PANDUAN PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA FASILITATOR GENERASI SEHAT DAN CERDAS

Transkripsi

1 KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN SURAT NOMOR : 462/DPPMD.2/07/2017 TANGGAL : 28 JULI 2017 PANDUAN PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA FASILITATOR GENERASI SEHAT DAN CERDAS DIREKTORAT PELAYANAN SOSIAL DASAR DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI 2017

2 DAFTAR ISI DATRAR ISI...i A. PENDAHULUAN... 1 B. TUJUAN... 1 C. INDIKATOR KINERJA... 2 D. CARA MENENTUKAN NILAI... 2 E. PENGIRIMAN HASIL PENILAIAN... 3 F. PENILAIAN OLEH JALUR STRUKTURAL... 3 G. PENILAIAN TERTIMBANG... 4 H. PENUTUP... 4 LAMPIRAN-LAMPIRAN... 5

3 PANDUAN PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA FASILITATOR GENERASI SEHAT DAN CERDAS A. PENDAHULUAN Setiap Fasilitator yang bertugas di Generasi Sehat dan Cerdas wajib dievaluasi secara rutin dan periodik untuk memberi umpan balik terhadap kinerjanya dan untuk melaporkan kelayakan Fasilitator sebagai Fasilitator GSC di lapangan. Lima macam Fasilitator dievaluasi setiap tiga bulan, sebagai beirkut: 1. Fasilitator Kabupaten 2. Asisten Fasilitator Kabupaten 3. Fasilitator Keuangan kabupaten 4. Fasiltator Kecamatan 5. Asisten Fasilitator Kecamatan Evaluasi setiap orang dibahas dan diputuskan pada pertemuan tim evaluasi, dengan satu anggota tim yang bertanggung jawab atas evaluasi, yang disebut sebagai penilai utama. Anggota tim selain penilai utama ini juga berhak dan berkewajiban untuk memberi masukan kepada penilai utama. Keanggotaan tim dan penilai utama dapat dilihat pada grafik yang ada di Lampiran 1. Cara memberi masukan adalah sebagai berikut: 1. Penilai utama dan anggota lain menggunakan format yang sama. Tidak boleh diringkas atau dibuat rekapitulasi karena sangat penting dilengkapi komentar-komentar yang jelas dan spesifik. 2. Masukan dibatasi pada hal-hal yang diketahui dengan baik oleh anggota lain. 3. Penilai utama wajib mempertimbangkan masukan yang diberikan oleh anggota tim yang lain. Skema penilaian diperlilhatkan pada Tabel Skema Kinerja Triwulanan (Lampiran 1). B. TUJUAN Evaluasi mempunyai dua tujuan, yaitu evaluasi dengan tujuan pembimbingan dan evaluasi dengan tujuan pengendalian program. Evaluasi untuk Pembimbingan: Evaluasi untuk Pengendalian: Digunakan sebagai umpan balik demi peningkatan kinerja Fasilitator yang dievaluasi. Digunakan untuk melaporkan status kelayakan Fasilitator yang dievaluasi. Fasilitator dinilai oleh tim atasan. Satu orang yang bertanggung jawab untuk mengisi format evaluasi kinerja adalah atasan langsung Fasilitator. Atasan langsung bertanggung jawab atas penilaian Fasilitator di bawahnya setiap triwulan, walaupun ada masukan dari semua anggota tim. Masukan juga dicari dari sejumlah pelaku GSC terkait lainnya. Format penilaian disediakan untuk setiap jenis Fasilitator untuk penilai utama. 1

4 C. INDIKATOR KINERJA Pada setiap formulir evaluasi diuraikan perilaku yang mewakili kompetensi dan keterampilan Fasilitator yang dievaluasi. Indikator bukan merupakan uraian tugas selengkapnya. Indikator tersebut juga mempertimbangkan terjadinya faktor eksternal di luar kemampuan Fasilitator di lapangan. D. CARA MENENTUKAN NILAI 1. Setiap item pada formulir EvKin harus diisi dengan angka 5, 3, 2, 1, atau 0. Tidak boleh kotak dikosongkan. 2. Tersedia lembar keterangan untuk setiap jenis Fasilitator yang dinilai. Nilai 5 diberikan apabila kinerja Fasilitator jauh di atas standar dan semua aspek standar terpenuhi. Fasilitator tersebut dianggap sebagai Fasilitator teladan dan ada inovasi. Nilai 3 diberikan apabila kinerja Fasilitator sudah sesuai dengan standar yang ditulis pada Keterangan standar kinerja Fasilitator. Nilai 2 diberikan apabila kinerja Fasilitator sesuai dengan standar tapi tidak dilakukan secara konsisten. Nilai 1 diberikan apabila kinerja Fasilitator tidak dilaksanakan sesuai standar. Nilai 0 diberikan apabila hal-hal yang disebutkan dalam Keterangan belum dilaksanakan atau sama sekali tidak sesuai. 3. Penilaian dapat dilakukan oleh semua anggota tim evaluasi di tingkat provinsi atau kabupaten, tetapi pengisian format diputuskan dan diisi oleh penilai utama. 4. Koordinator Provinsi bertanggung jawab atas seluruh evaluasi kinerja di provinsi, sehingga berhak untuk memodifikasi evaluasi kinerja yang diserahkan oleh Fasilitator kabupaten. Modifikasi dapat dilakukan secara langsung atau setelah konsultasi dengan Fasilitator kabupaten yang bersangkutan. Apabila ada modifikasi, Korprov wajib memberitahukan kepada Faskab dan Faskab wajib melaporkan perubahan tersebut kepada fasiltiator yang dinilai. 5. Untuk tiap item yang ada pada formulir evaluasi kinerja yang diisi oleh penilai utama, penilai harus memberi nilai 5, 3, 2, 1, atau 0 dengan pengertian: a. Keterangan singkat harus ditulis untuk parameter yang dinilai 2, 1, atau 0. Keterangan lebih lengkap dapat dilampirkan pada lembar tambahan. b. Keterangan tentang standar kinerja setiap item di blangko evaluasi dapat dilihat pada Lampiran 2. Tersedia deskripsi standar kinerja yang diberi nilai 3 (tiga), keterangan tersebut dilengkapi dengan perilaku yang dapat disaksikan dan bukti-bukti yang perlu dilihat, agar evaluasi obyektif dan dapat direplikasi oleh evaluator independen. 6. Untuk menghitung nilai rata-rata, semua kotak nilai dijumlahkan dan kemudian dibagi jumlah item yang dinilai. Hasil ditampilkan dengan angka yang mempunyai dua dijit di belakang koma (misalnya 3,21 (tiga koma dua puluh satu)) dan huruf penilaian A, B, C, atau D, yang ditentukan dengan skala sebagai berikut: A = 3,25 s.d. 5,00 B = 2,50 s.d. 3,24 C = 1,50 s.d. 2,49 D = 0,00 s.d. 1,49 7. Sesuai dengan ketentuan dalam SOP Pembinaan dan Pengendalian Fasilitator, Fasilitator yang mendapat nilai D dua kali berturut-turut mendapat sanksi diberhentikan karena dinilai tidak layak untuk dilanjutkan sebagai Fasilitator Generasi Sehat dan Cerdas. 8. Hasil evaluasi wajib dibahas oleh penilai utama kepada orang yang dievaluasi, dengan syarat sebagai berikut: 2

