PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI

Transkripsi

1 PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI Aradea, Husni Mubarok, Gea Aristi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya Abstrak Sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Langkah pertama dalam membangun sistem informasi adalah membuat perencanaan (planning). Salah satu metodologi dalam perencanaan membuat sistem informasi adalah penyusunan rencana strategis dilakukan dengan memanfaatkan metodologi Business System Planning (BSP). Metodologi ini berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan dan diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Universitas X mempunyai misi meningkatkan kinerja pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, salah satunya adalah fungsi akademik. Sistem informasi akademik yang telah ada sekarang dirasakan masih memiliki kekurangan-kekurangan. Diantaranya ditemukannya data yang tidak akurat, tidak lengkap, ambigious. Selain itu masih terdapat kesulitan untuk pengaksesan data dan pemrosesan data. Dengan demikian dilakukan penelitian mengenai penerapan Business System Planning untuk perencanaan pembangunan sistem informasi akademik yang dapat membantu dalam perencanaan pembangunan sistem informasi akademik sebagai strategi pengembangan sistem informasi bagi Universitas X agar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam metodologi Business System Planning ini adalah pendefinisian tujuan-tujuan bisnis, proses-proses bisnis, kelas-kelas data, arsitektur informasi dan integrasi. Kata Kunci: Sistem Informasi, Arsitektur Informasi, Perencanaan Sistem Bisnis. Abstract Information system in business organization becomes very important related to the time accuracy and information supply correctness that needed by the user. The first step to build information system is making plan. One of methodologies in making information system plan is the arrangement of strategical plan that is done by using Business System Planning (BSP). This methodology is related to the effort how the information system should be structuralized, integrated, and implemented by organization in long period. X University that has a mission to increase the work of Tri Dharma. One of them is academical function. The academical information system today still has some lacks, lke inaccurate, incomplete, and ambiguous data. Besides that there is still a difficult thing in accessing and processing data. So it needs to do the observation about the implementation of Business System Planning for the planning of academical information system building that can help X University fulfill the needs and run the business strategy. The step which done by this Business System Planning methodology are business goals definition, business process, data classes, information architecture and integration. Keywords: Information System, Information Architecture, Business System Planning. Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

2 I. PENDAHULUAN Universitas X mempunyai misi meningkatkan kinerja pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, salah satunya adalah fungsi akademik. Sistem informasi akademik yang telah ada sekarang dirasakan masih memiliki kekurangankekurangan. Diantaranya ditemukannya data yang tidak akurat, tidak lengkap, ambigious. Selain itu masih terdapat kesulitan untuk pengaksesan data dan pemrosesan data. Selain itu masih terdapat ketidaksesuaian dengan kebutuhan dan strategi bisnis pada fungsi akademik di Universitas X. Oleh karena itu dilakukan penelitian dengan mengambil tempat studi kasus di Universitas X, sehingga dapat membantu dalam perencanaan pembangunan sistem informasi akademik sebagai strategi pengembangan sistem informasi bagi Universitas X agar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Tujuan penelitian yang ingin dicapai diantaranya: 1. Membuat suatu perencanaan arsitektur informasi dari komponen bisnis yang ada di Universitas X untuk fungsi bisnis akademik. 2. Membuat model integrasi arsitektur informasi untuk perencanaan pembangunan sistem informasi untuk fungsi akademik. II. LANDASAN TEORI Menurut Surendro (2009) Business System Planning sering disebut sebagai sebuah pendekatan atau metodologi terstruktur. Metodologi Business System Planning dikembangkan oleh perusahaan IBM pada tahun 1980-an. Metodologi ini berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan dan diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Konsep dasar Business System Planning adalah perencanaan sistem informasi dibuat secara top-down dengan pelaksanaan secara bottom-up. Konsep ini dapat dinyatakan dalam bentuk diagram seperti terlihat pada gambar di bawah ini. Gambar 1. Analisis top-down dengan implementasi bottom-up (Surendro, 2009) Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

