STUDI KASUS SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS OLEH :

Transkripsi

1 STUDI KASUS SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS OLEH : MUHAMAD DEVI RISWANDI / P E RATIH NOKOWATI / P E SOFYAN MUHARAM / P E TEDDY ISKANDAR / P E TRIA HESTI SAPTARI / P E PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS PROGRAM PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012

2 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan penulisan Landasan Teori Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Sistem Informasi Aktivitas Sistem Informasi Jenis Sistem Informasi... 6 Klasifikasi Sistem Informasi Lainnya PEMBAHASAN Studi Kasus: Shuttle Express SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun E-commerce dan Internet Reservation ALERT system Sistem Reservasi Sistem Dispatching Data Back Up System HWeb Mobile Data Terminal GPS Fleet Tracking KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA... 19

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Model Sistem Informasi... 3 Gambar 2. Jenis Sistem Informasi... 7 Gambar 3. Armada Fleet Shuttle Express... 8 Gambar 4. Inovasi Sistem Informasi dilakukan dalam Kerangka Safety, Service dan Reliability Gambar 5. Tampilan Web-site Shuttle Express Gambar 6. Tampilan Sistem Reservasi di ALERT Gambar 7. Tampilan Sistem Dispatching di ALERT Gambar 8. Tampilan Pembagian Rute dan Jadwal Hasil Perhitungan Sistem Dispacther Gambar 9. Mobile Data Terminal Gambar 10. Tampilan Dari MDT Gambar 11. Mekanisme Kerja Sistem GPS DAFTAR TABEL Tabel 1. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun Tabel 2. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun

4 1.1. Latar Belakang. BAGIAN I PENDAHULUAN Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah untuk mengembangkan berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan yang besar bagi perusahaan atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Dengan kata lain, perpaduan sistem informasi dengan tehnologi informasi dapat membantu organisasi dalam hal: - Memperoleh keunggulan kompetitif - Mengurang kelemahan kompetitif - Memenuhi tujuan srategis perusahaan Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam dunia usaha. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, Bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi: 1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya 2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya 3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar 4. Daya tawar pelanggan 5. Daya tawar pemasok. Dalam menerapkan strategi bisnis yang kompetitif, perlunya penerapan system informasi bagi perusahaan. Karena system informasi memiliki peran strategis antara lain: Hasil potensial dari penggunaan strategi sistem informasi Meningkatkan efisiensi operasional Memperkenalkan inovasi bisnis Membangun sumber informasi strategis Meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi produksi atau jasa baru Meningkatkan kualitas dan fitur produk serta jasa. Meningkatkan proses operasional dan lingkungan kerja. Yang efektif dan efisien. Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat yang Pada awal bisnisnya, Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi secara manual yang kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan tehnologi yang masih terbatas. Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan PC yang didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Namun seiring tuntutan pelanggan yang telah memiliki 1

5 kepercayaan dan kepuasan terhadap layanan Shuttle Express, dan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas layanan serta strategi kompetitif dalam dunia usaha, Shuttle Express mengubah sistem informasi yang semula bersifat internal menjadi bersifat in and out. Yaitu menerapkan system informasi pada semua kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh 1 konsumen maupun banyak konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membawa dampak keunggulan yang sangat besar bagi Shuttle Express. Seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan secara efektif dan efisien serta memberikan kepuasan yang tinggi bagi para pengguna jasa Perumusan Masalah. Tantangan yang dihadapi Shuttle Express untuk memberikan layanan jasa secara cepat dan tepat dalam setiap kegiatan bisnis baik yang bersifat operasional maupun internal (penjadwalan dan pengelolaan data base),dalam memberikan kepuasan bagi para pelanggan/pengguna jasa, mendorong shuttle Express untuk menerapkan strategi sistem informasi dalam upaya mengakomodasikan kebutuhan perusahaan untuk dapat beroperasi secara efektif dan efisien Tujuan Penulisan Tujuan penulisan ini adalah untuk lebih memahami Pengertian Sistem Informasi dan manfaatnya bagi perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif dalam dunia usaha Landasan Teori Sistem Informasi Menurut O Brien (2010) pengertian sistem secara sederhana adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas definisi yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan umum. Sistem Informasi adalah kombinasi teroganisir dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi Komponen Sistem Informasi Model sistem informasi (Gambar 1) menggambarkan kerangka konseptual tentang komponen utama dan aktivitas sistem informasi. Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pengguna akhir dan spesialis), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (data dan basis pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mentransformasi sumber daya data kedalam produk informasi. Model sistem informasi membantu mengikat antara komponen utama dan aktivitas dari semua jenis sistem informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama, yaitu : a. Manusia, hardware, software, data, network yang merupakan 5 sumber daya utama dari sistem informasi b. Sumber daya manusia termasuk pengguna dan spesialis, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software terdiri dari program dan prosedur, sumber daya data terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan sumber daya network terdiri dari media komunikasi dan jaringan. 2