5 a. Fasilitator menerima evaluasi secara individu (rekapituasi tidak boleh diumumkan tetapi dapat dikirim ke KMProv, KMN, dan Satker Provinsi) b. Fasilitator diberi kesempatan untuk meminta penjelasan atas alasan penilaian kinerja. Penilai utama wajib memberi penjelasan atas penilaian tersebut. Bila setelah mendapat penjelasan, Fasilitator tetap tidak menerima hasil penilaian, Fasilitator berhak mengajukan keberatan : 1) Fasilitator Kecamatan dan Asisten Fasilitator Kecamatan mengajukan keberatan kepada Koordinator Provinsi 2) Fasilitator Kabupaten dan Asisten Fasilitator Kabupaten mengajukan keberatan kepada Koordinator Provinsi c. Ketidakadilan atas penilaian menjadi bagian masukan untuk mengevaluasi terhadap orang yang melakukan evaluasi secara tidak adil dan obyektif. d. Umpan balik yang diberikan secara spesifik (dengan contoh -contoh konkrit) dan menyangkut penilaian atas perilaku, bukan penilaian orang. Semua indikator berkaitan dengan kompetensi atau etika profesi Fasilitator. Dokumen yang berkaitan dengan penilaian harus disimpan untuk diperiksa sewaktu-waktu (spot check) oleh KMN, Sekretariat Pusat, atau Donor. Mereka juga berhak untuk melakukan wawancara dengan Fasilitator maupun penilai demi peningkatan kualitas sistem evaluasi kinerja. E. PENGIRIMAN HASIL PENILAIAN Rekapitulasi evaluasi kinerja Fasilitator tingkat kecamatan dikirim kepada Korprov di jalur konsultan dan kepada Satker Provinsi sebagai pihak pertama dalam kontrak kerja. Evaluasi Fasilitator tingkat kecamatan dapat dimodifikasi oleh tim evaluasi tingkat provinsi, karena Korprov harus bertanggung jawab atas semua evaluasi di provinsi. Hasil evaluasi dikirim ke KMN dan arsip disimpan di provinsi maupun di kabupaten agar dapat diperiksa di tempat. Fasilitator kabupaten dan Fasilitator Kecamatan dinilai oleh atasannya maupun oleh Satker Provinsi. Format evaluasi disediakan untuk Satker Provinsi, yang akan menerima masukan dari Satker Kabupaten. Satker Kabupaten menerima masukan dari PjOK di kecamatan tentang kinerja Fasilitator kecamatan. F. PENILAIAN OLEH JALUR STRUKTURAL Format dibuat khusus untuk Satker Provinsi dan Satker Kabupaten berbeda dengan format yang diisi oleh atasan langsung. Format evaluasi kinerja Fasilitator Kecamatan diisi oleh PjOKab, dengan masukan dari rekan-rekan di kecamatan dan desa, kemudian hasil dikirim ke Satker Dekon dan KMProv. Format evaluasi kinerja Fasilitator Kabupaten diisi oleh PjOProv, dengan masukan dari rekan-rekan di kabupaten dan kecamatan. 3

6 G. PENILAIAN TERTIMBANG Penilaian tertimbang menentukan kelayakan Fasilitator, yaitu layak untuk dilanjutkan, layak untuk dipromosi, atau kurang layak untuk dilanjutkan. Bobot ditentukan di SOP sebagai berikut: Jabatan yang Dinilai Bobot Jalur Konsultan dan Fasilitator Bobot Satker Provinsi Fasilitator di Kecamatan atau Kabupaten Faskab & Korprov* 80% 20% Catatan: Korprov berhak memodifikasi hasil evaluasi oleh Faskab sebelum hasil dikirimkan kepada Satker Provinsi dan KMN Formulir rekapitulasi digunakan untuk menghitung nilai rata-rata tertimbang. menggunakan angka rata-rata dengan dua dijit di belakang koma, bukan huruf. Formulir tersebut H. PENUTUP Panduan Evaluasi Kinerja ini sebagai alat evaluasi atas kinerja implementasi tugas sebagai Fasilitator, Kami juga mengharapkan selalu adanya masukan-masukan dari lapangan agar dokumen ini dapat dibuat lebih lengkap, lebih akurat, dan lebih praktis pada masa yang akan datang. Jakarta, 28 Juli 2017 DIREKTUR PELAYANAN SOSIAL DASAR, HANIBAL HAMIDI Pembina Utama Madya NIP

7 LAMPIRAN-LAMPIRAN 5

8 Lampiran 1 Skema Evaluasi Kinerja Triwulanan Fasilitator Tingkat Kabupaten dan Kecamatan F a s i l i t a t o r Tim Evaluasi Penilai Utama Fasilitator yang Dievaluasi Fasilitator Kabupaten K a b u p a t e n Tim Evaluasi Fasilitator Kabupaten ======== Korprov dan Spesialis Provinsi Koordinator Provinsi Asisten Fasilitator Kabupaten Fasilitator Keuangan Kabupaten K e c a m a t a n Tim Evaluasi Fasilitator Kecamatan ======== Faskab dan Faskeu Fasilitator Kabupaten Fasilitator Kecamatan Asisten Fasilitator kecamatan 6

9 EVKIN FASILITATOR KABUPATEN Triwulan:.. Nama Fasilitator Kabupaten:.... Kabupaten: FASILITASI KEGIATAN PROGRAM KOMENTAR KHUSUS NILAI 0,1, dan 2 1 Mengevaluasi semua dokumen perencanaan - 2 Mengevaluasi dokumen RPJMDes dan RKP - 3 Memfasilitasi kegiatan Rencana Aksi Daerah (RAD) - 4 Memastikan tahapan GSC berjalan - 5 Memfasilitasi pengakhiran program - 6 Memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator dan KPI - PENINGKATAN KAPASITAS FASILITATOR KECAMATAN 1 Membimbing fasilitator kecamatan & mengisi buku supervisi - 2 Memeriksa kualitas buku bimbingan desa dan UPK - 3 Memberi pelatihan pratugas, penyegaran, IST dan OJT - 4 Menjamin bahwa FK transfer ilmu kepada masyarakat - 5 Menjamin etika profesi fasilitator diterapkan - AUDIT INTERNAL 1 Melakukan audit internal (diambil dari audit kinerja di provinsi) - MANAJEMEN PROGRAM 1 Menyusun dan mengendalikan RKTL - 2 Melakukan sistem pengaduan dan penanganan masalah (PPM) - 3 Melakukan evaluasi kinerja FK yang tepat dan obyektif - 4 Memimpin rakor yang bermutu dan efektif di kabupaten - 5 Menjamin tugas khusus dari KMNas & KMProv diselesaikan - 6 Mengumpulkan dan menyampaikan Good Practices dan Profil Desa GSC - 7 Melakukan pengelolaan inovasi desa - SUPERVISI 1 Melakukan kunjungan efektif ke desa - 2 Memastikan aturan dan sistem GSC berjalan - 3 Memastikan prinsip GSC diterapkan - 4 Memperhatikan kelestarian kegiatan yg telah dilaksanakan - 5 Menjamin penerapan safeguards oleh fasilitator kecamatan - 6 Mengawasi kerja sama pihak ketiga - PELAPORAN 1 Memverifikasi laporan fasilitator kecamatan - 2 Menulis laporan tepat wakut, akurat, menarik, & informatif - 3 Mengirim semua data yang diminta oleh tingkat atas - 4 Membuat identifikasi, analisis, saran, tindak lanjut masalah - 5 Mengawasi penanganan masalah oleh fasilitator kecamatan - 6 Mengisi Project Journal SIKAP DAN PERILAKU 1 Bekerja sebagai pimpinan dan anggota efektif dalam tim - 2 Menjaga hubungan baik dengan Tim Koordinasi Kabupaten - 3 Tidak melanggar etika profesi supervisor Nilai Rata-rata Tanggal Penilaian: Tanda tangan penilai: Nama Jelas Penilai: Posisi Penilai: 7

