User Guidance Aplikasi SIMASRE FINANCE

Transkripsi

1 Update : Maret 2015 User Guidance Aplikasi SIMASRE FINANCE IT Department

2 Daftar isi BAB I... 3 LOGIN SIMASRE FINANCE APPS... 3 TAMPILAN PEMBUKA... 4 BAB II... 5 MENU/MODUL APLIKASI ACCOUNT RECEIVABLE (AR) Outstanding Verify ACCOUNT PAYABLE (AP) Verify GIRO Giro Detail Reprint Claim JURNAL Jurnal Manual CLAIM Claim Payment Verify Claim Payment Posting... 17

3 BAB I LOGIN SIMASRE FINANCE APPS Memasuki aplikasi web simasre finance via browser, anda harus mengisi Username dan Password sebagai security dan identitas anda. Login ini akan diberikan kepada karyawan SIMASRE, dan untuk mendapatkan login tersebut, anda diwajibkan terlebih dahulu untuk meregistrasikan diri anda kepada divisi IT yang terkait. Setelah anda mendapatkan login Username dan Password, anda akan diwajibkan untuk mengingat dan menjaga Username dan Password anda baik-baik. Ingat, username dan password hanya anda-lah yang boleh mengetahuinya, jangan sampai username dan password anda diberikan kepada siapapun, walau itu dengan sesame karyawan, karena login ini akan mencatat identitas anda kedalam database SIMASRE Finance Apps bahwa anda sedang menggunakan pada pukul berapa, input, update, print data-nya, dan lain-lain. Selanjutnya jika telah masuk kedalam SIMASRE Finance Apps tersebut, tutorial selanjutnya mengenai bagaimana cara menggunakan aplikasi SIMASRE Finance tersebut.

4 TAMPILAN PEMBUKA Menu/modul aplikasi utama yang ada antara lain : 1. Finance Apps Didalam modul ini terdapat menu yang antara lain yaitu Account Receivables (AR), Account Payables (AP), Giro, Jurnal, dan Claim 2. General Ledger (GL) Didalam modul ini terdapat menu yang antara lain yaitu Chart of Account, Posting, Posting Temporary, Reset Month, Report General Ledger, Report Balance Sheet, Report Profit Loss, Report Trial Balance, Report Buku journal, report Query journal 3. Report Didalam modul ini terdapat menu yang antara lain yaitu Report AR, Report AP, Report Claim, Report HLL dan PLL, Report Aging, Report Detail Premium, Report Journal Auto Sum, Report Summary Premi 4. Executive Report Didalam modul ini terdapat menu yang antara lain yaitu Report HLL claim dan premi, Summary outstanding AR & AP Di dalam menu utama ini akan ada submenu-submenu yang akan dibahas lebih lanjut di halaman-halaman selanjutnya.

5 BAB II MENU/MODUL APLIKASI 2.1 FINANCE APPS Account Receivable (AR) Menu Account Receivable (AR) terdiri dari dua submenu yaitu submenu Outstanding dan submenu Verify Outstanding Menu ini berfungsi untuk input penerimaan premi yg dialokasikan berdasarkan invoice. tab Asuransi, berisi list (PT) asuransi gambar AR-Outstanding tab Asuransi Klik tab Asuransi dan pilih baris nama asuransi yang kita inginkan.

6 ygmasuk ke bank (a) tab Voucher, berisi list voucheryg outstanding totalpenerimaan by invoices (b) penerimaan ARp belum Verify gambar AR-Outstanding tab Voucher Klik tab Voucher dan pilih baris voucher untuk lihat/input data yang kita inginkan. Tombol-tombol yang ada dan fungsinya : New Payment :untuk input/menambah data baru, selanjutnya muncul dialog/form seperti di bawahini. Klik No untuk input voucher penerimaan bank atau klik Yes untuk pilih data penerimaan bank yang diinput melalui jurnal manual seperti pada gambar di bawah. Klik Cancel untuk payment yang tidak jadi diinput. gambar:daftaruangmasuk yang tercatat Pilih baris data yang diinginkan atau klik tombol Add Hutang Lain-Lain Ar pada table di atas untuk menambah voucher baru. Save/Cancel :untuk simpan/batalkan data yang telah di-input Verify : untuk confirm bahwa data telah valid dan selesai di-input Print Voucher :untuk print voucher yang ada. Invoice List untuk memilih invoice dari list yang ada. sisadari a - b

