MANUAL PROSEDUR Penyusunan KRS

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR Penyusunan KRS FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011

2 MANUAL PROSEDUR Penyusunan KRS Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 4 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Kasubbag Akademik ttd Hadi Pranoto, SE Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D

3 KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk menjamin mutu input, proses dan output. Dalam rangka implementasi SPMA, perlu dibuat dokumen SPMA yang mengatur arah kebijakan, program, serta cara bagaimana mencapai arah kebijakan akademik tersebut. Arah dan sasaran kebijakan dapat dicapai apabila didukung oleh adanya Manual Prosedur, dokumen yang menjadi acuan kerja setiap kegiatan dalam setiap unit kerja. Manual prosedur Penysusunan KRS merupakan salah satu komponen penting di dalam memperlancar proses pengisian KRS oleh mahasiswa Fakultas Pertanian sekaligus sebagai pemantauan kinerja studi mahasiswa dengan bantuan dosen pembimbing akademik. Diharapkan dengan adanya acuan ini, mahasiswa dapat mengisi KRS dengan cermat melalui perencanaan yang matang sehingga dapat melakukan keseluruhan proses studi dengan lancar dan tepat waktu. Malang, 6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP

4 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGA NTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 2 Referensi 4 Pihak orang terkait 4 Uraian Prosedur 5 Tim Penyusun 6 Lampiran 6

5 PENYUSUNA N KRS TUJUAN Memastikan proses penyusunan KRS yang dilakukan oleh mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Memberikan panduan bagi mahasiswa agar lebih mudah di dalam memilih mata kuliah yang akan diprogram pada semester yang akan berjalan di Fakultas Pertanian; Mempercepat proses pelayanan dan pelaksanaan registrasi mahasiswa; Mempermudah dosen penasehat akademik di dalam memberikan arahan mengenai mata kuliah yang akan diambil; Memberikan informasi bagi dosen penasehat akademik, bagian akademik, dan Pembantu Dekan I bidang akademik di dalam memonitor perkembangan studi mahasiswa DEFINISI Kartu Rencana Studi adalah sebuah kartu atau borang (form) yang berisi tentang jumlah dan jenis mata kuliah yang harus diambil atau diprogram, sesuai dengan hasil prestasi mahasiswa pada semester sebelumnya dan prasyarat tiap mata kuliah. Khusus semester 1, mata kuliah yang diprogram adalah paket wajib. Kode mata kuliah ialah penuntun yang menunjukkan pengelolaan mata kuliah. Kodifikasi mata kuliah yang berlaku meliputi : 1

6 UNG UBU PTF PTB PTA PTO PTM PTT PTH PTE PTP IAF - Mata Kuliah wajib Nasional - Mata Kuliah wajib Universitas - Mata Kuliah yang dikelola Fakultas Pertanian - Mata Kuliah yang dikelola oleh Jurusan Budidaya Pertanian. - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Agronomi - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Hortikultura - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Pemuliaan Tanaman - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Ilmu Tanah - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Ilmu Hama dan Penyakit Tumbuhan - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Sosial Ekonomi Pertanian/Agribisnis - Mata Kuliah yang dikelola oleh Program Studi Penyuluhan dan Komunikasi Pertanian (Komunikasi dan Pemberdayaan Masyarakat) - Mata Kuliah yang dikelola oleh Fakultas Ilmu Administrasi TPF - Mata Kuliah yang dikelola Fakultas Teknologi Pertanian. Angka di dalam digit terakhir kode mata kuliah ialah 1) Angka pertama dalam kode mata kuliah menunjukkan program strata, kode angka 4 (empat) untuk Strata satu (S-1) dan kode angka 3 (tiga) Strata Diploma 3 (D3); 2) Angka kedua dalam kode mata kuliah menunjukkan semester Mata Kuliah. Kode angka 2 (dua) menunjukkan semester Genap dan angka 1 (satu) menunjukkan semester Ganjil serta 0 menunjukkan semester Genap/Ganjil; 3) Dua angka terakhir dalam kode mata kuliah 2

