BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran umum Sekolah Sekolah Menengah Kejuruan 7 (SMKN 7) Jakarta didirikan pada tahun 1962 beralamat dijalan Tenggiri No.1 Jakartfa Timur dengan nama Sekolah Teknik Grafika (ST Grafika). Pada tahun 1974 Sekolah Teknik Grafika berubah menjadi Sekolah Menengah Teknik Negeri (SMTN) 4 Jakarta.Pada tahun 1974 mengalami perubahan nama sekolah menjadi Sekolah Menengah Kejuruan Negeri (SMKN) 7 Jakarta dengan Akreditas Baik. Adapun perkembangan sekolah dari awal berdirinya hingga sekarang adalah sebagai berikut : 1. Sekolah Teknik percetakan semula berdiri di Balai Pustaka sejak tahun dengan Kepala Sekolah Tuan Van Debring. 2. Pada tahun 1951 di pindahkan ke gedung yang baru terletak di Jalan Garuda No. 63 Kemayoran Jakarta dengan nama STP Negeri Percetakan dengan lama pendidikan 2 tahun sampai dengan tahun 1953 dengan Kepala Sekolah Tuan J FW. Samson 3. Tahun STP Negeri Percetakan dengan lama pendidikan menjadi 3 tahun dengan kepala sekolah : a. Tahun 1954 tahun 1959 Bapak JFW. Samson b. Tahun 1960 tahun 1964 Bapak M. Noerdin c. Tahun 1965 tahun 1967 Bapak Sopandi d. Tahun 1968 tahun 1970 Bapak R. Soetrisno, BSc 69

2 70 e. Tahun 1971 tahun 1972 Bapak Wahidi f. Tahun 1972 tahun 1982 Bapak Nurdin, BSc 4. Kemudian pada tahun dirubah menjadi SMT Negeri Grafika dengan kepala sekolah a. Tahun 1983 tahun 1959 Bapak JFW. Samson b. Tahun 1960 tahun 1964 Bapak M. Noerdin 5. Tahun 1996 dirubah dengan menjadi SMK Negeri 7 Jakarta dengan kepala sekolah : a. Tahun 1996 tahun 1998 Bapak Drs. HR. Soegyanto, M. b. Tahun 1998 tahun 2004 Bapak Ir. PM. Aritonang, MM. c. Tahun Bapak Drs. Sugeng Priyana, MM. d. Tahun Sekarang Bapak Drs. Anas Rosich

3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi SMKN 7 Grafika Jakarta Struktur organisasi dari SMKN 7 Grafika Jakarta adalah sebagai berikut : STRUKTUR ORGANISASI TAHUN SMKN NEGERI 7 JAKARTA KEPALA SEKOLAH DRS. ANAS ROSICH KOMITE SEKOLAH M. JA FAR SE. PLH KASUBAG TU SRI NURYANI WAKA KURIKULUM ZAKI FAHMI S.Pd WAKA KESISWAAN Drs. AHMAD FAUZI WAKA SARPRAS Drs. PRIH HERRY W WAKA SARPRAS SUHARTONO S.Pd KAPROG MULTIMEDIA MARTHA LINA S.Pd KAPROG PERSIAPAN YAN ROSMAN S.Pd KAPROG PRODUKSI PRIYATNO S.Pd KOORD BPSK Drs. YOVA HELMI KOORD NORM-ADAPTIF Drs. ELITA R.PB UNIT PRODUKSI ZAKI FAHMI. S.Pd KEPALA PERPUSTAKAAN Drs. MARTHA SARI WALI KELAS GURU SISWA Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMKN 7 Grafika Jakarta

4 72 Sedangkan struktur organisasi Tata Usaha di SMKN 7 Grafika Jakarta adalah sebagai berikut : Gambar 3.2 Struktur Organisasi Tata Usaha SMKN 7 Grafika Jakarta

5 Tugas dan Wewenang Kepala Sekolah 1. Merencanakan program kerja (mingguan, bulanan, catur wulan, semester dan tahunan) 2. Merencanakan RAPES 3. Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan RIPS 4. Mengkordiniir kegiatan EBTA/EBTANAS/PMB dan Uji Profesi (bagi SMK) 5. Mengawasi dan membina pengelolaan KBM 6. Mengkoordinir kegiatan kerja sama dengan Pemda dan dunia kerja 7. Mempromosikan pemasaran dan penelusuran tamatan 8. Membina Unit Produksi dan Koperasi 9. Merencanakan dan membina pengembangan profesi dan karier staf 10. Mengkoordinir pelaksanaan BP dan Bimbingan Kejuruan 11. Merencanakan pengembangan, pendayagunaan dan pemeliharaan saran dan prasarana 12. Menyelenggarakan administrasi sekolah (keuangan, ketenagaan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum) 13. Mengkoordinir pengembangan kurikulum 14. Mengevaluasi kegiatan program kerja sekolah 15. Mengajar 6 jam/bk 40 siswa 16. Membuat laporan berkala dan insidental 17. Membuat DP 3 staf dan guru 18. Mengkoordinir penerimaan siswa baru

6 Mengadakan/melengkapi ruang kerja/kantor dengan gambar/foto presiden, wakil presiden, lambang negara, panji-panji, lambang 20. Melaksanakan kebijakan Direktorat terkait 21. Aktif mengikuti kegiatan organisasi PGRI DKI Jakarta 22. Melaksanakan kebijakan PGRI baik Pusat maupun Jakarta Plh KaSubBag Tata Usaha 1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah 2. Mengurus kebutuhan fasilitas Tus 3. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah 4. Mengatur pengurusan kepegawaian 5. Membina dan mengembangkan karier tenaga Tata Usaha Sekolah 6. Mengurus kebutuhan fasilitas Tata Usaha Sekolah 7. Menyiapkan dan menyajikan data statistik sekolah 8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan kerumahtanggaan 9. Mengatur administrasi hasil proses KBM 10. Membantu kasek pelaksanaan untuk mengembangkan sistem informasi sekolah 11. Mengatur administrasi inventaris sekolah (alat, perabot, ATK) 12. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa Memantau pelaksanaan 7K Membantu kasek dalam penyusunan RAPES dan RIPS

7 75 Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum 1. Memasyarakatkan dan mengembangkan kurikulum 2. Menyusun program pengajaran (mingguan, bulanan, semesteran, tahunan) dan mengkoordinasikan pelaksanaannya 3. Menganalisis ketercapaian target kurikulum 4. Mengkoordinir pengembangan kurikulum 5. Mengkoordinir kegiatan belajar mengajar termasuk pembagian tugas guru, jadwal pelajaran evaluasi belajar dsb 6. Mengkoordinasikan persiapan pelaskanaan UAN, UAS, Uji Kompetensi bagi SMK dsb 7. Menyusun kriteria kenaikan kelas dan persyaratan kelulusan bersama kejur/kaprog sesuai ketentuan Direktorat/Ka. Bidang terkait 8. Mengarahkan penyusunan RPP, SAP 9. Menggali, menghimpun dan menysuusn materi-materi untuk 10. penyesuaian kurikulum dan program magang bersama Kaporg 11. Mengajar 9 jam pelajaran 12. Menyusun laporan 13. Mengadakan koordinasi dengan ketua bidang lain 14. Mewakili kepala sekolah dalam hal-hal tertentu