6 c. Sumber daya dataa ditransformasi melalui aktivitas proses informasi kedalam berbagai produk informasi bagi pengguna akhir. d. Proses informasi yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu input, processing, output, storage, dan control. Model sistem informasi digambarkan sebagai berikut : Gambar 1. Model Sistem Informasi Sumber Daya Sistem Informasi Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu : a. Sumber Daya Manusia Pengguna akhir (pengguna atau klien) Pengguna adalah orang yang menggunakan produk sistem informasi atau informasi. Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur, pramuniaga, akuntan, atau manajer dan ditemukan pada semua level organisasi. Pada kenyataannya, sebagian besar dari kita adalah pengguna akhir sistem informasi. Banyak dari pengguna akhir di bisnis adalah knowledge workers yang merupakan orang yang menghabiskan banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan di tim atau kelompok kerja untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi. Spesialis Sistem Informasi Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software, operator sistem, teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi berdasarkan permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program komputer berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringann yang besar. 3

7 b. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer berdasarkan sistem informasi adalah : Sistem komputer Perangkat komputer c. Sumber Daya Software Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program, yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software : Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung operasi sistem komputer. Microsoft Windows dan Unix adalah dua contoh dari sistem operasi komputer yang terkenal. Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses penggunaan komputer oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata. Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi. d. Sumber Daya Data Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi. Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep data sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi software canggih yang mengaitkan hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan pasar. Data bisa berbagai bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari kalimat dan paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar seperti grafik, fotografi, dan gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan suara lainnya. Sumber daya data pada sistem informasi biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi manajemen sumber daya data kedalam : Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses. e. Sumber Daya Jaringan Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial dari seluruh jenis organisasi dan komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software 4

8 komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk : Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi wireless satelite. Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing internet Aktivitas Sistem Informasi Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu : a. Sumber Daya Input Data (Input) Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam data tentang transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer. Hal ini biasanya termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalam machine readable media, seperti disket atau tape hingga saat pemrosesan. b. Pemrosesan Data kedalam Informasi (Processing) Data biasanya dimanipulasi dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating) secara terus-menerus. c. Output Produk Informasi (Output) Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi yang umum adalah tampilan video, dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir, laporan, daftar, tampilan grafik, dll. d. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage) Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya data dan informasi disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk berikut : a. Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pengguna akhir. b. Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis. c. Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai bentuk seperti fakta atau peraturan. 5

