SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. JATI BERKAH

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. JATI BERKAH R. Adisetiawan Yunan Surono Fakultas Ekonomi Universitas Batanghari Abstract The purpose of scientific writing is to know the accounting information system cash sales and cash receipts are applied to the PT. Jati Berkah, what the barriers and problems encountered. The research method used in this study is descriptive. PT. Jati Berkah as an object in this study. Primary data obtained from the documents contained in the PT. Jati Berkah. Assessment is done through a qualitative approach, namely by analyzing the accounting information system cash sales and cash receipts by using a flowchart. This proves that PT. Jati Berkah has accounting information systems and internal control systems are quite good. So it can overcome the problem of emptiness of finished goods and other problems. Results of research on systems and procedures for cash sales accounting and cash receipts are running PT. Jati Berkah is adequate, it is because the separation of functions, the authorization approval, the addition of functions, there are internal control structure. Key words: accounting information systems, cash sales, cash receipts. PENDAHULUAN Di era globalisasi dimana akan terjadi perdagangan bebas, informasi menjadi sumber daya yang berharga bagi perusahaan. Informasi merupakan hal yang penting bagi setiap perusahaan pimpinan dan manajer membutuhkan informasi yang relevan, cepat, tepat waktu, dan akurat yang mencerminkan kondisi fisik perusahaan untuk membantu merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan operasional perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan manufaktur di Indonesia semakin menjamur, walaupun tidak semuanya dikenal oleh seluruh masyarakat Indonesia paling tidak mereka dikenal di daerah asalnya. Semakin banyaknya perusahaan manufaktur maka persaingan yang ada semakin ketat. Untuk itu perusahaan membutuhkan sejumlah informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dan dasar operasional perusahaan. Informasi merupakan data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi (Riasetiawan, 2004:2). Salah satu perusahaan manufaktur yang berkembang di kota Jambi saat ini adalah perusahaan manufaktur PT. Jati Berkah yang memproduksi berbagai macam furniture seperti meja, kursi, tempat tidur, tempat lampu dan lain-lainnya yang berbahan dasar rotan. Hal ini membuat peneliti tertarik untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi 29

2 penjualan tunai, penerimaan kas dan pengontrolan barang jadi pada masa ramai di perusahaan manufaktur PT. Jati Berkah. LANDASAN TEORI Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2005:1). Sedangkan informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat (Bodnar dan Hopwood, 2001). Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya (Suwardjono, 2002). Sedangkan sistem informasi akuntansi merupakan serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi (Romney, 2001). Fungsi utama dari sistem informasi akuntansi adalah (1) Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan; (2) Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan; (3) Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pengertian penjualan menurut Soemarso (2001:274), pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. Prosedur-prosedur Penjualan Tunai 1. Prosedur Order Penjualan 2. Prosedur Penerimaan Kas 3. Prosedur Penyerahan barang 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai 1. Faktur Penjualan Tunai 2. Pita Register Kas 3. Credit Card Sales Slip 4. Bill Of Lading 5. Faktur Penjualan COD 30

3 6. Bukti Setor Bank 7. Rekap Harga Pokok Penjualan Fungsi-fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai 1. Fungsi Bagian Order penjualan 2. Fungsi Kas 3. Fungsi Bagian Gudang 4. Fungsi bagian Pengiriman Barang 5. Fungsi bagian Akuntansi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Pengertian penerimaan kas menurut PSAK No. 9, definisi kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. METODE PENELITIAN Objek dalam penelitian ini adalah PT. Jati Berkah yang didirikan pada tanggal 10 Juli 1994, berkedudukan di Jalan Soemantri Brojonegoro, Sipin Kota Jambi. Perusahaan ini bergerak di bidang manufaktur yang kegiatan usahanya memproduksi dan menjual furniture yang berbahan dasar rotan, seperti kursi, meja, tempat lampu dan hiasan lainnya. Variabel yang digunakan selama penelitian ini berupa Invoice, Purchase Order, Sales Report, Permintaan Reservasi, Bukti Transfer DP, Bukti Transfer Pelunasan, Balance Payment Cafom, Bukti Penerimaan Kas. Metode pengumpulan data selama penelitian didapat melalui proses wawancara (interview), pengamatan (observasi), pengumpulan berbagai dokumen, catatan dan laporan yang relevan dengan objek penelitian. Sedangkan teknik analisis yang digunakan, diantaranya : 1. Simbol Dasar Simbol ini berfungsi untuk pemrosesan data dasar dan selalu digunakan untuk mewakili fungsi-fungsi dasar. Tabel 1. Simbol dasar dalam flowchart Nama Simbol Arti Terminal Menunjukan sumber dan tempat tiba data Process Pelaksanaan tugas atau fungsi Pemberi Komentar Aliran Data Tempat member komentar Saluran komunikasi 31