8 76 Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan 1. Menyusun program pembinaan siswa (mingguan, bulanan, semesteran, tahunan) dan mengkoordinasikan pelaksanaannya 2. Menyusun program kerja 5 K - 7 K dan mengkoordinir pelaksanaannya 3. Mengkoordinir pelaksanaan pengurus OSIS, Pramuka dan PMR 4. Membimbing dan mengawasi kegiatan OSIS/Kepramukaan dan PMR 5. Membina kepengurusan OSIS/Kepramukaan dan PMR 6. Mengkoordinir pelaksanaan pemilihan calon siswa teladan, penerimaan beasiswa dan paskibra 7. Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan kegiatan luar sekolah 8. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pembinaan kesiswaan 9. Mengajar 9 jam pelajaran 10. Mengkoordinir kegiatan upacara bendera 11. Membuat laporan berkala dan incidental Wakil Kepala Sekolah Bagian Sarana dan Prasarana 1. Menyusun program kerja pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan dan perawatan serta pengembangan sarana dan prasarana (bulanan, cawuan, tahunan) 2. Mengkoordinir penyusunan kebutuhan sarana/prasarana 3. Mengkoordinir pelaksanaan inventarisasi sarana/prasarana 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan bahan praktek serta

9 77 perlengkapan sekolah 5. Mengkoordinasikan pemeliharaan, perbaikan, pengembangan dan penghapusan sarana 6. Mengkoordinasikan pengawasan penggunaan sarana/prasarana 7. Mengkoordinasikan pengawasan penggunaan sarana/prasarana 8. Mengajar 9 jam pelajaran 9. Membuat laporan berkala dan insidental Wakil Kepala Sekolah Bidang Dunia Usaha dan Dunia Industri ( DU DI) 1. Menyusun program kerja humas Du Di 2. Mengkoordinir penyusunan program praktik kerja industri peserta didik 3. Mengkoordinir pelaksanaan prakerind peserta didik mulai dari pencarian lokasi, penempatan, pembimbingan dan penarikan 4. Menyiapkan kebutuhan administrasi dalam pelaksanaan Prakerind 5. Mengkoordinasikan pelaksanaan kerja sama dengan Du Di dan instansi yang relevan berikut MOU-nya 6. Mengkoordinasikan penelusuran tamatan dan pengadministrasiannya 7. Mengkoordinir pelaksanaan BKK 8. Meningkatkan keterserapan tamatan di dunia kerja 9. Mengkoordinasikan pelaksanaan tes kerja atas permintaan Du Di 10. Mengajar 12 jam pelajaran 11. Menerima dan mengkoordinasikan tamu dari instansi dan Du Di 12. Menyampaikan informasi kepada masyarakat 13. Menyusun laporan kepada Kepala Sekolah

10 Mengadakan koordinasi dengan wakil kepala sekolah lainnya Guru 1. Menyediakan perangkat mengajar cawu, analisa program, satuan pelajaran dan kisi-kisi berikut perangkat evaluasi 2. Melaksanakan administrasi siswa (daftar nilai, daftar hadir & daftar kemajuan siswa) 3. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar 18 jam pelajaran atau sesuai yang ditetapkan Kepala Sekolah 4. A. Guru teori dan guru umum Mempersiapkan bahan ajaran dan alat bantu Memasukan misi kejuruan pada mata pelajaran umum bagi guru umum Menerapkan kompetensi kejuruan Mengisi buku agenda kelas B. Guru praktik Mempersiapkan pelajaran praktek : bahan dan alat, ruangan dan pembagian tugas Melaksanakan KBM praktek, pengawasan dan penilaian hasil Menyelesaikan pekerjaan praktik (pembersihan, penyimpanan alat, pembersih ruangan Bertanggung jawab terhadap inventaris alat dan perabot 5. Melaksanakan bimbingan profesi siswa 6. Mengembangkan alat bantu kegiatan belajar mengajar 7. Membantu pelaksanaan 5K 7K

11 79 8. Mengembangkan bahan ajar sesuai dengan perkembangan iptek dan kebutuhan muatan lokal 9. Mengembangkan kemampuan profesi guru melalui kegiatan/kesempatan yang dicari atau diberikan : jalur formal dan informal 10. Membantu mengembangkan kopearsi, unit produksi, hubungan industri, uji profesi, program magang secara bersama 11. Melakukan kegiatan remedial, perbaikan dan pengayaan 12. Membuat laporan berkala dan insidentil Bimbingan Konseling 1. Menyusun program kerja BK untuk satu tahun (untuk calon siswa SMK selama pendidikan dan pelayanan pada tamatan untuk mencari pekerjaan (mandiri) dan melaksanakannya) 2. Memberikan penjelasan kepada calon siswa tentang macam-macam program study kemampuan tamatan dan lapangan kerja yang dapat dimasuki 3. Memberikan bimbingan penyuluhan kepada siswa secara individu yang berkaitan dengan hambatan hidup, latar belakang sosia, pengaruh Hngkungam kesukaran belajar dan sebagainya 4. Mengembangkan potensi siswa sesuai bakat dan minat siswa 5. Membimbing siswa dalam pengenalan lingkungan dan dunia kerja 6. Menangani permasalahan yang berkaitan dengan kenakalan siswa, penyimpangan disiplin dan gangguan belajar

12 80 7. Mengadakan kunjungan kepada Orang tua murid (home visit) bagi siswa yang mempunyai masalah 8. Memberi wawasan arah karier kejuruan 9. Memberi dorongan motivasi pada siswa secara klasikal maupun individual untuk mencari kerja, melalui kunjungan ke dunia kerja, ceramah guru tamu dan sebagainya 10. Ikut memasarkan tamatan ke dunia kerja dan menelusuri tamatan 11. Mengkoordinir seleksi penerimaan siswa baru 12. Membantu siswa untuk mecari pekerjaan 13. Membuat peta industri, bekerja sama dengan kepala program studi 14. Membuat laporan berkala dan insidental Catatan : Apabila guru yang diserahi tugas Bimbingan Kejuruan, maka jumlah jam mengajarnya perlu diatur tersendiri Wali Kelas 1. Memahami siswa dan karakter siswa dan akarakter mereka dari kelas yang diasuhnya 2. Mengatur tempat duduk di kelas dan membuat lay out kelas 3. Menjalin hubungan dengan orang tua siswa 4. Menghubungi orang tua murid apabila perlu 5. Membantu bendahara dalam mengumpulkan bayaran iuran dan lainnya 6. Mengumpulkan nilai dari para guru dan memasukkan kedalam buku/daftar kumpulan nilai

13 81 7. Mengisi dan membagi raport 8. Membantu guru BP/BK menangani kasus siswa 9. Membina budi pekerti siswa 10. Membantu siswa dalam memecahkan masalahnya 11. Mengajar 18 jam pelajaran 12. Menyusun laporan berkala dan insidentil 13. Membuat kelompok belajar siswa 14. Menyusun regu kerja/pelaksanaan 7K Ketua Kompetensi Keahlian ( berada langsung di bawah kepala sekolah ) 1. Menyusun program pembinaan dan pengembangan program study (mingguan, bulanan, semesteran, tahunan) 2. Melaksanakan pembinaan dan bimbingan secara individu / kelompok untuk meningkatkan prestasti belajar melalui guru-guru yang terkait 3. Membantu melaksanakan dan memelihara hubungan dengan dunia kerja secara langsung 4. Mengkoordinasikan pemakaian bahan dan alat praktik dalam program study yang bersangkutan 5. Membantu merencanakan, membina dan mengawasi pendidikan sistem ganda 6. Mendiskusikan masalah yang dihadapi program study 7. Melaksanakan RIP sekolah yang telah direncanakan bersama Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah 8. Menjalin hubungan kerja sama dengan rekan kerja

14 82 9. Menjalin hubungan yang konstruktif dengan dunia kerja yang relevan 10. Memasarkan dan menelusuri tamatan 11. Mengajar 24 jam pelajaran 12. Menyusun laporan berkala dan insidentil Staf Tata Usaha Bagian Kesiswaan 1. Pengisian Biodata Siswa ke Buku Induk. 2. Memasukkan Nilai Legger ke Buku Induk. 3. Pengisian Buku Klapper. 4. Pengisian Data Statistik Siswa dan Buku Mutasi. 5. Mengurus Legalisir Ijasah Alumni. 6. Menyiapkan Absensi Siswa. 7. Merekap Kehadiran/ Absensi Siswa 8. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung Staf Tata Usaha Bagian Kepegawaian 1. Pengelolaan buku induk pegawai. 2. Menghitung angka kredit kenaikan pangkat. 3. Mengusulkan kenaikan pankat guru dan pegawai. 4. Pembuatan DPS dan Daftar Unit Kepangkatan (DUK). 5. Pengimputan data kinerja dan absensi guru dan pegawai. 6. Merekap data absensi guru dan pegawai.