9 e. Kontrol Kinerja Sistem (Control) Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan balik mengenai kegiatan input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu aktivitas sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna akhir Jenis Sistem Informasi Sistem informasi dikategorikan ke dalam dua peran utama yaitu : 1. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support Systems) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Contohnya sistem pendukung operasional menghasilkan berbagai produk informasi untuk pengguna internal dan eksternal yang tidak menekankan produk informasi spesifik sehingga dapat digunakan oleh manajer. Pengolahan lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran sistem pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta mengupdate database perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari : a. Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing Systems) Proses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis, mengupdate database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya : proses inventori dan penjualan, sistem accounting. b. Proses Sistem Kontrol (Process Control Systems) Proses monitor dan kontrol industri. Contohnya : penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, sistem produksi baja. c. Sistem Kolaborasi Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems) Tim pendukung, kelompok kerja, dan kolaborasi serta komunikasi perusahaan. Contohnya : sistem , chat, dan video conference. 2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems) Saat aplikasi sistem informasi fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan pembuat keputusan oleh manajer, disebutnya sistem pendukung manajemen. Secara konsep, beberapa tipe major dari sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab pembuat keputusan, yaitu : a. Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems - MIS) Menyediakan informasi dalam bentuk laporan spesifik dan display untuk mendukung pembuat keputusan bisnis. Contohnya : analisis penjualan, performance produksi, dan sistem laporan tren biaya b. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS) Menyediakan dukungan interaktif ad hoc untuk proses pembuat keputusan manajer dan profesional bisnis lainnya. Contohnya : pelabelan harga produk, estimasi keuntungan, dan sistem analisis resiko. c. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems - EIS) Menyediakan informasi kritis dari MIS, DIS, dan sumber daya lainnya yang disesuaikan terhadap kebutuhan informasi eksekutif. Contohnya : sistem untuk mempermudah akses analisis performance bisnis, aksi kompetitor, dan pengembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis. 6

10 Klasifikasi Sistem Informasi Lainnya a. Sistem Ahli (Expert Systems) Sistem berdasarkan pengetahuan yang menyediakan alat canggih sebagai konsultan ahli pengguna. Contohnya : Penasihat aplikasi kredit, proses monitor, dan sistem pemeliharaan diagnostik. b. Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Systems) Sistem berdasarkan pengetahuan untuk mendukung penciptaan, organisasi, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Contohnya : Akses internet ke praktik bisnis terbaik, proposal penjualan strategi, dan sistem resolusi masalah pelanggan. c. Sistem Informasi Strategis (Strategic Information Systems) Dukungan proses operasional dan manajemen yang menyediakan perusahaan dengan strategi produk, pelayanan, dan kemampuan keunggulan kompetitif. Contohnya : online stock trading, shipment tracking, dan e- commerce Web systems. d. Sistem Bisnis Fungsional (Functional Business Systems) Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajemen dari fungsi dasar bisnis di perusahaan. Contohnya : sistem informasi yang mendukung aplikasi accounting, keuangan, pemasaran, manajemenn operasional, dan manajemen sumber daya manusia. Gambar 2. Jenis Sistem Informasi 7

