INTEGRASI ENTERPRISE UNTUK FUNGSI AKADEMIK DAN KEUANGAN (STUDI KASUS : YAYASAN PENDIDIKAN ARIYANTI) TESIS

Transkripsi

1 INTEGRASI ENTERPRISE UNTUK FUNGSI AKADEMIK DAN KEUANGAN (STUDI KASUS : YAYASAN PENDIDIKAN ARIYANTI) TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung Oleh TANTI KRISTANTI NIM : Program Studi Magister Informatika INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008

2 ABSTRAK INTEGRASI ENTERPRISE UNTUK FUNGSI AKADEMIK DAN KEUANGAN (STUDI KASUS : YAYASAN PENDIDIKAN ARIYANTI) Oleh TANTI KRISTANTI NIM : Kepemilikan sistem informasi pada suatu perusahaan diharapkan dapat mendukung proses bisnis secara menyeluruh, yang bukan terbatas pada fungsi bisnis tertentu saja namun dapat bermanfaat bagi sejumlah area fungsional. Kecenderungan ini menuntut pada kebutuhan untuk melakukan integrasi terhadap sistem yang berorientasi fungsi agar dapat sejalan dengan proses bisnis. Yayasan Pendidikan Ariyanti (YPA) sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan memiliki sejumlah fungsi bisnis yang ditunjang oleh sistem informasi. Namun dalam perkembangannya, mulai dari pengadaan sampai dengan pengelolaan sistem tersebut dilakukan secara independen oleh sejumlah unit organisasi tanpa memperhatikan kebutuhan bisnis secara menyeluruh sehingga muncul pulau-pulau informasi sebagai dampak dari sistem yang bersifat stovepipe dan tidak mampu berkomunikasi satu sama lain. Integrasi enteprise memberikan jawaban terhadap permasalahan seputar sistem berbeda platform yang tidak dapat memberikan manfaat optimal bagi perusahaan. Untuk dapat memperoleh manfaat bagi bisnis secara menyeluruh, maka sebelum melakukan integrasi, dilaksanakan kegiatan analisis terhadap kondisi enterprise saat ini. Analisis bertujuan untuk memahami keadaan YPA yang sedang berjalan (as-is), dimulai dengan pemodelan bisnis, pengumpulan informasi seputar sistem dan teknologi saat ini yang menghasilkan katalog sumber daya informasi. Pemodelan bisnis dengan menggunakan rantai nilai Porter dan juga Four Stage Life Cycle Business System Planning memungkinkan pemahaman akan area-area fungsional yang dimiliki YPA sehingga arsitektur yang dihasilkan tidak mudah dipengaruhi oleh perubahan lingkungan internal maupun eksternal. Hasil analisis katalog sumber daya informasi mendasari integrasi yang dapat dikelola secara optimal tanpa tergantung pada suatu perkembangan teknologi tertentu. Berdasarkan hasil analisis terhadap kondisi yang sedang berlangsung, maka dapat ditentukan kebutuhan data, aplikasi dan teknologi yang ideal di masa mendatang (to-be). Hasil analisis kondisi as-is yang diperbandingkan dengan kondisi to-be menghasilkan kesenjangan yang dapat memberikan arahan kebijakan untuk dapat melakukan integrasi. i

3 Kesenjangan dilihat dari kelompok data, aplikasi maupun teknologi. Dari hasil evaluasi kesenjangan kelompok data menunjukkan bahwa terdapat 4 entitas data dari keseluruhan 30 entitas data ideal atau % yang belum tersedia pada aplikasi legacy. Jadi % entitas data ideal sebenarnya telah dihasilkan dari aplikasi legacy. Terdapat 5 atau % entitas data acuan (master) yang dihasilkan secara berulang oleh sejumlah aplikasi legacy. Sedangkan % entitas-entitas lainnya dikelola secara mandiri oleh unit-unit organisasi sehingga memiliki beragam format dan tidak terintegrasi. Hal ini tentu saja merepotkan pengelolaan sistem karena data yang sama dibuat secara berulang-ulang (terjadi redundansi). Dari hasil evaluasi kesenjangan kelompok aplikasi menunjukkan bahwa terdapat 4 aplikasi dari total 29 aplikasi atau % yang termasuk ke dalam pengembangan baru, yaitu aplikasi yang berhubungan dengan aplikasi promosi dan pengelolaan Bursa Kerja Khusus (BKK). Sedangkan aplikasi lain sebesar % dipertahankan atau dimodifikasi dari aplikasi lama (legacy) dengan melakukan integrasi. Dari hasil evaluasi kesenjangan kelompok teknologi menunjukkan bahwa teknologi yang ada masih dapat digunakan dengan optimalisasi pemanfaatan jaringan internet, pengaturan beban kerja server dan pemilihan teknologi middleware. Integrasi juga dipicu oleh pengendali-pengendali dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Pengendali dan kebutuhan bisnis yang memicu diperlukannya integrasi di YPA adalah peningkatan perolehan manfaat kompetitif bagi bisnis, efisiensi dan layanan bagi konsumen internal dan eksternal YPA. Pembentukan arsitektur integrasi meliputi integrasi teknis, layanan, informasi dan proses bisnis. Hasil dari arsitektur ini kemudian digunakan sebagai landasan bagi pembuatan strategi implementasi integrasi. Kata kunci : integrasi enterprise, perencanaan arsitektur enterprise. ii

4 ABSTRACT ENTERPRISE INTEGRATION FOR ACADEMIC AND FINANCIAL FUNCTION (CASE STUDY : YAYASAN PENDIDIKAN ARIYANTI) By TANTI KRISTANTI NIM : Ownership of information system at one particular company is expected to support their totally business process, which is not limited to just certain business function but can give benefit to a number of functional areas. This tendency claim to the requirements to integrate the function oriented system in order to make them in line with business process. Yayasan Pendidikan Ariyanti as educational institution has also a number of business function supported by information system. But in its growth, management of the system is conducted independently by a number of organizational unit regardless of business requirement so that emerging islands of information system as impact from the system that having stovepipe character and unable to communicate one with another. Enterprise integration is the answer for the problems resulted from the system that has differ platform which cannot give optimal benefit to company. To be able to obtain holistic benefit for business, hence integration project will preceded by analysis activities to capture enterprise present condition. Analysis is aimed to understand YPA current condition (as-is), started with business modeling, defines what is in place today for application system and supporting technology that result information resource catalog. Business modeling by using Porter Chain Value as well as Four Stage Life Cycle Business System Planning is expected to understand functional areas owned by YPA so that yielded architecture that is not impressionable by internal and external changing environment. Information resource catalog analysis constitute integration project that can be manage in an optimal fashion without depending on certain technology. Pursuant to result of analysis from current condition, hence major kinds of data, technology and application for future needs can be determined (tobe). As-is analysis and to-be definition will result some gaps that constituting policies for integration project. The gaps that generated from as-is analysis and to-be definition are grouped as data, technology and application integration policies. From data group gaps evaluation indicates that there are 4 data entities from entirety 30 ideal data entities or about % that are not made available at legacy applications yet. In fact, about % ideal data entities have been yielded from legacy applications. iii

5 There are 5 or about % redundancy master data entities that resulted by number of legacy applications. While % data entities managed locally by organization units so that the system have differ format and are not integrated. This matter of course will disturb management of the system because the data which is in fact must have same meaning are produced repeatedly (this is what we call redundancy). From application group gaps evaluation indicates that there are 4 applications from total 29 applications or about % which are need new development. That applications are related to promotion application and management of Bursa Kerja Khusus (BKK). While other applications or about % are retained or modified from legacy applications by integrating them. From technological group gaps evaluation indicates that existing technology is admit of to be used with optimization of internet network, arrangement of server work load and choosing appropriate middleware. Integration is also triggered by business drivers and requirements. The business drivers and requirements which are triggering the needing of integration project in YPA are the needs to increase business efficiency and competitiveness and to improve customer satisfaction for both internal and external customer of YPA. Integration architecture development covers technical, service, information and business process integration. The result from this architecture then are used as basis for integration implementation strategy. Keywords : enterprise integration, enterprise architecture planning. iv

6 INTEGRASI ENTERPRISE UNTUK FUNGSI AKADEMIK DAN KEUANGAN (STUDI KASUS : YAYASAN PENDIDIKAN ARIYANTI) Oleh TANTI KRISTANTI NIM : Program Studi Magister Informatika Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung Menyetujui, Tanggal :... Pembimbing Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D. v

7 PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung. vi

8 KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rakhmat dan karunia- Nya penulis dapat menyelesaikan tesis ini. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tesis ini masih memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu, segala kritik dan saran akan menjadi penyempurna bagi tesis ini. Penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu terselesaikannya tesis ini, yaitu : 1. Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D, selaku pembimbing tesis, terima kasih atas segala dukungan dan kesediaan Bapak dalam membimbing penulis hingga tesis ini terselesaikan. 2. Ibu Dra. Harlili, MT, Ibu Dra. Christine Suryadi, MT dan Ibu Dr. Eng. Ayu Purwanti, ST., MT. selaku dosen penguji seminar, pra sidang dan sidang, terima kasih atas masukan dan bimbingan Ibu. 3. Bapak Ir. Husni S. Sastramihardja, MT, selaku Dosen Wali Program Studi Magister Informatika Jalur Sistem Informasi Angkatan 2006 dan dosen tesis, terima kasih atas kesabaran dan pembinaan Bapak. 4. Ibu Hj. Dewi Irawati S. Pong-Permadhi, B.Sc. selaku Direktur Akademi Sekretari Manajemen Ariyanti, terima kasih atas segala dukungan Ibu. 5. Jajaran manajemen dan staf di Yayasan Pendidikan Ariyanti, terima kasih atas segala bantuannya. 6. Dosen-dosen STEI ITB yang telah membimbing penulis selama mengikuti perkuliahan di jalur Sistem Informasi STEI ITB. 7. Staf TU, staf DukTek, dan staf perpustakaan ITB yang telah banyak membantu. 8. Orang tua, adik-adik dan saudara-saudara atas doa restu dan dukungannya. 9. Sahabat-sahabat dan teman-teman dekat yang mendukung penulis selama ini. vii

9 10. Teman-teman Program Studi Magister Informatika Jalur Sistem Informasi Angkatan 2006 (Alivia, Fitri, Mirza, Pak Teguh, Pak Tamsir, Pak Otong, Gansara, Saron, Wibawa, Rizal, Eva, Diana, Teh Frita, Made, Edwin, Pak Estiyan, Tien), terima kasih atas kekompakan dan kebersamaan yang indah. 11. Teman-teman Program Studi Magister Informatika Angkatan 2006 Jalur RPL dan Program Studi Magister Informatika Angkatan 2005 yang telah membantu, memberi masukan dan dukungan. 12. Pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima kasih atas segala bentuk dukungan dan bantuan selama menyelesaikan tesis ini. Semoga segala bantuan dan dukungan mendapatkan balasan yang berlimpah dari Tuhan Yang Maha Esa. Amin. Bandung, Juni 2008 Penulis viii

10 DAFTAR ISI ABSTRAK... i ABSTRACT... iii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR LAMPIRAN... xiii DAFTAR GAMBAR DAN ILUSTRASI... xiv DAFTAR TABEL... xvi Bab I Pendahuluan... 1 I.1 Latar Belakang... 1 I.2 Rumusan Masalah... 4 I.3 Tujuan... 4 I.4 Batasan Masalah... 4 I.5 Kegunaan Hasil... 5 I.6 Metodologi... 5 I.7 Sistematika... 6 Bab II Tinjauan Pustaka... 7 II.1 Definisi Integrasi Enterprise... 7 II.2 Macam-macam Proyek EI... 7 II.3 Road Map Integrasi... 8 II.3.1 Pengendali dan Kebutuhan Bisnis... 9 II.3.2 Strategi Integrasi Enterprise II.3.3 Arsitektur Integrasi Enterprise II Penilaian Lingkungan Integrasi Saat Ini II Arsitektur Integrasi Teknis II Arsitektur Integrasi Layanan II Arsitektur Integrasi Informasi II Arsitektur Integrasi Proses Bisnis II.4 Enterprise Architecture Planning ix

11 II.4.1 Pengertian Enterprise Architecture Planning II.4.2 Manfaat Enterprise Architecture Planning II.4.3 Komponen Enterprise Architecture Planning II Planning Initiation II Business Modeling II Current Systems and Technology Architecture II Data Architecture II Applications Architecture II Technology Architecture II Implementation Plan II.5 Value Chain II.6 Four Stage Life Cycle Business System Planning (BSP) Bab III Analisis Kondisi Enterprise III.1 Analisis Kondisi Saat Ini (As-is) III.1.1 Inisiasi Perencanaan III Ruang Lingkup dan Sasaran III Visi III Metodologi III.1.2 Pemodelan Bisnis III Struktur Organisasi III Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis YPA III Identifikasi Area-area Fungsional Utama III Dekomposisi Area-area Fungsional III Relasi Antara Fungsi-Fungsi Bisnis dengan Unit-unit Organisasi III.1.3 Arsitektur Sistem dan Teknologi Saat Ini III Aplikasi Legacy III Platform Teknologi III Relasi Aplikasi dengan Fungsi-fungsi Bisnis III Relasi Aplikasi dengan Platform Teknologi III.1.4 Hasil Analisis Kondisi YPA Saat Ini III.2 Menentukan Kebutuhan Arsitektur Mendatang (To-be) x

12 III.2.1 Arsitektur Data III Kandidat Entitas Data III Definisi Entitas, Atribut dan Relasi III Relasi Entitas dengan Fungsi Bisnis III.2.2 Arsitektur Aplikasi III Kandidat Aplikasi III Definisi Aplikasi III Relasi Aplikasi dengan Fungsi III.2.3 Arsitektur Teknologi III.3 Pengendali dan Requirement Bisnis untuk Integrasi Enterprise Bab IV Pembentukan Arsitektur Integrasi IV.1 Mengevaluasi Gap Diantara Kondisi As-is dan To-be IV.1.1 Perbandingan Data IV.1.2 Perbandingan Aplikasi IV.1.3 Perbandingan Teknologi IV.2 Pembentukan Arsitektur Integrasi Teknis IV.2.1 Requirement Arsitektur Integrasi IV.2.2 Tipe-tipe Integrasi IV.2.3 Layanan dan Teknologi Integrasi IV.2.4 Penentuan Komponen Data yang Diintegrasikan IV Katalog Data IV Skema Basis Data IV Penentuan Teknologi Integrasi Aplikasi IV Integrasi Level Data IV Tipe Middleware IV Model Middleware IV Topologi Integrasi Aplikasi IV.3 Arsitektur Integrasi Layanan IV.3.1 Business Events IV.3.2 Layanan IV.4 Arsitektur Integrasi Informasi IV.4.1 Context Diagram xi

13 IV.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level IV.4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Dekomposisi Proses 1 Pengelolaan PMB IV.4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Dekomposisi Proses 2 Pengelolaan Kegiatan Akademik IV.4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Dekomposisi Proses 3 Pengelolaan Wisuda IV.4.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 3 Dekomposisi Proses 2.6 Pengelolaan Jadwal IV.5 Arsitektur Integrasi Proses Bisnis IV.6 Strategi Integrasi Bab V Penutup V.1 Kesimpulan V.2 Saran DAFTAR PUSTAKA xii

14 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A (Profil Yayasan Pendidikan Ariyanti) Lampiran B (Dekomposisi Fungsi Bisnis Utama Menjadi Sub Fungsi) Lampiran C (Matriks Fungsi - Organisasi) Lampiran D (Information Resource Catalog) Lampiran E (Deskripsi Aplikasi) Lampiran F (Katalog Data) Lampiran G (Spesifikasi Arsitektur Integrasi Teknis) Lampiran H (Spesifikasi Arsitektur Integrasi Layanan) Lampiran I (Spesifikasi Arsitektur Integrasi Informasi) Lampiran J (Spesifikasi Arsitektur Integrasi Proses) Lampiran K (Spesifikasi Implementasi Integrasi Aplikasi) Lampiran L (Spesifikasi Implementasi Integrasi Informasi) Lampiran M (Spesifikasi Implementasi Integrasi Composite Application) Lampiran N (Spesifikasi Implementasi Integrasi Proses) xiii

