MANUAL PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA LAMA

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA LAMA PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012

2 MANUAL PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA LAMA PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA KodeDokumen : Revisi : 1 Tanggal : 31 Oktober 2012 Dibuat oleh : Kepala Tata Usaha (KTU) PTIIK Dikendalikan oleh ttd Dra. Endang Budha, M.AP. : Ketua GJM PTIIK ttd Rekyan Regasari MP.,ST.,MT. Disetujui oleh : Ketua PTIIK UB ttd Ir. Sutrisno, ST., MT

3 DAFTAR ISI Daftar Isi... i I. Tujuan dan Pengertian... 1 II.Pihak-pihak yang terkait... 2 III. Referensi... 3 IV. Ruang Lingkup... 3 V. Mekanisme dan Prosedur... 4

4 I. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama ini adalah : 1. Agar mahasiswa lama dan petugas daftar ulang mahasiswa lama mengetahui tahapan dalam melaksanakan daftar ulang mahasiswa lama. 2. Memastikan bahwa daftar ulang mahasiswa lama berjalan sesuai dengan prosedur yang ada Dalam Manual Prosedur ini terkait beberapa pengertian : 1. Mahasiswa Lama : mahasiswa yang telah selesai menempuh semester pertama pada tahun ajaran pertama di perguruan tinggi 2. Petugas Bank : karyawan bank yang melayani konsumen dalam transaksi pembayaran 3. Slip Pembayaran : bukti cetak yang menunjukkan bahwa konsumen telah melakukan pembayaran pada bank tersebut. 4. KHS : Kartu Hasil Studi, merupakan laporan mengenai hasil studi yang diperoleh selama satu semester. 5. KTM : Kartu Tanda Mahasiswa, merupakan kartu pengenal bagi mahasiswa pada suatu perguruan tinggi.

5 II. Pihak-pihak yang terkait 1. Mahasiswa lama 2. Bank 3. Petugas Registrasi 4. Akademik Program Studi III. Referensi 1. Buku pedoman pendidikan PTIIK 2012/ Buku pedoman pendidikan Universitas Brawijaya 2012/2013 IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup daftar ulang mahasiswa lama meliputi seluruh mahasiswa lama Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer Universitas Brawijaya V. Mekanisme dan Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Baru 1. Akademik Program Studi mencetak KHS setiap mahasiswa. 2. KHS diserhakan kepada dosen wali untuk ditandatangani. 3. KHS kemudian distempel oleh akademik program studi. 4. Mahasiswa lama membayar ke Bank yang ditunjuk sesuai dengan waktu dan biaya yang telah ditetapkan.

6 5. Petugas Bank menerima transaksi pembayaran sesuai data, dan mencetak slip pembayaran. 6. Mahasiswa datang ke tempat registrasi sesuai dengan jadwal yang ada dengan membawa berkas registrasi (Fotocopy KTP, KTM, Slip Pembayaran, dan perangko yang sesuai dengan aturan). 7. Petugas registrasi menerima berkas registrasi dan melakukan verifikasi 8. Mahasiswa mendapat form biodata, Amplop, dan KHS 9. Mahasiswa mengisi form biodata dan amplop sesuai dengan data yang sebenarnya ( sesuai dengan data yang ada di KTP ) kemudian diserahkan kepada panitia daftar ulang beserta dengan perangko yang sesuai dengan aturan. 10. Panitia daftar ulang mengarsip dan mengirimkan KHS sesuai dengan alamat yang tertera.

7 Diagram Alir Daftar Ulang Mahasiswa Baru NO AKTIVITAS PELAKSANA BAGIAN AKADEMIK DOSEN PA PANITIA MAHASISWA BANK PERSYARATAN/ PERLENGKAPAN WAKTU 1 Bagian akademik mencetak KRS Mulai Mencetak KHS (Kartu Hasil Studi) 2 Dosen PA menandatangani KHS Tanda tangan KHS (Kartu Hasil Studi) 2 hari 3 Bagian akademik menstempel KHS yang telah ditandatangani dosen PA Stempel KHS Mahasiswa membayar biaya yang 4 Membayar ke telah ditentukan waktu dan bank jumlahnya oleh Universitas 5 Bank mencetak slip pembayaran Cetak slip pembayaran 6 Mahasiswa datang ke tempat registrasi membawa berkas registrasi Datang ke tempat registrasi 7 Petugas menerima berkas registrasi dan melakukan verifikasi Menerima berkas dan verifikasi 8 Mahasiswa mendapatkan form biodata, amplop dan KHS Mendapat biodata,amplop dan KHS 9 Mahasiswa mengisi form biodata kemudian diserahkan kepada panitia daftar ulang beserta dengan prangko Mengisi form, diserahkan ke panitia dengan perangko 10 Panitia daftar ulang mengarsip dan mengirimkan KHS sesuai dengan alamat yang tertera Mengarsip dan mengirimkan KHS 2 hari Selesai