3 Metodologi BSP konsisten dengan filosofi ini. Tahap 1 dari gambar 2. adalah mendefinisikan tujuan bisnis, dimaksudkan untuk menjamin persetujuan/kesepakatan diantara tingkatan eksekutif tentang kemana bisnis akan berjalan. Tahap 2 mendefinisikan proses bisnis, membuat dasar/landasan utama jangka panjang dukungan sistem informasi terhadap bisnis. Tahap 3 mendefinisikan kelas data dapat dilakukan berdasarkan proses-proses yang akan didukung. Tahap ini menghasilkan sebuah definisi tentang semua data yang perlu dikelola dalam unit-unit bisnis. Tahap 4 mendefinisikan arsitektur informasi, menjadi sebuah pernyataan tentang tujuan sistem informasi jangka panjang. Gambar 2. Pendekatan perencanaan sistem informasi secara umum (Surendro, 2009) IV. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Mendefinisikan Tujuan Bisnis Untuk menggambarkan pemodelan sistem informasi akademik yang akan dikembangkan di Universitas X menggunakan IDEF seperti dapat dilihat pada gambar 3 di bawah ini: Data Data Calon Hasil Data Data Dosen Data Data Data Peserta Data Visi, Misi Unsil Penerimaan RIP Sistem Informasi Universitas Siliwangi Laporan Ijazah Kartu Pengumuman Hasil Kartu Tanda Pengumuman Nilai Semester Proses III. METODOLOGI Business System Planning merupakan metode yang berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan, dan diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Berikut tahapantahapannya: Pelepasan / Gambar 3. IDEF Sistem B. Mendefinisikan Proses-Proses Bisnis 1. Siklus Hidup Sumber Daya Siklus hidup sumber daya untuk fungsi akademik di Universitas X adalah: Tabel 1. Siklus Hidup Sumber Daya No Fungsi Kebutu Akuisisi Disposisi Bisnis han 1 Proses Perenca Pembentukan Promosi/ Publikasi Pelaksanaa Penerim naan Panitia Informasi n P2SPT aan Strategis Pendaftaran Calon Pelaksanaa Mahasis Penerim Kebijakan n Kuliah wa Baru aan Anggaran Perdana Mahasis wa Baru Penentuan Pendaftaran dan Tahun Standarisasi Pencetakan Kartu Evaluasi Akadem ik Baru Penentuan Kapasitas Penjadwalan Saringan Masuk () Hasil Kegiatan dan Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

4 Penyusunan Materi 2 Proses Perenca Akadem naan Kurikulum ik Strategis Proses Kalender Akadem ik 3 Proses Pelepasa n Mahasis wa/ Tata Usaha Personalia Sarana Prasarana. Anggaran Pengumuman Hasil Pendaftaran Ulang Data SPP KTM Penyusunan Buku Pedoman dan Evaluasi EPSBED Registrasi Perubahan Rencana Pelaksanaa Studi n Kerja Jadwal Perkemban Kuliah gan Unsil Absensi Perkuliahan (UTS, UAS, Perbaikan) Nilai Pengumuman Hasil Pemrosesan Administrasi Cuti Studi dan Keluar Pemrosesan Mutasi Akreditasi Data Statistik Dosen, Perenca Pembentukan Pendaftaran Peserta naan Panitia dan Strategis Evaluasi dan Anggaran Kegiatan Kebijak an PengelolStandar aan Kelulusan Penjadwalan Pembuatan Transkip Nilai Pembuatan Ijazah Gambar 4. Matriks Tanggung jawab utama dan pembuat keputusan Keterlibatan utama dalam proses Beberapa keterlibatan dalam proses Matriks proses/organisasi untuk fungsi akademik adalah sebagai berikut: Gambar 5. Matriks Proses 3. Proses Bisnis dan Organisasi Untuk menghubungkan proses bisnis dengan struktur organisiasi dibuatlah matriks proses/ organisasi sebagai berikut: Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

