PEMBANGUNAN SITUS WEB SMA ISLAM SUMBAWA BESAR SEBAGAI MEDIA PENDAFTARAN ONLINE NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PEMBANGUNAN SITUS WEB SMA ISLAM SUMBAWA BESAR SEBAGAI MEDIA PENDAFTARAN ONLINE NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Tri WahyuningTyas kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 PEMBANGUNAN SITUS WEB SMA ISLAM SUMBAWA BESAR SEBAGAI MEDIA PENDAFTARAN ONLINE Tri WahyuningTyas 1), Rum Muhamad Andri Kr 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2) Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan IPA Universitas Gadjahmada Yogyakarta, Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia tri.t@students.amikom.ac.id 1), andri@amikom.ac.id 2) Abstract - Internet is a global of all computer network that connected together by using standard Internet Protocol Suite (TCP / IP) to server billions users all over the world. With the internet, public can get information more foster and efficient, besides that agencies like academics and school will share information more completely and attractive from website. So far, all the information that related to Sumbawa Besar Islamic Senior High School (SMA Islam Sumbawa Besar) still delivered in form of information books and open registration for new student still do in manual by using form of registration paper. In order to facilitate public that who wants to know information and new student registration automatically in Sumbawa Besar Islamic Senior High School, besides of using information books or visit new student registration information corner at school, and then build a website and new student registration online it s a good option. Keyword: Internet, Website, New studentregistration 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah 1 Proses pendaftaran Sekolah Menengah Atas khususnya SMA Islam Sumbawa Besar sekarang ini memiliki kegiatan-kegiatan yang melibatkan interaksi antara pihak sekolah dan calon siswa, misalnya proses pengumpulan berkas, dan pelaksanaan tes masuk. Masing-masing proses ini mengharuskan siswa untuk hadir di sekolah dan bertemu langsung dengan Panitia Penerimaan Siswa Baru. Dalam hal ini dari pihak sekolah membutuhkan tenaga yang sangat banyak setiap tahunnya baik dari pihak guru maupun staff yang bertugas untuk melayani calon siswa baru yang akan mendaftar serta membutuhkan ketelitian bagi guru maupun staff untuk memeriksa berkas-berkas pendaftar. Diawali dari proses pendaftaran, pengumpulan berkas administrasi, proses penyeleksian berkas, tes masuk sekolah, pengumuman hasil tes, dan penerimaan siswa baru. Begitu pula setiap tahunnya pihak sekolah harus menyediakan kertas dalam jumlah yang tidak sedikit dalam proses ini. Calon siswa sebagian besar berdomisili diluar kota Sumbawa dan harus datang ke sekolah untuk mendapatkan informasiinformasi mengenai proses pendaftaran serta pengumuman penerimaan siswa baru serta harus selalu melalui antrian yang panjang dalam mendapatkan berkas-berkas yang dibutuhkan untuk pendaftar. Hal ini merupakan kendala yang dialami oleh siswa dalam melakukan pendaftaran khususnya berkaitan dengan waktu dan tenaga. 1.2 Rumusan Masalah Sesuai dengan uraian dalam latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang dibahas adalah bagaimana agar pendaftaran siswa baru secara online di SMA Islam Sumbawa Besar lebih cepat dan efisien? 1.3 Batasan Masalah 1. Laporan-laporan yang dihasilkan untuk penerimaan siswa baru secara online. 2. Data yang diperoleh untuk penerimaan siswa baru secara online. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah agar pendaftaran siswa baru secara online di SMA Islam Sumbawa Besar lebih efisien, serta lebih otomatis masyarakat pada umumnya dan seluruh calon siswa baru, staff, guru dan karyawan SMA Islam Sumbawa Besar pada khususnya. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi penulis 2. Bagi instansi 1.6 Metode Penelitian 1. Data primer 2. Data sekunder 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.[1]