11 2.1. Studi Kasus: Shuttle Express BAGIAN 2 PEMBAHASAN Shuttle Express didirikan pada tahun 1979, bermula dari keinginan manajemen San Juan Airlines untuk menyediakan jasa transpotasi darat yang mengedepankan Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (Safety, Service and Reliability). San Juan Airlines adalah perusahaan penerbangan komuter tertua yang dikenal sebagai perusahaan penerbangan yang paling handal dan aman. Berbekal reputasi dari San Juan Airlines dan hasil studi mengenai transportasi darat di AS saat itu, maka Shuttle Express didirikan dengan mengadopsi budaya keselamatan (safety) serta profesional dari San Juan Air. Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (safety, service and reliability ) merupakan moto Shuttle Express yang menjadi dasar dalam pelaksanaan operasi bisnisnya. Moto ini membawa pengaruh terhadap pilihan strategi bisnis dari Shuttle Express dari tahun ke tahun. Gambar 3. Armada Fleet Shuttle Express Di sisi keselamatan Shuttle Express menekankan pada kelengkapan peralatan keselamatan dari armadanya, dan para pengemudinya selalu diwajibkan untuk mengemudi dengan aman dan selamat (defensive driving). Shuttle Express sangat memperhatikan pelayanan kepada pelanggan. Untuk memenangkan persaingan dengan perusahaan sejenis, Shuttle Express selalu memperhatikan hal-hal yang mendasar dan sederhana seperti mobil selalu dalam keadaan bersih, pegawai berseragam lengkap, membuka pintu, membawakan bagasi penumpang dan detail perhatian-perhatian lainnya dari pengemudi dan staff perusahaan kepada pelanggannya. Kehandalan dicapai dengan memperhatikan ketepatan waktu, skedul pengemudi, jadwal perjalanan dan ketepatan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Untuk mendeliver tujuan-tujuan diatas, Shuttle Express terus memperbaiki proses dan sistem bisnisnya. Pertumbuhan perusahaan dari sisi jumlah armada, pegawai, dan pelanggan dikombinasikan dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal mengakibatkan proses dan sistem bisnis yang tadinya sangat mendukung, sejalan dengan pertumbuhan berubah menjadi kendala bagi perusahaan untuk berkembang. Manajemen Shuttle Express menyadari hal ini, Salah satu enabler yang mereka gunakan untuk mengantisipasai perubahan-perubahan dan tetap mencapai tujuan-tujuan perusahaan adalah melalui penerapan teknologi informasi. Dengan penerapan teknologi yang tepat kemampuan Shuttle Express untuk menangkap peluang pasar dengan efektif dan menguntungkan semakin besar. 8

12 2.2. SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 1994 Tantangan yang dihadapi oleh Shuttle Express di tahun 1994 adalah bagaimana meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam proses penerimaan order, penjadwalan dan pengelolaan data base. Penerapan strategi TI pada masa itu disarikan dalam matrik sistem informasi di tabel 1. Dari tabel tersebut terlihat bahwa pemanfaatan teknologi informasi di tahun 1995 masih terbatas pada PC yang didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Di tahun tersebut, infrastrktur TI seperti ini sudah mampu mengkomodasi kebutuhan perusahaan untuk tetap beroperasi secara effisien dan efektif. Tabel 1. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun 1995 Sejak sistem informasi tersebut dilaksanakan Shuttle Express telah berhasil menangani lebih dari pesanan. 75 armada Shuttle Express membawa lebih dari pelanggan setiap harinya dari dan menuju bandara. Rute perjalanan yang biasanya ditempuh dalam 8 jam kini dapat ditempuh dengan waktu yang jauh lebih singkat yaitu 3 jam. Jumlah karyawan pun lebih effisien, misalnya dispatcher yang semula berjumlah 3 dispatcher per shift, kini cukup 2 dispacther di pagi hari dan 1 dispacther di siang hari. Keuntungan lainnya dari penerapan sistem informasi tersebut diantaranya ketepatan waktu dan ketapatan dalam memenuhi permintaan pelanggan jauh meningkat, dibandingkan dengan masa-masa dimana perusahaan menerapkan papan magnet dan sistem reservasi manual. Pada tahun 2008, Shuttle Express telah berhasil meningkatkan jumlah pelanggan yang dapat dilayaninya menjadi Hal lain yang perlu dihighlight adalah kemampuan Shuttle Express untuk tetap menetapkan harga yang wajar dari pelayanan armada shuttlenya, ditengah beban capex yang ditanamkan untuk membiayai inovasi sistem informasi di perusahan. Hal ini menunjukkan bahwa Shuttle Express telah berhasil memilih teknologi yang tepat dan investasi yang ditanamkan mampu ditutupi dengan bertambahnya revenue karena kemampuan dari Shuttle Express untuk melayani penumpang yang semakin membesar. Fakta-fakta diatas tersebut menunjukkan bahwa penerapan teknologi sistem informasi yang tepat mampu mendukung pertumbuhan bisnis dan kemampuan bersaing dari Shuttle Express. 9

