ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI RANTAI PASOK BAHAN BAKAR MINYAK

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI RANTAI PASOK BAHAN BAKAR MINYAK TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung oleh ESTIYAN DWIPRIYOKO NIM : PROGRAM STUDI MAGISTER INFORMATIKA SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008

2 ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI RANTAI PASOK BAHAN BAKAR MINYAK Lembar Pengesahan oleh Estiyan Dwipriyoko NIM : Program Studi Magister Informatika Sekolah Teknik Elektro Dan Informatika Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing tanggal 17 September ( Ir.Kridanto Surendro, M.Sc., Ph.D. ) i

3 ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI RANTAI PASOK BAHAN BAKAR MINYAK oleh Estiyan Dwipriyoko NIM : Rantai pasok bahan bakar minyak merupakan kumpulan proses bisnis kompleks, tersebar dimulai dari penyedia minyak, pengolahan minyak, pengangkutan minyak, pengecer umum dan perusahaan lain yang berpartisipasi. Pada rantai pasok bahan bakar minyak ini terjadi masalah kehilangan fisik dan kehilangan semu, karena kompleksitas pada proses bisnisnya. Maka perlu diadakan peningkatan efisiensi kerja diantara para entitas bisnis, untuk mengatasi masalah tersebut. Peningkatan efisiensi rantai pasok bahan bakar minyak tersebut melibatkan pembangunan struktur informasi. Struktur informasi ini dibutuhkan untuk pembagian data antara entitas rantai pasok. Pembuatan keputusan di tingkat strategis, sangat bergantung kepada alir dan pembagian data tersebut. Perancangan arsitektur informasi rantai pasok bahan bakar minyak merupakan salah satu cara menggambarkan struktur informasi pada rantai pasok bahan bakar minyak, yang dapat menjamin tersedianya informasi berdasarkan kenyataan sebenarnya dalam waktu yang tepat, sehingga gangguan pada rantai pasok dapat diminimalkan. Perancangan arsitektur informasi rantai pasok bahan bakar minyak dibangun dengan menggunakan metodologi kerekayasaan informasi, yaitu menggunakan metode utama business systems planning. Perancangan ini terdiri dari dua bagian besar yaitu analisis kondisi aktual dan perancangan arsitektur informasi. Analisis kondisi aktual rantai pasok bahan bakar minyak memaparkan kondisi aktual yang terjadi dalam rantai pasok bahan bakar minyak. Analisis ini menjelaskan tentang objektif bisnis dan proses bisnis yang terjadi secara aktual pada rantai pasok bahan bakar minyak. Analisis objektif bisnis menghasilkan persyaratan kebutuhan bisnis rantai pasok bahan bakar minyak. Analisis proses bisnis rantai pasok terdiri dari identifikasi proses bisnis dengan menggunakan value chain analysis, pengelompokan proses bisnis, analisis struktur organisasi, proses bisnis penentu dan analisis sistem pendukung aktual. Analisis objektif dan proses bisnis rantai pasok bahan bakar minyak menghasilkan ringkasan strategis dari teknologi yang dipakai enterprise, proses yang diperlukan untuk menjalankan enterprise, hal yang menjadi kepentingan bisnis, lokasi bisnis, fungsi organisasi, model proses bisnis, sistem aktual bisnis dan model alir kerja. Perancangan arsitektur informasi rantai pasok bahan bakar minyak menjelaskan tentang perancangan kelas data dan perancangan arsitektur informasi berdasarkan analisis kondisi aktual rantai pasok bahan bakar minyak. Perancangan kelas data menghasilkan identifikasi kelas data, validasi kelas data dan matriks proses bisnis dengan kelas data. Perancangan arsitektur informasi menghasilkan penentuan ii

4 subsistem, penentuan alir data hingga menghasilkan arsitektur informasi, arsitektur informasi berdasar perspektif proses bisnis dan kelas data. Perancangan arsitektur informasi rantai pasok bahan bakar minyak menghasilkan model logis, rancangan rekord, rancangan prosedur, model data logik dan arsitektur interaksi manusia Perancangan arsitektur informasi rantai pasok bahan bakar minyak menghasilkan arsitektur informasi rantai pasok bahan bakar minyak dengan fitur struktur informasi, yang menyediakan informasi di arus hilir penyaluran bahan bakar minyak. Fitur ini memperlihatkan alir data berdasarkan proses yang dapat mendukung keputusan di tingkat strategis sekaligus mendukung kendali di tingkat manajemen dan operasi dari rantai pasok bahan bakar minyak. Tindak lanjut arsitektur informasi bahan bakar minyak memberikan langkah berikutnya setelah dihasilkannya arsitektur informasi. Tindak lanjut ini terdiri dari tindak lanjut untuk arsitektur informasi, tindak lanjut untuk proses bisnis dan tindak lanjut untuk objektif bisnis. Tindak lanjut untuk arsitektur informasi yang dirancang adalah pengembangan aplikasi bersama. Tindak lanjut untuk proses bisnis terdiri dari manajemen sumber daya informasi dan portofolio sistem. Tindak lanjut untuk objektif bisnis yaitu objektif kendali yang terdiri dari, indikator tujuan penentu, faktor sukses kritis dan indikator performa penentu. Kata kunci: rantai pasok bahan bakar minyak, arsitektur informasi, kerekayasaan informasi, business systems planning, value chain analysis dan tindak lanjut. iii

