut Pinjaman Kode Pinjaman Tabel 4 Tabel Angsuran No Nama Field Type Size Keterangan 1 no_pinjaman Text Long Integer Foreign Key 2 angsuran_ke Number Byte 3 jumlah_pokok Number Long Integer 4 Jasa Number Long Integer 5 besar_potong_gaji Number Long Integer 6 jumlah_terbayar Number Long Integer 7 sisa_angsuran Number Long Integer Rangkuman Pembahasan Gambar 12 Perbandingan Sistem Pinjaman

10 PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut ini. 1. Pada sistem pinjaman pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan. Hal tersebut dikarenakan tidak dilakukannya prosedur pendataan pinjaman ke dalam penyimpanan terkomputerisasi sehingga dapat mengakibatkan hilangnya dokumen serta masih menggunakan cara manual dalam melakukan pengecekan dan perhitungan pinjaman. Pencatatannya masih dilakukan secara manual dan rawan terjadi salah catat yang dapat memberikan pelayanan yang kurang memuaskan kepada anggota. Selain itu membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan serta tidak dilakukannya pengarsipan laporan oleh ketua sebagai pihak yang ikut serta melakukan pengawasan terhadap seluruh transaksi pinjaman pada pada Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur. 2. Perancangan sistem informasi akuntansi pinjaman yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pinjaman tersebut menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak. Sistem informasi akuntansi pinjaman ini menyimpan serta mengolah data akuntansi dan membuat laporan, sistem informasi Saran akuntansi pinjaman yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi. 1. Peninjauan ulang kebijakan pinjaman dalam setiap prosedurnya agar tidak terjadi kecurangan-kecurangan seperti manipulasi data dan kolusi antara bagian pinjaman koperasi dengan pihak anggota. 2. Dalam waktu kedepannya diperkirakan laju pertumbuhan koperasi sehingga membutuhkan sistem yang dapat mengatasi kelemahan dan kekurangan yang ada pada sistem yang dimilikinya dan mampu mengakomodasi kegiatan koperasi yang semakin meningkat. Maka diperlukan pengembangan sistem yaitu SIA yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan yang selalu berkembang seiring dengan perkembangan IPTEK, serta segera melakukan perbaikan apabila ditemukan kesalahan kerja pada sistem yang digunakan. Implikasi Agar Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur dapat mempertimbangkan penerapan perancangan sistem informasi akuntansi pinjaman yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pinjamannya. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Flowchart, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain input, output dan database. Sistem pemberian pinjaman dapat terus dikembangkan seiring dengan perkembangan usaha Koperasi Pegawai Kantor Pos Jakarta Timur.

11 DAFTAR PUSTAKA Eneddy, Erik Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam Pada Koperasi Sari Bhakti, Jakarta : Universitas Bina Nusantara. Hall, James A Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat. Hikam, M Ihsan N Perancangan Sistem Informasi Sistem Akuntansi Pinjaman Pada Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Bina Maju Abadi Dengan Menggunakan Software Microsoft Visual Basic 2005 Dan Microsoft Sql Server 2005 Berbasis Client Server, Bandung : Universitas Komputer Indonesia Jogiyanto Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Jogjakarta: Andi Offset. Mulyadi Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Peraturan Menteri Negara Koperasi Dan Usaha Kecil Dan Menengah Nomor 20/Per/K.KUKM/XI/2008 Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadin.i Sistem Informasi Akuntansi, Jogjakarta : Andi Offset. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat. Sitio, Arifin dan Halomoan Tamba Koperasi Teori Dan Praktik. Jakarta: Erlangga. Syavitri, Eka N Sistem Informasi Peminjaman Uang Pada Koperasi Serba Guna. Bandung : Universitas Komputer Indonesia.