15 83 7. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung Staf Tata Usaha Bagian Kesekretariatan 1. Pengetikan surat-surat dinas. 2. Mempersiapkan Format-format yang dibutuhkan. 3. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar. 4. Mengarsipkan Surat Masuk dan Surat Keluar. 5. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung Staf Tata Usaha Bagian Penerima Iuran 1. Menerima luran Komite dari Siswa. 2. Membukukan dan Merekap Penerimaan lurankomite Siswa. 3. Menyetor luran Komite kepada BendaharaKomite. 4. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung Staf Tata Usaha Bagian Inventaris 1. Mencatat nama, jenis, tipe, asal usul barang kedalam Buku Induk 2. Menyediakan Karu Pemeliharaan dan PerawatanBarang. 3. Menerima dan Mencatat Barang Inventaris. 4. Membuat Kartu Inventaris Ruang (KIR). 5. Pencatatan Barang ke dalam Kartu Barang. 6. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung

16 84 Staf Tata Usaha Bagian PKC 1. Menerima Bahan-bahan Praktek dan ATK serta mencatat dalam Buku Pembelian. 2. Melayani Permintaan Bahan-bahan Praktek dan mencatat kedalam Buku Pengeluaran Barang. 3. Melaporkan Keadaan Barang ke atasan langsung. 4. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung Staf Tata Usaha Bagian Caraka 1. Membersihkan ruang teori / belajar serta WC siswa pada lantai Membersihkan ruang praktek 3. Menyiapkan Hidangan Snack/ Air Minum Guru dan Pegawai 4. Melaksanakan Kegiatan 5K dan 7K 5. Kebersihan halaman dan taman Sekolah 6. Keamanan Sekolah. 7. Tugas lain yang relevan dari atasan langsung Tujuan Pendidikan SMKN 7 Grafika Jakarta 1. Sesuai dengan Undang-Undang Sisdiknas No.20 Tahun 2003 No.2 2. Menyiapkan peserta didik menjadi manusia produktif, mampu bekerja, mandiri, untuk mengisi lowongan pekerjaan sesuai program keahliannya. 3. Mampu memilih karier, ulet dan gigih dalam berkompetensi mengembangkan sikap profesional dalam bidang keahliannya.

17 85 4. Membekali Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dan seni untuk mengembangkan diri secara mandiri maupun melalui jenjang yang lebih tinggi Visi dan Misi SMKN 7 Grafika Jakarta Visi Sekolah : Terciptanya sumber daya Ahli Madya Grafika dan Multimedia yang profesional serta memilik etos kerja,berbudaya, Beriman dan Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa Misi Sekolah 1. Peningkatan Kualiatas Sumber Daya kependidikan secara optimal 2. Penciptaan dasar tanggung jawab memiliki dan loyalitas tinggi terhadap sekolah. 3. Penciptaan Suasana lingkungan yang sejuk dan kondusif serta didukung oleh semua warga sekolah. 4. Peningkatan hubungan kerjasama sekolah dengan dunia usaha/industri untuk tercapainya kualitas kompetensi tamatan yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja. 5. Peningkatan daya saing yang kompetitif dalam menghasilkan produk grafika dan multimedia

18 Metode Pengumpulan Data Tujuan Pengumpulan Data Metode Pengumpulan data ini kami lakukan dengan metode wawancara dan kuesioner kepada kepala sekolah, guru, staf TU siswa dan Orang tua yang pelaksanaannya kami lakukan dari tanggal 16 Oktober 2009 sampai tanggal 23 Oktober Kuesioner kami berikan kepada orangtua dan siswa dengan tujuan untuk mengetahuai kondisi ketertarikan orangtua dan Siswa SMKN 7 Jakarta terhadap bidang TI terutaman pada teknologi sekarang ini, seperti seberapa sering mereka menggunakan komputer, seberapa jauh pengetahuan mereka tentang internet dan seberapa jauh mereka memanfaatkan dan menggunakan internet. Sedangkan pengumpulan data dengan metode wawancara kami lakukan untuk guru, staf TU dan kepala sekolah yang bertujuan untuk mengetahui sistem yang berjalan di sekolah, riwayat sekolah, serta mengetahui seberapa jauh keterlibatan internet untuk mendukung proses belajar mengajar dan proses administrasi dan untuk mengetahi partisipasi apa saja yang guru inginkan jika applikasi E-schooling ini diterapkan di sekolah mereka. Dari pengumpulan data tersebut kami dapat mendefinisikan masalah yang ada, Kemudian kami mencari solusi dari permasalahan tersebut dan mendapatkan kriteria sistem yang akan dirancang

19 Hasil Pengumpulan Data Hasil Wawancara Kepala Sekolah 1. Kapan Sekolah ini didirikan? Sekolah Menengah Kejuruan 7 (SMKN 7) Jakarta didirikan pada tahun beralamat di jalan Tenggiri No.1 Jakarta Timur dengan nama Sekolah Teknik Grafika (ST Grafika). Pada tahun 1974 Sekolah Teknik Grafika berubah menjadi Sekolah Menengah Teknik Negeri (SMTN) 4 Jakarta.Pada tahun 1974 mengalami perubahan nama sekolah menjadi Sekolah Menengah Kejuruan Negeri (SMKN) 7 Jakarta dengan Akreditas Baik. 2. Apa Visi dan Misi Sekolah ini? Visi Sekolah Terciptanya sumber daya Ahli Madya Grafika dan Multimedia yang profesional serta memilik etos kerja,berbudaya, Beriman dan Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa Misi Sekolah 1. Peningkatan Kualiatas Sumber Daya kependidikan secara optimal 2. Penciptaan dasar tanggung jawab memiliki dan loyalitas tinggi terhadap sekolah. 3. Penciptaan Suasana lingkungan yang sejuk dan kondusif serta didukung oleh semua warga sekolah. 4. Peningkatan hubungan kerjasama sekolah dengan dunia usaha/industri untuk tercapainya kualitas kompetensi tamatan yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja.

20 88 5. Peningkatan daya saing yang kompetitif dalam menghasilkan produk grafika dan multimedia 3. Berapa jumlah siswa yang terdaftar di sekolah ini? Jumlah Siswa yang terdaftar di SMKN 7 Grafika Jakarta ada 609 siswa. 4. Berapa jumlah tenaga pengajar yang ada di sekolah ini? Tenaga pengajar pada SMKN 7 Grafika Jakarta terbagi menjadi 2 kelompok. Pertama, Guru PNS berjumlah 30 orang sedangkan yang kedua adalah Guru Honorer yang berjumlah 25. Jadi, Total semuanya adalah 55 Guru. 5. Berapa jumlah staf selain guru yang ada di sekolah ini? Jumlah staf selain guru berjumlah 9 staf. 6. Bagaimana susunan struktur organisasi di sekolah ini? Struktur organisasi di sekolah ini bisa diminta ke bagian Tata usaha. ( Gambar dibawah adalah hasil scan data dari bagian Tata Usah 7. Bagaimana kah sistem penggajian pegawai yang selama ini berjalan? Sistem penggajian di SMKN 7 Grafika Jakarta terbagi menjadi 2 yaitu pertama untuk guru PNS digaji sesuai dengan peraturan dan keputusan pemerintah terutama pemerintah daerah DKI Jakarta dan yang kedua bagi guru honorer digaji oleh komite sekolah. Gaji yang ada akan dibayarkan pada tanggal 15 setiap bulannya. Selain itu, terdapat beberapa hal yang bisa menjadi tambahan buat para guru yaitu adanya reward dan makan siang bagi mereka. Reward ini didapat jika guru dan pegawai datang ke sekolah sebelum atau tepat jam maka akan mendapat reward berupa uang tunai sebesar Rp.6000 dan reward ini akan dibagikan setelah diakumulasikan pada tanggal 15 bersamaan dengan diberikannya gaji mereka.

