PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN BARANG PADA TOKO UD KAMPUS

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN BARANG PADA TOKO UD KAMPUS Naskah Publikasi diajukan oleh Denny Afrianto Natanael kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGNING INFORMATION SYSTEMS STOCK AND SALES ITEMS IN STORE UD CAMPUS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN BARANG PADA TOKO UD KAMPUS Denny Afrianto Natanael Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the era of globalization and advanced technology department is now able to make everything that used to be difficult if not impossible to be completely easy and possible. Versatile computerized technology into all levels and fields make every job faster, including the provision and sale of goods. Even using a computerized system to minimize the occurrence of errors that may occur when using the manual method. "Designing Information Systems Stock and Sales Items" is designed according to the needs of the UD campus store today still use the manual method. With the designed system is able to speed up the work and maximize optimum performance. The design of the information system is made with amenities such as: add data, update data, delete data, report the amount of goods, prices of goods sold and reports. The design of the information system is designed with Visual Basic programming and Microsoft SQL Server 2000 for the database and DBDesigner 4 for drafting the structure of the system. With this Information System Design Store UD campus easier and optimal working and know the reports are needed because the data are more structured information. Keywords: Inventories and Sales, UD Campus Systems, Information Systems, Information Systems Design.

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi dan komunikasi yang semakin canggih sekarang telah mewabah keseluruh bidang pekerjaan dan dikalangan masyarakat. Dengan teknologi yang sangat canggih saat ini membuat segala sesuatu yang dulunya dianggap sulit bahkan tidak mungkin menjadi serba mudah dan mungkin. Teknologi yang serba komputerisasi membuat segala pekerjaan yang dulunya memakan waktu yang lama menjadi lebih cepat dan efisien. Bidang usaha merupakan salah satu bidang yang penting dan memiliki banyak lalu lintas data dan informasi. Karena tersusun atas sejumlah komponen yang memiliki fungsi dan cara kerja tersendiri. Dengan demikian dibutuhkan sebuah perancangan sistem informasi yang dapat dimanfaatkan untuk mengumpulkan data, mengolah, menyimpan, melihat kembali serta menyalurkan informasi kepada siapa saja yang membutuhkan. Toko UD Kampus Yogyakarta merupakan salah satu bidang usaha yang bergerak pada penyediaan dan penjualan barang-barang yang memiliki arus lalu lintas data dan informasi yang tinggi. Karena pengolahan data persediaan dan penjualan yang cukup banyak dilakukan dengan cara manual dan belum menggunakan database, maka proses persediaan dan penjualan menjadi tidak efisien dan memerlukan waktu proses yang lebih lama. Dengan adanya hal tersebut penulis mencoba membuat sebuah perancangan sistem informasi dengan menggunakan visual basic yang mampu mengelola data penyediaan dan penjualan barang-barang serta menulis laporan skripsi dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN BARANG PADA TOKO UD KAMPUS. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara umum sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. (Hanif Al Fatta : 3) Menurut Jerry FitzGerald, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. (Jogiyanto HM, 1999 : 1)

5 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar bila dibanding biaya untuk mendapatkannya. (Kusrini & Andri Koniyo 2007 : 7-8). 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Davis M, sistem informasi adalah, Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporanlaporan yang diperlukan. (Jogiyanto HM, 1999 : 11) 2.4 Sistem Informasi Manajemen Beberapa rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain : 1. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian. (Stoner, 1996) 2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi metematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) Sistem informasi manajemen merupakan serangkaian sub bab informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara, guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membuat suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.

