. PENDAHULUAN Dalam era globalisasi seperti saat ini, kemajuan teknologi informasi mempunyai peranan yang sangat penting bagi setiap aspek kehidupan.

Transkripsi

1 ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA PT GUNA PERTIWI CEMERLANG FIRSTY ANASTASIA DELAROSA Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 0 ABSTRAKSI Penelitian ini dilakukan di PT. Guna Pertiwi Cemerlang yang bergerak dalam bidang perdagangan pompa untuk perusahaan minyak bumi. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui kelemahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penerimaan kas PT. Guna Pertiwi Cemerlang dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada PT. Guna Pertiwi Cemerlang. Terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang yaitu dokumen yang digunakan untuk proses penerimaan kas hanya ada satu saja dan digunakan untuk semua bagian yang terkait. Masalah lainnya adalah bagian kasir tidak memegang dan mengarsip dokumen. Bedasarkan hasil penelitian penulis mengambil kesimpulan bahwa terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang yaitu dokumen yang digunakan hanya satu saja dan digunakan oleh semua bagian. Alternatif perancangan sistem akuntansi yang diusulkan penulis dirancang untuk mengatasi kelemahan diatas dan mampu untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem, memudahkan dalam hal pengarsipan dan mencegah terjadinya keterlambatan proses pelaporan. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas

2 . PENDAHULUAN Dalam era globalisasi seperti saat ini, kemajuan teknologi informasi mempunyai peranan yang sangat penting bagi setiap aspek kehidupan. Kemajuan teknologi tidak hanya mempunyai peranan penting dalam aspek komunikasi, tetapi juga dalam aspek sosial, budaya, dan ekonomi. Hal tersebut tentu saja bertujuan untuk memudahkan pengguna informasi mendapatkan informasi secara cepat dan tepat. Dalam aspek ekonomi misalnya, saat ini diperlukan teknologi informasi yang cepat dan tepat dalam melakukan berbagai kegiatan ekonomi. Seperti halnya dalam membuat laporan keuangan, data yang dibutuhkan haruslah tepat dan relevan. Saat menyajikannya pun harus dapat bersifat informatif agar para pemakai laporan keuangan dapat mengetahui dengan jelas informasi yang terkandung di dalamnya. Saat ini hampir seluruh aspek perekonomian masyarakatanya sudah mengalami kemajuan yang cukup signifikan. Hal ini ditandai dengan hampir seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dagang maupun jasa menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Tentu saja hal ini memudahkan dalam pengaksesan dan pengolahan data secara cepat dan tepat karena didukung oleh tekhnologi itu sendiri yang semakin maju. Namun tidak dipungkiri juga bahwa ada sebagian kecil perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan dan pengaksesan data. Hal ini tentu menjadi permasalahan dalam prosesnya karena disamping memakan waktu yang tidak sebentar, seringkali juga terjadi kesalahan dalam proses input atau pemasukan datanya. Selain itu setiap perusahaan pasti memiliki prosedur tersendiri dalam menjalankan usahanya. Akan tetapi, yang menjadi permasalahan adalah apakah prosedur yang telah diterapkan oleh suatu perusahaan tersebut sudah sesuai dengan standar yang ada atau malah jauh dari standar dan praktik yang sehat? Di dalam suatu perusahaan diperlukan suatu sistem yang mendukung seluruh kegiatan perusahaan tersebut dari awal sampai akhir. Sistem ini disebut Sistem Informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini sangat diperlukan tiap perusahaan agar perusahaannya menjadi terarah dan teratur sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sebelumnya. Agar suatu sistem berjalan dengan baik dan sesuai, maka diperlukan suatu perancangan yang baik dan matang pula karena di dalam sistem informasi itu sendiri terdapat beberapa proses atau kegiatan yang mendukung setiap aktivitas dari suatu perusahaan.