21 89 8. Bagaimana prosedur jika pegawai ingin mengajukan cuti? Pada dasarnya bagi guru PNS, tidak ada cuti kecuali dalam keadaan yang sangat penting dan memang tidak dapat ditinggalkan. Akan tetapi, jika terdapat hal yang tidak bisa ditinggalkan atau sangat penting maka pihak sekolah memberikan ijin untuk mengajukan cuti. Adapun prosedurnya adalah pegawai atau guru membuat surat permohonan pengajuan cuti dan diberikan kepada Kepala Sekolah. Setelah itu, Kepala Sekolah mempelajari surat permohonan tersebut dan akhirnya diberikan keputusan apakah diijinkan atau tidak. Tapi biasanya, pihak sekolah selalu memberikan ijin. 9. Bagaimana prosedur jika pegawai ingin mengundurkan diri? Prosedur mengundurkan diri tidak jauh beda dari prosedur meminta cuti. dan sepertinya guru PNS tidak ada yang mau mengundurkan diri. Adapun jika ada guru atau staf yang ingin mengundurkan diri akan kami tanya alasannya kenapa dia ingin mengundurkan diri dan jika alasannya logis, dia harus membuat surat permohonan pengunduran diri dan diajukan kepada kepala sekolah dan pihak sekolah akan mempertimbangkannya. 10. Permasalahan apa saja yang sering dialami oleh pegawai sekolah ( guru pengajar maupun non-pengajar ) dalam hal kegiatan pembelajaran di sekolah? Permasalah yang sering dialami oleh pegawai sekolah adalah terutama dalam masalah komunikasi antar masyarakat sekolah misalnya sering terjadi miskomunikasi antar guru dan pegawai dan juga yang lainnya. Selain itu, masih ada beberapa pegawai yang telat datang ke sekolah padahal absen sidik jari sudah diterapkan. Setelah itu, masih perlunya pengembangan diri dan pengembangan kualitas dari para pegawai sehingga mereka bisa mengikuti

22 90 perkembangan zaman yang cukup pesat ini. Yang terakhir, masih belum memadainya sarana dan prasarana yang dimiliki oleh sekolah ini sehingga proses pembelajaran belum bisa kami optimalkan. Akan tetapi, akhir-akhir ini kami mencoba memberikan inovasi berupa adanya hotspot dan internet di sekolah ini sehingga diharapkan sudah bisa membantu masyarakat kampus dalam meningkatkan kemampuannya. 11. Apakah sekolah anda menggunakan Internet dalam kegiatan belajar-mengajar? Sekolah ini sudah menggunakan internet dalam KBM ( Kegiatan Belajar Mengajar) akan tetapi baru sebatas di dalam lingkup praktek dan belum bisa menjamah ke kelas-kelas. 12. Siapa saja yang bisa mengakses internet di sekolah? Semua masyarakat sekolah bisa mengakses internet di sekolah ini dengan diberikan password untuk mengaksesnya. 13. Berapa lama anda bisa mengakses internet di sekolah? Selama jam sekolah yaitu pukul sampai Adakah Staf IT di sekolah ini? Secara structural belum ada staf IT di sekolah ini. Akan tetapi, semua data diolah dan disimpan oleh bagian Tata Usaha (TU) dan untuk memprosesnya dilakukan oleh staf TU dan beberapa pegawai atau guru yang mengerti akan computer. 15. Apakah sekolah ini sudah mendapatkan SAS (Sistem Administrasi Sekolah ) dari pemerintah? Sebenarnya SAS ini sudah kami dapatkan informasinya dari DikNas. Akan tetapi karena budget yang lumayan besar, maka kami tunda pengoperasian dari SAS

23 91 tersebut. Belakangan ini pihak Excel sudah melaksanakan kerja sama dengan kami yaitu dalam hal absensi. Jadi orang tua siswa sudah bisa mengakses absensi anaknya lewat sms ke provider XL. Akan tetapi sampai sekarang tidak ada follow up dari kerja sama tersebut karena banyaknya budget yang harus dikeluarkan misalnya untuk menggaji operator yang menjaga system yang mereka buatkan untuk kami. 16. Jika sudah, apakah SAS sudah berjalan sesuai dengan kebutuhan sekolah ini? Belum dilaksanakan. 17. Apakah sekolah ini sudah menggunakan database untuk menyimpan semua transaksi yang terjadi? Untuk menyimpan transaksi yang ada kami masih menggunakan excel dan buku besar. 18. Apakah database yang ada di sekolah ini sudah semuanya terkomputerisasi? Belum semua database terkomputerisasi. Yang sudah baru absensi guru saja. 19. Apakah system yang berjalan selama ini yang berkaitan dengan masalah kepegawaian dan kesiswaan sudah berjalan dengan baik? Belum. Masih memakai excel dan buku besar yang disimpan dibagian Tata Usaha 20. Jika belum, setujukan anda jika database kepegawaian dan kesiswaan dikomputerisasi? Setuju sekali jika anda ingin melakukannya untuk kami. 21. Adakah rencana implementasi penggunaan database di semua fungsionalitas di sekolah anda?

24 92 Rencana implementasi ICT di sekolah kami ada. Akan tetapi masih ada beberapa hal yang harus dirapihkan sehingga pengembangan ICT kami tidak terlalu priorotaskan. Tapi rencana itu selalu ada dan kami mencoba merealisasikannya dan semoga dengan adanya teman-teman dari binus ini bisa membantu kami merealisasikanya. 22. Pernahkah anda mendengar istilah e-schooling / e-learning? Pernah. 23. Setujukah anda jika sistem tersebut diterapkan di sekolah anda? Setuju sekali jika di sekolah ini diterapkan system tersebut. 24. Jika Ya, Fasiltas apa sajakah yang anda inginkan jika diterapkan sistem tersebut di sekolah anda? a. Bisa melihat data pegawai b. Bisa melihat data siswa c. Bisa mengajukan surat pengajuan cuti d. Bisa mengajukan surat pengunduran diri e. Bisa menerima complain atau masukan dari pegawai, siswa dan orang tua siswa f. Memberikan berita kepada semua / sebagian civitas sekolah ( Semua dipilih )

25 Hasil Wawancara Guru Responden I : Nama Jabatan : M. Ongky Fadillah : Guru 1. Seberapa besar peran orang tua dalam perkembangan anak? Sangat besar karena pendidikan itu berawal dari keluarga 2. Bagaimana prosedur pemberian tugas yang anda biasa lakukan? Pertama kita berikan materi terlebih dahulu lalu jika praktek maka dilakukan test langsung di lab jika teori diberikan ulangan 3. Bagaimana prosedur nilai yang biasa anda lakukan? Nilai didapat dari hasil siswa mengerjakan tugas mandiri, ulangan umum dan lab prektek 4. Bagaimana prosedur jika siswa ingin melihat nilai? Jika ingin melihat nilai bisa dilihat di papan pengumuman atau datang langsung ke saya 5. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? Sering,untuk tugas sekolah atau tugas kuliah 6. Tahukah anda dengan internet? Tahu, tempat mencari data 7. Berapa lama anda biasanya mengakses internet? 1 sampai 2 jam 8. Tahukah anda dengan istilah E-Schooling/E-Learning? Tahu, sistem pembelajaran online