4 2.2 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum mempunyai nilai sedangkan informasi sudah mempunyai nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih besar dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.[2] 2.3 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi mamanjemen adalah sebuah system yang mampu menyediakan informasi dimana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah sitetapkan oleh menajemen.[3] 2.4 Pengertian Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sistem informasi penerimaan siswa baru adalah sebuah sistem komputerisasi untuk menangani dan mengolah data para pendaftar. Sistem Informasi penerimaan Siswa memiliki kemampuan antara lain: menyimpan data para calon siswa, dan mengolah atau menyaring data para calon siswa yang diterima secara cepat dan efisien, serta sinkronisasi dan itegrasi data yang selalu mengikuti perubahan. 2.5 Analisis Sistem Analisis sistem adalah istilah mendiskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembang sistem yang menjadi pondaso menentukan keberhasilan sistem yang dihasilkan nantinya.[4] 2.6 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua, yaitu kebutuhan fungsionla dan kebutuhan non fungsional.[5] 1. Kebutuhan Fungsional Yaitu jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa aja yang nantinya dilakukan sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasiinformasi apa saja yang nantinya dihasilkan oleh sistem. 2. Kebutuhan Non Fungsional Yaitu kebutuhan yang berisi property perilaku yang dimiliki oleh sistem yang meliputi operasional, kinerja, keamanan, serta politik dan budaya Analisis Kelayakan Sistem Sistem baru yang ditawarkan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu, apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau masalah sebaliknya. Untuk mengujinya maka dapat dilakukan beberapa analisis diantaranya analisis kelayakan teknik, social, hukum, operasi dan ekonomi.[6] 1. Kelayakan Teknik 2. Kelayakan Sosial 3. Kelayakan Hukum 4. Kelayakan Operasional 2.8 Perangkat Perancangan Sistem 1. Flowchart 2. Data Flow Diagram (DFD) 2.9 Software Yang Digunakan 1. Macromedia Dreamweaver 2. MySQL 3. XAMPP 3. Analisis Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Sejarah SMA Islam Sumbawa Besar SMA Islam Sumbawa Besar berdiri pada tahun 1978, lokasinya masih menumpang dibeberapa lokasi di Sumbawa. Mulai membangun gedung sendiri tahun 1985, dan menggunakan gedung sendiri pada tahun 1987 sampai sekarang. SMA Islam Sumbawa Besar terletak di Jalan Durian no.06 Kecamatan Umasima Sumbawa Besar. 3.2 Analisis Sistem Analisis Sistem Informasi Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan pada tahap selanjutnya. Oleh karena itu dalam analisis sistem perancangan web sekolah pada SMA Islam Sumbawa Besar terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh sistem analisis, yaitu: 1. Identity, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, menganalisis sistem 4. Report, membuat laporan hasil analisis Analisis Terhadap Sistem Lama Proses pendaftaran Sekolah Menengah Atas khususnya SMA Islam Sumbawa Besar sekarang ini memiliki kegiatan-kegiatan yang melibatkan interaksi antara pihak sekolah dan calon siswa, misalnya proses pengumpulan berkas. Masing-masing proses ini

5 mengharuskan siswa untuk hadir di sekolah dan bertemu langsung dengan Panitia Penerimaan Siswa Baru. Dalam hal ini dari pihak sekolah membutuhkan tenaga yang sangat banyak setiap tahunnya baik dari pihak guru maupun staff yang bertugas untuk melayani calon siswa baru yang akan mendaftar serta membutuhkan ketelitian bagi guru maupun staff untuk memeriksa berkas-berkas pendaftar. Diawali dari proses pendaftaran, pengumpulan berkas administrasi, proses penyeleksian berkas, pengumuman hasil tes, dan penerimaan siswa baru. Begitu pula setiap tahunnya pihak sekolah harus menyediakan kertas dalam jumlah