PENERAPAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING UNTUK PERENCANAAN PENGINTEGRASIAN PENGELOLAAN PROSES BISNIS (STUDI KASUS: PANGREUREUHAN TASIKMALAYA)

Transkripsi

1 PENERAPAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING UNTUK PERENCANAAN PENGINTEGRASIAN PENGELOLAAN PROSES BISNIS (STUDI KASUS: PANGREUREUHAN TASIKMALAYA) Ridwan Tresna Nugraha, Aradea, M.T., Nurul Hiron, S.T. Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi Tasikmalaya ABSTRACT Implementation information system in company is one way to win the tight competition and make information as resource that must be managed appropriately. The first step in building information system is make planning. The strategical plan arrangement is done by using Enterprise Architecture Planning (EAP) methodology. EAP is a process to definite the information system planning architecture and to make the implementation planning of architecture. Pangreureuhan is one of restaurant in Tasikmalaya. It has different concept than other restaurant. Pangreureuhan has had an application but still has a shortage because it has not been integrated. This Application only available at cashier, but it not functioning optimally. The steps done in this observation is planning initiation, business model, recent technology and system,information architecture, data architecture, application architecture, technology architecture, integration information architecture and planning implementation. Keywords: Architecture, Enterprise, Enterprise Architecture, Enterprise Architecture Planning. ABSTRAK Penerapan sistem informasi di suatu perusahaan merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat. Dalam membangun sistem informasi, langkah pertama kita lakukan adalah membuat perencanaan (planning). Penyusunan rencana strategis dilakukan dengan memanfaatkan metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP). EAP didefinisikan sebagai proses mendefinisikan arsitektur perencanaan sistem informasi serta membuat rencana pengimplementasian dari arsitektur tersebut. Pangreureuhan merupakan salah satu rumah makan di Tasikmalaya yang mempunyai konsep yang berbeda dengan rumah makan lainnya. Pangreureuhan telah memiliki aplikasi namun masih memiliki kekurangan karena belum terintegrasi. Selain itu aplikasi ini juga hanya terdapat di bagian kasir rumah makan, itupun tidak berfungsi secara maksimal. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah berupa inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, sistem dan teknologi saat ini, arsitektur informasi, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, arsitektur integrasi informasi dan rencana implementasi. Kata Kunci: Arsitektur, Enterprise, Arsitektur Enterprise, Perencanaan Arsitektur Enterprise. 1. PENDAHULUAN Pangreureuhan telah memiliki aplikasi namun masih memiliki kekurangan karena belum terintegrasi. Selain itu aplikasi ini juga hanya terdapat di bagian kasir rumah makan, itupun tidak berfungsi secara maksimal, misalkan pada aplikasi tersebut ada form untuk data penjualan, data pembelian tetapi form tersebut tidak bisa digunakan. Jadi aplikasi yang ada hanya bisa digunakan untuk membuat laporan akhir keuangan saja. Di bagian lainnya pun masih manual. Dengan kondisi tersebut, maka Pangreureuhan membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat membantu dalam menjalankan fungsi organisasi tersebut. Oleh karena itu dilakukan penelitian mengenai Penerapan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Pengintegrasian Pengelolaan Proses Bisnis (Studi Kasus: Pangreureuhan Tasikmalaya) yang dapat membantu dalam perencanaan pembangunan sistem informasi di Pangreureuhan khusunya pada bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan 1 keuangan sehingga tidak ada lagi pendataan secara manual. Batasan masalah untuk penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Ruang lingkup penelitian dibatasi hanya pada bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan. 2. Fungsi bisnis yang dimodelkan hanya fungsi yang terdapat pada rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan sesuai dengan fungsi bisnis yang terdapat pada struktur organisasi di Pangreureuhan. 3. Penelitian ini hanya dibatasi pada perencanaan arsitektur sistem informasi untuk integrasi bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan dengan menggunakan metodologi EAP (Enterprise Architecture Planning) yang hanya meliputi arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi dengan membuat blue-print kebutuhan data, aplikasi, dan teknologi secara konseptual.