26 94 9. Setujukah anda jika sistem tersebut diterapkan disekolah anda? Setuju,mempermudah memantau anak-anak yang sedang PKL juga mempermudah mereka supaya tidak repot-repot ke sekolah 10. Jika Ya,Fasilitas apa saja yang anda harapkan jika disekolah anda diterapkan Sistem Tersebut? a. Bisa melihat nilai siswa b. Bisa mengajukan surat cuti c. Bisa megajukan surat pengunduran diri d. Bisa memberikan tugas online e. Bisa memberikan/menguploud nilai siswa f. Bisa memberikan kabar/berita kepada siswa (Responden memilih A,C,D,E,F) Responden II : Nama Jabatan : Maman, SPd. : Guru 1. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? Sangat besar kira-kira 90& pengruhnya 2. Bagaimana prosedur pemberian tugas yang anda biasa lakukan? Biasa saja dikelas setelah pemberian materi,pernah juga lewat sms dan fesbook 3. Bagaimana prosedur nilai yang biasa anda lakukan? Nilai didapat dari tingkah laku anak dan ulangan

27 95 4. Bagaimana prosedur jika siswa ingin melihat nilai? Jika ingin melihat nilai bisa dilihat di papan pengumuman atau datang langsung ke saya 5. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? Tergantung kebutuhan saja 6. Tahukah anda dengan internet? Tahu 7. Berapa lama anda biasanya mengakses internet? 1 sampai 3 jam 8. Tahukah anda dengan istilah E-Schooling/E-Learning? Tahu, sistem belajar 9. Setujukah anda jika sistem tersebut diterapkan disekolah anda? Tidak terlalu setuju,karna saya mengajar matematika dan matematika itu sulit untuk dipahami sendiri 10. Jika Ya,Fasilitas apa saja yang anda harapkan jika disekolah anda diterapkan Sistem Tersebut? a. Bisa melihat nilai siswa b. Bisa mengajukan surat cuti c. Bisa megajukan surat pengunduran diri d. Bisa memberikan tugas online e. Bisa memberikan/menguploud nilai siswa (Responden memilih D,E dan tambahan bank matematika )

28 96 Responden III : Nama Jabatan : Chaidir, ST : Guru 1. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? Peranan sangat besar, 2. Bagaimana prosedur pemberian tugas yang anda biasa lakukan? Biasa memberikan tugas sesuai dengan jobsheet dalam praktek 3. Bagaimana prosedur nilai yang biasa anda lakukan? Nilai didapat dari kehadiran siswa dan nilai praktek 4. Bagaimana prosedur jika siswa ingin melihat nilai? Jika ingin melihat nilai bisa dilihat di papan pengumuman atau datang langsung ke saya 5. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? Jarang, biasa di mesin 6. Tahukah anda dengan internet? Tahu 7. Berapa lama anda biasanya mengakses internet? Kondisional aja klo dibutuhkan 8. Tahukah anda dengan istilah E-Schooling/E-Learning? Tahu, sistem belajar 9. Setujukah anda jika sistem tersebut diterapkan disekolah anda? Setuju cuma kadang-kadang E-Schooling/E-Learning gak manusiawi dalam sistem penilaian

29 Jika Ya,Fasilitas apa saja yang anda harapkan jika disekolah anda diterapkan Sistem Tersebut? a. Bisa melihat nilai siswa b. Bisa mengajukan surat cuti c. Bisa megajukan surat pengunduran diri d. Bisa memberikan tugas online e. Bisa memberikan/menguploud nilai siswa (Responden memilih A,D ) Hasil Wawancara Kepala Staf Tata Usaha WAWANCARA Responden Nama : Ibu Sri Nuryani Jabatan: Plh. KaBag Tata Usaha 1. Bagaimana proses pembayaran uang iuran yang selama ini berjalan? Proses pembayaran iuran yang berjalan adalah siswa datang ke loket pembayaran dan langsung melaksanakan transaksi disana. Adapun batas terakhir pembayaran adalah tanggal 10 setiap bulannya dan kami tidak memberikan sanksi bagi siswa yang telat membayar hanya kami memanggil orang tua dari siswa yang bersangkutan lalu membuat surat keterangan kapan mereka akan membayarnya. 2. Apakah semua transaksi sudah terkomputerisasi? Belum. Hanya absensi pegawai saja yang sudah terkomputerisasi. Sisanya masih menggunakan excel dan buku besar.

30 98 3. Apakah sekolah ini sudah menggunakan database untuk mensupport administrasi sekolah seperti data pegawai dan data siswa? Belum. Untuk menyimpan data pegawai dan data siswa masih menggunakan excel. 4. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? Tidak tentu. 5. Tahukan anda dengan internet? Tahu. Yaitu suatu aplikasi untuk menambah informasi dan wawasan 6. Berapa lama anda biasanya mengakses internet dalam sehari? Tidak tentu. 7. Tahukah anda dengan istilah e-schooling / e-learning? Tahu. Yaitu belajar sendiri lewat internet tanpa harus datang ke sekolah. 8. Setujukah anda jika sistem tersebut diterapkan di sekolah anda? Setuju. 9. Jika Ya, Fasilitas apa saja yang anda harapkan jika disekolah anda diterapkan sistem tersebut? ( boleh memilih lebih dari satu ) a. Bisa melihat data siswa b. Bisa melihat data pegawai c. Bisa mengajukan surat pengajuan cuti d. Bisa mengajukan surat pengunduran diri e. Bisa memberikan kabar / berita kepada siswa (memilih semua )

31 Hasil Kuesioner Siswa Kuesioner Siswa Responden 97 siswa 1. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? (pilih salah satu) 17, 20% 1, 1% Setiap Hari 2 hari sekali tidak tahu 69, 79% Gambar 3.3 Gambar pie chart pertanyaan no 1 Kesimpulan : Dari hasil survey didapat 69,79% responden tidak tahu kapan menggunakan komputer,17,20 % setiap hari dan 1,1% 2 hari sekali 2. Tahukah anda dengan internet?(pilih salah satu) YA Tidak Tidak 2% YA 98% Gambar 3.4 Gambar pie chart pertanyaan no 2

32 100 Kesimpulan : dari hasil survey 98% responden tahu internet dan 2 % tidak tahu internet 3.Dimana biasanya anda bisa mengakses internet?(pilihan boleh lebih dari satu) Rumah 12% Dll 15% Sekolah 16% Warnet 57% Gambar 3.5 Gambar pie chart pertanyaan no 3 Kesimpulan : Dari data survey 57% responden menggunakan warnet untuk mengakses internet,16% sekolah,12% rumah,15% dll. 4.Berapa lama anda biasanya mengakses internet dalam sehari?(pilih salah satu) 2 jam 9% < 2jam 11% tidak tahu 64% >2 jam 16% Gambar 3.6 Gambar pie chart pertanyaan no 4 Kesimpulan : Dar hasil survey 64% responden tidak tahu kapan mereka mengakses internet, 16% diatas 2 jam,11 % kurang dari 2 jam, 9% 2jam.