yang tidak sedikit dalam proses ini. Tepat waktu siswa lainnya karena tidak adanya penataan data secara otomatis. Ketika kepala sekolah meminta laporan tentang penerimaan siswa, berapa siswa dan siapa saja siswa yang sudah melakukan pendaftaran, petugas mengalami keterlambatan dalam memberikan informasi karena harus mencari data yang masih berupa formulir, akibatnya terjadi kekeliruan dalam memilih data karena tidak ada laporan yang pasti Analisis Kelemahan Sistem Tabel 1 Analisis Kinerja (Performance Analysis) Throughput Calon siswa yang mendaftar sekitar 210 siswa, setiap siswa mendapat pelayanan pendaftaran sekitar 3 menit. Dihitung dari siswa yang datang mendaftar, kemudian menyerahkan formulir pendaftaran dan petugas melakukan pencatatan data calon pendaftar. Pendaftaran dilaksanakan selama 3 hari. Mulai pendaftaran pukul jadi sekitar 2 jam. Karena petugas terbentur oleh waktu, petugas selama sehari hanya dapat melayani calon siswa sekitar 35 calon siswa baru. Seharusnya selama sehari petugas harus melayani sekitar 70 calon siswa baru. Respon time Ketika kepala sekolah meminta laporan calon siswa yang mendaftar, membutuhkan waktu sekitar 1-2 jam. Akibatnya banyak laporan siswa yang tidak diketahui dengan cepat karena kurangnya sumber daya untuk menangani penerimaan calon siswa baru di SMA Islam Sumbawa Besar. Tabel 2 Analisis Informasi (Information Analysis) Tabel 3Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Keuntungan Dengan sistem lama biaya lebih besar daripada manfaatnya karena data penerimaan siswa baru masih berupa formulir, sehingga pihak sekolah harus mencetak formulir pendaftaran. Tabel 4 Analisis Keamanan (Control Analysis) Kontrol Keamanan dokumen yang berupa formulir kurang aman sebab kertas yang dipakai mudah hilang atau rusak. Tabel 5 Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Sumber daya manusia Diperlukan panitia khusus untuk pendaftaran siswa baru. Sumber daya alat Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang digunakan pada formulir pendaftaran dan penyimpanan dokumen karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan data yang salah tidak dapat diperbaiki. Keakuratan Relevan 1. Pencatatan data pendaftar calon siswa masih manual, hal ini masih terjadi kesalahan dan menyebabkan ketidakakuratan data. 2. Data yang diambil banyak kekeliruan dengan data yang lain sehingga petugas harus mencari data yang sesuai dengan yang diinginkan. Laporan data penerimaan siswa tidak sesuai dengan keputusan yang diambil oleh petugas, akibatnya banyak data siswa yang tercampur dengan data 3 Tabel 6 Analisis Layanan (Service Analysis) Kepuasan Kepuasan pelayanan terhadap calon siswa baru kurang nyaman karena dalam satu pelayanan membutuhkan waktu yang lama dan antrian.

6 3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem menjelaskan apa saja yang dibutuhkan dalam proses pembuatan sistem informasi penerimaan siswa baru. Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua, yakni Analis kebutuhan Fungsional dan Analisis kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan Fungsional 1. Kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. 2. Sistem dapat melakukan pendaftaran secara terkomputerisasi (pendaftaran siswa baru) 3. Sistem dapat melakukan pekerjaannya dengan baik Kebutuhan Non Fungsional Perhitungan : Total Biaya: Biaya tahun 0 : Biaya tahun 1 : Biaya tahun 2 : Rp Total Manfaat: Manfaat tahun 1 = Manfaat tahun 2 = Rp PerangkatKeras(Hardware) 2. PerangkatLunak(Software) 3. Pengguna(Brainware) Study Kelayakan 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Sosial 3. Kelayakan Hukum 4. Kelayakan Operasional 5. Kelayakan Ekonomi: a) Analisis Payback PayBack Period = 1 Tahun x 12 Bulan ROI = Total Manfaat Total Biaya x 100% Total Biaya = x 100% = 0.16 x 100% = 16 % Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI 0 adalah proyek yang dapat diterima. Pada proyek ini nilai ROI adalah 16%. Jadi