7 menunjukkan nomor urut mata kuliah dari setiap jurusan/program studi. Satuan kredit semester (sks) ialah satuan yang digunakan untuk menyatakan besarnya beban studi mahasiswa, besarnya pengakuan atas usaha kumulatif bagi suatu program tertentu serta besarnya usaha untuk menyelenggarakan pendidikan bagi perguruan tinggi dan khususnya bagi dosen. Dosen Penasehat Akademik (PA) adalah dosen yang ditugaskan oleh Jurusan untuk memberikan nasehat akademik kepada beberapa mahasiswa, baik menyangkut strategi pemrograman mata kuliah per semester maupun memberikan bimbingan konseling dan monitoring. RUANG LINGKUP Manual prosedur penyusunan KRS berlaku mulai dari penyusunan draft mata kuliah yang akan ditawarkan oleh bagian akademik Fakultas Pertanian, pengisian draft KRS oleh mahasiswa dengan berkonsultasi kepada dosen penasehat akademik (PA) hingga pengumpulan print out KRS oleh mahasiswa ke bagian akademik Fakultas Pertanian. REFERENSI 1. Standart akademik Fakultas Pertanian 2. Peraturan akademik Fakultas Pertanian 3. Dokumen penulisan manual prosedur dan instruksi kerja PIHAK ORANG TERKAIT 3

8 1. Bagian Akademik, bertanggung jawab di dalam menyusun draft mata kuliah beserta kode, sks, dan mata kuliah prasyarat yang bisa di program oleh mahasiswa pada semester yang akan berjalan. 2. Kasubag Akademik, bertanggung jawab di dalam mengecek kebenaran / memverifikasi draft KRS yang sudah disusun oleh staf bagian akademik. 3. Dosen penasehat akademik (PA), bertanggung jawab di dalam memberikan arahan bagi mahasiswa yang dimbing untuk memprogram mata kuliah berdasarkan capaian prestasi semester sebelumnya, persyaratan mata kuliah, serta kemampuan mahasiswa; mengesahkan Kartu Rencana Studi (KRS) yang akan diprogram oleh mahasiswa 4. Ketua Jurusan/Program Studi, bertanggung jawab di dalam mengesahkan KRS mahasiswa apabila sampai dengan batas akhir registrasi, dosen penasehat akademik masih tugas ke luar kota / sakit. 5. Mahasiswa, bertanggung jawab di dalam mengisi KRS sesuai dengan indeks prestasi sebelumnya dan mata kuliah yang ditawarkan, serta sudah berkonsultasi dengan dosen penasehat akademik. URAIAN PROSEDUR 1. Staf bagian akademik menyusun draft blanko KRS yang berisi mata kuliah, kode mata kuliah, beban sks, dan mata kuliah prasyarat yang akan ditawarkan berdasarkan buku pedoman akademik; 2. Staf bagian akademik menyerahkan draft blanko KRS yang sudah dicetak kepada kepala sub bagian (kasubag) akademik; 3. Kasubag akademik melakukan verifikasi draft blanko KRS yang sudah disusun dan menuliskan revisian ke 4

9 dalam form verifikasi. Kasubag akademik menyerahkan draft KRS yang sudah dikoreksi kepada staf bagian akademik; 4. Staf bagian akademik melakukan perbaikan draft blanko KRS berdasarkan masukan dari Kasubag akademik. Apabila tidak ada perbaikan, staf bagian akademik langsung mencetak dan memperbanyak blanko KRS yang akan dibagikan kepada mahasiswa (Instruksi Kerja Pelayanan KRS ) 5. Mahasiswa mengambil blanko KRS di bagian akademik setelah melakukan registrasi administrasi (pembayaran SPP, pengambilan KHS); 6. Mahasiswa mengisi blanko KRS dengan melingkari no mata kuliah yang akan diprogram berdasarkan buku pedoman dan indeks prestasi semester sebelumnya; 7. Mahasiswa melakukan diskusi dengan dosen penasehat akademik masing-masing dalam pengisian KRS; 8. Dosen penasehat akademik memberikan arahan kapada mahasiswa (Instruksi Kerja Konsultasi Pengisian KRS (Dosen PA) ) mengenai pengisian KRS dan mata kuliah yang akan di program berdasarkan kemampuan mahasiswa; 9. Dosen penasehat akademik memberikan persetujuan KRS yang sudah diisi dan dikonsultasikan. 10. Mahasiswa melakukan pengisian KRS online berdasarkan KRS yang sudah diisi dan disetujui oleh dosen penasehat akademik; 5