2 Adapun Tujuan penelitian yang ingin dicapai diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan proses bisnis yang terjadi di bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan. 2. Membuat perencanaan arsitektur enterprise untuk integrasi bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan sesuai dengan proses bisnis yang ada. II. LANDASAN TEORI A. Proses Bisnis Menurut Davenport (1993) proses bisnis dapat diartikan sebagai aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output. B. Peranan Sistem Informasi dalam Proses Bisnis Sistem informasi dalam proses bisnis mempunyai 3 tugas utama, yaitu: 1. Mendukung kegiatan - kegiatan usaha / operasional dari proses bisnis. 2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen 3. Mendukung persaingan keuntungan strategis Beberapa sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi. C. Arsitektur Enterprise Menurut Surendro (2009) arsitektur enterprise adalah kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendesain dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa arsitektur enterprise merupakan cara untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, operasional bisnis, otomasi, hingga infrastruktur teknologi informasi pendukungnya. A. Enterprise Architecture Planning Spewak (1992) menyatakan bahwa Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Komponen EAP dapat digambarkan sebagai berikut: Gambar 1. Komponen dan Lapisan Perencanaan Arstitektur Enterprise (Surendro, 2009) a. Tahap 1 Tahap pertama adalah inisiasi perencanaan (Planning Initiation). b. Tahap 2 Lapisan ini mencakup 2 komponen yaitu: 1. Pemodelan Bisnis 2. Sistem dan Teknologi Saat Ini c. Tahap 3 Lapisan ini mencakup 3 komponen yaitu: 1. Arsitektur Data Arsitektur data bertujuan mendefinisikan data yang akan dipakai untuk mengembangkan dan membangun arsitektur aplikasi. 2. Arsitektur Aplikasi Tujuan dari pembuatan arsitektur aplikasi adalah untuk mendefinisikan aplikasi-aplikasi utama yang diperlukan untuk mengatur data dan mendukung fungsi bisnis dari organisasi tersebut. 3. Arsitektur Teknologi Pada tahap ini yang akan didefinisikan adalah bagaimana penerapan teknologi terhadap aplikasi yang telah didefinisikan. d. Tahap 4 Pada tahap ini dilakukan rencana implementasi /migrasi. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis, dapat digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward. Gambar 2. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi (Surendro, 2009) 2

3 D. METODOLOGI A. Metodologi EAP Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan pendekatan yang dibuat oleh Spewak (1992) untuk membangun arsitektur enterprise dengan berdasarkan dorongan data dan dorongan bisnis. tahapan-tahapan EAP adalah sebagai berikut: 1. Inisiasi Perencanaan 2. Pemodelan Bisnis 3. Sistem dan Teknologi Saat Ini 4. Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi, Dan Arsitektur Teknologi Pada bab ini dijelaskan mulai dari tahapan Inisiasi Perencanaan, Pemodelan Bisnis, Sistem dan Teknologi Saat Ini. Namun pada tahapan Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi dijelaskan pada bab selanjutnya. B. Inisiasi Perencanaan 1. Ruang Lingkup dan Sasaran Bumi pangreureuhan membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat membantu dalam menjalankan fungsi perusahaan. Rumah Makan Pangreureuhan telah memiliki aplikasi namun masih memiliki kekurangan karena belum terintegrasi. Selain itu aplikasi ini juga hanya terdapat di bagian kasir rumah makan, itupun tidak berfungsi secara maksimal. Dengan demikian Rumah Makan Pangreureuhan membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat membantu dalam menjalankan fungsi organisasi tersebut. Diantaranya sistem informasi pada bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan yang nantinya