6 Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi di masa sekarang dan apa yang akan mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan priodik, laporan khusus dan output dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. 2.5 Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menangani masalah-masalah dalam penjualan. Dalam buku Accounting Information Systems dijelaskan sistem informasi penjualan adalah sistem yang membantu perusahaan mengidentifikasi pelanggan untuk barang dan jasa perusahaan, mengembangkan barang dan jasa memenuhi kebutuhan pelanggan, menjual barang dan jasa serta menyediakan dukungan pelanggan. (James A. Hall : 389) 2.6 Teori Analisis Analisis sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan. (Jogiyanto HM, 2005) 2.7 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart (Bagan Alir) Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Flowchart sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat

7 digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak terhubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator) Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. Salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsifungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD juga merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk pengambaran analisis maupun rancangan system yang mudah dikomunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai maupun pembuat program Diagram Konteks (Context Diagram) Context diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sebuah sistem. Diagram Konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. 2.8 Konsep Dasar Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). Dari berbagai sudut pandang basis data dapat didefenisikan sebagai himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah (Kusrini 2007 : 2) Perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan pengolahan koleksi data dalam jumlah besar menggunakan DBMS (Database Management System) untuk manipulasi data secara mudah. 2.9 Sistem Peraangkat Lunak Visual Basic 6.0

8 Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang cukup populer mudah untuk dipelajari. Visual Basic menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form. Aplikasi Visual Basic terdiri dari beberapa file yang menyusun aplikasi tersebut. a. File Project (*.vbp) File ini merupakan kumpulan dari aplikasi yang dibuat. File project bisa berupa file *.frm, *.dsr atau file lainnya. b. File Form (*.frm) File ini merupakan file yang berfungsi untuk menyimpan informasi tentang bentuk form maupun interface yang kita buat Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan salah satu produk yang dibuat oleh Microsoft selain dari Microsoft Access yang dimasukkan dalam paket Microsoft Office. SQL server 2000 merupakan database yang mendukung penggunaan arsitektur clientserver, sehingga sangat cocok bagi pengguna yang akan mengembangkan aplikasi yang berbasis client-server. SQL Server 2000 menawarkan dua fitur dalam mengelola data base yaitu : 1. Enterprise Manager Fitur ini lebih mudah digunakan karena mode pengolahan database yang terdapat dalam fitur ini berbasis GUI (Graphical User Interface). Karena itu dengan metode klik dan drag maka kita dapat membuat database dan tabel serta manajemen yang lain dengan mudah. 2. Query Analyzer Fitur ini menggunakan transact SQL untuk mengelola database didalam SQL Server Perintah-perintahnya merupakan pengembangan perintahperintah SQL standar yang disesuaikan dengan manajemen database di SQL Server Transact SQL memungkinkan pengguna untuk dapat membuat database, membuat tabel, menghapus database, menghapus tabel, mengubah data dan lain-lain. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Latar Belakang Perusahaan Toko UD Kampus adalah suatu jenis usaha yang menjual berbagai kelengkapan kantor dan sekolah, seperti kertas, pena, pensil, dan lain sebagainya. Toko UD Kampus berada di Jl. Gorongan 88, Ring Road Utara, Condong Catur, Depok, Sleman. Pemilik usaha ini adalah Bapak Hendro Suwandi. Usaha ini dimulai sejak tahun Usaha

9 dagang yang dilakukan Toko UD Kampus adalah menjual barang-barang untuk kebutuhan kantor ataupun sekolah ke toko-toko. 3.2 Analisis Sistem Analisis merupakan penguraian dari suatu masalah yang ada, yang akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah yang ada. Tujuan utama dari Analisis Sistem (system analysis) adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang ada kemudian dilakukan pembenahan. Dalam melakukan tugasnya seorang analis sistem harus melakukan beberapa langkah-langkah sebagai berikut. 1. Identify Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada dimana suatu masalah adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk mencapai sasaran-sasaran yang diharapkan. Langkah-langkah didalam tahap ini adalah identifikasi terhadap penyebab masalah, titik keputusan dan personil-personil kunci. 2. Understand Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan. Untuk memahami sistem yang ada diperlukan data-data yang diperoleh dari langkah pertama identifikasi secara terinci. Tugas yang dilakukan meliputi penentuan jenis penelitian, perancangan jadwal penelitian, pembuatan tugas penelitian, pembuatan agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian. 3. Analysis Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka dilakukan analisis hasil penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan suatu pengalaman yang cukup untuk mendapatkan hasil yang maksimal, karena biasanya seorang analis sistem yang baru merasakan kesulitan pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan di mana sistem tersebut dikerjakan. Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan dan apakah yang telah dikerjakan. 4. Report