7 Delete Selected Invoice :untuk menghapus/batalkan invoice yang telah dipilih. Setelah list outstanding payment AR telah lengkap, pilih tombol Verify untuk mengkonfirmasi kembali data yang telah diinput. Seperti pada gambar dibawah Jika pada saat kita klik tombol verify, jumlah antara credit dan debit tidak sama maka akan muncul popup seperti dibawah ini yang berguna untuk menjadikan jumlah credit dan debit menjadi balance/sama. Setelah jumlah credit dan debit telah balance, data yang diverifikasi akan hilang dalam list outstanding AR dan masuk ke dalam list Outstanding AR Verify Verify Menu ini adalah untuk melihat Summary To Insurance, Recap Detail Payment dan Posting data yang telah di-input di Outstanding AR.

8 gambar Summary to Insurance gambar Recap Detail Payment Klik tombol Posting maka akan muncul table di bawah.

9 angkaharussama, agarbisa di-posting Fungsi dari tombol-tombol yang ada : Refresh :untuk menampilkan data dengan update terakhir. Add Hutang Lain-Lain (HLL) : untuk menambahkan data HLL Posting AR : untuk konfirmasi atas data AR yang akan di-posting Delete : untuk hapus journal account Klik tombol Add Hutang Lain-Lain (HLL) pada gambar di atas, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

10 Setelah sukses posting, maka akan muncul report (seperti dibawah ini). Data akan muncul pada menu AP Verify ACCOUNT PAYABLE (AP) Menu Account Payable (AP) hanya ada submenu Verify.

11 Verify Menu ini terdiri dari 3 tombol : Refresh untuk menampilkan data dengan update terakhir. Cancel All Checked untuk menghilangkan centang yang telah dipilih Send to Giro untuk seleksi data AP agar bisa diproses ke giro. Cara seleksi data agar bisa diproses ke giro adalah pada cell/kolom Status Giro yang dicentang masuk criteria tetapi yang tidak dicentang tidak masuk criteria untuk diproses ke giro GIRO Menu Giro terdiri dari tiga submenu yaitu Giro Detail, Reprint dan Claim Giro Detail Menu ini untuk query dan posting giro dari data AP yang telah diseleksi pada menu AP-Verify.

12 Jika anda klik tombol Posting, maka akan muncul popup (seperti gambar dibawah ini) yang merupakan rincian dari giro yang akan dibayarkan Fungsi dari tombol diatas yaitu 1. Refresh: untuk menampilkan data dengan update terakhir 2. Print Summary Payment: untuk menampilkan summary dari payment yang akan dibayarkan 3. Print Journal temp: untuk menampilkan rincian journal yang akan dibayarkan 4. Add Piutang Lain-Lain: untuk menambahkan account piutang lain-lain pada journal 5. Add Hutang Lain-Lain: untuk menambahkan account hutang lain-lain pada journal 6. Add Jurnal Manual: untuk menambahkan account jurnal manual pada jurnal 7. Posting CD: untuk memposting jurnal yang akan dilakukan pembayaran Reprint Menu ini untuk mencetak dan update pembayaran berdasarkan nomor check. 7

13 Claim Menu ini digunakan untuk pembayaran klaim berdasarkan total klaim per reas. Klik tombol Claim Detail untuk memilih detail klaim per reas untuk dilakukan pembayaran. Klik Tombol Posting Claim untuk melihat jurnal giro atas pembayaran claim

14 Setelah jurnal sesuai/balance, klik tombol Posting untuk melakukan posting pembayaran atas claim tersebut. Setelah Posting dilakukan maka keluar report seperti dibawah ini JURNAL Jurnal Manual Berfungsi untuk input/update/delete/posting data jurnal atas uang yang masuk/keluar antara lain penerimaan pembayaran premi ataupun account lainnya. Fungsi/Tombol yang tersedia : Chek Print Journal berguna untuk mencetak report jurnal pada saat jurnal temp

15 Posting Jurnal berguna untuk mengaktifkan data jurnal supaya bisa digunakan/dipanggil di menu lainnya di system/aplikasi SIMASRE. Refresh untuk menampilkan data dengan update terakhir. New Data dan Create CR untuk tambah data baru Update untuk mengubah data yang ada Delete untuk hapus data yang tidak diinginkan Petty Cash Digunakan untuk membuat rincian dari jurnal petty cash. Fungsi/Tombol yang tersedia : Refresh untuk menampilkan data dengan update terakhir. Save untuk simpan data yang selesai di-input New Data untuk tambah data baru Update untuk mengedit data yang telah ada Cancel untuk batalkan penginputan data Verify untuk konfirmasi atas data yang di-input Petty Cash Verify Menu ini menampilkan jurnal petty cash yang telah dilakukan verify pada menu Petty cash. Data jurnal petty cash yang telah diverify tersebut jika menekan tombol Sent To Journal Manual maka otomatis akan dikirim ke jurnal manual.

16 2.1.5 CLAIM Claim Payment Verify Digunakan untuk proses penerimaan klaim dan instruksi bayar dari bagian klaim. Fungsi/Tombol yang tersedia : Refresh untuk menampilkan data dengan update terakhir. Save untuk simpan data yang selesai di-input New CR untuk tambah data baru Cancel untuk batalkan penginputan data Verify untuk konfirmasi atas data yang di-input Setelah diinput lalu dilakukan verify, maka data akan dilempar ke bagian teknik untuk melakukan authorize. Setelah dilakukan authorize, data akan kembali ke finance untuk dapat dilakukan posting pada menu Claim

17 Payment Posting Claim Payment Posting Berfungsi untuk mengirim data Claim Payment yang sudah diposting ke Send To Giro. Fungsi/Tombol yang tersedia : Refresh untuk menampilkan data dengan update terakhir. Send To Giro untuk mengirimkan data ke Giro Detail Claim. 2.2 General Ledger (GL) Chart Of Account Menu ini merupakan list dari Chart Of Account.

18 2.2.2 Posting Menu ini digunakan untuk melakukan posting closing. Menu ini dapat digunakan dengan memasukan tgl posting Posting Temporary Menu ini digunakan untuk melakukan posting closing temporary Reset Month Menu ini digunakan untuk mengembalikan bulan menjadi bulan sebelumnya Report General Ledger Detail Menu ini digunakan untuk melihat report buku besar (GL) secara detail. Untuk dapat melihat report GL, masukkan tanggal GL. Maka akan muncul report sepert dibawah ini.

19 2.2.6 Report General Ledger Summary Menu ini digunakan untuk melihat summary dari jurnal buku besar Report General Ledger Temp Menu ini digunakan untuk melihat summary dari jurnal temporary buku besar Report Balance Sheet Menu ini digunakan untuk dapat melihat laporan neraca keuangan Report Balance Sheet (12 Kolom) Menu ini digunakan untuk menampilkan laporan neraca keuangan berdasarkan bulan.

20 Report Profit Loss Menu ini digunakan untuk melihat laporan rugi laba Report Profit Loss (12 Kolom) Menu ini digunakan untuk melihat laporan rugi laba berdasarkan bulan.

21 Report Trial Balance Menu ini digunakan untuk melihat laporan neraca percobaan Report Trial Balance Temp Menu ini digunakan untuk melihat laporan temporary neraca percobaan

22 Report Buku Jurnal Menu ini digunakan untuk dapat melihat jurnal automatic yang ada Report Query Jurnal Menu ini digunakan untuk dapat melihat jurnal automatic yang ada.