saling terintgrasi. C. Pemodelan Bisnis 1. Identifikasi Fungsi Bisnis Untuk mengidentifikasi fungsi bisnis ini dilakukan dengan beberapa cara: a. Analisis Rantai Nilai Pendukung Utama Pendukung Infrastruktur Manajemen Sumber Daya Pengembangan Teknologi Pengadaan Barang Penanganan Masukan - Konsumen Pengelolaan - Pengelolaan Rumah Makan - Pengelolaan Penyewaan - Pengelolaan Hotel Bagian Keuangan Bagian Kepegawaian Bagian IT Bagian Perlengkapan dan Umum Penanganan Keluaran Pemasaran & Penerapan Pemantauan & Layanan - Keuntungan - Pemasaran Pelayanan - Laporan-Laporan Konsumen implementasi TI dari masing-masing proses bisnis tersebut, maka diperoleh 60 buah proses bisnis. 9 proses bisnis yang sudah menggunakan implementasi TI (15%) dan 51 proses bisnis yang masih manual (85%). D. Sistem dan Teknologi Saat Ini Saung 1 Saung 2 Kasir R.Makan Saung 3 Kolam Ikan Saung 4 Parkir Area Family Karoke Lobi Kamar Utama R. Kontrol Kamar 1 Kamarr 2 Kamar 3 Kamar 4 Masjid Stok Kamar 5 Kamar 6 Kamar 7 Gambar 4. Skema Jaringan Komputer Dari Gambar 4 tersebut terlihat bahwa di Bumi Pangreureuhan untuk mengakses jaringan internet hanya memanfaatkan modem yang dipasang di komputer di kasir dan di ruang kontrol. Terdapat 2 buah komputer, komputer yang pertama digunakan di bagian kasir. Komputer ini digunakan untuk membuat laporan-laporan keuangan rumah makan. Pada komputer ini terdapat aplikasi Acosys untuk pengolahan data penjualan dan pembelian, tapi aplikasi ini tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Sedangkan untuk komputer yang lain, disimpan di ruang kontrol. E. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Arsitektur Informasi Pada Arsitektur informasi digambarkan matrik hubungan proses bisnis dan kelas data seperti pada gambar 5, area antar proses bisnis dan kelas data pada gambar 6 kemudian pemetaan ulangnya pada gambar 7. Dapur Gambar 3. Analisis Rantai Nilai b. Siklus Hidup Sumber Daya/Produk Pada Analisis siklus hidup sumber daya/produk telah teridentifikasi fungsi bisnis Pengelolaan rumah makan, pengelolaan penyewaan gedung, pengelolaan hotel dan pengelolaan keuangan. Masing-masing fungsi bisnis tersebut mempunyai proses-proses bisnis. c. Fungsi Bisnis dan Unit Organisasi Dari hasil identifikasi hubungan fungsi bisnis dan unit organisasi kemudian diidentifikasi status 3

4 B. Arsitektur Data Dari hasil pengidentifikasian analisis gap data diperoleh 54 kandidat entitas, entitas yang dilakukan pengembangan baru adalah 42 (77,8%), dilakukan kostumisasi sejumlah 8 entitas (14,8%), dan dilakukan pengintegrasikan sejumlah 4 buah entitas (7,4%). C. Arsitektur Aplikasi Dari hasil pengidentifikasian analisis gap aplikasi diatas, terdapat 39 kandidat aplikasi, yang dilakukan pengembangan baru adalah 25 aplikasi (64,1%) dilakukan kostumisasi sejumlah 10 aplikasi (25,6%), dan dilakukan pengintegrasikan sejumlah 4 aplikasi (10,3%). Gambar 5 Hubungan Proses Bisnis dan kelas Data D. Arsitektur Teknologi 1. Konseptual Arsitektur Jaringan Enterprise Internet Backbone Router Switch Switch Kasir R.Makan Rm Makan Saung 4 Hotel Kamar Utama Lobi Saung 1 Kamar 1 Saung 2 Kolam Ikan Kamarr 2 Family Karoke Kamar 3 Saung 3 Kamar 4 Stok R. Server R. Kontrol Kontrol Kamar 5 Kamar 6 Kamar 7 Dapur Parkir Area Masjid Gambar 6 Area Proses Bisnis dan Kelas Data Gambar 8. Konseptual Arsitektur Jaringan Enterprise Konseptual arsitektur jaringan enterprise yang diusulkan adalah pada setiap bagian memakai sebuah computer. Pegawai hotel dan penyewaan gedung tidak lagi harus mencatat data secara manual. Topologi yang diusulkan adalah memakai topologi star. Dengan topologi ini manajemen jaringannya lebih tertata dengan baik. Selain itu diusulkan juga menggunakan server. Gambar 7 Pemetaan Ulang 4

