PROSES PEMBATALAN DOKUMEN

Transkripsi

1 PROSES PEMBATALAN DOKUMEN

2 Tajuk 13: PROSES PEMBATALAN DOKUMEN 13.1 Pembatalan Dokumen Fungsi Pembatalan Dokumen merupakan kemudahan yang disediakan bagi membolehkan Pelulus membuat pembatalan dokumen pada tahap yang dibenarkan. Senarai jenis dokumen yang boleh dibuat pembatalan adalah seperti di bawah : a. Permintaan b. Penghantaran c. Nota Penerimaan Barangan d. Nota Pelaksanaan e. f. Kerajaan 13.2 Proses Pembatalan Dokumen Proses Pembatalan Dokumen bagi semua jenis dokumen adalah sama. Oleh itu, satu contoh yang ditunjukkan dibawah adalah proses Pembatalan Dokumen bagi dokumen Permintaan. Proses ini terpakai untuk membuat carian bagi jenis-jenis dokumen yang lain untuk tujuan pembatalan. Langkah 1 Skrin Buletin Tindakan akan dipaparkan setelah berjaya log masuk dan menukar menu di dalam sistem. ARAHAN : 1. Klik sub menu Pembatalan Dokumen di menu utama Pengurusan Dokumen pada menu Tadbir. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 1

3 Langkah 2 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. ARAHAN : 1. Pilih Jenis Dokumen dari menu tarik bawah yang disediakan. Langkah 3 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. ARAHAN : 1. Pilih Status Permintaan dari menu tarik bawah yang disediakan. 2. Klik butang Cari. 1. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Permintaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Permintaan. 2. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 2

4 Langkah 4 Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. ARAHAN : 1. Klik butang Batal. 1. Hasil carian akan dipaparkan mengikut pada Status Permintaan yang dipilih. 2. Klik pautan No Permintaan untuk melihat perincian Permintaan. 3. Hanya dokumen yang dibenarkan untuk pembatalan sahaja yang akan dipaparkan pada senarai Hasil Carian. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 3

5 Langkah 5 Skrin Pembatalan Permintaan akan dipaparkan. ARAHAN : 1. Masukkan Justikasi. 2. Masukkan Pin Kad Pintar dan klik butang Batal Permintaan 1. Klik butang Kembali untuk kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) 2. Permintaan boleh dibatalkan selagi ianya belum diluluskan. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 4

6 Langkah 6 Mesej amaran akan dipaparkan. ARAHAN : 1. Klik butang OK. 1. Klik butang Cancel sekiranya ingin membatalkan proses Pembatalan Dokumen Langkah 7 Skrin Pemberitahuan/Pengesahan akan dipaparkan. 1. Pengguna diberi pilihan sama ada boleh terus klik menu Log Keluar atau klik pada butang Kembali sekiranya ingin kembali ke laman sebelumnya (Carian Pembatalan Dokumen) untuk membuat pembatalan bagi dokumen yang lain. Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 5

7 13.3 Pembatalan dokumen berdasarkan Jenis Dokumen Setiap Pembatalan Dokumen mempunyai kriteria penjanaan yang berbeza. Berikut adalah skrin kriteria Pembatalan Dokumen mengikut setiap jenis dokumen: 1. Jenis Dokumen : Penghantaran Bagi transaksi atas talian, Penghantaran boleh dibatalkan pada status Nota Penerimaan Barangan. Sekiranya Nota Penerimaan Barangan telah dikeluarkan, Pelulus hendaklah membatalkan Nota Penerimaan Barangan tersebut terlebih dahulu sebelum meneruskan proses pembatalan Penghantaran. Pembatalan Penghantaran akan bertukar status Kerajaan kepada Pembekalan atau Pembekalan Separa. Bagi transaksi luar talian Penghantaran boleh dibatalkan pada status Invois. Pembatalan Penghantaran akan menukar status Kerajaan kepada Pembekalan. Jenis Dokumen Penghantaran yang boleh dibatalkan Nota Penerimaan Barangan (transaksi atas talian) Invois (transaksi luar talian) Selepas Pembatalan Nota Penerimaan Barangan Pembekalan Catatan Pembekal perlu mencipta semula pesanan penghantaran 1. Skrin Carian Penghantaran akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No Kerajaan, No Penghantaran dan Tarik Diterima (Dari dan Kepada) 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7 Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 6