13 Penerapan teknologi informasi oleh Shuttle Express di tahun 1995 tidak terlepas dari bagaimana perusahaan mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi di dalam di luar lingkungan bisnisnya. Tujuan bisnis dari perusahaan berusaha dicapai dalam kerangka moto yang mereka miliki yaitu Safety, Service dan Reliability (Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan). Setiap upaya yang mereka lakukan guna mengantisipasi pertumbuhan dan perubahan, serta mencapai tujuan bisnis tidak pernah terlepas dari bagaimana upayaupaya tersebut mampu meningkatkan Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan dari sistem dan operasional perusahaan. Gambar 4. Inovasi Sistem Informasi dilakukan dalam Kerangka Safety, Service dan Reliability 2.3. SI dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 2012 Di dalam dunia bisnis tidak ada yang kekal kecuali perubahan. Demikian halnya dengan bisnis dari Shuttle Express. Inovasi teknologi informasi dari Suttle Express terus berlanjut seiring perkembangan teknologi baru, tantangan dan peluang yang dihadapi dalam operasi bisnis sehari-hari. Setelah 18 tahun berlalu, kini Shuttle Express beroperasi dengan cara dan sistem yang jauh berbeda. Banyak teknologi yang sebelumnya tidak pernah diterapkan kini menjadi hal yang umum. Beberapa teknologi baru yang diadopsi Shuttle Express diantaranya: E-commerce dan Internet reservation ALERT system Data Back Up System HWeb Mobile Data Terminal GPS Fleet Tracking Matriks sistem informasi dari Shuttle Express di tahun 2012 dapat dilihat pada table 2. Dari tabel tersebut jelas terlihat bahwa Shuttle Express adalah perusahaan yang dinamis 10

14 dan adaftif dalam mengadopsi teknologi baru untuk memecahkan permasalahan bisnis di dalam operasinya. Tabel 2. Matrik Sistem Informasi Shuttle Express di Tahun E-commerce dan Internet Reservation Saat ini tingkat kepemilikan komputer dan smartphone semakain merata. Pelanggan dimanjakan dengan kebebasan dan fleksibilitas untuk melakukan reservasi dan pembelian dimanapun mereka berada sejauh mereka terhubung dengan internet. Bagi perusahaan keberadaan internet telah menghilangkan kendala dan keterbatasan geografis dan waktu. Internet memungkinkan perusahaan untuk memperluas jangkauan pasarnya dengan biaya relatif murah. Shuttle Express telah menerapkan sistem reservasi yang dibundle dengan pembayaran online menggunakan kredit card. Untuk menjamin keamanan jaringan akses pelanggan diproteksi dengan secure SSL connection. Dengan sistem reservasi ini, pelanggan dapat melakukan reservasi kapan saja (24/7) dan dari mana saja di seluruh dunia dengan aman dan nyaman. Melalui akses internet pula, para pelanggan dapat melakukan pemesanan jasa dan produk berikut: Share Ride and exclusive van service Town Car-Limo service Cruise transfers Convention transfers Wine tasting - Special Event: Saint Nicks Open House Dec 1-2 Seattle sightseeing tours and charters 11

15 ALERT system Gambar 5. Tampilan Web-site Shuttle Express Sistem ALERT merupakan aplikasi yang digunakan oleh Shutle Express untuk mendukung proses reservasi, dispatching, penagihan dan pelaporan (reporting). Dengan adanya sistem ini Shuttle Express dapat beroperasi lebih cepat, akurat, handal dan nyaman bagi pelanggan dan karyawannya Sistem Reservasi Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan tepat. Data yang diinput selama proses reservasi akan disimpan di dalam data base. Tampilan dari sistem reservasi dapat dilihat pada Gambar 6 12