10 KETERANGAN STANDAR KINERJA FASILITATOR KABUPATEN FASILITASI KEGIATAN PROGRAM 1. Mengevaluasi semua dokumen perencanaan Melakukan pemeriksaan terhadap Dokumen Perencanaan hingga tingkat Desa (sampling), meliputi pemeriksaan dokumentasi/arsip/media Fasilitasi Forum Masyarakat/Berita Acara, dan lain-lain. Mulai dari proses pelaksanaan Penggalian Gagasan/Diskusi Terarah Kelompok Sasaran/Pengkajian Keadaan Desa, Rapat Perumusan Kegiatan, MAD Alokasi Dana dan Lokakarya SKPD, Rapat Prioritas Kegiatan dan Musyawarah Desa Penetapan Kegiatan di seluruh Kecamatan. 2. Mengevaluasi dokumen RPJMDes dan RKPDes Melakukan review terhadap kegiatan Pelayanan Sosial Dasar yang ada pada dokumen RPJM Desa dan RKP Desa yang telah difasilitasi oleh FK, di seluruh Kecamatan, secara sampling minimal 3 Desa per Kecamatan yang dipilih secara random, serta memberikan umpan balik berupa catatan-catatan yang dicatat pada Buku Supervisi FK, terhadap kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada Dokumen RPJMDesa dan RKPDesa. 3. Memfasilitasi kegiatan RAD Melakukan fasilitasi penyusunan dokumen Rencana Aksi Daerah (RAD) Pelayanan Sosial Dasar dan memastikan dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan Peraturan Bupati (Perbup). 4. Memastikan tahapan GSC berjalan Melakukan pemeriksaan dokumen hasil kegiatan perencanaan di Desa desa guna memastikan seluruh tahapan kegiatan dilaksanakan dengan baik, mengisi buku bimbingan di Desa, memeriksa pembukuan PK serta melakukan pemeriksaan terhadap kelembagaan GSC di Desa berfungsi dengan baik. 5. Memfasilitasi Pengakhiran Program Memastikan proses tahapan serah terima pengakhiran program dan alih kelola hasil kegiatan GSC sesuai dengan panduan serta memastikan dokumen tersedia dan lengkap dan melaporkan salinan ke Satker Kabupaten 6. Memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator Faskab memastikan monitoring capaian 12 indikator keberhasilan (form 15, 16 dan 17) dan key performance indicators (KPI) PENINGKATAN KAPASITAS FASILITATOR : 1. Membimbing fasilitator kecamatan dan mengisi Buku Supervisi Setiap FK mempunyai Buku Supervisi yang standar, yang ditandatangani kedua pihak. Item pembimbingan termasuk topik kualitas kegiatan, administrasi desa, safeguards, kemandirian desa, fungsi tim-tim desa, transfer ilmu ke desa, etika profesi fasilitator. Bimbingan diberikan dengan sikap positif, bukan sebagai pencari masalah. Terdapat catatan-catatan 8

11 sebagai tindak lanjut dari pembimbingan yang pernah diberikan. Catatan tersebut juga dapat ditemukan pada Project Journal sebagai arsip pembimbingan yang telah diberikan. 2. Memeriksa kualitas buku bimbingan desa dan UPK Melakukan pemeriksaan buku bimbingan yang dibuat oleh FK untuk UPK dan desa. Pemeriksaan juga dilakukan dengan cara memeriksa pembukuan UPK, kegiatan lapangan dan buku yang ada di desa. Jika dalam pemeriksaan fasilitator menemukan bimbingan yang kurang tepat, memberikan umpan balik kepada FK. Umpan balik dapat dilihat dalam buku bimbingan yang diberikan kepada fasilitator kecamatan, notulen rapat maupun langsung wawancara dengan FK. 3. Memberi pelatihan pra tugas, penyegaran, IST dan OJT Mempunyai rencana pelatihan yang didasarkan pada analisa kebutuhan (need assessment), OJT dilakukan pada saat melakukan supervisi monitoring dan dibuktikan dalam buku bimbingan. Rencana pelatihan ini juga diimplementasikan. Baik Pelatihan pra tugas, penyegaran, IST dan OJT dilaporkan dalam laporan capacity building setiap bulanan. 4. Menjamin bahwa FK transfer ilmu kepada masyarakat Memastikan FK memberikan bimbingan dan pelatihan kepada masyarakat. Bimbingan dapat di cek dengan cara melihat buku bimbingan yang ada di kecamatan dan desa, sedang pelatihan kepada masyarakat bisa di cek langsung kepada pelaku tingkat kecamatan dan desa serta masyarakat dengan menggunakan wawancara. Wawancara digunakan untuk melihat konfirmasi adanya pelatihan/bimbingan dan ketrampilan apa yang sudah meningkat. 5. Menjamin etika profesi fasilitator diterapkan Faskab sendiri maupun fasilitator kecamatan tidak melanggar seluruh item yang ada pada daftar etika profesi fasilitator, termasuk tidak melakukan hal-hal negatif dan telah melakukan hal-hal positif demi peningkatan kemampuan masyarakat. Pelanggaran Faskab dapat dicrosscheck dengan wawancara fasilitator kecamatan. Upaya Faskab untuk menjamin etika profesi fasilitator kecamatan dapat dilihat pada Buku Supervisi FK dan Project Journal sendiri. AUDIT INTERNAL 1. Melakukan kegiatan Audit Internal Penilaian berdasarkan penilaian audit kinerja di provinsi MANAJEMEN PROGRAM 1. Menyusun dan mengendalikan RKTL Menyusun Rencana Kerja dan Tindak Lanjut (RKTL) program yang realistis sesuai dengan batasan waktu yang telah ditetapkan. Memantau dan mencatat realisasi kegiatan sesuai dengan progres yang ada serta mengevaluasi setiap keterlambatan (deviasi minus) setiap minggu. Memberikan umpan balik kepada FK dan bersama FK menyusun action plan untuk 9

12 pencapaian target sesuai dengan hasil evaluasi RKTL tersebut pada saat Rakor di kabupaten, dan melaporkan kepada supervisor tepat waktu. 2. Melakukan sistem pengaduan dan penanganan masalah (PPM) Mengelola Aplikasi PPM sesuai dengan SOP PPM dan melakukan pencatatan semua pengaduan dan masalah yang ada, serta update data sesuai dengan perkembangan penanganan masalah. Melakukan evaluasi perkembangan penanganan masalah dan memberikan umpan balik kepada fasilitator kecamatan sebagai tindak lanjut penanganan masalah. Bersama fasilitator kecamatan menyusun action plan untuk pencapaian target penanganan, dan melaporkan kepada supervisor tepat waktu. 3. Melakukan evaluasi kinerja FK yang tepat dan obyektif Memiliki catatan terhadap perkembangan kinerja FK sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, termasuk kehadiran dan komitment terhadap program. Memberikan penilaian dan rekomendasi yang berbeda antar FK sesuai dengan hasil pengamatan maupun karakter FK di setiap kecamatan. Memberikan umpan balik kepada FK atas hasil penilaian maupun rekomendasi serta klarifikasi oleh FK. Melaporkan hasil evaluasi kinerja FK kepada supervisor tepat waktu. 4. Memimpin rakor yang bermutu dan efektif di kabupaten Memiliki agenda rakor yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan kegiatan, sebagai hasil rapat tim fasilitator kabupaten serta memberikan IST dan OJT kepada FK yang dinilai masih lemah sesuai dengan hasil evaluasi kinerja. Memberikan kesempatan kepada FK untuk menyampaikan pendapatnya dan dapat mengendalikan diskusi pada saat rakor. Agenda rakor kabupaten diarsipkan di kabupaten dan dilampirkan pada Laporan Individu Fasilitator. 5. Menjamin tugas khusus dari KMN dan KM-Prov diselesaikan Memeriksa dan merespon semua nota-nota dinas yang masuk dan membuat checklist prioritas tugas khusus yang harus segera ditindaklanjuti dan dilaporkan. Dapat membagi tugas dengan rekan sejawat maupun dengan FK dalam menyelesaikan tugas khusus. Dapat melaporkan tugas khusus tersebut sesuai dengan batasan waktu yang telah ditetapkan. Termasuk ketepatan waktu dalam penyiapan dan penyampaian dokumen NPUB paling lambat 3 bulan setelah terbitnya Penetapan Lokasi dan Alokasi Kegiatan GSC. 6. Mengumpulkan dan menyampaikan Good Practices dan Profil Desa GSC Melakukan fasilitasi kepada seluruh FK untuk menulis Good Practice dan profil desa paling sedikit satu buah tulisan setiap bulan di setiap kecamatan. Faskab dapat membuat journal Good Practice setiap bulan dan menyampaikan kepada supervisor di provinsi maupun kepada pihak lain yang membutuhkan, seperti anggota DPRD, Media Massa, Bupati dan lainnya. 7. Melakukan pengelolaan inovasi Desa Memastikan dan memfasilitasi kreatifitas informasi pengetahuan dalam perencanaan dan pelaksanaan pembangungan di desa yaitu dengan adanya informasi melalui website, koran desa, buletin desa, radio komunitas dan sosial media. 10