3 PT Guna Pertiwi Cemerlang adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan pompa untuk perusahaan minyak bumi. Dalam perusahaan ini terdapat beberapa kegiatan, salah satunya yaitu kegiatan penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai maupun kredit. Sebagai perusahaan dagang yang cukup berkembang, PT Guna Pertiwi Cemerlang melakukan dua tahap pencatatan yaitu secara manual dan komputerisasi. Penulis mengambil obyek penelititan pada PT Guna Pertiwi Cemerlang ini karena perusahaan belum dapat memaksimalkan kedua tahap pencatatan tersebut, padahal perusahaan ini merupakan perusahaan yang cukup berkmbang. Salah satu contohnya sebelum diinput ke dalam komputer, dokumen yang digunakan untuk proses penerimaan kas hanya ada satu saja dan digunakan untuk semua bagian yang terkait. Hal ini dapat menyebabkan proses penginputan dan pelaporan yang terlambat atau delay, apabila dokumen tersebut hilang. Jika pelaporan tidak tepat waktu maka kebutuhan informasi yang diperlukan juga mengalami keterlambatan. Masalah lainnya adalah bagian kasir tidak memegang dan mengarsip dokumen. Padahal itu juga diperlukan untuk cadangan apabila terjadi kehilangan dokumen di bagian lain. Maka, untuk kelancaran penerimaan kas, diperlukan pengendalian intern yang sesuai dengan standar yang diterapkan. Misalnya, dokumen yang dibuat rangkap dan diarsip pada setiap bagian yang terkait dengan penerimaan kas. Penerimaan kas menjadi penting mengingat kegiatan ini dapat mempengaruhi kelancaran transaksi perusahaan. Perancangan sistem penerimaan kas dan pengendalian intern yang baik pada akhirnya juga akan memberikan hasil yang baik pula. Dari uraian di atas dapat diketahui tentang pentingnya sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat masalah tersebut dalam bentuk skripsi dengan mengambil judul ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA PT GUNA PERTIWI CEMERLANG.. LANDASAN TEORI. Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (00:), sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

4 . Pengertian Informasi Menurut Krismiaji (005), informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat..3 Pengertian Akuntansi Menurut Belkaoui (000 : 37) Akuntansi adalah aktivitas jasa yang fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomi yang diperkirakan bermanfaat dalam pembuatan keputusan ekonomik, dalam membuat pilihan diantara alternatif tindakan yang ada..4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (00) dalam Daan Yos (009) Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentranformasikan data menjadi informasi-informasi ini dikomunikasikan ke beragam pemakai..5 Pengertian Sistem Informasi Penerimaan Kas Menurut Baridwan (999:57) Sistem informasi penerimaan kas digunakan dalam suatu perusahaan untuk mengetahui bagaimana kas diterima. Untuk mengetahui sistem penerimaan kas tersebut, diperlukan beberapa prosedur. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas adalah bagian surat masuk, kasir, piutang dan bagian pemeriksa intern..6 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle SDLC) adalah model untuk mengurangi risiko melalui perencanaan, pelaksanaan, pengedalian dan dokumentasi secara hati-hati dari aktivitas-aktivitas utama.(hall, 007:6) Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari : a. Perencanaan Sistem (System Planning) b. Analisis Sistem (System analysis) c. Perancangan Sistem Secara Umum (System Design) d. Seleksi Sistem (System Selection) e. Implementasi Sistem (System Implementation).7 Perancangan Sistem Menurut Jogiyanto (005 : 45) perancangan dapat diartikan sebagai berikut:

5 a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem; b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional; c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi; d. Mengambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk; e. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi; f. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu : a. Perancangan sistem secara umum / perancangan konseptual, perancangan logikal / perancangan secara makro b. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara fisik. Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terperinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol. Desain terperinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. 3. METODOLOGI PENELITIAN 3. Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang, Jl. Limo Raya No.9B, Limo Depok 655.

6 3. Data dan Variabel Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas b. Prosedur Penerimaan Kas c. Dokumen-dokumen yaitu Invoice / faktur dan Penerimaan Kas 3.3 Metode Penelitian Untuk memperoleh data-data tersebut, penulis menggunakan metode sebagai berikut:. Metode Studi Pustaka Mendalami serta memahami materi dan teori yang berhubungan dengan pembahasan evaluasi sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang.. Metode Studi Lapangan Berupa data primer yaitu wawancara. Dengan metode studi lapangan, maka teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah wawancara dengan bagian keuangan PT Guna Pertiwi Cemerlang. 3.4 Alat Analisis yang Digunakan Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan analisis yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya.