5 Gambar 6. Matriks Proses C. Mendefinisikan Kelas-Kelas Data Sebuah kelas data adalah sebuah kategori tentang data yang terkait secara logis yang penting untuk mendukung bisnis. Rincian kelas data dari fungsi akademik adalah sebagai berikut : Tabel 2. Kelas Data Fungsi Fungsi Bisnis Proses Penerimaan Kelas Data 1. Data Panitia 2. Data Jadwal 3. Data Materi 4. Data Calon 5. Data Hasil 6. Data Daftar Ulang 7. Data SPP 8. Data Baru Proses Proses Penglepasan / 1. Data Kurikulum 2. Data Kalender 3. Data 4. Data Dosen 5. Data 6. Data Perubahan Rencana Studi 7. Data Mata Kuliah 8. Data Jadwal Kuliah 9. Data Absensi 10. Data 11. Data Nilai 12. Data Status Cuti 13. Data Status Keluar 14. Data Status Mutasi 15. Data Akreditasi 1. Data Panitia 2. Data Jadwal 3. Data Peserta 4. Data 5. Data Transkip Nilai 6. Data Ijazah Hubungan antara kelas data dan proses bisnis pada fungsi akademik digambarkan dengan sebuah matriks. Simbol-simbol yang digunakan adalah: C: create yaitu proses yang menghasilkan U: use yaitu proses menggunakan Matriks hubungan kelas data dan proses bisnis pada fungsi akademik adalah sebagai berikut : Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

6 Gambar 7. Hubungan Kelas Data dengan Proses Sistem Informasi D. Mendefinisikan Arsitektur Informasi 1. Area Proses dan Kelompok Kelas data. Pengelompokan kelas data dan proses bisnis tersebut dibuat sesuai dengan fungsinya. Seperti pada Gambar Identifikasi Aliran Data Panah digunakan menggambarkan aliran dari sebuah wilayah sistem ke sistem lainnya seperti terlihat pada Gambar Arsitektur Informasi Penggunaan data yang ditandai dengan kotak dan panah, kemudian diberi nama untuk wilayah sistem utama. Kemudian dilakukan penempatan ulang dari sumbu dan panah, seperti pada Gambar Arsitektur Persepsi Proses Bisnis Pada Gambar 11 arsitektur informasi dibuat dalam persepsi proses bisnis yang ada pada fungsi akademik yang telah teridentifikasi sebelumnya. Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

7 Gambar 8. Penentuan Area Antara Proses dengan Kelompok Kelas Data Gambar 9. Aliran Data PENGEMBANGAN Panitia Jadwal PENGEMBANGAN Materi Jadwal Kuliah Calon Absensi Hasil Daftar Ulang Mhs Baru Nilai SPP PANITIA *) Jadwal Kuliah *) Jadwal Kuliah Pembentukan Panitia Calon *) ABSENSI Absensi Penjadwalan Kegiatan *) Perkuliahan Penyusunan Materi *) (UTS, UAS, Pendaftaran Calin SPP *) Pencetakan Kartu Saringan Masuk Hasil PENGEMBANGAN dan Pengumuman Hasil Kurikulum Pendaftaran Ulang Mhs Baru Kalender Data Mhs Baru PENGEMBANGAN Akreditasi KURIKULUM Dosen KALENDER AKADEMIK Kurikulum Perubahan Rencana Studi AKREDITASI *) Kalender Mata Kuliah Dosen*) *) PENGEMBANGAN Panitia Perubahan Rencana Studi Jadwal Peserta PENGEMBANGAN Status Cuti Transkip Nilai Status Keluar Ijazah PANITIA WISUDA Status Mutasi *) Cuti *) Pembentukan Panitia Peserta *) Keluar *) Pemrosesan Administrasi Cuti Studi dan Penjadwalan Mutasi *) Keluar Pendaftaran Peserta *) Pemrosesan Mutasi Transkip Nilai *) Pembuatan Transkip Nilai IJAZAH Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