13 SUPERVISI 1. Melakukan kunjungan efektif ke desa Mempunyai Rencana Kunjungan Lapangan (Desa sampling) minimal 15 hari setiap bulannya, memeriksa tahapan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan instrumen pemeriksaan yang ada, memastikan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan PTO Errata, memberikan umpan balik & OJT kepada PK/masyarakat bila masih ditemukan kekurangan pelaksanaan kegiatan. 2. Memastikan aturan dan sistem GSC berjalan Memastikan tersedianya dokumen perencanaan (Proposal & RAB, surat perjanjian dengan suplier, survei harga, BA-Revisi) tersedianya dokumen pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan (RPD, LPD, Buku Kas Umum, Buku Kas Kegiatan, Kuitansi). Menggunakan instrumen-instrumen PTO untuk memastikan mekanisme penggalian gagasan/dtks dilakukan dengan benar dan dilakukan pelaporan (sertifikasi, dokumen penyelesaian akhir kegiatan, laporan bulanan). Memastikan mekanisme penyaluran dana kegiatan sesuai dengan aturan. Memberikan umpan balik terhadap aturan dan sistem yang belum berjalan pada Buku Supervisi Fasilitator Kecamatan. 3. Memastikan prinsip GSC diterapkan Memastikan transparansi dan akuntabilitas dijalankan (Papan Informasi, Notulen/Berita Acara Musdes). Memastikan dilakukannya pemantauan partisipatif masyarakat dalam berbagai tahapan. Memastikan keterwakilan perempuan pada berbagai tahapan perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan. Memberikan umpan balik pada Buku Supervisi fasilitator kecamatan bila penerapan prinsip-prinsip belum dilaksanakan. 4. Memperhatikan kelestarian kegiatan yang telah dilaksanakan Dilaksanakannya Musdes untuk menentukan Tim Pemeliharaan & Pelestarian Kegiatan, memastikan Pelatihan/IST Tim Pemelihara Desa dan tersusunnya rencana pemantauan pemeliharaan. Adanya pertemuan rutin Tim Pemelihara dan Pelestarian Kegiatan, memastikan adanya sanksi bagi desa yang tidak melakukan pemeliharaan rutin, dan memastikan adanya iuran (swadaya masyarakat) pemeliharaan dan pelestarian kegiatan. Faskab ikut memantau lokasi kegiatan yang dilaksanakan pada tahun-tahun sebelumnya, dan keadaannya dicatat pada Project Journal. 5. Menjamin penerapan safeguards oleh fasilitator kecamatan Memastikan FK mempunyai hardcopy Panduan Penerapan Safeguard (Lamp -4 PTO Errata), Melakukan IST dan OJT Penerapan Safeguard, memastikan FK menggunakan dan mengisi form Safeguard (Form 2), memastikan FK menyusun RAB yang dilengkapi Safeguard serta memastikan FK menyusun laporan penerapan safeguard. Memastikan formulir penerapan safeguards ditempelkan pada papan informasi. 6. Mengawasi kerja sama pihak ketiga Melakukan langkah-langkah pihak ketiga (swasta dan sektor pemerintah selain BPMD) dalam rangka akses sumber-sumber pendanaan, TA, pelatihan, dan bentuk-bentuk lain yang bermanfaat bagi desa dan antar desa. Ada laporan kerja sama dan catatan pada Project Journal sendiri. 11

14 PELAPORAN 1. Memverifikasi laporan fasilitator kecamatan Memastikan laporan FK lengkap datanya sesuai standar pelaporan, memastikan semua laporan FK tepat waktu dan melaporkan kepada Korprov jika ada keterlambatan, memeriksa laporan FK apakah sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan serta segera melakukan umpan balik jika tedapat kesalahan dalam data yang dilaporkan termasuk memeriksa ketepatan LWK. 2. Menulis laporan tepat waktu, akurat, menarik dan informatif Laporan selalu diserahkan tepat waktu, lengkap sesuai standar pelaporan dan tidak ada kesalahan dalam datanya. Informasi yang disampaikan mengenai kemajuan pelaksanaan program serta kedala dan hambatan yang dihadapi disajikan secara menarik (tidak membosankan). Mengirim semua data yang diminta tingkat atas Pada saat dan situasi tertentu Faskab diminta untuk melakukan kegiatan khusus berupa pencarian, pengumpulan atau pengukuran data baik ditingkat kabupaten ataupun kecamatan, mempunyai bukti atas pengiriman data yang diminta tersebut. 4. Membuat identifikasi, analisis, saran, tindak lanjut masalah Mencatat semua pengaduan yang diterima (baik secara langsung maupun tidak langsung) ditingkat kabupaten dibuktikan telah terinput pada aplikasi PPM. Melakukan sendiri dan atau memfasilitasi FK dalam melakukan klarifikasi dan investigasi terhadap semua pengaduan dan masalah yang diterima, mengkategorikan pengaduan dan masalah (termasuk merumuskan masalah) secara tepat, menyusun target dan rekomendasi penanganan dengan tegas dan jelas. 5. Mengawasi penanganan masalah oleh fasilitator kecamatan Memastikan rekomendasi penanganan masalah dijalankan, dalam setiap Rakor Kabupaten diagendakan pembahasan penanganan pengaduan dan masalah, melakuan eskalasi penanganan masalah sesuai SOP PPM, melakukan pemantauan terhadap target penanganan masalah yang difasilitasi oleh FK. Mengisi Project Journal Setiap kelapangan selalu mengisi Project Journal secara disiplin dengan tulisan yang mudah dibaca, catatan-catatan yang lengkap, jelas dan mudah dimengerti serta instruksi-instruksi yang juga jelas dan dapat dilakukan. SIKAP DAN PERILAKU 1. Bekerja sebagai pimpinan dan anggota efektif dalam tim Bersikap objektif dalam melakukan bimbingan dan penilaian terhadap berbagai masalah dan bisa menjadi contoh dalam memperlakukan orang lain, peduli terhadap semua masalah terkait program dan tidak terpaku hanya dengan bidang spesialisasi sendiri, serta selalu siap 12

15 membantu terhadap berbagai kendala dan masalah yang dihadapi oleh anak buah maupun tim kerja. 2. Menjaga hubungan baik dengan tim koordinasi kabupaten Bersikap terbuka dan selalu siap membantu Tim Koordinasi Kabupaten dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh Satker Kabupaten serta membantu satker Kabupaten dalam mengkordinasikan kegiatan GSC dengan instansi atau SKPD lain di kabupaten. 3. Tidak melanggar Etika Profesi Supervisor Menjaga hubungan baik dengan seluruh pihak dan memperlakukan bawahan secara wajar dan sesuai dengan norma norma kepantasan, selalu menjaga nama baik Program dan selalu menjaga kekompakan Tim Kerja, tidak menjelek-jelekkan rekan kerja maupun atasan didepan anak buah, tidak banyak mengeluh tentang pekerjaan di depan anak buah, tegas dalam menerapkan aturan main dan penerapan prinsip-prinsip Program. SISTEM PENILAIAN: Nilai 5 diberikan apabila kinerja fasilitator jauh di atas standar dan semua aspek standar terpenuhi. Fasilitator tersebut dianggap sebagai fasilitator teladan dan ada inovasi. Nilai 3 diberikan apabila kinerja fasilitator sudah sesuai dengan STANDAR yang ditulis pada keterangan standar kinerja Fasilitator. Nilai 2 diberikan apabila kinerja fasilitator sesuai dengan standar tapi tidak dilakukan secara konsisten. Nilai 1 diberikan apabila kinerja fasilitator tidak dilaksanakan sesuai standar. Nilai 0 diberikan apabila hal-hal yang disebutkan dalam Keterangan belum dilaksanakan atau sama sekali tidak sesuai. 13