7 4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4. Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT Guna Pertiwi Cemerlang (Kondisi saat ini). Bagian Kasir. Bagian Keuangan Start Menerima Pelanggan beserta uang dan lbr faktur Menyetorkan ke Bank Setiap hari Validasi faktur Mencocokkan Menerima Bukti Setor Membuat Membuat Lap. Penerimaan Kas Bukti Setor LPK N Pelanggan 3. Bagian Akuntansi Mencocokkan Dokumen Membuat Coding Input ke Program Membuat N End

8 4. Flowchart Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang Diusulkan. Bagian Kasir. Bagian Keuangan Start Menerima pelanggan beserta uang dan lbr faktur Menyetorkan ke Bank Setiap hari Validasi Mencocokkan Menerima Bukti Setor Membuat lbr dan copy faktur Membuat Lap. Penerimaan Kas Membuat copy Bukti Setor Copy LPK Bukti Setor Copy Bukti Setor Pelanggan N N 3 3. Bagian Akuntansi 3 Copy Bukti Setor Mencocokkan Membuat Coding Input ke Program Membuat Copy Bukti Setor N End

9 4.3 DFD Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang Diusulkan Diagram Konteks Diagram Konteks Diagram Zero LK Customer SPK Manajemen F. Customer F. Barang Customer Pembuatan RECEIPT VOUCHER Pencatatan LK Manajemen F. Transaksi F. Diagram Level Diagram Level Proses Customer. P Validasi Data. P Pencetakan F. Customer F. Barang F. Transaksi Diagram Level Proses. P Validasi Data. P Pencetakan LK Manajemen F. Transaksi F.

10 5. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian, maka penulis menarik beberapa kesimpulan mengenai sistem informasi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang, yaitu :. Terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang saat ini yaitu dokumen yang digunakan hanya satu saja dan digunakan oleh semua bagian, hal tersebut dapat menghambat proses pencatatan bahkan pelaporan jika dokumen hilang. Sedangkan kelebihan dari sistem akuntansi penerimaan kas pada PT Guna Pertiwi Cemerlang saat ini adalah meminimalisasi biaya dalam hal penggunaan kertas dan menghemat waktu proses pencatatannya.. Alternatif perancangan sistem akuntansi yang diusulkan penulis dirancang untuk mengatasi kelemahan diatas dan mampu untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem. Perancangan sistem akuntansi penerimaan kas yang dibuat yaitu dengan membuat rangkapan dokumen agar memudahkan dalam hal pengarsipan dan mencegah terjadinya keterlambatan proses pelaporan. Kelemahan dari perancangan sistem yang dibuat yaitu bertambahnya biaya dalam proses penerimaan kas yaitu penggunaan kertas yang digunakan sebagai rangkapan dokumen. Sedangkan kelebihan dari perancangan sistem yang dibuat yaitu memudahkan perusahaan dalam proses pencatatan penerimaan kas dan setiap bagian mempunyai arsip dokumen sebagai bukti penerimaan kas yang sudah dilakukan. DAFTAR PUSTAKA Ahmed Riahi Belkaoui, 000, Teori Akuntansi, Edisi Pertama, Alih Bahasa Marwata S.E., Akt, Jakarta : Salemba Empat. Berlian Astrarini, 00, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi pada Persediaan Barang Dagangan Ayu Sekar Cake, Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma. Bodnar, George.H, 006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Sembilan, Jakarta : Andi.

11 Feto Daan Yos, 009, Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai untuk Meningkatkan Pengendalian Intern pada PT. Gendish Mitra Kinarya, Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma. Hall, James A, 007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Jakarta : Salemba Empat. Jogiyanto HM, 00, Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi. Mulyadi, 00, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Jakarta : Salemba Empat. Rendy Hilmawan, 009, Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas pada Perusahaan Manufaktur PT Gracia Kreasi Rotan, Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma. Zaki Baridwan, 999, Sistem Akuntansi (Penyusunan Prosedur dan Metode), Edisi Lima, Yogyakarta : BPFE