8 Gambar 11. Arsitektur Informasi dalam Persepsi Proses Bisnis Panitia Calon Baru Pengajuan Mutasi Keluar Baru SPP Cuti Administrasi Kurikulum Akreditasi Dosen Kalender Akdemik Kegiatan Jadwal Kuliah Absensi Panitia Ijazah Peserta Transkip Nilai Gambar 10. Penataan Ulang Arsitektur Informasi dalam Persepsi Proses Bisnis 5. Arsitektur Informasi dalam Persepsi Basis Data Seperti pada Gambar 12 terdapat beberapa kelompok fungsi bisnis yang didalamnya terdapat basis data dari masingmasing kelompok fungsi bisnis dan disertai dengan panah yang menandakan sebagai aliran data atau berbagi kebutuhan data antar kelompok fungsi bisnis. Gambar 12. Arsitektur Persepsi Basis Data 6. Model Integrasi dan Evaluasi P2SPT Penentuan Kuliah Perdana Kapasitas Penjadwalan Penentuan Pembinaan dan Kegiatan Standarisasi Pendaftaran dan Kebijakan Anggaran Promosi Perencanaan Pencetakan Kartu Pembentukan dan Penerimaan Panitia Penyusunan Sarana Materi Prasarana Data Tata dan Usaha Personalia dan Pengumuman KTM Anggaran Kalender Hasil Pendaftaran Ulang dan SPP Perencanaan Kurikulum Pembentukan Panitia INTEGRASI SISTEM dan Evaluasi Hasil Anggaran Perencanaan Proses Standar Kelulusan EPSBED Penjadwalan Pelepasan / dan Data Evaluasi Kegiatan, Dosen Pendaftaran Peserta Akreditasi Penyusunan Buku Pemrosesan Cuti, Pedoman Keluar, Mutasi, Jadwal dan dan Registrasi, Absensi Kuliah Pengumuman Nilai Pembuatan Perubahan Transkip Nilai Rencana Studi Pembuatan Ijazah Gambar 13. Model Integrasi Sistem Pada model integrasi sistem Gambar13, terdapat tiga aktivitas utama yang didalamnya terdapat subproses, dan subproses tersebut memiliki subproses yang terkait. Kemudian dari masing-masing model proses aktivitas utama tersebut disatukan dalam integrasi sistem. Integrasi sistem dalam kasus ini, direkomendasikan menggunakan sebuah konsep data Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli

9 warehouse, hal ini diperlukan karena data dari sistem informasi akademik Universitas X dari tahun ke tahun akan terus bertambah dan membuat ukuran database menjadi semakin besar, serta dimungkinkan berasal dari berbagai sumber data yang berbeda. V. KESIMPULAN 1. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, diperoleh suatu perancangan arsitektur informasi dari komponen bisnis yang ada di Universitas X untuk fungsi akademik. 2. Berdasarkan pendefinisian kelas-kelas data, maka diperoleh 29 buah kelas data yang kemudian dilakukan pendefinisian kelas data dan dihubungkan dengan proses-proses bisnis yang ada pada fungsi akademik. 3. Berdasarkan pendefinisian arsitektur informasi, maka diperoleh area antara proses dengan kelompok kelas data, serta arsitektur informasi dalam persepsi proses bisnis dan basis data. 4. Telah dilakukan penetapan model integrasi sistem informasi akademik, dengan rekomendasi integrasi data warehouse, yang dapat digunakan untuk perencanaan pembangunan sistem informasi akademik di Universitas X. DAFTAR PUSTAKA Aradea., Perancangan Arsitektur Informasi Untuk Mendukung Keberlangsungan Proses Bisnis Enterprise Wide pada seminar nasional informatika 2010 (semnasif 2010), Teknik Informatika UPN Veteran. Yogyakarta, 22 Mei Aradea., Arsitektur Informasi Untuk Integrasi Sistem Informasi (Studi Kasus : Kopertis Wilayah IV Jawa Barat Dan Banten). Bandung : Magister Informatika STEI ITB. Surendro, K., Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika. Surendro, K., Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Induk Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika. Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli