ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PERUM BULOG SURABAYA UTARA

Transkripsi

1 ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PERUM BULOG SURABAYA UTARA Dini Ayu Widayati, Tri Lestari, Mahsina Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Sistem informasi akuntansi perlu diterapkan di perusahaan yang berguna untuk mengukur kegiatan kas sesuai dengan prosedurnya, Sistem informasi akuntansi juga dapat memperbaiki kekurangan.tujuan Peneliti ini adalah untuk mengetahui Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada Perum Bulog. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif deskriptif. Hasil Analisa menunjukan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang digunakan pada Perum Bulog masih belum sesuai dan kurangnya pengawasan di dalam pencatatan akuntansi. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas, dan Pengeluaran Kas ABSTRACT Accounting information systems need to be implemented in the enterprise that is useful to measure the cash activities in accordance with procedures, the accounting information system can also correct deficiencies. Researchers purpose of this is to know the Application of Accounting Information Systems Cash Receipts and Expenditure on Bulog. The method used is descriptive qualitative method. Analysis results showed that the Accounting Information Systems Revenues and Expenditures Cash used in Bulog still not fit and lack of supervision in the accounting records. Keyword : Accounting Information System, Revenue Cash, and Expinditure Cash PENDAHULUAN Kebijakan-kebijakan suatu manajemen dalam organisasi perusahaan dapat mengevaluasi hasil dari suatu operasi atau suatu kegiatan apakah berjalan dengan baik dan sesuai dengan sistem informasi yang berlaku.selain itu Sistem Informasi Akuntansi dapat digunakan sebagai pedoman dalam penugasan dan wewenang bagi sumber daya manusia yang bekerja dalam organisasi atau perusahaan tersebut, sehingga dapat berjalansesuaidenganprosedur.peranan Sistem Informasi Akuntansi sangat besar bagi perusahaan, karena merubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang berupa 43

2 bagan alur flowchart. Sistem Informasi Akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada selama perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dimana dimasing-masing model mempunyai kelebihan dan kekurangan. Dalam penyusunan laporan keuangan, informasi keuangan harus berisikan datadata akuntansi yang dapat dipercaya karena merupakan bahan untuk mengambil keputusan bagi pemimpin perusahaan.untuk mendukung maksud diatas perusahaan perlu menerapkan sistem akuntansi yang berlaku saat ini untuk menghasilkan data yang akuntansi yang akurat terhadap unit yang berhubungan dengan kegiatan pengeluarandanpenerimaankas.tujuanpenelitianiniadalah untuk mengetahui Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Dalam Rangka Meningkatkan Sistem Pengendalian Internal pada Perum Bulog Surabaya Utara. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi (2005:4), Sistem Informasi Akuntansi adalah : Sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Sistem Penerimaan Kas Sistem Penerimaan Kas adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lain dalam melakukan penerimaan kas suatu organisasi. Sistem penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga meminimalisasi kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnyaditerima.sistem informasi akuntansi penerimaan kas digunakan dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasional yang diperlukan oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari pendapatan mengharuskan : 1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk internal check. 2. Penerimaan kas dari pendapatan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan penerimaan kas. 44

3 Sistem Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkan atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapatmerusakperingkatkreditnya.dibawah ini menyajikan informasi dasar dan arus sumber daya sistem pengeluaran kas. Sistem ini terdiri atas tiga proses : 1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran. 2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan lagi ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut. 3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utan usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasitersebutdirekonsiliasidandicatatkeakunpengendaliankassertautangusaha. METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian Dalam melakukan penelitian, peneliti menggunakan metode kualitatif deskriptif yaitu suatu metode penelitian yang menggambarkan keadaan yang sesungguhnya terjadi pada perusahaan untuk analisa dengan menggunakan teori yang telah dikemukakan. Jenis dan Sumber Data Dalam penyusunan skripsi ini sumber data yang digunakan di dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang bersumber dari data primer dan data sekunder. Unit Analisis Unit analisis dari penelitian ini adalah Sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan Perum Bulog Sub Divisi Regional I Surabaya Utara dalam meningkatkan pengendalian internal. 45

4 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam suatu penelitian. Guna mendapatkan data yang relevan dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan (Literature Study) 2. Studi Lapangan (Field Study) Adapun metode yang digunakan dalam studi lapangan ini adalah sebagai berikut : a. Wawancara b. Observasi c. Dokumentasi Teknik Analisis Data Teknik analisis data dalam penelitian ini adalah : 1. Pendeskripsian obyek yang akan diteliti seperti sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan maupun struktur perusahaan yang ada dalam Perum Bulog Surabaya Utara. 2. Menganalisis Pengawasan Internal guna meningkatkan pengendalian internal terhadap Penerimaan dan Pengeluaran Kas agar tidak terjadi penggelapan uang. 3. EvaluasiKelemahanSistemInformasiAkuntansiPenerimaandanPengeluaranKaspada PerumBulog. 4. MenganalisisUsulanPenelitiandari Hasil Analisis data yang telah diperoleh pada Perum Bulog Surabaya Utara. 5. Kesimpulan dan Saran HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Perum Bulog 46