5 ABSTRACT PETROLEUM SUPPLY CHAIN INFORMATION ARCHITECTURE ANALYSIS AND DESIGN by Estiyan Dwipriyoko NIM : Petroleum supply chain are the set of complex business process, that extends from petroleum supplier, refiner, transport, retailer and other participating company. Problems in this petroleum supply chain are physical loss and apparent loss, because of business process complexity. Improving efficiency are required to solve the supply chain problem, by developing the information structure. The information structure are the requirements for data sharing and flow between supply chain entities. Strategic level decision making are so depend on those data flow and sharing. Petroleum supply chain information architecture design are the way to define information structure in petroleum supply chain, that can guarantee the real time basis information availability in definite time, so it can minimize the pertroleum supply chain problems. Petroleum supply chain information architecture design establish by implementing information engineering methodology, that use business systems planning as its main method. This design contains two major parts, that are actual condition analysis and information architecture design. Petroleum supply chain actual condition analysis describes actual condition that happens in petroleum supply chain. This analysis explains about business objective and business process that actually happens at petroleum supply chain. Business objective analysis produce petroleum supply chain business requirements. Business process analysis contains of business process identification using value chain analysis, business process category, organization structure process, key business process and actual system support. Petroleum supply chain business objective and process analysis produce enterprise strategic summary, process requirements to run the enterprise, business importance, business locations, organization functions, business process model, business actual systems and workflow model. Petroleum supply chain information architecture design explains about data class design and information architecture design based on petroleum supply chain actual condition analysis. Data class design creates data class identification, data class validation, and business process to data class matrices. Information architecture design creates subsystem identification, data flow formation that s create information architecture, information architecture by business process and data class perspective. Petroleum supply chain information architecture design produces logical model, record design, procedure design, logical data model and human interaction architecture. iv

6 Petroleum supply chain information architecture design produce petroleum supply chain architecture information with information structure feature, that provide information in petroleum downstream distribution. This feature shows data flow base on process that support decision at strategic level and support control at management and operational level for petroleum supply chain. Follow up action for petroleum supply chain information architecture give the next step after information architecture being establish. This follow up action contains of information architecture follow up, business process follow up and business objective follow up. Information architecture follow up is joint application design. Business process follow up contains of information resource management and system portofolio. Business objective follow up is control objective, that contains of key goal indicator, critical success factors and key performance indicator. Keywords : petroleum supply chain, information architecture, information engineering, business systems planning, value chain analysis and follow on action. v

7 PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung dan terbuka untuk umum dengan ketentuan, bahwa hak cipta ada pada pengarang. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau selutruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana Institut Teknologi Bandung. Perpustakaan yang meminjamkan tesis ini untuk keperluan anggotanya harus mengisi nama, tanda tangan peminjam dan tanggal peminjaman. vi

8 KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan kepada Allah S.W.T atas berkat rakhmat dan karunia yang telah diberikan, penulis diberi kemampuan untuk menyelesaikan penelitian dan membuat laporan tesis ini. Atas selesainya penelitian ini,diucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Ir. Kridanto Surendro M.Sc., Ph.D. selaku pembimbing, atas segala petunjuk, bimbingan dan saran beliau selama proses penelitian dan penulisan laporan penelitian ini. 2. Ibu Dra. Christine Suryadi MT., dan Ibu Dra.. Harlili MSc. selaku penguji proposal dan sidang tesis. 3. Bapak Dr. Ir. Husni Sastramiharja MSc. selaku dosen wali. 4. Bapak Ade Taryat dan Ibu Nur selaku administrasi tata usaha STEI ITB. 5. Rekan belajar Sistem Informasi 2006 dan rekan belajar lainnya. 6. Dra. Rosmalawati ST., MSc., Ir. Habibullah Rois MSc., PhD., Ir. Estiyanti Ekawati MSc., PhD. dan Ir. Eko Mursito MSc., PhD., yang tidak berhenti memberikan semangat Ucapan terima kasih ini karena telah membantu kelancaran penelitian dan masa pendidikan di Program Studi Magister Informatika, Sekolah Teknik Elektro dan Informatika, Institut Teknologi Bandung. vii

