Bab I Pendahuluan I.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 Bab I Pendahuluan I.1 Latar Belakang Informasi telah menjadi salah satu aset yang penting dalam perusahaan, oleh karenanya perusahaan melakukan berbagai upaya untuk dapat mengumpulkan serta mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi kegiatan bisnisnya. Salah satu upaya tersebut adalah dengan membangun sistem informasi yang didukung oleh teknologi informasi. Namun, perusahaan pada umumnya membangun sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI) hanya untuk mendukung fungsi bisnis tertentu, sedangkan suatu perusahaan terdiri atas banyak fungsi bisnis, yang masing-masing fungsi tersebut juga ternyata memerlukan dukungan SI/TI. Tidak jarang, sistem informasi yang dibangun tidak selaras dengan tujuan bisnis secara menyeluruh karena sistem informasi dalam perusahaan seringkali hanya dipandang sekedar pengadaan teknologi yang mampu memenuhi kebutuhan jangka pendek dan untuk mengikuti trend teknologi. Pengembangan sistem yang hanya memperhatikan kebutuhan fungsi tertentu untuk jangka waktu tertentu berakibat pada kepemilikan sejumlah sistem dengan platform yang berbeda-beda baik dari sisi perangkat keras maupun perangkat lunak serta hanya mampu menunjang area fungsional tertentu. Pembangunan dan pengembangan sistem informasi seharusnya sesuai dengan tujuan dan kebutuhan bisnis baik saat ini dan masa mendatang. Hal ini dapat dicapai jika pembangunan dan pengembangan sistem informasi diawali oleh analisa terhadap model bisnis yang dijalankan perusahaan dan sistem yang dimiliki saat ini sehingga kemudian dapat ditentukan kebutuhan akan data, aplikasi dan teknologi yang dapat menunjang bisnis secara menyeluruh. Berdasarkan hasil analisa adanya gap dari sistem yang saat ini digunakan dengan hasil identifikasi kebutuhan ideal maka dapat ditentukan kebijakan pengelolaan SI/TI. 1

2 2 Kondisi bisnis yang kompetitif saat ini memerlukan SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis suatu perusahaan secara menyeluruh, yang bukan terbatas pada fungsi bisnis tertentu saja namun dapat bermanfaat bagi sejumlah area fungsional (across functional areas). Kecenderungan ini menuntut pada kebutuhan untuk melakukan integrasi terhadap sistem yang berorientasi fungsi agar dapat sejalan dengan proses bisnis. Kebutuhan akan integrasi perusahaan/enteprise integration (EI) dikendalikan oleh sejumlah faktor kunci. Pertama, tekanan lingkungan bisnis yang kompetitif yang mengendalikan para manajemen SI/TI untuk dapat memperpendek siklus hidup pengembangan aplikasi dengan cara guna ulang (reuse) layanan aplikasi dan informasi yang telah ada dan bukan dengan menciptakan proses bisnis, layanan aplikasi serta simpanan data yang sama secara berulang-ulang. Kedua, integrasi aplikasi menyediakan manfaat kompetitif bagi perusahaan yang ingin saling berbagi informasi aplikasi baik di dalam perusahaan maupun dengan pihak di luar perusahaan (3). Berdasarkan faktor-faktor kunci itulah, perusahaan mulai melirik integrasi sebagai solusi atas permasalahan seputar sistem yang mereka miliki. Namun, setiap perusahaan memiliki berbagai kepentingan yang terkait dengan integrasi. Perusahaan yang memerlukan integrasi internal terhadap berbagai sistem yang mendukung area-area fungsional yang berbeda dari suatu bisnis akan melakukan integrasi intra-organisasi secara horizontal. Perusahaan yang memerlukan integrasi antara sistem pada tingkatan kontrol dan manajerial yang berbeda dari suatu organisasi akan melakukan integrasi intra-organisasi secara vertikal. Sedangkan perusahaan yang memerlukan integrasi antar sistem dengan perusahaan lain akan melakukan integrasi inter-organisasi. Kecenderungan pengembangan sistem yang hanya diperuntukkan bagi fungsi bisnis tertentu juga terjadi di Yayasan Pendidikan Ariyanti (YPA). YPA sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan memiliki sejumlah fungsi bisnis yang ditunjang oleh SI/TI. Namun dalam perkembangannya, pengelolaan SI/TI ini dilakukan secara independen oleh masing-masing unit organisasi. Setiap unit organisasi melakukan pembelian perangkat keras dan pengembangan perangkat