23 2.3 Report Report AR Pada menu Report AR terdapat beberapa sub menu antara lain: Sum Outstanding AR Report Menu ini menampilkan report summary Account Receivable yang masih outstanding. Report ini dapat dibuka dengan 2 cara antara lain 1. Dengan memasukkan tanggal sekarang 2. Dengan memasukkan tanggal closing

24 Setelah memasukan tanggal, klik tombol Preview Report maka akan tampil report yang nilai nominalnya telah di convert menjadi rupiah seperti dibawah ini Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya. Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua

25 Sum Outstanding Aging AR Report Menu ini menampilkan report summary Account Receivable yang masih outstanding berdasarkan Aging. Cara untuk menampilkan report ini sama dengan report summary outstanding AR Report. Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya. Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua

26 Sum Collected AR Report Menu ini menampilkan Report summary AR dimana cedant telah membayarkan preminya ke broker reasuransi. Cara menampilkan report ini dengan memasukan tanggal seperti pada report sebelumnya. Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya. Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua

27 Outstanding AR Report Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian dari report outstanding AR Outstanding AR with Reinsurance Menu ini digunakan untuk menampillkan report Outstanding AR berdasarkan reinsurance dengan waktu closing sebelumnya (back date) Outstanding AR with Reinsurance Live Menu ini digunakan untuk menampillkan report Outstanding AR berdasarkan reinsurance dengan waktu realtime (sekarang).

28 Collected AR Report Menu ini menampilkan rincian Report AR dimana cedant telah membayarkan preminya ke broker reasuransi.

29 2.3.2 Report AP Pada menu Report AR terdapat beberapa sub menu antara lain: Sum Outstanding AP Not Collected Report Menu ini digunakan untuk menampilkan report hutang broker kepada pihak reinsurance yang belum dibayar. Seperti report yang sebelumnya, kita harus memasukkan tanggal, lalu klik tombol Preview Report maka akan tampil report yang nilai nominalnya telah di convert menjadi rupiah seperti dibawah ini Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari

30 report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya. Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua Sum Outstanding AP AR Not Collected Menu ini digunakan untuk menampilkan daftar hutang broker kepada pihak reasuransi yang belum dibayarkan dimana pihak cedant juga belum membayarkan hutangnya kepada pihak broker. Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya.

31 Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua Sum Outstanding AP AR Collected report Menu ini digunakan untuk menampilkan daftar hutang broker kepada pihak reasuransi yang belum dibayarkan dimana pihak cedant sudah membayarkan hutangnya kepada pihak broker. Cara menampilkan report ini sama seperti report yang sebelumnya. Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya.

32 Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua Sum AP Collected Report Menu ini digunakan untuk menampilkan report hutang dari pihak broker ke pihak reasuransi yang sudah dibayarkan. Cara menampilkan report ini, sama seperti report yang sebelumnya. Jika kita mengklik link pada reinsured/reinsurance name maka akan tampil detail dari report yang pertama dimana nilainya merupakan currency yang sebenarnya.

33 Jika kita mengklik kembali link reinsured/reinsurance name pada report yang kedua, maka akan tampil detail rincian dari report kedua Outstanding AP Not Collected Report Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian report hutang broker kepada pihak reinsurance yang belum dibayar Outstanding AP AR Not Collected Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian daftar hutang broker kepada pihak reasuransi yang belum dibayarkan dimana pihak cedant juga belum membayarkan hutangnya kepada pihak broker.

34 Outstanding AP AR Collected report Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian daftar hutang broker kepada pihak reasuransi yang belum dibayarkan dimana pihak cedant sudah membayarkan hutangnya kepada pihak broker.

35 AP Collected Report Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian report hutang dari pihak broker ke pihak reasuransi yang sudah dibayarkan Report AP DueDate Menu ini digunakan untuk menampilkan report hutang dari pihak broker ke pihak reasuransi yang sudah jatuh tempo. Untuk menampilkan report ini kita hanya perlu memasukkan tanggal jatuh temponya, maka report akan otomatis terkirim ke usernya Report Claim Pada menu Report Claim terdapat beberapa sub menu antara lain: Summary Out Claim Collected Menu ini digunakan untuk menampilkan report klaim yang masih belum dibayar.