9 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan... i ABSTRAK... ii ABSTRACT... iv PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... viii DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR TABEL... xii DAFTAR LAMPIRAN... xiii DAFTAR SINGKATAN... xiv BAB I. PENDAHULUAN... 1 I.1. Latar Belakang... 1 I.2. Rumusan Masalah... 3 I.3. Tujuan Penelitian... 3 I.4. Lingkup Penelitian... 3 I.5. Kegunaan Penelitian... 3 I.6. Metodologi Penelitian... 4 I.7. Sistematika Penulisan... 4 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA... 6 II.1. Supply Chain Management... 6 II.2. Bahan Bakar Minyak... 9 II.3. Kerekayasaan Informasi II.3.1. Enterprise Architecture II.3.2. Business Systems Planning II.3.3. Information Architecture II.3.4. Value Chain Analysis II.3.5. Portofolio Sistem II.3.6. Control Objective for Information and Related Technology II.4. Pemilihan Metode Perancangan Arsitektur Informasi BAB III. ANALISIS KONDISI AKTUAL viii

10 III.1. Analisis Objektif Bisnis III.2. Analisis Proses Bisnis III.2.1. Value Chain Analysis III.2.2. Proses Utama, Sumber Daya Pendukung dan Kelompok Proses III.2.3. Analisis Struktur Organisasi III.2.4. Proses Bisnis Penentu III.2.5. Analisis Sistem Pendukung Aktual III Sistem Arus Minyak Pemasaran FD23x III Systems, Application and Product in Data Processing (SAP) III Tank Automated Systems (TAS) III.3. Ringkasan Analisis Rantai Pasok BBM BAB IV. PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI IV.1. Perancangan Kelas Data Rantai Pasok BBM IV.1.1. Identifikasi Kelas Data IV.1.2. Validasi Kelas Data IV.1.3. Hubungan Proses Bisnis-Kelas Data IV.2. Perancangan Arsitektur Informasi Rantai Pasok BBM IV.2.1. Penataan Arsitektur Informasi IV.2.2. Perspektif Proses Bisnis dan Data Arsitektur Informasi IV.3. Ringkasan Perancangan Arsitektur Informasi BAB V. TINDAK LANJUT UNTUK ARSITEKTUR INFORMASI V.1. Tindak Lanjut untuk Arsitektur Informasi V.2. Tindak Lanjut untuk Proses Bisnis Rantai Pasok BBM V.2.1. Information Resource Management V.2.2. Tindak Lanjut untuk Portofolio Sistem Pendukung Proses V.3. Tindak Lanjut untuk Objektif Bisnis Rantai Pasok BBM V.4. Ringkasan Tindak Lanjut untuk Arsitektur Informasi BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN VI.1. Kesimpulan VI.2. Saran DAFTAR PUSTAKA ix

11 DAFTAR GAMBAR Gambar I.1. Bentuk sederhana rantai pasok BBM Pertamina (2)... 2 Gambar II.1. Bentuk sederhana rantai pasok (3)... 6 Gambar II.2. Penggerak rantai pasok (3)... 8 Gambar II.3. Perbedaan pasar bergerak lambat dan cepat (3)... 9 Gambar II.4. Pola distribusi BBM (2) Gambar II.5. Piramida sistem informasi (6) Gambar II.6. Tahap BSP (4) Gambar II.7. Langkah menuju arsitektur informasi BSP (4) Gambar II.8. Siklus hidup proses bisnis BSP (4) Gambar II.9. Contoh arsitektur informasi BSP (4) Gambar II.10. Value chain analysis (8) Gambar II.11. Portofolio sistem (9) Gambar II.12. Tahap perancangan arsitektur informasi Gambar III.1. Analisis rantai pasok BBM Gambar III.2. Analisis bisnis pada piramida sistem informasi Gambar III.3. Kegiatan rantai pasok BBM (7) Gambar III.4. External value chain Depot Pertamina Gambar III.5. Internal value chain Depot Pertamina Gambar III.6. Alir kerja strategis dan manajemen rantai pasok BBM Gambar III.7. Alir kerja operasi rantai pasok BBM Gambar III.8. Kelompok proses tingkat strategis dan manajemen Gambar III.9. Kelompok proses tingkat operasi Gambar III.10. Struktur organisasi Depot Pertamina Gambar III.11. Modus proses bisnis penentu Gambar III.12. Modus sumber daya penentu Gambar III.13. Sistem pendukung aktual Depot Pertamina Gambar IV.1. Perancangan arsitektur rantai pasok BBM Gambar IV.2. Arsitektur informasi pada piramida sistem informasi Gambar IV.3. Identifikasi subsistem dan alir data Gambar IV.4. Arsitektur informasi rantai pasok BBM x

