TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung. Oleh

Transkripsi

1 ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT DALAM MENDUKUNG LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS : PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung Oleh BUDIYONO NIM : Program Studi Magister Informatika SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007

2 ii ABSTRAK ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT DALAM MENDUKUNG LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS : PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN Oleh Budiyono NIM : Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, tidak lepas dari penggunaan teknologi informasi. Hal ini terlihat dari penggunaan teknologi informasi, terutama dalam mendukung aktivitas pelayanan kepada pelanggan. Upaya peningkatan dukungan teknologi informasi, senantiasa dilakukan dan hal ini ditandai dengan adanya pengembangan aplikasi dan adanya perubahan dalam penggunaan sumberdaya TI lainnya. Upaya ini dimaksudkan untuk dapat lebih mendukung dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Berkaitan dengan penerapan atau dukungan layanan TI yang ada saat ini terhadap proses bisnis perusahaan, dilakukan penelitian yang berhubungan dengan tata kelola TI. Penelitian yang dikerjakan ini melakukan analisis terhadap tata kelola TI dan mengembangkan usulan solusi berkaitan dengan tata kelola TI, dengan menggunakan standar COBIT, dengan penekanan pada domain deliver and support (DS), yang merupakan penyampaian sesungguhnya layanan yang diperlukan. Penelitian ini dalam melakukan pengumpulan data, dengan melalui penggunaan kuesioner. Kuesioner yang pertama dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepentingan proses dalam domain DS. Berdasarkan hasil kuesioner tersebut, kemudian dilakukan analisis untuk mengetahui tingkat kebutuhan pada semua proses dalam domain DS dan dilanjutkan untuk mengetahui prioritas proses TI. Tahap berikutnya adalah melakukan penilaian tingkat maturity proses TI. Penilaian ini berdasarkan dukungan data yang diperoleh melalui penggunaan kuesioner kedua untuk maksud tersebut. Tingkat maturity yang dinilai tersebut adalah kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan dari proses TI yang dianggap paling penting. Kedua kondisi yang diperoleh ini diperlukan untuk mengetahui gap yang terjadi dan untuk keperluan penentuan sasaran perbaikan. Tahap terakhir adalah mengembangkan suatu solusi yang akan mengidentifikasi tindakan atau langkah yang perlu dilakukan untuk pencapaian sasaran perbaikan.

3 iii Berdasarkan hasil kuesioner, dapat diketahui bahwa pada dasarnya semua proses TI (13 proses TI) pada domain DS dibutuhkan untuk dapat diterapkan, hal ini ditandai dengan hasil penilaian yang tinggi pada pilihan 4 (penting), dan 5 (sangat penting) pada masing-masing proses TI. Hasil lebih lanjut menunjukkan bahwa proses DS11, merupakan proses TI yang dipandang paling penting, hal ini karena proses ini mempunyai penilaian tertinggi. Hasil pengukuran tingkat maturity proses DS11 tersebut, menunjukkan tingkat maturity proses tersebut, untuk kondisi saat ini adalah 2 (repeatable but intuitive), sedangkan tingkat maturity proses DS11 untuk kondisi yang diharapkan adalah 4 (managed and measurable). Hasil ini menunjukkan adanya gap yang terjadi. Dengan adanya gap tersebut, maka perlu dilakukan penentuan sasaran perbaikan. Sasaran pertama adalah pencapaian tingkat maturity proses pada tingkat 3 (defined process). Sedangkan sasaran kedua adalah pencapaian tingkat maturity proses pada tingkat 4 (managed and measurable). Berdasarkan penentuan sasaran perbaikan tersebut, dikembangkan suatu solusi yang perlu dilakukan, yang mengusulkan tindakan yang diperlukan untuk pencapaian sasaran, target pencapaian kinerja proses serta tata kelola TI pada DS11. Tindakan yang perlu dilakukan untuk menutupi gap tersebut sudah diuraikan dalam penelitian ini. Tindakan yang diusulkan tersebut dilakukan terhadap setiap atribut maturity dan hal ini dilakukan secara bertahap. Tahap pertama adalah pencapaian tingkat maturity dari tingkat 2 menuju ke tingkat 3, sedangkan tahap kedua adalah pencapaian tingkat maturity dari tingkat 3 ke tingkat 4. Pengukuran terhadap indikator, baik KPI maupun KGI, perlu dilakukan untuk mengetahui perkembangan peningkatan proses yang terjadi serta untuk melakukan evaluasi pada proses tersebut. Kata kunci : Tata kelola TI, COBIT, Proses TI, Maturity

4 iv ABSTRACT ANALYZING THE INFORMATION TECHNOLOGY GOVERNANCE USING COBIT FRAMEWORK IN SUPPORTING INFORMATION TECHNOLOGY SERVICES CASE STUDY : PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN by Budiyono NIM : PT PLN ( Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, uses information technology to support its business processes. This can be seen from the information technology usage, especially in supporting service activities to customers. The effort to improve information technology support, is always be done and this is shown by the development of applications and changes in the usage of IT resources. This effort is meant to be able to better support the improvements in services to customers. Related to the application or support of current existing IT services to business processes of the company, this research is performed related to IT governance. This research is performed to analize the IT Governance and to propose a solution related to IT Governance, by using COBIT standard, focusing on the Deliver and Support (DS) domain, that is concerned with the actual delivery of required services. This research is performed by doing data collection, using questionnaires. The first questionnaire is to know the importance level of IT processes in DS domain. Based on the questionnaire result, an analysis is performed to know the level of needs in all of the IT processes on DS domain, then to know the priority of the processes. Next phase is to assess the maturity level of the IT process. This assessment is based on the supporting data which obtained from the second questionnaire made for the purpose. The maturity level assessed are the current condition and the expected condition of the most important IT process. Both conditions are needed to know the gap that exists and to set the goal for improvement. The last phase is to develop a solution that identifies the action required to achieve the goal for improvement. Based on the questionnaire result, it is recognized that basically all IT processes (13 processes) on DS domain is needed, this is shown by the high assessment results for option 4 (important), and 5 (very important) at each IT process. Further results indicate that one IT process, DS11, is recognized as the most important process because it is the process with the highest level of importance.