10 Langkah terakhir dari analisis adalah pembuatan laporan dari hasilhasil penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai panduan untuk mendesain sebuah sistem. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis Studi Kelayakan Setelah sistem analisis menyusun dokumen kebutuhan sistem selanjutnya melangkah ke tahap mendesain sistem. Namun tidak semua kebutuhan sistem yang didefinisikan pada tahapan analisis kebutuhan sistem layak untuk menjastifikasikan apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Tahapan inilah yang disebut sebagai tahapan analisis kelayakan atau studi kelayakan. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka hal tersebut harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya. 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Operasional 3. Kelayakan Hukum 4. Kelayakan Ekonomi Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. Dalam tahap ini diperlukan pertimbangan ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem baru tersebut. 3.4 Perancangan Sistem Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap merancang suatu sistem dan program adalah membuat usulan pemecahan masalah secara logika. Alat bantu yang digunakan antara lain adalah Perancangan Proses Adapun tujuan dari tahap rancangan sistem ini adalah sebagai berikut. 1. Menyusun kriteria tampilan informasi yang dihasilkan secara keseluruhan sehingga dapat memudahkan dalam pengidentifikasian, analisis, dan evaluasi terhadap aspek yang ada dalam permasalahan sistem yang ada.

11 2. Mengumpulkan data dan mempelajari untuk disusun menjadi sebuah struktur data sesuai sistem yang dibuat yang dapat memberikan kemudahan dalam pemrograman sistem. 3. Melakukan evaluasi serta memutuskan pelayanan sistem yang baru secara rinci dan menyeluruh dari masing-masing bentuk informasi yang akan dihasilkan Flowchart Sistem Flowchart sistem adalah diagram alir yang menggambarkan suatu sistem yang digunakan untuk proses pengolahan data, setelah melakukan penelitian, maka penulis mengusulkan sistem baru dengan flowchart. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. 4.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi sistem. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah selesai menyusun tugas akhir ini, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem lama yang masih manual harus diganti dengan sistem baru karena sudah tidak layak secara sistem, ekonomi dan manfaat 2. Kompleksitas dari masalah pengolahan data secara manual akan lambat dan boros, sehingga harus dibangun sebuah sistem baru secara komputerisasi yang lebih hemat dan efisien. 3. Membangun sebuah sistem baru bertujuan untuk mengikuti perkembangan zaman agar dapat bersaing dalam era globalisasi. 4. Dalam Perancangan Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Barang pada Toko UD Kampus memerlukan 2 komponen penting yaitu Visual Basic

12 6.0 digunakan untuk membuat coding atau tampilan, Microsoft SQL Server 2000 digunakan untuk membuat database atau tempat penyimpanan data. Perangkat lunak ini dapat membantu dalam mempermudah dan mempercepat kinerja di Toko UD Kampus. 5.2 Saran Penulis ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu dalam pengembangan perangkat lunak Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Barang : 1. Untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan, Toko UD Kampus sebaiknya segera mangganti keberadaan sistem informasi yang lama yang masih dilakukan secara manual dengan sistem informasi yang baru. 2. Sistem informasi yang diajukan dalam laporan ini dapat dipakai oleh Toko UD Kampus sebagai acuan dalam mengembangan sistem yang baru, yang dapat menutupi kelemahan sistem yang lama. 3. Dapat dipertimbangkan untuk menambahkan Surat Jalan dan Piutang agar lebih mempermudah sistem kerja. 4. Perangkat lunak ini bisa ditambahkan skin agar tampilan program lebih menarik.

13 DAFTAR PUSTAKA 1. Abdul Kadir Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta 2. Hanif Al Fatta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset. Yogyakarta 3. James A. F. Stoner Manajemen Jilid 2. Prenhallindo 4. James A. Hall Information Technology Auditing and Assurance : Audit dan Assurance Teknologi Informasi, Buku 2. Salemba Empat 5. Jogiyanto. HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta 7. Kusrini. dan Andri Kaniyo. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Andi Offset. Yogyakarta Marwan Asri Marketing. AMP YKPN Yogyakarta 9. Raymond McLeod. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhallindo. Jakarta Winardi Kamus Ekonomi. Bandung