10 11. Mahasiswa mencetak KRS online yang sudah diisi dan menyerahkannya kepada bagian akademik Fakultas; 12. Bagian akademik Fakultas menerima KRS mahasiswa dan menyusunnya berdasarkan Jurusan dan angkatan. 13. Prosedur layanan penyusunan KRS selesai. TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan I 2. Kasubag Akademik 3. Bagian administrasi akademik LAMPIRAN 1. Instruksi kerja terkait 2. Form blanko KRS 3. Form konsultasi dengan dosen PA 4. Form cetakan KRS online 6

11 Lampiran 1. Instruksi kerja terkait Instruksi Kerja PELAKSANAAN PELAYANAN KRS TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata adalah adalah: 1. Sebagai pedoman bagi petugas administrasi pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata untuk melayani mahasiswa baru dan lama dalam melakukan registrasi, KRS, dan pengisian biodata; 2. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam melakukan registrasi; DEFINISI - RUANG LINGKUP Instruksi kerja petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata meliputi pedoman kerja yang dilakukan oleh petugas daftar ulang di dalam melakukan pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata kepada mahasiswa baru dan lama. INSTRUKSI KERJA 1. Menerima tanda penyerahan berkas pembayaran dari mahasiswa baru. 2. Memberikan kartu registrasi (untuk mahasiswa baru), form biodata, dan form evaluasi pela ksanaan perkuliahan. 7

12 3. Melakukan pengecekan kartu tanda registrasi (mahasiswa lama) dan memberikan pengesahan di kartu registrasi, isian biodata. 4. Memberikan kartu hasil studi dan kartu rencana studi (untuk mahasiswa lama). 5. Menerima print out KRS dari mahasiswa. 6. Mengarsipkan form biodata, KRS, dan kuesioner evaluasi pelaksanaan perkuliahan. 8

13 Instruksi Kerja KONSULTASI PENGISIA N KRS (Dosen PA) TUJUAN Tujuan Instruksi konsultasi KRS bagi dosen PA adalah: 1. Sebagai pedoman bagi dosen PA memberikan arahan bagi pengisian KRS terutama untuk mahasiswa lama, 2. Memberikan kelancaran mahasiswa untuk melakukan pengisian KRS 3. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam melakukan registrasi; DEFINISI Kartu Hasil Studi (KHS) adalah kartu yang berisi nilai (angka, huruf, bobot) semua mata kuliah yang sudah direncanakan dan diikuti mahasiswa pada semester sebelumnya. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah blanko isian yang memuat kode mata kuliah, nama mata kuliah, bobot sks yang ditawarkan pada semester berjalan. Dosen PA atau dosen penasehat akademik adalah dosen tetap di FPUB, yang diangkat menjadi dosen PA dengan SK Dekan, dan bertugas memberikan arahan perencanaan kegiatan akademik mahasiswa. Mahasiswa yang dimaksud dalam instruksi kerja ini adalah mahasiswa lama. 9

14 RUANG LINGKUP Instruksi kerja ini mencakup menghimpun data mahasiswa yang diperlukan dalam pengisian KRS, konsultasi pengisian KRS, dan persetujuan KRS INSTRUKSI KERJA 1. Melakukan kesepakatan waktu konsultasi dengan mahasiswa bimbingannya, dan meminta mahasiswa mempersiapkan data pendukung (rencana studi keseluruhan, KHS, dan draft KRS) 2. Menerima mahasiswa untuk konsultasi 3. Mendiskusikan dengan mahasiswa rencana studi keseluruhan, dan strategi studi berdasarkan evaluasi diri mahasiswa. 4. Mendiskusikan revisi perencanaan studi selanjutnya berdasarkan evaluasi KHS/IPK sebelumnya, dan menentukan target yang harus dicapai 5. Mengarahkan mahasiswa dalam mengisi KRS sesuai rencana studi keseluruhan berdasarkan KHS semester sebelumnya. 6. Menanda-tangani kartu hasil studi 7. Menerima print out KRS dan fotocopi KHS dari mahasiswa. 10