33 101 5.Tahukah anda dengan istilah E-Schooling/E-Learning? tidak 48% ya 52% Gambar 3.7Gambar pie chart pertanyaan no 5 Kesimpulan: Dari hasil survey 52% tahu E-Schooling dan 48% tidak tahu 6.Setujukah anda jika sistem tersebut disekolah anda? tidak 15% ya 85% Gambar 3.8 Gambar pie chart pertanyaan no 6 Kesimpulan : Dari hasil survey 85% setuju diterapkan E-Schooling dan 15% tidak setuju 7.Jika Ya,Fasilitas apa saja yang anda harapkan jika disekolah anda diterapkan sistem tersebut?(pilihan boleh lebih dari satu)

34 102 menguploud tugas 23% melihat nila 27% mengambil materi secara online 29% menambah berita 21% Gambar 3.9 Gambar pie chart pertanyaan no 7 Kesimpulan : Dari hasil survey 29% menginginkan fasilitas mengambil materi secara online,17% meliat nilai,23% mengauploud tugas dan 21%menamah berita 21% Hasil Kuesioner Orang tua Kuesioner Orang tua Dari 100 kuesioner yang disebar yang didapat sample 10 responden 1. Seberapa seringkah anda menggunakan komputer selama seminggu? (pilih salah satu) setiap hari 2 hari sekali tidak tentu 60% 40% 0% Gambar 3.10 Gambar pie chart pertanyaan no 1

35 103 Kesimpulan: Berdasarkan hasil survey 60% responden menggunakan komputer setiap hari, tidak tentu 40% dan tidak tentu )% 2. Tahukah anda dengan internet?(pilih salah satu) tidak 25% ya 75% Gambar 3.1 Gambar pie chart pertanyaan no 2 Kesimpulan: Berdasarkan survey 25% responden tidak tahu internet dan 75% tahu internet dapat ditarik kesimpulan bahwa orang tua di SMKN 7 cendrung tahu internet 3.Berapa lama anda biasanya mengakses internet dalam sehari? 0% 2 jam < 2jam >2 jam tidak tahu 100% Gambar 3.12 Gambar pie chart pertanyaan no 3 Kesimpulan: Responden 100% tidak tahu berapa lama mereka mengakses internet

36 104 4.Dimana biasanya anda bisa mengakses internet?(pilihan boleh lebih dari satu) Dll 40% Warnet 30% Sekolah 0% Rumah 30% Gambar 3.13 Gambar pie chart pertanyaan no 4 Kesimpulan: Responden 30% mengakses internet di rumah dan warnet dan 40%nya mengakses di tempat laen. 5.Seberapa jauh anda bisa mendapatkan informasi tentang anak anda dari pihak sekolah? tidak pernah 0% sering 33% jarang 56% cukup sering 11% Gambar 3.14 Gambar pie chart pertanyaan no 5 Kesimpulan: Dari hasil survey didapat bahwa 56% responden jarang mendapat informasi dari sekolah 33% sering dan 11% cukup sering.

37 105 6.Tahukah anda dengan istilah E-Schooling/E-Learning? tidak 33% ya 67% Gambar 3.15 Gambar pie chart pertanyaan no 6 Kesimpulan : Dari hasil survey disapat bahwa 67% sudah megetahui E-Schooling dan 33% tidak tahu 7.Setujukah anda jika sistem tersebut disekolah anak anda? tidak 11% ya 89% Gambar 3.16 Gambar pie chart pertanyaan no 7 Kesimpulan : Dari hasil survey 89% responden setuju menggunakan sistem E-Schooling dan 11% tidak setuju

38 106 8.Jika Ya,Fasilitas apa saja yang anda harapkan jika disekolah anak anda diterapkan sistem tersebut?(pilihan boleh lebih dari satu) mengajukan complain 40% melihat nilai 20% melihat data 40% Gambar 3.17 Gambar pie chart pertanyaan no 8 Kesimpulan : Dari hasil survey 40% mengiginkan E-Schooling memiliki fasilitas mengajukan complain kepada sekolah dan melihat data anak 20% melihat nilai anak. 3.4 Sistem Yang Berjalan Analisis User yang ada pada SMKN 7 Grafika Jakarta Secara umum, user yang ada di SMKN 7 Grafika Jakarta terbagi menjadi 3 bagian yaitu Pegawai, Siswa dan Orang Tua Siswa. Adapun rincian dari pegawai adalah Kepala Sekolah, Guru dan Staf Tata Usaha. Pegawai Staf Tata Usaha Kepala Sekolah Guru Siswa Orang Tua Siswa

39 Analisis sistem yang berjalan pada SMKN 7 Grafika Jakarta Sistem yang berjalan yang ada di SMKN 7 Grafika Jakarta masih dilakukan secara semi komputerisasi. Ada beberapa data yang sudah memakai aplikasi komputer. Misalnya, untuk absensi pegawai sudah memakai system Finger Print yang bekerja sama dengan perusahaan telekomunikasi XL dan untuk menyimpan data-datanya seperti menggunakan Microsoft Excel dan ada juga proses yang masih manual seperti proses pembayaran iuran, perpustakaan dan lain sebagainya. Sebenarnya utuk pengolahan data yang ada di sekolah-sekolah, pemerintah pusat dalam hal ini DEPDIKNAS ( DIKMENTI ) sudah membuatkan suatu system yang bisa dipakai oleh semua sekolah di seluruh Indonesia, nama system tersebut adalah System Administrasi Sekolah (SAS). akan tetapi, terhalang budget yang cukup besar ditunjang dengan sarana dan prasarana yang kurang memadai maka pihak sekolah belum bisa memaksimalkan system tersebut. Selain itu content SAS yang kurang bisa dipakai oleh SMKN karena SMKN mempunyai keunikan sendiri dalam hal materi kompetensi. Dibawah ini akan dijelaskan rincian beberapa system yang berjalan di SMKN 7 Grafika Jakarta yang berkaitan dengan kepegawaian dan kesiswaan Sistem Pengajuan Cuti dan Ijin Pegawai Pada dasarnya bagi guru PNS, tidak ada cuti kecuali dalam keadaan yang sangat penting dan memang tidak dapat ditinggalkan. Akan tetapi, jika terdapat hal yang tidak bisa ditinggalkan atau sangat penting maka pihak sekolah memberikan ijin untuk mengajukan cuti. Adapun prosedurnya adalah pegawai atau guru membuat surat permohonan pengajuan cuti dan

40 108 diberikan kepada Kepala Sekolah secara langsung. Setelah itu, Kepala Sekolah mempelajari surat permohonan tersebut dan akhirnya akan memberikan keputusan apakah diijinkan atau tidak sesuai dengan kadar kepentingan dari pihak yang mengajukan. Jika permohonan cuti diterima maka yang bersangkutan harus segera mendelegasikan tugasnya jika terdapat pekerjaan yang masih harus dikerjakan selama dia mengambil cuti sehingga proses kerja tidak terhambat. Jika permohonan cuti ditolak, maka yang bersangkutan harus bekerja seperti biasa Sistem Pengunduran Diri Pegawai Prosedur mengundurkan diri tidak jauh beda dari prosedur meminta cuti. Jika ada pegawai yang ingin mengundurkan diri akan ditanya alasannya kenapa dia ingin mengundurkan diri dan jika alasannya logis, dia harus membuat surat permohonan pengunduran diri dan diajukan kepada kepala sekolah secara logis dan pihak sekolah akan memberikan keputusan apakah permohonan pengunduran diri diterima atau tidak. Jika permohonan pengunduran diri diterima maka yang bersangkutan harus segera mengurus semua administrasinya di bagian Tata Usaha. Dan jika diperlukan tenaga pengajar baru, maka pihak sekolah melalui komite sekolah bisa meng-hire guru honorer untuk mengajar di SMKN 7 Grafika Jakarta Sistem Pengolahan Data Pegawai Pengolahan data pegawai yang ada masih manual yaitu semua data yang berkaitan dengan data pegawai disimpan dalam Microsoft excel dan