5 SO : Sales Order SJ : Surat Jalan FPT : Faktur Penjualan Tunai FP : Faktur Pajak DPD : Daftar Piutang Ditagih Sumber :Peneliti, (2015) KeteranganGambar2.7 : Gambar 2.7 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Perum Bulog a. Fungsi penjualan menerima order dari konsumen, kemudian membuat SO yang terdiri dari 2 rangkap dan menyerahkannya kepada fungsi gudang b. Fungsi gudang menyerahhkan barang kepada fungsi pengiriman c. Fungsi pengiriman membuat surat jalan rangkap dua dan menyerahkan barang beserta surat jalan kepada konsumen d. Fungsi akuntansi membuat faktur penjualan, faktur pajak dan kwitansi e. Bagian piutang membuat daftar piutang ditagih dan memberikannya kepada bagian penagihan unutk ditagihkan kepada konsumen f. Bagian kasir menerima cek atau giro dari bagian penagihan dan membuat bukti setor dan menyetorkan ke bank 47

6 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas pada Perum Bulog NB BKK : Nota Pembelian : Bukti Kas Keluar Sumber : Peneliti, (2015) Gambar 2.8 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas dari Perum Bulog Keterangan Gambar2.8 : a. Fungsi yang memerlukan dana mengajukan permintaan dana kas secara lisan pada fungsi kas b. Fungsi kas menyerahkan cek ke fungsi yang memerlukan dana c. Fungsi yang memerlukan dana menerima cek. Setelah transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan dana menyerahkan nota pembelian ke fungsi kas d. Fungsi kas mmenerima nota pembelian dan mencocokkan informasi yang tertera pada nota dengan transaksi yang sebenarnya. Kemudian menyerahkan nota pembelian pada fungsi akuntansi e. Fungsi akuntansi menerima nota pembelian dan membukukan pada catatan pengeluaran kas harian Evaluasi Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Perum Bulog Surabaya Utara 48

7 a. Tidak ada Kartu Persediaan Gudang, sehingga kurangnya informasi persediaan barang tentang jumlah dan nilainya. Dan bagian gudang perlu menyediakan kartu persediaan gudang. b. Tidak ada pembubuhan cap sudah diserahkan akibatnya tidak dapat membedakan mana barang yang sudah dikirim dan belum dikirim. Sehingga fungsi pengiriman perlu memperbaiki sistem dengan membubuhkan cap sudah diserahkan setelah pengiriman. c. Tidak ada pembubuhan cap lunas pada faktur penjualan, akibatnya tidak dapat membedakan antara pembayaran tunai dan pembayaran secara kredit. Sehingga kasir harus cek faktur penjualan dan bukti setornya, dan ketika sudah di bayar di bubuhkan cap lunas pada faktur. d. Arsip arsip tidak disusun dengan rapi dan diurutkan dengan tanggal, akibatnya apabila membutuhkan arsip tersebut sangat sulit dan kemungkinan terselip sangat besar. Sehingga bagian kasir perlu menyusun rapi arsip-arsipnya dan di urutkan sesuai dengan tanggal. e. Ketidaktelitian dalam penulisan atau penghitungan di laporan penerimaan dan pengeluaran kas. Sehingga perlu adanya cek ulang laporan penerimaan dan pengeluaran kas. Analisis Usulan Peneliti Sistem Penerimaan Kas pada Perum Bulog Surabaya Utara 49

8 SO : Sales Order SJ : Surat Jalan FPT : Faktur Penjualan Tunai FP : Faktur Pajak DPD : Daftar Piutang Ditagih Sumber : Peneliti, (2015) Gambar 2.9 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas Usulan Peneliti Analisis Usulan PenelitiSistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada Perum Bulog Surabaya Utara 50

9 NB BKK : Nota Pembelian : Bukti Kas Keluar Sumber : Peneliti, (2015) Gambar 2.10 Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Usulan Peneliti SIMPULAN DAN SARAN Simpulan 1. Berdasarkan analisa terhadap prosedur pengawasan penerimaan dan pengeluaran kas dalam kaitannya dengan pengendalian intern, prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan sudah berjalan baik karena sudah ada pemisahan fungsi antara kasir, pengawas, dan bagian yang mencatat (akuntansi). Tetapi Bagian Pengawasan Kurang Efektif karena tidak diadakan Sidak Dadakan. 2. Dokumen yang digunakan dalam penerimaan dan pengeluaran sudah sesuai dengan kegunaan masing masing. Hanya masih ada kurang teliti dalam meng-entry data. 51

10 3. Tidak terdapat flowchart dalam perusahaan sehingga bisa terjadi penggelapan/ penyelewengan dana. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis mencoba memberikan saran-saran dengan tujuan bermanfaat bagi perusahaan mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran kas : 1. Perusahaan perlu meningkatkan pengawasan dalam perusahaan dengan mengadakan sidak dadakan untuk mengurangi kecurangan dalam pencatatan akuntansi. 2. Meningkatkan cara pembukuan penerimaan dan pengeluaran kas supaya meneliti ulang terlebih dahulu sebelum di entry dalam pencatatan akuntansi. 3. Perusaahaan perlu membuat flowchart agar alur sistem pencatatan akuntansi sesuai dengansistem yang ada. DAFTAR PUSTAKA Al Haryono, Yusuf, Dasar-dasar Akuntansi. Edisi kelima. Yogyakarta: Bagian Penerbit STIE YKPN. Azhar Susanto, Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Gramedia. Halim, Abdul, Akuntansi Keuangan Daerah, Edisi Ketiga, Salemba Empat Jakarta Hanafi, Mamduh M Manajemen Keuangan, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta. Jogiyanto, Hartono Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: ANDI Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Akademi Manajemen Perusahaan : YKPN. Mardi, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, Jakarta. Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Nugroho, Widjajanto Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga. Soemarso, Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, Erlangga, Jakarta. Sutabri, Tata Analisis Sistem Informasi, Edisi I.Yogyakarta: ANDI 52