12 Gambar IV.5. Perspektif proses bisnis arsitektur informasi Gambar IV.6. Perspektif data arsitektur informasi xi

13 DAFTAR TABEL Tabel II.1. Tujuan perancangan sistem informasi (9) Tabel II.2. Zachman Framework (10) Tabel III.1. Golongan proses berdasarkan life cycle BSP (4) Tabel III.2. Hasil analisis bisnis pada Zachman Framework Tabel III.3. Lingkup rantai pasok BBM Tabel III.4. Persyaratan kebutuhan rantai pasok BBM Tabel III.5. Tingkat kegiatan rantai pasok BBM Tabel III.6. Proses utama rantai pasok BBM Tabel III.7. Sumber daya pendukung rantai pasok BBM Tabel III.8. Matriks proses-organsasi Tabel III.9. Matriks sumber daya-organisasi Tabel III.10. Proses bisnis dan sumber daya penentu Tabel III.11. Matriks proses-sistem aktual Tabel III.12. Matriks sumber daya-sistem aktual Tabel IV.1. Arsitektur informasi pada Zachman Framework Tabel IV.2. Identifikasi input-proses-output Tabel IV.3. Identifikasi input-sumber-output Tabel IV.4. Cuplikan validasi data dari proses utama Tabel IV.5. Validasi data dari proses utama Tabel IV.6. Cuplikan validasi data dari sumber daya Tabel IV.7. Validasi data dari sumber daya Tabel IV.8. Cuplikan matriks awal proses bisnis-kelas data Tabel IV.9. Matriks awal proses-kelas data Tabel IV.10. Cuplikan penataan arsitektur informasi Tabel IV.11. Penataan arsitektur informasi Tabel IV.12. Cuplikan identifikasi sistem Tabel V.1. Fungsi steering committee bidang informasi (4) Tabel V.2. Komposisi steering committee bidang informasi (4) Tabel V.3. IRO yang disarankan (4) xii

14 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1. Tahap Perancangan Arsitektur Informasi LAMPIRAN 2. Alir Kerja Proses Utama Perencanaan dan Kerekayasaan LAMPIRAN 3. Alir Kerja Proses Utama Penimbunan, Penjualan dan Penyaluran LAMPIRAN 4. Alir Kerja Sumber Daya Pendukung Finansial, Fasilitas dan Personil LAMPIRAN 5. Matriks Proses-Kelas Data Perencanaan dan Kerekayasaan.. 97 LAMPIRAN 6. Matriks Proses-Kelas Data Penimbunan dan Penjualan LAMPIRAN 7. Matriks Proses-Kelas Data Penyaluran dan Finansial LAMPIRAN 8. Matriks Proses-Kelas Data Fasilitas dan Personil LAMPIRAN 9. Kelas Data Rantai Pasok BBM Perencanaan, Kerekayasaan dan Penjualan LAMPIRAN 10. Kelas Data Rantai Pasok BBM Penyaluran dan Penimbunan LAMPIRAN 11. Kelas Data Rantai Pasok BBM Personil, Fasilitas dan Finansial LAMPIRAN 12. Arsitektur Informasi dari Perspektif Proses Bisnis LAMPIRAN 13. Arsitektur Informasi dari Perspektif Proses Bisnis LAMPIRAN 14. Pertamina LAMPIRAN 15. Depot Pertamina Ujung Berung dan Unit Pemasaran Minyak Sektoral (UPMS) LAMPIRAN 16. Badan Pengatur Hilir Minyak dan Gas (BPH Migas) xiii

15 DAFTAR SINGKATAN DESKRIPSI SINGKATAN Hal Bahan Bakar Minyak BBM 1 Stasiun Pengisian BBM Umum SPBU 1 Badan Pengatur Hilir Minyak dan Gas BPH Migas 1 Unit Pemasaran Minyak Sektoral UPMS 1 Supply Chain Management SCM 7 Enterprise Architecture EA 12 Business Systems Planning BSP 13 Control Objective for Information and related CobiT 21 Technology Key Goal Indicator KGI 22 Critical Success Factors CSF 22 Key Performance Indicator KPI 22 Joint Application Development JAD 78 Information Resource Management IRM 78 xiv