15 DAFTAR GAMBAR DAN ILUSTRASI Gambar II.1 Road Map Integrasi (4)... 9 Gambar II.2 Domain Arsitektur Integrasi Enterprise (4) Gambar II.3 Membangun Enterprise Architecture (14) Gambar II.4 Enterprise Architecture Planning (19) Gambar II.5 Komponen Enterprise Architecture Planning (11) Gambar II.6 Value Chain (13) Gambar II.7 Four Stage Life Cycle (7) Gambar III.1 Flowchart Analisis Enterprise Gambar III.2 Inisiasi Perencanaan (11) Gambar III.3 Pemodelan Bisnis (11) Gambar III.4 Aktivitas Antar Unit Organisasi Gambar III.5 Rantai Nilai YPA Gambar III.6. Matriks Fungsi Organisasi Gambar III.7 Sistem dan Teknologi Saat Ini (11) Gambar III.8 Matriks Aplikasi Fungsi Bisnis Gambar III.9 Matriks Aplikasi Platform Teknologi Gambar III.10 Aplikasi Tidak Dapat Saling Berbagi Pakai Data dan Informasi.. 52 Gambar III.11 Arsitektur Data (11) Gambar III.12 E-R Diagram Gambar III.13 Matriks Entitas Fungsi Gambar III.14 Arsitektur Aplikasi (11) Gambar III.15 Skema Arsitektur Aplikasi Gambar III.16 Matriks Aplikasi Fungsi Gambar III.17 Arsitektur Teknologi (11) Gambar III.18 Konfigurasi Teknologi Gambar III.19 Arsitektur Sistem Bisnis Gambar III.20 Matriks Teknologi Fungsi Gambar III.21 Matriks Teknologi Aplikasi Gambar III.22 Penetapan Pengendali dan Kebutuhan Bisnis (4) xiv

16 Gambar IV.1 Tahapan Pembentukan Arsitektur Integrasi Gambar IV.2 Gap Data Gambar IV.3 Gap Aplikasi Gambar IV.4 Arsitektur Integrasi Teknis (4) Gambar IV.5 Tipe-tipe Enterprise Application Integration (9) Gambar IV.6 Integrasi Level Data (9) Gambar IV.7 API Penghubung dengan Sumber Daya (9) Gambar IV.9 Fungsi Database-Oriented Middleware (9) Gambar IV.10 Integrasi Level Data Kasus YPA Gambar IV.11 Arsitektur Integrasi Layanan (4) Gambar IV.12 Arsitektur Integrasi Informasi (4) Gambar IV.13 Context Diagram Gambar IV.14 DFD Level Gambar IV.15 DFD Level 2 Dekomposisi Proses Gambar IV.16 DFD Level 2 Dekomposisi Proses Gambar IV.17 DFD Level 2 Dekomposisi Proses Gambar IV.18 DFD Level 3 Dekomposisi Proses Gambar IV.19 Arsitektur Integrasi Proses Bisnis (4) Gambar IV.20 Integrasi Proses Bisnis Gambar IV.21 Matriks Aplikasi Entitas Gambar IV.22 Matriks Aplikasi Entitas xv

17 DAFTAR TABEL Tabel III.1 Dekomposisi Fungsi Utama Menjadi Sub Fungsi Tabel III.2 Platform Teknologi Tabel III.3 Kandidat Entitas Data Tabel III.4 Daftar Kandidat Aplikasi Tabel III.5 Deskripsi Aplikasi Tabel III.6 Prinsip-prinsip Teknologi Tabel III.7 Pengendali-pengendali Bisnis YPA Tabel IV.1 Dampak Kandidat Aplikasi Tabel IV.2 Tipe-tipe Integrasi Tabel IV.3 Business Events Tabel IV.4 Layanan Tabel IV.5 Urutan Aplikasi Tabel IV.6 Strategi Integrasi xvi