16 EVKIN FASILITATOR KEUANGAN KABUPATEN Triwulan:.. Nama Fasilitator Keuangan Kabupaten:. Kabupaten:... FASILITASI KEGIATAN KEUANGAN DAN PROGRAM KOMENTAR KHUSUS NILAI 0,1, dan 2 1 Memeriksa dan mengoreksi saldo kas & bank UPK - 2 Memastikan laporan keuangan UPK benar dan konsisten - 3 Meninjau dan mengawasi cashflow bulanan UPK - 4 Memastikan administrasi UPK lengkap, benar, dan tepat waktu - 5 Mengecek adanya dokumen perencanaan & pelaksanaan - 6 Memfasilitasi pengakhiran program - 7 Memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator dan KPI - PENINGKATAN KAPASITAS FASILITATOR KECAMATAN 1 Memberi bimbingan kepada fasilitator kecamatan dan UPK - 2 Memeriksa pengisian buku bimbingan UPK oleh FK - 3 Mencatat kebutuhan pelatihan keuangan untuk FK - 4 Menjamin bahwa FK transfer ilmu kepada masyarakat - 5 Memastikan etika profesi fasilitator diterapkan - AUDIT INTERNAL 1 Melakukan audit internal (diambil dari audit kinerja di provinsi) - MANAJEMEN PROGRAM 1 Mengumpulkan dan menyampaikan Good Practices - 2 Melakukan sistem pengaduan dan masalah - 3 Mengawasi RKTL penyaluran dana Multi - 4 Menjamin tugas khusus dari KMNas dan KMProv diselesaikan - 5 Melakukan pengelolaan inovasi desa - SUPERVISI 1 Mengecek spesimen rekening di bank - 2 Memastikan aturan dan sistem GSC berjalan - 3 Memastikan prinsip GSC diterapkan - 4 Memeriksa dana POKJA - 5 Mengawasi semua lembaga tentang semua pekerjaaannya - 6 Menjamin penerapan safeguards oleh fasilitator kecamatan - PELAPORAN 1 Menulis laporan tepat wakut, akurat, menarik, & informatif - 2 Mengirim semua data yang diminta oleh tingkat atas - 3 Membuat identifikasi, analisis, saran, tindak lanjut masalah - 4 Menawasi penanganan masalah oleh fasilitator kecamatan - 5 Mengisi Project Journal - SIKAP DAN PERILAKU 1 Bekerja sebagai pimpinan dan anggota efektif dalam tim - 2 Menjaga hubungan baik dengan Tim Koordinasi Kab - 3 Tidak melanggar etika profesi supervisor Nilai Rata-rata Tanggal Penilaian: Tanda tangan penilai: Nama Jelas Penilai: Posisi Penilai: 14

17 KETERANGAN STANDAR KINERJA FASILITATOR KEUANGAN KABUPATEN FASILITASI KEGIATAN KEUANGAN 1. Memeriksa dan mengoreksi saldo kas dan bank UPK Faskab Keuangan dapat menunjukkan hasil pemeriksaan saldo kas dan bank UPK semua kecamatan berdasarkan Laporan Bulanan FK. 2. Memastikan Laporan Keuangan UPK benar dan konsisten Faskab keuangan dapat menunjukkan Laporan Keuangan UPK semua Kecamatan setiap bulannya ada perbaikan dalam hal validitas data. Misalnya: kabupaten mempunyai 15 UPK, di mana pada posisi bulan lalu 10 UPK laporannya valid dan 5 UPK yang tidak valid, maka bulan berikutnya laporan keuangan UPK yang valid harus meningkat. 3. Meninjau dan mengawasi cashflow bulanan UPK Faskab Keuangan dapat menunjukkan hasil pengendalian rencana dan realisasi dari pendapatan dan biaya operasional UPK dan POKJA setiap bulan, untuk semua kecamatan. 4. Memastikan administrasi UPK benar, lengkap dan tepat waktu Faskab Keuangan dapat menunjukkan hasil pemeriksaan administrasi UPK, meliputi buku kas, buku bank, daftar Inventaris, dan lainya, di semua kecamatan dilaporkan oleh FK, dengan benar dan konsisten. 5. Mengecek adanya dokumen perencanaan dan pelaksanaan Melakukan pemeriksaan terhadap Dokumen Perencanaan hingga tingkat Desa (sampling), meliputi pemeriksaan dokumentasi/arsip/media Fasilitasi Forum Masyarakat/Berita Acara, dan lain-lain. Mulai dari proses pelaksanaan Penggalian Gagasan/Diskusi Terarah Kelompok Sasaran/Pengkajian Keadaan Desa, Rapat Perumusan Kegiatan, MAD Alokasi Dana dan Lokakarya SKPD, Rapat Prioritas Kegiatan dan Musyawarah Desa Penetapan Kegiatan di seluruh Kecamatan. 6. Memfasilitasi Pengakhiran Program Memastikan proses tahapan serah terima pengakhiran program dan alih kelola hasil kegiatan GSC sesuai dengan panduan serta memastikan dokumen tersedia dan lengkap dan melaporkan salinan ke Satker Kabupaten. 7. Memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator Faskeu memastikan monitoring capaian 12 indikator keberhasilan (form 15, 16 dan 17) dan key performance indicators (KPI) PENINGKATAN KAPASITAS FASILITATOR KECAMATAN 1. Memberi bimbingan kepada FK dan UPK. Setiap FK mempunyai Buku Supervisi yang standar, yang ditandatangani kedua pihak. Item pembimbingan termasuk topik kualitas Pelaporan, administrasi UPK, safeguards, transfer ilmu ke desa, etika profesi fasilitator. Bimbingan diberikan dengan sikap positif, bukan 15