5 2. Konseptual Arsitektur Sistem Bisnis DATABASE Server Aplikasi Data Anggaran Informasi Data Makanan Data Makanan Informasi Data Minuman Data Minuman Informasi Data Tempat Makan Data Bahan Baku Informasi Data Paket Penyewaan Data Supplier Informasi Data Anggaran Hotel Data Tempat Makan Informasi Data Fasilitas Hotel Data Stok Pegawai Rumah Makan Informasi Data Peraturan Hotel Data Sarana dan Prasarana Informasi Data Kamar Hotel Data Konsumen Informasi Data Kebutuhan Hotel Data Pemesanan Informasi Data Tamu Data Pembayaran Informasi Data Booking Informasi Data Penyewaan Data Event-Event Informasi Data Penginapan Informasi Data Paket Penyewaan Data Laporan Pembelian Informasi Data Layanan Tamu Informasi Data Tamu Hotel Data Laporan Penjualan Informasi Data Pembayaran Informasi Data Penginapan Informasi Data Event-Event Hotel Informasi Data Anggaran Informasi Data Fasilitas Tambahan Informasi Data Makanan Informasi Data Laporan Hotel Informasi Data Minuman Informasi Data Evaluasi Karyawan Hotel Informasi Data Bahan Baku Informasi Data Supplier Informasi Data Tempat Makan Informasi Data Stok Informasi Data Sarana dan Prasarana Informasi Data Konsumen Informasi Data Pemesanan Informasi Data Pembayaran Informasi Data Event-Event Informasi Data Laporan Pembelian Informasi Data Laporan Penjualan Informasi Data Makanan Sistem Informasi Informasi Data Minuman Pangreureuhan Informasi Data Fasilitas Hotel Informasi Data Kamar Hotel Informasi Data Anggaran Informasi Data Fasilitas Informasi Datra Paket Penyewaan Informasi Data Peraturan Penyewaan Informasi Data Promosi Informasi Data Kebutuhan Informasi Laporan Pembelian Informasi Data Konsumen Penyewaan Informasi Laporan Penjualan Informasi Data Penyewaan Informasi Laporan Hotel Informasi Data Pembayaran Informasi Laporan Informasi Data Lapotan Data Anggaran Informasi Data Anggaran Informasi Data Evaluasi Karyawan Data Fasilitas Informasi Data Pengesahan Anggaran Datra Paket Penyewaan Informasi Data Pendapatan Data Peraturan Penyewaan Informasi Data Pengeluaran Data Promosi Informasi Data Dana Operasional Pegawai Penyewaan Data Kebutuhan Informasi Data Gaji Data Konsumen Penyewaan Informasi Data Piutang Data Penyewaan Informasi Data Laporan Akhir Keuangan Rumah Makan Data Pembayaran Informasi Data Laporan Akhir Keuangan Hotel Data Lapotan Informasi Data Laporan Akhir Keuangan Data Evaluasi Karyawan Data Anggaran Data Pengesahan Anggaran Data Pendapatan Data Pengeluaran Data Dana Operasional Data Gaji Data Piutang Data Laporan Akhir Keuangan Rumah Makan Data Laporan Akhir Keuangan Hotel Data Laporan Akhir Keuangan Pegawai Hotel Data Anggaran Hotel Data Fasilitas Hotel Data Peraturan Hotel Data Kamar Hotel Data Kebutuhan Hotel Data Tamu Data Booking Data Penginapan Data Layanan Tamu Data Pembayaran Data Event-Event Hotel Data Fasilitas Tambahan Data Laporan Hotel Data Evaluasi Karyawan Hotel Informasi Data Konsumen Informasi Data Pemesanan Data Konsumen Informasi Data Booking Data Pemesanan Informasi Data Penginapan Data Booking Informasi Data Penyewaan Data Penginapan Informasi Data Menu Data Penyewaan Informasi Data Tempat Makan Informasi Jumlah Pembayaran Informasi Kamar Hotel Informasi Fasilitas Informasi Fasilitas Hotel Informasi Bukti Pembayaran Hotel Informasi Bukti Pembayaran Penyewaan Informasi Bukti Pembayaran Pemesanan Makanan Konsumen Beg. Keuangan Business Rules Inquiry Update Ad Hoc Information Review Operational Report Review Operational Information Inquiry Operational Information Update Gambar 10. Diagram Konteks Work Station Gambar 9. Konseptual Arsitektur Sistem Bisnis Berdasarkan gambar 9 diatas maka diusulkan untuk membuat 4 buah database yaitu database Rumah Makan, Penyewaan, Hotel, dan Keuangan. Selain itu seperti yang telah dibahas pada konseptual arsitektur jaringan enterprise, diusulkan memiliki server. Pada gambar 9 diatas database terhubung dengan server yang kemudian digunakan untuk aplikasi. 