3 3 lunak pada waktu yang berbeda dan dari vendor yang berbeda. Sebagai contoh adalah aplikasi-aplikasi yang mendukung fungsi akademik dan keuangan yang dibuat oleh sejumlah vendor dan dalam waktu yang berlainan yaitu berkisar dari tahun 1999 sampai dengan tahun Perbedaan pengembang dan tahun pembuatan jelas berdampak pada kepemilikan sejumlah sistem dengan platform yang berbeda-beda, mulai dari perbedaan teknologi perangkat keras, bahasa pemrograman, sistem pengelola basis data, sistem operasi sampai dengan sistem aplikasi penunjang lainnya. YPA sebagai satu kesatuan perusahaan memerlukan integritas data dan informasi dari seluruh fungsi baik fungsi utama yaitu pendidikan maupun fungsi-fungsi pendukung. Namun integritas data dan informasi ini tidak dapat diperoleh melalui sistem yang dimiliki YPA saat ini karena adanya perbedaan platform. Perbedaan platform menyebabkan terjadinya pulau-pulau informasi karena setiap sistem tidak dapat berkomunikasi untuk saling berbagi pakai data dan informasi. Enterprise integration merupakan jawaban terhadap permasalahan yang timbul sebagai akibat munculnya pulau-pulau informasi. Selama beberapa generasi, pengembangan sistem di YPA diarahkan hanya untuk melayani fungsi bisnis tertentu yang berakibat pada adanya stovepipe system di dalam perusahaan. Sistem yang dibangun secara custom built dengan menggunakan data storage serta teknologi pengembangan aplikasi yang tidak standar berdampak luas bagi YPA. Sistem menjadi tidak mampu memberikan landasan bagi business agility dan tidak mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan secara cepat. Penerapan SI/TI ternyata juga tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis (business requirements) secara maksimal dan hal ini baru disadari oleh YPA setelah sistem tersebut diimplementasikan dengan munculnya banyak keluhan terhadap ketidakmampuan sistem dalam memenuhi kebutuhan para pelaku organisasi. Berdasarkan sejumlah permasalahan yang timbul di YPA saat ini sebagai akibat adanya pulau-pulau informasi/ stovepipe system dan mengingat pentingnya integrasi sebagai solusi atas permasalahan tersebut, maka pembahasan tesis ini akan fokus pada pembentukan arsitektur integrasi sistem internal yang bersifat

4 4 enterprise-wide. Pengembangan arsitektur akan menghasilkan cetak biru integrasi yang dapat mendukung proses bisnis secara menyeluruh. I.2 Rumusan Masalah Seperti yang telah diuraikan pada latar belakang, YPA saat ini dihadapkan pada kondisi kepemilikan sistem yang stovepipe sebagai akibat warisan penerapan dan pengelolaan sistem dan teknologi informasi yang tidak dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis dan tidak memperhatikan strategi bisnis secara menyeluruh. Berdasarkan alasan inilah, maka permasalahan yang akan dibahas adalah bagaimana mengembangkan arsitektur enterprise yang terintegrasi di lingkungan Yayasan Pendidikan Ariyanti. I.3 Tujuan Tujuan penelitian adalah menghasilkan arsitektur terintegrasi di lingkungan Yayasan Pendidikan Ariyanti, dengan : 1. Menganalisa kondisi bisnis, sistem informasi dan teknologi informasi saat ini. 2. Menentukan kebutuhan data, aplikasi dan teknologi di masa mendatang. 3. Menetapkan pengendali dan kebutuhan bisnis serta strategi integrasi enterprise. 4. Mengembangkan arsitektur integrasi teknis, layanan, informasi dan proses bisnis. I.4 Batasan Masalah Untuk menghindari pembahasan di luar tujuan yang telah ditetapkan, maka pembahasan akan dibatasi pada : 1. Pengembangan arsitektur terintegrasi diperuntukkan bagi integrasi sistem internal di lingkungan Yayasan Pendidikan Ariyanti yang dibatasi pada lingkup akademik dan keuangan yang menunjang kegiatan akademik. 2. Pemodelan bisnis, analisa sistem serta teknologi saat ini (as-is) serta penentuan kebutuhan data, aplikasi dan teknologi (to-be) menggunakan

5 5 pendekatan perencanaan arsitektur enterprise (Enterprise Architecture Planning/EAP). 3. Pendekatan yang digunakan untuk menghasilkan arsitektur terintegrasi adalah pendekatan strategis. 4. Arsitektur integrasi menghasilkan arsitektur integrasi teknis, layanan, informasi dan proses bisnis. I.5 Kegunaan Hasil Hasil penelitian dalam bentuk tesis ini berguna untuk : 1. Menyediakan tuntunan (guideline) bagi enterprise yang akan melakukan integrasi sistem. 2. Menyediakan arsitektur integrasi baik teknis, layanan, informasi maupun proses bisnis yang bersifat stratejik bagi YPA. I.6 Metodologi Metodologi yang digunakan adalah : 1. Studi pustaka berupa studi atas referensi yang terkait dengan perencanaan arsitektur enterprise dan pengembangan arsitektur terintegrasi. 2. Pengumpulan data dengan menggunakan teknik observasi dan wawancara pada obyek penelitian. 3. Analisa kondisi bisnis, sistem informasi dan teknologi informasi saat ini menggunakan pendekatan perencanaan arsitektur enterprise. 4. Penentuan kebutuhan data, aplikasi dan teknologi di masa mendatang menggunakan pendekatan perencanaan arsitektur enterprise. 5. Pengembangan arsitektur terintegrasi menggunakan langkah-langkah pengembangan arsitektur integrasi enterprise. 6. Pendokumentasian hasil analisis dan pemecahan masalah ke dalam bentuk laporan.

6 6 I.7 Sistematika Sistematika penulisan tesis adalah sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Berisi uraian latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, kegunaan hasil, metodologi dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Pustaka Berisi uraian pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk melakukan analisa enterprise dan membangun arsitektur terintegrasi. Bab III Analisis Kondisi Saat Ini Berisi uraian kondisi enterprise saat ini dari sudut bisnis, sistem dan teknologi serta menentukan kebutuhan arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang ideal guna implementasi di masa mendatang. Bab IV Pengembangan Arsitektur Integrasi Berisi uraian pengembangan arsitektur integrasi teknis, layanan, informasi dan proses bisnis. Bab V Penutup Berisi kesimpulan hasil tesis dan saran untuk pengembangan lebih lanjut.