18 sebagai pencari masalah. Terdapat catatan-catatan sebagai tindak lanjut dari pembimbingan yang pernah diberikan. Catatan tersebut juga dapat ditemukan pada Project Journal (buku bimbingan) sebagai arsip pembimbingan yang telah diberikan. 2. Memeriksa pengisian buku bimbingan UPK oleh FK Faskab keuangan dapat menunjukkan hasil pemeriksaan terhadap buku bimbingan UPK yang dilakukan oleh FK pada lokasi yang dikunjungi setiap bulan. 3. Mencatat kebutuhan pelatihan keuangan untuk FK Faskab keuangan memberi pelatihan kepada fasilitator kecamatan, dimungkinkan Faskab Keuangan ditetapkan sebagai pelatih pada pelatihan pratugas fasilitator. Faskab Keuangan terlibat sebagai pelatih pada pelatihan penyegaran dan menyampaikan materi yang direncanakan dengan kualitas penyampaian yang baik. Kualitas penyampaian dapat dicrosscheck dengan para FK atau SpTr. Faskab Keuangan kadang-kadang memberi OJT di lapangan kepada FK, tetapi hanya kalau tidak mengganggu statusnya FK di mata masyarakat. FaskabKeu setiap bulan memberi IST pada rakor kepada para fasilitator kecamatan. Penyampaian ini dapat dikonfirmasi melalui crosscheck kepada FK. 4. Menjamin bahwa FK transfer ilmu kepada masyarakat Faskab Keuangan menjamin bahwa fasilitator melakukan transfer ilmu kepada masyarakat melalui OJT dan IST di desa dan kecamatan. Peserta pelatihan meliputi pengurus BKAD, UPK, POKJA, termasuk tim desa, seperti para KPMD dan PK. Penilai dapat mengecek perhatian Faskab Keuangan terhadap transfer ilmu dengan membaca Buku Supervisi dan Project Journal, yang seharusnya ada umpan balik terhadap proses transfer ilmu. 5. Menjamin Etika Profesi Fasilitator diterapkan Faskab Keuangan sendiri maupun fasilitator kecamatan tidak melanggar seluruh item yang ada pada daftar etika profesi fasilitator, termasuk tidak melakukan hal-hal negatif dan telah melakukan hal-hal positif demi peningkatan kemampuan masyarakat. Pelanggaran Faskab Keuangan dapat dicrosscheck dengan wawancara fasilitator kecamatan. Upaya Faskab Keuangan untuk menjamin etika profesi fasilitator kecamatan dapat dilihat pada Buku Supervisi FK dan Project Journal sendiri. AUDIT INTERNAL 1. Melakukan kegiatan Audit Internal Penilaian berdasarkan penilaian audit kinerja di provinsi MANAJEMEN PROGRAM 1. Mengumpulkan dan menyampaikan Good Practices Faskab Keuangan selalu mengidentifikasi tindakan yang dianggap sebagai Good Practice. Faskab Keuangan mengumpulkan masukan dari FK dan memilih Good Practice yang mana harus dilaporkan ke atas. Faskab Keuangan harus memiliki arsip Good Practice yang telah dilaporkan dari bawah dan Good Practice yang diusulkan sendiri. Good Practices tersebut 16

19 dapat diperiksa atau ditinjau oleh penilai Evkin, yang dapat mengonfirmasi bahwa ada Good Practice yang layak yang dilaporkan dari kabupaten ini. 2. Melakukan sistem pengaduan dan masalah Faskab Keuangan menjalankan peran sesuai dengan aturan yang dicantumkan pada Panduan Pengaduan dan Masalah, sampai tindak lanjut atas pengaduan atau masalah yang telah dilaporkan. Proses tersebut ada bukti tertulis pada laporan tentang penanganan pengaduan dan masalah, sampai dengan hal tersebut dilaporkan selesai. 3. Mengawasi RKTL Penyaluran Dana Multi Faskab Keuangan memastikan Penyaluran Dana Multi sesuai target RKTL, melaporkan revisi kegiatan multi yang dilengkapi BA-Revisi dan memastikan peran Pengurus POKJA berjalan dengan baik. 4. Menjamin tugas khusus dari KMN dan KM-Prov diselesaikan Memeriksa dan merespon semua nota-nota dinas yang masuk dan membuat checklist prioritas tugas khusus yang harus segera ditindaklanjuti dan dilaporkan. Dapat membagi tugas dengan rekan sejawat maupun dengan FK dalam menyelesaikan tugas khusus. Dapat melaporkan tugas khusus tersebut sesuai dengan batasan waktu yang telah ditetapkan. Termasuk ketepatan waktu dalam penyiapan dan penyampaian dokumen NPUB paling lambat 3 bulan setelah terbitnya Penetapan Lokasi dan Alokasi Kegiatan GSC. 5. Melakukan pengelolaan inovasi Desa Memastikan dan memfasilitasi kreatifitas informasi pengetahuan dalam perencanaan dan pelaksanaan pembangungan di desa yaitu dengan adanya informasi melalui website, koran desa, buletin desa, radio komunitas dan sosial media. SUPERVISI 1. Mengecek spesimen rekening di bank Faskab Keuangan melakukan pemeriksaan specimen rekening dan memastikan kebenaran specimen tersebut di bank sesuai dengan aturan yang berlaku secara berkala. 2. Memastikan aturan dan sistem GSC berjalan Faskab Keuangan memastikan seluruh FK dan desa mengikuti segala aturan GSC dan ada buktinya pada Project Journal, Buku Supervisi FK, dan Buku Bimbingan desa. Desa di seluruh kecamatannya tidak melanggar aturan GSC. Penilaian ini harus konsisten dengan penilaian FK oleh Faskab Keuangan: mayoritas FK harus dinilai 5 atau 3 dan tidak ada yang dinilai 0 atau 1 (Jumlah nilai total seluruh kecamatan dibagi jumlah kecamatan). 3. Memastikan prinsip GSC diterapkan Faskab Keuangan memastikan bahwa desa di seluruh kecamatan menerapkan prinsipprinsip GSC, terutama transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi. Penilai yang datang ke desa dapat mengamati seberapa jauh informasi penting, rencana, kemajuan, dan penanganan masalah diketahui oleh masyarakat pada umumnya. Penilai dapat mengamati kesiapan PK untuk menjamin akuntabilitas, termasuk pelaksanaan masyarawah 17

20 pertanggungjawaban. Penilai dapat membaca laporan tentang partisipasi masyarakat, terutama perempuan dan orang miskin, dan kalau sempat dapat mengamati kualitas partisipasi pada pertemuan di desa. 4. Memeriksa dan POKJA Faskab Keuangan memeriksa secara sampling terhadap minimal 3 desa untuk memastikan bahwa jenis dan jumlah bantuan sesuai dengan yang tercatat di POKJA, selanjutnya melakukan cross check terhadap penerima manfaat kegiatan 5. Mengawasi semua lembaga tentang semua pekerjannya Faskab Keuangan memastikan UPK dan POKJA memiliki rencana kerja yang jelas serta memeriksa capaian kerjanya. 6. Menjamin penerapan safeguard oleh fasilitator kecamatan Penerapan safeguard dapat dilihat pada papan informasi desa. Lembar penerapan safeguard harus terisi up-to-date sesuai dengan jumlah safeguard yang dapat diamati oleh Penilai saat mengunjungi lokasi. Pada format tersebut, tidak ada item yang melanggar safeguard dengan akibat negatif. Penilaian ini juga harus konsisten dengan penilaian FK oleh Faskab Keuangan: mayoritas FK harus dinilai 5 atau 3 dan tidak ada yang dinilai 0 atau 1. PELAPORAN 1. Menulis laporan tepat waktu, akurat, menarik, dan informatif Laporan yang disusun oleh tim Faskab selalu diserahkan tepat waktu dan tidak mempunyai kesalahan-kesalahan dalam datanya. Tulisan tentang kemajuan dan permasalahan dinilai cukup menarik (tidak membosankan) dan termasuk semua informasi yang perlu diketahui oleh tim konsultan di provinsi. 2. Mengirim semua data yang diminta oleh tingkat atas Pada saat dan situasi tertentu Faskab diminta untuk melakukan kegiatan khusus berupa pencarian, pengumpulan atau pengukuran data baik ditingkat kabupaten ataupun kecamatan, mempunyai bukti atas pengiriman data yang diminta tersebut. 3. Membuat identifikasi, analisis, saran, tindak lanjut masalah Menurut Project Journal, Faskab Keuangan telah mengidentifikasi sejumlah masalah yang ada di lapangan. Dia harus melakukan analisis masalah secara akurat dan mendalam, termasuk sumber masalah, deskripsi masalah, akibat potensial, dan rekomendasi untuk penyelesaian masalah. Ada catatan tentang tindak lanjut masalah sampai dengan masalah tersebut diselesaikan. Di Buku Supervisi FK, harus muncul masalah tersebut dengan saran penyelesaian. Termasuk tindak lanjut hasil audit BPKP. 18