16 Gambar 6. Tampilan Sistem Reservasi di ALERT Sistem Dispatching Sistem Dispaching merupakan kelanjutan dari proses reservasi. Data reservasi akan digunakan oleh sistem dispacher untuk mengalokasikan dan mendistribusikan pemesanan kepada unit armada dan pengemudi. Sistem akan menghitung secara otomatis dengan algoritma transportasi untuk mendapatkan jadwal dan pembagian rute yang paling effisien. Dengan adanya sistem ini proses pembagian rute dan penjadwalan menjadi lebih cepat dan akurat. Kesalahan-kesalahan yang kerapkali timbul karena menggunakan manual proses dapat diminimalkan. Tampilan dari sistem dispatching dapat dilihat pada Gambar 7 Gambar 7. Tampilan Sistem Dispatching di ALERT 13

17 Hasil kalkulasi yang dilakukan oleh sistem selanjutnya akan dinformasikan secara elektronik kepada masing-masing pihak yang membutuhkan (misalnya pengemudi dan staff pool kendaraan), dapat dilihat dimonitor, disimpan atau diprint jika dibutuhkan. Gambar 8. Tampilan Pembagian Rute dan Jadwal Hasil Perhitungan Sistem Dispacther Data Back Up System Data Back Up system bertujuan untuk menyimpan data-data penting yang dibutuhkan oleh Shuttle Express. Back up data akan digunakan jika data utama yang digunakan disistem mengalami kerusahan (corupt). Kerusakan data dalam sistem yang sudah terkomputerisasi dapat melumpuhkan aktifitas bisnis dari perusahaan, dengan adanya back up system tersebut Shuttle Express memiliki Business Continuity Plan (BCP), sehingga pada situasi apapun pelayanan kepada pelanggan tidak akan terhenti HWeb Mobile Data Terminal Mobile Data Terminal (MDT) digunakan oleh pengemudi untuk menerima pesan, memonitor jadwal dan reservasi, melakukan transaksi pembayaran dan rekonsiliasinya serta berbagai aktifitas lain yang dilakukan oleh pengemudi. Penerapan dari MDT memerlukan sosialisai yang sangat terstruktur dan efektif, agar para pengemudi dapat memanfaatkan fungsi-fungsi yang tersedia dengan baik dan berdaya guna. Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah: GPS Integration Reservation Detail Display 2-Way Messaging Quick Respond Capable Credit Card Capture Bar Code Scan Capable Driver Self-Reconciliation Thermal Printer MDT pada dasarnya adalah sebuah handheld yang memiliki feature touchscreen. Aplikasi yang ditanaman di dalamnya disesuaikan dengan kebutuhan operasional dari Shuttle Express. Tampilan dari MDT dapat dilihat pada Gambar.. 14

18 Gambar 9. Mobile Data Terminal Gambar 10. Tampilan Dari MDT GPS Fleet Tracking Teknologi GPS pada awalnya adalah teknologi yang dimiliki oleh militer di Amerika Serikat. Kini teknologi ini tersedia dan dapat digunakan untuk kepentingan bisnis dan umum. Teknologi GPS sangat mendukung operasi banyak perusahaan logistik dan transportasi. Dengan adanya teknologi ini kantor pusat dapat memonitor posisi, arah dan keceptan kendaraaan secara real time. Teknologi GPS memanfaatkan kemampuan satelit untuk mendeteksi arah, kecepatan dan posisi dari kendaraan. Data yang diperoleh oleh satelit akan ditransmisikan melalui jaringan telpon atau jaringan komunikasi lainnya yang tersedia. Bagaimana GPS bekerja diilustrasikan di Gambar 11 15