4 2. Simbol Masuk/Keluar Khusus Adalah simbol yang berfungsi mewakili fungsi input atau output (I/O) dan menunjukkan dimana informasi dicatat atau pola pengolahan informasi, atau keduanya. Jika tidak ada simbol khusus, digunakan simbol I/O dasar. Tabel 2. Simbol I/O Khusus Nama Simbol Nama Simbol Kartu Punched Dokumen Penyimpanan online Pita magnetic Masukan manual Tampilan Pita punched komunikasi Disk magnetik Hubungan Penyimpanan offline 3. Simbol Proses Khusus Adalah simbol yang mewakili fungsi pemrosesan dan sebagai tambahan mengidentifikasikan jenis operasi khusus yang harus dilaksanakan terhadap informasi. Tabel 3. Simbol Proses Khusus Nama Simbol Nama Simbol keputusan Operasi Auxillary (Pembantu) Proses Terdifinisi Arsip Tetap Persiapan Arsip Sementara Operasi Manual Sortir Pembanding 4. Simbol Tambahan 32

5 Adalah simbol yang digunakan untuk memperjelas bagan alir atau untuk membuat bagan aliran proses menjadi lebih baik. Tabel 4. Simbol Tambahan Nama Simbol Pita Transmittal Terminal Penghubung Penghubung Lain Halaman Mode Paralel PEMBAHASAN Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan tunai pada PT. Jati Berkah adalah (1) Bagian Pramuniaga; (2) Bagian Kasir: (3) Bagian Pengambilan Barang; (4) Bagian Keuangan; dan (5) Bagian Akuntansi Hubungan bagian-bagian yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dapat ditunjukkan pada gambar 1. Pembeli Order Faktur Penjualan Tunai 0 Sistem Penjualan Laporan Keuangan Manajeme n Gambar 1 : Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT. Jati Berkah adalah (1) Faktur penjualan tunai; (2) Pita register kas; dan (3) Bukti setor bank Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT. Jati Berkah, diantaranya (1) Jurnal Penjualan; (2) Jurnal Penerimaan Kas; (3) Jurnal Umum; (4) Kartu Persediaan; dan (5) Kartu Gudang Prosedur penjualan pada PT. Jati Berkah, diantaranya adalah : 1. Pembeli memilih barang kemudian setelah memperoleh barang yang diinginkan maka pembeli memesan barang tersebut kepada pramuniaga. 2. Setelah menerima pesanan dari pembeli kemudian bagian pramuniaga membuat faktur penjualan tunai sebanyak 2 lembar yaitu : - lembar 1 ke bagian kasir melalui pembeli. 33

6 - lembar 2 bersama barang oleh bagian pramuniaga diserahkan ke bagian pengambilan barang. 3. Setelah kasir menerima Faktur Penjualan Tunai lembar 1 dari pramuniaga melalui pembeli, kemudian kasir mengoperasikan mesin register. 4. Kemudian kasir menerima pembayaran dari pembeli lalu mencetak Pita Register Kas 2 lembar dan mencap LUNAS pada Faktur Penjualan Tunai. 5. Lalu kasir menyerahkan Faktur Penjualan Tunai lembar 1 dan Pita Register Kas lembar 1 ke bagian pengambilan barang via pembeli, dan kasir menyerahkan Pita Register Kas lembar 2 ke bagian keuangan bersama uang. 6. Lalu bagian pengambilan barang menerima Faktur Penjualan Tunai lembar 2 bersama barang dari pramuniaga, dan menerima Faktur Penjualan Tunai lembar 1 dan Pita Register Kas lembar 1 dari kasir melalui pembeli. 7. Lalu bagian pengambilan barang mencocokan Faktur Penjualan Tunai lembar 2, Faktur Penjualan Tunai lembar 1, Pita Register Kas 1 dan barang. 8. Setelah itu menyerahkan Faktur Penjualan Tunai 2 dan Pita Register Kas 1 beserta barang kepada pembeli, sedangkan Faktur Penjualan Tunai 1 diserahkan ke bagian keuangan. 9. Bagian keuangan menerima Pita Register Kas 2 dari kasir beserta uang dan menerima Faktur Penjualan Tunai lembar 1 dari bagian pengambilan barang, kemudian mencocokannya apakah uang yang diterima sesuai dengan Pita Register Kas 2 dan Faktur Penjualan Tunai Setelah itu menyerahkan Pita Register Kas 2 ke bagian akuntansi dan mengarsip tetap Faktur Penjualan Tunai Kemudian bagian keuangan menyetorkan uang ke bank setiap hari dan menyerahkan bukti setor dari bank ke bagian akuntansi. 12. Bagian Akuntansi Menerima Pita Register Kas 2 dan bukti setor dari bagian keuangan, kemudian mencocokannya. Kemudian mencatat dalam jurnal dan mengarsip tetap Pita Register Kas 2 dan Bukti Setor Bank. Prosedur-prosedur penjualan pada PT. Jati Berkah diilustrasikan dalam gambar 2. Jurnal Pembeli Order Penjualan Faktur Penjualan Tunai Data Transaksi 1 Pembuatan Faktur Penjualan Data Barang Pita Register Kas Barang Transaksi Data Jurnal 2 Proses Pencatatan Laporan Keuangan Data Rekening Rekening Manajemen Gambar 2 : Diagram Zero Sistem InformasiAkuntansi Penjualan Tunai 34

7 Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari sistem penjualan tunai PT. Jati Berkah adalah (1) Kasir atau Kassa; (2) Kepala Kasir; (3) Supervisor Operasional; (4) Keuangan; (5) Akuntansi; dan (6) Store Manager Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai, adalah : 1. Prosedur penerimaan kas 2. Prosedur pencatatan penjualan harian 3. Prosedur penandatanganan / validasi catatan penjualan 4. Prosedur penyetoran kas ke Bank 5. Prosedur pembuatan jurnal 6. Prosedur pembuatan laporan penjualan Sistem jaringan prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai pada PT. Jati Berkah, adalah : 1. Kasir - Menerima barang-barang dari pembeli - Mengoperasikan mesin register - Menerima pembayaran dari pembeli - Kemudian mencetak pita register kas 2 lembar - Menyerahkan pita register ke-1 kepada pembeli - Menyerahkan pita register kas lembar ke-2 beserta uang kepada kepala kasir 2. Kepala kasir - Menerima pita register kas lembar ke-2 dan uang dari kasir - Mencocokan pita register kas dengan uang - Melakukan pencatatan penjualan harian - Menyerahkan uang, pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan harian ke supervisor operasional. 3. Supervisor Operasional - Menerima pita register kas lembar ke-2 bersama uang dan catatan penjualan harian dari kepala kasir - Mencocokan pita register kas lembar ke-2, catatan penjualan harian dengan uang - Menandatangani pita register kas lembar ke-2, bersama uang dan catatan penjualan harian - Lalu pita register kas lembar ke-2 bersama uang dan catatan penjualan harian diserahkan ke bagian keuangan 4. Keuangan - Menerima uang, pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan dari supervisor operasional - Mencocokan pita register kas lembar ke-2 dan catatan penjualan harian dengan uang - Membuat bukti setor bank 3 lembar - Menyetor uang ke bank 35

8 - Lembar ke-1 disimpan oleh bank dan menerima bukti setor bank lembar ke-2 dan ke-3 dari bank - Menyerahkan bukti setor bank lembar ke-2, catatan penjualan harian dan pita register kas lembar ke-2 ke bagian akuntansi - Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-3 5. Akuntansi - Menerima bukti setor bank lembar ke-2, pita register kas lembar ke-2 catatan penjualan harian dari bagian keuangan - Menjurnal bukti setor bank lembar ke-2 dan pita register kas lembar ke-2 ke dalam jurnal penerimaan kas - Menjurnal catatan penjualan harian ke dalam jurnal penjualan - Mengarsipkan tetap bukti setor bank lembar ke-2 dan pita register kas lembar ke-2 - Membuat laporan penjualan berdasarkan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas kepada store manager 6. Store Manager - Menerima laporan penjualan yang berisi jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas dari bagian akuntansi Penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai, mempunyai kebaikannya sebagai berikut : 1. Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggungjawab yang jelas 2. Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang, sehingga barang jadi tidak diserahkan langsung kepada bagian penjualan. Sedangkan kelemahannya adalah : 1. Belum adanya sistem komputer untuk program aplikasi yang dapat menghubungkan jumlah persediaan barang jadi dengan bagian pramuniaga dalam melakukan penjualan, padahal dibeberapa perusahaan manufaktur lainnya yang sudah menerapkan sistem ini pada penjualan tunai terbukti dapat mengontrol penjualannya pada masa ramai dan dapat memenuhi pesanan konsumen tanpa khawatir kekurangan barang jadi. 2. Dalam pengeluaran barang jadi barang dapat keluar tanpa harus ada persetujuan manager penjualan. Penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas, mempunyai kebaikan, yang diantaranya adalah : 1. Fungsi penyimpanan terpisah dengan fungsi pencatatan. 2. Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan bernomor urut tercetak. 3. Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli. 4. Bagian keuangan selalu menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan tunai. 5. Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan rekening Koran dari bank. Sedangkan kelemahannya adalah : 36