proyek ini dapat diterima karena memberikan keuntungan sebesar 16% dari biaya investasi. Perhitungan analisis payback period adalah: Nilai Investasi : Proses Tahun 1 : Sisa Investasi : Payback Period= 1 Tahun +Ivestasi x 12 Bulan Proses 1 + Proses 2 1 Tahun x 12 Bulan Tahun x 12 Bulan = 1 Tahun 11 bulan 22 hari Jadi analisis payback ini adalah 1 Tahun 11 Bulan 22 Hari. Kesimpulannya sistem ini layak untuk dikembangkan karena periode pengembalian tidak melebihi masa periode maksimum yang telah ditentukan yaitu 2 tahun. b) Return On Investment (ROI) ROI = Total Manfaat Total Biaya Total Biaya 4 c) Net Present Value (NPV) NPV = -Nilai Proyek + Proses 1 + Proses 2 Keterangan : NPV i N (1 + i) 1 (1 + i) 2 = Net Present Value = Tingkat suku bunga diskonto = Umur proyek Perhitungan NPV dengan tingkat suku bunga diskonto yang diperhitunkan sebesar 7.75% (sumber per januari 2015 dengan dasar suku Bank Indonesia adalah sebagai berikut: NPV = (1 + 0,0775) 1 (1 + 0,0775) 2 = ,0775 1,006 = , ,30 = ,77 Dari hasil perhitungan diatas, maka sistem ini layak untuk diterapkan karena NPV > 0. Hasil

7 perhitungan dengan ketiga metode diatas dapatdicantumkan tabel berikut: Metode Biaya Payback Period Tabel 7 Hasil Analisis Metode Syarat Hasil Keterangan 1 Tahun 11 Bulan 22 Hari Layak ROI > 0 16 % Layak NPV > ,77 Layak 3.3 PerancanganSistem Flowchart Sistem 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Database Tabel yang dibuat adalah sebagai berikut: Tabel admin Tabel calonsiswa Tabel kapasitas Tabel kelas Tabel orangtua Tabel pembagiankelas Tabel siswaditerima Tabel tahunajaran 4.2 Pengujian Sistem Whitebox Testing Whitebox testing merupakan cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kodekode program yang ada, dan mencari apakah terjadi kesalahan Blackbox Testing Blackbox testing dilakukan untuk mengetahui apabila setiap button yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak. 4.3 Pembuatan Program Form Login Admin Gambar 1 Flowchart sistem yang diusulkan Data Flow Diagram (DFD) Gambar 3 Tampilan Form Login Admin Menu Validasi Daftar Gambar 2 DFD Gambar 4 Tampilan Menu Validasi Daftar 5

8 4.3.3 Form Pendaftaran penerimaan siswa baru tanpa harus mengunjungi sekolah. 3. Memberikan informasi kepada masyarakat mengenai SMA Islam Sumbawa Besar. 5. Penutup Gambar 5 Form Pendaftaran 5.2 Saran Program ini dibuat sesuai dengan fungsional dan non fungsional pada tahap analisis. Program ini tidak menutup kemungkinan jika ada pembaharuan sistem dan pembaharuan lainnya. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Penerbit ANDI [2] Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit ANDI [3] Kristanto, Andri. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta : Penerbit GAVA MEDIA [4] Kusrini & Koniyo, Andri. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit ANDI [5] Mulyanto, Agus. Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar [6] Kasirun, Muhammad Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMK Budi Utomo Cikampak Labuhan Batu Selatan Sumatera Utara. STMIK AMIKOM Yogyakarta. Skripsi [7] (akses 26 januari 2015) 5.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan, berdasarkan analisis, perancangan, implementasi, dan pembahasan yang telah dilakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Program ini sebagai media pendaftaran siswa baru secara online sehingga proses pendaftaran menjadi mudah, cepat, menghemat waktu dan biaya. 2. Program ini dapat membantu calon siswa yang telah mendaftar mendapatkan informasi-informasi mengenai proses pendaftaran serta pengumuman Biografi Penulis. Tri Wahyuning Tyas, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015 Rum Muhamad Andri Kr, Ir, M.Kom, memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom), Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan IPA Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Saat ini mengajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6