19 Gambar 11. Mekanisme Kerja Sistem GPS Manfaat teknologi GPS bagi Shuttle Express diantaranya adalah: Kantor pusat dapat memonitor keberadaan dan posisi dari armada yang dimilikinya, sehingga reservasi baru dapat dialoksikan dengan cepat dan tepat kepada armada yang terdekat. GPS dapat digunakan sebagai alat untuk memonitor dan mengevaluasi disiplin pengemudi dalam hal kepatuhan terhadap misalnya kecepatan maksimum berkendara. Hal ini sangat mendukung implementasi dari moto Shuttle Express terkait Safety (Keselamatan). GPS juga memungkinkan departemen pelayanan pelanggan untuk memberikan informasi yang akurat terkait keberadaan dan perkiraan kedatangan kendaraan kepada para pelanggannya. Jika kita menggunakan klasifikasi sistem informasi yang dikemukan oleh O Brien (2005), maka sistem informasi yang diaplikasikan oleh Shuttle Express pada tahun 2012 ini terdiri atas: 1. Operations Support System a. Specilaized Processing system: i. Expert system: memberikan rekomendasi penjadwalan yang effisien ii. Strategic information system: database perilaku konsumen iii. Functional business system: database karyawan dan payroll b. Transaction Processing System: sistem reservasi dan billing c. Process Control System: GPS Fleet Tracking d. Enterprise Collaboration System: system reservasi, dispatcher dan MDT yang terintegrasi 16

20 2. Management Support System a. Management informations system: Laporan-laporan operasional b. Decision Support System: Laporan keberadan dan availability dari kendaraan dan pengemudi secara real time c. Executive Informations system: Data-data pelanggan dan perilakunya diolah dan disimpan di dalam server, dan digunakan oleh top manajemen dalam membuat strategi pemasaran. d. Specialized Processing system: expert system yang memberikan rekomendasi rute tercepat berdasarkan teknologi GPS dan data historis yang diinput ke dalam data base sistem pakar. 17

21 BAGIAN 3 KESIMPULAN Melalui Matrik Sistem Informasi Shuttle Express tahun 2012, bisa kita lihat bahwa sistem informasi pada tahun 2012 sangat mengalami kemajuan yang besar bila dibandingkan dengan Matrik Sistem Informasi Shuttle Express tahun Dari kolom-kolom yang terdapat pada matrik tersebut yaitu hardware, software, manusia, data dan informasi menggambarkan dengan jelas perkembangannya. Pada tahun 1995, pemasukan data hanya bisa dilakukan oleh agen yang terkoneksi. Sedangkan pada tahun 2012 pelanggan juga bisa langsung melakukan pemesanan langsung menggunakan PC maupun gadget yang tersambung melalui jaringan internet tanpa terbatas ruang dan waktu. Dari sisi operasional Shuttle Express, operator sistem bisa memonitor keberadaan dan kedisplinan pengemudi secara real time dari informasi yang dikirimkan oleh GPS yang terdapat pada kendaraan melalui sistem GPS Fleet Tracking. Sehingga operator bisa memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan terkait dengan keberadaan dan perkiraan kedatangan kendaraan. Sistem informasi Shuttle Express mengalami perubahan dari tahun ke tahun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan serta ketersedian teknologi informasi pada saat sistem informasi itu dikembangkan dan diimplementasikan. Berdasarkan analisa dari data-data yang tersedia dapat dilihat bahwa perencanaan pengembangan dan pengimplementasian sistem informasi didasari oleh kebutuhan organisasi serta memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia dengan tepat. Dari pembahasan studi kasus Shuttle Express yang terdapat di bagian 2, bisa diambil kesimpulan bahwa, untuk sebuah organisasi bisnis, pengembangan dan pengimplementasian Sistem Informasi yang tepat akan menghasilkan manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dan berpengaruh kepada menangkap peluang pasar serta meningkatkan keutungan. 18

22 DAFTAR PUSTAKA Pengambilan-Keputusan-Organisasi Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc dan Prof. Dr. Ir. Kundang B. Seminar, MSc, Diktat Kuliah Sistem Informasi Manajemen, PMB 561, MB-IPB O Brien, JA Introduction to Information Systems in Business Management. Sixth Edition. Irwin Homewood, II Boston O Brien, JA and George Marakas Introduction to Information Systems. Fifteenth Edition. McGraw-Hill International Edition