21 4. Mengawasi penanganan masalah oleh fasilitator kecamatan Faskab Keuangan mengawasi penanganan masalah oleh FK. Masalah yang dilaporkan muncul di Project Journal dengan tindakan sampai dengan penyelesaian. Catatan khusus harus diberikan pada Buku Supervisi bila ada masalah lama yang masih belum diselesaikan. 5. Mengisi Project Journal Project Journal dibuat dan diperbarui oleh setiap Faskab Keuangan. Binder untuk Project Journal disiapkan per kecamatan dan dapat diisi dengan lembar tambahan yang dibutuhkan. Project Journal dilengkapi dengan segala informasi yang perlu diingat oleh Faskab Keuangan, terutama status lokasi yang dikunjungi, masalah yang ditemukan atau yang dilaporkan oleh FK, dan uraian catatan yang ditulis pada Buku Supervisi FK. Penanganan masalah dicatat sampai dengan selesai. Aspek pelaksanaan yang dicatat termasuk progress, metode kerja, administrasi, safeguards, penilaian fasilitator, transfer ilmu kepada masyarakat, dan pelatihan yang diberikan kepada fasilitator maupun masyarakat. SIKAP DAN PERILAKU 1. Bekerja sebagai pimpinan dan anggota efektif dalam tim Setiap Faskab Keuangan menjadi anggota tiga macam tim di lapangan: (1) sebagai salah satu Faskab Keuangan dalam tim teknis yang diketuai koordinator provinsi atau spesialis keuangan provinsi; (2) sebagai kepala tim teknis di tingkat kabupaten, dengan anggota seluruh FK, asisten FK, dan asisten Faskab; dan (3) sebagai salah satu anggota tim fasilitator di kabupaten. Sebagai anggota atau kepala tim, dia harus membantu anggota lain yang membutuhkan bantuan dan menukar informasi dengan segala anggota lain yang ada pada saat kunjungan, pelatihan, atau pertemuan rutin. Faskab Keuangan yang bersikap berdiri sendiri dan kurang aktif berkomunikasi dengan anggota lain dianggap tidak menenuhi standar ini. 2. Menjaga hubungan baik dengan Tim Koordinasi Kab Faskab Keuangan perlu menjaga hubungan baik dengan PjOKab dan pejabat lain yang berkaitan dengan GSC yang ada di kabupaten, untuk membantu pencapaian tujuan oleh seluruh desa. Penilai dapat mewancarai anggota tim koordinasi Pemda serta para FK tentang kemampuan Faskab Keuangan untuk memperlancar hubungan lokasi program dengan pemerintah setempat. 3. Tidak melanggar etika profesi supervisor Faskab Keuangan tidak melanggar item-item yang ada pada daftar etika profesi supervisor, termasuk hal-hal negatif yang harus dihindari maupun hal-hal positif yang harus dilakukan oleh seorang supervisor. SISTEM PENILAIAN: Nilai 5 diberikan apabila kinerja fasilitator jauh di atas standar dan semua aspek standar terpenuhi. Fasilitator tersebut dianggap sebagai fasilitator teladan dan ada inovasi. 19

22 Nilai 3 diberikan apabila kinerja fasilitator sudah sesuai dengan STANDAR yang ditulis pada keterangan standar kinerja Fasilitator. Nilai 2 diberikan apabila kinerja fasilitator sesuai dengan standar tapi tidak dilakukan secara konsisten. Nilai 1 diberikan apabila kinerja fasilitator tidak dilaksanakan sesuai standar. Nilai 0 diberikan apabila hal-hal yang disebutkan dalam Keterangan belum dilaksanakan atau sama sekali tidak sesuai. 20

23 EVKIN FASILITATOR KECAMATAN : Triwulan Nama Fasilitator Kecamatan:. Kecamatan :. FASILITASI KEGIATAN PROGRAM 1 Memfasilitasi pelaksanaan tahapan program 2 Memfasilitasikan pencairan dana tepat waktu 3 Memvalidasi Laporan Keuangan BLM Multi di Pokja dan PK 4 Memfasilitasikan pengelolaan dana BLM dan DOK 5 Menjamin usulan pendidikan dan kesehatan dibahas di DTKS/PKD 6 Memfasilitasi dan mendampingi penyusunan RPJMDes dan RKPDes 7 Mengevaluasi kegiatan PSD pada dokumen RPJMDes dan RKPDes 8 Membuat identifikasi, analisis, saran, tindak lanjut masalah 9 Memfasilitasi pengakhiran program 10 Memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator dan KPI KOMENTAR KHUSUS NILAI 0,1, dan 2 PENDAMPINGAN UPK 1 Memvalidasi, memeriksa, dan mengoreksi saldo kas & bank 2 Menjamin laporan keuangan benar dan konsisten 3 Memeriksa cashflow bulanan UPK 4 Menjamin administrasi UPK lengkap, benar, dan tepat waktu 5 Menjamin penegakan sistem dan prosedur PENINGKATAN KAPASITAS MASYARAKAT 1 Mengisi buku bimbingan UPK & desa dengan lengkap & jelas 2 Mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan seluruh KPMD 3 Memberi OJT dan IST kepada KPMD & lembaga yang berkait MANAJEMEN PROGRAM 1 Mengumpulkan dan menyampaikan Good Practices dan Profil Desa termasuk IDM 2 Memastikan desa mengikuti RKTL yang telah dibuat 3 Melakukan sistem pengaduan dan masalah 4 Berpartisipasi aktif dalam pertemuan desa 5 Menjaga kelengkapan papan informasi 6 Melakukan pengelolaan inovasi desa MONITORING DAN EVALUASI 1 Melakukan kunjungan efektif ke desa 2 Memastikan safeguards diterapkan oleh desa 3 Melakukan evaluasi kegiatan 4 Mendorong peningkatan partisipasi perempuan dan orang miskin 5 Memfasilitasi & memastikan desa mengikuti aturan GSC 6 Memfasilitasi & memastikan desa menerapkan prinsip dan nilai GSC PELAPORAN 1 Menulis laporan tepat wakut, akurat, menarik, & informatif 2 Mengirim semua data yang diminta oleh tingkat atas 3 Melaporkan semua masalah yang timbul s.d. selesai SIKAP DAN PERILAKU 1 Tidak melanggar etika profesi fasilitator 2 Menjaga hubungan baik dengan PjOK dan Camat 3 Bekerja sebagai anggota efektif dalam tim 0.00 Nilai Rata-rata Tanggal Penilaian: Tanda tangan penilai: Nama Jelas Penilai: Posisi Penilai: FasKab / FasKeu 21

24 KETERANGAN STANDAR KINERJA FASILITATOR KECAMATAN FASILITASI KEGIATAN PROGRAM 1. Memfasilitasi pelaksanaan tahapan program FK telah melakukan fasilitasi program dengan baik, sesuai dengan tahapan, mekanisme dan prosedur yang ditetapkan. Menurut masyarakat mereka mengetahui dan dapat melaksanakan tahapan program yang didukung dengan dokumen administrasi kegiatan tahapan/program yang benar. Dan hasil kegiatan bermanfaat bagi masyarakat sasaran kegaitan. 2. Memfasilitasikan pencairan dana tepat waktu FK telah memantau rencana pencairan dana sesuai dengan tahapan kegiatan di lapangan, didukung dengan dokumen yang lengkap dan benar. 3. Memvalidasi laporan penyaluran BLM Multi di POKJA dan PK (untuk lokasi BLM) FK mampu memvalidasi laporan penyaluran BLM Multi di POKJA (form 25c) dan melakukan cross cek dengan kartu penyaluran dana kegiatan Multi di PK Desa (form 26e). 4. Memfasilitasikan pengolahan dana BLM (untuk lokasi BLM) dan DOK Dibuktikan adanya Rencana Anggaran DOK, dukumen pendukung pencairan lengkap, digunakan sesuai rencana, dan ada laporan realisasi penggunaan DOK. Dibuktikan adanya SPC dan dokumen pendukung pencairan dana BLM, disalurkan susuai kebutuhan yang dibuktikan adanya RPD dan LPD, dan menjadi salah satu penandatangan specimen penarikan dana dari rekening kolektif dan DOK. 5. Menjamin usulan kegiatan Pelayanan Sosial Dasar khususnya pendidikan dan kesehatan dibahas di DTKS (PKD) Dalam proses penggalian gagasan (diskusi terarah kelompok sasaran), FK harus memastikan bahwa data dasar yang berhubungan dengan pendidikan [data sekunder dan observasi yang disiapkan Fasilitator, data sekunder dari UPTD Pendidikan Kecamatan dan Dinas Pendidikan Kabupaten, Kebijakan Dinas Pendidikan Kabupaten] dan kesehatan [data sekunder dan observasi yang disiapkan Fasilitator, data sekunder dari Puskesmas, Dinas Kesehatan Kabupaten, dan Kebijakan Dinas Kesehatan Kabupaten] tersedia dan dianalisis dan dicrosscheck dengan data dasar di atas. Penggalian masalah/hambatan layanan pendidikan atau kesehatan tidak digabungkan dengan kegiatan lain. FK juga harus memastikan ada berita acara tentang proses di atas yang diketahui oleh FK dan Faskab dengan melampirkan data dasar dan analisis isu pendidikan atau kesehatan. 6. Memfasilitasi dan mendampingi penyusunan RPJMDes dan RKPDesa FK memfasilitasi dan mendampingi Tim Penyusun RPJMDes/RKPDes dalam hal persiapan, sosialisasi, musyawarah dusun, lokakarya desa, musrenbang desa dan penulisan dokumen RPJMDes dan RKPDes, dengan memberikan penekanan khusus pada penggalian gagasan yang dilakukan dengan menggunakan sketsa desa, kalender musim dan diagram kelembagaan, lokakarya desa (k eluaran berupa pengelompokan masalah dan potensi tiap dusun, tersusunnya legenda dan sejarah pembangunan desa, visi dan misi desa, prioritas 22