9 1. Tidak ada batasan atas jumlah uang tunai yang dipegang atau disimpan oleh bagian keuangan dari transaksi penjualan tunai, sehingga dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Belum diadakannya pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperusahaan serta kas dalam perjalanan sehingga apabila terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan akan mengalami kerugian yang besar apabila jumlah kas tersebut relative besar. KESIMPULAN Dari hasil penelitian dan pembahasan sebelumnya, maka dapat dapat disimpulkan, yang diantaranya : 1. Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yang diterapkan PT. Jati Berkah, meliputi hal-hal sebagai berikut : - Bagian-bagian yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai pada PT. Jati Berkah adalah bagian penjualan, bagian kas, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian akuntansi. - Dokumen yang digunakan adalah faktur penjualan tunai, pita register kas, bukti setor bank, dan catatan yang digunakan yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan dan kartu gudang. - Prosedur yang dijalankan perusahaan yaitu prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas prosedur penyerahan barang, prosedur penyetoran kas ke bank. - Praktek yang sehat yang diterapkan dalam pengendalian intern Sistem Informasi Akuntansi penjualan tunai yaitu fungsi kasir setiap akhir minggu menyetorkan hasil penjualan ke bank dan perhitungan saldo kas dilakukan pada akhir bulan. 2. Setelah penulis mengetahui dan mengevaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan dalam perusahaan tersebut, penulis menarik kesimpulan bahwa hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan perusahaan sudah memadai hal itu dikarenakan : - Adanya pemisahan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi operasional, fungsi pemegang dan penyimpanan barang jadi, fungsi pengawasan, dan fungsi pencatatan dalam kegiatan penjualan. - Adanya penambahan fungsi dalam mengontrol barang jadi oleh bagian gudang. - Terdapat struktur pengendalian intern dan pembagian tugas yang baik. - Setiap penerimaan kas akan dibuatkan bukti penerimaan kas (cash receipt) dan bernomor urut tercetak. - Adanya pembuatan laporan penerimaan kas harian oleh bagian keuangan berdasarkan invoice lembar 2 dan hasil pembayaran dari pembeli. - Bagian keuangan selalu menyetorkan langsung hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya ke bank atas uang yang diterimanya dari transaksi penjualan tunai. - Setiap bulan diadakan rekonsiliasi antara buku bank menurut catatan perusahaan dengan rekening Koran dari bank. Sedangkan saran yang dapat peneliti sampaikan pada PT. Jati Berkah ini adalah : 37

10 1. Agar dibuat suatu program aplikasi yang dapat menghubungkan bagian persediaan barang jadi dengan bagian penjualan mengenai jumlah persediaan barang jadi. 2. Agar diperhatikan pembuatan laporan penjualan tunai oleh bagian akuntansi jangan sampai terjadi kekurangan barang jadi. 3. Untuk pengamanan kas seharusnya ada pengasuransian kas yang ada ditangan dan kas yang ada di perusahaan serta kas dalam perjalanan. DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H., dan Hopwood, William S, (2001), Accounting Information System, 8 th ed., New Jersey: Prentice Hall Inc. Baridwan, Zaki, (1999), Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, BPFE, Yogyakarta. Ikatan Akuntan Indonesia, (2007), Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta. Mardhani, Riasetiawan, (2004), Tinjauan Teoritis Sistem Informasi Akuntansi: Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul John, (2003), Accounting Information System, 9 th ed., New York: Addison-Wesley Publishing Company Inc. Suwardjono, SR., (2001), Akuntansi : Suatu Pengantar, Edisi Satu, Badan Penerbitan Fakultas Ekonomi, Yogyakarta. 38