41 109 untuk mengaksesnya membutuhkan waktu cukup lama. Selain di simpan di dalam Microsoft excel, data juga disimpan dalam buku besar kepegawaian Sistem Pengolahan Data Siswa Pengolahan data siswa tidak jauh berbeda dengan pengolahan data pegawai. Semua data yang berkaitan dengan data siswa baik yang berkaitan dengan administratif maupun akademis di simpan dalam Microsoft Excel dan juga disimpan dalam buku besar kesiswaan Sistem Pembelajaran Sistem pembelajaran yang berlangsung pada SMKN 7 Grafika Jakarta adalah seperti kebanyakan sekolah pada umumnya. Proses KBM dilaksanakan di kelas-kelas dan juga untuk praktek dilakukan di laboratorium sesuai dengan penjurusan masing-masing kelas Proses yang berjalan Dari hasil analisis kegiatan pengamatan lapangan yang dilakukan,tabel berikut merupakan ruang lingkup dari proses-proses yang dijadikan fokus pengamatan identifikasi masalah pada SMKN 7 Grafika Jakarta. Tabel 3.1 Analisa Berjalan NO NAMA PROSES BISNIS PELAKU DOKUMEN 1 Mengajukan Surat Permohonan Cuti dan Ijin Pegawai Kepala Sekolah Staf Tata Usaha Surat Permohonan Cuti dan Ijin

42 110 Pegawai 2 Mengajukan Surat Pengunduran Kepala Sekolah Surat Permohonan Diri Staf Tata Usaha Pengunduran diri 3 Memasukkan Data Pegawai Staf Tata Usaha Pegawai Formulir Biodata Pegawai dan Buku Besar Kepegawaian 4 Memasukkan Data Siswa Staf Tata Usaha Siswa Formulir Biodata Siswa dan Buku Besar Kesiswaan 5 Melihat Absensi Pegawai Siswa Kertas Absensi dan data Absen Sidik Jari 6 Melihat Pengumuman Nilai Pegawai Siswa Kertas Pengumuman 7 Melihat Status Gaji Staf Tata Usaha Pegawai Arsip Keuangan Sekolah 8 Membayar Iuran Komite Staf Tata Usaha Siswa Buku Pembayaran Iuran 9 Mengajukan Saran dan Kritik Semua User Kertas Saran dan Kritik

43 111 Kecuali Kepala Sekolah Staf Tata Usaha 10 Melihat Status Iuran Komite Orang Tua Siswa Buku Pembayaran Iuran Siswa 11 Melihat Jadwal Pelajaran Siswa Guru Lembar Jadwal Pelajaran 3.5 Diagram Aliran Dokumen

44 112 Flowchart Proses Memasukan Data Pegawai Proses Memasukan Data Pegawai Pegawai Staf Tata Usaha Mulai Pegawai membawa surat keterangan yang berisi biodata diri Staf Tata Usaha Melihat data pegawai Staf Tata Usaha memasukkan dan menyimpan data ke dalam buku besar kepegawaian Buku Induk Kepegawaian Selesai Gambar 3.18 Gambar alur memasukan data pegawai Pegawai membawa surat keterangan yang berisi biodata diri ke Staf Tata Usaha lalu Staf Tata Usaha melihat data pegawai kemudian Staf Tata usaha memasukan dan menyimpan data ke dalam buku besar kepegawaian kemudian dimasukan ke dalam buku induk kepegawaian.

45 113 Flowchart Proses Memasukkan Data Siswa Proses Memasukan Data Siswa Siswa Staf Tata Usaha Mulai Siswa membawa formulir yang berisi biodata diri ketika mendaftar Staf Tata Usaha Melihat data pegawai Staf Tata Usaha memasukkan dan menyimpan data ke dalam buku besar kesiswaan Buku Induk Kesiswaan Selesai Gambar 3.19 Gambar alur memasukan data Siswa Siswa membawa surat keterangan yang berisi biodata diri ke Staf Tata Usaha lalu Staf Tata Usaha melihat data siswa kemudian Staf Tata usaha memasukan dan menyimpan data ke dalam buku besar kepegawaian kemudian dimasukan ke dalam buku induk kesiswaan.

46 114 Flowchart Proses melihat Status Gaji Proses Melihat Status Gaji Pegawai Staf Tata Usaha Mulai Pegawai menanyakan langsung ke bagian Tata Usaha tentang Status gajinya Staf Tata Usaha Merespon pertanyaan pegawai Staf Tata Usaha melihat status gaji di buku keuangan sekolah Buku Keuangan Sekolah Pegawai mendapat informasi tentang status gajinya Staf Tata Usaha memberikan keterangan kepada pegawai tentang status gajinya Selesai Gambar 3.20 Gambar melihat Status Gaji Pegawai Pegawai datang ke kantor TU lalu mencari pegawai TU. Pegawai kemudian bertanya dengan Pegawai TU dan merespon petanyaan dengan membuka buku keuangan sekolah dan kemudian memberikan jawaban kepada pegawai.

47 115 Flowchart proses Menanyakan Status Iuran Komite Siswa Proses Melihat Status Iuran Komite Siswa Siswa / Orang Tua Siswa Staf Tata Usaha Mulai Siswa mengecek keadaan Buku T Buku Iuran ada Y Y Siswa menanyakan langsung ke bagian Tata Usaha tentang Status Iuran Komite Staf Tata Usaha Merespon pertanyaan Siswa Staf Tata Usaha melihat status Iuran Komite di buku keuangan sekolah Buku Keuangan Sekolah Siswa mendapat informasi tentang status iuran komitenya Selesai Staf Tata Usaha memberikan keterangan kepada siswa tentang status iuran komitenya Gambar 3.21 Gambar menanyakan Status Iuran Komite Siswa Siswa dapat melihat langsung keadaan status iuran melalui keadaan buku iurannya dan mendapatkan informasinya namun bila belum ada keterangan, siswa harus dapat

48 116 kekantor/layanan TU untuk meminta informasi kepada petugas dan petugas kemudian akan melihat buku iuran siswa setelah itu petugas akan melihat buku keuangan untuk mencocokan dan mengupdate buku iuran siswa. siswa menerima buku iuran dan mendapatkan informasi mengenai status iurannya.

49 117 Flowchart proses Melihat Absensi Siswa Proses Melihat Absensi Siswa Siswa Mulai Siswa mengecek Absen ke Absensi Kelas Buku Absensi Siswa Siswa mencatat jumlah absensi Selesai Gambar 3.22 Gambar alur proses melihat Absensi Siswa Siswa mendatangi sekretaris kemudian sekretaris kelas akan mengecek buku absensi kelas lalu sekretaris akan memberikan informasi kepada siswa

50 118 Flowchart proses Melihat Absensi Pegawai Proses Melihat Absensi Pegawai Pegawai Mulai Pegawai melakukan Absen Sidik Jari Data Absensi Pegawai Pegawai melihat Jumlah Absensi Selesai Gambar 3.23 Gambar alur Melihat Absensi Pegawai Pegawai mendatangi petugas TU kemudian petugas TU akan mengecek data absensi sidik jari pegawai lalu petugas TU akan memberikan informasi kepada pegawai.