25 masalah, alternatif pemecahan masalah, arah kebijakan dan pengelolaan keuangan desa dan musrenbangdes dengan memberikan kesempatan kepada warga untuk memberikan tanggapan secara terbuka. IDM dijadikan pula baseline data dalam penyusunan RPJMDes dan RKPDes. 7. Mengevaluasi kegiatan PSD pada RPJMDes dan RKPDes FK berkewajiban mengawal proses integrasi dengan melakukan evaluasi dan review terhadap kualitas perencanaan kegiatan PSD pada dokumen RPJMDes dan RKPDes. Bukti kualitas RPJMDes dan RKPDes baik adalah gagasan/usulan yang tertuang dalam dokumen adalah gagasan atau usulan-usulan yang mengacu pada potensi dan masalah yang teridentifikasi dalam penyusunan peta sosial desa. 8. Membuat identifikasi, analisis, saran, tindak lanjut masalah Menurut buku bimbingan FK dan buku bimbingan UPK, FK telah mengidentifikasi sejumlah masalah yang ada di lapangan. Pada buku bimbingan harus ada analisis masalah yang akurat dan mendalam, termasuk sumber masalah, deskripsi masalah, akibat potensial, dan rekomendasi untuk penyelesaian masalah. Ada catatan tentang tindak lanjut masalah sampai dengan masalah tersebut diselesaikan. Di buku bimbingan, minimal ada temuan dan saran. 9. Memfasilitasi Pengakhiran Program FK berkewajiban memfasilitasi proses tahapan serah terima dan alih kelola hasil kegiatan GSC serta memastikan dokumen tersedia dan lengkap termasuk memfasilitasi pembagian aset yang disebabkan pemekaran desa. 10.Memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator FK wajib memfasilitasi monitoring capaian 12 indikator keberhasilan (form 15, 16 dan 17) dan key performance indicators (KPI) PENDAMPINGAN UPK 1. Memvalidasi, memeriksa, dan mengoreksi saldo kas & bank Pencatatan di buku kas harian, buku bank dan buku bantu lainnya dilakukan sesuai tanggal transaksi, didukung dengan bukti transaksi yang sah, dan telah diperiksa FK. Pemeriksaan saldo kas dibutikan dengan pengisian lembar cash opname, dan pemeriksaan saldo bank dibuktikan dengan printout rekening. Dapat memperlihatkan kesesuaian antara bukti transaksi dengan pencatatan transaksi. Hasil koreksi atau validasi dapat ditunjukan dalam buku bimbingan UPK. 2. Menjamin laporan keuangan benar dan konsisten Ada kesesuaian data antar laporan keuangan (misalkan kesesuaian antara Laporan Arus Dana dengan Rekonsiliasi Rekening dan Realisasi Penggunaan Dana). Dapat menunjukan hasil validasi laporan (hasil pemeriksaan dana -dana). Isi laporan keuangan dibuat berdasarkan pencatatan di buku kas harian, buku bank dan buku bantu lainnya yang telah divalidasi. Laporan keuangan ditandatangani oleh FK. 3. Memeriksa cashflow bulanan UPK 23

26 FK telah memfasilitasi UPK menyusun cash flow bulanan berdasarkan rencana anggaran yang telah disahkan forum MAD. FK secara rutin bulanan diharuskan melakukan analisis antara alokasi dan realisasi cashflow. 4. Menjamin administrasi UPK lengkap, benar dan tepat waktu Ada dokumen administrasi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam PTO dan Penjelasannya. Seluruh administrasi dilakukan dengan tertib (ada sistem pengarsipan dokumen yang baik, ada penomoran dokumen). Seluruh dokumen/bukti transaksi terdokumentasikan dengan baik. 5. Menjamin penegakan sistem dan prosedur Memfasilitasi dan memastikan keberadaan kelengkapan Pengurus UPK dan Pengurus POKJA sesuai dengan hasil keputusan masyarakat pada MAD. Tersedia SK Bupati tentang Pengurus UPK dan minimal SK Camat untuk Pengurus POKJA. PENINGKATAN KAPASITAS MASYARAKAT 1. Mengisi buku bimbingan UPK & desa dengan lengkap & jelas Setiap desa mempunyai buku bimbingan UPK yang standar, dengan jumlah item pembimbingan rata-rata lebih dari satu item per kunjungan ke desa. Setiap UPK juga mempunyai buku bimbingan. Bimbingan ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami oleh orang desa, dengan sketsa agar lebih jelas. Setiap item pembimbingan ditanggapi oleh desa, dan tanggapan diparaf oleh FK. Tidak terjadi pengisian buku bimbingan oleh fasilitator kabupaten atau konsultan kecuali FK tidak ada di desa pada saat kunjungan terjadi. 2. Mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan seluruh KPMD FK mungkin mempunyai catatan tentang kekuatan dan kelemahan KPMD dari desa-desa di kecamatannya. Jika tidak memiliki catatan atau tidak menyebutkan kekuatan dan kelemahan di buku catatan, penilai harus bertanya hal tersebut khusus desa yang kunjungi dan beberapa desa yang lain. 3. Memberi OJT dan IST kepada KPMD & lembaga yang berkait PK dan TPMD dilatih sebelum mulai tugas dan selalu diberi OJT pada saat FK berkunjung ke desa. Pelatihan tersebut dapat dicrosscheck dengan buku bimbingan, berita acara dan daftar hadir pelatihan serta wawancara dengan anggota tim tentang pelatihan pratugasnya, IST, dan OJT. Wawancara dapat digunakan untuk mengkonfirmasi adanya pelatihan dan juga boleh digunakan untuk mendengar pendapat peserta tentang kualitasnya. MANAJEMEN PROGRAM 1. Mengumpulkan dan menyampaikan Good Practices dan Profil Desa GSC termasuk IDM Setiap fasilitator dan konsultan di GSC harus selalu mengidentifikasi tindakan yang dianggap sebagai Good Practice. FK harus mempunyai bukti bahwa good practice dan profil desa GSC tersebut telah dilaporkan kepada atasan dan harus tercatat pada buku catatan FK. Good Practice dan profil desa GSC tersebut dapat diperiksa atau ditinjau oleh penilai EvKin, yang dapat mengkonfirmasi bahwa tindakan tersebut memang baik dan perlu dilaporkan. 24