3. Analisis Gap Teknologi Teknologi yang ada di Pangreureuhan masih banyak kekurangannya. Berikut hasil analisis gap teknologi: 1. Topologi jaringan yang dipakai pada saat ini hanya mengandalkan jaringan dari modem yang tersedia. Seharusnya topologi jaringan yang dipakai saat ini adalah topologi star. Jika hanya mengandalkan akses dari modem saja itu sangatlah tidak efektif. 2. Aplikasi yang ada pada saat ini tidak berfungsi sebagai mana mestinya, harusnya semua proses bisnis yang ada dapat berfungsi. E. Arsitektur Integrasi Informasi Integrasi untuk semua aplikasi sangatlah penting karena dengan adanya arsitektur integrasi informasi yang diusulkan maka integrasi untuk semua aplikasi yang ada di Bumi Pangreureuhan dapat berjalan sesuai dengan fungsi bisnisnya masing-masing. V. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Telah dijelaskan proses bisnis yang terjadi di bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan. 2. Telah dibuat perencanaan arsitektur enterprise untuk integrasi bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan sesuai dengan proses bisnis yang ada. 3. Berdasarkan hasil analisis rantai nilai maka diperoleh 4 fungsi bisnis yang ada di Pangreureuhan yaitu pengelolaan rumah makan, hotel, penyewaan gedung dan keuangan yang didalamnya memiliki proses-proses bisnis. 4. Dari hasil pengidentifikasian analisis gap data diatas, diperoleh 54 kandidat entitas, entitas yang dilakukan pengembangan baru adalah 42 (77,8%), dilakukan kostumisasi sejumlah 8 entitas (14,8%), dan dilakukan pengintegrasikan sejumlah 4 buah entitas (7,4%). 5. Dari hasil pengidentifikasian analisis gap aplikasi diatas, terdapat 39 kandidat aplikasi, yang dilakukan pengembangan baru adalah 25 aplikasi (64,1%) dilakukan kostumisasi sejumlah 10 aplikasi (25,6%), dan dilakukan pengintegrasikan sejumlah 4 aplikasi (10,3%). B. Saran Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian ini adalah: 1. Penelitian ini dihasilkan suatu perencanaan arsitektur enterprise dari bagian rumah makan, penginapan, penyewaan gedung dan keuangan di Pangreureuhan yang dapat dijadikan bahan acuan untuk pembangunan sistem informasi yang sesuai dengan fungsi bisnisnya. Agar arsitektur enterprise dapat mendukung strategi kebijakan dalam perencanaan pengembangan sistem, sebaiknya hasil dokumentasi EAP yang telah dibuat dapat dipahami dan diterima oleh pihak manajemen Pangreureuhan. 5

6 2. Pembangunan sistem informasi dapat dilakukan lebih lanjut dengan menurunkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, arsitektur integrasi yang telah dibangun secara konseptual menjadi rancangan sistem informasi secara terperinci. DAFTAR PUSTAKA Aradea Diktat Kuliah Konsep dan Perancangan Basis Data. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi. Aradea Diktat Kuliah Pengembangan Sistem Informasi. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi. Aradea Panduan Kerja Praktek dan Tugas Akhir. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi. Fatansyah Basis Data : Buku Teks Ilmu Komputer. Bandung: CV Informatika. Harry, R.H Pemodelan Arsitektur Enterprise Untuk Integrasi Fungsi Akademik dan Keuangan Menggunakan Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus: Universitas Siliwangi Tasikmalaya). Skripsi, tidak diterbitkan. Tasikmalaya: Fakultas Teknik Universitas Siliwangi. Jogiyanto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi. Kendall and Kendall Systems Analysis and Design, Fifth Edition. Prentice-Hall International : Pearsons Education, Inc. Surendro K Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika. Surendro K Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Induk Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika. 6