51 119 Flowchart proses Mengajukan Saran dan Kritik Proses Mengajukan Saran dan Kritik Semua User kecuali KepSek Staf Tata Usaha Kepala Sekolah Mulai Ambil Kertas Saran dan Kritik Mengisi Kertas Saran dan Kritik Memasukkan ke Kotak Saran dan Kritik Pegawai membuka Kotak dan Mengambil kertas Pegawai memberikan Kertas ke Kepala Sekolah Kepala Sekolah membaca Kertas Saran dan kritik Selesai Gambar 3.24 Gambar alur Mengajukan Saran dan Kritik User mengambil kertas saran dan kritik kemudian ia mengisi kertas saran dan kritik dan memasukan ke dalam kotak saran dan kritk lalu petugas TU akan membuka dan mengambil kertas saran dan kritik kemudian memberikannya kepada kepala sekolah lalu kepala sekolah membaca saran dan kritik dan memberikan respon

52 120 Flowchart proses Mengajukan Surat Permohonan Cuti dan Ijin Proses Mengajukan Surat Permohonan Cuti dan Ijin Pegawai Kepala Sekolah Staf Tata Usaha Mulai Pegawai mengajukan Surat permohonan cuti dan ijin Surat Permohonan cuti dan ijin Kepala Sekolah Menerima Surat Pengajuan Permohonan cuti dan ijin T Layak Cuti / Ijin Y Memeriksa Administrasi Pegawai menyelesaikan administrasi T Lengkap? Y Cuti / Ijin Selesai Gambar 3.25 Gambar alur Mengajukan Surat Permohonan Cuti

53 121 Pegawai membuat surat permohonan pengajuan cuti dan Ijin lalu diberikan kepada Kepala Sekolah. Setelah itu, Kepala Sekolah mempelajari surat permohonan tersebut dan akhirnya diberikan keputusan apakah diijinkan atau tidak. Bila disetujui maka di berikan ke staf tu untuk melengkapi berkas yang diperlukan untuk proses administrasi cuti

54 122 Flowchart proses Mengajukan Surat Pengunduran Diri Proses Mengajukan Mengajukan Surat Pengunduran Diri Pegawai Kepala Sekolah Staf Tata Usaha Mulai Pegawai mengajukan Surat pengunduran diri Surat Pengunduran diri Kepala Sekolah Menerima Surat Pengajuan Pengunduran T Layak? Y Memeriksa Administrasi Pegawai menyelesaikan administrasi T Lengkap? Y Mengundurkan Diri Selesai Gambar 3.26 Gambar alur Mengajukan Surat Pengunduran Diri

55 123 Pegawai atau guru membuat surat permohonan pengunduran diri dan diberikan kepada Kepala Sekolah. Setelah itu, Kepala Sekolah mempelajari surat pengunduran diri tersebut dan akhirnya diberikan keputusan apakah diijinkan atau tidak. Bila disetujui maka di berikan ke staf TU untuk melengkapi berkas yang diperlukan untuk proses administrasi pengunduran diri

56 124 Flowchart proses Melihat Jadwal Pelajaran Proses Melihat Jadwal Pelajaran Siswa Mulai Siswa mengecek Jadwal ke Papan Pengumuman Lembar Jadwal Pelajaran Siswa mencatat Jadwal Pelajaran Selesai Gambar 3.27 Gambar alur Melihat Jadwal Pelajaran Siswa mendatangi papan pengumuman dan melihat ke lembar jadwal pelajaran bila sudah ada maka siswa mencatat jawdal tersebut dan selesai

57 125 Flowchart proses Melihat Pengumuman Proses Melihat Pengumuman Pegawai Siswa Mulai Pegawai membuat Pengumuman Pegawai mencetak Pengumuman Lembar Pengumuman Pegawai menempel di Papan Pengumuman Siswa Melihat Pengumuman Siswa mencatat pengumuman Selesai Gambar 3.28 Gambar alur Melihat Pengumuman Pegawai membuat pengumuman dan kemudian mengecek pengumuman dan menempelnya dipapan pengumuman sekolah setelah itu siswa mendatangi dan melihat ke papan pengumuman melihat di lembar pengumuman

58 Data Flow Diagram Diagram Konteks Proses yang berjalan Gambar 3.29 Diagram Konteks Sistem yang berjalan

59 127 Data Flow Diagram Level 1 System yang berjalan Gambar 3.30 Data Flow Diagram Level 1 Sistem yang berjalan Pada gambar diatas, dapat dilihat model level 1 dari proses bisnis yang berjalan di SMKN 7 Grafika Jakarta, dimana secara umum terbagi ke dalam 3 Proses Utama yaitu Proses Administrasi Pegawai, Proses Administrasi Kesiswaan dan Proses Pendukung Pembelajaran.

60 Permasalahan yang dihadapi Sebenarnya System Administrasi Sekolah ( SAS ) yang disediakan oleh pemerintah dalam hal ini pihak DIKMENTI DKI JAKARTA sudah bagus jika diterapkan di masing-masing sekolah di kawasan DKI Jakarta termasuk di SMKN 7 Grafika Jakarta. Akan tetapi, content dari SAS sendiri yang kurang pas jika diterapkan kepada SMK, karena SMK mempunyai materi kompetensi yang berbeda-beda antar SMK sendiri sehingga SAS tidak bisa menjamah kebutuhan tersebut. Selain itu juga karena kurang adanya sosialisasi yang optimal dari pihak pemerintah dan biaya yang dikeluarkan untuk mendukung system tersebut lumayan besar maka pihak SMKN 7 Grafika Jakarta tidak menggunakan SAS dan masih menggunakan system yang lama yaitu system manual dalam mengolah data yang ada di dalamnya. Beberapa masalah umum yang dihadapi dalam system yang berjalan adalah : 1. Proses pengaksesan data pegawai dan siswa masih membutuhkan waktu karena disimpan di arsip atau buku Induk. 2. Masih membutuhkan waktu yang cukup lama ketika pihak pengambil keputusan atau pihak manajemen sekolah ingin melihat data keuangan dan nilai Siswa. 3. Proses Pengajuan Cuti dan Ijin masih bersifat menghadap langsung kepada Kepala Sekolah dengan membuat surat sendiri. 4. Siswa jika ingin melihat nilai harus melihat di papan pengumuman atau melihat langsung di guru atau wali kelasnya. 5. Semua user jika ingin memberikan Saran dan Kritik harus datang ke kotak saran dan mengisi kertas saran yang disediakan. 6. Semua user jika ingin melihat absensi harus datang ke bagian tata usaha sehingga kurang efektif.

61 Pihak Sekolah mengalami kesulitan dalam mengelurkan pengumuman yang bisa dijangkau oleh semua masyarakat kampus. 8. Siswa terbatas dengan pembelajaran hanya di kelas atau laboratorium saja tanpa adanya alternatif cara pembelajaran. 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Di lihat dari permasalahan yang ada di system yang berjalan di SMKN 7 Grafika Jakarta, dibutuhkan suatu system yang dapat diandalkan dalam mensupport semua kegiatan bisnis yang ada di sekolah tersebut, misalnya saja untuk membantu staf tata usaha dalam mengolah data siswa dan pegawai. Sebelumnya staf harus melihat buku induk pegawai atau siswa untuk melihat data siswa maupun pegawai sehingga memerlukan waktu yang lumayan lama sehingga bisa menghambat proses bisnis di sekolah tersebut. Dengan system yang akan dibangun, staf tinggal membuka system atau situs yang akan dibuat lalu tinggal mengetikkan nama siswa atau pegawai yang dimaksud dan staf bisa langsung mengolah data yang ada sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi yang akan dirancang akan dibuat sedemikian rupa agar bisa membantu proses bisnis yang terjadi di sekolah tersebut sehingga diharapkan bisa memenuhi semua fitur yang mungkin bisa didapatkan di SAS. Aplikasi yang akan dibangun akan memiliki fitur-fitur seperti : Penjadwalan, Pengajuan Cuti dan Pengunduran diri Pegawai, Penilaian, Pengumuman, Saran dan Kritik, Data Siswa, Data Pegawai dan sebagainya. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sebagian besar user yang menggunakan system belum terlalu mahir dalam mengoperasikan web atau internet. Oleh karena itu, diusulkan untuk membuat suatu aplikasi yang user