5 v The maturity level measurement of IT process DS11 indicates that the level of maturity of the process for the current condition is 2 (repeatable but intuitive), while the expected condition of the maturity level of process DS11 is 4 (managed and measurable). This result indicates the existence of a gap. Because of the gap, an improvement target should be established. The first target is to attain maturity level of 3 of the process (Defined Process), while the second target is to attain maturity level of 4 of the process (Managed and Measurable). Based on improvement target, a solution that needed to be done is developed that propose the needed action to be performed, target for the attainment of process performance and IT governance on DS11. The needed actions to be performed to close over the gap have been elaborated in this research. This action is to be done to each maturity attribute and to be done step by step. First is the attainment from level 2 to level 3, while the second is the attainment from level 3 to level 4 for every maturity attribute. Measuring against some indicators, KPI and KGI, is performed to know the progress of the process, and to evaluate the process. Keywords : IT Governance, COBIT, IT Process, Maturity

6 vi ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT DALAM MENDUKUNG LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS : PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT DAN BANTEN Oleh Budiyono NIM : Program Studi Magister Informatika Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung Menyetujui, Tim Pembimbing Tanggal 22 Juni 2007 Ketua Anggota (Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D) (Nur Ulfa Maulidevi, S.T., M.Sc.)

7 vii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung.

8 viii Dipersembahkan untuk Alia, Reksa dan Khansa

9 ix KATA PENGANTAR Penyusunan tesis merupakan salah satu syarat kelulusan dalam Program Studi Magister Informatika ITB. Penyelesaian penyusunan tesis yang dilakukan, tidak lepas dari kontribusi banyak pihak. Menyadari hal ini, penulis merasa perlu untuk menghaturkan ucapan terima kasih kepada : 1. Manajemen PT PLN (Persero), yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melanjutkan studi di Jenjang Pasca Sarjana, serta manajemen dan staf di PLN DJBB atas dukungan dan dorongan yang diberikan. 2. Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D dan Ibu Nur Ulfa Maulidevi, S.T., M.Sc, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan selama ini. 3. Basuki, Panji, Wisnu dan Aria. 4. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, yang selama ini sudah berperan dalam penyelesaian tesis. Semoga budi baik yang telah diberikan mendapatkan imbalan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Kuasa. Penulis.

10 x DAFTAR ISI ABSTRAK... ii ABSTRACT... iv PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS... vii KATA PENGANTAR... ix DAFTAR ISI... x DAFTAR LAMPIRAN... xi DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR TABEL...xiii Bab I Pendahuluan... 1 I.1 Latar Belakang... 1 I.2 Perumusan Masalah... 3 I.3 Tujuan... 4 I.4 Batasan Masalah... 4 I.5 Kegunaan Hasil... 5 I.6 Metodologi Penelitian... 5 Bab II Tinjauan Pustaka... 6 II.1 Tata Kelola TI... 6 II.2 Framework COBIT... 8 Bab III Profil Perusahaan III.1 Profil Perusahaan III.2 Teknologi Informasi Bab IV Analisis Tata Kelola TI IV.1 Identifikasi Tingkat Kepentingan Proses TI IV.2 Pengukuran Tingkat Maturity Proses Bab V Pengembangan Solusi V.1 Identifikasi Persoalan Terkait dalam Perbaikan Proses V.2 Tindakan yang Diperlukan untuk Perbaikan Proses TI V.3 Usulan Tata Kelola Proses DS Bab VI Kesimpulan Dan Saran VI.1 Kesimpulan VI.2 Saran DAFTAR PUSTAKA... 53

11 xi DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A Kuesioner I : Management Awareness LAMPIRAN B Kuesioner II : Pengukuran Tingkat Kematangan pada Proses Mengelola Data... 58

12 xii DAFTAR GAMBAR Gambar II.1 Framework tata kelola TI (6)... 7 Gambar II.2 Fokus area tata kelola TI (6)... 8 Gambar II.3 COBIT management, control, alignment and monitoring (7) Gambar II.4 Overall COBIT framework (7) Gambar III.1 Struktur organisasi PLN DJBB (10) Gambar III.2 WAN PLN DJBB Gambar IV.1 Pemilihan proses Gambar IV.2 Penilaian proses TI Gambar IV.3 Representasi kondisi saat ini dan yang diharapkan Gambar V.1 Perbaikan proses TI Gambar V.2 Evaluasi Proses Gambar V.3 Sasaran dan metrik pada proses DS

13 xiii DAFTAR TABEL Tabel II.1 Generic maturity model Tabel IV.1 Responden pada pemilihan proses Tabel IV.2 Persentase kebutuhan pada proses Tabel IV.3 Persentase peringkat proses Tabel IV.4 Hasil pengukuran tingkat maturity pada DS