36 Summary Out AR Claim With Reinsured Menu ini digunakan untuk menampilkan report summary klaim yang masih belum dibayar dari pihak reasuransi Summary Out AP Claim to Reinsured Menu ini digunakan untuk menampilkan report summary klaim yang masih belum dibayar ke pihak asuransi Outstanding Claim Collected Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian report klaim yang masih belum dibayar.

37 Outstanding AR Claim With Reinsured Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian report klaim yang masih belum dibayar dari pihak reasuransi Outstanding AP Claim to Reinsured Menu ini digunakan untuk menampilkan rincian report klaim yang masih belum dibayar ke pihak asuransi.

38 Report Outstanding AP Claim Berdasarkan Reinsurance Menu ini digunakan untuk menampilkan report hutang klaim berdasarkan Reinsurance Report Outstanding AR Claim Berdasarkan Reinsured Menu ini digunakan untuk menampilkan report hutang klaim berdasarkan Reinsured.

39 Report Outstanding AR AP Claim Menu ini digunakan untuk menampilkan report hutang klaim berdasarkan Aging Report HLL Balance Menu ini menampilkan report jurnal pada hutang lain-lain

40 2.3.5 Report PLL Balance Menu ini menampilkan report jurnal pada piutang lain-lain Report Aging HLL Menu ini menampilkan report hutang lain-lain berdasarkan aging.

41 2.3.7 Report Aging PLL Menu ini menampilkan report piutang lain-lain berdasarkan aging Report Detail Premium Menu ini menampilkan report premi detail

42 2.3.9 Report Jurnal Auto Sum Menu ini menampilkan Report summary jurnal automatic Report Summary Premi Pada menu Report Summary Premi terdapat beberapa sub menu antara lain: Summary Premi Dari Asuransi Menu ini menampilkan report jumlah premi dari pihak asuransi

43 Summary Premi ke Reasuransi Menu ini menampilkan report jumlah premi untuk pihak reasuransi Summary Komisi Menu ini menampilkan report jumlah komisi

44 2.4 Executive Report Report-Report dibawah ini hanya ditujukan untuk kalangan Board Of Director Report HLL Claim Menu ini menampilkan report hutang lain-lain pada klaim Report HLL Premi Menu ini menampilkan report hutang lain-lain pada sisi premi

45 2.4.3 Summary AR Out With Reas Menu ini menampilkan report hutang pihak cedant kepada pihak broker berdasarkan reasuransi SummaryAPOut - ARCollected Menu ini menampilkan report dimana pembayaran dari pihak cedant ke pihak broker telah diterima namun pembayaran dari pihak cedant ke pihak reasuransi belum dilakukan SummaryAPOutARNotCollected Menu ini menampilkan report dimana pembayaran dari pihak cedant ke pihak broker

46 belum diterima dan pembayaran dari pihak cedant ke pihak reasuransi belum dilakukan SummaryOutClaimCollected Menu ini digunakan untuk menampilkan report klaim yang masih belum dibayar SummaryOutARClaimToReas Menu ini menampilkan report hutang pembayaran klaim yang belum dilakukan oleh pihak reasuransi.

47 2.4.8 SummaryOutAPClaimToReins Menu ini menampilkan report hutang pembayaran klaim yang belum dilakukan oleh pihak broker kepada pihak asuransi.

48 2.4.9 ReportHLLPremiDetail Menu ini menampilkan report hutang lain-lain pada sisi premi secara detail ReportHLLClaimDetail Menu ini menampilkan report hutang lain-lain pada sisi claim secara detail AR Out With Reas Detail Menu ini menampilkan report hutang pihak cedant kepada pihak broker berdasarkan reasuransi secara lebih detail.

49 AP Out AR Collected Menu ini menampilkan report dimana pembayaran dari pihak cedant ke pihak broker telah diterima namun pembayaran dari pihak cedant ke pihak reasuransi belum dilakukan secara lebih detail AP Out AR Not Collected Menu ini menampilkan rincian report dimana pembayaran dari pihak cedant ke pihak broker belum diterima dan pembayaran dari pihak cedant ke pihak reasuransi belum dilakukan.

50