8 2. Jenis Dokumen : Nota Penerimaan Barangan Nota Penerimaan Barangan boleh dibatalkan selagi Invois belum dikeluarkan. Pembatalan Nota Penerimaan Barangan akan menukar status Kerajaan kepada Nota Penerimaan Barangan bagi transaksi atas talian atau Pembekalan/ bagi transaksi luar talian. Jenis Dokumen Nota Penerimaan Barangan yang boleh dibatalkan Invois (transaksi luar talian) Pembekalan Separa Selepas Pembatalan Pembekalan/Perkhid matan Nota Penerimaan Barangan Catatan Peminta/Peg. Penerima Barang perlu mencipta Penghantaran Peminta/Peg. Penerima Barang perlu mencipta Nota Penerimaan Barangan yang baru 1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Penerimaan Barangan, No. Kerajaan, Nama Pembekal, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Kerajaan. 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7 Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 7

9 3. Jenis Dokumen : Nota Pelaksanaan Nota Pelaksanaan (NPP) boleh dibatalkan selagi ia belum disahkan. Jenis Dokumen Nota Pelaksanaan (transaksi atas talian) Nota Pelaksanaan (transaksi luar talian) yang boleh dibatalkan Pembelian Terus Pengesahan Nota Pelaksanaan Atas Talian Kelulusan Nota Pelaksanaan dan Nota Debit Kelulusan Nota Pelaksanaan dan Nota Debit Selepas Pembatalan Pembekalan / perkhidmatan Pembelian Terus Pengesahan Nota Pelaksanaan Atas Talian Pembekalan/perkhid matan Catatan Pembekal perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan Pegawai Penerimaan Barangan perlu mengesahkan semula Nota Pelaksanaan Peminta perlu mencipta semula Nota Pelaksanaan 1. Skrin Carian Pelaksanaan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No. Nota Pelaksanaan, No. Kerajaan, Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status Nota Pelaksanaan 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7 Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 8

10 5. Jenis Dokumen : boleh dibatalkan selagi ia belum diluluskan. Jenis Dokumen yang boleh dibatalkan Kajisemula Penyerahan Kelulusan Selepas Pembatalan dibatalkan Catatan Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru. 1. Skrin Carian Pembatalan akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah No., Tarikh Diterima (Dari dan Kepada) dan Status. 2. Klik butang Cari untuk membuat carian. 3. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 4. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7 Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 9

11 6. Jenis Dokumen : Kerajaan Kerajaan boleh dibatalkan selagi proses Padanan Bayaran belum dilakukan. Pembatalan Kerajaan akan menukarkan status semua dokumen berkaitan dengan Kerajaan tersebut kepada Dibatalkan. Jenis Dokumen Kerajaan (Produk) Kerajaan () yang boleh dibatalkan Pembekalan/ Pengesahan daripada Pembekal Padanan Bayaran Invois Pengesahan Invois Pemberitahuan (Nota Pelarasan Kredit Kerajaan) Kelulusan Nota Pelarasan Kredit Pembekalan Separa Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucar Bayaran di espkb Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal Nota Pelarasan Kredit Diluluskan Pembekalan/ Pengesahan Padanan Bayaran Invois Pengesahan Invois Kelulusan Nota Pelaksanaan dan Nota Debit Kemaskini Nota Pelaksanaan Penciptaan Nota Pelarasan Debit Penciptaan Nota Pelarasan Kredit Selepas Pembatalan Kerajaan dibatalkan Kerajaan dibatalkan Catatan Pengguna perlu mencipta semula permintaan yang baru Pengguna perlu mencipta semula yang baru Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 10

12 Jenis Dokumen yang boleh dibatalkan Proses Antaramuka Kemaskini Daftar Bayaran dan Baucer Bayaran di espkb Penggiliran Padanan Pembayaran Gagal Selepas Pembatalan Catatan a. Perolehan Produk 1. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Kerajaan bagi jenis Produk adalah No Kerajaan, Jenis Kerajaan dan Status Kerajaan. b. Perolehan Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 11

13 2. Skrin Carian Pembatalan Dokumen akan dipaparkan. Kriteria carian yang disediakan adalah bagi Kerajaan bagi jenis adalah No Kerajaan, Jenis Kerajaan dan Status Kerajaan. 3. Klik butang Cari untuk membuat carian. 4. Klik butang Bersih untuk mengosongkan perincian carian. 5. Langkah seterusnya adalah sama seperti yang ditunjukkan pada Tajuk 13.2 bermula dengan Langkah 4 sehingga Langkah 7 Hakcipta Terpelihara 2011 Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (Dikemaskini pada 21 Julai 2011) 12